厦门城职业学院采购管理办法.docx

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厦门城职业学院采购管理办法

厦门城市职业学院采购管理办法

第一章总则

第一条 为加强学校采购管理，规范采购行为，简化采购流程，提高资金使用效益和采购效率，更好地为学校教学、科研和管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》等国家及福建省、厦门市政府采购相关法律、法规文件的规定，结合学校实际情况，制定本办法。

第二条本办法适用范围为学校各部门使用财政预算内、预算外资金和科研、贷款、捐赠等其它配套资金进行的采购行为。

第三条本办法所称采购，是指学校各部门以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。

本办法所称货物，是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等。

本办法所称工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等，但不含发改委立项的基建工程项目。

本办法所称服务，是指除货物和工程以外的其他采购对象。

第四条 学校采购工程进行招标投标的，适用《中华人民共和国招标投标法》及厦门市关于工程招标投标相关法规。

第五条学校采购应严格按照批准的预算执行，并遵循公开透明、公平竞争、公正和诚实信用的原则。

第二章组织机构及管理职责

第六条为加强对学校各项采购工作的组织领导和监督管理，学校成立采购工作领导小组（以下简称领导小组），负责指导、协调、检查、督促各类采购和招标工作。

领导小组组长由分管采购工作的校领导担任，成员可以由纪检监察与审计室、教务处、财务与资产管理处、信息中心、后勤管理处等相关部门领导组成。

领导小组是学校采购工作的领导及决策机构，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家、省、市和学校采购政策、法规和各项规章制度，负责审定学校采购的规章制度；

（二）检查、监督和指导学校采购与招标工作；

（三）审定学校特殊采购项目的招标采购实施方式；

（四）审定入围的采购代理机构备选库；

（五）讨论决定学校采购与招标工作中的其他重大事项。

第七条领导小组下设采购工作办公室，作为学校各项采购工作的职能部门，挂靠后勤管理处。

采购工作办公室负责组织和实施各项采购的具体执行事宜。

其主要职责是：

（一）贯彻国家（地方）政府采购与招投标的方针政策和法律法规，起草学校采购及招投标工作的相关规章制度和具体实施办法；

（二）在纪检监察与审计室的监督下，组织需求部门抽取采购代理机构；

（三）接受招标采购申请，审核项目相关资料，按规定选择合适的采购方式；

（四）对学校特殊采购项目的招标采购实施方式向领导小组或校长办公会提出建议；

（五）经办委托采购代理机构采购的项目，实施学校自行组织招标采购程序的具体执行事宜；

（六）开展对学校各部门自行采购工作的指导；

（七）负责学校统一招标采购过程相关文件资料的归集、整理和立卷归档；

（八）接受领导小组的指导和监督检查。

第八条各需求部门是学校采购工作的实施主体，负责本部门采购项目的申报、论证、参与采购活动、合同签订、联系供货、验收、资产登记、报账等事宜，组织实施本部门自行采购项目的具体工作。

各需求部门应成立采购工作小组，采购工作小组成员一般3-7人，由各部门根据实际自行组成，可以包含部门资产管理负责人、资产管理员、相关专业技术人员、实验员等。

各部门采购工作小组人员名单须报采购工作办公室备案。

需求部门应强化采购预算、采购需求制定、履约情况验收、合同签订、内控机制建设、质疑投诉等方面的主体责任，重视采购人员配备，完善部门采购实施细则，妥善保管采购过程中的相关材料。

第三章采购权限

第九条使用财政性资金采购当年厦门市政府集中采购目录以内或者采购限额标准以上的货物、服务和工程的行为，均属于政府采购范畴，必须严格根据国家及省市政府采购的有关规定组织采购。

