医药行业财务管理制度.docx
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医药行业财务管理制度
财务管理制度
第一章总则
第一条为加强公司的财务管理工作，发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的作用，特制定本规定。
第二条公司财务部门的职能是：
（一）认真贯彻执行国家有关的财务管理制度。
（二）建立健全公司财务管理的各种规章制度，编制财务计划，加强会计核算管理，分析财务计划的执行情况，检查监督财务纪律。
（三）积极为公司经营管理提供信息服务，促进公司取得较好的经济效益。
（四）厉行节约，合理使用资金。
（五）合理归集、分配公司成本费用，及时编制成本费用报表。
（六）对有关机构及财政、税务、银行部门，主动提供有关资料，如实反映情况。
（七）完成公司交给的其他工作。
第三条公司财务部由财务总监、财务经理、会计、出纳人员组成。
第四条公司各部门和职员办理财会事务，必须遵守本规定。
第二章财务工作岗位职责
第五条财务总监负责组织本公司的下列工作：
（一）主持编写公司的经营计划、财务预、决算，并组织实施。
（二）主持公司的财务管理工作，建立健全公司的财务体系。
（三）参与公司的经营决策，及时掌握财务信息，为公司的经营决策提供可靠依据。
（四）设计完善公司的财务传递程序，建立健全公司的财务制度，制定财务部人员岗位职责。
（五）根据公司的经营需要拟定融资计划、担保措施，并负责具体实施。
（六）负责公司的资金管理工作。
负责公司的资产管理工作，包括现金、银行存款、应收帐款、存货、固定资产等。
（七）负责公司的投资管理工作。
（八）强化会计的基础工作，规范帐簿记载、凭证制作，报表编制及财务分析等内容。
（九）加强公司的成本、费用控制并制定相应的目标加以实施。
（一十）加快公司的电算化进程，最终实现甩掉手工帐，提高财务部工作效率。
（一十一）掌握公司财务人员的情况，积极挖掘人才、培养人才，作好财务人员储备。
（一十二）及时了解行业扶持政策、税收优惠政策，为公司增收节税提供理论依据。
（一十三）完成总裁交给的其他任务
第六条财务经理的主要工作：
（一）负责本部门的会计核算管理工作。
（二）及时提供公司的财务状况，经营成果。
（三）督促财务部会计核算工作，及时、准确编制财务报表，及其他财务管理报表。
（四）定期分析财务状况，提供财务信息。
（五）编制本部门的成本费用计划。
（六）监督财务制度在本部门的落实。
（七）负责票据和记帐凭证的审核工作。
（八）负责财务印鉴的保管工作。
（九）负责财务档案的管理工作。
（一十）负责财务电算化的具体实施工作。
（一十一）负责本部门对银行、税务、财政、统计等外联工作。
第七条会计的主要工作职责是：
（一）按照国家会计制度的规定、记帐、复帐、报帐做到手续完备，数字准确，帐目清楚，按期报帐。
（二）按照会计核算原则，定期核算、分析公司成本、费用和盈利的情况。
（三）编制各种成本、费用报表，进行成本、费用的分析和考核，并提出建议。
（四）编制往来凭证、转帐凭证，登记总帐和明细帐，
（五）负责公司的税款的计算、申报、核对、缴纳工作，并编制税金报表。
（六）妥善保管会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料。
（七）制造费用、销货成本的计算和审核工作，月末结帐，科目调整事宜。
（八）存货的核算与核对事项
（九）固定资产核算，折旧计提。
（十）待摊费用的摊销，预提费用的计提。
（十一）完成财务总监交付的其他工作。
第八条出纳的主要工作职责是：
（一）认真执行现金管理制度。
（二）严格执行库存现金限额，不坐支现金，不认白条抵压现金。
