采购电子商务平台网上超市部分操作手册.docx

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采购电子商务平台网上超市部分操作手册

附件2

兵器工业集团公司采购电子商务平台操作手册

（网上超市部分）

1网上超市操作手册

交易流程

◆基本流程说明：

1.客户首先需要在网上超市提交注册信息，由网上超市进行审核；

2.客户在网上超市提交订单后，需等待供应商对其订单进行确认；

3.供应商确认后，客户可通过线上与线下支付货款，货款支付到客户在银行设立的结算账户（该结算账户由网上超市为客户自动设立，开户名为客户的公司名称），支付成功后，订单则正式生效；

4.网上超市收到客户支付的货款后，通知供应商进行发货；

5.客户可在网上超市系统上查询订单的物流状态；

6.客户在收到商品及发票后，需在网上超市进行“验货确认”及“验票确认”，验票及验票确认后，货款将与供应商进行结算。

7.最后客户可对该订单进行评分，评分内容包括商品、物流服务等，作为供应商管理的一个依据。

客户注册

◆菜单：

网上超市-注册-客户注册

◆对象：

客户

◆业务场景：

客户提交注册信息

◆界面：

◆操作：

1.会员注册页面，点击“客户”，在注册前请阅读网上超市的交易规则，若同意请点击底部的“同意并下一步”按钮进入注册信息填写页面；

2.客户填写登陆用户名信息、公司信息、银行信息等，*为必填项；填写完所有信息后点击“立即注册”提交注册信息至网上超市，网上超市将在2个工作日内对会员信息进行审核；

3.网上超市对会员信息审核通过后，将会通过短信及邮件方式通知客户，客户需重新登陆网上超市系统对其银行信息进行确认，银行信息作为设置中信银行结算账户的依据，结算账户的开户名为客户的公司名称；

4.网上超市为客户设置好结算账户后，将会通过短信及邮件方式通知客户，此时客户需重新登陆网上超市系统，输入手机及邮箱收到的验证码，验证成功后即可进入系统进行选购商品；

◆说明：

1.交易过程网上超市将会发短信和邮件至手机和邮箱，请在注册时务必确保其准确性，同时需对手机和邮箱收到的验证码进行确认；若手机和邮箱未收到验证码，请及时与网上超市进行联系；

2.会员注册的账号为系统管理员账号，系统管理员为客户在网上超市采购的管理者，对公司内在网上超市的采购行为进行监督的作用，不做具体的采购行为（包括选购商品及支付货款等行为）；

3.系统管理员在系统上可自行设置下属部门与人员（采购人员和财务人员），并对员工进行权限分配；

4.注册时填写的“企业全称、纳税人识别号、开户银行、银行账户、公司电话、公司地址”将直接作为增值税专用发票的开票信息，请仔细核对。

部门设置

员工管理

◆菜单：

网上超市-基本设置-员工管理

◆对象：

平台会员

◆业务场景：

员工管理

◆界面：

◆操作：

1.系统管理员可在“员工管理”自行设置网上超市采购所涉及到的所有员工；员工的手机和邮箱请务必填写正确，员工用各自的用户名登陆时需要验证其手机和邮箱。

2.若修改手机号及邮箱地址，网上超市将会重新给手机和邮箱发送验证码，会员下次登陆时需进行验证；

3.系统管理员新增的员工为普通操作员，系统管理员可为每个普通操作员进行分配权限，详见1.33.

