OA办公系统自动化 需求说明书.docx
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OA办公系统自动化需求说明书
OA办公系统自动化
需求规格说明书
1.前言
产品介绍
随着Internet/Intranet和Web技术的日益普及和推广，使得Internet/Intranet正逐渐成为企业信息化建设的有力工具。
凭借Microsoft、UNIX等系统平台上的开发经验，成功地推出了基于Internet/Intranet平台的企业级网络应用系统。
办公自动化应用软件----OfficeAssistant变成一个新的发展方向。
该软件采用Browser/Server模式，完全基于Internet/Intranet平台，针对企事业单位内部的管理流程，设计而成的一套方便、稳定、实用的办公自动化软件。
其友好的界面、严谨的管理结构，充分担当起了机构中各个管理层的各项工作，不仅是企事业单位员工工作中的优秀助手，同时更是帮助有关领导做出英明决策的左右手。
她使最复杂、繁琐的办公室事务变得自动化、流程化、数字化，大大提高了公司各部门的工作效率。
办公助手采用纯WEB技术，即：
在客户端不必安装专用代码，系统功能全部在服务器端集中实现和管理，系统维护升级难度和工作量明显降低，真正做到客户端零维护，使系统可用性和易维护性与传统方式相比有了质的飞跃。
系统设计使各模块可独立存在；整个软件易拆分，易组装，灵活方便；良好的系统开放能力和可扩展性，同时可根据各个不同企事业特点，为其量身定制其业务模块。
1.1.产品特点
1、可定制：
组织机构、表单格式、工作流程、访问权限、打印格式、统计等全面提供自定义
◆组织机构
对组织机构进行设置，包括部门设置、岗位设置和人员设置，以及各部门、各岗位职能的描述。
组织机构是系统进行工作管理和权限分配的基础。
◆表单定制
管理员可根据本单位业务需求，定义出各种格式的表单，提供给各个子系统应用。
◆流程定制
管理员无需编程便能快捷地定义出符合本单位需求的各项工作流程，自定义项目丰富，可很好地满足组织中各种工作处理的需要。
流程定制包括：
流程定义、环节定义和流向定义三个步骤：
[流程定义]：
对每个流程的名称、类别、管理者、归档方式和归档数据库，以及可以应用该流程创建新工作的人员等基本属性进行定义。
[环节定义]：
对流程中各个办理环节的名称、办理方式、办理人员、办理权限和提示、催办等进行定义。
办理方式可选择：
◎编辑式◎审批式◎分发式；办理人员：
可选择具体的岗位或人员，也可设定成由上一环节指定或由文档中的某个域指定，并提供“只需其中一个办理人办理”或“需全部办理人共同办理”等辅助选项；办理权限有：
◎允许编辑文档◎允许填写意见◎允许查看意见汇总◎允许跟踪后续办理过程等，并可用控制变量控制各个环节能够看到或编辑的正文部分；提示催办中可设定：
新工作到达时邮件提示和办理期限、逾期催办等。
[流向定义]：
对流程中各个环节的流向进行定义，可定义直流、分支、条件分支、协办、循环和进入新流程等功能，满足各种类型流程处理的需要。
自由流程：
系统还提供了一种自由流程应用模式，在现实中有些工作无法用规范化的流程运转，这时可将这类工作定义成自由流程，无须定义流向，这样工作就可以在各个环节之间自由流转，完全由办理人根据具体情况来决定下一步流向。
◆字典库
对常用的办公用语、流水号、打印格式等进行设置和维护。
◆系统初始化
提供创建系统数据库、更新版本信息、恢复系统默认权限、设置Domino服务器文档、删除用户自定义信息和删除用户登录信息等功能。
2、可规划：
可根据单位的具体情况规划工作流程和文件管理体系
◆按照需要设定工作流程
应用流程定制功能可方便地定义出组织中的发文处理、收文处理、请示报告及各项审批、签核等工作流程。