（三）建立健全现金出纳各种帐目，严格审核现金收付凭证。
（四）严格支票管理制度，编制支票使用手续，使用支票须经联签审批后，方可生效。
（五）积极配合银行做好对帐工作，编制银行对帐调节表。
（六）登记现金日记帐和银行日记帐。
（七）保管好库存现金和有价证券，公司银行支票和票据。
（八）编制现金日报表
（九）配合会计做好各种帐务处理。
（十）完成财务总监交付的其他工作。
第三章财务工作管理
第九条会计年度自一月一日起至十二月三十一日止。
第十条会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料必须真实、准确、完整，并符合会计制度的规定。
第十一条财务工作人员办理会计事项必须填制或取得原始凭证，并根据审核的原始凭证编制记帐凭证。
会计、出纳员记帐，都必须在记帐凭证上签字。
第十二条财务工作人员应当会同总裁办专人定期进行财务清查，保证帐簿记录与实物、款项相符。
第十三条财务工作人员应根据帐簿记录编制会计报表上报执行总裁，并报送有关部门。
会计报表每月由会计编制并上报一次。
会计报表须会计签名或盖章。
第十四条财务工作人员对本公司实行会计监督。
财务工作人员对不真实、不合法的原始凭证，不予受理；对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回，要求更正、补充。
第十五条财务工作人员发现帐簿记录与实物、款项不符时，应及时向财务总监和执行总裁书面报告，并请求查明原因，作出处理。
财务工作人员对上述事项无权自行作出处理。
第十六条财务工作应当建立内部稽核制度，并做好内部审计。
出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权和债务帐目的登记工作。
第十七条财务工作人员调动工作或者离职，必须与接管人员办清交接手续。
财务工作人员办理交接手续，由执行总裁或总裁办监交。
第四章出款管理
第一节出款联签审批
第十八条出款联签：
是指每一笔出款业务必须经过各环节的联合确认、审核、审批后方可确定为有效出款。
缺少每个环节的审核或审核程序不完整都将被认为是无效出款，财务人员有权拒绝出款。
第十九条审批权限：
（一）凡单笔金额在40000元以上（含），需由董事长审批。
（二）凡单笔金额在40000元以内，由执行总裁审批即可。
第二十条审批程序：
（一）先下级，后上级；先定性审核，后定量核准；先业务线，后财务线。
（二）经办人→部门经理→主管总监→财务总监→执行总裁→董事长。
（三）任何出款不论经办人是谁，都必须有财务总监和执行总裁签字。
（四）经办人是执行总裁的，必须由董事长签字。
第二十一条审批权限说明：
经办人
部门经理
主管总监
财务总监
执行总裁
董事长
单笔金额40000元以内
√
审核
审核
核准
审批
单笔金额40000元以上
√
审核
审核
核准
审批
审批
审核：
是部门经理和主管总监对该项支出的合理性提出意见
核准：
是财务总监根据财务制度对该项支出从单据和数量上加以核准并备案。
审批：
是有关领导参考“审核”和“核准”的意见后进行批准。
第二节支票管理
第二十二条支票由出纳员或财务总监指定专人保管。
支票使用时须有“支票领用单”，经联签审批签字，然后将支票按批准金额封头，加盖印章、填写日期、用途、登记号码，领用人在支票领用簿上签字备查。
第二十三条支票付款后凭支票存根，发票由经手人签字、会计核对（购置物品由保管员签字）、再经联签审批。
填写金额要无误，完成后交出纳人员。
出纳员统一编制凭证号，按规定登记银行帐号，原支票领用人在“支票领用单”及登记簿上注销。
第二十四条财务人员月底清帐时凭“支票领用单”转应收款，发工资时从领用工资内扣还，当月工资扣还不足，逐月延扣以后的工资，领用人完善报帐手续后再作补发工资处理。
