信息部操作规范.docx
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信息部操作规范
信
息
部
操
作
规
范
2017-04-05
第一单元前言
第二单元信息部结构与工作职责
第三单元信息部日常工作主要内容
第四单元信息部系统操作流程
第一单元前言
适用范围
本操作系信息部门的日常使用指南。
目的
规范信息部门工作职能和操作流程，以标准的作业提高效率。
益处
使用本手册有助于
---了解信息部门工作职能，更快掌握业务需求
---熟悉信息部门日常操作技术的流程
---帮助信息部门新近员工和现有员工的考核
第二单元信息部结构与工作职责
1、信息部门结构
《信息部门的作用》
1.提高企业经营管理信息的准确性和及时性，有助于企业决策的进一步科学化。
2.促使企业业务办事程序和管理程序更加合理，从而有助于增强企业的快速反应能力。
3.进一步促使企业资源的合理组合及利用，使其在现有资源条件下达到最佳利用效果，从而大大提高企业的生产经营效率和管理效率。
4.给企业提供一个强大的、快捷的信息交流平台，有助于我们紧紧跟踪一些先进经验和成果，从而有助于企业的发展，提高员工的创新能力。
5.企业智能化程度的高低，直接原因为信息部门工作开展的好与坏。
6.科学技术是第一生产力，在企业表现为企业高速前进的第一推动力。
7.信息部门是企业信息化的探索者。
8.信息部门是企业信息化的专家。
9.信息部门是企业信息化经验的积累着。
10.信息部门是企业信息化的先行者。
信息部门工作职责
基本
信息
部门名称
信息部
现职负责人
无
直接上级部门
总经办
直接上级
无
部门使命
提高进销存数据库精准，为公司正常、高效运转提供信息技术支持与服务
岗位名称及
编制设置
岗位
基本职责
编制（人）
在岗人数（人）
信息部主管
全面负责进销存系统、网络系统及硬件设施的管理工作，确保达成公司战略规划，保障信息化管理正常运营及指标
1
0
数据分析员
协助信息部主管工作，信息采集和数据的录入工作
1
1
网络维护员
协助信息部主管工作，负责公司所有网络及硬件设施维护工作，确保公司所有网络及硬件设施正常运行
1
0
合计
工
作
职
责
及
工
作
内
容
概述
具体工作职责及工作内容
工作输出
前台系统
1、向其它使用系统的部门（如收银部/其他部门）提供技术支持；
前台数据录入操作规范
2、保证上下传数据（交易数据/价格/SKU信息）的正确；
3、及时解决收银台和服务器的故障，保证各银台正常交易；
网络及硬件维护规范
后台系统
1、确保网络线路畅通；
2、对系统操作规则的执行进行监督，保证系统数据的准确性；
后台系统操作规范
3、检查系统中的异常数据（成本/毛利/库存/价格/单据状态等）协助店内解决；
后台数据分析列表
4、监督事业部非常规的系统操作；
数据稽核制度
5、协助事业部的盘点工作，对盘点差异的原因分析与调整；
营运大纲盘点流程
计算机系统
1、负责计算机系统的设置和资源分配，维护系统的正常运转；
计算机系统使用规范
2、监督计算机系统的使用情况；
3、严格执行计算机系统操作与管理的规定；
价格系统
1、每天及时更新价签的商品资料库，以保证价签信息的正确；
营运大纲价签管理标准
2、维护好价签打印程序，出现问题要及时解决；
3、整理每周商品价格波动数据；
商品价格变化趋势
设备维护
1、维护好电子秤软件，及时更新数据，保证电子秤标签格式与信息的正确；
硬件设施管理规定
2、熟练掌握电子秤的工作原理与网络结构，了解电子秤的常见故障；