流程一经定制完成，即可反复应用于日常办公之中。
每个流程可设立管理者，便于对流程内所有处于办理中的文档进行实时监控，方便各级主管及时掌握所管工作的进展情况。
◆层次化的文件管理模式
文件在系统中按：
文件库-文件夹-文件-子文件四个层次进行组织，文件库可根据需要进行设置，文件夹也可根据需要多级设置。
◆提供多重权限框架，各类组织可根据自身需要有效地规划访问控制体系
文件库权限有：
管理者、编辑者、作者、读者4类，文件库权限向下递延到文件夹。
文件夹权限有：
管理者、编辑者、作者、读者4类，文件夹权限向下递延到下级文件夹。
文件的访问受文件夹权限控制，管理者还可进行文件级访问权限设定。
◆文件格式自定义
文件管理系统中的文件格式表单可灵活自行定制，文件中可存储文本、office文档、扫描件以及声音图像等任意类型的文档。
3、可管理：
以组织机构为基础，对整个组织的工作和权限进行管理
当组织机构中的部门、岗位或人员发生调整时，可对系统各模块内相应的权限进行同步更新，以确保数据的安全和完整。
4、B/S+C/S：
采用群件技术和Web技术相结合，同时提供B/S和C/S两种应用模式
用户可根据自身需要选择合适的应用模式，也可两种模式混合应用。
特别地，合强iOA在B/S模式下具有良好的运行速度，可基于互联网实现安全快速地运行，大大方便了分布式办公和移动办公。
5、事找人：
为领导和办公人员提供一个集中办理工作的窗口
合强iOA将协同办公集中到[待办工作]和[在办工作]两个窗口，在此各项工作进行分类，并按时间和轻重缓急进行排列，每个人都可方便地在此依次办理各项工作。
6、可扩展：
开放式体系结构、标准化接口、并配有二次开发手册
合强iOA采用开放式体系结构，各个模块独立实现，并具有标准接口，为今后系统的升级和扩展打下良好基础。
同时，客户也可根据二次开发手册，并利用系统内置的二次开发辅助工具自己进行二次开发，开发出新的功能模块或与其它系统互连。
三、应用效果
实现远程办公和移动办公，随时随处办理工作事务
无论您身处国外、还是国内，无论您在机场、酒店、家中……都可以随时投入到工作中来，方便快捷地掌握组织内部的工作进度与状况，及时处理工作问题。
实现知识管理，使优秀员工的思想、经验与技术获得积累，并转化成组织中的共享资源通过合强iOA进行知识管理，员工的工作经验和技术技能，不断积累，将成为组织中强大的共享资源，通过对知识资源的授权利用将加速创新和提高效率，也避免因人员流动导致工作的脱节与贻误。
通过工作流转的自动化，实现高效快捷的办公
通过合强iOA实现各部门、各级之间横向纵向工作流程处理的自动化，将大大提高办公效率，保证快捷、准确地处理工作。
这一点在办公场地较为分散的单位尤为明显。
有效监管工作人员的工作情况，实现实时工作任务的监督与催办
及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。
系统将记录每个工作的全程办理状态信息。
明确工作岗位与工作职责，增强人员的责任感，减少推托、扯皮等现象
明确赋予各岗位的权限与职责，任何人都不可越权处理工作，使得各自责任明确，落实到人，查有所依；杜绝工作中出现职权不明、相互推脱扯皮现象。
解决多岗位、多部门的协同工作问题，实现高效协作办公。
方便领导同各级工作人员的有效沟通
多种途径、多种方式，使管理者同各级人员保持有效、快捷的工作交流与信息沟通，排除了信息沟通不畅给企业发展带来的羁绊。
1.2.系统功能
1、内部通讯平台
◆电子邮件
使用电子邮件可与组织内部人员进行通信，可进行邮件的创建、发送、接收、阅读、回复等。
◆在线短信
可以即时感知用户是否在线，可使用在线短信功能进行实时交流和留言。
2、信息发布平台
◆电子公告
