10基层报账员培训资料.docx

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10基层报账员培训资料

基基层报账员培训资料

2012-9-29

一、票据常用知识

㈠发票适用类型

目前学校经常接触的有两类发票，一是收到款项时，向外单位和个人提供的发票，包括财政部门印制的非税收入和往来款票据（含食堂收费专用票据），其中非税收入票据主要用于收取幼儿保育费、代收费等，往来款票据主要用于收取借款、赔款、捐款、押金等项目；二是支付款项时收到的税务发票，分为国税、地税两类，其中国税针对销售商品、货物，提供工业性加工劳务业务等，地税针对建筑安装装潢、邮电通讯业、饮食服务业、旅馆住宿、代理服务、销售不动产和无形资产业务等。

发票的类型必须与经济业务性质相符，有几点要特别注意：

1、村级经济合作社发票只能用于收取往来款项与非经营性收入，如：

水电费、土地补偿费、捐款及清苗赔偿等项目，不得用于房租（仅指建制镇）、工程款、购买货物等经营性收入。

2、向外单位支付不须纳税的款项（如押金、归还借款等），应由对方单位提供税务部门的统一收款收据；

3、不能用材料发票代替工程发票，不能用供应商的进货发票代替销售发票。

如：

零星维修协议（合同）为包工包料，结算时不能分别开具材料发票和劳务发票，也不能全部开具劳务发票或全部用材料发票，必须是税务部门代开发票或维修工程发票。

㈡外来原始凭证的审核

原始凭证的真实合法完整是保证会计真实的基础；审核原始凭证的真实合法完整也是财会人员的主要职责，《中华人民共和国会计法》第三章第十七条规定：

会计机构、会计人员对不真实、不合法的原始凭证，不予受理；对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回，要求更正、补充。

凭证审核主要内容包括：

1、合法性

凭证的合法性包括票据本身合法和票据开具内容合法，具体地说，外单位提供的发票上应有税务监制章，并加盖单位财务专用章或发票专用章；票据所反映的业务内容要符合上级有关财经政策、法规、纪律。

2、真实性

要检查票据是否存在伪造作假（电脑开票已可杜绝此现象）（如大头小尾、涂改、抽芯）等现象，检查票据反映的经济业务事项是否属实。

3、正确性

要做到内容齐全、填写规范，开具的内容与发票类别相符、在规定的额度和时间内开具。

首先要审核发票、收据的类型，是属于商品销售发票、服务类发票、增值税发票，还是属于往来款项发票；然后审核经济业务是否与发票相符，如：

眼镜业的发票有无用来开具“办公用品”、商品销售发票的经济内容记载“修理费”等。

4、完整性

⑴开票日期。

审核票据开票日期与发票适用日期是否相符，如果开票日期与报销日期间隔过长的，则应分析原因，慎重报销。

⑵单位名称。

审核凭证上的单位名称是否与本单位名称相符。

⑶填制内容。

审核货物名称、数量、单价与金额填写是否完整、正确，如果发票货物名称栏仅笼统地填写“办公用品”、“生活用品”、“建筑材料”、“维修费”等项目，必须附明细清单。

⑷收款单位签章。

审核凭证是否加盖了对方单位财务专用章或发票专用章；如果附有明细清单的，则清单上的印章必须与发票上的印章一致。

⑸有关人员签名。

审核原始凭证有关人员是否签名、有无不签名或是只签姓的情况；一般购物发票必须有经办人、验收人（或证明人）、审批人三人签名，其他支付业务发票上必须有经手人、审批人的签名（如果经手人是出纳，还必须由证明人签名）；财务审批人签字要求签上“同意支付”等字样；签字应尽量放在原始凭证的右侧；凡属专控商品的须附书面审批资料。

㈢学校自制原始凭证的制作

学校自制的原始凭证经常使用的主要有：

单位工资福利发放清单、差旅费报销单、学生退款及行政向工会、退协拨款等凭据。

1、学校工资补贴、福利奖金等发放单的制作要求

⑴自制发放单一般应具备“学校名称、发放日期、发放内容、发放数量、合计金额、制表人、发放人、审批人”等内容，有代扣项目的发放单，还应有“应发合计”、“扣款合计”、“实发合计”项目。

