行政制度汇编文档格式.docx
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二、适用范围
公司内部所有部门及沈阳分公司办公用品的采购。
三、办公用品的日常管理
（一）办公用品分为消耗性办公用品和非消耗性办公用品。
非消耗性办公用品包括桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、复印机等。
（二）办公用品如分配为个人使用的，由个人自己负责管理。
办公用品由两部门共同使用的，由部门负责人指定专人管理，如打印机、复印机等。
（三）公共财产发生人为损坏时，使用人或责任人须负相应的责任。
（四）员工要爱护所有公司的公共设备，离开办公室，要检查关闭设备电源及容易发生危险的物品，保证安全。
（五）任何人未经领导批准，不能将专用办公设备带出办公地点。
四、办公用品的采购管理
（一）办公室所有办公用品的采购工作，统一由行政人事部进行。
（二）各部门每月12日之前提交《物品申购单》交于行政人事部，行政人事部根据提报的办公用品需求计划进行汇总，于每月15日统一进行采购。
（三）办公用品采购的一般程序为：
1.各部门填写《物品申购单》；
2.行政人事部确认库存无可用或无可替代的物品后，由各部门负责按规定进行申购批准及权限审批，行政人事部负责采购入库，报销及发放。
五、办公用品的入库
（一）办公用品入库前须进行验收，符合规定要求方可登记入行政办公楼二楼行政库。
（二）办公用品做到分类存放，码放整齐，清洁有序。
（三）行政人事部要认真做好新购物品入库前的检查、验收工作，建立办公用品管理台帐，做到入库有手续、发放有登记。
六、办公用品的领用
（一）领用的具体时间：
每月8日和20日，下午13：
00-16：
00（如遇特殊情况，日期及时间另行通知）。
（二）领用的具体程序：
申领人填写《办公用品申请单》→所在部门负责人签字批准→《办公用品申请单》交至行政人事部→随行政人事部到仓库领取办公用品。
（三）领取的原则是：
工作任务清楚，使用目的明确，用多少领多少，专领专用。
（四）办公用品管理部门及人员应恪尽职守，坚持原则，照章办事，严格控制办公用品的领取数量和次数，保证办公需要。
对于消耗品，可根据历史记录和经验法则设定领取基准。
明显超出常规的申领，领取人应做出解释，否则行政人事部有权拒付。
七、办公用品的保管
（一）办公用品由行政人事部统一保管。
（二）库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。
常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。
要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。
（三）批量购入的办公用品应即时入库存储，物品采购员和仓库保管员要做好验收交接，如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量，并签字。
（四）加强对办公旧物的管理。
阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管，随时待用；
替换下的各类办公设备交由行政人事部统一保管，要及时回收。
登记造册，修旧利废，充分利用。
（五）定期进行办公用品库房盘点，确保帐物相符。
随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给。
八、办公用品的使用
（一）在日常工作中使用办公用品，应处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。
（二）办公用品应为办公所用，不得据为已有，挪作私用，或将办公用品随意丢弃废置。
（三）精心使用办公设备，认真遵守操作规程，相关负责人及时关闭电源。
定期维护保养，最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。
（四）办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用，贵材贱用。
复印纸应用于复印，不得用做草纸、包装纸；
大头针、曲别针等要反复使用；
纸张可双面利用，修改校对稿可先用废旧纸张打印等，充分发挥各种办公用品的最大使用效率。
（五）印制文件材料要有科学性和计划性，并力求使印制数与需用数基本相符，略有余富，避免不必要的浪费。
（六）对于高档耐用办公用品，各部门应尽量协调相互借用，一般不得重复购置。
使用中办公设备出现故障，由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜；
因使用不当，人为造成设备损坏的，直接责任人应负赔偿责任。
九、办公用品的转移