第二十五条对于报销时短缺的金额，财务人员要及时催办，到月底按第二十一条规定处理。
第二十六条执行总裁、财务总监外出应由财务人员设法通知，同意后可先付款后补签。
第三节现金管理
第二十七条公司可以在下列范围内使用现金：
（一）职员工资、津贴、奖金；
（二）个人劳务报酬；
（三）出差人员必须携带的差旅费；
（四）结算起点以下的零星支出；
（五）财务总监批准的其他开支。
第二十八条报销单据有下列情形之一，出纳有权不予报销
（一）白条
（二）未经联签的单据
（三）原始发票不正规，（税务不认可）
（四）支出金额超出计划额度。
第二十九条公司固定资产、办公用品、劳保、福利及其他工作用品原则上采取转帐结算方式，不得使用现金。
特殊情况须经财务主管批准。
第三十条财务人员支付现金，可以从公司库存现金限额中支付或从银行存款中提取，不得从现金收入中直接支付（即坐支）。
因特殊情况确需坐支的，应事先报财务总监批准。
第三十一条财务人员从银行提取现金，应当填写《现金领用单》，并写明用途和金额，由财务总监批准后提取。
第三十二条公司职员因工作需要借用现金，需填写《借款单》，经联签审批签字后方可借用。
超过还款期限即转应收款，在当月工资中扣还。
第三十三条发票及报销单经手人签字，经联签审核批准后，出纳审核金额数量无误，方可出款，并填制记帐凭证。
第三十四条工资由财务人员依据总裁办每月提供的核发工资表，经联签审批后，财务人员按时提款，发放工资，填制记帐凭证，进行帐务处理。
第三十五条差旅费及各种补助单（包括领款单），经联签审批后，填制凭证，交出纳员付款，办理会计核算手续。
第三十六条无论何种汇款，财务人员都须审核《汇款通知单》，经联签审批后。
方能汇款，然后编制会计有关凭证。
第三十七条出纳人员应当建立健全现金帐目，逐笔记载现金支付。
帐目应当日清月结，每日结算，帐款相符。
第四节合同出款管理
第三十八条合同出款：
包括工程合同类付款、采购合合同类付款和销售佣金类合同付款
第三十九条合同审批：
合同/协议都要按公司流程权责规定，在完成合同/协议审批后，合同/协议才可生效。
（一）未盖章及没有双方有效签名的合同不可以生效。
（二）合同/协议审批程序：
a.经办人填写“合同/协议审批会签单”后，经联签审批。
b.“合同/协议审批会签单”经审批后，交回财务部编号并存档。
（三）“合同/协议审批会签单”填写内容要求：
a.经办人填写的“合同/协议审批会签单”要求完整、准确。
b.填写内容摘要，要求详细的写出合同内容及合同签订的原因。
c.在“合同/协议审批会签单”后应附上详细报价（应有二、三家以上的报价）。
（四）付款方式：
-原则上出款都应以支票支付。
-如收款人因特殊原因需要以现金付款，需经财务总监同意。
（五）其他方式出款：
-经办人员以支票/现金形式送款到收款单位，经办人必须先填写“借款单”，“借款单”应写明借款是支票/现金，并要写明借款金额。
经联签审批后，方可领取支票/现金。
-经办人将支票/现金送交收款单位后，取回发票。
-详细填写报销单，经联签审批后，到财务部门报帐，如经办人有借款事项，此时方可将“借款单”收回并冲销。
第五节固定资产采购出款管理
第四十条固定资产指企业在生产经营过程中使用并在使用过程中保持原来物质形态的资产，其使用年限在二年以上，单位价值在规定标准以上。
第四十一条各部门固定资产采购都要按公司规定，完成“固定资产采购申请”后方可出款。
第四十二条“固定资产采购申请单”审批程序：
a.经办人填写“固定资产采购申请单”，经联签审批。
b.“固定资产采购申请单”经联签审批后，交回财务部由出纳编号，并准备出款。
第四十三条“固定资产采购申请单”填写/上报要求：
a.经办人填写的“固定资产采购申请单”要求完整、准确。
b.要求写清楚付款方法及付款金额的计算公式。