部门管理

◆菜单：

网上超市-基本设置-部门管理

◆对象：

平台会员

◆业务场景：

部门管理

◆界面：

◆操作：

1.系统管理员可在“部门管理”里，点击“增加子部门”设置网上超市采购全流程所涉及的所有部门，可设多层级结构，部门层级结构由客户自行设置；

2.系统管理员可点击“增加员工”为每个部门设置员工，员工选择的范围为1.3.1增加的所有员工，每个员工只能有一个部门归属，

3.系统管理员为客户在网上超市的管理者，不属于任何下属的部门，为公司总部层级；

员工功能权限管理

◆菜单：

网上超市-基本设置-员工管理-员工功能权限管理

◆对象：

客户

◆业务场景：

系统管理员为员工进行功能权限的分配

◆界面：

◆操作：

1.系统管理员可为其他员工进行权限分配，员工的权限可由客户根据内部的采购流程自行设置，以下举例说明如何设置权限；

2.针对财务人员，只涉及到货款的支付以及支付申请单的打印，因此设置支付货款及支付申请单查看及打印权限如下图所示；

3.针对采购人员，涉及到商品选购、订单提交、验货、验票、评分等操作，设置支付货权限如下图所示；

4.若有多个员工的权限一致，可点击“选择权限复制的员工”，可将权限复制给员工，操作更加简单快捷；

员工数据权限管理

◆菜单：

网上超市-基本设置-员工管理-员工数据权限管理

◆对象：

客户

◆业务场景：

部门之间的数据是否共享

◆界面：

◆操作：

1.员工数据权限管理：

一个部门内部的操作员可以看到本部门内的操作数据，若需查看、操作其他部门的数据需对员工的数据权限进行分配。

若财务人员需支付采购业务部下的所有订单，需在“采购业务部”的选择框打√，即将采购业务部的订单数据共享给财务人员，财务即可支付货款，如下图所示。

2.系统管理员能查看下属所有部门的所有操作数据，无需进行数据权限设置。

审批流设置

◆菜单：

网上超市-基本设置-审批流设置

◆对象：

客户

◆业务场景：

新增审批流

◆界面：

◆操作：

1.系统管理员可在网上超市对“支付申请单”进行线上审批，此时需要设置审批流程，在“审批流设置”里点击“新增”，设置“审批流名称”与“审批级别”；如下图举例说明，“审批流名称’为申请单审批，“审批级别”设置为2级；

2.系统管理员在“审批节点设置”里点击“新增”，选择审批流的名称，对其“节点级别”、“所属部门”及“节点审批员”进行选择设置；如下图所示，“审批流”选择“申请单审批”，分别设置2级的审批节点，审批过程是先从第1级审批，审批通过后给第2级审批，为递进关系，2级审批都通过则该申请单审批通过。

3.审批流程图可查看“关系图”

基本业务流程

商品选购

◆菜单：

网上超市—商品搜索

◆对象：

客户

◆业务场景：

客户在网上超市进行搜索选购商品

◆操作：

1.客户可按照商品大类进行选择商品，同时也可通过搜索栏进行商品的搜索；

2.客户在选购商品时可选择商品具体的配置、服务内容及购买数量，下单时客户可直接点击“立即购买”按钮提交订单，同时也可“放入购物车”，选购其他商品后再提交订单；

查看购物车

◆菜单：

网上超市—查看购物车

◆对象：

客户

◆业务场景：

客户查看购物车

◆界面：

◆操作：

1.客户可查看购物车里的商品的信息，同时可以修改商品的配置、服务内容及购买数量；

2.客户确认购买的商品后，可点击“去结算”按钮提交订单。

生成订单

◆菜单：

网上超市—生成订单

◆对象：

客户

◆业务场景：

客户填写收货信息、发票信息生成订单

◆界面：

◆操作：

1.维护收货人信息：

2.维护到货时间，到货时间为非必填项目；

3.填写发票信息，客户可选择普通发票和增值税发票，增值税发票的信息从系统自动读取该客户在网上超市提交的注册信息，增值税发票的信息不可修改，一个会员只能有一张增值税发票资质。

洽谈订单

◆菜单：

卖家中心—销售订单—待处理订单

◆对象：

供应商

◆业务场景：

供应商与客户洽谈订单

◆界面：

◆操作：

1.订单有效期：

客户支付货款的期限，供应商维护此信息，客户在订单有效期内仍未支付货款，系统将自动取消该订单；

2.运费：

（1）供应商与客户可通过“商城在线”聊天工具洽谈该订单运费；

（2）供应商已运费包含在商品价格内，此时则不需要填写运费；

3.指定代理商供货：

由供应商指定供货商（一般为各地区的授权的代理商或经销商）为客户配送商品，并且该供货商提供发票；

支付申请单

◆菜单：

网上超市-买家中心-采购订单-支付申请单

◆对象：

客户

◆业务场景：

客户在付款前需要打印支付申请单进行公司内部的审批流程

◆界面：

◆操作：

1.点击“支付申请单”按钮，弹出选择审批流页面，“支付申请单”线上审批是网上超市为客户提供的线上审批的一个功能，客户可选择在线上对支付申请单进行审批，同时也可直接将支付申请单打印，在线下对申请单进行内部流程的审批工作。

2.若客户选择打印支付申请单线下审批时，审批流就无需选择直接提交，如下图所示。

3.提交支付申请单后，在“支付申请单”里就可查询到该申请单，选择“打印”即可打印该申请单；

4.若客户选择在线上对支付申请单进行审批，则需客户系统管理员按“1.4审批流设置”所描述的步骤事先设置支付申请单的审批流程，若审批流是多级审批，需各级审批节点的会员登录系统对支付申请单进行审批，所有审批节点审批通过后，该支付申请单才可打印，如下图所示。

