UC物流系统培训说明书.docx
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UC物流系统培训说明书
优速物流--系统功能说明
一、目录
（一）常用功能介绍
1、系统通用功能项说明
2、增加UC系统用户名
3、卡西欧巴枪安装使用
（二）系统各菜单使用说明
1）【系统】菜单说明
2）【设置】菜单说明
3）【运单】菜单说明
4）【扫描】菜单说明
5）【监控】菜单说明
6）【结算】菜单说明
7）【代收款】菜单说明
8）【物料】菜单说明
9）【办公】菜单说明
10）【罚款】菜单说明
11）【报价】菜单说明
12）【报表】菜单说明
二、常用功能介绍
（一）系统通用按钮说明：
查询：
调出查询条件选项对话框，以输入查询条件
刷新：
刷新当前条件下的数据记录
查看：
查看当前选定数据的明细记录
修改：
修改当前选定的数据
删除：
删除当前选定的数据
过滤：
定制条件，筛选出相关的列
导出：
将当前数据以excel的形式导出
关闭：
关闭当前功能项。
查询：
查询符合条件的数据记录
（二）增加UC系统用户：
说明：
本操作分两步走，第一步在[设置\公司员工]菜单增加员工用户名；第二步在[系统\用户管理]分配角色给予相应的系统使用权限
A、[设置\公司员工]增加UC员工：
1、点击[查询]可查看当前用户所属部门的员工资料
2、员工编号规则为：
网点编号+数字，系统已经默认网点编号，维护时只需输入后面几位编号、姓名，并指定岗位，其它项可根据需要填写（员工编号的数字最好按顺序编写）：
注：
[扫描密码]为巴枪用户密码，可在此更改后下载至巴枪
3、按左上角“查看”按钮，查看已经增加的员工资料
B、[系统\用户管理]增加一个UC用户：
1，点击“添加”按钮，在“员工姓名”处选择之前[公司员工]刚加入的员工，系统会带出相应的员工资料，密码为系统默认口令，在下面角色选项中，将需要的角色选择至右方，勾选启用用户，保存。
（如选择[只能登录授权电脑]，则必须在指定电脑上使用该账号）
（三）卡西欧无线巴枪安装使用：
1、巴枪连接：
A、串口线：
选择配件盒中的扁口RS-232线，两头分别与电脑和巴枪底座的COM1接口相连，底座接通电源适配器，打开底座的电源开关，RS-232指示灯亮
巴枪底座COM口与电脑COM口连接
B、USB线：
将配件盒中的光盘放入电脑光驱中，如弹出自动运行窗口，选择“安装USB驱动”。
选择配件盒中的USB线，宽头接电脑USB接口，方头接底座USB接口，电脑显示发现新硬件，自行安装。
如果没有安装USB驱动，请在发现新硬件后，选择驱动路径（光驱G：
\usb-driver\win），找到win文件夹，选择“下一步”---“确定”。
电脑会发现两次新硬件，请选择相同驱动文件目标位置，安装完成USB指示灯亮。
[注意USB线不需要接电源]。
巴枪底座USB线与电脑连接
2、接口认识：
9针com口
USB口：
3、底座连接电脑注意事项：
●串口连接（com口）：
● 目前总部提供的卡西欧底座仅供上传数据使用，不能给巴枪充电使用。
电池、充电器需用户自行配置！
●USB连接：
●卡西欧底座通过USB口连接电脑需数据线将电脑与底座连接
●
●备注：
底座连接电脑只需一个USB数据线即可！
使用USB线要安装底座USB驱动，，台式电脑默认串口COM3
4、系统资料导入巴枪
1、按”PW”键,打开巴枪,输入用户名和密码
2、按4＂传送＂，再按2＂下载索引＂出现下载索引界面，按＂ENT”确认，再将巴枪放入巴枪底坐上
按4＂传送
再按2＂下载索引
