公文的写作过程分为哪几个步骤.docx
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公文的写作过程分为哪几个步骤
公文的写作过程分为哪几个步骤
公文的写作过程分为哪几个步骤篇一公文写作的步骤
公文写作的步骤
商务文书写作需要经过六个步骤：
制定行动目标、确定文章的正式程度、确定文章的整体风格、确定层次结构、列出文章大纲、撰写文章初稿。
以下对这六个步骤的要点做详细说明。
一、制定行动目标
在撰写某一个商务文书之前，应该首先回答一个问题，即希望该文书的对象收到文书后采取什么行动，这个问题的答案就是撰写商务文书的行动目标。
1.制定目标的误区
在撰写商务文书时，考虑的行动主体是收取商务文书的一方。
因此，撰写商务文书表达的意愿是“被动目标”，对方的实际行动才是“主动目标”。
很多人撰写商务文书时往往陷入一个误区，把自己的被动目标当做主动目标，也就是只关注自己的主观想法或需要完成的工作任务，而忽略接收文书的对方的感受。
认识到这个误区的存在，就要想办法将被动目标转变为主动目标。
这就需要再问自己一个问题：
作为商务文书的撰写者，我们在乎什么？
换言之，我们从撰写商务文书、正确传递信息、获得对方行动响应的过程中，能够收获什么？
只有将撰写者在乎的内容与希望对方采取的行动保持一致，才能有效地把被动目标转化为主动目标。
2.避免误区的案例
下面以一个总经理组织召开公司全体秘书会议的邮件为例。
在某公司中，总经理让他的秘书准备组织全公司秘书开会，要求她在确定时间和地点之后，发一封邮件告知所有秘书。
这封邮件就是一个商务文书。
在撰写邮件的过程中，总经理秘书的行动目标是“让所有秘书都参加会议”，而不是简单地通知会议的时间和地点。
因此，在邮件中仅仅明确会议的时间和地点还不够，这样并不能确保所有秘书都按照要求参加会议，而应该进一步要求所有秘书在会议前一个星期确认是否参加会议。
要想写好这个商务文书，总经理秘书需要把被动目标转化为主动目标。
总经理秘书在乎“所有秘书都按时参加会议”这件事情，原因是总经理的交代，如果秘书没有到齐，就意味着自己组织工作失败。
换言之，总经理秘书希望在总经理面前表现良好，就需要确保会议顺利组织成功，而组织成功的标志之一就是人员到齐，所以总经理秘书需要其他秘书给一个能
否与会的确认回复，这就成功地把被动目标转化为主动目标。
二、确定文章正式程度
确定文章的正式程度时，需要把握以下内容：
1.判断依据：
正式指数
判断商务文书中应该采用的正式程度时，可以应用“正式指数”操作。
正式指数主要根据以下三个问题确定：
●撰写者本身是否了解目标读者？
●目标读者的地位比撰写者低吗？
●商务文书的内容是好消息吗？
商务文书的撰写者需要就这三个问题的实际情况，在1－10之间予以打分。
例如，特别了解目标读者的为10分，比较了解的为7、8分，不了解的甚至很不了解的为1－3分；给下属写文书则为10分，给平级写则为5分，给上级写则为1分；内容为好消息则为10分，坏消息则为1分。
三个问题的得分之和越低，相应的商务文书应该越正式。
2.正式程度的表现
了解了正式指数的内容之后，就需要了解商务文书正式程度的表现方面：
形式
形式是指商务文书采用的媒介形式，例如电子邮件、书信或便签等。
媒介形式不同决定商务文书的体裁、格式以及称谓的具体内容。
按照正式程度划分，宣传册、政府公文、带抬头的信件、请柬以及行文正式的电子邮件附件都是正式的商务文书，会给目标读者受到重视的感觉。