支付货款

◆菜单：

买家中心—采购订单—待处理订单-支付货款

◆对象：

客户

◆业务场景：

客户支付货款

◆界面：

◆操作：

1.支付货款分为网上银行、线下付款两种模式，客户可选择其中一种即可；

2.客户需网上银行付款时，选择支付的网上银行并点击“下一步”，弹出网银系统链接，由客户登录，并将货款支付至客户在中信银行的结算账户；

支付成功后，请在系统上点击“结算账户查询”按钮，查询结算账户的余额，若该余额足够支付该订单，点击“确认支付”按钮完成支付。

3.客户需线下付款时，收款单位及账号为客户在中信银行的结算账户信息，点击“确认”按钮，如下图所示；

线下支付成功后，请登陆系统，点击该订单的“支付货款”按钮，如下图所示，弹出确认支付页面，点击“结算账户查询”按钮，查询结算账户的余额，若该余额足够支付该订单，点击“确认支付”按钮完成支付（同网上银行付款的操作一致）。

4.客户的结算账户可在“公司介绍”里查询到，如下图。

物流状态的查询

◆菜单：

网上超市—买家中心

◆对象：

客户

◆业务场景：

网上超市收到客户的货款后，通知供应商发货，同时由供应商或者物流商维护物流状态，客户可在系统上查询订单的物流状态

◆界面：

确认客户收货

◆菜单：

网上超市—卖家中心—待处理订单—确认客户收货

◆对象：

供应商

◆业务场景：

供应商将商品送至客户并由客户收货后，供应商在系统上点击“确认客户收货”按钮，确认客户已收货。

◆界面：

验货确认

◆菜单：

网上超市—买家中心—待处理订单-验货确认

◆对象：

客户

◆业务场景：

客户收到商品后对商品的表面状态（包括但不限于形状、大小、数量、重量等）且是否与网上描述一致进行进行检验，如没有问题请在系统上点击“验货确认”按钮。

◆界面：

◆说明：

1.验货时间以客户在系统上点击“验货确认”按钮的时间为准；

2.若在供应商确认客户已收货后的3个工作日内，客户仍未对商品进行验收，系统将自动默认客户验货；

确认开票

◆菜单：

网上超市—卖家中心—待处理订单—确认开票

◆对象：

供应商

◆业务场景：

供应商给客户开具发票后，同时在系统上点击“确认开票”按钮

◆界面：

验票确认

◆菜单：

网上超市—买家中心—待处理订单—验票确认

◆对象：

客户

◆业务场景：

客户确认收到发票后对供应商所填写的发票信息进行确认，若没有问题请在系统上点击“验票确认”按钮

◆界面：

◆说明

1.验票时间以客户在系统上点击“验票确认”按钮的时间为准；

2.若供应商在确认开票后的5个工作日内，客户仍未对收到的发票进行检验，系统则自动默认客户验票；

评分

◆菜单：

网上超市—买家中心—已完成订单-评分

◆对象：

客户

◆业务场景：

客户对本次交易供应商的商品、提供的服务等情况进行评分

◆界面：

◆说明：

客户对供应商的评分记录将作为网上超市对供应商管理及考核的内容之一。

寻源采购

◆菜单：

网上超市-寻源采购

◆对象：

客户

◆业务场景：

客户在网上超市搜索不到想买的商品，可点击“寻源采购”按钮向网上超市进行寻源。

◆界面：

◆操作

1.客户在网上超市搜索不到想买的商品后，点击“寻源采购”按钮，出现如下图所示的询价选择类目，选择“办公设备”及想购买的商品的大类，点击“下一步，填写询价信息”按钮，进入询货单填写页面；

2.询货单上填写需采购的商品的基本信息，也可在备注栏里填写详细的需求信息，点击“保存”按钮。

3.点击“发布”按钮，该询货单就发送至网上超市运营团队，由网上超市将询货的需求反馈给供应商，由供应商上架销售。

申请延时支付

◆菜单：

网上超市-买家中心-采购订单-申请延时支付

◆对象：

客户

◆业务场景：

客户对货物、发票存在异议时可在系统上点击“申请延时支付”按钮

◆界面：

◆说明：

一旦客户申请延时支付时，客户就不能在系统上对该订单的后续动作进行操作，全权交由网上超市运营团队进行处理。

客户服务

◆菜单：

网上超市-买家中心-采购客户服务-可处理订单

◆对象：

客户

◆业务场景：

商品存在质量问题，客户与供应商沟通后，需要进行换货操作

◆界面：

◆说明：

1.商品的售后服务由供应商直接提供，若商品发生故障或者存在质量问题时，客户可与供应商直接联系，双方若处理不了可联系网上超市进行协调处理；

2.若商品需要换货时，请客户先与供应商联系是否可换货，若供应商同意换货，请客户同时在系统上登记换货的信息，网上超市将对该商品的售后进行跟踪及记录，同时作为供应商管理的一部分内容。