保理过程管理流程.docx

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保理过程管理流程

保理过程管理流程

第一章保理业务的技术操作要点与原理

保理业务是一种综合性的金融服务产品。

正确全面系统的认识和把握保理业务的技术要点，是维护保理业务健康发展的基础。

保理业务四项基本服务功能，分别是资金融通、销售分户帐管理、应收帐款催收和坏帐担保。

一、保理业务的准备与开始

1、卖方客户考察

保理业务一般是以卖方为核心服务对象的业务，因此，选择适合保理业务的卖方是至关重要的。

对卖方的考察主要从两个方面入手：

一是从企业本身入手进行考察，包括对企业财务报表的考察分析；对企业销售分户帐的分析；与企业管理层的面谈等。

二是从企业外部进行考察，包括从卖方主要往来客户获得相关信息及其对卖方的评价；从专业机构了解卖方所属行业的基本情况；以及通过对卖方客户（买方）的考察印证买卖双方所建立的业务关系等。

2、需求分析与保理品种选择

在对卖方基本情况进行考察的基础上，业务部门要协助卖方整理出确切的业务需求，可以通过对以下问题的分析做出结论：

●是否需要更多的现金来支撑业务的继续扩；

●是否需要增强现金流；

●是否需要提高规划现金流的能力；

●是否需要开辟新的市场（含国、国外）；

●是否需要借助保理商的专业能力来改善企业的管理和优化人员的使用；

●是否需要增进与客户（买方）的供应关系；

●是否存在别的筹资渠道以满足自身的需要；

●是否需要保理商控制信用风险方面的服务；

●是否需要信用控制方面的咨询服务等。

业务部门通过考察撰写《需求分析与保理业务品种选择报告》提交业务经理审核，以确定业务人员做出的结论是否能够满足客户的实际需求，特别针对复杂的贸易背景，标准产品难以应对的时候，业务经理可以协助进行业务方案的设计。