进口产品采购严格按照财政部《政府采购进口产品管理办法》（财库〔2007〕119号）的规定执行。

政府采购应当采购本国产品，确需采购进口产品的，应当填写《厦门城市职业学院采购进口产品申请表》（附件1），不在《厦门市政府采购进口产品清单》内，还须附《政府采购进口产品专家论证意见表》（附件2），详细论证采购的理由，属政府采购范畴的项目，进口论证需邀请业务归口管理部门和采购工作办公室参加，按厦门市财政局相关规定办理进口产品审批手续后方可开展政府采购活动。

第十条当年厦门市政府集中采购目录以外或者采购限额标准以下的货物、服务，不属于政府采购范畴，由学校委托采购代理机构执行采购或者由学校自行采购。

此类项目采购权限的分配是：

单项或批量预算金额在5万元以下的货物及服务，经采购项目经费审批人审核批准后，原则上由需求部门自行组织采购，不必报送采购工作办公室审批。

其中单项或批量预算金额在1万元以下的货物及服务，经经费审批人审核后，由需求部门择优采购，

通用类货物各部门应尽量选定万翔等厦门市财政局确定的网上电商平台的自营产品，或信誉良好的大型连锁超市采购；单项或批量预算金额在1万元（含）以上5万元以下的货物及服务，原则上由需求部门至少邀请三家供应商（或者选择三家主流网商的自营产品），根据“货比三家”原则择优采购。

“货比三家”既可比价格，也可比质量和性能，还可以综合择优采购，最终形成《部门自行采购项目评审报告》（附件3），在办理合同审批和财务报账时提交。

单项或批量预算金额超过5万元（含）的货物及服务类项目，需求部门应报送采购工作办公室统一组织采购。

其中，单项或批量预算金额超过5万元（含）且10万元以下的货物及服务类项目，采购工作办公室可以通过竞价平台采购，也可委托采购代理机构采购,或者通过校内自主招标（主要指一些通用类货物，如计算机设备、家具等），校内自主招标原则上采用询价方式按最低评审价中标原则确定成交供应商。

单项或批量预算金额达到10万元（含）的货物及服务类项目，原则上应委托具备采购代理资质的采购代理机构执行采购。

第十一条对单次采购金额较小，年度采购累计额度超过15万元的（如广告服务、网络综合布线、零星办公家具等），相应业务归口管理部门应采用招资质的办法，确定若干家供应商。

第十二条货物及服务类项目，按有关预算管理规定需报厦门市财政审核中心进行预算控制价审核的，由采购工作办公室送审，并按财政审核中心出具的项目预算控制价办理备案；不属于财政审核中心审核的项目，但预算金额超过300万元的，各部门报送采购需求时，应提交比价依据，最后由采购工作办公室委托第三方进行预算控制价审核，并按第三方出具的项目预算控制价进行采购。

第十三条预算金额10万元以下的工程类项目，可以由后勤管理处通过招资质的方式，确定若干家施工单位，作为学校零星修缮工程施工预选承包商资讯库。

其中预算金额1万元以下的项目可以由需求部门从预选承包商资讯库中自行确定。

预算金额超过1万元（含）且5万元以下的工程类项目，需求部门可以按照最低评审价中标原则确定施工单位，或者通过随机抽取方式按采购预算控制价确定施工单位，并形成《部门自行采购项目评审报告》，在办理合同审批和财务报账时提交。

