精选办公设备办公用品管理制度2篇.docx

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精选办公设备办公用品管理制度2篇

2020精选办公设备、办公用品管理制度2篇

一、总则

第一条为规范公司办公设备与办公用品的使用与管理，防止铺张浪费，特制定本规定。

第二条本办法所指“办公设备”包括公司所有用于办公的电脑设备、网络设备、音响设备、打印机、投影仪、相机、摄像机、碎纸机、保险柜、传真机、扫描仪、电话机、镭射笔及冰箱、空调、微波炉、饮水机、吸尘器及办公家具等。

第三条本办法所指“办公用品”包括办公用文具用品、印刷单据、办公设备耗材、计算机软件及相关用品、清洁用品等。

第四条公共办公设备及办公用品的采购、维护、保管等事项由办公室负责，费用控制在预算额度内。

第五条各部门专用办公设备的采购、维护、保管等事项由各部门负责，费用控制在预算额度内。

二、办公设备管理

（一）办公设备的购置

1、属于固定资产范畴的办公设备的购置：

在批准的固定资产年度预算范围内的，由办公室汇总各部门办公设备需求并提出申请（附件一：

《办公设备采购申请单》），报总经理审批，批准后方可购置；预算外固定资产购置，由办公设备需求部门向办公室提出申请（附件一：

《办公设备采购申请单》），经分管领导审核后报总经理审批，批准后由办公室统一购置；

2、不属于固定资产范畴的办公设备的购置由办公设备需求部门向办公室提出申请（附件一：

《办公设备采购申请单》），经分管领导审核后报总经理审批，批准后由办公室统一购置。

3、部门专用办公设备的购置：

由办公设备需求部门向办公室提出申请（附件一：

《办公设备采购申请单》），经办公室审核后报总经理审批，批准后由办公室统一购置。

（二）办公设备的管理

1、办公设备实行专人使用专人管理与集中使用统一管理相结合的办法。

属于专人使用专人管理的办公设备如办公家具、电脑、扫描仪、保险箱、财务专用打印机、照相机等，在设备上张贴《办公设备标识卡》作为标识，标明该设备名称、设备编号、设备购置时间、使用及维护责任人；属于集中使用统一管理的办公设备如摄影机、投影仪、打印机、大型装订/打孔机、电话机等，由办公室负责日常维护管理。

办公室设立专门的（附件二《办公设备维修/保养记录表》），记载需维修设备的维护/维修时间、更换的零部件、维护维修费用以及经办人等信息；

2、员工使用办公设备应熟悉设备性能、爱护设备，避免办公设备的疲劳使用，降低设备损耗；

3、严禁员工私自更换计算机硬件、更改电脑操作程序。

若有特殊需要，须报办公室批准由专人更换安装；

4、如果电脑设备或网络出现不能解决的故障，应及时通知办公室安排维修；

5、为保证办公系统安全工作，员工应对所使用电脑定期杀毒；员工使用移动存储设备前必须查毒杀毒，如因使用未经杀毒的移动存储设备导致办公系统感染病毒，由其承担相应维护费用；

6、严禁私自改动局域网内其他员工电脑硬盘共享文件；

7、严禁使用复印机、打印机印制与工作无关的资料；

8、下班时应关闭办公设备电源，必要时切断电源；

9、员工外出借用办公设备，借用人在借用完毕后应及时归还，并应确保借出设备外观及性能的完整无损，如出现遗失或损坏等情况，由借用人承担赔偿责任；

10、其他办公设备的使用、管理由办公室具体安排。

（三）办公设备的报废处置

1、报废、废弃的办公设备经公司相关部门甄别确认不再具有使用价值的，由设备使用部门填制（附件三《办公设备处置申请单》），办公室、财务资金部审核后签署意见，报总经理审批，批准后由办公室统一处置，同时须报财务资金部备案。