准确的需求分析构成选择恰当保理业务品种的根本依据。

有些客户可能并未意识到自己的业务需求，也有一些客户则是根本不了解保理所能够带来的业务功效。

这种需求分析的过程往往能够实现双方有价值的沟通，有助于企业更好地认识保理商的服务价值，从而借助保理商的服务获得最佳的服务效果。

需求分析除了可以作为选择保理品种的依据外，还是确定企业融资需求量、信用担保额度和保理商确定收费的依据。

在业务经理审核通过业务方案后，业务人员需提交以下几种材料给审批部门进行决策。

●《卖方整体情况调查报告》；

●《需求分析与保理业务品种选择报告》；

●《企业应收帐款报告》；

●《企业买方付款记录》；

●有代表性的《贸易合同》；

●卖方的财务报表，包括资产负债表、损益表和现金流量表；

审批部门将会对上述材料进行审核，并做出是否与卖方进行保理业务合作的最终决定。

3、业务谈判与保理合同

当审批部门决定与卖方合作，保理商应向卖方发出《保理业务要约函》（一式两份），载明如下容：

●业务品种及其所包含的各项服务容；

●保理商收取的各项费用及具体的费率；

●保理商要求卖方在签署保理合同前需要完成的辅助担保措施等。

卖方在收到《保理业务要约函》后，一方面会就有关保理业务安排的一些商业条件与保理商进行谈判，另一方面，也会按照保理商提出的要求去落实有关辅助担保方面的措施。

此外，双方也会同时开始进行保理协议的起草与签署工作。

4、保理商建立销售分户账

一旦双方签署了保理协议，首先需要做的工作是保理商要为卖方客户建立销售分户账。

建账工作通常是以卖方客户将其现有的应收帐款并帐后一次性转让给保理商的方式来完成的，这是未来保理商进行销售分户帐管理的基本依据。

保理协议一般都会对账户转移工作做出具体的规定，例如账户转移的具体日期、账户转移的方式以及账户转移过程中双方应当完成的具体工作等。

账户转移的过程大致如下：

首先，卖方客户需要将其现有的所有应收帐款进行并帐，根据不同的买方填制《未结发票清单》，提供会计帐务及原始凭证，并将经过并账处理后的应收帐款一次性地转让给保理商。

由保理商的单据处理部门对应收账款进行检查，剔除逾期的、未发货的、买方破产的、债权不完整的、存在争议的发票，确保转让的应收账款全面准确的反映卖方现实的业务情况。

然后，保理商根据审核后的应收账款在保理系统中为卖方建立相应的销售分户账和融资，处理日常的保理业务并进行帐务处理。

并帐和建立销售分户帐的工作，是在账户经理的协助和指导下完成的。

经理还要负责日常记账和维护工作，管理应收账款，记录保理商、卖方、买方三方之间的债权债务变动情况，控制额度使用，并根据账户的表现和变化趋势提供对账单和相关的销售和财务分析报表。

二、发票处理

发票的处理包含以下容：

1、发票转让与转让通知

卖方履行贸易合同，发货并出具发票，代表应收账款成立。

根据保理协议的安排，卖方应将发票代表的应收账款债权转让给保理商，要求卖方在出票的同时，向买方出具《应收账款债权转让通知》，以表明该笔应收帐款的债权已转让给保理商，买方只有向保理商付款才能够解除债务。

根据法律规定，债权转让通知是债权转让对债务人发生效力的条件，即如果债权转让未通知债务人，则该转让对债务人不会产生任何约束力。

因此，债权转让通知在保理业务中是非常重要的，它直接影响到保理商的债权人地位，以及保理商相对于债务人所拥有的权利。

此外，我国的法律规定，债权转让需由卖方（原债权人）履行通知义务，债权的受让人对债务人所进行的通知往往不具备上述法律效力。

因此，在保理业务中，债权转让通知都是以卖方的名义进行的。

卖方要向保理商提供容完全相同的发票或发票副本，其作用主要是为了完成应收帐款向保理商的转移和作为保理商记账的依据。

2、发票列表

卖方提交发票的同时应提交《保理业务申请书》，含发票列表，列明所提交发票的细节，包括买方名称、发票号、金额、赊销期限、价格条款及合计金额，格式一般由保理商预先提供。

保理商在收到发票及发票列表后应认真的进行核对，降低卖方出错的几率。

保理商将每周应向卖方提供《发票及贷项清单报告》。

3、接受转让或拒绝

保理商收到卖方的发票列表后，会对发票列表以及所附的发票进行必要的审核。

审核的要点主要有：

发票列表与所附发票容是否一致；发票列表是否经有权签字人签发；发票是否过期；发票的金额、币别记载是否正确，货品、付款条件是否与卖方日常的交易一致；是否存在重复开票或虚开发票的可能；是否进行了应收帐款债权的转让通知。

保理商对发票进行必要的审核后，将会确认发票所代表的应收帐款债权，接受卖方的转让并将发票逐笔记入各个买方的账户中。

三、保理商收款

经理在月末会向每个买方提供《应收账款月报》，标明尚未到期但即将到期以及已经到期或已经逾期未付的应收账款，它能够起到对帐作用并提示买方恰当安排未来的资金，从而对买方的应付账款管理起到一定的辅助作用，在一定程度上有预先催收的性质。

