物资管理制度.docx

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物资管理制度

××公司物资管理制度

1目的

规范××公司物资计划、采购、验收、入库、结算、出库、稽核、统计等内容及程序。

2适用范围

××公司（以下简称公司）。

3职责

3.1总经理

3.1.1决策公司物资宏观管理战略。

3.1.2授权委托经营副总经理负责授权范围内与物资管理相关的工作。

3.1.3授权委托代理人组织物资招（议）标、询价采购等采购工作。

3.1.4按权限审批招（议）标、询价采购及直接采购评议结果。

3.2经营副总经理

3.2.1负责分工范围内与物资管理相关的领导、组织、管理工作。

3.2.2受托组织物资招（议）标、询价采购等采购工作。

3.2.3负责审批物资采购询价方案、招（议）标、询价采购及直接采购评议结果。

3.2.4审核并签批授权范围内所有物资供货合同。

3.3经营管理部

3.3.1在经营副总经理领导下履行物资管理职能，负责公司物资采购及仓储物资的全面管理工作。

3.3.2负责审核物资需用计划并编制物资采购计划。

3.3.3依据采购计划金额和所需物资的类别、性质、重要程度、货源渠道等综合因素确立采购方式并遴选供货商。

3.3.4负责招（议）标、询价采购、直接采购和市场采购等物资采购方式的组织、询价、评议、会签等系列工作，并负责填写相应物资采购评议结果审批表。

3.3.5负责与中标单位或确定的供货商协商起草并签订供货合同或采购单。

3.3.6负责物资催交催运和组织验收、到货卸车、入库手续办理、出库手续审批、物资出库发放、费用结算以及不合格物资的更换、退货等相关工作，发生合同纠纷，负责收集相关资料并处理。

3.3.7负责物资库存定额执行情况和物资需求计划、出库管理环节的监督与考核。

3.3.8负责出、入库物资的统计，并配合做好月度、年度物资稽核和年终物资盘点工作。

结合库存定额和统计资料，补充或控制库存。

3.3.9负责MIS物资管理系统物资编码维护和物资计划价的核定。

3.3.10负责MIS物资管理系统物资供货商信息的维护并定期组织供货商综合评价工作。

3.3.11负责公司所属各部门暂存物资的监督管理和定期检查。

3.4生产技术部

3.4.1制定轮换备品备件、事故备品备件的储备定额。

3.4.2审核所辖专项费用物资需用计划的有效性、完整性、准确性，对不符合规范要求的计划予以回退。

3.4.3审批所辖专项费用物资领料单。

3.4.4参与相关采购项目的评议和会签工作。

3.4.5参加生产重要物资的专业验收工作。

3.5财务资产部

3.5.1审核专项费用物资需用计划的有效性。

3.5.2参与涉及预付款的采购项目的评议和会签工作以及供货商评价工作。

3.5.3审批物资付款结算单和货款支付。

3.5.4负责月（年）度物资稽核工作，组织年终物资盘点工作。

3.5.5参加零购固定资产的验收工作。

3.6审计办事处

参与、监督、审查物资经营活动。

3.7纪检监察部

监督物资经营活动关键环节是否规范、合法。

3.8行政管理部

负责MIS物资管理系统的日常维护和管理。

3.9物资需用部门

3.9.1负责申报物资需用计划，核准所需物资的型号、规格、数量、技术参数、图号、部件号、序列号等相关信息。

3.9.2参与所需物资招（议）标、询价采购、直接采购等相关评议和会签。

3.9.3负责申报物资的专业验收并审签送货单。

3.9.4负责需用物资领料单的填报、审签。

3.9.5负责部门暂存物资库的日常管理。

4管理内容和程序

公司物资管理实行计算机管理，采用朗坤智能企业管理软件，在公司MIS系统中运行。

4.1物资需用计划

4.1.1物资需用计划的编制

4.1.1.1物资需用计划，应由物资需用部门或归口管理部门负责在MIS物资管理系统中编制填报。

物资需用计划的编制，应根据公司下达的综合计划，按照项目类别，分别进行编制。

4.1.1.2物资需用计划的内容应完整、准确、规范。

需要在MIS物资管理系统增加物资编码的，物资需用部门应提供准确的物资信息。

特殊物资应备注说明或提供必要的图纸和相关书面资料。

4.1.2物资需用计划的签批程序

编制完成的物资需用计划提交后，依据费用类别，依次按物资需用部门、费用主管部门、财务资产部、费用分管领导、经营管理部的顺序进行审签，经营管理部最后会签后需用计划生效，各审签部门在接到需用计划后的1个工作日内完成审核会签工作。