⑵在职人员、退休人员、招聘人员应分别造册。

⑶学校奖金、福利、补贴等的发放，一般每月一次，通过银行代发。

银行代发的取消发放人、领款人签字，但要求给教师提供工资条。

⑷自制凭证制作尽量做到大小适中，以便于会计档案的装订（现在的会计档案规格是21cm*14cm）。

2、差旅费报销单的使用要求：

差旅费报销单应正确填写出差人姓名、出差日期、事由、路线、乘坐工具、各项补贴、金额及其他项目；报销所附票据，必须保留有效日期（始发和终止时间），平整粘贴在差旅费报销单背后，不得使用订书针、大头针、回形针。

3、退还学生收费时，建议以学生或学生家长领款签字的表格作为原始凭证，并同时附原学生收费发票的复印件。

4、向工会、退协拨款的单据制作：

由工会、退协出具报告，经财务审批人签字同意后拨款。

㈣财政收费票据的保管与使用

1、保管的基本要求

发放到下属校点的发票，原则上要求由报账员保管。

报账员向中心学校领取空白发票、班主任向报账员领取发票，都必须有严格的领用手续，使用过程中要确保发票安全，做到防盗、防火、防霉变、防虫蛀鼠咬。

2、发票的使用规定

发放到各校点的发票，统一由报账员使用（面向学生收费时，由班主任配合完成），开具发票时，必须做到按号码顺序填开，填写项目齐全，内容真实，字迹清楚，全部联次一次复写，内容完全一致，大小写相符，并在收据联加盖财务专用章。

发票开完后，要认真核对开票金额和实收金额，并在发票封面上填写好各栏目，及时送镇中心学校财务处，由中心学校组织互查后向核算中心办理缴销。

3、作废发票的处理和保管

由于开票人员的失误或其他原因开错的发票，应当在发票上注明（套写）明显的“作废”字样。

“作废”发票必须整份全部联次妥善保管，粘贴在原发票存根上，以备查核，不得缺页、不得私自销毁。

4、发票遗失、被盗的处理

下属学校应妥善保管发票，严防丢失。

一旦发现发票遗失、被盗，应立即报告中心学校，由中心学校报告教育核算中心和财政或主管税务机关，填写《遗失、被盗发票声明申请表》，经财政或税务机关审核后，在省级或市级的报纸或电视台上公告声明作废。

