人事档案管理规定.docx
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人事档案管理规定
人事档案管理规定
第一条人事档案应专人管理，包括人事档案的建立、相关内容的收集、鉴定、整理、保管和提供利用。
第二条目的
1.保证人事档案的完备，维护人事档案资料完整，防止资料损坏；
2.保守档案机密；
3.便于档案材料的使用。
第三条人事档案的分类
人事档案分为内部保管档案和外部保管档案。
内部档案保存员工在我公司的各种记录和表现；外部档案保存的是员工一生的记录和表现。
第四条内部人事档案管理
1.管理权限
人员\管理部门
控股公司人力资源部
产业集团人力资源及行政中心（部）
子公司（分公司、学院）人力资源主管部门
高级管理人员
各集团决策层/控股公司高级管理人员
原件
——
——
其他高级管理人员
复印件
原件
——
控股公司其他员工
原件
——
——
产业集团本部其他员工
——
原件
——
子公司（分公司、学院）
其他员工
——
——
原件
注：
1.次季度第一个星期内，产业集团将其保管的上季度其他高级管理人员档案更新报至控股公司人力资源部人力资源事务助理处。
2.档案建立
内部人事档案按照管理权限分层级负责建立。
建立流程：
收集→核查→填写《档案信息目录表》
3、材料收集
内部人事档案按照管理权限分层级负责收集，档案内容详见列表：
分类
材料内容
数量
流转
入职
手续
档案
材料
面试评价表、应聘登记表、个人简历、员工登记表、身份证（户口页、退伍证）复印件、原单位离职证明（或与用人单位签订同等效力的协议）、背景调查材料、体检报告、入司通知单、相片（一寸免冠彩色四张）、教育证明复印件（毕业证、学位证、其他受教育证书、职称证、职业资格证）
12项
入职5个工作日
入职
后档
案材
料
合同材料
劳动合同书、协议（为降低用工风险，公司与员工签订的各类协议，《协议》）
2项
签订完毕3个工作日
职
业
发
展
材
料
转正材料（转正申请表、述职报告表、转正审批表；高管增项：
备案表、恳谈记录表（高管））
5项
审批通过3个工作日
正式任免（聘用）材料（职能经理（含）以上员工红头文件复印件）
1项
红头文件下发3个工作日
岗
位
异
动
员工调动通知单、员工调动审批表、工作交接单、调动资产交接单、调动会签单
5项
到岗后3个工作日
高管增项：
竞聘述职报告、竞聘成绩评定、产业集团领导会签、晋升（恳谈记录表）、备案表、交接工作刻录光盘
5项
备案签批后3个工作日
离
职
离职申请表、离职审批表、工作交接单、资产交接单、离职会签单、离职谈话纪要
6项
正式离职日期前
高管增项：
员工离职审批单（代替离职审批表）、备案表、离任审计报告、交接工作刻录光盘
3项
薪酬材料
薪酬异动审批表；高管增项：
备案表
2项
薪酬调整日前3个工作日
考核材料
任职周期述职材料（职能经理）；
高管项目：
任期述职、聆询材料；
3项
相关工作组织实施完毕5个工作日
奖惩材料
奖励、处罚材料（仅限于出具红头文件的奖惩材料，其他暂不入档）
2项
后头文件下发日起5个工作日
其它材料
入司初的员工信息变化（学历、职称、职业资格晋升，婚姻、生育、政治面貌等状况变化）、其他未划入上述分类但需要存档的材料
2项
自变化日起1个月内
培训材料
详见联合领导力研究与发展学院学员培训档案
说明：
（1）上表材料收集规范适用于***职务簇中高级管理人员和职能经理，一般员工的材料收集范围由各产业集团根据上述收集基础，结合产业集团具体岗位序列和工作实际自行规范。
（2）“入职手续档案材料”中“原单位离职证明”一项。
原则上必须收集，确有原因不能及时收集的，需要人力资源部门和员工签订《协议》（详见附表4《协议模版》），明晰因员工未能开具有效原单位离职证明而导致的一切后果员工自负，造成的经济损失由员工工资中扣除支付。
4.核查