业务部门根据《应收账款月报》，在应收账款到期前一周提示买方付款，针对大额和集中到期的发票应尽早与买方沟通，作出还款的时间安排。

如果买方没有将款项直接付给保理商，而是付给了卖方。

这种现象被称为间接付款。

发生这种情况，保理商应要求卖方将收到的款项立即支付给保理商，如果是票据形式的收款，卖方应将票据背书转让给保理商。

由于买方的疏忽会发生，应提示买方注意保理业务的安排，避免这种情况的再次发生。

如果叙做业务的过程中买方突然没有遵循要求或者频繁发生间接付款现象，保理商应注意防卖方潜在的风险。

对间接付款的管理包括两个方面：

1.预先采取措施尽可能的防和避免发生间接付款。

（1）保证买方充分已知保理业务的安排：

卖方签发《保理业务导入函》，提示买方转让的应收账款必须支付给保理商方能解除债务上的法律责任。

（2）履行有效的转让通知：

在每一次卖方转让应收账款的时候，都应确保卖方要向买方发出《应收账款转让通知书》，明确买方采用有效的付款方式，并指明保理商的收款账号。

（3）业务部门随时与卖方保持联系，特别是在应收账款临近到期前及与客户合作初期，以便尽早得知任何不利的付款信息。

（4）业务部门应根据《应收账款月报》随时对帐，及时发现间接付款，针对大额发票和集中到期发票，必要时应提前一周提示买方事先做出资金安排。

（5）应逐笔检查付款的原始凭证，确保买方直接付款，及时发现间接付款。

付款的原始凭证副本应存档保留。

2.已发生间接付款后的管理。

（1）业务部门检查付款的原始凭证及入账凭证，发现间接付款后，应考虑正常的清算时间，考察付款时间与入账时间是否吻合，及时发现卖方在收到货款后是否存在违反《保理业务协议》中关于发生间接付款时卖方应立刻将款项归还我司的规定。

（2）业务人员应督促企业将款项付至保理商的，并要求企业与买方进行协调，保证今后应遵循保理商的要求支付，不出现类似的现象。

同时，业务人员进行深入调查，确定发生间接付款的原因，填写《异常业务情况调查表》提交给业务经理备查。

四、应收帐款的催收

催收是从发票到期开始的。

催收方式以及催款周期往往要考虑卖方的需要，根据买方的资信情况，买卖双方的交易记录与交易关系，当地的交易习惯与行业习惯、事态的发展状况与严重程度等多种因素对不同的买方采取不同的催款周期。