c.要求写明添加固定资产的原因的详细说明。
d.在“固定资产采购申请单”后应附有详细报价（应有2、3家以上的报价）。
第四十四条付款方式：
a原则上出款都应以支票支付。
如收款人因特殊原因需要以现金付款，经财务总监同意后，方可以现金支付。
b其他方式出款：
-经办人员以支票/现金形式送款到收款单位，经办人必须先填写“借款单”，“借款单”应写明借款是支票/现金，并要写明借款金额。
经联签审批后，方可领取支票/现金。
-经办人将支票/现金送交收款单位后，取回发票。
-固定资产购置完毕后，应先办理验收入库；待确认后再填写费用报销单，经联签审批后。
报到财务部门，如经办人有借款事项，此时方可将“借款单”收回并冲销。
第六节日常费用管理
第四十五条付款方式：
（一）银行付款:
-收款单位开出发票，财务部核对发票金额与联签单申请的金额是否相符，核实无误后方可出款。
-如金额有出入，应核实原因并上报财务总监，经财务总监同意后，方可出款。
（二）现金出款：
-原则上出款都应以支票支付。
-如收款人因特殊原因需要以现金付款，经财务总监同意后，方可用现金支付。
-如需本公司人员以支票/现金形式送款到收款单位，经办人必须先填写“借款单”，“借款单”应写明借款是支票/现金，并要写明借款金额。
经联签审批后，方可领取支票/现金。
-经办人将支票/现金送交收款单位后，取回发票，填写费用报销单，经联签审批后，借款人方可将“借款单”收回并销毁。
第七节差旅费出款管理
第四十六条各部门差旅费出款都要按公司规定和开支标准执行。
第四十七条出差开支标准：
（一）市内交通费
序号
岗位
京、沪、粤、深
其他地区
1
董事长
实报
实报
2
执行总裁
50
30
3
总监
50
30
4
部门经理
30
20
5
部门副职
30
20
6
一般人员
20
10
（二）其他杂费
包括（包裹费、电话费、杂项费等）控制在每人10元/天
（三）飞机、火车、汽车、轮船
序号
岗位
飞机
火车
汽车
轮船
1
董事长
实报
硬卧
2等仓
2
执行总裁
实报
硬卧
2等仓
3
总监
实报
硬卧
2等仓
4
部门经理
硬卧
3等仓
5
部门副职
硬卧
3等仓
6
一般人员
硬卧
3等仓
（四）住宿
序号
岗位
京、沪、粤、深
其他地区
1
董事长
实报
实报
2
执行总裁
250
150
3
总监
250
150
4
部门经理
150
100
5
部门副职
150
100
6
一般人员
80
50
（五）出差伙食补贴
序号
岗位
京、沪、粤、深
其他地区
1
董事长
实报
实报
2
执行总裁
60
30
3
总监
60
30
4
部门经理
40
20
5
部门副职
40
20
6
一般人员
20
15
凡外出开会，会议费含食宿费的不享受此政策。
（六）审批：
出差人员整理好报销单据，由财务人员对单据按规定全面核实，经联签审批后，方可报销。
（七）出差人如以预支的形式支付差旅费，必须先填写“借款单”，经联签审批后，方或领取现金。
（八）“差旅费借款单”填写要求：
a.经办人填写的“借款单”要求完整、准确。
b.要求写清楚付款方法。
c.要求写明出差的详细内容及计算公式。
（九）出差人在返回公司3天内，依据所有差旅期间的费用发票，填写差旅费报销单，经联签审批后，报销差额多退少补，借款人方可将“借款单”收回。
第八节其他小额出款管理
第四十八条公司内部的小额出款，指员工直接费用报销，因金额不大（金额在500元以下）而无需提前申请的款项。
其种类包括：
加班补贴、市内交通费、移动电话费、市内应酬费用等等。
第四十九条报销程序：
a.当事人填写费用报销单，须注明费用项目用途及金额、经手人签名,经联签审批后，方可报销。
b.福利开支方面的加班补贴经部门经理审核后，上报劳资部门审核及统计，之后程序同上。
第五十条市内交通费：