4.1.3物资需用计划的审签要求

物资需用部门、费用主管部门应对需用计划的真实性、准确性、必要性负责，费用主管部门有权限退回费用、项目没有落实的需用计划，做到批准计划有原则有依据。

经营管理部对需用计划内容描述不清楚、有疑问时须向申请部门核实,经申请部门确认后方可实施采购。

4.1.4物资需用计划报批时间要求

4.1.4.1大宗运行消耗材料，应根据月度或季度运行实际消耗量申报需用计划，国产消耗材料在使用前1个月申报需用计划并完成报批、会签手续，进口消耗材料在使用前3个月申报需用计划并完成报批、会签手续。

4.1.4.2设备检修、零购、技措、辅机大修、日常维护等需用物资，按照项目进度安排提前申报需用计划并完成会签，其中：

国产通用设备及轮换备件和设备易损件等物资，应在使用前2个月完成报批、会签手续；技术参数清晰或市场流通性强的进口物资、国产成套设备或专用设备、特殊材料等物资，应在使用前4个月完成报批、会签手续；技术复杂或市场流通性不强的进口物资应在使用前6个月完成报批、会签手续；货源冷僻、技术特别复杂、加工周期特别长的物资，依据实际情况特殊处理。

4.1.4.3因生产急需来不及在MIS物资管理系统申报的物资，物资需用部门应以书面的形式提供所需物资的型号、规格、技术参数、数量等相关信息，并依据费用类别经相关部门及分管领导签批同意后，交由经营管理部优先安排采购，同时物资需用部门3个工作日内完成MIS物资管理系统报批手续。

4.1.5物资需用计划的变更、补充

物资需用计划审签完成后，因费用限制、技术规格变化等原因确实需要减少申报数量或取消部分物资采购项目的，物资需用部门应在订货前向经营管理部提交书面说明；需要补充的，应在MIS物资管理系统中增补填报需用计划。

4.1.6物资需用计划编制审核的责任

物资需用计划的编制和审核部门，应对物资需用计划的报批时间、内容完整真实、费用准确性负责。

由此引起物资采购的延误、错购或争议、导致库存物资积压等后果由责任部门承担。

4.1.7物资需用计划指导价格

初次采购的物资的计划价以计划员了解的市场价为参考,非初次采购的物资计划价以最近一次的物资采购价格为准，MIS物资管理系统自动更新。

4.2物资采购

完成会签生效的物资需用计划，按照物资计划员分工，MIS物资管理系统自动分解传递至相应计划员管理系统中，由计划员编制采购计划，进入采购流程。

4.2.1物资采购计划的编制要求

物资采购计划的编制，应按照物资类别、性质、资源渠道等，统筹兼顾经济、效率的原则进行分解或汇总，结合物资库存数量、预留数量、建议采购数量等情况确定采购量。

4.2.2物资采购原则及权限

4.2.2.1公司物资采购原则：

权限委托、归口管理。

4.2.2.2计划金额在50万元及以上的单批次采购计划，由经营管理部上报代理人审核并经公司总经理批准后上报××集团公司招标采购。

4.2.2.3计划金额在30-50万元之内的单批次采购计划，由经营管理部上报代理人审核，并报总经理批准后实施采购（委托招标代理机构进行采购）。

4.2.2.4物资总金额在30万元之内的采购计划，由经营管理部上报代理人，经代理人批准后实施采购。

4.2.3物资采购计划的实施和承办原则

物资采购坚持比质、比价、比服务原则，确保物资采购及时、准确、经济、合理。

物资采购应以招（议）标、询价采购、直接采购和市场采购等多种方式进行。

经营管理部应根据委托权限，依据以下采购原则实施物资采购。

4.2.3.1根据《××集团公司股份有限公司招标采购管理办法》有关规定，达到××集团公司招标限额（50万元及以上）的采购计划，及时上报××集团公司实施招标，经营管理部依据招标结果与中标单位签约供货合同实施采购。