一般的电子邮件和便签则属于非正式的商务文书。
称谓
称谓就是指对目标读者的称呼。
语气
语气是指在撰写商务文书的过程中采取的口气，有轻松愉快和凝重严肃之分。
三、确定文章总体风格
撰写商务文书的第三个步骤是确定文章的总体风格。
1.把握依据：
游说矩阵
把握商务文书的总体风格时，可以依据游说矩阵。
如图1所示，在游说矩阵中，纵坐标
表示资源的充足程度，即沟通内容是否在目标读者的资源及能力范围之内，是否强人所难，横坐标代表商务文书的撰写者与目标读者立场的一致程度，即双方是否相互认可。
这两方面的因素共同决定了商务文书的总体风格。
图1游说矩阵
由此可以看到，商务文书的总体风格可以分为四种类型：
第一象限的简单型，特点是撰写者与目标读者立场一致，并且资源充足、不存在障碍；第二象限的说服型，特点是资源充足，但撰写者与目标读者立场不一致；第三象限的艰难型，特点是撰写者与目标读者立场不一致，资源也不充足；第四象限的解决问题型，特点是撰写者与目标读者立场一致，但资源并不充足。
2.总体风格设定
根据游说矩阵的分析结果，可以按照以下方式来把握商务文书的总体风格：
简单型
简单型商务文书的总体风格是以罗列事实为主。
简单型商务文书的行动目标对目标读者的难度不大，并且立场也保持一致，所以在内容上只要告诉目标读者要发生的事情即可，篇幅可以尽量简短。
说服型
由于说服型商务文书的行动目标与目标读者不一致，撰写者需要改变读者原来的想法和认识，尽管资源状况充足，仍然需要与目标读者进行反复沟通。
因此，这类商务文书通常篇
幅较长，简短的形式无法表达清楚，并且需要突出强调撰写者的利益所在，充分分析自己观点或想法的优势和好处，以达到转变目标读者立场的目的。
解决问题型
解决问题型商务文书通常用于员工与领导进行沟通并且意见不一致的时候，总体风格是有问有答且篇幅较长。
换言之，在这类商务文书中，撰写者运用将问题和答案打包的形式向目标读者提供一种甚至多种方法的解决方案。
艰难型
艰难型商务文书在资源和立场上都遇到了障碍，达到有效沟通的几率很小，是否有值得花费精力撰写就要三思而后行。
【案例】
安排新年晚会
某公司总经理要求秘书安排公司的新年晚会，预算是5000元。
在这个事件中，
秘书可能需要撰写以下几种汇报邮件：
1.秘书发现了一个特别适合举办新年晚会的场所，距离公司很近，且饭菜可口，
预算也没有超出5000元。
这种情形属于简单型，秘书撰写商务文书向总经理汇报的时候，只要简单地提出在这个场地举办新年晚会的建议即可。
2.秘书找到了一个场所，各方面都符合要求，只是报价与预算相比超出500
元。
这种情形属于解决问题型，秘书撰写商务文书向总经理汇报的时候，可以选择这个场所的好处及优点自问自答，把事情分析清楚，力图使总经理形成“虽然超支500元，但是物有所值”的认识。
3.秘书打算向总经理提出新的建议——在预算要求内，组织员工听新年音乐
会。
这种情形属于说服型，秘书撰写商务文书向总经理提出建议时，需要强调利益所在——不仅可以给员工留下一个美好的回忆，还能够提升整体素质。
撰写商务文书之前，先分析商务文书的总体风格，可以使撰写者清楚地认识到文书的重点所在，从而使商务文书逻辑清晰、重点突出，更容易达到行动目标。
四、确定文章层次结构
撰写商务文书的第四个步骤是确定文章的层次结构。
商务文书的层次结构主要包括五种类型：
连贯式、并列式、分析问题式、问答式、行动结果式。
1.连贯式
