事业单位档案管理制度.docx
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事业单位档案管理制度
事业单位档案管理制度
档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。
全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。
（一）档案收存的范围
1、行政档案：
①上级下发的各类文件
②发出的的各类文件
③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等④各种会议通知、会议记录及___、讲话文稿等
⑤出具的或盖章的信函、报表等⑥各类统计资料
2、人事档案①编人员的档案材料②人员招聘的相关材料
③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。
④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。
⑤___人员相关资料以及___单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。
⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。
⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的___正规结论及相关材料。
⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。
3、财务档案
②常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。
②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。
③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。
④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。
⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。
⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。
⑦年度、季度及专项财务分析报告。
4、业务档案
①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。
②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。
③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。
④教员、考评员队伍相关资料。
⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。
⑥各类业务___（记录）、合作协议、项目意见书等相关资料。
⑦因业务需要购置的（或上级下发的）杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录相、录音资料等。
⑧网络建设相关资料。
⑨重大专项活动的筹备、___实施、总结等专题项目资料。
⑩历年物业管理、机关食堂管理的相关资料。
5其它有价值的资料。
（二）档案管理体制：
档案实行统一管理。
部门分类管理的二级管理体制。
1、建立档案室，对及各部门档案资料正本统一管理。
办公室分工专人管理档案。
2、人事、行政财务档案由直接管理。
业务档案由各部门专（兼）职档案管理员负责对本部门档案资料进行采集、建档；正本交档案室管理，副本留部门使用。
3、分管主任为档案建设责任人。
各部门主任为部门档案建设责任人。
及各部门专（兼）职档案管理员对各自负责的档案负直接责任。
4、根据工作需要，主管会计可在财务室保留当年和前一年的财务档案，尔后逐年建档移送档案室保管。
各部门业务档案副本在部门保留时间控制在五年以内。
第六年起向档案室移交。
（三）立卷和归档
1、各部门办理完毕的文件、资料经过挑选，分项或分类立卷、编号归档。
2、一般文件资料应分级、分类按时间先后编号立卷。
原则上一年成卷。
年终归档。
3、人事档案分综合与个人二类建档。
综合档案年初立卷、年终归档。
个人档案随机立卷并归档。
4、重大专项活动一般在立项时建档，项目完成后成卷并及时归档。
5、各部门业务档案（除专项档案外）要在年初分类立卷，次年初归档。
6、凡具有法律性文书，一经生效即要归档。
凡___性文件，即时形成，即时归档。
7、各类图书、杂志、报纸、音像资料要及时收集，立卷归档。