3、店内计算机设备设立相关设备档案，并设置设备管理员，做好每月设备巡检工作，保证设备完好率；
培训工作
1、对于后台系统的新用户将进行培训、考核；
信息部培训计划
2、对于店内使用电子秤、前台pos机的人员进行上岗前培训，加强电子秤使用人员的水平减少不必要的损失；
3、对于公司使用计算机操作系统人员培训；
巡检工作
1、日常巡检价签POS故障、PC故障、各种非法使用系统的行为；
软硬件巡查规范
信息部各级工作内容
（主管）主要工作职责：
1.对本部门工作进行中/长期规划，并向上级部门提出实施方案；
2.结合公司培训框架完善信息部的培训体系，不断的培养人才；
3.建立完善的网络及硬件系统的管理体系；
4.建立和完善进销存系统的价格体系管理；
5.建立和完善网络系统及硬件软件的巡检工作；
信息部主管岗位职责说明书
岗位名称
信息部主管
所在部门
信息部
岗位编号
岗位定员
1人
直接上级
无
下属人数
3人
所辖岗位
财务部、事业部、综合部、信息部
本职：
制定和完善并执行公司各项管理制度，保障信息部各项工作规范、顺利有序地开展；
职责与工作任务：
提高进销存数据库的精准，为公司发展提供信息技术支持；
职
责
一
职责表述：
对本部门工作进行中/长期规划，并向上级部门提出实施方案
工作时间百分比：
20
工作
任务
1、按照公司的战略规划，拟定月度、季度、年度的工作计划及实施方案
2、每周、月及时反馈信息数据的维护进度及总结问题
3、根据公司发展战略拟定本部门人员需求计划
职
责
二
职责表述：
结合公司培训框架完善信息部的培训体系，不断的培养人才
工作时间百分比：
20
工作
任务
1、督导进行计算机系统的使用培训
2、督导进行进销存系统前台操作培训
3、督导进行进销存系统后台操作培训
4、督导对门店工作人员进行硬件设施设备的使用培训
5、对本部门员工进行岗位职责培训
职
责
三
职责表述：
建立完善的网络及硬件系统的管理体系
工作时间百分比：
30
工作
任务
1、督导对公司网络进行日常维护
2、督导对公司硬件设备进行日常维护
3、督导对公司计算机系统进行日常维护
4、督导对公司进销存系统进行日常维护
职
责
四
职责表述：
建立和完善进销存系统的价格体系管理
工作时间百分比：
20
工作
任务
1、督导每天及时更新价签的商品资料库，对异常价格进行监控
2、督导整理每周商品价格波动数据及分析处理方案
职
责
五
职责表述：
建立和完善网络系统及硬件软件的巡检工作
工作时间百分比：
10
工作
任务
1、安排部门人员对所辖岗位软硬件使用情况的巡检和故障处理
职位权力：
对部门人事的管理
1、人事权限1：
对本部门人员的任聘、调动、有建议权；
2、人事权限2：
对本部门人员的工作业绩有考核、奖罚权；
3、财务权限：
对本部门发生的成本费用有审核权；
4、管理权限：
1、对公司经营发展战略有建议权；2、对本部门日常管理有决策权；
工作关系：
内部关系
外部关系
任职资格：
教育水平
专业
培训经历
经验
知识
技能技巧
其它：
使用工具设备
电脑
工作环境
一般办公环境（AA）
工作时间特征
单休、有时候加班；
所需记录文档
及传达部门和人员
关键考核指标
客户指标
内部营运
学习成长
财务指标
职业晋升通道：
换岗通道
晋升通道
备注：
（数据分析员）主要工作职责：
A利用POS后台管理系统提取筛选各类数据报表，进行数据分析：
1.销售总数据日报/月；
2.分类销售汇总/月；
3.销售排行前100名/月；
4.商品毛利率分析；
5.商品周转率分析；
6.收银分析；
7.库存过高、过低分析；
8.单位面积销售分析。
信息部数据分析员岗位职责说明书
