建筑集团合同管理流程.docx

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建筑集团合同管理流程

合同管理流程

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1.目的

使合同的签订、履行规范化，并最大限度的避免风险。

2.适用范围

适用于公司对外采购产品或工程服务类合同的管理。

主要包括勘察设计合同、营销合同（不含售楼和出租）、广告设计/制作合同、施工合同、材料/设备采购合同、工程监理合同、土地受让/合作开发合同、财务合作及借款合同、培训合同等。

3.定义

3.1索赔：

当供方存在不履行合同的行为或履行合同没有达到合同要求时，向其提出要求支付违约

金或赔偿损失的行为。

4.职责：

4.1总经理负责：

4.1.1相关文件规定需要由其决定合作单位或由其批准实施方案的项目的相应合同的审批；

4.1.2根据授权负责相关合同的付款审批。

4.2分公司经理负责：

4.2.1相关文件规定由其决定合作单位或由其批准实施方案的项目的相应合同的审批；

4.2.2所主管部门上报总经理审批的合同的审核；

4.2.3所主管部门的合同付款审核。

4.3工程项目部、成本预算部管理负责：

4.3.1勘察、设计、施工、监理、采购合同的审核；

4.3.2参与施工合同及材料/设备采购合同的起草、谈判及定稿；

4.3.3本部门起草合同的编号、分发、保存；

4.3.4组织本部门起草合同的交底及执行情况的跟踪记录，并填写《合同执行情况记录表》；

4.3.5勘察、设计、监理、施工、材料设备采购合同付款的审核；

4.3.6项目所有合同的汇总、统计由成本预算部负责；

4.3.7负责施工合同的起草、谈判及定稿，协助工程成本采购中心起草、谈判、定稿材料/设备采购合同，工程项目部负责工程监理合同的审核；

4.3.8工程项目部提起工程监理合同、施工合同的付款申请。

4.4营销策划负责：

4.4.1设计类、营销类、土地类合同的起草、谈判及定稿；

4.4.2本部门起草合同的编号、分发、保存；

4.4.3本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写《合同执行情况记录表》；

4.4.4提起营销合同、设计类、土地类合同的付款申请。

4.5财务部负责：

4.5.1所有合同付款条款合理性及付款的审核。

4.5.2负责发票处理方式和税务条款合理性。

4.5.3审核合同的经济条款。

4.5.4财务类合同的起草、谈判及定稿；

4.5.5合同的编号、分发、保存；

4.5.6部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写《合同执行情况记录表》；

4.6人力行政负责：

4.6.1行政类、培训类合同的起草、谈判及定稿；

4.6.2合同的编号、分发、保存；

4.6.3本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写《合同执行情况记录表》；

4.6.4提起培训合同的付款申请；

4.7投融资中心负责

4.7.1与银行相关的融资信贷合同办理；

4.7.1其他投资方面的合同起草、谈判及定稿；

4.7.1合同中涉及法律条款的审核,以及合同条文的准确性、严谨性；

4.7.2负责协助执行部门向合同单位索赔。

4.8审计法务中心负责

4.8.1对签约前的各类合同进行程序性、合法性、严密性的审查；

4.8.2负责对方资质的调查审核；

4.8.3合同发生纠纷时及时办理调解、仲裁、诉讼及善后工作；

4.9工程成本采购中心负责

4.9.1工程材料/设备采购合同的起草、谈判、定稿及采购执行；

4.9.2合同的编号、分发、保存；

4.9.3本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写《合同执行情况记录表》；

4.9.3提起本部门执行合同的付款申请；

5.程序

5.1合同的起草、谈判、定稿

5.1.1设计类合同的起草、谈判、定稿

营销策划中心负责根据设计进度计划要求完成设计合同的起草、谈判、定稿（合同一式六份）。

