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办公技巧

Office

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Word

1、经常需要使用数学公式及数学符号的用户一定知道Word的公式编辑器，它可以轻松的完成多重幂指数这一数学公式，但是在这里我们介绍一个更加通俗的办法——“文本框法”。

　　“文本框”也是Word中的一个强有力的工具，通过它也可以达到我们的目的，单击“插入→文本框→横排”，插入一个文本框，并在其中输入X，然后调整其大小和位置，并设置文本框的底色和线条色皆为无，指数y也可以使用文本框的方法输入，即可完成幂指数的输入。

 2 、Word中有个相当不错的拼写和语法检查功能，通过它用户可以对键入的文字进行正确检查。

系统默认是实时检查的，因而在编辑文档时会产生许多标示错误语句的红色或绿色的波浪线，有时候会影响用户的工作，这时可以将其隐藏，待编辑完成后再进行检查，方法如下。

　　右键单击右状态栏上的“拼写和语法状态”图标，在弹出的菜单中选择“隐藏语法错误”项后，错误标记便会立即消失了。

　　如果要进行更详细的设定，可以执行上图菜单中“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中进行详细的设置，如拼写和语法检查的方式、自定义辞典和写作方式等项。

3、若想去除附加的段落格式，我们可以使用一组快捷键Ctrl＋Q。

此时，如果对某个使用了正文样式的段落进行了手动调节，增加了左右的缩进，那么增加的缩进值就属于附件的样式信息。

若想去除这类信息，可以将光标置于该段落中，并按Ctrl＋Q快捷键即可。

如有多个段落需做类似调整，可以首先选定这多个段落然后再使用上述的快捷键。

 4、有的人喜欢在自己编辑的文档中试验各种字符外观，比如加粗、斜体、下划线，甚至空心、阴文、阳文等等。

这是与专业的字符排版原则相违背的。

专业的字符排版原则中，正文的字体及样式都会被限制在很有限的种类之内。

如果你想去除这些附加字符格式，不必一个一个的查找与更正，Word为此提供了快捷键。

不过要注意的是，这里有两组功能相同的快捷键。

一个是Ctrl＋Space；另一个是Ctrl＋Shift＋Z。

前一组对于中文Windows的用户是无效的。

Ctrl＋Space，是中文Windows中用于切换中英文输入法的快捷键。

所以，我们可以选择使用Ctrl＋Shift＋Z来完成这一工作。

5、实际上多级列表与加项目符号或编号列表相似，但是多级列表中每段的项目符号或编号根据段落的缩进范围而变化。

多级列表是在段落缩进的基础上使用Word格式中项目符号和编号菜单的多级列表功能自动地生成最多达九个层次的符号或编号。

使用方法如下：

a、把需要编号的段落输入到Word中，并且采用不同的缩进表示不同的层次。

第一层不要缩进。

从第二层开始缩进，可以使用格式工具中的“增加缩进量”和“减小缩进量”按钮。

从实际使用经验来说，缩进量的掌握是一个问题：

层次间的缩进量应该是一致的，否则使用多级列表时可能会出现错误的编号。

所以，可以把第二层缩进调到标尺1的位置，把第三层调到标尺2的位置，依此类推，使层次间的缩进保持为标尺上1的距离。

b、然后选择列表。

在“格式”菜单中选择“项目符号和编号”，单击“多级符号”命令。

在预先规定的多层次编号样式中选择需要的多级列表样式，如果需要接着文章前边的段落编号应该选择“继续前一列表”，需要单独编号则选择“重新开始编号”，选择确定，如图1.2.36。

6、在Word中，公式编辑器是需要占用很多系统资源的，使用公式编辑器时用户常常会感觉到计算机速度变慢了。

有一个办法可以间接解决这个问题。

    当要编辑或者插入公式时，首先打开一个新的Word文件，在新的文件中调入“公式编辑器”编辑公式，然后定义公式块，按Ctrl＋C组合键拷入剪贴板，再按Alt＋Tab组合键返回原先的Word文档，或者从“窗口”菜单中选择原来编辑的文件，再按Ctrl＋V组合键把公式粘贴到文本中。