所谓“连贯式”，是指商务文书的层次结构是按照事情发展的时间顺序展开的。
突出的重点
连贯式层次结构突出的重点是事情的前因后果以及发展脉络。
采用这种层次结构的商务文书在整体上是浑然贯通、连成一体，因此读者不能颠倒顺序或者从中间节选开始阅读，否则表达的意思就不再完整。
适应的情形
在日常工作中，这种层次结构适用于工作报告、事故调查报告、工程报告以及程序安装说明等，这些文体的共同要求都是内容清楚明白。
2.并列式
所谓“并列式”，是指商务文书的各层次之间是并列的关系，又被称为“天鹅下蛋式”。
突出的重点
并列式层次结构突出的重点是每段前面的前提择要，作为后续并列内容的引子。
并列式层次结构的各层次间是并列关系，所以便于读者按照兴趣或关注的重点分段阅读。
适应的情形
在日常工作中，这种层次结构适用于报告、总结和建议书等类型的商务文书。
要点提示
商务文书的层次结构包括：
①连贯式；
②并列式；
③分析问题式；
④问答式；
⑤行动结果式。
3.分析问题式
所谓“分析问题式”，是指从问题出现到最终解决的逻辑关系展开的层次结构。
在实际工作中，出于不同需要，分析问题式层次结构还可以分为以下四个类型：
第一，“只有结果”，这种商务文书没有必要提及问题的原因和相关分析，包括批复、指示、命令等。
第二，“提出问题并分析问题”，例如情况简报。
第三，“提出问题并解决问题”，例如公告和通知。
第四，“提出问题、分析问题、解决问题”，这种类型包括了处理问题的整个逻辑，例如指导性的通报和决议。
4.问答式
所谓“问答式”，是指运用问答的形式组织商务文书的全篇内容。
突出的重点
公文的写作过程分为哪几个步骤篇二公文写作程序和方法
第一部分：
有关写作过程（考试要求）
1.公文写作在文字表达方面的要求。
2.确定公文主题的原则。
3.公文结构的三种常见形式。
4.公文开头的方法。
5.公文常用的表达方式与语言特色。
6.公文起草的步骤。
公文写作程序和方法（课件）
一、公文写作的特点
（一）被动写作，遵命性强
（二）对象明确，针对性强
（三）集思广益，群体性强
（四）决策之作，政策性强
（五）紧迫之作，时限性强
（六）讲究格式，规范性强。
二、公文写作的基本要求
（一）思想内容方面
1.政治上正确，思想观点正确
（1）必须符合党的路线方针政策、国家的法律法规，准确地宣布、传达、体现党和国家的方针、政策的精神。
这是公文写作必须遵循的第一位的、根本的要求。
它是公文的阶级性和党的政治纪律、组织纪律、组织原则在公文写作工作中的具体体现，也是以法治国、依法行政的具体体现。
党政机关的公文起草工作，是党政机关的决策、领导、管理等公务活动的重要组成部分。
党政机关制定的方针、政策、措施和工作部署等，制成公文发布后才能实施。
所以，公文起草工作在加强党的领导、实施国家管理等工作中具有举足轻重的和不可替代的重要作用。
制发公文的具体目的虽各不相同，但从根本上说，都是为了贯彻落实党的路线、方针、政策和国家的法律、法规。
随着社会的发展和情况的变化，虽然有的具体政策和法律、法规要适时作必要的调整，但必须经过中央和有调整权力的机关作出决定，下级机关无权在自己的行文中改变中央和上级机关的政策规定；涉及国家法律、法规的修改，只能按法定程序由有关的权力机关或最高决策机关作出决定，在上级未作出新的决定之前，下级机关起草公文必须符合正在执行的方针、政策和法律、法规，绝对不能在行文中有与国家现行法律法规不一致的表述。
（２）必须符合上级机关的指示