5.1.2设备/材料采购合同的起草、谈判、定稿

工程成本采购中心根据材料进场及承包商进场计划要求，在完成承包商及供应商选择工作后，及时组织完成设备/材料采购合同的起草、谈判和定稿（合同一式六份）。

5.1.3营销合同的起草、谈判、定稿

营销策划中心根据营销工作要求完成营销合同、广告设计/制作合同的起草、谈判和定稿（合同一式六份）。

5.1.4土地受让/合作开发合同的起草、谈判、定稿

营销策划中心完成土地受让/合作开发合同的起草、谈判、定稿（合同一式六份）。

5.1.7培训合同

人力行政根据需要完成培训合同的起草、谈判、定稿（合同一式四份）。

5.1.8施工类合同

由工程项目部、成本预算部根据工期、质量、成本、安全要求，完成施工类合同的起草、谈判和定稿（合同一式六份）。

5.2合同的审批

5.2.1设计类合同

5.2.1.1营销策划中心将定稿后的合同及附件，连同《合同审批及合同盖章审批表》一起传至工程项目部、成本预算部审核。

5.2.1.2工程项目部、成本预算部对合同条款进行复核，复核后交审计法务中心进行法律审核，再交分公司经理审核。

5.2.1.3营销策划中心经理按《设计承包方选择控制程序》的规定对合同进行审核后提交工程副总、总经理审批。

5.2.1.4审批完的合同由人力行政加盖合同章并存档《合同审批及合同盖章审批表》后转至营销策划，合同成立。

5.2.2施工类合同

5.2.2.1施工合同

5.1.2.1.1工程项目部、成本预算部将定稿后的合同及附件，连同《合同审批及合同盖章审批表》一起传至分公司经理审核。

5.2.2.1.2分公司经理复核后，交审计法务中心进行审核后，交主管工程副总经理审核。

5.2.2.1.3主管工程副总经理按《施工承包商选择控制程序的规定》对合同进行审核后提交总经理审批。

5.2.2.1.4审批完的合同由人力行政加盖合同章并存档《合同审批及合同盖章审批表》后转至工程项目部、成本预算部、财务部，合同成立。

5.2.2.2设备/材料采购合同

5.1.2.2.1工程成本采购中心将定稿后的合同及附件，连同《合同审批及合同盖章审批表》一起传至工程项目部、成本预算部经理审核。

5.2.2.2.2成本预算部对合同条款进行复核，提交审计法务中心审核后，交主管工程副总经理审核。

5.2.2.2.3主管工程副总经理按《材料设备供应商选择控制程序》的规定对合同进行审核后提交总经理审批。

5.2.2.2.4审批完的合同由人力行政加盖合同章并存档《合同审批及合同盖章审批表》后转至工程成本采购中心、成本预算部、财务部、工程项目部合同成立。

5.2.3营销合同、广告设计/制作合同

5.2.3.1营销策划中心将定稿后的合同及附件，连同《合同审批及合同盖章审批表》一起交分公司经理审核。

5.2.3.2分公司经理按《营销类承包商选择控制程序》的规定对合同进行审核后提交营销副总审核后，提交审计法务中心审核。

5.2.3.3审计法务中心审核完毕，提交总经理审批。

5.2.3.4审批完的合同由人力行政加盖合同章并存档《合同审批及合同盖章审批表》后转至营销策划中心、财务部合同成立。

5.2.4土地受让/合作开发合同

5.2.4.1营销策划中心将定稿后的合同及附件，连同《合同审批及合同盖章审批表》一起提交营销副总审核。

5.2.4.2营销副总审核后提交审计法务中心对合同进行审核。

5.2.4.3审计法务中心审核完毕，提交总经理审批。

5.2.4.4审批完的合同由人力行政加盖公章并存档《合同审批及合同盖章审批表》后转至土地拓展中心、财务部合同成立。

5.2.5行政类、培训合同、其它合同

5.2.5.1人力行政将定稿后的合同及附件，连同《合同审批及合同盖章审批表》一起提交部门经理审核。

5.2.5.2部门经理按《培训管理流程》审核后提交审计法务中心对合同进行审核后提交总经理审批。

5.2.5.3审批完的合同由人力行政加盖公章并存档《合同审批及合同盖章审批表》，合同成立。

5.2.6合同签署的原则

5.2.6.1合同原则由对方优先签字盖章。

5.2.6.2合同审批原则上应按顺序依次作业，特殊情况下经分公司经理或总经理同意，

各级审批人可并行同步作业，或由分公司经理或总经理召集会议审批。

5.2.7审批“签字组合”