将巴枪放入巴枪底坐上
按＂ENT”确认
3、进入优速物流管理系统里，点击＂扫描＂菜单＂下的＂传送巴枪文件＂
4、出现如下图所示＂资料上传巴枪界面＂，分别选择要上传的用户、业务员、网点等资料，点击[传送到巴枪]，将各项资料分次传送至巴枪
备注：
巴枪为指定的员工扫描，那么就在用户资料前打勾；
5、巴枪数据上传到电脑
A：
进入巴枪主菜单
B：
按4＂传送＂，再按1＂上传数据＂出现上传选择的条件，一般选0＂全部文件＂
按4＂传送＂，
再按1＂上传数据
先0＂全部文件
C：
再把巴枪放在巴枪底座上．
D：
进入优速物流管理系统里，在＂扫描＂菜单＂下点击＂扫描数据上传＂出现扫描数据上传界面，点击：
读取巴枪＂图标，
＂扫描＂菜单＂下点击＂扫描数据上传
出现扫描数据上传界面，点击：
读取巴枪＂图标
E：
等数据上传到电脑上，检察数据的正确性，确认无误后点击＂远程保存＂
三、系统管理各菜单说明
1.【系统】菜单说明：
A.注销当前用户：
重新登陆UC，一般在维护完价格、系统资料、员工资料，或者切换用户名时用。
B.用户管理：
详见“增加UC系统用户”功能介绍
C.修改密码：
修改UC的密码，输入旧密码，再输入最新的密码，点“修改密码”按钮即可。
下次登陆系统时时，需要输入新密码才能登陆。
D.获取机器码：
新系统用户在选择[只能登录授权电脑]后，会提示获取机器码。
如更换电脑需将机器码发给系统管理员，以便开通使用。
E.自动升级：
系统当前版本有更新包的时候，可以点击此功能，自动下载更新包。
2.【设置】菜单说明
A.公司员工：
具体操作见“增加系统用户名”
功能：
增加员工编号与姓名
作用：
主要用于增加用户权限、扫描、统计时用。
限制：
用户编号与姓名全网络不可以重复。
如提示重复，则表示姓名或编号有重复，这时需改变姓名，如在姓名后加或者前面加网点名称。
比如：
张三1，或者虎门张三
B.客户资料：
说明：
在此菜单下维护客户资料，录单时可以带出所维护的资料，月结客户在“结算类别”中维护为“月结”。
如果是VIP客户，打勾于ＶＩＰ客户。
限制：
客户编号不可以重复，“客户简称”与“客户全称”可以重复，（只用以寄件客户）
C.网点信息：
用以修改本网点在系统中显示的相关信息，各网点必须填写完整。
D.网点资料查询：
用以查询网络内目前开通的网点，“导出”功能可以从系统中将相关网点信息以EXCEL格式导出，保存至本地。
E.目的地查询
用以查询网络内目前开通的目地的，“导出”功能可以从系统中将相关网点售息以EXCEL格式导出，保存至本地。
F.基本资料同步更新：
更新本地网点、目地的数据，使之与服务器同步。
3.【运单】菜单说明
1、运单录入：
A.红色字体为必录项：
运单编号、原寄地、目的地、目的网点（录完目的地后敲回车键，可以自动链接出系统的相应网点）、付款方式、运费、运费币别、物品类别、件数、实际重量、业务类型、服务方式、快件类型、取件员。
B.子单号的快速录入方法为：
输入最前一个子单号后按“-”再输入最后一个子单号回车，则可以输入全部子单号。
C.到付款：
“付款方式”选择到付，“运费”栏录入到付款金额；
D.月结：
“付款方式”选择月结，“运费”栏录入月结款；（如果将月结客户在[客户资料维护]中添加，录单时会按该客户自动带入月结
到付限额与代收款限额：
因整个网络管理的需要，到某个目的地的到付款与代收款不能超过限额，如超过限额，则不能录入
E.【配置】选项可以选择录单时初始值设置、光标跳转设置、自动复制设置
F、录完相关信息以后，点击保存，运单录入完成。
点击取消，可以选择其它附属功能项。