4.2.3.2未达到××集团公司招标限额，但计划金额高于30万元的采购计划，按照公司《招标采购管理制度》实施采购。

4.2.3.3计划金额在30万元及以下的采购计划，依据比质、比价、比服务的原则实施采购。

潜在供货商（生产厂）数量满足三家及以上的，应以比价方式进行采购。

计划员填制“物资比价采购遴选供货商审批表”，经部门负责人及分管领导审核同意后组织比价、评议工作。

评议完成后，计划员应详细记录、填写“比价采购情况及结果审批汇总表”，并负责办理签批手续，依据审批结果与中标供货商签约供货合同实施采购。

市场价格波动不超过±5%的物资，可按照上次"比价采购情况及结果审批汇总表"确定的供货商和价格执行，但距离上次采购时间不能超过6个月。

4.2.3.4未达到××集团公司招标限额的采购计划，经营管理部、物资需用部门共同确认为单一货源渠道的物资，计划员应在“直接采购汇签审批表”中说明理由，并负责办理签批手续，签批手续办毕后与生产厂家或供货商签约供货合同实施采购。

4.2.3.5比价采购和单一货源渠道直接采购评议由经营管理部组织，物资需用部门、审计办事处派人参加，需要支付预付款的财务资产部参加，纪检监察部根据工作安排，决定是否每事参加或月度、季度集中审核。