对因管理不善造成发票丢失的，将视情节轻重给予相应处理。

二、收入管理

学校的各项收入必须全部纳入中心学校预算，统一管理，统一核算。

严禁“坐收坐支”和私设“小金库”。

1、各学校开学收取的资金统一缴入中心学校开设的开学收费专用账户，严禁学校存入其他账户或以教师个人名义存款。

缴费可以由教师收取现金后，当日足额缴入“收费收入汇缴专户”，也可由开户银行代收。

2、学校平时收取的零星款项，也应于当日缴入“收费收入汇缴专户”。

3、收取的捐赠款项应直接汇入市人民教育基金会账户，并开具教育基金会专用票据，学校不得私自开具收款收据，也不得以开学收费票据代替捐赠款发票。

4、房租收入必须用地税专用发票，不得用学生收费或行政事业单位往来款发票代替。

三、支出管理

1、教育经费支出实行校长“一支笔”审批制度，各校点负责人在授权范围内审批用款，超出授权范围的支出项目，必须先报中心学校审批后才能办理。

2、必须严格执行出纳备用金制度。

各校报账员于每个会计年度初向中心学校领取核定备用金，会计年度结束时交还；出纳备用金不得与其他款项混用，经费报销不得用食堂、工会经费及个人款项垫付。

不得超备用金结报。

要及时结报。

3、要严格控制现金支付范围（1万元以下个人劳务报酬、出差人员必须随身携带的差旅费、其他零星支出及国家政策规定需支付现金的支出），超范围应通过银行转账办理结算。

1万元以上的支付款项需到中心办理支付，确需自行支付的，要先与中心前台联系。

4、各校报账员报账前必须整理好所有票据，包括审查票据的合法性、真实性和正确性，填好汇总报销凭证。

5、报账时需要注意的问题：

⑴差旅费、交通费报销要及时，不得使用过期发票，出租车发票、公交车发票和货车拉货票据不能相互混用。

⑵公务活动用餐要一事一结，“三签”齐全，并附《公务接待用餐审批表》报销；如果公务活动在学校食堂用餐，要从行政账划出用餐金额到食堂账。

⑶购买农户家里自己种植的物品时，需要告知农户，凭村里和镇政府证明到国税局开具免税发票，避免不必要的浪费。

⑷出差补贴、住宿费和适用交通工具不能超规定标准；外地教师享受一年一次回家探亲费用报销，出市等活动必须附通知。

四、日记账的登记

㈠登记方法和要求

1、出纳日记账必须根据审核无误的原始凭证登记。

登账时，应将凭证的日期、编号、业务的内容摘要、金额等逐项记入账内。

出纳人员对认为有问题的会计凭证，应提交会计主管人员进一步审核，在审核结果未出来前，出纳人员可以拒绝报销入账。

2、各种账簿都必须逐页、逐行顺序连续登记，不得隔页、跳行，若出现空行或隔页应用红线对角划掉，并由记账人员盖章。

   3、出纳人员应每天逐笔登记已发生的经济业务，按日结出余额，在“借或贷”栏内写明“借”或“平”字。

现金日记账余额每天还要与库存现金进行核对。

   4、日记账要用蓝、黑墨水书写，红色墨水笔只能在结账、划线和冲账时使用。

 5、每登记满一张账页结转下页时，需要在最后一行结出本页发生总额，然后，将总额和余额转抄下页，在摘要栏内分别写明“过次页”和“承前页”。

在登账过程中出现错误，应采用正确的方法予以更正，不得刮、擦、挖、补。

㈡强调事项

1、原始凭证上的开票日期往往与出纳的付款日期不符，此时在现金日记账上的登记日期应以具体的付款日期作为登记日期。

2、跨月的教职工借款要入账。

部分出纳人员往往不把借款记入日记账，而用来抵出纳备用金，造成现金账面余额与实际库存现金不符，这是不符合要求的。

3、为正确反映现金的收支过程，现金日记账必须逐日逐笔记载，而不能根据汇总情况登记，也不能等报销备用金后一次性集中登记。

4、现金日记账只反映出纳手中的现金收支情况；学校的资金收支结余情况应另设备查账，而不能在学校现金日记账中集中反映。

5、现金日记账的余额应为“借方”或“平”。

若出现“贷方”余额，说明出现了记账差错或未付现金先记账等问题，出纳人员必须查明原因，及时整改。

五、固定资产登记

固定资产是指使用期限超过一年，单位价值在1000元以上（其中：

专用设备单位价值在1500元以上），并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。

单位价值虽未达到规定标准，但是耐用时间在一年以上的大批同类物资，作为固定资产管理。

　　固定资产一般分为六类：

房屋及构筑物；一般设备；专用设备；文物和陈列品；图书和音像资料；其他固定资产。

固定资产的确认从原来的一般设备单位价值在500元以上、专用设备单位价值在800元以上，提高到单位价值在1000元以上（其中专用设备单位价值在1500元以上）。

需要强调的地方：

1、固定资产登记管理与学校财产登记管理既有联系又有区别，作为固定资产登记管理的一般也属于学校财产登记管理的范围，而作为学校财产登记管理的不一定作为固定资产登记管理，两者是后面登记管理的范围更广一些。

后者可根据学校实际情况登记管理得更细一些，而固定资产登记管理则有较明确的规定。

2、对单位价值虽未达到规定标准，但是耐用时间在一年以上的大批同类物资的理解一要把握耐用时间需在一年以上，大批实验室易耗材料、物品及大量易耗体育、音乐器材一般不列入固定资产。

二是对“大批同类物资”中“大批”两字的理解，如果本次购买数量不多，但以前大批此类物资已作为固定资产进行登记管理的也要作为固定资产登记管理。

如办公桌椅、课桌椅零星采购，虽然数量不多，单价不高，因为原来已有大批同类物资作为固定资产登记，因此以后零星采购此类物资也应作为固定资产进行登记管理。

3、学校购买的图书及影像资料，不论数量多少，如果是进入学校图书室的，则应作为固定资产登记管理，如果是发给领导、教师作为学习或教辅材料的，则作为办公费处理。

4、学校食堂、工会购置的固定资产，即使经费列支在食堂或工会账上，行政账上也要根据相关发票的复印件进行固定资产登记入账。

工会、食堂帐可不可以登记固定资产

5、学校购买固定资产，在报销经费的同时，要一式两份填写固定资产增加登记清单，一份由中心学校或教办汇总后上缴核算中心入账，另一份由中心学校或教办留存，以便及时在固定资产管理专用软件上登记管理。