8、对有价值的外部信息，网络维护员和档案管理员要逐日浏览，及时收集，立卷归档。
9、归档要求：
①档案必须具有真实性。
所有资料应为原始资料。
②档案必须具有完整性。
每个案卷力求资料齐全。
③档案必须具有价值性。
立卷要避免杂乱无章，做到分类、分项、分目清晰；要避免重复立卷，同一事件只立一个卷目；要准确分类，不同类型的资料，不能混合立卷。
（四）档案保管和使用
1、档案管理人员只要对档案卷宗分类编号、登记注明立案单位、姓名、类别、内容页数，并对案卷确定密级编制页码、分类存放，做到分类清晰、放置有序，便于查阅。
2、档案室要设置防潮、防蛀、防火的档案柜（箱），安置防盗门、窗和消防器材，确保档案安全。
3、和各部门档案要分工专人保管，在人员变动时，要认真做好移交。
4、档案管理人员要加强责任心，切实按要求管理好
档案，切实做到不损坏、不丢失、不错漏任何案卷（含音像网络资料）。
5、要强化保密观念。
凡___档案按照保密法规执行。
6、档案借阅必须填写申请表，经分管领导批准后方可借出，并按申请使用时限及时收回。
复制档案必须报经分管领导批准。
未经批准借出、复制、遗失、损坏者，要按损失大小，追究责任。
会计档案管理制度
一、会计年度终了后，应及时将所有会计档案及资料装订整理归档，并编造会计档案清册，由主管会计保管。
二、会计档案不得借出，如有特殊情况需报经上级主管单位批准，但不能拆散原卷册，并应限期归还。
三、会计档案保管期满须销毁时，编造会计档案销毁清册，经单位领导___报经上级主管单位批准后销毁，单位应派专人监销，对其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，保管到结清债权债务时为止。
企业事业单位档案管理基础
1、文件材料的概念。
企事业单位文件材料是企事业单位在各项工作和活动中直接产生和形成的反映生产经营、技术开发等各方面情况的各种信息记录材料。
含义从四个方面理解：
（一）文件材料的本质属性是信息记录材料
（二）文件材料记录的信息是原生信息
（三）文件材料的信息记录内容广泛
（四）文件材料的信息记录方式多样
2、企业事业单位档案是企业事业单位现行使用完毕或告一段落的具有保存价值的各种文件材料
含义从三个方面理解：
（一）从事业属性方面揭示企业事业单位档案与文件材料之间的本质联系。
（档案的本质属性就是文件材料）
（二）从存在条件方面揭示企业事业单位档案是具有保存价值的文件材料
文件材料转化为档案是有前提条件的，这个条件就是文件材料必须具有保存价值。
只有具有保存价值的文件材料才能转化为档案，反之没有保存价值的文件材料就不能转化为档案，也就不应当作为档案而存在。
（三）从发展过程方面揭示企业事业单位档案是现行使用完毕或告一段落的文件材料
3、文件材料与档案的区别表现在：
（一）更改补充方面（企业事业单位档案则是具有原始性，所以档案的内容绝不容许更改）
（二）制备数量方面
（三）单元组合方面
4种。
5、综合管理性文字材料是指企业事业单位综合管理性文件材料与档案中的文字材料部分。
在企业事业单位综合管理性文件材料与档案中，文字材料占绝大多数。
6、图样材料是指按照有关制图标准或方法、用专门的线条、符号等绘制的图形。
7、表式材料是以表格的形式，用线条、文字和数据编制而成的反映某种事物概况的简明文件材料。
表式材料是一种工具性材料，多数是从便于管理的需要出发编制而成的。
8、企业事业单位文件材料的作用是指文件材料在现行使用阶段的作用，也即文件材料在传递、运转、承办和使用过程中所发挥的作用。
企业事业单位文件材料在现行使用阶段的作用也被称为企业事业单位文件材料的现行作用。
现行作用体现在四个方面：
（一）依据作用
（二）执行作用
（三）推动作用
（四）记实作用
9、企业事业单位档案的作用是指企业事业单位文件材料经过归档，进入保存阶段后所发挥的作用。
10、企业事业单位文件材料的运转是指企业事业单位文件材料形成后的传递、登记、验收、更改、复制、使用和回收等整个处理过程。
11、企业事业单位文件材料的积累是指在企业事业单位文件材料现行作用实现以后，人们通过一定的方式，将其适当集中并妥善保存的过程。
12、企业事业单位文件材料的整理是指依照一定原则和方法，对现行使用完毕后暂时存储起来的零散文件材料进行鉴别、组卷和编目等处理的过程。
13、企业事业单位文件材料的归档是指按照归档制度的要求，将经过整理的企业事业单位文件材料移交档案部门保存的过程。
14、文件材料管理的基本要求：
（一）文件材料管理要集中统一
（二）文件材料运转要有序高效
（三）文件材料积累要及时完整
（四）文件材料保存要安全可靠
15、收文运转四个阶段：
第一阶段为收进阶段，收进阶段有签收、启封、登记三个环节；第二阶段为阅办阶段，阅办阶段有分文、传阅、拟办、批办四个环节；第三个阶段为承办阶段，承办阶段有承办、催办、注办三个环节；第四个阶段为后处理阶段，后处理阶段有整理、归档、清退、销毁四个环节。