如工程发包前有经第三方审核预算控制价，施工过程中没有发生工程变更，可以发包价作为工程结算价；否则工程结算时应以送有资质的第三方审核价作为工程结算价。

预算金额超过5万元（含）且10万元以下的工程类项目，原则上各需求部门应报送后勤管理处。

由后勤管理处会同需求部门从学校零星修缮工程施工预选承包资讯库中确定施工单位。

确定施工单位的方式，可以按照最低评审价中标原则确定施工单位，或者通过随机抽取方式按采购预算控制价确定施工单位。

后勤管理处可指派监理或者专人参与技术指导、施工管理、验收等。

工程结算时应以送有资质的第三方审核价作为工程结算价。

为保证零星维修工程质量，后勤管理处可以通过招资质的方式，确定零星维修工程项目的监理。

零星维修工程的具体实施由后勤管理处根据实际制定细则。

预算金额10万元（含）以上的工程类项目，原则上各需求部门应报采购工作办公室委托具备工程招标代理资质的采购代理机构执行采购。

在工程设计、预算编制、施工过程管理等环节，基建办可以通过招资质的方式，确定若干家供应商，作为学校工程设计、预算编制、监理的预选承包商资讯库。

需求部门可以通过随机抽取或者综合评审方式从中确定设计单位、预算编制单位、监理单位等。

各部门报送需求时应提交经基建办认可的施工图、工程量清单、预算书、工程计算书等材料，由采购工作办公室委托经建设部门认可，且具备相关资质的工程造价咨询机构评估后，作为采购控制价。

其中属于政府采购范畴的工程类项目，原则上应送厦门市财政审核中心审核控制价（厦门市财政审核中心不受理的情形除外）。

预算金额超出政府采购限额的工程类项目需报送厦门市工程交易中心办理，按工程相关文件规定执行。

基建办可指派监理或者专人参与技术指导、施工管理、验收等，具体可根据实际制定小额专项工程管理实施细则。

第四章采购方式

第十四条属于政府采购的项目，按厦门市政府采购相关规定，委托采购代理机构采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购、大宗货物采购、网上竞价等方式进行采购。

第十五条由学校集中采购的项目，采购工作办公室可根据项目实际，参照《中华人民共和国政府采购法》等有关法律法规的规定，采用公开招标、竞争性谈判、邀请招标、竞争性磋商、询价、单一来源采购以及国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式进行采购。

国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式可包括网上竞价、定点采购、部门集中采购、跟单采购、服务项目合同延续等方式。

邀请招标、单一来源采购、服务项目合同延续和跟单采购属于特殊采购方式，如预算金额在30万元以下的采购项目需报请领导小组审定后执行。

如预算金额在30万元（含）以上的采购项目需提交学校党委会或校长办公会审定通过后方可执行。

其中属于各级各类技能大赛的单一来源采购项目，可以由需求部门申请、业务归口管理部门和采购工作办公室审核后，报请领导小组审批执行。

第十六条　各部门不得将应由政府采购或学校集中采购的货物、服务或者工程，化整为零或者以其他任何方式规避统一采购。

第十七条因项目实际需求，需要采取特殊采购方式的，或者政府相关文件或本管理办法规定之外的采购方式进行采购的，需求部门应按规定填报《厦门城市职业学院特殊采购方式申请表》（附件4），并附《采购项目论证意见表》（附件5）。

其中申请单一来源采购还需递交《关于申请单一来源采购网上公示的函》（附件6）。

属于政府采购范畴的项目，由采购工作办公室按照相关政策规定办理报批手续，按报批结果执行。

其中属于政府采购范畴的单一来源采购项目，由采购工作办公室抽选3名（含）以上相关专业专家对采购项目涉及专利、专有技术唯一性需求等内容进行论证，形成专家论证意见，项目负责人、需求部门领导、业务归口管理部门需参与论证。

完成项目论证后，由采购工作办公室在厦门市政府采购网上发布单一来源项目公告，公告期不少于5个工作日。

专家论证意见及公示情况随申请表一并提交审核。

不属于政府采购范畴的单一来源采购项目，由需求部门组织3名（含）以上副高以上职称的相关专业专家对采购项目涉及专利、专有技术唯一性需求等内容进行论证，形成专家论证意见，业务归口部门需参与论证。