当需要再一次插入或者编辑公式时，只要按Alt＋Tab回到“公式编辑器”即可，保留前面的公式可让用户在“公式编辑器”中拷贝公式中的相同部分，从而加快了编辑速度。

7、 在一些特殊领域，例如银行等金融部门，经常需要输入中文的数字，一次两次可以，但是输入次数多了未免太麻烦了，这里介绍一种快速输入中文数字的方法：

执行“插入”菜单上的“数字”命令，在弹出的“数字”对话框中输入需要的数字，如输入1231291，然后在“数字类型”里面选择中文数字版式“壹、贰、叁…..”，单击“确定”，中文数字式的“壹佰贰拾叁万壹仟贰佰玖拾壹”就输入好了

8、在举办会议或者进行评比时，需要对相关的人员姓名按照姓氏笔划进行排序。

首先，将需要排序的姓名写出来，每个姓名要占一行，即输入结束后需按“回车”换行，选中所有需要排序的姓名，执行“表格”菜单上的“排序”命令。

　　在“排序文字”对话框里，“排序依据”项选择“段落数”，“类型”项里根据各自的要求，可以选择“笔划”、“数字”、“日期”、“拼音”四种排序方式，在其后的二选一框里选择“递增”或者“递减”方式，单击“确定”，杂乱无章的姓氏就被Word排列的井井有条了

9、用户可以随时使用快捷键在Word文档中插入当前的日期或时间。

方法很简单，只需要将光标置于需要插入日期或时间的位置，按下Alt+Shift+D组合键即可插入日期，而按下Alt+Shift+T可插入当前时间。

用户也可以执行“插入”菜单上的“日期和时间”来完成同样的工作。

10、在上面的例子中，我们介绍了如何插入“日期和时间”，如果在插入日期和时间的时候在“日期和时间”对话框中选择了“自动更新”的话，则每次打开该文档时日期和时间都会变成当前的日期和时间。

如果用户并需要日期和时间的自动更新，可以单击时间和日期处，按下Ctrl+F11组合键，这样就可以锁定时间和日期了。

还有一种一劳永逸的方法，就是按下Ctrl+Shift+F9组合键使时间和日期变为正常的文本，自然就不会自动更新了。

11、用户在编辑文档的时候，有时会遇到某个字符同时具有上下标，例如X10、10+2-1，公式编辑器可以轻松的完成任务，但是如果在安装Office时没有安装公式编辑器该怎么办呢？

　　在工具栏里添加“合并字符”按钮，键入有上下标的字母，依次键入上标、下标，然后同时选中上下标，最后按下合并字符按钮，接着会弹出对话框，进行了相应的设置后，就完成了上下标的输入。

　　需要提醒用户注意的是，如果上下标对不齐的话可以尝试加空格，另外此方法只适用上下标不超过6个字符的情况。

12、以前在Word中输入10以带圈序号非常困难，现在WordXP中可以轻松插入带圆圈10以上的序号。

点击工具栏上的○字按钮，在“文字（T）”栏输入“11”，“圈号（Q）”栏中选“○”，点“确定”即可完成

13、格式刷的用法相信广大用户都会，但是每次只能调整一次格式是不是很不方便呢？

　　其实只要双击“格式刷”按钮（图1.2.45），用户可以将选定格式复制到多个位置。

再次单击格式刷或按下“Esc”键即可关闭格式刷。

14、在复制网页内容时，通常用户都是在IE窗口用鼠标选中需要复制的部分，然后执行“复制”命令，接下来打开Word程序，进行“粘贴”。

　　其实还有更加简便的方法，就是使用Windows最常见的拖放功能，选中网页上的内容，按住鼠标左键不放，拖到Word窗口，然后释放鼠标左键，网页的内容就被完整复制了。

15、用户在录入一段文字时，经常会遇到这样的情况，一个由多个单词组成的词组（如人名）被分隔在两行文字里，如果遇到这种情况，可以通过一个不间断空格使该词组保持在一行文字里。

　　方法很简单,选中词组中每个单词（除最后一个单词）后的空格并按下Ctrl+Shift+Space组合键即可。

16、在编辑Word文档的时候，如果需要在段落之间移动，可以使用Word提供的一个快捷键只需按住Ctrl键，然后再按下方向键中的向上或向下键，这样就可以使光标依次向上或向下移动一个段落。