2、运单批量录入：
用于快速录入运单信息
A、运单编号、目的地、目的网点、取件员、件数、实重必须录入
B、使用方向键或回车键切换
C、其他录入方法与“运单录入”相同
D、录完所有的资料后，点击保存，确定录入无误，点击上传，将运单资料上传到服务器。
未上传之前需要修改，可以选中错误单号，点击修改或删除。
E、【配置】选项可以选择
进行录入选项设置
3、运单查询（寄方）
A.此菜单集成运单修改、删除功能，
B.查询方法分为：
1按单号查询：
以运单编号、转单号、子单号、回单号查询
2组合条件查询：
查询多条件下的录单数据。
C、选定查询出来的单号，可以点击修改选项调出录单界面进行修改。
点击删除选项可以删除错误的运单（三小时内）。
D、本功能用以查询本网点的出货录单数据。
注：
中心有扫描记录的单号不允许网点再次自行修改和删除，如要修改请发问题函至结算部门，由中心修改
4、运单查询（派方）
此功能用以查询系统中录单的目的网点为本网点的记录，可以用作预报
只能查询，不能修改和删除。
详细功能雷同【运单查询（寄方）】，
5.派件单录入
用于本站录入派件单的签收信息，供对方站点与客户查询货物是否签收；签收单直接反映着一个网点的派送质量，所以一定要录
●必须录入运单编号，寄件站没录单时，则必须输入“寄件网点”与“目的地”；必须输入派件员，因为涉及到站点业务员派件提成；
●如果货物签收，则“派送状态”为“签收”，再输入“签收人”名称，注意此处不能输入“草签”等；
●如果货物未签收，则“派送状态”要改为“未签收”，并在“备注信息”中输入详细原因；
●每天派件结束后，不管是派送完还是未派送完的件，都要在此录签收信息，即录“签收”或“未签收”
●输完全部签收单后，按“保存”按钮将签收单上传到服务器
●选择下图所示该区域的时间，可以看到系统中，寄件单录入时，目的地为本站且中心已扫发件至本站，本站还没有录入签收的记录
●如果是代收款，则在代收款已收打打勾，可以标记一下货款已收回来，方便站点查询。
表示，中心今天有发件，本站没有录完签收的还有多少，功能寄件日期与中心发件签收对比
6、签收单批量录入
用于派件单快速录入，详细使用说明请参考派件单录入和寄件批量录入。
7、派件单查询（派方）
用以查询本站派件清单，集成派件单删除功能，可以删除当时错录的签收（三小时内）。
派件单信息只能删除，不能修改。
8、派件单查询（寄方）
查询本站寄件的派件清单及签收状况，
具体使用可以参考【寄件单查询（寄方）】的使用
4.【扫描】菜单说明
【扫描】菜单如上图，前三项为无线巴枪使用功能选项。
1.扫描数据上传：
读取巴枪：
从巴枪上读取扫描数据
本地数据：
读取保存在本地的巴枪数据文件
远程保存：
将巴枪的扫描文件远程保存至服务器
本地保存：
将巴枪数据保存在本地，默认位置为UC系统安装文件down文件夹内
单条删除：
删除从巴枪读取数据中的某一条记录
一般使用功能项顺序：
读取巴枪----远程保存
读取巴枪----本地保存-----本地数据-----远程保存
2.传送巴枪文件：
将系统中的巴枪用户资料、网点资料、业务员资料、发件录单数据传送到无线巴枪内部，勾选[用户资料]为下载指定岗位（操作员、仓管、跟车员、业务员）员工资料，
3.巴枪设置：
调整巴枪与电脑的通讯端口和通讯速率。
无线巴枪无法传送数据时，可以调整该选项，底座使用USB线连接至电脑的串口选COM1，使用RS232线。
4.扫描记录查询
作用：
查询巴枪扫描的记录，可按到件、发件、到件确认、发件确认、收件、派件等扫描类型查询
使用方法：
1，通用查询：