4.2.3.6在采购周期满足生产要求的条件下，比价采购原则上采用密封报价方式，投入报价箱，评议时，由审计办事处或纪检监察部人员开锁、拆封。

生产特急需用物资，可传真报价。

4.2.4物资采购计划的时效性要求

4.2.4.1计划员接到A、B级检修需用计划后，应在10个有效工作日内完成采购计划制定、采购方案确定、询价函起草和发出工作。

4.2.4.2计划员接到辅修、技措需用计划后，应在2个有效工作日内完成采购计划制定、采购方案确定、询价函起草和发出工作。

4.2.4.3计划员接到日常维修需用计划后，应在2个有效工作日内完成采购计划制定、采购方案确定、询价函起草和发出工作。

4.2.4.4如出现各类物资需用计划集中到达的情况，根据轻重缓急的原则，可适当调整时间。

4.2.4.5物资信息确实不详、生产制造商冷僻，采购渠道确实不畅的，可适当延长时间。

4.2.4.6急件计划应急事急办，随到随办。

4.2.4.7在收齐询价后的2个工作日内完成评议会签工作，2个工作日内完成合同谈判、起草、签订工作，并实施订货。

4.2.4.8各物资需用部门应指定专人进行材料计划的填报，应每月25日至28日之间完成材料计划的集中填报。

4.2.5物资采购的责任

4.2.5.1由于需用计划内容不准确或选型不当引起的错购及质量责任，由申报部门承担，经归口管理部门审批的计划，归口管理部门承担相应责任。

4.2.5.2由于物资需用计划准确性差导致库存物资积压，由申报部门承担，经归口管理部门审批的计划，归口管理部门承担相应责任。

4.2.5.3在询价过程中得知所需物资的规格、型号、技术参数等发生更改需替代，由物资需用部门予以确认。

未通知物资需用部门进行确认发生的质量责任由经营管理部负责，经物资需用部门确认后发生的错购及质量责任由物资需用部门承担。

4.2.5.4在询价过程中得知所需物资交货期不能满足生产需要，此物资是否实施采购，由物资需用部门和费用管理部门予以确认。

4.2.5.5通过招（议）标、询价采购等方式采购的物资，由于供货商选择不当造成的质次价高等采购责任，由招标组织机构或评议工作组负责。

4.2.5.6由于合同签订失误或不严密造成的质次价高等采购责任，由经营管理部负责。

附技术协议的订货合同，由于技术协议签订不当造成的采购责任，由签订技术协议部门承担。

4.2.5.7物资采购过程中,对于供货方不严格履行合同（采购单）要求造成的采购质量问题，由经营管理部牵头负责更换、退货等有关处理事宜。

须通过法律程序解决的，由经营管理部收集相关资料。

4.2.6物资供货合同

招标采购或需要签订合同采购的物资，均应签订物资供货合同。

4.2.6.1物资供货合同的签订

物资供货合同应由采购承办人（计划员）与中标厂（商）或供货厂（商）谈判起草，经委托代理人审核无误后代表公司签订。

需要附技术协议的，应由需用部门技术负责人与中标厂（商）或供货厂（商）协商签订。

4.2.6.2物资供货合同文本格式

合同内容应清晰、明确、完整，合同条款应符合《中华人民共和国合同法》有关规定。

物资供货合同的文本格式，原则上应选用公司统一审定的格式“产品订货合同”。

4.2.6.3物资供货合同签章

公司合同印章由行政管理部管理，物资供货合同使用2号合同章。

物资供货合同经委托代理人审核签字后，由合同承办人（计划员）办理签章手续。

4.2.6.4物资供货合同变更

物资供货合同生效后，即产生法律效力，合同双方均无权擅自变更合同内容。

需要变更时，应由原合同承办人（计划员）负责，按照《合同管理制度》要求办理。

4.2.6.5物资供货合同管理

物资供货合同文本或合同变更资料的正本，应一式两份，合同双方各执一份，合同文本及合同变更资料的副本，根据需要应若干份。

经营管理部应将合同审批手续、合同文本及合同变更资料的正本及其它副本做好登记，并将正本移交档案室存档。

物资供货合同编号原则,按备件（CB）、材料（CC）、技改（CJ）、重措（CZ）及零购（CL）、石灰石（CS）进行分类编号，采用“分类编号+年号+顺序号”编制。

代管华泽机组物资供货合同编号原则,按备件（CBR）、材料（CCR）、技改（CJR）、重措（CZR）及零购（CLR）、石灰石（CSR）进行分类编号，采用“分类编号+年号+顺序号”编制。

4.2.6.6采购单

零散、金额较小（单批次5万元以下）的通用性材料且不需要签订技术协议的物资采购，可以用采购单代替供货合同。

计划员制定采购计划后，依据比质、比价、比服务的原则，根据物资类别和货源渠道等综合因素采取询价采购、直接采购等多种方式确定供货商和供货价格,并生成“采购单”，由经营管理部主任审核批准后实施采购。

4.2.6.7保廉合同

凡是承办物资供货合同的必须签订保廉合同。

4.2.7物资采购利益冲突回避规定

4.2.7.1公司领导、物资采购人员、招标组成员的配偶、子女、父母、兄弟姐妹以及其子女的配偶等特定关系人，不得参与物资供应、投标等物资采购活动。

4.2.7.2上述特定关系人不得与供应商、中介机构串通，向供应商、中介机构泄露内幕信息。

4.2.7.3物资采购人员、招标组人员不利用工作之便接受供货商赠送的礼品、礼金、各种有价证券、通讯工具、交通工具等。

4.2.7.4从事物资采购相关人员不参加由供应商提供的高档宴请、娱乐、旅游等消费活动。

4.2.7.5从事物资采购相关人员应实行合理的轮岗机制。

4.3物资验收管理

4.3.1物资验收证明的效力

物资验收证明是检验到货物资是否符合合同（采购单）约定的有效凭证，未经检验或验收不合格的物资不得办理入库、结算手续。

4.3.2物资验收的组织及过程管理

4.3.2.1物资验收工作由经营管理部计划员组织，物资需用部门专业人员、保管员共同参与，重要物资应有生产技术部专业人员参加。

4.3.2.2物资到货后，通知相关人员进行实物验收。

各验收人员接到通知后，应尽快到达指定地点参与验收，如无特殊理由，不得以任何借口推诿、拖延，影响验收工作的进行。

4.3.2.3验收合格后，参加验收人员需在询价单上签字，验收记录由计划员存档管理。

4.3.3物资验收的责任

4.3.3.1参与验收的人员应依据需求计划的型号、规格参数以及国家相关标准严格进行物资检验，不得敷衍马虎，将不合格物资当作合格物资验收入库，也不得推诿、刁难，合格物资长期得不到验收入库。