可发布各种公共信息如公告、通知或启事等。
每个部门也可以建立自己的公告系统。
◆电子论坛
为用户提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，其他人可在此进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。
◆电子刊物
实现网上收集、编辑和发布单位内部的刊物。
刊物编辑将有关信息筛选、汇集成期刊，并在网上发布，所有用户都可以参加投稿和阅览已发布的各类刊物。
3、日常办公
◆网上审批
网上办理单位内部的各项审批，如：
工作请示、工作报告、工作交办、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程都可以通过网上进行办理和审批。
◆公文处理
实现收文处理和发文处理的电子化，提高公文处理的效率。
收文处理可对来文的登记、拟办、批办、传阅、承办、转办等环节进行办理。
发文处理可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行处理。
◆工作监控
领导可对各项工作的进展情况进行实时监控，了解每个人员每项工作的办理情况，并可进行催办。
4、文件管理
◆文件管理
文件是信息和知识的载体，文件管理的目的是对文件的存放、阅读和查找进行有效的组织与控制；并提供快捷的检索工具。
◆文件库设置
可根据单位的实际业务需要设置文件库的数目，在文件库中文件夹的数量和级次也可按需设置，实现了文件的层次化管理。
◆访问权限
提供针对文件库、文件夹和文件的多重访问权限控制，确保文件访问与操作的安全。
5、会议管理
提供对会议的全过程进行管理，由会议计划和会议纪要两部分组成，会议计划包括:
计划拟定、计划审批、通知和会议安排查询。
会议纪要包括：
纪要拟稿、核稿、审批和纪要文件管理与查询。
6、机构管理
◆组织机构
对组织机构与人员进行设置，包括部门设置、岗位设置和人员设置，以及各部门、各岗位职能的描述等。
◆权限划分
对所有人员根据部门职能、岗位职责和工作需要进行权限赋予，确定符合其职务要求的使用权限。
7、系统管理
对组织机构、表单格式、工作流程、数据字典、打印格式、统计定义等功能与模块进行管理与维护。
8、辅助办公（增强版）
◆物品管理
提供办公用品信息登记与分类维护、物品库存和可领用信息查询、物品领用申请与审批、物品发放与报损等功能。
◆车辆管理
提供车辆资料登记、车辆状态网上实时查询、用车申请、用车审批、车辆与司机调度等功能。
◆资源管理
提供单位内各类可共享资源的分类与登记、使用状态查询、资源预约申请、审批与调度等功能，实现网上资源管理与提高资源利用率。
◆图书管理
提供图书信息登记、分类查询、借阅申请与审批、图书归还等功能。
◆领导活动安排
提供领导活动计划拟定与审批、日程安排的查询等功能。
◆名片管理
提供名片信息的登记、管理与共享等功能，可自由设置私有名片和共享名片。
◆时刻表
提供各类时刻表信息（航班时刻表、列车时刻表及其它类型时刻表）发布与查询等功能。
◆信息采编
提供信息收集与整理、信息刊物编辑、发布与查阅功能。
1.3功能实现
1.登录OA系统
当用户链接到本OA站点后，将首先被要求输入‘用户名’和登录‘密码’（登录首页的页面可能会有所不同。
当用户输入完‘用户名’和登录‘密码’后，按‘登录’按钮（或Enter键），此时系统将检查输入的‘用户名’和登录‘密码’是否正确，如果输入正确，将进入系统的主界面（个人桌面）。
2.系统管理
组织机构、员工、职位是办公助手的基本信息组成部分，在各个机构下设置相应的职位，每个职位可以具有不同的操作权限，通过建立员工与相应职位的对应关系，实现对员工操作权限的统一管理。