原则上员工外出办事，应尽量使用公交车、小巴等大众类的公共交通工具。
出租车的选择只适用于突发性及紧急性的公事。
此外特殊情况如陪同客人外出、出外时须携带沉重的文件等情况，经部门经理批准后方可。
第五十一条书籍、资料购买：
员工购买书籍应符其岗位的需要，如是一些在工作中的补充资料或提升本岗位专业水平的工具书籍，但在向部门经理提出购买申请之前，应先向行政部查询企业的书籍库是否有所需或类同的书籍，以免重复购买。
具体情况参考公司总裁办制定的《档案管理制度》。
1、外购的书籍、资料报销时，应先到总裁办资料室办理登记入库，由资料员签收后，方可进入报销程序。
2、办公用品购买，参考公司总裁办制定的《办公用品劳保用品管理制度》。
第五十二条通讯费：
1、电话费：
参考公司总裁办制定的《电话费用管理办法》。
2、手机费：
（1）部门经理按各岗位出外的频密性，提出部门员工的每月手机报销额申请，经执行总裁审批后，相关文档抄送财务部备案。
（2）申请手机费用报销的员工手机一律自配，公司不予解决。
（3）部门经理以上人员手机费用报销参考《手机费用定额标准》执行。
第五十三条应酬费：
指公司除销售部门以外的其他部门业务招待费用如：
餐费、礼品等。
销售部门的应酬费在所提取的10%的销售奖内，如果销售人员发生应酬费应从销售奖内冲销。
1、凡业务单位来人联系业务，根据不同的性质，由对口部门负责接待。
2、业务招待用品（烟、茶等）的购买、使用、发放统一由总裁办管理，根据业务性质与业务量的大小酌情供给，领用时须履行登记审批手续。
3、外来业务单位人员，需在公司就餐的，应到总裁办申请登记，批准后按就餐标准（20元/人）招待，超支部分自负，报销时由总裁办主任核对后，在发票后签字，方可进入报销程序。
4、凡业务单位来人在3人以下，陪客人员限定1人；超过3人，陪客人员限定2人；凡属公司领导出面的，由总裁办统一安排。
5、具体情况执行参考总裁办制定的《业务招待费使用办法》和《礼品管理办法》。
第五章财产管理办法
第五十四条所谓财产系指资产负债表上所列属于固定资产科目者，其有关事务处理悉依照本办法规定办理。
第五十五条本公司财产管理系由财务部统筹管理并委托使用单位保管，依其性质划分如下：
1.土地。
2.房屋及建筑设备：
办公室、厂房、仓库、宿舍、围墙、停车场、道路。
3.交通及运输设备：
小轿车、客货车、货运机、机车、手推车、台车。
4.机器设备：
生产设备、辅助设备等。
5.电气设备：
输电、配电、变电设备、照明设备。
6.空气调节设备：
冷气机、抽送风机、电扇。
7.办公设备：
机具设备（计时机、复印机、打字机、计算机、电话机、对讲机、扩音机、油印机等）、家俱设备（写读家俱、储放家俱、坐息家俱）、通讯设备。
8.供水设备：
水塔、储水池、过滤设备、抽水机、马达、给水配管设备。
9.其他设备：
防护设备（清防警卫、医疗）装潢设备、康乐设备。
第五十六条财产保管部门应会同财务部每年定期盘点，但对新置者每月对帐一次，其盘盈或盘亏应确实办理增值或减损。
第五十七条由购入而取得之不动产，应即办理所有权移转登记，其有关产权之登记与变更登记及税法规定事宜与减损报废之报备均由财务部另行规定办理。
第五十八条各项工程修造不论金额多少均应编列预算表，并送财务部备查复核，其紧急处理者仍应补办手续。
第五十九条有关不动产出租或租入，均应事先订立契约书，并会财务部复核转呈执行总裁核准后始得办理。
第六十条资本支出与费用支出划分之标准如下：
1.支出结果能获得其他资产者属资本支出，否则应列为费用支出。
2.资产之因扩充、换置、改良而能增加其价值或效能者属资本支出，否则即为费用支出。
3.支出结果所获得之固定资产，其耐用年限在二年以上，且其金额在五万元以上者属资本支出，其耐用年限不及二年或其效用仅及本期者属费用支出。