4.3.3.2计划员负责通用性物资的型号、规格、质量验收，负责重要物资或专业性较强物资的包装物检查，物资外观检查，核对物资型号、规格是否与采购合同（采购单）一致。

4.3.3.3使用部门专工及以上技术人员负责采用技术手段检验或现场试验等方法进行重要物资或专业性较强物资的质量检验。

4.3.3.4仓库保管员负责数量清点，并对物资包装物、物资外观进行检查，核对物资型号、规格是否与送货单一致。

4.3.4验收发现问题的处理

4.3.4.1验收过程中若发现质量问题，按4.2.5条规定追究责任部门及相关人员的责任。

不合格物资的更换、退货由经营管理部负责。

4.3.4.2如属供货厂（商）责任造成质量不合格的物资，不得办理入库、结算手续，供货厂（商）已经开具了货物发票的，退回供货厂（商）。

更换到货的物资仍按4.3条的规定实施验收。

4.3.4.3属于数量与到货凭证不符的，应按实际到货数量办理入库手续。

4.3.4.4不合格物资退货由经营管理部计划员负责实施。

如有预付款，发生退货时，由合同承办人（计划员）汇报委托代理人按合同约定处理。

4.4物资入库

公司物资入库管理采用先实物暂估入库后发票入库两步程序完成。

4.4.1暂估入库的签批程序

货到且现场验收合格后，不论货物发票是否到达，由计划员依据采购计划、合同（采购单）在MIS物资管理系统发起送货单签批流程，办理暂估入库手续。

签批流程按照计划员、专业验收、仓库保管的顺序进行。

4.4.1.1计划员需按物资的含税单价、总价和税价合计（均保留两位小数）与供货厂（商）签订供货合同（采购单）。

4.4.1.2货到且现场验收合格后，计划员1个工作日内在MIS物资管理系统中完成送货单生成和发起工作，专业验收在送货单到达1日内完成核实签批工作，仓库保管员在送货单到达当日内完成核实签批工作。

4.4.1.3直接送达仓库保管的物资，应由仓库保管员负责核对相关的凭证与实物数量，并检验外观质量，确认无误后在送货单上签字，并将实物入库进行管理。

4.4.1.4由于保管条件限制或生产需要，直接卸于生产现场不进入仓库的物资，计划员、物资需用部门专业验收人员和仓库保管员共同验收确认后办理暂估入库手续。

物资在现场存放期间的保管由物资需用部门负责。

4.4.1.5对于分批交货的合同（采购单），按先后交货的实际明细分批办理暂估入库手续。

4.4.1.6如同一合同（采购单）中部分货物验收不合格，可以先对合格货物办理暂估入库手续。

不合格货物更换并验收合格后，办理相应货物暂估入库手续。

4.4.2发票入库单的签批程序

当计划员取得已完成暂估入库物资的货物发票后，应及时办理发票入库手续。

计划员取得货物发票后，应仔细核对发票票面上公司信息以及明细中货物数量、单价、总价、税额等与合同（采购单）中的内容是否相符，如不相符，要求供货厂（商）退换发票，相符则由计划员发起物资入库单审签流程，办理发票入库手续。

审签流程按照计划员、财务人员顺序进行签批。

4.5物资付款结算

采购到货的物资完成验收、暂估入库、发票入库后，计划员应及时在MIS物资管理系统中发起物资付款结算单（以下简称付款结算单）签批流程，办理物资付款结算手续进行入账处理。

4.5.1付款结算单的签批程序

付款结算单的签批流程，按照计划员、统计结算专责人、经营管理部负责人、财务物资会计的顺序进行审核签批。

4.5.2付款结算单的签批责任

付款结算单的各个签批栏目，应由该栏目责任人负责签批并承担相应的责任，委托代签的，责任由委托人承担。

4.5.3付款结算手续的办理

物资统计结算专责人接到付款结算单后，在MIS物资管理系统中查询对应的送货单、入库单并与计划员递交的货物发票和合同（采购单）进行核对，确认无误后，签批物资付款结算单提交部门负责人审核，部门负责人签批后，由财务物资会计确认提交完成结算单审批流程。