系统管理是为OA系统的正常运行提供管理功能。
系统管理还包括审批流程设置，在日常办公事务中员工要提出各种申请，经过相关的领导审批核准，之后要进行相关业务的登记处理，办公助手充分利用计算机网络的优势，用户可自行预先设置各种申请业务的审批流程，对于员工的申请系统自动提示行应的审批人员进行处理；同时提供相关业务的登记功能，从而大大提高了组织内部的办公效率。
2.1.机构配置管理
您可以通过机构配置所提供的一系列功能结合您单位的实际情况来完成如下设置：
单位机构体系、人事结构的组成、职位的建立、职位的分配。
整个机构配置管理功能模块的特点主要是引进了TreeView的概念，通过方便的树型结构导航图，让您能更轻松、更直观地来管理单位的部门体系、人事结构以及职位的建立和分配。
机构配置管理流程：
1．建立单位内部的机构体系，设置相应的部门。
2．在各部门中设置行应的职位，同时对职位指定相应的操作权限；用户可以在此指定一个职位，该职位具有系统管理权限，用来进行系统的日常维护与管理。
3．输入各部门中的相应员工信息，此处可上传员工的照片。
4．为员工分配相应的职位。
5．指定各部门的部门主管。
通过一定设置后，即可使用已有的员工登录进入系统。
3.1.1部门机构设置
通过公司体系结构设置可以设置您公司的各级部门，从而形成您公司的部门结构体系；
上级部门：
由系统自动带出，如果你是在某一节点下新增部门的话，那么该域的内容会自动显示为该节点的名称，只有是在机构节点或者部门节点上才可以新增部门；
部门名称：
由用户自定义输入，表示将要增加部门的显示名称，该项输入是必须的；
部门主管：
用户点击〔选择〕按钮，在人员选择窗口中选择系统中现有人员（在职人员）；如果选择为空，则代表该部门暂时没有设立主管，可以在修改部门信息的时候再设立或更改；
备注：
用来填写关于部门一些辅助的说明文字；
[确定]、[放弃]：
功能操作区域，按［确定］保存当前输入的部门信息，按［放弃］取消当前的新增操作。
3.1.2部门职位设置
每个部门都应该具有相应的职位。
在这里的职位主要是指，由用户自己设定一职位名称，然后从系统所有的功能模块中选择一个或多个模块赋予这个职位。
那么一旦拥有了这个职位就可以对该职位所包含的系统功能模块进行使用。
此版块的初始状态显示‘基本使用权限’和‘管理权限设置’，‘基本使用权限’包括每个员工都具有的操作权限，‘管理权限设置’是由管理人员针对具体职位所担任的相应角色，对其进行相应的权限设置。
3.1.3人员设置
通过人事结构的设置可以在各部门下增加、修改、删除您公司的人员信息，从而更方便地维护您公司人事的基本资料；
（1）、人员的新增：
（2）、人员的编辑：
（3）、人员的删除：
（4）、人员的调动/分配：
2.2.审批流程设置
一个企业或机关中通常存在许多需要有关职能科室或领导审查、批准的事务。
如员工的请假和加班，单位车辆的使用和维修；公务接待，会议室安排以及办公用品领用等等。
这些事务通常需要事先提出申请，按照一定的审批流程，交由具有某种审批权限的部门和主管领导审批，才能最终落实。
一般企业或机关中对于每种具体的办公事务，存在相应的审批流程，例如：
员工的请假流程一般为首先由本人提出请假申请，交本人所在部门的主管领导批准。
批准后员工才能实施请假。
员工请假都应当由其上级领导按审批权限批准。
分析这个审批流程，共有三个审批点，分别是：
组长审批，部长审批和总经理审批。
员工请假交由本组组长审批，而组长请假则直接交由本部部长审批，同理，部长请假直接有总经理批准。
根据上例，我们可以规定一个请假的审批流程，这里假定没有指出的流向都是同意请假申请，如图一所示：
图一：
请假审批流程一
从上图可以看出该审批流程有三个审批点，每个审批点有一个请假申请入口和相应的批准权限。