4.凡为维持财产之原始使用效能，所需之维护费用作为费用支出。
第六十一条财产支出审批权限，依出款审批权限表之规定办理。
第六十二条固定资产的折旧，采用平均法，并以帐面价值为准，其折旧耐用年限依所得税规定。
第六十三条使用年限届满之固定资产，仍继续使用者，不提折旧，但主要或重要生产设备得予调整以往旧额，并继续折旧。
第六十三条有关固定资产设帐，财务部设置固定资产总分类帐和明细帐，保管部门设置财产目录卡片（附表十一），并于各负责管理部门设置同式财产目录表，详细记录负责保管人及移动情况，并经使用人签认留存。
财务部门与管理部门于每年会同盘点时并应互为核对双方登记卡表所载内容是否相符，如有不符应即查明更正。
第六十四条编号：
固定资产取得后，即归管理部门管理，并会同财务部门依其类别及会计科目统驭关系，予以分类编号并贴粘样签。
第六十五条交移：
人员移交时，对于固定资产应依人事管理规则第十一条的规定详列清册办理移交。
第六十六条增减：
财务应于次月15日前就土地、房屋及建筑物、运输设备、机械设备、机电性什项设备等项目编制“固定资产增置表”一式三联送管理部门核对，并填列异常或更正内容后，第一联管理部门留存，第二联送返财务部门自存，第三联送使用部门留存，采用电脑处理报表代替之。
第六十七条盘点：
固定资产管理部门应会同财务部门每年盘点一次（不含工具、马达、仪表、事务性什项设备）。
另应于每季就固定资产的项目中根据登记卡册，每一类别至少抽点十项，盘点后应填造“盘存单”一式三份注明盈亏原因，一份自存，二份呈报（总裁办）核决后，一份送会计部门，一份送总裁办备查。
管理部门对于盘盈或盘亏除应专案叙明原因呈核外，并应依增置或减损的规定办理手续。
第六十八条增置、营造、修缮处理。
固定资产的增置、营造、修缮应分别依照“材料管理办法”、“工程修造发包事务处理规则”及“营建工程管理办法”等有关规定办理。
第六十九条增置手续：
土地、房屋及建筑物、运输设备、机械设备、机电性什项设备等固定资产于增置验收后，使用部门（土地、房屋及建筑物由总裁办）应即填写“固定资产增加单”一式三联经管理部门签章后，送财务部门填注购置金额、耐用年限、月折旧额，第一联送管理部门转记入“固定资产登记卡片”，第二联由财务部门自存转记入“固定资产登记卡”，第三联送使用部门留存。
会计部门应每月与管理部门核对“固定资产登记卡”的记载事项，如有缺漏事项应即通知补正。
第七十条受赠处理：
固定资产因其他公司拨入，捐赠而取得者，应填明价格，如原价无法查得或根本无原价者，得由管理部门会同会计部门予以估列，并按第十条固定资产增置手续办理。
第七十一条登记：
土地、房屋及建筑物等不动产取得所有权后，由总裁办统一办理产权登记后，转记入“房屋、土地登记卡”，变更时亦同。
第七十二条保险：
固定资产应依“关系公司财物保险事务处理程序”的规定办理保险。
第七十三条资产移转处理：
土地、房屋及建筑物、运输设备、机械设备、机电性设备等固定资产在公司内相互拨转时应由移出部门填写“固定资产移转单”一式四联会管理部门签章后，送移入部门签认（管理部门不同时，要加印一联会移入管理部门同时签认），第一联送管理部门（管理部门不同者，影印联送移入管理部门转记入“固定资产登记卡”），第二联送财务部门，第三联送移入部门，第四联送移出部门。
第七十四条资产送修处理
固定资产固故须送厂商修复时，应依照“工程修造发包事务处理规则”的有关规定办理，于送修时由工务部门或管理部门开具“料品交运单”一式三联，第一联经办部门自存，并负责资产的收回，第二联送财务部门，第三联留管理部门，监督或督促资产的收回。
第七十五条出租或外借处理
固定资产出租或外借，管理部门应先会同
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