16、基本建设工程项目施工文件材料的运转：
分为四个阶段，其中第一阶段为发文阶段，收发阶段包括收进验收和登记分发两个环节；第二个阶段为使用阶段，使用阶段包括调剂使用、现场收集和变更汇总三个环节；第三个阶段为整理阶段，整理阶段包括材料整理和竣工材料编制两个环节；第四阶段为移交归档阶段，移交归档阶段包括材料移交和归档保存两个环节。
17、企业事业单位文件材料的积累范围是企业事业单位各项工作中应产生和形成的各种文件材料的条目总汇。
18、文件材料积累范围的特点：
（一）规范性
（二）包容性
（三）可塑性
19、综合管理性文件材料的组卷方法
（一）按问题组卷
（二）按作者组卷
（三）按名称组卷
（四）按时间组卷
（五）按地区组卷
20、企业事业单位综合管理性档案和科技档案案卷编目的主要内容归纳起来一般包括：
编写页号、编制卷内文件目录、编制备考表、编制案卷封面和编制案卷背脊。
21、综合管理性文件材料组成的案卷，一般题名的结构为：
作者——内容——名称
22、科技文件材料组成的案卷，一般题名的结构为。
项目名称（代字、代号）——内容——名称。
23、企业事业单位文件材料的归档是指将企业事业单位内部各职能部门和所属单位在各项工作和活动中产生和形成的、具有保存价值的文件材料，按照归档制度移交给企业事业单位档案部门集中保存的过程。
24、对档案的文件材料进行检查包括三个方面：
（一）检查归档文件材料的质量是否符合要求
（二）检查归档文件材料是否完整齐全
（三）检查归档文件材料是否经过系统整理（分类是否科学、组卷是否合理、编目是否完整等）
25、企业事业单位归档制度的内容包括：
归档范围、归档时间、归档份数、归档要求和归档
手续。
26、综合管理性文件材料一般在第二年的上半年内由各部门向档案部门移交归档。
27、科技文件材料的归档时间分为五种情况：
（一）按项目结束时间归档
（二）按工作阶段归档
（三）按子项目结束时间归档
（四）按年度归档
（五）随时归档
28、会计文件材料一般在会计年度终了后，暂由企业事业单位财务会计部门保管一年，期满后移交档案部门保管。
29、确定档案的份数要考虑两个因素。
一是要满足利用的需要，二是在一定程度上要来考虑保护档案的安全。
30、企业事业单位档案业务管理工作的主要内容包括：
档案的收集、档案的整理、档案的保管、档案的鉴定、档案的检索、档案的编研、档案的利用、档案的统计
31、档案工作的基本原则。
档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全、便于社会各方面的利用。
（书第112页）
32、档案工作规章制度的制订要求：
综合性、系统性、适用性
33、企业事业单位档案收集工作是指企业事业单位档案部门按照有关制度的规定，接收企业事业单位内部各部门应归档的文件材料、各所属单位应移交的档案和征集散存在社会上的对本单位有用的文献资料的一项工作。
34、档案收集工作的内容：
（一）接收各部门移交归档的文件材料
（二）接收所属单位的档案
（三）接收撤销单位的档案
（四）征集与单位有关的零散文件
35、档案与资产的关系：
（一）设备仪器和基本建设档案是固定资产的重要依据和组成部分
（二）某些产品档案和科研档案本身就是无形资产
（三）各种无形资产都需要档案作为依据和凭证
（四）党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理档案的价值在某种意义上超越了资产的价值
36、档案分类原则的具体运用掌握三点：
（一）企业事业单位档案分类类目的设置，必须贯彻分类原则的基本要求，同位类的设置应采用同一划分标准，其中大类设置必须以职能分工作为统一的划分标准。
（二）企业事业单位档案分类类目的层次应该具有逻辑性
（三）企业事业单位档案分类类目应具有包容性
37、档案分类的基本方法：
（一）职能分类法
（二）问题分类法
（三）___机构分类法
（四）年度分类法
（五）对象分类法
（六）专业分类法
（七）地域分类法
（八）档案载体形式分类法
38、企业事业单位档案的编号是企业事业单位档案部门用来反映档案分类层次和档案排列顺序的一组符号，它起着固定档案整理成果，反映档案分类和排列顺序，指引查找档案的作用。
39、企业事业单位档案分类类目的标识，就是指对企业事业单位档案分类体系的各个类目给定类目代号。
标识的结果形成企业事业单位档案分类号（又称企业事业单位档案类号）
40、档案编制的要求：
唯一性、合理性、稳定性
41、企业事业单位档案的档号结构为：
全宗号——类号（分类号）——案卷号——件、页号
42、档案保管工作的物质条件：
（一）档案库房
（二）档案装具
（三）档案保护设备
（四）包装材料
43、档案鉴定工作的原则：
整体性原则、全面性原则、历史性原则、发展性原则