这是我们党的民主集中制的组织原则在公文起草工作中的具体体现，也是维护我国政令统一的具体体现。
下级必须服从上级，全国各级党政机关必须维护中央的权威，维护国家的政令统一，不得政出多门、各自为政。
这不仅是组织原则和组织纪律的要求，而且是从实践中得出的正确结论。
因为上级机关比本级机关更了解全局情况，更能把握全局，熟悉它的下级机关，它的指示有很强的针对性。
这里的指示，是广义的指示，包括上级机关用各种文种发布的政策、规定、措施等。
所以，在起草公文时，不但要了解和研究党的路线方针政策、国家的法律法规，而且要了解和研究上级机关的有关文件精神，把上级机关的指示同本地区本部门本单位的实际结合起来，体现在本级的公文中，使之具体化和切实可行，从而使上级机关的指示在本地区、本部门得以贯彻落实。
（3）必须同现行有关公文相衔接
这里包含四个方面的含义：
①指同有现行效用的公文相衔接。
②有关公文包括本机关与其他机关的有现行效用的有关公文。
③在同一个问题上，有关公文可以从不同侧面作出某些规定，但它们之间应当互相配合，统一于上级的某一规定之中，不能互相矛盾。
④根据新情况、新问题、新形势对现行公文的有关规定作某些改变，制定新的政策、规定等，既要符合实际情况，切实可行，又要在新制发的公文中以适当的形式有所交待或说明。
例如，在公文的末尾可以加上交待性语言：
“凡过去的文件规定与本文不一致的，以本文为准。
”
2.观点明确，内容充实
观点明确是指公文语言表述的主题要鲜明突出，赞成什么，反对什么，提出的各种主张、意见、政策、措施、要求等,都应清楚明白,一看就懂，没有含糊或模棱两可之辞。
内容充实是指起草公文，必须占有丰富的材料，有充分的论据，以增强公文的说服力，使受文者知其然，并知其所以然。
占有材料，是起草公文的基础。
起草公文必须下大力气收集和占有丰富的材料，包括各
种情况、典型事例、论点（提出问题）、论据（解决问题的实例和理论依据）等。
然后将收集来的材料进行认真地阅读和分析研究，选用与公文要阐述的问题有关的、真实的、新颖的、典型的、有代表性的、能揭示事物本质的材料，按照公文写作的规律和公文的需要组合在公文中。
3.针对性强，有的放矢，切中要害
（1）必须完整、准确地体现发文机关的意图
发文的目的和公文的主要内容都要很好地、全面地体现发文机关的意图。
发文机关的意图，是发文机关领导集体的意图，即发文要达到的目的和设想。
它包括两层意思：
一是指发文的目的（主题），即通过发文所要解决的问题；二是指在公文中提出政策和措施办法，即公文的主要内容。
切忌把个人的想法当成的机关的意图,自己有好的建议，必须报经领导认可之后才能写进公文中。
有些公文是以领导人署名印发的，但这不是领导人的私人身份，而是公务行为，以机关代表的身份署名。
这类公文体现的同样是发文机关领导集体的意图，有的署名文还要经过领导集体研究和审定。
要做到完整、准确地体现发文机关的意图，必须注意以下三件事：
①必须在党的路线方针政策、国家法律法规的范围内体现，在马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想的指导下的体现，而不是部分的、片面的、机械的、形而上学的体现；②必须是全局利益的体现，而不是小团利益的体现。
③公文起草人员应全面地、仔细地了解和听取机关领导集体的意见和要求，特别要听取机关主要领导人的意见，从领导角度和全局的高度思考问题。
（2）必须全面、准确地反映客观实际情况