可按扫描类型，上下站等查询
2，高级查询：
按单号查询
1、到件预报查询
根据中心扫描纪录链接出本站需要派送的清单。
6、手工扫描录入
该功能为有线巴枪扫描或手工扫描功能选项，
6.1、收件扫描
作用：
用于手工或有线巴枪进行收件扫描
使用方法：
输入收件员，在“扫描单号”输入单号按回车；如果用有线枪，扫描单号时“运单编号”自动换行；扫描完后，必须点击“数据上传”按钮，将扫描数据上传到服务器
6.2、发件扫描
作用：
用于手工或有线巴枪进行发件扫描
使用方法：
输入下一站，在“扫描单号”输入单号按回车；如果用有线枪，扫描单号时“扫描单号”自动换行；扫描完后，必须点击“数据上传”按钮，将扫描数据上传到服务器
6.3、到件扫描
作用：
用于手工或有线巴枪进行到件扫描
使用方法：
输入上一站，在“扫描单号”输入单号按回车；如果用有线枪，扫描单号后自动换行。
扫描完后，必须点击“数据上传”按钮，将扫描数据上传到服务器
6.4、派件扫描
作用：
用于手工或有线巴枪进行派件扫描
使用方法：
输入派件员，在“扫描单号”输入单号按回车；如果用有线枪，扫描单号后自动换行；扫描完后，必须点击“数据上传”按钮，将扫描数据上传到服务器
7、发件、到件、派件清单打印
打印系统中相关扫描的数据清单，
，勾选该选项，只查主单数据。
注意选择时间、快件类型。
８：
到件派件同进扫描
在做到件到描同，同时指定业务员，可以生成两条记录
5.【监控】菜单说明
1、收件扫描与录单对比
作用：
查询本站有扫描无录单或有录单无扫描的记录，这是站点主动查询自己有无录单的一种方法；
2、派件扫描与签收对比
作用：
查询本站有扫描无签收记录或有签收记录无扫描的记录，这是站点主动查询自己有无录签收的一种方法
3、扫描与录单对比
作用：
查询本站有扫描无录单或有录单无扫描的记录，这是站点主动查询自己有无录单的一种方法；
说明：
右边“扫描类型”可以选择任何类型，一般选择：
收件、发件
4、扫描与签收对比
作用：
查询本站有扫描无录单或有录单无扫描的记录，这是站点主动查询自己有无录单的一种方法；
说明：
右边“扫描类型”可以选择任何类型，一般选择：
收件、发件
5、扫描对比
功能强大、灵活的对比方式
作用：
任意巴枪扫描类型进行对比，用左边条件与右边条件相对比即可；
包括到件确认、发件确认、回单发件、回单到件、到件、发件、派件等扫描类型的对比，可按全部网点或单个网点进行对比
6、本站到发件对比
分为已到未发和已发未到两种对比类型
已到未发：
本站已经做了到件扫描，却没有做发件扫描的记录
已发未到：
本站已经做了发件扫描，却没有做到件扫描的记录
7、录单与签收对比
作用：
1，寄件站的寄件，本站点没有录签收的记录
2，本站点录了签收，但寄件站没录单的记录
如果本站没有派件扫描，可以用该功能监控本站派件录签收情况
6.【结算】菜单说明
网点对账教程
A、出货对账
●审单。
在UC系统的“运单”，“运单编辑”中用有线巴枪扫描单号（或直接录单）带出录单数据后，核对每一票所录入数据与面单数据的一致（目的地、件数、重量、付款方式、到付金额、保险金额），同时可以核查是否全部收件已录完单。
●制作出货清单。
在UC系统的“[运单][运单查询（寄方）]”，可选定时间“昨天上午的9点，到今天的8点”。
点查询后，导出所需数据：
单号、寄件客户、目的地、件数、重量、付款方式、运费、代收款、外务员、保价金额。
系统菜单：
[结算]—[寄件网点与中心对账]
1、基本对账：
a、最原始方法：
将面单的单号输入单号栏，逐票（或几票一起）核对每票的重量、到付款、网管费、中转费、保险费、其它费用（新增费用项目）等。