17、用户在制作文档时经常会用到复制和粘贴的方法，但是直接粘贴的文本有时会出现不希望的格式，如从复制的网页文字粘贴到文档后，四周留下了表格边框；从其它文档粘贴过来的文字延续了源文件中的格式。

通过“选择性粘贴”我们可以让这些文字按照设置好的格式出现。

　　将需要的文字复制到剪贴板后，执行“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令，在弹出的对话框中选择“无格式文本”，如图1.2.49。

单击“确定”按钮后，粘贴的文字就是无格式的，也就是说它会按照粘贴光标位置的格式出现。

18、在用户编辑文档的时候，有时需要确定某一段文字应用了何种格式（如字体、大小等）。

　　执行“帮助”菜单上的“这是什么？

”命令，鼠标指针变为一个问号后，单击需要确定格式的文字。

屏幕上就会显示出该文字的格式。

用户还可以按下Shift+F1组合键，然后单击需要查询格式的文字。

如果不需要文字格式的显示，可以按下Esc键取消。

查询结果如图

19、选定需要复制的文字，按下Shift+F2组合键，这时状态栏上会显示“复制到何处”的字样，然后将光标移动到目标处并按下回车键即可完成复制。

20、

　图1.2.52这三种特殊符号经常会出现在一些企业的文档中，用户可以分别使用Ctrl+Alt+R、Ctrl+Alt+T和Ctrl+Alt+C组合键快速得到。

图1.2.52

21、Word有很多自动功能，这无疑给用户的操作增添了无数的便捷，但有时也会感到有些不方便，比如仅仅是输入了一个网址或E-mail地址后，Word会自动将其转换为一个超级链接，对于不需要这一链接的用户来说如何去除自动添加呢？

　有三种方法

a.即时方法，在Word将网址或E-mail自动转换为超级链接域后，按下Ctrl+Z组合键，即可取消该自动转换。

b.长期方法，执行“工具”菜单上的“自动更正选项”命令，在弹出的对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡中，去除“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框的选择，如图1.2.43。

　　需要提醒用户注意的是，使用此方法后，当用户再输入网址或E-mail地址时，Word就不会自动将其转换为超级链接了。

c.取消其它位置的超级链接，如果想把文档中某个已经存在的超级链接域转换为正常文本，只需在按住Ctrl键的同时单击该超级链接，然后按下Ctrl+Shift+F9组合键即可。

22、将光标置于需要插入大括号的地方，然后按下Ctrl+F9组合键，就可以快速在插入点插入一对大括号，并且将输入光标置于大括号中。

23、用户在Word2002中可以像在Windows窗口中选择多个文件一样来选中多个文档区域，这样可以大大提高工作效率。

具体方法与选择多个文件一样，就是按住“Ctrl”然后使用鼠标进行选择即可。

24、虽然智能标记大大方便了用户的操作，不过可能也有些朋友不喜欢它们，因为不时的弹出菜单太烦人了。

那就将它们取消了事，方法很简单，仍然打开图36所示对话框，取消“使用智能标记标识文字”和“显示智能标记操作按钮”两个复选框就行了，如果你仍想使用某个智能标记，那就在“识别器”清单中个别设置就行了。

25、在日常办公中，常常要在另一台电脑上打印本机Word文档，如果采用的是Windows系统默认的字体，在另一台电脑上打印当然不会有什么问题，可是如果本机采用的是另外安装的字体，而另一台电脑上又未安装该字体，那么打印时就会变成宋体了。

要想即不在另一台电脑上安装该字体，又要正确打印出该文档，我们可以这样做：

执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，点击“保存”标签，选中“嵌入TrueType字体”，这样就可以把创建此文档所用的TrueType字体与文档保存在一起，当在另一台电脑上打开此文档时，仍可用这些字体来查看和打印文档。

注意：

①如果想实现此目的，必须对该文档使用一种新的样式；②你想嵌入的字体只能是TrueType字体；③这样的文档容量比较大，为了减小文档的体积，可同时选中“只嵌入所用字符”选项；④在另一台电脑上打开该文档时，不能对嵌入的字体文本进行修改，否则会使嵌入的字体丢失。