此外，对买方所采用的催收态度也要充分考虑卖方客户关系管理方面的需要。

即使是对于那些非常顽固的买方，究竟应当是温和的或强硬催收态度也必须顾及卖方的需求。

保理商会以事先与卖方商定的方式向买方进行催收。

一般的流程是，发票到期而买方仍未付款时，保理商会向买方发出一份《逾期发票付款催收函》，列明已到期的发票容，并适用恰当的文字表达提示买方应当及时付款。

第一份催收函发出后，如果买方仍未付款，保理商会在一定的时间后（比如10天）发出第二份催收函。

第二份催收函所使用的文字表述会较以前有所加重，以进一步催促买方付款。

除了进行书面催收以外，保理商还会根据实际业务情况，进行催收或必要的走访。

如果连续发出三份催收函买方仍未付款的话，保理商会考虑借助法律手段进行收款，这是最后的解决方式。

一般情况下，保理商会起草一封最后的催收函，通常在指示律师采取行动之前发出。

在发出之前，保理商会事先将其副本发给卖方。

如果卖方反对采取法律行动，绝大多数保理商会立即撤销对该应收帐款已做出的核准并将该应收帐款反转让给卖方。

需要特别注意的，在无追索权保理业务中，真正的合法债权人不是卖方。

当事态发展到需要采用法律手段来进行收款的时候，买卖双方的客户关系已经不再重要。

保理商保护自身的正当权益才是当务之急。

如果卖方反对采取法律行动，卖方就应当赎回已转让的应收帐款并赋予保理商保证融资安全的权利。

这种权利会在保理协议中做出明确的约定。

向买方催收并收款是保理业务中的一项非常重要的服务，这不仅仅是债权清算的问题，还涉及对买方的信用管理，卖方的客户关系管理等，构成企业赊销管理的一个重要组成部分。

保理商必须能够对应收帐款债权进行清晰的管理，具备良好的通讯条件和训练有素的职员，此外，还要求掌握充分而准确的信息，同时，取得卖方的配合，提供相关的重要信息。

三、销售分户账的日常运转

销售分户帐的管理

在保理业务中，销售分户帐的记账与管理是整个保理业务的核心。

这种记账维护工作包括：

●围绕着应收帐款的转让，记录卖方与保理商之间以及保理商与买方之间的债权债务的变化情况；

●管理应收帐款债权，到期向买方收款和催收；负责向卖方付款和提供贸易融资；

●定期或不定期向卖方提交未结清应收帐款报告以及其它有关应收帐款债权分析、融资情况以及争议情况等多种分析报告。

四、争议的处理

在现实贸易中，买卖双方就商品或服务以及基础合同的履约情况发生争议是十分常见的现象。

在保理业务中，如果发生争议，将会影响应收帐款的价值，也动摇了保理商融资的基础。

因此，恰当地处理争议成为保理商信用控制和有效收款的一个重要的因素。

1）发生争议的原因包括：

●卖方没有履行基础贸易合同的要求。

比如没有按期发货；货物品质存在缺陷；货物品种或数量与合同不符等；

●卖方的管理不当造成发票的错误，比如金额、卖方名称地址、付款期限错误等；

●有的商品自身的特性容易使买卖双方出现争议，比如易变质商品、服装等时尚消费品、季节性商品及带有质量担保条款的商品等；

●虚假争议，即买方提出争议作为拖延付款的借口。

但在无追索权保理业务中，仅限于卖方在履行了基础合同义务方面出现的问题才构成有效争议。

从更深的层面上讲，无追索权保理业务中的争议并不是指的是一般意义上买卖双方的合同纠纷，而是对保理商所买入的应收帐款是否有效成立的争议。

应收帐款是否能够合法有效成立的关键是卖方是否有效地履行的基础合同义务，如果卖方有效地履行了基础合同义务，一般情况下，应收帐款就能够合法成立；反之，则可能直接涉及应收帐款是否能够足额成立的问题。

因此，在无追索权保理业务中，如果买卖双方发生纠纷的事由根本就不涉及应收帐款成立的基础，则往往基于这种事由所产生的纠纷不能构成有效的争议。

2）争议所产生的影响

发生争议会对保理业务的融资及保理商的坏帐担保责任产生一定的影响和后果。

按照商业惯例，发生争议会对正常的保理业务产生一系列的影响或效果：

1．发生争议的应收帐款会由合格的应收帐款变为不合格的应收帐款。

保理商对卖方进行融资的基础是已经转让给保理商的合格的应收帐款的整体余额。

如果某一笔发票发生了争议，就使融资的基础受到了动摇，从而影响到保理商的资金安全。

因此，当发生争议时，保理商会收回相应的融资，即所谓的融资赎回（chargeback）。

在实际业务中，融资赎回并不意味着保理商要从卖方那里直接收回融资款。

一般情况下，保理商会采用停止向卖方继续融资或付款的方式来赎回融资。

即当发生争议后，应收帐款中适合于融资的合格应收帐款会因争议而变为不合格的应收帐款，这就会使得合格的应收帐款余额被减少，如果融资款项所占合格的应收帐款余额的比例仍在约定的融资比例的限额之，通常保理商不会采取任何行动来赎回融资。

但是如果发生争议导致融资比例超出了约定的融资比例，保理商会要采用一定的方法来维护正常的融资比例，以保证融资的安全。

这种方法有：

一是从买方收到的款项不再向卖方付款而直接归还融资款，这样就能够降低融资比例，直到到达正常的融资比例围之；二是停止继续向卖方进行融资，由于融资比例已经超出了正常的围，已经没有理由继续向卖方进行融资；三是接受卖方转让新的发票，以补充合格的应收帐款余额，从而达到降低融资比例的效果；四是要求卖方直接以现金形式归还一定的融资款。

2．发生争议的应收帐款会由已核准的应收帐款变未核准的应收帐款。

如果发生争议的应收帐款属于未经核准的部分，显然，保理商不会就该应收帐款承担坏帐担保责任，发生争议时，保理商直接将该应收帐款反转让给卖方即可。

但如果应收帐款已经被核准，发生争议后，这种已经核准的应收帐款会变为未被核准的应收帐款，以等待争议的解决，有些保理合同中甚至会明确规定发生争议的应收帐款将被视为从未核准过。