全面、准确地反映客观实际情况，是党的实事求是的思想路线和公文处理实事求是的原则在公文起草工作中的具体体现。
正确地理解和实践这一要求,应把握以下三点：
①全面性。
这是对反映实际情况“量”的方面的要求。
在纵向方面，有历史情况、现实情况及未来发展趋势，即某一事物产生以来的全部情况与未来发展方向；在横向方面，有各部分、各方面的情况，本单位和外单位的情况，本地和外地的情况等。
在工作分类方面，有党务工作、思想政治工作、业务工作、经济工作等；在工作业绩方面，有成绩,也有缺点。
在上行文中,应有喜报喜，有忧报忧，喜忧兼报；在下行文中，既要注意点上的情况，又要注意面上的情况。
典型情况反映事物发展的方向，面上的情况反映事物的本来面貌，不能偏听偏信，一叶障目，以偏概全，应从事物的各个层面反映实际情况。
②准确性。
这是反映客观实际情况“质”的方面的要求。
公文中所反映的情况必须是
真实的、可靠的，是没有“水分”的情况，必须体现事物的本质和规律性的情况。
应透过现象看本质，抓住事物的主要矛盾和本质特征。
③客观性。
这是马列主义、毛泽东思想、邓小平理论中唯物主义观点在公文起草中的体现。
公文中所反映的情况必须是客观存在的实际情况，不是主观臆想或故意编造的情况，不能断章取义或搞实用主义。
要作深入细致地调查研究，取得大量的真实的第一手资料，以增强公文所反映的情况的客观性。
公文所反映的情况的全面性、准确性和客观性，是一个不可分割的整体，互相联系，互相依存。
只有全面、准确地反映客观实际情况,才能对事物作出正确的结论,找到解决问题的方法，增强决策的科学性和公文的可行性。
4、科学性强，提出的政策、措施必须切实可行,经得起时间的考验，经得起实践的检验
这是公文写作及整个公文处理工作的核心问题，是公文的生命力之所在。
政策、措施制定必须符合现实条件的要求，充分估计各种环境因素对政策的影响与制约。
也就是说，政策、措施的制定，必须以现实可行为前提。
政策、措施的可行性一般包括四个方面：
（1）政治可行性，即某项政策、措施可能被多数政治团体或大多数群众接受，政治风险不高；
（2）经济可行性，即实施政策、措施必需的资源是能够充分获得的，是不会产生难以承受的经济负担的；（3）技术可行性，即将政策、措施付诸实施在技术上是可行的；（4）心理可行性，即政策、措施的实施与受文对象及执行者的心理承受能力是相适应的。
具体的政策、措施主要是两类：
一是属于规范行为方面的，主要是：
什么事，要怎样做，不能怎样做，违反了政策规定怎样处理等。
二是属于物质条件方面的，主要是解决人、财、物的问题。
制定具体的政策、措施，必须坚持“按照实际情况决定工作方针”的马克思主义的原则，既要作深入细致地调查研究,又要作周到的科学论证；既要坚持政策制定的原则，又要坚持正常的程序；既要讲速度，更要讲质量；既要考虑需要,又要考虑可能,使之切实可行。
（二）在文字的表达方面
1.结构严谨，条理清晰
这是从公文的逻辑结构、布局上对起草公文提出的要求，即公文的开头、主体和结尾各部分的段落、层次安排井然有序，环环紧扣，脉络清晰，层次分明，无赘述，无交叉，无重
复，无矛盾，全文构成一个不可分割的有机整体。
条理清晰是指公文写作都应按照人们的思维规律和各部分内容及各词、句之间的逻辑关系，即先说什么，后说什么，将公文分成若干部分依次进行表述。
每一部分的内容集中表述，部分与部分之间、层次与层次之间，在内容上不交叉。
每个句群的内部，陈述有序，语言流畅，生动活泼，条理清晰，易读易记。
{公文的写作过程分为哪几个步骤}.