26、如果你想为WORD的某个文本（如一个新名词、一个英文缩写等）加以注释，而又不想让注释出现的文档中，下面三种方法中的任意一种可以帮你实现：

　　①先选中需要注释的文本，用“插入→批注”命令，打开“批注”窗口，在其中输入注释文字后关闭该窗口，则该文本被加上黄色底纹（不会打印出来），当鼠标移至该文本时，注释文字则显示在该文本的上方；

　　②将光标移至需要加注释的文本后面，用“插入→脚注或尾注”命令，打开“脚注或尾注”对话框，适当设置后确定，则光标移至该页文本的左下方，输入注释文本，则在上述文本后面出现一个数字序号，光标移至该序号处，注释文本即显示出来（不过该注释文本会显示在文档下方，并能打印出来）；

　　③如果注释文本比较长，我们可以先将注释文本（图片也可以）存放在一个独立的文件中（非WORD格式也行），然后建立一个链接：

选中要加注释的文本，用“插入→超级链接”命令，打开“插入超级链接”对话框，在“要显示的文字”右边的方框中输入需要加注释的文本，在“请键入文件名称或Web页名称”下面的方框中输入前面建立的注释文本文件的详细路径及名称（也可以用“浏览”按钮查找到），按“确定”按钮，则需要加注释的文本变成蓝色带下画线形式（并不影响文档的打印），点击该文本（在WORDXP中需要按住Ctrl键），则可直接打开注释文本所在的文件。

27、我们在用WORD2000/XP进行文档编辑时，像专业术语、单位名称等这些特定的短语，在一篇文章中可能要反复输入，如果每次都是一个字（词）一个字（词）地去输入，不仅麻烦、速度慢，而且容易出错，同时也很难每次输入文本的一致性。

我利用WORD2000/XP的“剪贴板”功能，实现了特定短语的一次性输入，达到快速、准确、一致之目的。

①启动WORD2000，打开“剪贴板”工具栏。

②选将特定的短语（如“《中华人民共和国建筑法》”、“《建设工程质量管理条例》”、“建设工程质量监督工作”等）输入到文档中，然后一个一个的选中，用“复制”命令将他们逐条加到“剪贴板”中。

③在需要某一短语的位置，单击“剪贴板”工具栏上相应短语的图标就可以一次性输入该短语。

④如果短语太多，记不清某条短语在“剪贴板”上的具体位置也没关系，当你将鼠标指向某条短语时，在左下方即可显示出该短语，点击你需要的短语即可（在WORDXP中，“剪贴板”上直接会显示出短语的内容）

28、在WORD2000/XP中可以有多种方法输入一些特殊符号，我们以“※”为例，看看如何输入特殊符号：

　　①软键盘法。

右击中文输入法的“软键盘”（一般输入法均带有“软键盘”），选“特殊符号”选项，直接点击符号“※”所在的字母键即可；

　　②自动更正法。

用“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框，在“替换”框中输入“mh”，在“替换为”框中输入“※”，先后按“添加”和“确定”按钮。

以后你在文档中输入“mh”及后面的文字时，系统会自动将其更正为“※”，如果你确实需要输入字母“mh”（不会这么巧吧！

），你可以先输入“mha”及后面的文字，再将“a”删除即可；

　　③自造词法。

右击中文输入法（以“五笔字型”为例）状态条，选“手工造词”选项，打开“手工造词”对话框，在“词语”框中输入“※”，在“外码”框中输入“mh”，先后按“添加”和“关闭”按钮，以可你在该输入法中输入“mh”时即可输入“※”；

　　④用“插入→符号”命令，打开“符号”对话框，在“广义标点”子集中会找到“※”，双击它即可输入。

　29、如果想把整篇文档中引号（“”）内的文本全部设置成黑体，可以采用通配符替换的方法实现：

　　①用“编辑→替换”命令，打开“查找与替换”对话框，并点击下面的“高级”按钮，再选中“使用通配符”选项；

　　②在“查找内容”框中填入：

“*”后（*号代表任意字符，？

号代表1个字符），点击“替换为”框，再按下端的“格式”按钮，并选“字体”选项，在弹出的“查找字体”对话框将字体设置为黑体后确定；

　　③按“全部替换”按钮，即可将全文引号内的文本一次性设置为黑体了。

PPT

1、表格是演示文稿中最重要的对象之一，下面的这些技巧可以让用户快速的选定表格中的项目：

　　如果用户想要选择下一个单元格，请按Tab；如果要选择前一个单元格，请按Shift+Tab；如果要选中多行、多列或整个表格，请拖动鼠标跨越行、列或整个表格；如果要选中列，请指向列的顶部边框外侧，并在指针变为向下的箭头时单击；若要选择单元格，请单击该单元格。