岗位名称
数据分析员
所在部门
信息部
岗位编号
岗位定员
1人
直接上级
部门主管
下属人数
无
所辖岗位
财务部、事业部、综合部、信息部
本职：
为公司保障运营工作正常进行，提供系统数据支持及软硬件设备使用服务
职责与工作任务：
对进销存软件系统的维护和操作，确保数据精准，监督系统异常并解决问题
职
责
一
职责表述：
前台系统维护与操作
工作时间百分比：
10
工作
任务
1、向其它使用系统的部门（如收银部/其他部门）提供技术支持；
2、保证上下传数据（交易数据/价格/SKU信息）的正确；
职
责
二
职责表述：
后台系统维护与操作
工作时间百分比：
40
工作
任务
1、对系统操作规则的执行进行监督，保证系统数据的准确性；
2、检查系统中的异常数据（成本/毛利/库存/价格/单据状态等）协助店内解决；
3、协助并监督事业部的特殊系统操作；
4、按照指示协助作好盘点工作，协助事业部进行盘点差异原因分析与调整；
职
责
三
职责表述：
价格系统维护与操作
工作时间百分比：
20
工作
任务
1、每天及时更新价签的商品资料库，以保证价签信息的正确；
2、整理每周商品价格波动数据；
职
责
四
职责表述：
软件系统维护与操作
工作时间百分比：
20
工作
任务
1、维护好电子秤软件，及时更新数据，保证电子秤标签格式与信息的正确；
2、维护进销存系统及第三方软件，及时更新数据，保障信息传输的正确；
职
责
五
职责表述：
按照培训计划实施相关培训
工作时间百分比：
10
工作
任务
1、对于后台系统的新用户将进行培训、考核；
2、对于店内使用电子秤、前台pos机的人员进行上岗前培训，加强电子秤使用人员的水平减少不必要的损失；
3、对于公司使用计算机操作系统的人员进行培训；
工作关系：
内部关系
外部关系
任职资格：
教育水平
专业
培训经历
经验
知识
技能技巧
其它：
使用工具设备
电脑
工作环境
一般办公环境（AA）
工作时间特征
单休、有时候加班；
所需记录文档
及传达部门和人员
关键考核指标
客户指标
内部营运
学习成长
财务指标
职业晋升通道：
换岗通道
晋升通道
（硬件软件系统维护员）主要工作职责：
1.进销存系统前台、第三方结算系统的维护管理；
2.进销存系统后台设备及网络路由器的维护管理；
3.计算机系统维护管理；
4.按照培训计划实施相关培训；
5.巡检工作。
信息部网络维护员岗位职责说明书
岗位名称
网络维护员
所在部门
信息部
岗位编号
岗位定员
1人
直接上级
无
下属人数
无
所辖岗位
财务部、事业部、综合部、信息部
本职：
为公司保障运营工作正常进行，提供网络数据支持及软硬件设备使用服务
职责与工作任务：
对公司宽带网络、硬件设备、电脑系统进行维护，确保数据传输正确
职
责
一
职责表述：
进销存系统前台、第三方结算系统的维护管理
工作时间百分比：
30
工作
任务
1、及时解决收银台和服务器的故障，保证各收银台正常交易；
2、及时解决第三方结算POS机的故障，保障正常结算；
职
责
二
职责表述：
进销存系统后台设备及网络路由器的维护管理
工作时间百分比：
20
工作
任务
1、确保宽带网络数字线路的传输畅通；
2、确保进销存系统及后台设备的正常使用；
职
责
三
职责表述：
计算机系统维护管理
工作时间百分比：
30
工作
任务
1、负责计算机系统的设置和资源分配，保证计算机系统的正常运转；
2、监督计算机系统的使用情况；
3、严格执行计算机系统管理的规定；
职
责
四
职责表述：
按照培训计划实施相关培训
工作时间百分比：
10
工作
任务