在解决争议的期间，保理商暂时免于担保付款的责任。

但是，如果争议解决后，卖方的权益得到了认可，保理商有义务重新核准该应收帐款并恢复对应收帐款的担保付款责任。

3．卖方在发生争议期间承担积极作为的义务和向保理商的告知义务。

无论采用何种方式来解决争议，卖方都应当积极努力地去解决争议并及时向保理商通报争议解决的进展情况。

4.如果从管理的角度来看，争议意味着更多的东西。

在现实业务中，出现争议几乎是一种不可避免的正常的现象。

但是，发生争议有时也可能预示卖方或买方的经营活动出现了某种危机。

例如：

卖方的产品是否不再适销对路；买方是否出现了严重的是资金短缺等等。

因此，保理商就必须对争议的性质做出准确的判断。

通常情况下，保理商对争议的管理是由业务部门来负责处理的。

一方面要深入地了解争议的细节，确定判断争议的性质，并跟踪争议的处理过程；另一方面还要对争议的发生频率进行监控，便于及时发现潜在的业务风险，这对于保理商维护正常、安全的保理业务有着重要的意义。

3）争议的解决

保理商通常会发出《保理争议通知单》，将争议的细节告知卖方，并允许卖方在一定的期限来解决争议。

解决的方式有两种，协商解决和通过法律途径解决。

●买卖双方协商解决

协商解决的期限为90天。

如果卖方在规定的时间没有能够解决争议，也没有开始采用司法解决争议方式的行动。

保理商会将有关争议的应收帐款反转让给卖方，由卖方自己直接向买方收款，保理商也不再对该笔应收帐款承担担保付款的责任。

如果卖方明确表示争议已经解决或是争议根本就不存在，保理商将会继续努力向买方收款。

在这种情况下，卖方一般需要向保理商提供有关争议性质的相关细节。

●采用法律手段解决争议

买卖双方可以采用仲裁或是诉讼的方式来解决，都被视为法律手段。

约定法律手段解决的期限，目的是为了敦促买卖双方尽快地解决纠纷。

只要是在规定的期限有了争议解决的结果，保理商会按照仲裁或判决结果就已确认部分承担相应的坏账担保责任，将未被确认的部分反转让给卖方。

如果在约定的期限，买卖双方没有完成仲裁或诉讼，则保理商对这笔交易不再承担担保付款的责任。

如果买卖双方首先采用协商的方式来解决争议，但不能使问题得到解决，买卖双方可以改用司法手段来解决。

采用司法手段解决问题的行动应当在协商解决争议的有效期间开始，并需通知保理商。

第二章保理业务的过程管理

一、保理业务的人员分工与职责

●业务部门的职责：

1.负责拓展业务，考察潜在客户的整体情况，出具《卖方整体情况调查报告》，选择适用于保理业务的客户。

2.协助客户整理出确切的业务需求并选择适合的保理业务品种，出具《需求分析与保理业务品种选择报告》，提交业务理审核。

3.在业务经理审批操作方案后，业务人员提交以下材料审批：

《卖方整体情况调查报告》、《需求分析与保理业务品种选择报告》、《卖方客户清单》、《买方付款记录》和卖方的财务报表，包括资产负债表、损益表和现金流量表。

4.负责考察买卖双方的基础交易关系，必要时跟踪发货。

5.行使对卖方的日常的监督管理职能。

负责与企业进行对帐，并进行拜访，关注企业经营管理方面的变化，对整体风险情况做出评价，按月上报《保理业务客户调查情况反馈表》。

及时发现并处理间接付款及其他非正常现象，上报《异常业务情况调查表》。

6.监控买方的付款情况。

向买方提供的《应收帐款报告》，针对大额和集中到期的发票，在到期前一周，提示买方付款；负责催收工作，及时发现并解决问题；收集相关的部及外部信息，判断买方整体风险情况，出具《买方客户调查报告》。