44、企业事业单位档案鉴定的基本方法是直接鉴定法
45、企业事业单位档案鉴定工作的程序分为鉴定前的准备工作、价值鉴定工作、善后处理工作三个阶段。
46、一次加工编研成果：
发文汇集、专题汇编、图样汇编、文集
47、二次加工编研成果：
大事记、___机构沿革、数据汇编、其他简介类档案编研成果
48、三次加工边沿成果：
手册、___、
49、一般的档案库房温度应控制在14—24℃，有设备的库房日变化幅度不超过2℃；相对湿度应控制在45—___％，有设备的库房日变化幅度不超过___％，保存母片的胶片库温度应控制在13—___％，相对湿度控制在35—___％。
50、档案数据库按其包含的信息可分为目录型、事实型和全文型档案数据库等三种类型。
第四篇：
事业单位登记管理档案总结望谟县事业单位档案管理工作总结
望谟县事业单位登记管理局认真贯彻实施《档案法》的有关规定，为加强对事业单位的登记管理和其他管理服务，为社会公众服务，为事业单位服务。
到目前我局按照《事业单位登记管理档案管理办法》，对登记档案管理工作进行了具体规范。
（范本）其总结如下：
一、增强专业性培训。
档案管理人员由专人负责登记档案管理工作，积极支持档案员参加档案现代化管理的理论知识和操作技能业务培训，不断提高档案工作人员素质。
目前，我办事业单位登记管理局配备了___名事登局干部，具体负责___个事业单位的登记、变更、年检、网上办公、事业单位登记管理监督和档案管理工作。
二、注重基础性工作。
法人登记档案资料的完整性和真实性是体现档案利用价值的关键所在。
档案归档的基础性工作在于各个事业单位，我们登记管理部门需要从基础抓起。
设置事业法人登记管理的档案室一个和档案柜四个。
通过参加登记档案管理知识培训班、按照事业单位登记档案标准和范本等形式，从源头规范了档案，提高了档案标准，便于后期年审、网上办公、集中进行归档等各项工作。
三、发挥档案服务工作。
登记档案最终的目的就是在于“信息”服务。
对内在事业单位管理上，对外在经济社会发展中都发挥着极其重要的作用。
要发挥好登记档案信息服务，就必须紧密围绕机构编制工作大局加强档案管理，抓好档案管理促进机构编制工作大局这个目标，向好的档案机构学习，汲取档案管理和开发利用的经验和做法，积极开展信息开发和档案资料编研完善工作，以提高登记档案的利用和服务价值。
事业单位登记管理档案管理办法
第一章总则
第一条
为加强事业单位登记管理档案（以下简称登记档案）的管理，促进登记档案管理的规范化、标准化，更好地为事业单位管理和经济社会发展服务，根据《___档案法》和《事业单位登记管理暂行条例》及其实施细则，制定本办法。
第二条
登记档案是指事业单位登记管理机关（以下简称登记管理机关）在事业单位登记管理工作中直接形成的对国家和社会具有查考利用价值的文字、图表、声像等形式的历史记录。
第三条
登记档案的管理主要包括收集、整理、保管与利用等工作。
第四条
登记管理机关应当指定专人负责登记档案管理工作，建立健全本单位的具体责任制度，配置符合档案管理标准的设备设施，维护登记档案的完整、规范与安全。
第五条
登记档案管理工作遵循统一规范、分级管理、各自负责的原则。
各级登记管理机关的登记档案管理工作接受同级档案管理部门的监督与指导。
第六条
本办法适用于各级登记管理机关的登记档案管理工作。
1第二章归档范围
第七条
在事业单位设立登记、变更登记、注销登记、年度报告的提交与___、事业单位法人证书的换领与补领、相___告发布以及对事业单位的日常监督管理过程中直接形成的对国家和社会具有查考利用价值的文件，属于归档范围。
第八条
在设立登记工作中形成的下列文件应当归档：
（一）事业单位法人设立登记（备案）申请书；
（二）事业单位法定代表人登记申请表；
（三）审批机关批准设立的文件；
（四）法定代表人现任该单位行政职务的任职文件；
（五）法定代表人的居民___复印件或者其他___明文件；
（六）住所证明；
（七）业务范围中有涉及资质认可事项或者执业许可事项的事业单位提交的资质认可证明或执业许可证明文件；
（八）企业、事业单位、社会团体等___利用国有资产举办的事业单位提交的举办单位法人资格证明文件；
（九）验资证明；
（十）事业单位章程;
（十一）登记管理机关要求提交的其他相关文件。
第九条在变更登记工作中形成的下列文件应当归档：
（一）事业单位法人变更登记申请书；
（二）变更名称提交的审批机关批准文件和变更后的单位印章的印迹；
（三）变更住所提交的新住所证明文件；
（四）变更宗旨和业务范围提交的审批机关的批准文件以及资质认可或执业许可的证明文件；
（五）变更法定代表人提交的事业单位法定代表人登记申请表，原任、现任法定代表人行政职务任免文件和居民___复印件或者其他___明文件，现任法定代表人签字及印章印迹的备案文件；
（六）变更经费来源提交的经费来源改变的证明文件；
（七）变更开办资金提交的验资证明；