2、PowerPoint2002的新特性之一就是用户可以在单个演示文稿中使用多个幻灯片母版。

幻灯片母版是存储信息的设计模版元素，包括风格、占位符和配色方案。

有了这个特性，用户就可以对演示文稿中的所有幻灯片做全面更改——例如替换一种字体风格。

　　在使用多个幻灯片母版时，请记住如果用户要全面更改自己的演示文稿，就需要改变每一个幻灯片母版。

　　如果用户想要插入一个幻灯片母版：

　　首先在“视图”菜单中，将鼠标指到“母版”，然后执行子菜单中“幻灯片母版”命令。

然后如果用户要插入使用PowerPoint默认风格的幻灯片母版，在“幻灯片母版视图”工具栏中，点击“插入新幻灯片母版”按钮。

如果用户要通过添加新的设计模版来插入幻灯片母版，在“格式”工具栏中，点击“设计”按钮，指向需要的设计，点击箭头，并在快捷方式菜单中选择其中的一个选项。

3、用户可以使用“幻灯片搜索器”工具来快速从其他演示文稿中复制幻灯片。

首先在普通视图的“幻灯片”选项卡上，选中要将复制的幻灯片插入到后面的幻灯片缩略图。

执行在“插入”菜单中的“幻灯片（从文件）”命令。

在弹出“幻灯片搜索器”对话框中，单击“浏览”查找文件，在“浏览”对话框中选择文件，再单击“打开”。

如果用户希望幻灯片能够保持当前的格式，在“幻灯片搜索器”对话框中选中“保留源格式”复选框。

如果清除了这个复选框，复制的幻灯片将采用将其插入时前一张幻灯片使用的格式。

如果用户只是想要插入选定的幻灯片，请单击要插入的幻灯片，再单击“插入”；如果要插入所有的幻灯片，请单击“全部插入”。

完成以后单击“关闭”关闭对话框。

4、用户可以用下面的方法去创建一个对象的镜像，来实现幻灯片中的一些特殊效果：

　　首先单击选中要复制的自选图形、图片、艺术字或剪贴画，在“编辑”中执行“复制”命令，再执行“粘贴”命令。

在“绘图”工具栏上，单击“绘图”，指向“旋转或翻转”，再单击“水平翻转”或“垂直翻转”。

　　最后用鼠标拖动并放置复制的对象，使它与原始对象呈镜像。

5、PowerPoint播放器支持播放列表，用户可以自己创建播放列表来使播放器按顺序自动运行演示文稿。

在记事本中分行键入每篇演示文稿的文件名，然后按照下列指导规则进行操作：

o对于与播放列表保存在同一文件夹中的文件，键入文件名和文件扩展名（例如，键入“Demo.ppt”）

o如果文件名中有空格，请为文件名加上引号（例如，键入“"Demo1.ppt"”）

对于不与播放列表保存在同一文件夹中的文件，键入文件位置的完整路径。

例如，键入“"C:

\MyDocuments\Demo.ppt"”。

　　在“记事本”窗口中执行“文件”菜单上的“保存”命令，在弹出对话框中选择保存播放列表的文件夹，在“文件名”框中键入名称，键入“.lst”作为文件扩展名，再单击“保存”。

　　如果用户需要运行播放列表，只需要打开播放软件“Ppview32”，选择“文件类型”下拉列表中的“Playlists”，然后选择列表文件，再单击“Show”就可以播放了。

　　小提示：

用户想要编辑播放列表的时候，请用鼠标右键单击它，执行快捷菜单中的“Edit”命令就可以了。

6、PowerPoint播放器的主程序文件名为ppview32.exe，巧妙利用参数可以灵活控制这个播放器的使用，实现某些特殊功能，例如实现循环播放、禁用他们停止播放等，使用时只需从资源管理器中找到ppview32.exe文件，然后为它创建一个快捷方式，右击该快捷方式，如图3.5.37-1所示，在“目标”文本框中加入使用参数及需要控制的演示文档名即可。