（一）员工离职时应依《离职申请单》，将在职期间所领物品一并退回（消耗品除外），由相关部门负责人审批签字同意后行政人事部负责人签字确认；
在职员工的办公用品转移需填写《固定资产转移表》，所属部门领导签字同意，员工签字确认。
（二）办公事务用品如桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机等的迁移，需经财务部办理迁移手续后，方可执行。
十、办公物品的维修
（一）电脑、打印机、传真机、复印机等办公用品出现故障及需维护（加碳粉）时由使用部门向行政人事部提出维修申请，经IT部相关负责人验收。
（二）若发现用品为人为故障，应追究使用人或责任人的责任。
（三）如无法维修，使用人应先提交《固定资产报废表》所在部门负责人签字同意，IT部相关负责人鉴定签字。
最后行政人事部接收并将《固定资产报废表》提交至财务部做报废处理。
为加强办公用品的管理和使用，杜绝不必要的浪费。
公司员工应本着节约的原则使用办公用品。
以上管理制度请自觉遵守。
办公用品采购报销流程
备注：
采购加急物品，报至市场运营中心总经理签批，将在一周内采购完毕。
所采购物品无法开据发票时，需填写《无发票/收据情况说明》经所属部门主管签字后报至市场运营中心总经理签批。
《无发票/收据情况说明》附在《费用报销单》后，报至财务中心报销。
办公用品申请流程
申请人填写《办公用品申请单》所属部门主管签批
每月8号、20号提交《办公用品申请单》至行政人事部领取所需办公用品
行政人事部相关负责人按出库实数签字确认
录入金蝶软件打印出库单据
《办公用品申请单》和出库单据交财务中心审核入账
物品申购流程
填写《物品申购单》所属部门主管签批
市场运营中心总经理签批
财务中心经理签批
交至行政人事部相关负责人待采购做报销凭证
名片申购流程
每月10日前各部门提交《物品申购单》至行政人事部，每月10—15日行政人事部统一借款、制作和外出领取名片。
各部门每月16日至行政人事部领取所制作名片。
如加急情况，行政人事部仅负责名片的制作，名片制作费用需申购人先行垫付和自行领取名片。
名片制作方无法开据发票需填写《无发票/收据情况说明》。
固定资产转移流程
申请转出人填写《固定资产转移表》所属部门领导签批
转入部门负责人对转移物品进行检查，无破损、可使用后，进行签字确认
《固定资产转移表》交至财务中心入账
固定资产报废流程
相关负责人对报废物品鉴定签字确认
转入部门负责人对报废物品进行签字确认
报废物品收回指定地点存放或丢弃
《固定资产报废表》交至财务中心入账
申请人填写《固定资产报废表》所属部门领导签批
电子产品的报废都交由信息部崔可隽确认签字。
行政库入库流程
行政库出库流程
每月8号20号各部门提交所属部门主管签批的《办公用品申请表》至行政库领取办公用品
行政库负责人根据出库实数在各部门《办公用品申请表》上进行签字确认
根据办公用品申请表实数录入行政电子库和金蝶软件
将各部门《办公用品申请表》和电子出库单交至财务中心入账
所申请的物品未在办公用品申请清单中，物品采购回直接填写入库单出库单，办理即入即出手续。
行政库物料调拨流程
调拨申请人填写《行政库物料调拨单》所属部门主管签批
市场部总监签批
物流库调拨所申请物品并开据《出库单》
行政人事部相关负责人办理入库手续并录入行政电子库及金蝶软件
报至财务中心入账
维修申请流程
所属部门申请人填写《维修申请单》部门主管签批
相关维修部门进行维修签字确认
相关维修部门报至财务中心入账
缴纳办公电话费用流程
每月20日行政人事部负责外出办理办公电话费用的缴纳，需提前1日借款。
办公电话费用按其所在部门的费用报销。
所有报销单据需经市场运营中心总经理签批后送至财务中心经理处审核签批，最后送至结算中心冲借款。
其中“回访部、财务中心、结算中心”、“总机、订单文员、行政人事部”和“集团两部光纤电话”的费用由结算中心相关负责人网上充值。
交易详单明细送至行政人事部做报销。
行政人事部相关负责人每月19号填写《借款单》
结算中心放款
每月20日外出缴纳办公电话费用
填写《费用报销单》市场运营中心总经理签批
财务中心审核签批
结算中心冲借款
OA权限申请流程
行政人事部负责为OA办公系统提供现行的组织机构设置，OA办公系统中用户的信息。
负责现有用户、及新增用户的审核开户；
负责用户变更、删除及密码清空。
所属部门主管签批
行政人事部开设OA帐户
员工转正填写《OA权限申请单》
门禁卡权限申请流程
新员工入职3日后
行政人事部相关负责人根据申请人所在部门办理门禁卡的权限
新员工至行政人事部进行登记领取
门禁卡丢失需要及时至行政人事部进行登记补办。
违纪处罚流程
行政人事部对市场运营中心各部门所有员工的行为进行监督，对违纪情节严重的给予OA通报批评或违纪处罚。
行政人事部填写违纪处罚单
被处罚人所属部门主管签批
违纪处罚单发至被处罚人
违纪处罚金交至结算中心
OA通报批评
会议室管理制度
