记录控制程序有效版.doc

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山推工程机械股份有限公司

履带底盘事业部

质量管理体系文件汇编

标准条款

4.2.4

版次/修改状态

A/0

文件编号

QG/LDP-02-02-2008

记录控制程序

第1页

共3页

1.目的

为提供产品符合规定要求和质量管理体系有效运行的客观证据,并实现可追溯性，特制定本程序。

2.适用范围

适用于对质量记录的建立、标识、填写、保存、检索、保存期限及超过保存期限处置的控制。

3.相关文件

3.1《文件编号与格式规定》

4.术语和定义

本程序采用GB/T19000-2000idtISO9000:

2000标准的术语定义。

5.职责

5.1事业部管理部的信息中心负责本程序的制定、修订及归口管理。

5.2事业部各职能部门和工厂各职能部门、工段负责各自主管过程记录的建立、填写、收集、整理、保存。

5.3事业部管理部的信息中心负责记录的印刷、统一归档和超过保存期限的销毁。

轮系工厂人事总务科负责轮系工厂记录的印刷、统一归档和超过保存期限的销毁。

6.过程控制

6.1过程控制流程图（附后）

6.2记录的建立与修订

6.2.1记录的建立由事业部各职能部门和工厂各职能部门提出，可由所属文件编写部门设计表样，并将设计的记录表样（必要时含传递程序），经部门负责人审核后，报管理者代表组织评审并批准后，分别交信息中心纳入《质量记录编目》并实施印刷。

轮系工厂交人事总务科纳入《质量记录编目》并实施印刷。

记录的建立应遵循以下原则：

a）记录的格式应执行《文件编号与格式规定》中5.2.5条款的要求；

b）当顾客或法律法规有要求的记录时，按顾客或法律法规要求记录执行；

c）应建立事业部统一使用的记录编号与格式。

当工厂需要个性记录时，经事业部管理者代表批准后，报信息中心审核备案；

d）需要传递的记录应附传递流程。

6.2.2当记录的表样需要修订时，由记录的建立部门报请管理者代表组织评审并批准后由记录所属

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4.2.4

版次/修改状态

A/0

文件编号

QG/LDP-02-02-2008

记录控制程序

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部门填写《文件更改通知单》，《文件更改通知单》应明确规定更改记录的实施日期。

6.3记录的标识

6.3.1各项质量管理活动及产品实现过程的记录的编号标识执行《文件编号与格式规定》中5.2.5.1条款的要求。

6.3.2来自供方或顾客的记录，按原编号进行标识。

6.4记录的填写

6.4.1记录按其使用要求由相应职能部门的担当或生产现场的操作者填写。

6.4.2记录填写不得使用铅笔，应做到字迹清晰和易读，内容齐全，真实，签字手续完备。

6.4.3当记录填写有误时，应采用划改后填写，并经本人或主管领导在划改处盖章确认。

6.4.4无需填写的项目应在相应表格内划一条正比对角斜线确认。

6.4.5当记录使用ERP流程自动生成内容时,需经制单人签字确认。

6.5记录的收集、整理

记录由各职能部门或工段收集、每月进行一次整理，实施分类装订成册、标识并保存，其工段记录集中在工段或科保存。

设备点检记录集中在工厂设备科保存；自主检查记录集中在工厂检查科保存。

6.6记录的检索与归档

6.6.1为了便于记录的检索，事业部信息中心或轮系工厂人事总务科编制《质量记录编目》，《质量记录编目》包括以下内容：

a）记录名称；

b）统一编号；

c）填写部门；

d）保存期限；

e）保存部门。

6.6.2由主管部门或工段存放的质量记录应在文件盒及文件柜上标识文件类别名称、文件的提供单位、文件所属时间段，以便于检索。

6.6.3记录应遵循“5S”管理要求，整齐、清洁、分类摆放，妥善保管，防止丢失、损坏现象的发生。

6.6.4事业部的各职能部门和工厂各职能部门应在每年的一月、七月初按《质量记录编目》要求分别将半年前的半年期存放记录分别交由信息中心或轮系工厂人事总务科统一归档，并填写《文件材料归档交接单》。

归档存放的条件应满足防虫、防潮、防火、防盗和便于检索等要求。

6.7记录的查阅/借阅

6.7.1查阅、借阅有关质量记录应经保管部门负责人批准。

6.7.2借阅质量记录应填写《文件借阅（复制）登记表》，并在规定期限内归还。

6.8记录的处置

6.8.1记录的保存期限按《质量记录编目》的规定执行。

6.8.2超过保存期限的记录分别由信息中心和轮系工厂人事总务科填写《记录销毁审批表》，经管理者代表批准后方可予以销毁，销毁审批记录应予保存。

6.8.3信息中心和轮系工厂人事总务科应分别对记录的执行情况每半年至少组织进行一次现场检查，并对检查结果进行统计分析，确保记录填写的充分性、客观性、准确性和规范性，对存在问题

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版次/修改状态

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记录控制程序

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及时指导改进。

6.9电子版本的记录管理执行《电子文档管理规定》

7.原始记录

7.1《质量记录编目》LDP/ZJ-4.2.4-01

7.2《记录销毁审批表》LDP/ZJ-4.2.4-02

7.2《文件借阅（复制）登记表》LDP/ZJ-4.2.3-05

7.3《文件材料归档交接单》LDP/ZJ-4.2.3-11

附：

流程图

更改

记录是否需要更改？

建立记录

评审

批准

使用

收集与保存

归档

处置

查阅/借阅

Y

N

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