1、对于后台系统的新用户将进行培训、考核；
2、对于店内使用电子秤、前台pos机的人员进行上岗前培训，加强电子秤使用人员的水平减少不必要的损失；
3、对于公司使用计算机操作系统人员培训；
职
责
五
职责表述：
巡检工作
工作时间百分比：
10
工作
任务
1、日常巡检价签POS故障、PC故障、各种非法使用系统的行为；
2、每月固定进行设备例行巡检；
职位权力：
对部门人事的管理
1、人事权限1：
对本部门人员的任聘、调动、有建议权；
2、人事权限2：
对本部门人员的工作业绩有考核、奖罚权；
3、财务权限：
对本部门发生的成本费用有审核权；
4、管理权限：
1、对公司经营发展战略有建议权；2、对本部门日常管理有决策权；
工作关系：
内部关系
外部关系
任职资格：
教育水平
专业
培训经历
经验
知识
技能技巧
其它：
使用工具设备
电脑
工作环境
一般办公环境（AA）
工作时间特征
单休、有时候加班；
所需记录文档
及传达部门和人员
关键考核指标
客户指标
内部营运
学习成长
财务指标
职业晋升通道：
换岗通道
晋升通道
备注：
第三单元信息部日常工作主要内容
信息部主要处理店面日常营运数据，负责以下日常工作：
1.报表的分发
报表的分发传送是由信息部负责，每日分发工作在10:
00前结束，报表按照公司各分支机构分发传送。
一旦由于某些不可抗拒的原因当天的报表没有产生，则由信息在岗工作人员负责尽快打印出报表并传送。
累计无用报表应定制存放于《销毁文件夹》每月清理销毁。
报表分发种类：
《销售类》《库存类》《毛利类》
报表日期分为：
日报表、周报表、月报表、年报表
2.更改商品价格
由于本公司商品价格采取门店处理售价的原则，所以日常商品的售价是由门店负责人更改和调整的。
售价的更正应由总部采购或事业部负责人书面《价格变更申请单》通知信息部工作人员即可更改售价，并保存此《价格变更申请单》，以备后期其他部门进行查询工作。
商品的临时促销变价，则需由门店负责人提出，由总部采购或事业部负责人审批后，门店自行处理变价（门店做好价格变更登记表，以备后期查询）。
售价更正后一定要重新打印价签。
3.打印价签
打印价签的主要原因有以下几项：
（1）价签丢失
（2）新品价签
（3）更改价格
（4）更换货号{条码}
（5）更改商品描述
（6）快讯商品更换价签【红绿对换】
（7）旧价签脏乱、残缺
4.货号{条码}更换和补录
货号{条码}更换和补录不用填写任何表单，实物为证即可增加和删除。
5.录入紧急要货订单
紧急订单即店面要货申请单，此订单由门店申报，由信息部总仓录入工作人员在电脑系统中录入，配送中心汇总至采购。
6.库存更正
商品库存更正标准
实有商品库存数与机内不相符合：
（1）信息录入错；
（2）一品多码（组合码）混淆；
（3）试吃赠品未及时入库或报损；
（4）收银时混卖；
（5）团购未按正常程序销售；
（6）盘点错误；
（7）未入库就售卖；
职责
1、店长根据库存差异，填写《库存更正申请表》签字。
2、理货员根据《库存更正申请表》对实物进行盘点后，签字。
3、信息部录入员接单录入，修正库存数据，将录入后单据号抄写在《库存更正申请表》右上角，签字上交财务。
库存更正权限
1、门店店长或总仓负责人签字确认后，信息部系统录入员方可并修正数据；
单品差异达到1000元以上上报营运总监，达到2000元上报总经理审核。
库存更正流程
7.其他工作细节
（1）信息部负责电脑系统《门店管理系统》的工作权限范围：
信息主管负责管理《主管行政系统程序》的使用，其他工作人员负责《行政系统程序》的使用，密码各自负责，定期更换以防止非本部门人员擅自使用公司配属权限。