为了充分利用会议室的功能，给员工创造一个良好的工作环境，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，以确保公司各类会议的正常召开。
现结合公司的实际情况，制定本制度。
会议室的使用和管理归公司行政人事部负责，并实施监督。
二、会议室使用管理制度：
（一）会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方，未经允许不得挪为他用。
（二）会议室的管理由行政人事部统一负责，会议涉及使用的设备及设施由指定专人管理与调试。
（三）为了避免会议室使用发生冲突，各部门如需使用会议室请提前告知行政人事部并填写《会议室使用申请表》。
大型会议或培训请提前至少3天告知行政人事部，以便合理安排。
（四）各部门申请使用会议室时，要明确使用时间、参会人员等，如有需要行政人事部协办的事项请提前注明，行政人事部会根据实际情况做好相关配合工作。
（五）如遇到会议之间发生冲突，要坚持局部服从总体的原则，公司会议优先于部门会议，部门会议之间由部门之间本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。
（六）各部门如需在会议过程中使用电子设备，应提前向行政人事部说明，以便提前准备，确保会议的顺利进行。
（七）开会期间，请爱护会议室的设备及物品，如桌椅、投影、笔记本等，贵重物品由专人负责操作，其他人不得擅自使用和操作。
（八）会议结束后，相关人员要及时整理会议场地，关闭各种电器设备，如发现设备故障和公物损坏，应及时上报行政人事部，以便及时维修，保证其他会议的准时进行。
（九）会议室的使用部门，在会议期间要维持室内的清洁，会议完毕后要将移动的桌椅放回原位，会议室内垃圾清理干净，以便其他部门使用。
三、会议室类型
序号
会议室名称
使用范围
1
大会议室
用于召开人员较多的大型会议及大型培训等
2
小会议室
面试、部门会议、紧急会议、临时会议等
3
洽谈室
来访客户的接待、面试、部门内部使用等
四、注意事项
（一）严禁在会议室打牌、嬉戏打闹、聚会等。
（二）会议室内的物品未经行政人事部批准，不得私自转借他人或挪为他用。
若要借用会议室内的物品，需到行政人事部填写物品借用申请表，并要及时归还原处。
会议室使用流程
申请部门
《会议室使用申请表》
填写
行政人事部
根据各部门会议室使用情况安排会议室
会议室可用
会议室不可用
会议前准备
会议室使用
会议结束收拾会场
行政人事部协商解决会议室使用
私车公用油耗补贴管理制度
随着公司的不断发展，公司现配置车辆不能及时满足公事出行需要，为不影响业务及其有关工作的正常开展，针对使用私家车“私车公用”办事情况，为了合理利用“私车公用”，控制经营管理成本，结合公司目前具体情况，特制定本规定，具体要求如下：
公司内部员工车辆，确因工作需要私车公用时，其补贴管理参照本管理办法执行。
三、管理原则
私车公用管理本着“快速、高效、合理、节俭”的原则实行动态管理。
四、费用报销范围
（一）车辆报销费用为实际发生的油耗费用，其余费用不予报销，如：
停车费、过路费等。
（二）私车公用时各种因违反交通法规而产生的罚款不予报销。
（三）发生各种事故的相关费用不予报销。
五、费用定额标准
根据国家石油价格，结合车辆实际油耗情况，公司给予公用的车辆每公里补助0.75元。
六、费用申请流程
（一）凡因公使用私家车外出办事回来需要报销油耗补贴的，需填写《私车公用油耗补贴申请表》。
（二）司机出发前到行政人事部领取《私车公用油耗补贴申请表》,写明驾驶人、随行人员、外出事由、行车路线、使用私家车原因等，由行政人事部确认车辆出发时里程表数及返回时里程表数。
填写完整的由部门负责人签字，报市场运营中心总经理签批，最后交到由财务中心进行审核报销。
（三）特殊情况，确因急事不能于出车前填报《私车公用油耗补贴申请表》的，应于事毕一个工作日内补办，并将出车时及返回时的里程表数进行拍照记录，报销时将打印的照片附在《费用申请单》后。
（四）《私车公用油耗补贴申请表》可作为报销凭证。
私车公用油耗费用申请流程
申请人
《私车公用油耗补贴申请表》
行政人事部确认出发、返回时里程表数
部门负责人签字
特殊情况
拍照记录出发、返回时历程表数
财务中心审核报销
物品借用管理制度
为了规范物品的借用行为，保证物品完好齐全，满足各部门之间物品互借使用，特制定本规定。
公司内部部门之间物品借用管理参照本规定执行。
三、物品借用范围
（一）公司内部物品，除个人物品外。
（二）各部门内部物品，可供其他部门使用的。
物品借用流程
借用人
《物品借用申请表》
借用人使用物品
借出部门检查物品
照价赔偿
借出部门
归还物品
退还申请表
物品完好
物品破损
为了公司更好的发展，公司制度要求每位员工严格遵守。
本制度于下发之日开始生效执行，最终解释权归属行政人事部。
行政人事部
二○一五年四月二十一日
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