注其它费用指除正常报价以外的其它费用，如加收超重超长费、入仓偏远费等。
b、按出货清单，将单号输入单号栏，核对费用。
c、寄件站运单查询，导出基本资料，复制入单号栏，核对费用。
按以上方法核对完费用后，有问题的，打上问题勾，并注明原因，无问题的打上确认勾。
（对账时间为五天，货物发出时间开始计算）
2、账单审核：
a、检查是否有漏对账的，选择
，前对账日期查询五天的。
核对是否本站漏单，还是中心扫描错误。
b、检查派件网点未录入签收，导致未退本站到付款。
，查对账日期五天前，通知客服核查问题件，并对派件方催促录入签收。
c、勾上“只查问题件”
，核查本站勾的问题件，中心是否有及时处理。
B、派件对账
系统菜单：
[结算]—[派件网点与中心对帐]
●制作派件清单。
（本站到达报表）以签收单手工录入EXCEL表。
或“派件签收单查询”导出已签收的。
系统对账：
“结算”，“派件网点与中心对账”
a、将签收单的单号输入单号栏，逐票（或几票一起）核对每票的重量、到付款、派送费、其它费用（新增费用项目）等。
b、按派件签收单查询导出直接核对票数、费用。
根据账单费用，进行打确认勾，或问题件。
●账单审核：
a、检查是否有漏对账的，选择
，查询对账日期五天前的。
核对是否本站漏单，还是中心扫描错误。
b、检查派件网点未录入签收，导致未付本站派送。
查对账日期三天前，核查是否本站未录入签收，或通知客服核查问题件。
c、勾上“只查问题件”
，核查本站勾的问题件，中心是否有及时处理。
C、问题件说明：
1、本站有单，系统无记录。
说明此票单，中心漏扫或错扫，通知中心问题件；或说明此票未走UC优速网络。
2、本站无单，系统有记录。
说明此票，中心错扫，系统上勾问题件并注明非我站出货/派件；或有到本站，但单不见的，自己找单处理。
3、本站/对方站录单错了，如目的地错了，系统上勾问题件；如重量错了或到付款错了，属于本财务中心内的，系统上勾问题件；属于本财务中心外的，与对方在OA上确认，确认后再在系统上勾问题件；如对方不确认再传真单据给中心财务进行确认处理。
4、价格表、区域表注明、公告公布加收费用，如：
超长超重、入仓偏远、保税区等，直接在系统上勾问题件。
要求需要单据的，由网点直接向派件网点或派件网点所属中心要。
5、价格表上未注明，但需要加收费用的，系统费用确认后，再系统上勾问题件。
6、偏远费、入仓费、加收派送费一律视为派送费外加收的费用（其它费用），专车派送费为包含派送费用。
7、运单上重量、付款方式、到付金额有改动过的，一律不能当此运单作为凭证进行处理问题件，必须与对方确认中心才能处理。
8、超过五天，因本站未及时对账导致的问题件，中心将不给予处理。
9、作为财务文员，务必实事求是，与实际费用有差异时，主动勾问题件。
D、预付款查询
作用：
预付款收支明细直接对账，勾确认勾
各项功能说明：
Ø预付款余额查询：
查询本站点截止当前预付款余额
Ø预付款收支明细查询：
为网点发件及派件及其它相关费用的抵扣明细查询
Ø预付款每日汇总：
为网点每日发件及派件及其它相关费用汇总查询，可监控站点每天预付款的发生汇总，双击出明细。
“按账单日期”查询：
在指定时间段内预付款产生的明细，以对账日期进行汇总
Ø预付款按网点汇总表：
此汇总表为财务中心使用
7.【代收款】菜单说明
代收货款对帐流程（网点版本）
1：
寄件代收货款查询
作用：
以寄件方查询出货的代收件状况及代收问题件
使用方法：
1、此界面网点必须按每一票录入单号或出货代收明细查询，并核实每一票代收货款的金额及有无漏单