（2）协助查询商品信息及各项营销数据
任何商品在售卖期间出现问题，需信息部帮助查询各项资料，信息部门有责任和义务协助查询工作，帮助事业部门店查询商品各项数据资料，及协助处理解决问题。
（3）信息部每月需申请办公费用，主要为办公用品、价签纸、订单纸、色带、鼠标、墨盒、键盘、公文夹、报表夹等。
第四单元信息部【系统操作流程】（涵盖流程图）
1.盘存类操作流程规范
业务介绍
盘点是衡量卖场营运业绩的重要指标，是对门店营运管理的综合考核和回顾。
盘点的数据直接反映的是损耗，既确定了盘点周期内的盈利状况，也反映了营运的失误和管理的漏洞。
以便发现问题，改善管理，降低损耗。
业务目的
1、总结盘点周期内经营中的盈亏状况；
2、核对卖场最准确的目前库存商品，以准确把握商品；并将所有商品的电脑库存数据恢复正确；
3、得知损耗最大的部门、组别及个别单品，以便在下一个月经营加强管理，控制损耗；
4、发现并清除不良品，滞销品，临近过期商品；整理环境，清除死角。
盘点范围
门店卖场商品、门店仓库商品、门店固定资产、总仓。
盘点业务流程
一、进行区域划分，安排盘点人数
二、检查单据审核，暂停营业
三、准备盘点工具，开始盘点
四、手工抄写盘存表，填写商品及数量，督导监督盘点
五、盘点完成后盘点人员签字
六、督导抽盘，确认无误后督导签字
七、盘点初始化
备注：
1、选择盘点商品范围（全场盘点）
2、盘点环境检查
①检查是否存在前台未日结单据
②检查是否存在审核锁定、作废锁定的业务单据
③检查是否存在未审核的业务单据
3、生成盘点批次
4、生成备份库存
5、盘点批次浏览
八、实盘数据录入
①正常录入：
顺序正确，核对商品信息是否一致；
②修改（录入过程中盈亏差异修正）：
出现差错时的修改，需经营运部门确认或返回重新抄写；
备注：
核对盘存数量差异的操作流程
1.盘点数量录入后打印“盘存数量差异表”内含（商品条码货号、规格单位、差异数量及涉及金额）。
2.检查盘点表的录入：
录入的数据是否与填写盘点表的数据一致。
3.复盘数量及商品：
（1）到盘点商品相关区域再次确认商品实际数量；
（2）检查此商品是否所有存放的区域都盘点到；
（3）检查此商品是否有一品多码或拆分单位销售的现象；
（4）检查此商品是否与其它商品混盘；
（5）检查此商品是否进行过报损后，拆分打包销售。
4.检查相关票据录入情况如（验收入库单、调拨单、内部领用、报损单据数量情况）。
5.经卖场差异查找后的数量，填写“盘点差异数量更正表”经相关监督人员签字确认后，方可录入系统。
6.盘点差异追踪：
经查金额在“50”元以上的及单品在“10”个，执行盘点差异追踪。
财务、营运、店长进行相关过程监督及稽核。
7.每月盘点结束后各店负责人，将“盘点差异报告”上交总经办。
③删除：
若要删除抄制盘点信息，需申报盘点负责人签字确认。
④将系统盘点表编号备注在盘点表右上角；
⑤与抄制盘点商品信息的方法一致，核对、录入，反之不可；
⑥所有盘点表必须号码编排，并进行登记。
盘点表商品的编排次序是“从左到右、从上到下”；
⑦盘点表录入后，原则上不接受卖场人员的任何更改，如需更改必须经申报盘点总负责人批准；
⑧盘点表要存放在“档案袋”中，并作登记与编号。
九、盘点结束审核
十、盘点奖惩标准说明
奖惩标准
1.凡不参加月盘点工作者，每次罚款20元。
2.在盘点中人为损坏商品的，照价赔偿。
3.所有人员未按照盘点操作流程执行的，罚款10元
4.凡出现一次条码出错者，罚款1元每次。
5.凡连续出现三次以上错误者，罚款5元。
6.多盘，少盘者，按数量罚款一次1元。