（八）登记管理机关要求提交的其他相关文件。
（九）变更前的《事业单位法人证书》正、副本；
第十条
在注销登记工作中形成的下列文件应当归档：
（一）事业单位法人注销登记（备案）申请书；
（二）事业单位撤销或者解散的证明文件；
（三）有关机关确认的清算报告；
（四）发布该单位拟申请注销登记公告的凭证；
（五）《事业单位法人证书》正、副本及单位印章收缴凭证；
（六）登记管理机关要求提交的其他相关文件。
第十一条
在年度报告提交与___过程中形成的下列
3文件应当归档：
（一）事业单位法人年度报告书；
（二）财务报表
（三）验资报告
（四）开户许可证复印件
（五）举办单位及本单位印章模板
（六）登记管理机关要求提交的其他相关文件。
第十二条
在《事业单位法人证书》换领过程中形成的下列文件应当归档：
（一）事业单位法人证书补（换）领申请书；
（二）损毁的《事业单位法人证书》。
第十三条
在《事业单位法人证书》补领过程中形成的下列文件应当归档：
（一）事业单位法人证书补（换）领申请书；
（二）发布原《事业单位法人证书》作废公告的凭证；
（三）未遗失或者损毁的原《事业单位法人证书》正本或者副本。
第十四条
登记管理机关在其他事业单位登记管理工作中形成的下列文件应当归档：
（一）登记管辖变更形成的文件；
（二）《事业单位法人证书》超过有效期，废止后重新申领形成的文件；
（三）监督检查事业单位是否按照登记事项从事活动
4的情况记录和查处违反事业单位登记管理暂行条例及其实施细则的行为形成的文件；
（四）登记管理机关发布的事业单位设立登记、变更登记、注销登记公告及《事业单位法人证书》废止或者作废公告；
（五）其他文件。
第三章收集和整理
第十五条
归档的文件材料应当齐全、完整、有效、清晰，签字盖章手续完备。
第十六条
档案载体和书写材料应当符合档案保护和装订的要求。
应当使用碳素墨水、蓝黑墨水等符合耐久性要求的书写材料，严禁使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔、圆珠笔等非耐久性书写材料。
归档材料中有电子文件的，应当与相对应的纸质文件一并存档；属于非光盘形式的电子文件，应当转换成光盘储存形式的电子文件。
第十七条
登记管理机关在每项登记管理工作结束后，业务承办人员应当及时收集属于归档范围的材料，并在___个月内移交档案管理人员。
档案管理人员收到材料后，应当按照本办法的规定验收。
对符合要求的材料，应当在___个月内完成整理归档工作；对不符合要求的材料应当退回业务承办人员并说明原因。
第十八条
每个事业单位的登记档案应当单独档案盒。
一个事业单位的登记档案一个档案盒存放。
按照其事业单位设立登记、变更登记、年度报告、注销登记和其他登记管理等不同登记管理按照时间排放。
第十九条
卷内各类材料应当按照设立登记、变更登记、注销登记、年度报告和其他登记管理的顺序排列。
每类材料中的各件材料应当按时间顺序排列。
每件材料中的各份文件应当分别按照本办法的第八条、第九条、第十条、第十一条、第十二条、第十三条、第十四条内各项的顺序排列。
第二十条
登记档案应当按照便于查找的原则，分别编写总目录、卷目录、类目录、件目录。
每卷材料的卷目录应当附有封面，封面内容应当包括案卷号、事证号、单位名称、举办单位和设立时间等。
___单位应当在封面上加盖___章。
第二十一条
一个事业单位的登记档案应当放入一个或者若干个档案盒内保存，不能将两个或者两个以上事业单位的登记档案放入一个档案盒内保存。
档案盒的盒脊应当填写案卷号和单位名称等，___单位应当在盒脊上加盖___章。
第二十二条登记管理机关发布的登记管理公告应当单独归档。
6第四章保管与利用
第二十三条
在年度报告提交与___过程中形成的登记档案的保管期限为长期保存，其他登记档案的保管期限为永久保存。
第二十四条
任何单位和个人不得盗取、伪造、损毁、涂改和擅自销毁、标注、抄录、复印、抽取、添加、转借登记档案。
第二十五条
档案库（室）应当配备防火、防腐、防蛀、防潮、防盗等必要的安全设施，确保档案安全。
第二十六条
档案管理人员应当定期对档案库（室）及档案进行安全检查和维护。
发现档案破损、毁坏等情况，应当及时采取修补、复制等抢救措施。
发现其他问题，及时处理。
第二十七条
事业单位登记管辖发生变更的，原登记管理机关应当向现登记管理机关提交登记管辖变更单位原始档案的复印件；原始档案仍由原登记管理机关保存。
现登记管理机关对接收的原始档案复印件，视同原始档案归档保存。
第二十八条
登记管理机关应当为社会___和个人查询登记事项和登记公告方面的档案信息提供方便。
查询其他档案材料的，按照国家有关规定办理；需要登记管理机关出具书面证明的，查询人应出示___明。
第二十九条
销毁档案的审批权限和程序另行规定。
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