5.2.7.1每一项经济合同的签订，须按“审批程序”的规定，完成“签字组合”。

5.2.7.2“签字组合”是指各部门经济合同的签订时应根据审批程序和审批权限在“合同审

批及合同盖章审批表”上完成必要的审批签名。

5.2.7.3当部门经理外出时，受托者应出具部门经理授权的委托书，委托书须注明委托的

事项、委托的权限以及委托的期限。

5.2.7.4负责“合同印章”的管理员和负责公司“公章”的管理员，只给完成了“签字组

合”的经济合同加盖经济合同印章或公章，对于未完成“经济合同审批表”的合同，印章管理员拒绝予以盖章。

未经审核、未加盖经济合同印章的合同，财务部门拒绝执行。

5.3合同的编号、登记、保管、存档

5.3.1合同编写一律在合同用印前，到档案资料室向专门负责发号人申请编号，合同必须经过编号后方能用印。

编号的原则是：

公司缩写-合同签订年份-部门缩写（项目简称，可省略）-流水号-补充合同序号。

5.3.1.1公司缩写：

（XHZB旭恒总部）、（XHLP旭恒罗平）、（HTWY鸿泰物业公司）、（XHJ旭恒建）

5.3.1.2部门缩写：

按部门名称的第一个字拼音大写为主。

5.3.2合同起草部门负责将签订的合同做以下处理：

5.3.2.1营销策划中心负责将设计合同分发给乙方1份，旭恒总部1份，成本预算部1份，部门存档1份，财务部1份，档案资料室1份；

5.3.2.2工程管理部负责将施工合同分发给乙方1份，旭恒总部1份，项目部1份，成本预算部1份，财务部1份，档案资料室1份。

5.3.2.3工程成本采购中心负责将材料/设备采购合同分发给乙方1份，工程部1份，成本预算部1份，部门存档1份，档案资料室1份，财务部1份。

5.3.2.4营销策划中心负责将营销合同、广告设计/制作合同分发给乙方1份，旭恒总部1份，成本预算部1份，部门存档1份，财务部1份，档案资料室1份。

5.3.2.5营销策划中心负责将土地受让/合作开发合同交付对方1份、旭恒总部1份，成本预算部1份，工程项目部1份，财务部1份，档案资料室1份。

5.3.2.8其它部门的合同由对应部门交付对方1份，旭恒总部1份，部门存档1份，档案资料室1份，财务部门1份。

5.4合同的交流、执行、反馈与总结：

5.4.1合同交流：

合同起草部门负责及时组织和合同执行部门一起进行合同的交流。

5.4.2合同执行：

合同执行部门有责任按合同条款要求对合同全面执行，执行部门、工程成本预算、财务部三方相互复核和监督。

5.4.3合同反馈：

合同执行部门将合同执行过程中发现的问题及时填写《合同执行情况汇总表》反馈给合同起草部门。

5.4.4合同工作总结及合同范本

5.4.4.1各部门根据相关程序规定对合作商进行评定工作；

5.4.4.2起草部门根据合同执行情况填写《合同执行情况汇总表》，如无反馈记录则不必填写。

5.4.4.3标准格式合同文本由经办部门或执行部门起草，并与工程项目部、成本预算部、财务部、审计法务中心及经办部门认为必要的其他相关部门共同讨论后确定。

5.4.4.4工程项目部、工程成本采购中心、审计法务中心是标准化合同的管理部门，负责持续评审、改进格式合同文本。

其他部门的意见和建议由审计法务中心负责评审和确认。

5.4.4.5当政府有强制性规定时，应加入格式化的补充条款以充分表达与公司格式合同文本之间的差异。

5.5合同变更、补充协议的签订

5.5.1合同起草部门负责组织合同变更、补充协议的起草、谈判、定稿。

5.5.2其它程序与原合同相同。

5.6合同资料信息处理

档案资料室按项目不同对土地受让/合作开发合同、勘察、设计合同、施工及设备/材料采购、营销合同、工程监理合同进行汇总、统计，编制《**项目**合同一览表》，并将一览表中信息每个月向总经理更新反馈一次。

5.7合同的付款

5.7.1勘察、设计、施工类合同

5.7.1.1合同预付款

合同签订后，工程项目部根据合同预付款要求填写《**工程进度款支付证书》和《**工程历次付款一览表》，并传至成本预算部、财务部、主管领导、分公司经理审核，总经理审批。

材料/设备采购合同由采购中心根据合同条款要求填写《**材料款支付证书》和《**历次付款一览表》，并传至成本预算部、财务部、主管领导、分公司经理审核，总经理审批。

营销类合同营销策划中心根据合同条款要求填写《**营销类合同付款支付证书》和《**历次付款一览表》，并传至成本预算部、财务部、主管领导、分公司经理审核，总经理审批。

5.7.1.2工程进度付款

5.7.1.2.1工程项目部负责根据合同约定的付款方式审核工程的形象进度，并向成本预算部提供下述资料：

施工单位的工程款支付申报表；

工程项目部审核确认的工程形象进度。

5.7.1.2.2成本预算部负责根据资料完成工程进度款的审核工作,填写《**工程进度款审核表》，并传至工程项目部作为进度款支付的依据。

5.7.1.2.3工程项目部负责根据工程进度填写《**工程进度款支付证书》和《**工程历次付款一览表》，并传至成本预算部、财务部、主管领导、分公司经理审核，总经理审批。

5.7.1.3工程结算款支付

5.7.1.3.1成本预算部根据本部门、工程项目部提供的竣工结算资料办理结算手续，并办理《**工程结算审核定案汇总表》，分别传回工程项目部作为合同结算款支付的依据。