7.漏盘者罚款一次1元。
2.配送出库作业规范
配送出库是指配送中心和分店的往来，以及配送中心和客户的往来，包含了配送中心配送到分店和分店退货回配送中心，配送中心批发给客户，批发客户退货给配送中心。
一、参与对象：
总部、配送中心、分店、批发客户。
二、规范：
1、总部在接到分店要货申请单后，必须按照要货申请单制定采购订货单和配送出库单
2、在接到供应商配送货品时，严格按照采购订单收货，收货员核对商品条码，检查品质，清点数量，填写实收数量，标注无货记录
3、配送中心按照门店要货单进行分拣配送（统一由总仓在配送出库单上备注皮重）
4、总仓在接到配送入库单据后，必须在当天上午十二点之前完成审核
5、总仓配送出库单据必须在当天门店闭店前审核完成
6、打单员按照实际订单打单，确认商品数量、种类，并签字
7、分拣人员根据配送出库单完成商品分拣，并签字确认分拣无误。
8、配送人员在发车前，根据配送出库单确认商品数量、种类，签字后发车
9、分店配送人员根据配送出库单完成收货，确认无误后签字
10、系统操作员要定员定岗（总仓操作人员未将周小渝改为孙燕）
Ps：
所有经手人员必须签字确认，未经签字有权拒收
三、流程
1、分店制定要货单上传至总部
2、总部按照要货单制定采购订单和配送出库单
3、验收供应商配货完成后，生成入库验收单，并在十二点完成审核（在原有的基础上加入信息部审核，由财务终审）
4、验收完成后，总仓根据配送出库单完成商品分拣出库，并在门店闭店之前完成单据审核
5、分拣员在分拣完商品之后，确认无误签字
6、配送员在发车前根据配送出库单核对商品数量、种类，确认无误签字发车
7、分店人员根据配送出库单进行商品验收，确认无误签字完成验收。
3.商品报损类
业务介绍
注意：
其它出入库方式，其实也是一种销售、进货方式。
一般用于仓库报损、领用、借出、归还等，出入库原因、方式在导航图的'信息档案'页'其它辅助档案'中增加、删除、修改。
数据影响：
此单据生效后影响库存数量、商品在库成本单价。
业务目的
它的用途是记录企业对商品库存数量进行减少调整的信息，是对选定仓库的商品数量进行调整。
防止危害商品的蔓延，更有效地维护消费者的合法权益和确保系统库存的准确性
适用范围
对于店内严重破损（腐烂变质、散坏、变形、危及人身健康）失去使用价值或者过保质期且无法退换、不可销售的商品进行报损的日常操作。
业务流程
1、报损员先进行商品筛选，确认商品数量
2、进入其他出入库进行商品选择
3、选择业务类别
4、选择报损商品
5、确定报损商品的大货号
6、在系统内确认报损数量（备注报损原因，如：
试吃）
7、保存，提交审核
步骤一：
选择库存管理的其他出入库
步骤二：
选择报损仓库
步骤三：
下拉选择报损
步骤四填写货号、数量（金额不填，系统自动）
步骤五：
保存提交审核
操作规范
1、对于可退换的商品优先进行退换，不能退换的折价销售，不能折价销售的做报损处理
2、筛选出需要报损的商品，交门店收银处确认是否具有报损资格
备注;报损标准
试吃：
试吃顾名思义就是拿来让顾客品尝、展示公司商品品质的。
试吃选用的水果可以是部分受损已经不能正常销售的水果，也可以从正常销售的水果中选取。
丢弃：
商品大面积受损或者全部受损变质，已经无法正常销售和食用。
切片：
商品部分严重受损，其余部分能够保证食用时的口感与安全的商品可切片做成果盘销售。
打折销售：
商品出现皱皮（水分丢失）、表皮碰伤、表皮蛀虫眼等情况，已经不能以正价（A类）商品卖出，但能保证其食用的安全性和口感。
这类商品可选择打折销售。
3.确认需要报损商品的大货号、数量
4.报损商
升级会员 