2、办公室对所处置的报废/废弃的办公设备必须登记在册（附件四《办公设备处置登记表》）。

《办公设备处置申请表》保管期限为10年。

三、办公用品管理

（一）办公用品的界定

1、低值易耗品：

铅笔、橡皮、签字笔、原珠笔、胶棒、胶带、大头针、图钉、回形针、订书钉、打印纸、笔记本、燕尾夹、印泥、档案袋、透明文件袋、自粘性标贴、自粘性便条纸、信封、垃圾袋。

2、管制消耗品：

剪刀、美工刀、订书机、打孔机、钢笔、打码机、日期戳、计算器、起钉器、笔筒、尺子、垃圾桶、文件夹、档案盒、签约本。

（二）办公用品的采购入库

1、根据各部门所报低值易耗办公用品需求，由办公室指定办公用品保管人员于每季度的第一个月15号前将本季度所需要用品计划进行汇总，并填报（附件五《办公用品采购计划表》），经办公室审核后报总经理审批，批准后按计划进行采购。

非低值办公用品或临时增加采购的，由需求部门单独申请，经办公室审核后报总经理审批，批准后交办公室统一办理。

2、办公室须按计划购置办公用品，通过比质、比价到相关单位、商场购物。

在采购时，尽可能地采用集中购买方式，实行公开询价，严禁索要回扣及弄虚作假。

3、采购人员购买办公用品后要将发票及购买明细单交至办公室办公用品保管人员处，货到第一时间由办公用品保管人员凭票清点验收入库入账，并填写（附件六《办公用品库存登记表》）。

2、印刷品（如信笺纸、红头文件纸、各类单据等）由办公室统一办理。

4、凭发票、明细单等到财务资金部报销。

（三）办公用品的保管

1、所有办公用品由办公室安排办公用品保管人员统一管理。

2、办公用品保管人员在采购人员采购完毕入库时，要认真核对单据和实物，确保单、物一致。

3、购入的办公用品由办公用品保管人员验收、登记、保管，每季度进行核查盘点并做到帐物相符。

4、对入库物品要按性质和材质合理分类存放。

避免物品霉变、虫蛀、燃烧情况发生。

5、未经保管员允许，禁止任何人私拿办公用品。

（四）办公用品的发放

1、发放标准

（1）低值易耗品的发放：

每月30号各部门填报（附件七《办公用品领用申请单》）至办公室，办公室办公用品保管员根据各部门需求，按照每人每月￥15元标准（参照办公用品入库单价）执行发放，总额不得超支，若有结余，可以跨月调剂使用。

（2）管制消耗品的发放：

管制消耗品已于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须以旧换新。

人为损坏或者遗失不再补领，员工离职时须照折旧价赔偿。

新员工领用管制消耗品需办理填写《办公用品领用申请单》，由部门负责人签批后，凭单到办公室领取，领取标准按规定发放。

2、办公用品保管员要对发放的办公用品建立台帐（附件七《办公用品出库登记表》），每季度核对一次，如有超支，办公用品保管员有权禁止继续领用。

3、员工在领完物品后，应在《办公用品出库登记表》上确认签字。

凡领取单件价值50元以上的应登记备案；单件价值200元以上的，实行使用人保管、维护责任制：

凡损坏、丢失或被盗的器具，要及时书面报告办公室。

员工调离公司时，要将原领用属于个人使用的物品交还办公室后，方可办理调离手续。

4、办公用品保管员将物品领用单整理存档，以备核实。

5、对公司物品要公私分明，不得将公物挪为私用，应爱护公司的一切物品。

6、复印文件资料后的废纸要取回，重要的要用碎纸机处理打碎，不得复印与工作无关的资料。

7、员工只领取本人所需的办公用品，应本着节约的精神，按实际需要领取，爱惜使用；

8、严格执行领用签字登记手续；

四、附则

（一）本规定的检查、监督部门为办公室，违反此规定的人员，将给予相应的警告处分。

（二）办公室对本规定负有最终解释权和修改权。

（三）本规定自公布之日起生效执行。

XXX公司

2020年月日

2020办公设备及办公用品管理制度2篇

一、目的

为规范公司办公用品的管理，使办公用品的采购、使用和保管标准化、制度化，提高综合办公室门的办事效率，降低办公用品的消耗，节约成本，特制定本制度。

本制度适用于公司所有办公用品的采购、发放和使用管理。

二、适用范围

本制度适用于公司的全体员工。

三、办公用品分类

（一）固定资产:

各类价值较高的办公设备，如:

电脑、打印机、复印机、办公桌、椅、文件柜等。

（二）办公用品

1.消耗品：

笔记本、橡皮筋、固体胶、回形针、大头针、胶水、水笔（芯）、打印纸、电池等。

2.耐用消耗品:

文件夹、拉杆夹、档案框、文件袋、订书器、剪刀、计算器、裁纸刀、插座、U盘等。

3.办公耗材品:

墨盒、硒鼓、碳粉、复印纸、打印纸、传真纸等。

（三）其他物资:

1.广告类，如宣传单页、宣传册等;

2.节日礼品、购物礼券等;

3.其他。

四、职责

1.综合办公室统一负责办公用品的采购、发放、保管、使用和监督等日常事务。

2.各部门的办公用品需求，须由部门负责人签字后提交审批。

五、制度内容

为实现在办公用品“申请即领即用”的高效管理目标，综合办公室设立办公用品定量库存，收到部门采购申请单后，对符合审批流程的，可根据办公用品库存量立刻发放，待集中采购后按照定量补充库存。

（一）办公用品的采购

1.每月月初，各部门将该部门所需要的办公用品需求计划《办公用品采购申请单》（需部门长签字）提交综合办公室。

2.采购专员根据各部门提交上来的需求计划表再参考办公用品库存表制定采购计划，该采购计划含固定资产采购或是价格2500以上的，需公司董事长审批后采购。

原则上每月8日前采购到位。

3.采购人员需对用品的价格、质量负责，每一项支出必须有发票凭证。

4.每次采购完成，填写报销凭证交往财务部审批报销。

（二）办公用品的发放和使用

1.每月10日前，采购专员根据各部门提交的办公用品需求表发放办公用品。

2.各部门领取办公用品时，须填写“办公用品领用登记表”。

3.若各部门想领取不在需求计划表内的办公用品，须重新填写申请单，交由综合办公室门负责人审批，审批通过，方可领取。

4.每个部门的办公用品数量都是有指定指标的，若超出需求表数量，须采取“以旧换新”的方式获取办公用品，消耗完的办公用品不可随处丢弃，应保留着。

非消耗性办公用品（如订书器、计算器、剪刀、台历架等）列入移交清单，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。

大件物品领取后，列入办公室固定资产管理序列，明确责任人。

（三）办公用品的保管

1.库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。

常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。

要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。

2.管理员应对办公用品进行归类，按照类别的不同进行放置。

3.定期对库存进行盘点，适时增加库存，保障供给。

4.工作岗位人员有更替的，办公用品库存作为移交资料之一。

六、审批程序

（一）固定资产采购审批（含报价审批）

需求人→部门负责人→综合办公室→董事长

（二）办公用品采购审批

需求人→部门负责人→综合办公室

（三）其他物资

需求人→部门负责人→综合办公室（价格在2500元含以下的为止）→董事长

七、办公用品的使用

1、精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源。

定期维护保养，最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。

2、办公用品应为办公所用，不得据为已有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。

3、对于高档耐用办公用品，部门间应尽量协调相互借用，一般不得重复购置。

使用中办公设备出现故障，由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜；因使用不当，人为造成设备损坏的，直接责任人应负赔偿责任。

4、办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用．贵材贱用。

复印纸应用于复印，不得用做草纸、包装纸；大头针、曲别针等要反复使用；纸张可双面利用，修改校对稿可先用废旧纸张打印等，充分发挥各种办公用品的最大使用效率。

5、印制文件材料要有科学性和计划性。

要根据文件材料印制要求及数量选择合适的印制方式，既要方便快捷，又要使成本最低。

并力求使印制数与需用数基本相符，略有余富，避免不必要的浪费。

八、附则

综合办公室每季度填写《办公用品使用情况汇总表》，一式两份。

一份存档用与年终各部门的绩效考核，另一份提交各部门负责人，使其了解本部门办公用品的消耗情况。

本制度的最终解释权归综合办公室所有。

本制度自公布之日起实施。