在审批点的权限范围内请假申请，可以直接终止审批，否则继续交由下一级审批。
这时一个最简单的审批流程。
在本系统中，上述事务的审批流程具有一般性。
因此，我们规定：
按照具体办公事务进行分类，如：
请假、加班、单位车辆使用、维修、公务接待、会议室安排、办公用品领用、办公用品采购等等。
每个办公事务类别可有多个审批流程，每个流程由若干个审批点组成，每个审批点又具有申请入口、审批权限、审批职位等内容，同时约定，每个审批点只有一个受理申请的入口且仅有一种审批权限。
此外，每个审批点的审批职位可以对应多个，因此对每个审批点又设计了两个选项，第一个选项决定多人全部审批后再进入下级审批还是多人中只要有一人审批后即可进入下级审批。
第二个选项决定在多个审批人中间只能由与申请人同部门的审批人审批还是所有审批人中任意一人审批即可。
如果我们对这个审批流程增加一些内容，审批点的审批权限随申请职位的不同而规定不同的权限。
比如部长这个审批点对于不同职位的请假申请，具有不同的审批权限。
这个流程的如图二所示。
与上面的审批流程比较，这个流程增加了三个审批点，其中由于部长审批的权限分为两种，因此该级审批点需要增加一个，以满足不同审批权限的要求，但原来的从员工申请流入该审批点入口取消，表示该审批点只接受经组长审批后的请假申请审批。
同理，总经理审批权限虽然没有变化，但由于申请入口的变化，导致增加一个。
办公事务的处理流程一般为：
首先提出申请，然后按审批流程进行审批，申请批准并办理完成后，进行登记。
从这个处理流程可以看出，审批流程是整个办公事务运转的基础，因此，在启用办公事务之前，必须事先设置各类办公事务的审批流程。
图二：
请假审批流二
3.信息中心
信息中心是通过计算机网络进行员工之间、部门之间进行信息交流与共享的公共平台。
在这里，员工可以查看组织中的最新消息，各种规章制度等等，使用常用链接可以及时访问所关心的Web站点；使用BBS功能，可以随时发表相关的意见或针对某一问题进行讨论。
目前信息中心包括：
信息的发布、常用链接和BBS、飞机航班和邮编区号管理。
3.1.信息栏目管理
信息栏目管理是使用户可以根据本单位的实际情况，设置相应的信息发布栏目，同时可对每个信息栏目指定相应的信息发布权限和信息审核修改（删除）权限，如设置：
新闻、公告、大事记、组织机构介绍、规章制度、产品介绍等栏目，并可为这些栏目指定不同的信息发布管理人员和审核修改人员。
用户在这里可指定某一个栏目为系统默认栏目，当员工进行信息查询时，首先会看到系统默认栏目的信息。
点击某一栏目，可修改该栏目的相关信息。
●增加、删除栏目
在上个界面中，点击某个栏目前的单选框后，可增加，删除某个栏目或子栏目。
可对某个栏目选择是否为系统默认栏目、指定同级栏目的显示顺序。
界面如下图：
●信息栏目发布、修改权限设置
3.2.信息发布管理
信息发布管理是具有指定栏目发布权限的人员，可以在规定的栏目中发布信息。
如果当前操作员要在没有发布权限的栏目中发布信息时，系统会给出相应的提示信息；如果当前操作员对指定的栏目有修改删除权限，则该用户可修改或删除该栏目下的信息。
在发布信息的同时，可以上传相关的图片信息或附件信息。
3.3.信息中心
本版块显示系统默认栏目下的信息，如果系统没有设置默认栏目，则将显示首页下个栏目的最新（按日期）的头几条信息。
点击某一栏目旁边的‘进入。
。
。
’或‘更多。
。
。
’链接，可直接进入并显示该栏目下的信息。
3.4.常用链接管理
常用链接为员工提供快速登录常用WEB站点的功能，在这里，管理员可设置一些与公司业务有关及常用的Internet/Intranet站点供员工方便访问。
进入常用链接管理主页面后，可进行新增、删除处理、修改已有的链接，并可直接进入链接的地址。
3.5.常用链接