（1）核查结果告知。
材料收集完毕，各层级直接负责内部人事档案管理人员对材料进行核查，如出现材料不合格情形，需填写《人事档案材料修正表》，一次性全部告知需修正项目、内容和标准，材料递交人需在约定日将修正后材料报人力资源部。
（2）入职手续档案材料核查告知。
人力资源部自员工入职当日向员工收取全部材料，检查合格即安排与员工签订《劳动合同书》；其他情形参照4-
（1）执行，否则试用期酌情延长。
5.《档案信息目录主表》中只填写“入职手续档案材料”部分，“入职后档案材料”部分空，粘贴在档案袋正面；入职后档案材料在《档案信息目录子表》及时填写、更新，放入档案袋。
6.员工岗位异动，档案流转
流转流程：
核对→封档→递交→核对→反馈→存档
流程环节
流转规范
主责部门
完成时间
核对
将异动员工档案材料对照《档案信息目录主（子）表》，逐项核对，确认无误，存入档案袋。
调出单位
员工调动日起3个工作日
封档
用易碎纸粘封档案袋，在封条上封口处加盖调出单位公章2个。
调出单位
递交
选择稳妥方式送交调入单位。
调出单位
核对
将异动员工档案材料对照《档案流转信息表》，逐一核对。
调入单位
接收员工档案日起3个工作日
反馈
核对无误在《档案流转信息表》上签字确认，并向调出单位反馈；核对有误，在《档案流转信息表》中反馈部分详细填写，签字确认后向调出单位反馈。
调入单位
存档
核对、反馈环节完毕，将员工档案存档。
调入单位
7、员工离职，档案保存
员工离职，其内部人事档案进行核对、封档（标准参照5-，与调出单位对应的核对、封档2环节流转规范），并将其自在职员工档案柜移至离职员工档案柜。
年度末，汇同其他人事档案移交 档案馆。
第五条外部人事档案的调入
外部人事档案由公司人事档案托管机构托管。
1.调入托管条件：
（1）与原来单位解除劳动关系的证明材料；
（2）与控股公司及下属产业集团签订正式的劳动合同；
（3）通过试用期。
2.公司对档案调入员工提供的服务
托管费由各位员工所属单位支付。
第六条人事档案的保管
1.内部人事档案的管理由人力资源部（中心）负责，要求如下：
（1）入档资料及时归档，保证档案的完整；
（2）信息的及时登记与更新，保证档案的可检索性和准确性；
（3）档案管理室的管理，保证防潮、防火、和各种侵蚀。
2.外部档案的管理依据公司人事档案托管机构的相关规定执行。
第七条人事档案利用的方式
1.查阅。
查阅须满足一定的条件，比如：
公司领导、本单位审计部门需要查阅人事档案；公安、保卫部门因特殊需要必须查阅人事档案等。
2.出具证明材料。
出具的证明材料可以是控股公司人力资源部和各产业集团人力资源及行政中心（或负责人）根据人事档案，按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。
要求出具材料的原因一般是入党、提升、招聘、出国出境政审等。
第八条人事档案利用的手续
1.查阅手续
首先，由申请查阅者填写《人事档案借阅申请表》，并提供相应的查阅证明资料，报本部门负责人签批；
其次，由相应人力资源部（中心）负责人审核批准。
2.出具证明材料的手续
首先，有关单位开具介绍信，并提供相应的证明材料，说明要求出具证明材料的理由；
其次，相应人力资源部（中心）负责人结合利用者的要求，提供相应的证明材料。
由相应人力资源部（中心）负责人审阅，必要时由该单位的第一行政负责人审批，，然后登记、发出。
第九条罚则
员工内部人事档案在收集、建立、保管、流转、查阅等环节出现失误，将对主责部门直接责任人和材料递交人进行处罚。
管理环节
失误情形
处罚标准
受罚部门
受罚人
收集
未按规定及时进行材料收集
50元/次
参照第四条1、管理权限
直接责任人
未按规定及时上交（入职材料）
50元/次
新员工所在部门
新入职员工
建立
未按规定及时上交（入职后档案材料）
50元/次
员工所在部门
对应员工