7.处理争议，填写《争议情况调查表》。

●融资部门的职责

1.协助业务部门拓展保理业务，审核客户经理提交的《需求分析与保理业务品种选择报告》，协助进行产品设计，确定产品操作方案，保障保理产品的正确使用。

2.指导并协助业务部门进行保理业务协议的谈判，落实《保理业务要约函》的容和相关的辅助担保措施，确保保理业务协议的正确签署。

3.指导并落实《保理业务导入函》的制作和签发，使每一个买方客户了解保理业务的安排，确保保理业务的正常开展。

（如果卖方将现有的应收账款同时转让给保理商，要求卖方在寄送《保理业务导入函》的同时，发出《关于XX公司已转让的应收帐款的通知》，使买方明确应收账款的转让并确认记载的准确性。

）

5.审查并监督业务部门在保理业务开展的过程中对买卖双方的管理工作，风险控制的措施及对异常业务情况的处理方式。

6.负责并帐工作，确定转移的时间、方法，以及双方具体的工作安排。

7.建立销售分户帐和资金。

8.审核卖方提交的发票及发票清单，保证客户对应收账款进行了有效的转让通知。

9.根据发票/贷项清单记录销售分户帐的变动情况，接受应收账款的转让。

10.控制融资额度的使用，为客户提供预付款和付款。

11.处理买方的付款。

12.管理应收账款的债权，在每月月末出具《应收账款报告》，使买方明确应收账款的到期日，同时提示客户经理进行必要的催收。

13.发生买方迟付的时候，向买方发出《催收函》。

14.定期向卖方提交未结清应收帐款报告、债权分析、融资情况以及争议情况等多种报告，协助企业管理应收账款。

二、主要业务环节的管理

（1）卖方考察阶段：

业务部门出具《卖方整体情况调查报告》；

（2）需求分析与保理业务品种选择阶段：

业务部门出具《需求分析与保理业务品种选择报告》提交业务经理审核，并签署意见；

（3）审批阶段：

业务部门将《卖方整体情况调查报告》、《需求分析与保理业务品种选择报告》、《卖方客户清单》、《买方付款记录》和卖方的财务报表，包括资产负债表、损益表和现金流量表提交相应机构审批。

（4）合同谈判与缔约阶段：

业务经理协助业务人员发出《保理业务要约函》给客户，并签署保理业务协议。

（5）建立销售分户帐阶段

（6）导入保理业务阶段：

业务部门监督卖方签发《导入函》给买方。

（7）发票转让阶段：

客户提供《保理业务申请书》，列明发票清单，连同发票、运输凭证、合同及转让通知，记录应收账款的变动情况。

《保理业务申请书》须核符签发人印鉴。

（8）保理商收款阶段：

在《应收账款月报》（买方）到期前提示买方，并监督买方付款。

（9）催收阶段：

依据《催收函》，业务部门负责催收工作。

（10）保理融资：

在可融资余额的围为客户提供贸易融资。

（11）买方的日常风险控制：

定期对卖方进行调查，出具《买方客户调查报告》。

（12）必要的跟踪发货。

在保理业务开展过程中，必要时应跟踪发货过程，以充分了解基础交易情况。

跟踪发货后，应填写《跟踪发货情况调查表》。

（13）争议的处理：

融资部发出《保理业务争议通知单》给卖方。

客户经理跟踪并负责争议的解决过程，并填写《争议情况调查表》给融资经理，融资经理签署意见。

（14）保理业务的终止：

保理商发出《保理业务终止通知书》给客户。

附件2-1卖方客户清单

2-2保理业务要约函

2-3未结发票清单

2-4保理业务导入函

2-5保理业务申请书

2-6保理业务客户调查情况反馈表

2-7跟踪发货情况调查表

2-8争议情况调查表

2-9异常业务情况调查

2-10应收账款转让三方合同

2-11应收账款转让清单

2-12应收账款转让明细表

2-13应收账款债权转让通知书

2-14应收账款回购通知书

2-15应收账款回购确认书

2-16应收账款提示付款通知书

2-17逾期应收账款催收函