完成项目论证后，由采购工作办公室在校园网发布单一来源项目公告，公告期不少于5个工作日，专家论证意见及公示情况随申请表一并提交审核，按本办法第十五条规定报批执行。

第十八条　符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：

（一）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；　

（二）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。

　　第十九条　符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：

（一）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；　

（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；　

　　（三）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；　

　　（四）不能事先计算出价格总额的。

　第二十条符合下列情形的项目，可以采用竞争性磋商方式开展采购：

（一）政府购买服务项目；

（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；

　　（三）因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；

　　（四）市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目；

　　（五）按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。

　　第二十一条　符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：

（一）只能从唯一供应商处采购的；　

（二）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；　

　　（三）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的；

（四）对一些教育教学中的特殊用品。

如各级各类技能大赛设备，因需求特别，只能从特定渠道采购的。

　　第二十二条　采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。

第二十三条属于政府采购范畴的项目，原则上应采用公开招标的采购方式。

如采用公开招标所需时间不能满足用户的紧急需要的，在政府规定的公开招标限额以下的采购项目，由需求部门申请，报采购工作办公室备案后，可采用竞争性谈判方式或竞争性磋商进行采购。

采购项目的预算金额达到政府规定公开招标限额标准的，应按照厦门市政府采购相关规定严格执行公开招标的采购方式。

因特殊情况需要采用公开招标以外的采购方式的，应当在采购活动开始前获得市财政部门的批准。

第二十四条不属于政府采购范畴的项目，货物类项目（软件类除外）主要采用竞争性谈判方式采购；采购规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的货物可采用询价方式采购；符合单一来源采购条件的可采用单一来源采购方式采购。

服务类项目、软件类项目和工程类项目主要采用竞争性磋商采购方式进行采购；如采用竞争性磋商所需时间不能满足用户紧急需要的，由需求部门提出申请，报采购工作办公室备案后，可采用竞争性谈判方式进行采购。

第二十五条采用竞争性谈判、竞争性磋商、询价的方式进行采购时，应从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加，首次采购，有效参与供应商不足三家的，采购失败，应重新组织采购。

第二次采购时，可参照厦门市政府采购管理办法的相关规定，第二次谈判或询价采购时，只有二家有效参与单位的，可直接与这二家进行谈判或询价；只有一家有效参与单位的，可直接转为单一来源采购，但服务项目采用竞争性磋商的采购方式的，有效参与供应商应不少于二家。

政府大宗货物采用网上竞价采购方式的，如两次网上竞价失败，可以直接委托厦门万翔网络商务有限公司以不高于原预算价和不低于原配置标准进行采购，也可以由学校组织采购。

如果选择由学校自行采购，达到学校集中采购标准的项目，由学校集中采购；学校集中采购标准以下的项目，可由学校各部门自行组织采购。

第二十六条有下列情形之一的可直接指定供应商。

这类采购项目，应先由需求部门党政联席会议或部门处务会议集体研究确定，学校集中采购标准内的项目，由需求部门分管校领导审批后报采购工作领导小组审定；达到政府采购标准的项目，应报经校长办公会研究通过，并报上级主管部门同意：

（一）涉及国家安全和国家机密的；

（二）因自然灾害或其它不可抗力因素，需紧急采购的；

（三）学校师生生命财产遭受危险，需紧急采购的；

（四）特定的某些其它情况。

第五章采购项目计划与审批

第二十七条学校各部门在申报采购项目计划前，应对采购项目进行可行性调研与科学论证，并报学校相关部门（或分管领导）审批。

尤其对单项采购金额较大的项目，必须认真做好市场调查，使预算能够较为准确地反映采购项目的真实情况，切实编实编细采购预算，把需求管理作为采购内控的核心环节，真正做到货比三家，需求标准应完整、准确、合规，杜绝不合理的“排他性”条款，可行性论证可聘请校内外专业人员参与。

第二十八条学校年度采购计划实行归口管理。

教学及教辅方向（包含专业建设、实验室、实训室等与教学相关的专项设备设施建设等）的采购计划由教务处负责审核与监督；信息化规划建设项目（包含信息化基础设施、信息化软件系统、信息化安全系统等纳入信息化规划建设的项目）的采购计划由信息中心负责审核与监督；图书资料及数字资源类的采购计划由图书馆负责审核与监督；科研及个人课题方向的采购计划由科研处负责审核与监督；办公设备类（包含行政教辅、教学等部门用于办公的设备）的采购计划由财务与资产管理处负责审核与监督；后勤保障类（包含行政办公场所、设施、公共场所建设等）的采购计划由后勤管理处负责审核与监督。