常用链接为员工提供快速登录常用WEB站点的功能，在这里，员工可以方便的访问与公司业务有关及常用的Internet/Intranet站点。
员工通过在个人桌面点击相应的链接名称即可直接访问到相关页面（需要网络与Internet链接正常）。
3.6.BBS栏目管理
本模块具有权限限制，由指定的公司BBS管理员对公司BBS栏目和内容进行维护。
在这里，管理员可设置多个BBS栏目，为每个栏目指定不同的员工，同时可对各个栏目中的内容进行管理（删除）；在进行匿名用户管理中，可对某个匿名用户发表权进行设置管理。
增加栏目：
修改栏目：
搜索话题：
删除话题：
本栏目精华管理：
搜索匿名用户：
删除匿名用户：
禁止匿名用户发言：
允许匿名用户发言：
浏览匿名用户信息：
发E_Mail给匿名用户：
浏览匿名用户个人主页：
3.7.BBS
本模块实现员工发布BBS的功能。
根据“BBS栏目管理”中“用户维护”的管理，不同的员工所显示的BBS栏目不同。
员工可进入相应的栏目中发表自己的意见和见解。
3.8.飞机航班管理
使用本功能可以对飞机航班的有关信息（航空公司、飞机型号、币种、飞机航班）进行增删改等维护处理。
3.9.飞机航班查询
使用本功能查询飞机的航班信息。
3.10.邮编区号管理
使用本功能可以对各地方的邮政编码和长途区号进行增删改等维护处理。
3.11.邮编区号查询
使用本功能查询各地的邮编区号信息。
4.人事机构
人事机构是对组织中的人员信息进行管理，包括人员基本信息的维护，人事的调动和分配、人员信息、履历信息、人员状态的查询显示等。
4.1.人事基本信息管理
人事信息维护主要包括增加人员、修改人员信息、人员履历信息等。
4.2.人事调动和分配
人员调动和分配可将人员从一个部门调到另一部门，并分配职位，也可使一人身兼多职，包括跨部门兼多职。
4.3.离职人员管理
使用本功能查看离职人员的信息，并可将该员工复职。
4.4.部门人事信息查询
单位部门主管可以通过“部门人事信息查询”查看所管部门员工的基本信息。
4.5.全体人事信息查询
单位高层人员和经授权的人员可以通过“全体人事信息查询”查看整个单位员工的基本信息。
4.6.显示当前操作员的个人信息
可显示当前操作员的个人详细信息。
4.7.显示系统当前在线人员情况
显示‘当前有XX用户在线’，即可显示系统中当前在线人员情况。
如果离线人员在离线时有留言，则可在这里查看离线人员的留言信息。
如果将鼠标移到某一人名上时，则会显示该人员的联系方式（电话、手机、分机、呼机）。
5.考勤管理
考勤管理包括单位内部员工自动签到、签退、请假申请、销假核准、加班申请、加班核准，生成考勤统计、考勤统计查询、员工考勤信息查询、单位考勤信息查询等。
其中审批请假单、加班申请审批在办公事务里完成。
5.1.请假/销假
用于员工填写、删除、修改请假单，并查看个人请假信息。
对于已发生的请假填写实际的请假时间，即进行销假处理。
●删除（修改）请假申请
在请假单未审批前或审批情况为不同意的情况下，选中该条记录前的复选框后，点击[删除]可删除该条请假记录。
点击[修改]可修改请假单信息，对审批不同意的请假单修改后保存可重新审批。
●增加请假申请
在请假销假界面点击[新增]后，弹出如下界面，可填写请假申请。
注：
请假申请审批在审批登记模块由负有该权限的人员完成。
●销假
员工请假结束后需填写实际请假时间进行销假。
（注：
事后填写请假单，系统会自动完成销假、销假核准）
5.2.销假核准
销假核准是对员工填写的实际请假情况进行核查处理。
●查询请假单信息。
●销假核准
5.3.加班/确认
用于员工填写、删除、修改加班申请，并查看个人加班申请信息。
对于已发生的加班填写实际的加班时间，即进行加班确认处理。
●删除（修改）加班申请
●增加加班申请
注
升级会员 