其后由统计结算专责人打印付款结算单及其对应的送货单、入库单，连同合同（采购单）、货物发票整理齐全，在2个工作日内送交财务资产部审核入账。

4.5.4物资采购预付款的办理

4.5.4.1物资采购原则上不办理付预付款，因特殊情况必须预付款时，应由计划员向供货单位索取相应金额的财务收据，并提供已生效的合同，由统计结算专责人按财务结算管理办法办理预付款手续。

4.5.4.2办理预付款的物资，到货并完成入库、结算手续后，由财务资产部按财务结算管理办法冲销预付款项。

4.5.5物资采购质保金的办理

4.5.5.1约定留质保金的合同，在办理付款结算手续时，统计结算专责人要在付款结算单上标明约定的质保金额，财务按照结算管理办法进行账务处理。

4.5.5.2根据供货合同约定，质保期满后，由计划员负责填写设备质量验收证明书，交使用部门专业验收人填写验收评价，经使用部门盖章确认后收回设备质量验收证明书。

符合合同质量条款约定的，交由统计结算专责人按财务结算管理办法办理质保金支付审批手续，不符合合同质量条款约定的拒付质保金。

4.5.6付款结算的责任

计划员应对供货发票及相关凭证的完整性、准确性承担责任，统计结算专责人对付款结算单及相关凭证的相符性承担审核责任，物资使用部门对提供的物资验收证明及相关凭证的真实性承担责任。

财务资产部有权拒绝受理不符合规定或不正确、不完整的付款结算凭证，由此引起的后果，应由相应责任人承担。

4.6物资出库管理

公司实行计划内领料，所有领用物资都必须有相应的审核批准的物资需用计划。

使用部门依据审核批准的物资需用计划在MIS物资管理系统中生成物资领料单，完成审批手续后从仓库领取物资。

4.6.1物资领料单的签批程序

物资领料单应按照物资使用部门领料人、物资使用部门负责人、费用管控部门或职能部门负责人（专项费用计划或动用特种物资领料时）、仓储主管、保管员的顺序审批。

4.6.2物资领料单的签批责任

物资使用部门对物资领料单的正确性负责，仓库保管员对物资领料单的准确性和领旧存新负责。

4.6.3物资发放

仓库保管应严格按照审批完成的领料单中的明细核对实物信息，发放数量必须与领料人当面点清。

4.6.4特殊情况下物资领用规定

4.6.4.1夜间急件由领用承办人办理借条,领用部门值班负责人签署借条并注明费用类别，属专项费用的，由公司总值班负责人征得费用归口管理部门负责人同意后签字许可，仓储保管员见到借条后给予发放，领用承办人二个工作日内补办完正式手续。

4.6.4.2领用未办理送货手续的物资，须由领用部门负责人、仓储主管、经营管理部负责人共同签署书面急件领料单；属于专项费用的，还需要费用主管部门负责人签字审批。

领用承办人签字后，仓储保管员给予发放。

以书面急件领料单的急件物资，办理完入库手续后，仓储保管员及时通知领用承办人在3个工作日内在MIS物资管理系统中补办完正式出库手续。

4.6.4.3如属于事故备件，必须经生产技术部和生产副总经理（总工程师）签字同意后，方可给予发放。

4.7物资的稽核管理

4.7.1每月25日18时，为公司物资账务月结时间。

当月应完成的入库、出库、结算手续应在月结时间之前办毕，相应的账务统计核算计入当月账面，财务资产部据此进行物资稽核工作。

月结时间之后，物资入库、出库、结算手续仍可正常办理，但期间的账务统计核算自动计入下月，不在当月财务账面反映。

4.7.2物资稽核工作由财务资产部牵头组织，审计办事处参加,每月27日至月底前进行。

4.7.3物资统计结算专责人每月应将当月已办理入库手续的所有结算手续及原始单据及时送到财务资产部办理入账手续，对有问题的单据应及时查出原因，重新办理相关手续。

4.7.4每月27日前，各仓储保管员要做好各项稽核准备工作，对当月办理出入库物资要全部核对入帐，已领出物资应全部办理完领料手续，做到帐物相符。

4.7.5财务会计稽核时应会同审计办事处、仓储保管员