第二十九条采购项目应纳入学校资金预算，不得有超预算、无预算采购行为。

学校各部门的专项需求应先申报预算，由财务与资产管理处向上级主管部门提出专项经费申请。

追加采购应重新编制预算并按程序报批。

采购内容经立项论证后原则上不得变更，在预算执行过程中，确因情况变化需调整采购内容的，应由需求部门按照校内相关规定办理采购计划变更审批申请，待审批通过后方可执行采购。

第三十条学校对采购的各类物资设备实行项目负责制。

需求部门要对申购物资设备的申购、使用及管理负全面责任。

需求部门根据采购计划审批结果，合理安排采购时间，明确采购需求参数，详细填报采购申请材料，报送采购工作办公室组织采购事宜。

第六章采购程序

第三十一条采购程序一般包括落实预算项目的采购实施计划—采购项目的购前论证—提交采购申请—选择采购代理机构—编制和确认采购文件—实施招标采购—签订履行合同—验收入库—入账报销—采购资料整理归档等。

第三十二条落实预算项目的采购实施计划。

年度预算下达后，需求部门根据采购计划审批结果，填写《厦门城市职业学院采购计划申报表》（附件7）（以下简称《采购计划申报表》），列明预算项目和预算金额、详细技术参数，经费出处等申请表要求的内容，经部门负责人签字后加盖部门公章，报经费审批人和业务归口管理部门审批，10万元（含）以上的项目还须报分管校领导审批。

采购工作办公室会同需求部门根据采购项目的预算安排，按照当年厦门市政府采购目录所列品目名称确定采购项目，并按照相关规定，选择合适的组织形式和采购方式执行。

第三十三条采购项目购前论证。

学校所有采购项目（除标准大宗货物外）在报送采购申请前均要通过论证后方能采购，论证内容至少包含供应商资质要求、采购需求参数，星号条款设置、质保期、售后服务条款等。

10万元以下的采购项目，由需求部门自行组织论证程序，论证材料部门自行存档。

10万元（含）以上的采购项目报采购工作办公室时须附上《采购项目论证意见表》，其中10万元至30万元以下的采购项目，由需求部门组织3名（含）以上有副高以上职称的技术人员进行可行性论证。

30万元（含）以上的采购项目，需至少5名校内外具有副高以上职称的技术人员进行论证（其中校外专家原则上不得少于2人）。

其中属于政府采购范畴的采购项目，需邀请业务归口管理部门和采购工作办公室参加。

论证专家需在论证表上签字，并给出预算的合理化建议。

论证后形成的采购方案，原则上不得更改。

特殊情况下需求部门若提出更改，须征得原论证专家小组的同意。

论证专家对论证意见负责，需求部门对最终形成的采购方案负责。

参加论证的专家必须客观、公正、依法履行论证职责，遵守保密和回避制度，在论证过程中不得发表带有倾向性或其他影响论证公正性的意见，并对论证内容及相关信息严格保密。

属于政府大宗货物品目内的货物及服务，因实际需求，不选择政府大宗标准货物及服务的，需求部门还需提交特殊需求采购说明，并加盖部门公章。

第三十四条提交采购申请。

需求部门将《采购计划申报表》及购前论证审批等相关资料送至采购工作办公室后，按采购项目分包结果执行采购。

其中货物与服务类项目通过OA工作流提交《采购申请流程（不含工程类）》，工程类项目通过OA工作流提交《采购申请流程（工程类）》。

货物与服务类项目，需求部门须上传分包后采购项目购前论证材料以及需求文件，其中需求文件包含《采购参数一览表》、供应商资质要求、星号条款、交货期、质保期、售后服务要求和付款方式等。