6、固定资产维修要加强管理。

六、公务卡使用和管理

（一）、关于单位公务卡

单位公务卡托收后，个税、个人负担的公积金等代扣部分的资金在发放时仍先归集到备用金账户。

待扣款成功后，由单位负担的支出从零余额账户还到单位公务卡账户；代扣部分则由备用金账户还到单位公务卡账户（手工填开支票及进账单即可）。

代扣部分之所以先到备用金账户归集而不是直接划入单位公务卡账户主要是避免资金反向流动。

单位公务卡账户实质上是一个单位账户，与个人信用卡存款不产生利息不同。

如单位公务卡有资金沉淀，则会产生利息，利息的处理与单位公务卡资金“只进只托”相违背。

需要强调的地方:

1、不能提前把款项划入单位公务卡账户，要等银行托收后才能把对应款项划入单位公务卡账户，否则就会产生银行利息。

2、一定要按照银行已托收数额划入款项，不能多划也不能少划，即使教师个人代垫代扣款项与托收金额有差异，代垫代扣款也要先按照银行托收相应金额由备用金账户划入，待以后查明原因后再作相应的调整。

3、单位公务卡账户的透支免息期为十个工作日，不包含节假日和双休日。

各校要注意及时还款，否则可能会产生高额罚息。

（二）、关于个人公务卡

1、公务卡使用范围

培训费、差旅费中的住宿费及有刷卡环境的公务用餐费（暂定这些项目）

2、公务卡报销流程

⑴教职工发生培训费、住宿费时，用公务卡刷卡消费，取得刷卡凭证和发票；

⑵教职工凭发票和刷卡凭证尽快到财务部门办理报销；

⑶出纳或报账员审核经济业务、发票后，在发票上加盖“公务卡消费”印章；

⑷财务人员汇总公务卡消费的金额，填制公务卡消费报销清单，单独结报。

类似于到中心办理转账的授权支付业务，结报时需填开转账支票和银行进账单等，收款单位及开户银行和账号学校应事先与公务卡消费银行联系后取得。

⑸核算中心后台输入个人公务卡报销信息，前台办理支付手续。

⑹公务卡消费银行将款项分解打入相关个人公务卡。

3、注意事项

⑴为减少差错，发票上的经手人必须为刷卡人；

⑵教办、中心学校在确定教职工报账时间时，要考虑下属学校这一中间环节；

⑶公务卡消费和现金消费的项目，要分别开具发票；

⑷为减少教职工使用公务卡消费的顾虑，财务人员在收到相关发票时，可以提供统一格式的“收到发票凭证”。

七、食堂财务管理

办好学校食堂，既关系到系统形象，更关系到师生的身心健康。

学校应切实加强组织领导，健全食堂财务制度，严格规范食堂收支，努力提高服务质量，真正使食堂成为服务全体师生的窗口。

（一）规范食堂收入核算

食堂收入系食堂为师生提供伙食活动中的各项收入，主要包括：

伙食收入（含学生伙食费收入、教职工伙食费收入）、财政补助收入（主要是指爱心营养餐费）、其他收入（指剩菜剩饭处理收入、利息收入等）。

1、实行包餐制供应的食堂，学校应按局每学期初下达的收费标准收取，收取时，应开具市财政局印制的教育食堂专用票据，并按收支两条线管理的原则，及时足额缴存食堂专用银行帐户；收入结报时，发票记账联应按班级装订，并附就餐学生名册。

2、以充值卡方式结算的食堂，学生的饭菜价格按照收支平衡、略有结余的原则，以实际成本为依据确定，每种饭菜价格应做到明码标价，每天在食堂醒目处公示。

学校购买充值卡的费用，作为食堂其他支出，不得向学生收取工本费；师生补办充值卡按成本收取工本费，冲减食堂其他支出。

3、教师伙食费收取。

教师工作餐应与学生同菜同价，严禁在食堂以桌菜形式就餐。

向教师额外提供的伙食，如无住校生的学校向教师提供早餐、晚餐的，应按成本收取伙食费。

每月50元标准收取。

学校收取的教师伙食费应在收支报表上单独反映。

4、食堂剩菜剩饭处理收入，应统一缴入食堂账，不得在食堂账外列支。

食堂专用银行账户产生的利息收入，每季末应凭银行结息单及时入账。

5、爱心营养餐费应做到“应补尽补”，一年二次及时足额补助给享受学生（目前标准是375元/生.学期），学校不得截留、挪用。

（二）规范食堂支出核算

食堂支出是指食堂为师生提供伙食服务所发生的各项费用，包括粮食支出、买菜支出、调料支出、炊事员工资、燃料费、水电费、设备及维修费、其他支出等。

学校要加强对食堂支出的管理，规范支出成本核算，努力提高学生的伙食质量。

1、提高直接食用成本比例。

学校向学生收取的伙食费，除炊事员工资、燃料费、水电费等费用外，应全部用于学生的可直接食用成本（含粮食、菜类、调料、其他食用材料），直接食用成本占伙食费收入的比例应在75%以上，其中粮食支出为10%左右，调料支出为5%左右，买菜支出应在60%以上。