下面就简单介绍一下：

　　/a：

实现演示文稿的自动播放，如果需要自动播放的演示文稿有多个，只要以空格间后继续添加即可。

　　/r=n-m：

自行设置幻灯片的播放范围，这里的“n-m”表示数字。

　　/w：

在窗口中播放演示文稿。

　　/l：

实现循环播放。

　　/k：

设置锁定密码，这样就可以在无人值守时防止他人误操作而导致幻灯片的停播。

7、如果用户想要打开或者关闭自动更正中的一些内容，也是非常方便的。

　　点击“工具→自动更正选项”，在弹出菜单中使用“自动更正”选项卡。

如果用户想要打开或关闭大写选项，请选中或清除这些复选框：

*更正前两个字母连续大写?

*句首字母大写

*表格单元格的首字母大写

*星期中的某天大写

*更正意外使用大写锁定键产生的大小写错误

　　如果要打开或关闭拼写错误及排印错误的文本条目，请选中或清除“键入时自动替换”复选框。

完成以后单击“确定”返回。

8、PowerPoint的自动更正功能能够自动更正单词首字母的大写，但对于某些特定的单词，用户却希望保持输入原始状态不进行更正。

这时用户可以设置自动更正的例外。

具体设置方法是：

　　点击“工具→自动更正选项”，在弹出对话框中使用“自动更正”选项卡，然后单击“例外项”，系统弹出“自动更正例外项”对话框。

接着如果用户想要创建单词首字母大写的例外，请使用“首字母”选项卡，在“其后不大写”之下，键入不希望带有大写字母的单词或缩写。

再单击“添加”。

　　如果用户希望创建更正两个首字母大写的例外，则要使用“前两个字母连续大写”选项卡，在“不更正”之下，键入不希望自动更正修改的单词和短语。

之后单击“添加”。

　　设置完所有的例外后，单击“确定”关闭对话框，然后在文稿中输入例外单词时，就不会被系统自动更正了。

9、我们都知道，可以在幻灯片的页眉页脚里添加日期、时间。

实际上，幻灯片中的任意一个位置，用户都可以添上时间和日期。

首先在在幻灯片上，定位占位符或文本框内的插入点。

点击“插入→日期和时间”，系统弹出“日期和时间”对话框，用户可以选择自己喜欢的时间格式。

选完以后单击“确定”就可以了。

　如果用户希望在每次打开幻灯片的时候，日期和时间都自动更新为当前机器上设置的日期、时间，请选中“自动更新”复选框。

10、一般情况下，用户使用的项目符号都是1、2、3，a、b、c之类的，其实，我们还可以使用图片文件来作为项目符号。

首先请用户选择要添加图片项目符号的文本或列表。

点击“格式→项目符号和编号”，在“项目符号项”选项卡中单击“图片”，调出剪辑管理器，用户可以选择图片项目符号。

在“图片项目符号”对话框中，单击一张图片，再单击“确定”。

　小提示：

若要将自己的图片添加到此对话框中，请单击“导入”，再选择所需的文件，然后单击“添加”。

如果用户的计算机上没有安装剪辑管理器，则在“项目符号和编号”对话框中单击“图片”后会显示“插入图片”对话框，用户只需要选择自己希望的图片就可以了。

11、如果用户更改了默认的“空白”设计模板，却又希望重新将原始默认设计应用于演示文稿。

这时，请执行以下操作：

　　首先打开要应用默认设计的演示文稿。

在工具栏上，单击“设计”按钮。

在“可供使用”之下，单击第一项“默认设计模板”。

　用户请注意，如果希望对所有的新演示文稿都应用原始默认设计，可以重命名blank.pot文件或删除它。

12、如果用户得到了一个制作精美的演示文稿，希望在以后自己制作演示文稿的时候也能够用到这样的设计。

这时候就可以将它另存为模板。

在用户新建模板以后，新模板就会在下次打开MicrosoftPowerPoint时按字母顺序显示在“幻灯片设计”任务窗