流程环节不完整、有误情形
50元/次
参照第四条1、管理权限
直接责任人
保管
档案材料缺失、毁损
50元/次
流转
流转环节出现纰漏
100元/次
参照第四条5、员工岗位异动，档案流转
查阅
查阅期间，档案材料缺失、毁损
100元/次
查阅部门
查阅人
第十条本规定由控股公司人力资源部负责解释。
第十一条本规定自下发之日起开始执行。
附表1：
《人事档案借阅申请表》
附表2：
《人事档案借阅登记表》
附表3：
《档案信息目录主表》
附表4：
《档案信息目录子表》
附表5：
《协议模版》
附表6：
《人事档案材料修正表》
附表7：
《档案流转信息表》
附表1：
人事档案借阅申请表
编号：
借阅者姓名
借阅部门
借阅日期
归还日期
借阅方式
□1.调用微机数据 □2.在人力资源部查阅文本档案
□3.将文本档案带出人力资源部
所借阅的档案号
所借阅的档案姓名
其它
借阅事由：
借阅人：
借阅部门负责人
人力资源部
附表2：
人事档案借阅登记表
序号
借阅日期
借阅事由（简单陈述）
借阅档案号
借阅方式
归还日期
借阅人
档案管理员（经办人）
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
10
11
12
附表3：
档案信息目录主表
分类
材料名称
份数
页数
材料名称
份数
页数
经办人
经办日期
入
职
手
续
档
案
材
料
面试评价表
入司通知单
应聘登记表
相片
个人简历
学历证
员工登记表
学位证
身份证/户口页/退伍证
其他受教育证
原单位离职证明
职称证
背景调查材料
职业资格证
体检报告
备注
分类
材料名称
份数
页数
经办人
经办日期
入
职
后
档
案
材
料
合同材料
劳动合同书
协议
职
业
发
展
材
料
转
正
材
料
转正申请表
述职报告表
转正审批表
备案表
恳谈记录表
任免（聘用）文件
岗
位
异
动
员工调动通知单
员工调动审批表
工作交接单
调动资产交接单
调动会签单
竞聘述职报告
竞聘成绩评定
产业集团领导会签
恳谈记录表
备案表
审批表
离
职
离职申请表
离职审批表
工作交接单
资产交接单
离职会签单
离职谈话纪要
员工离职审批单
备案表
离任审计报告
薪酬材料
薪酬异动审批表/文件
备案表
考核材料
任职周期述职
任期述职
任期聆询
奖惩材料
奖励材料
处罚材料
其他材料
附表4：
档案信息目录子表
具体材料名称
份数
页数
经办人
经办日期
使用说明：
“具体材料名称”，按照《档案信息目录主表》“入职后档案材料”分类填写。
如：
员工薪酬异动，则“具体材料名称”对应栏目填写：
薪酬异动审批表/文件。
附表5：
协议
甲方：
（单位名称）
乙方：
（员工姓名）
乙方具体与公司规定不符情形
。
经甲乙双方协定，因此产生的一切纠纷与甲方无关。
本协议一式两份，甲乙双方各执一份。
签署时间：
年 月 日
甲方（签章）：
联系人：
联系方式：
地址：
乙方（签章）：
联系人：
联系方式：
地址：
附表6：
人事档案材料修正表
员工姓名：
用人单位人力资源主责部门直接负责人：
材料项目
材料名称
修正标准
递交日期
人事档案材料未修正确认
员工本人签字：
年 月 日
用人单位人力资源主责部门直接负责人签字：
年 月 日
人事档案材料完成修正确认
员工本人签字：
年 月 日
用人单位人力资源主责部门直接负责人签字：
年 月 日
本表一式两份，员工、用人单位人力资源主责部门各执一联，双方均签字确认部分有效
附表7：
档案流转信息表
日期：
年 月 日
序号
不符材料项
不符情形说明
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
调出单位：
调入单位：
经手人：
经手人核对确认信息无误：
提取人：
经手人核对确认材料有误：
部门负责人确认：
部门负责人确认：
升级会员 