2.行文要规范，公文的种类、格式等都由国家统一规定，书写要清楚，标点要正确，文面要整洁
（1）公文格式要规范
公文的格式是公文的外部特征。
它的作用是以规范、庄重的形式和逻辑力量引起人们对它的重视，并为人们阅读、承办和管理公文创造便利条件。
公文面格式中的各个要素和用纸格式、装订格式等都要准确地掌握和应用它。
紧急公文应当体现紧急的原因，并按照实际需要标注公文的紧急程度；秘密公文，应按照《保密法》的要求和有关规定准确定公文的密级，机密级、绝密级公文应标注分份序号。
（2）文种使用要恰当
每一个文种，反映了它的行文方向、公文性质、重要程度、语言要求和篇幅长短等。
恰当地使用文种，是确保公文质量的重要因素之一。
在公文起草之前，要根据行文的目的、要求、内容、行文机关与收文机关之间的关系确定使用恰当的文种，以便采用相应的格式、体裁、篇幅、语言起草公文。
不同的文种，具有不同的功能和作用，并体现发文机关与受文机关之间的关系。
有的文种具有指导功能，适用于上级机关对下级机关行文，如决议、决定、指示、批复、工作要点等；有的文种具有请示和报告的功能，适用于下级机关向上级机关行文，如请示、报告等；有的文种具有周知的功能，适用公开发布或在一定范围发布，如公报、公告、通告、通报、通知等；有的文种具有规范功能，适用于对特定范围的工作或事物制定具有约束力的行为规范，如条例、规定、细则等。
决定、通知既可用于周知性公文，也可用于指示性公文。
函具有协商功能，适用平行机关之间协商有关问题或事项。
文种使用得当，能增强公文的效能，如果文种使用不当，会影响公文的效能，甚至会造成行文关系的混乱。
所以，文种的使用，一定要恰当。
公文起草人员要深入研究文种，准确使用文种，实现文种使用与行文关系、行文目的、行文格式、公文语言的一致性。
（3）人名、地名和其他专有名字、时间、数字、引文要准确规范
这是一个国家进行规范化、科学化管理的内在要求。
在公文写作工作中执行国家标准，实现文字表述的规范化，以便于阅读、理解、记忆和贯彻执行。
公文的写作过程分为哪几个步骤篇三时代光华《公文的写作与管理技巧》课后答案
时代光华《公文的写作与管理技巧》课后答案关闭
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单选题
1.公文按行文方向可分为三种类型，其中不包括：
√
A
B
C
D
上行文收文下行文平行文
正确答案：
B
2.公文的种类有许多，其中收寄公文所属的分类标准是：
√
A
B
C
D
行文方向发文性质文书来源公文处理要求
正确答案：
C
3.企业常用的三类公文不包括：
√
B
C
D
行政公文外部信函会务公文事务公文
正确答案：
B
4.在企业中，应用较少的公文文种是：
√
A
B
C
D
总结计划通知命令
正确答案：
D
5.符合“行文目的的求复性”特点的公文文种是：
√
A
B{公文的写作过程分为哪几个步骤}.
C
D
报告请示通知通报
正确答案：
B
6.关于对报告的理解，下列表述不正确的是：
√
A
B
C
D
下级向上级主管汇报的一种文书下级向上级反应情况的文书书写报告时材料要新颖、全面报告产生于事后和事务发展中
正确答案：
C
7.关于请示的写作要求，下列说法错误的是：
√
B
C
D
多事一请或一事一请单头请示严禁越级不抄送下级
正确答案：
A
8.公文书写除了具有合乎规范的文种、选择和格式外，公文最大的特点是：
√A
B
C
D
实用性真实性时效性规范相
正确答案：
A
9.下列公文文种中，属于下行文的是：
√
A
B
C
D
请示报告批复公函
正确答案：
C
10.按内容，可将总结分为：
√
A
B
C
D
综合性总结和专题性总结工作总结、思想总结、学习总结和生产总结地区总结、部门总结、班组总结和个人总结汇报性总结和经验性总结
正确答案：
B
判断题
11.会议记录是用于记载传达会议情况和议定事项的会务公文。
此种说法：
√
正确
错误
正确答案：
错误
12.书写公文的第一步是拟稿。
此种说法：
√
正确
错误
正确答案：
错误
13.计划公文的类型分为表格式计划、条文式计划和文件式计划三种。
此种说法：
√
正确
错误
正确答案：
正确
14.通报是适用于表彰先进、批评后退、传达重要精神或情况的公文，属平行文行文。
此种说法：
√
正确
错误{公文的写作过程分为哪几个步骤}.
正确答案：
错误
15.公文具有强制执行的法定效力。
此种说法：
√
正确
错误
正确答案：
正确
公文的写作过程分为哪几个步骤篇四公文写作的基本要求行文规则及一般步骤
公文写作的基本要求、行文规则及一般步骤
一、公文写作基本要求
公文是一种特殊的文章，写作过程中除了要遵行一般的写作通则之外，还需要遵循一些特殊的规律，公文写作基本要求就是对这些规律的反映。
其内容是：
合“法”、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。
二、行文规则
行文规则是关于正确有效传递文
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