工程类项目还需附施工图、工程类清单、工程计算书、预算书、主要材料品牌推荐表等。

第三十五条选择采购代理机构。

采购工作办公室应充分参考代理业务情况、投诉处理情况等政府采购网公示信息，在厦门市政府采购网公布的采购代理机构中，择优选取至少五家采购代理机构作为抽选范围，并报采购工作领导小组备案。

属于政府采购范畴的货物及服务类项目，通过在《福建省政府采购网上公开信息系统》随机抽取确定，其余项目由采购工作办公室组织需求部门代表在纪检工作人员的监督下抽取确定。

选定采购代理机构后，应及时签订《采购委托代理协议书》，明确双方权责，经分管采购工作的校领导审批后，由采购职能部门领导作为委托代理人签订，并加盖学校公章。

第三十六条编制和确认采购文件。

采购文件的编制应符合国家和省市相关文件规定。

学校自行组织的招标采购，由采购工作办公室编制采购文件；委托采购代理机构组织的招标采购，由受委托的代理机构编制采购文件。

采购文件编制后，由需求部门和采购职能部门共同会审。

技术需求、技术条款、商务要求和商务条款由需求部门审核确认，采购文件整体的合规性由采购职能部门审核。

需求部门应根据项目实际需求，组织相关专业技术人员对采购文件进行会审，最终形成《采购文件审核联系函》（附件8）。

属于政府采购范畴的公开招标项目须由采购工作办公室组织专家对采购文件进行论证。

如涉及进口产品，需分管采购工作的院领导审批。

涉及星号条款的还要学校法定代表人审批。

确认后的采购文件，属于学校集中采购的由采购职能部门负责人签发，属于政府采购的由分管采购的校领导签发，200万元（含）以上的重大项目由学校法定代表人签发。

需求部门对采购项目如有技术、商务等特殊需求的（即星号条款），须提交《厦门城市职业学院技术、商务特殊需求申请表》（附件9），并且设定的特殊需求条件应当满足货物类项目至少有三个品牌型号、工程类和服务类项目至少有三家供应商可以参与采购活动的要求。

第三十七条实施招标采购。

按照规定程序进行采购信息公告和开标、评标、定标、中标结果公示等各环节工作。

校内招标，由采购工作办公室负责具体事务性工作，需求部门应设置监督岗，纪检监察与审计室对采购方案和流程进行再监督，并可随机进行现场检查；校外招标，由受委托的采购代理机构组织开标，采购工作办公室负责沟通协调。

需求部门应委派本部门熟悉项目技术、商务需求的人员参加开标评标会。

评标结束后，采购工作办公室会同需求部门对评标报告和相关材料予以确认，评标结果经公示无疑义后，授予中标人中标通知书。

学校自行组织招标程序的采购项目，采购与招标工作办公室应在招标前通过校园网校外公告栏公开向社会发布采购信息。

公告期根据采购形式规定如下：

公开招标不少于20个日历日；竞争性磋商不少于10个日历日；邀请招标、竞争性谈判不得少于3个工作日；询价不得少于3个工作日，单一来源采购不得少于5个工作日。

第三十八条签订履行合同。

一次支出在3万元以上的所有采购项目，均应签署合同（或协议）。

项目评审结束后，双方应《成交通知书》发出之日起30日内，根据采购文件确定的事项和中标人的投标响应文件等材料签订合同。

采购合同的主要内容应包括采购项目明细（参数、数量、单价、总额等）、付款方式、质量保证金、技术培训、服务条款、违约责任及争议解决等条款。

为保证售后服务质量，合同中原则上要求预留一定的质保金。

其中货物类项目须预留合同金额5%的质保金,工程类项目须预留合同金额3%的保修金。

服务类合同可依据总体工作量完成情况，在保证质量的前提下分期付款。

合同条款应与采购文件、供应商响应文件及承诺