5.7.1.3.2工程项目部负责根据《**工程结算审核定案汇总表》填写《**工程进度款支付证书》和《**工程历次付款一览表》，并传至成本预算部、财务部、主管领导及分公司经理审核，总经理审批。

5.7.1.4工程保修款支付

合同规定的保修期满，由工程项目部根据《**工程结算审核定案汇总表》填写《**工程进度款支付证书》和《**工程历次付款一览表》，并交由物业管理公司审核，以确定该工程是否存在质量问题，以及施工单位是否存在水电费等往来欠款的扣付事项，并确定最终的扣付金额后传至工程项目部、成本预算部、财务部、主管领导、分公司经理、工程副总及审计法务中心审核，总经理审批。

5.7.2财务合作及借款合同、培训合同及其他合同按照费用报销规定办理付款手续。

5.8合同办理的财务要求

5.8.1合同金额必须按具体工作内容或项目、从数量、规格型号和单价三个方面明确其计算过程或提供明细清单作为合同必备附件。

5.8.2公司办理付款时要求已经取得对方开具的合法税务发票。

5.8.3款项支付要求：

合同类型

预付款

进度款

结算款

保修款

1.施工总承包工程

无

≤所完成工程量的80%

竣工结算付至95%

统一按期满付5%。

2.施工分包工程

通常无。

铝合金、园建、绿化工程≤30%

形象进度至50～70%时，累计支付≤50%；竣工时支付≤80%

3.工程设备材料

通常无。

含安装：

进度到50%时累计支付≤40%；验收合格后累计支付≤80%

结算后，付至合同总价的95%

不含安装：

货到验收付至合同总价的80%～90%

5.零星工程（5万以下）

无

无

竣工结算付至95%

6.设计合同

≤30%

保修期满付5%

7.营销类

a）媒介/设计发布

无

－

验收后一次付清

—

b）包装类

无

－

完工验收后付至95%

保修期满付5%

c）样板房装修

≤30%

无

竣工结算付至95%

8.软件开发（大于1万元）、网络布线

≤30%

无

完工验收后付至90%～95%

保修期满付10%～5%

9.其他

原则：

1、无预付款；2、付款进度不得超出对方履行义务的进度的80%；3、凡是质量方面需要后续保证的，均应留保修款。

5.8.5款项结算不允许采取现金方式，要求采用转帐方式结算；特殊情况下必须采取现金结算的，应事先报财务部、总经理审批。

5.8.6在合同中要明确收款银行和收款帐号，一般情况下收款户名必须和签约方完全一致；如不一致，则必须在合同中增加委托付款的条款。

5.8.7其他特殊情况，要求在办理合同审批之前与财务部沟通解决。

6.相关记录

6.1《合同审批及合同盖章审批表》

6.2《**项目**合同一览表》

6.3《合同执行情况汇总表》

6.4《**工程进度款支付证书》

6.5《**工程历次付款一览表》

6.6《**工程结算审核定案汇总表》

合同审批及合同盖章审批表

部门：

合同编号：

合同名称

项目负责人

合同总金额

部门

意见 

 签署

部门经理

（起草部门）

部门经理

（审核部门）

分子公司经理、主管领导

分子公司财务负责人

集团财务中心

集团审计法务中心

总经理（集团总裁）

备注（单价、工价等）

注：

1.各级领导签字确认后，由人力行政在合同上盖章后返回起草部门。

合同执行情况汇总表

合同编号：

第页，共页

工程名称

乙方单位

工期

质量要求

合同起草人

记录时间

问题描述

处理意见

改进意见

备注

起草部门负责人：

项目合同一览表

部门：

制表人：

第页，共页

合同类型

合同编号

合同名称

合同价款

签约人

生效

日期

付款情况

 注：

本表按月更新并上报总经理。

工程进度款支付证书

工程名称

乙方单位

合同编号

合同造价

形象进度

序号

本次申请工程进度款（万元）

本次审核工程进度款（万元）

累计拔付工程进度款（万元）

累计付款比例

1

2

…….

合计

施工单位意见：

日期：

监理部门意见：

日期：

工程部门意见：

日期：

成本预算部门意见：

　　　日期：

财务部门意见：

日期：

分公司经理、工程副总意见：

日期：

总经理意见：

日期：

工程历次付款一览表

                                  工程名称 第张，共张

乙方单位

负责人：

名称：

帐号：

开户银行：

预算

预算编号：

预算造价：

预算编制人：

大写：

合同

合同编号：

合同造价：

合同签订人：

大写：

结算

结算编号：

结算造价：

结算编制人：

大写：

付款次第

付款日期

形象

进度

付款率%

付款金额

（）

累计金额

（）

累计百分数%

（付款凭证号）

按合同

按结算

填表人：