2、注意查看出货的代收款对冲状态是否已对冲；派件方反馈的问题件需及时处理。
也可以分别按对冲状态、问题件、处理状态分类查询处理
3、特别时间说明：
产生时间：
货物经过中心第一次扫描的时间，此时系统会自动产生账单
交派站时间：
中心扫描发件的时间
2：
派件网点代收款查询与问题件登记
作用：
以派件点查看派件方代收件的数据及代收问题件的登记
使用方法：
可以按不同时间选项查询本站实际派件代收状况，核实每一票的代收金额，以及对代收问题件的登记处理
3：
代收货款结算帐单查询
作用：
根据结算日期查询网点每天预冲、对冲、调整金额、实收实付、本日差额等的总明细
预冲、对冲、调整、实收实付栏如果有结算明细，在该处双击之后就可以链接出对应的窗口明细表
名词解释：
结算日期：
对账数据来源的日期
上日差额：
表示上日网点与中心对冲代收后的差额。
本日预冲金额：
表示网点上日的寄收应收代收和上日的派件应付代收之差。
如果是应付金额大于应收金额，相差就是负数，表示网点要预冲金额，如果是应付金额小于应收金额，相差就是正数，表示网点不做预冲。
返上日预冲金额：
表示网点在上日预冲多少，今天中心就返网点多少。
本日对冲金额：
表示上上日的应收与应付的差额，正数表示中心付给网点钱，负数表款网点返中心钱
调整金额：
中心根据网点的费用调整申请在确认后调整的金额，0表示没有调整。
实收实付金额：
表示中心与网点实实在在的收支金额，正数表示中心收网点金额，负数表示中心付给网点金额
本日差额：
就是本日结算后寄派件代收款的差额
注：
未处理问题件的代收款带入预冲款中，但不对冲，省内问题件必须三日内处理或退回，否则系统强制对冲
4：
代收款预冲前查询，代收货款对冲前查询，代收货实收实付查询，代收货款调整查询。
以上几个功能其实就是预冲、对冲、实收实付，调整明细查询，等同在[代收货款结算帐单查询]中双击相应栏调出的明细。
8.【物料】菜单说明
1，物料申购：
首先，选择“物料名称”，再输入数量，注意，数量项，一定要按最小单位输入。
按其他单号进行申购的，必须在“备注”中注明原因；
。
2，物料申购查询
查询本站点向中心申请的物料记录，有申购的详细日期以及数量等，供中心与站点自己进行查询，同时避免了因现传真申购而造成的问题；
如果站点登记错误的，请致电中心物料管理员，作废申请记录；
3，网点领用物料清单
指中心实际发给本站点的物料清单，以及数量、扣款等，同时也便于与中心进行核对
9.【办公】菜单说明
1、快件追踪
链接OA货物跟踪功能，查询简单运单录入信息和巴枪扫描信息。
2、查看公告
功能说明：
查看中心发布的公告（E3登陆时也会出现该提示窗口），可通过[过滤]功能项快速查询。
3、问题件登记
登记相应的问题件，直接发给相关网点或中心，
4、问题件查询
查询本网点登记的问题件、本网点收到的问题件。
4、费用登记确认
说明：
用于登记一条费用，由对方网点去确认；登记后按保存按钮即可
5、接受网点费用调整确认
说明：
用于本站确认对方站点的费用；要确认的，在“确认标识”打勾即可，保存。
6、费用调整查询
查询本站一段时间内登记和受到的费用调整数据
7、投诉登记
说明：
用于登记一个投诉，可以投诉个人或站点
8、投诉方查询
说明：
用于查询本站点或本中心所属站点登记的投诉内容
9、被投诉方查询/回复
查询、回复本站收到的投诉。
只有被投诉方中心处理以后，才可以查询
UC优速IT部
2009-12-15
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