规定除幼儿园食堂外，中小学校食堂不得向学生提供水果、冷饮、点心等服务。

2、规范炊事员工资、燃料费、水电费、设备及维修费支出。

炊事员工资应控制在伙食费收入的10%以内（高中12%以内），学校应在此数额内确定炊事员人数和工资，学校应充分挖掘潜力，减少聘用的炊事员人数，对炊事员工资支出总额过高的学校，建议在行政账中列支一部分工资，确保学生的直接食用成本；燃料费支出应占伙食费收入的5%以内，学校应树立节能降耗意识，降低燃料费支出数额。

水电费支出应占伙食费收入的2%以内，对学校行政经费比较宽裕的学校，建议不在食堂账上列支水电费。

设备及维修费应在以前学期结余数额内考虑，以前学期无累计结余的，不得列支设备及维修费。

3、控制食堂结余。

学期末食堂结余不得超过伙食费总额的4%，结余比例超过4%以上的部分，学校应全部退还给学生。

食堂结余款要专项用于改善学生伙食和食堂的设施、设备，或弥补以前年度亏损。

以前年度结余款较大的学校，应在支出规范的前提下降低结余数额，使结余数控制在合理水平。

4、确保支出均衡性。

实行包餐制的学校，学期初向学生收取的伙食费，要进行统筹安排，做到每周支出基本均衡。

5、规范货款支付。

学校向配送公司、超市、燃料公司等有营业执照的企业支付的货款，应凭供货方开具的税务发票（附每日收货清单），每周一次通过银行转账支付，不得以现金方式直接支付。

6、控制食堂自购用菜。

因工作需要，食堂公务招待用菜可以由学校自行采购，但应于每月月底以直属学校、教办、中心学校为单位，汇总后到教育局监察室审批后再结报。

教办、中心学校要加强对下属学校食堂自购用菜的控制，规范食堂招待支出。

7、严禁发放教师福利。

学校不得直接或变相在食堂账上发放教职工福利奖金，如发米、发油、食堂值周教师补贴等。

8、规范食堂设备采购管理。

食堂内的设备材料属政府采购目录内的物品（如锅炉、冰箱、空调、消毒柜等），应严格按集中采购要求组织采购。

采购的设备属固定资产管理范围的，应将发票复印件送核算中心，在学校行政账上反映固定资产增加，并及时在财政国资管理系统上作好登记。

（三）健全食堂监管体系

1、完善人员设置。

要切实做好食堂相关环节的内部控制，食堂货物采购人员、验收人员一般学期中途需进行轮换，一学期必须轮换。

食堂出纳应与行政出纳分离，且一学年轮换一次。

要加强食堂物资出入库管理，建立食堂物资出入库流程。

严格入库检查验收，食堂原料的入库、出库必须由专人负责，做到物资采购与验收管理分人管理。

2、加强财务公开。

食堂每日购菜情况应于中午12时前在学校食堂财务公示牌和教育网上进行公示，每月食堂财务报表应在次月10日前上牌公示。

每学期的食堂账目应在学期结束时返还所属学校，由各校组织人员进行清查，清查小组成员必须由民主推荐，由熟悉业务和有较强责任心的教师代表、工会组织代表组成，并以3-5人为宜，清查情况应在校务公开栏公示，并书面上报教办、中心学校（公示和上报格式统一使用诸教[2007]8号文件中的“诸暨市教育系统财务清理情况报告”）。

3、加强监督检查。

教办、中心学校应加强对所属食堂运作情况的监督检查，每学期至少组织一次以上有针对性的实地抽查。

教育局将加大对全市学校食堂财务管理的督查力度，对截留伙食收入、私设“小金库”，弄虚作假、虚列支出，克扣、挤占、挪用学生伙食费等违纪违规行为，一经查实，将严肃追究校长的领导责任，并对其他相关责任人作出严肃处理，构成犯罪的移交司法机关处理。

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