行政办公管理规定.docx

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行政办公管理规定

第一章行政办公管理规定

（一）总则

第1条为加强公司的人事行政管理，理顺公司内部管理关系和提高工作效率，使公司人事行政管理规范化、制度化，根据《公司法》、《劳动法》以及其他法律法规的相关规定，结合公司实际情况，特制定本制度

第2条适用范围：

本规定适用公司全体职员，公司聘用的全部从业人员

第3条除遵照国家有关法律规定外，本公司的人事行政管理，均依本制度规定办理

（二）行政办公纪律管理规定

第1条工作时间内不应无故离岗、串岗，出去办事要请假，确保办公环境的安静有序

第2条上班时间不要看报纸、玩电脑游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情

第3条爱护办公室的各项设施，随时保持办公室干净、整洁，营造一个良好的工作环境并注意办公室的安静

第4条上班时不能穿超短裙与无袖上衣及休闲装，请穿西装和职业装，仪表整洁、大方接待来访和业务洽谈时，应注视对方，微笑回答，礼貌待客

第5条进入工作场所应及时进入工作状态，严禁在工作场合闲聊、打闹。

第6条接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动代接听，重要电话做好接听记录

第7条严禁用公司电话打私人电话或信息电话，不准占用本部电话谈论与工作无关的事。

其余正常上班时间严禁利用公司电脑上网聊天，打游戏。

第8条办公室所有的办公用品、用具由行政办公室全面负责，其他部门予以配合

第9条发现办公设备（包括通讯、照明、电脑等）损坏或发生故障时，职员应立即向办公室报修，不能影响工作

第10条未经领导批准和部门领导授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料

第11条员工上下班实行打卡机考勤制度，不得迟到早退，不得代他人刷卡

第12条请假须经部门主管、行政副总或总经理的书面批准，到办公室备案；假条未在办公室即时备案，以旷工论处，扣减工资

第13条平时加班必须经部门领导批准，报办公室备案。

第14条因工作原因未及时打卡，须及时请示部门领导签字后于次日报办公室补签，否则会作旷工处理

第15条公司员工不得相互打探工资。

行政部，财务及所有经手工资信息的人员必须保守薪酬秘密。

非因工作需要，不得将员工的薪酬信息透露给任何第三方或公司以外的任何人员。

员工需查核本人工资情况时，必须由行政部指派人员和财务部门出纳进行核查

第16条在月末统计考勤时，办公室对任何空白考勤不会补签，如因故未打卡，请到办公室及时办理

第17条不得利用办公室会客、聚会、不得在办公室吃饭，更不允许吸烟。

吸烟应到规定的区域范围内（如接待室、会客室等）

第18条如请病假，需有见证人或出示挂号条/病假条，否则将一律认同为事假

第19条请假条应于事前交办公室，否则会视为旷工处理

第20条市场部因当日外勤，不能回单位打卡员工，请部门经理及时写出名单，由办公室经办人打卡，或者补卡。

第21条不准私自动用办公室物品，如有需要应向办公室登记并做好领取记录

第22条无工作需要不要进入领导办公室、实验室、财务室、会议室。

第23条各部门务必及时、认真递交下个月的工作计划和上一月的工作总结

（三）员工的考勤、请假、休假制度

第24条员工在公司工作实行每周五天（8小时工作制），周六、周日如需加班需服从领导安排。

作息时间为：

夏至时：

周一至周五，上午：

8:

00-11:

30,下午13:

30-17:

30；

冬至时：

周一至周五，上午：

8:

30-11:

30,下午12:

30-17:

00；

第25条员工上下班实行打卡机考勤制度，由行政部负责督促、检查、汇总、公布

打卡须知：

1、员工在正常上下班时间内因忘记打卡，或工作原因迟到早退者，须在考勤表上及时备注，由部门主管签字确认，每月底公布考勤罚金额度；

2、迟到不打卡者，除补卡、迟到处罚外，另加一次性罚款20元；

3、迟到10分钟内不计，一个月内迟到3次及以上者，本月工资扣除50元；

第26条因公出差应由主管部门出具相关出差证明，并办理因公出差手续；没有证明或不按规定办理出差手续者，按迟到或旷工处理

第27条员工因病、因事需请假的，应事先填写请假条，先经过部门主管同意，再由上级领导审批后才能离开工作岗位；3天以内的，由部门经理批准；3天以上的，由部门经理核准,报总经理批准。

第28条以下情况视为旷工：

（一）未经请假或假满未经续假而擅自不到职的；

（二）迟到、早退超过30分钟的；

（三）工作过程当中擅自离开岗位1小时及以上的；

（四）法律法规或公司其他管理制度规定的旷工情况；

第29条国家规定的法定假日，公司按照国家的有关规定组织放假

第30条工作已满1年不满10年的，年休假5天；已满10年不满20年的，年休假10天；已满20年的，年休假15天

第31条部门经理安排员工休年假时，需提前3日向总经理提出申请，经批准后方可休假；确因工作需要无法安排休假的，由公司给予相应补助

第32条按劳动者在本单位工作的年限，每满一年支付一个月工资的标准向劳动者支付。

六个月以上不满一年的，按一年计算；不满六个月的，向劳动者支付半个月工资的经济补偿。

向其支付经济补偿的年限最高不超过十二年。

本条所称月工资是指劳动者在劳动合同解除或者终止前十二个月的平均工资。

第33条公司员工初婚属晚婚的，享受国家规定带薪婚嫁15天。

女员工有带薪产假90天,其中产前休假15天。

难产的,增加产假15天。

多胞胎生育的,每多生育一个婴儿,增加产假15天。

女职工怀孕流产的，所在单位应当根据医务部门的证明，给予一定时间的产假。

女职工怀孕不满4个月流产时，给予15天至30天的产假；怀孕满4个月以上流产者，给予42天产假。

第34条职工的直系亲属（父母、配偶、子女）以及死亡后，职工可请丧假料理丧事。

（一）假期：

根据具体情况，由本单位行政领导批准，酌情给予1—3天的丧假。

（四）公司例会制度

第35条公司每周五下午召开经理办公会，参加人员为公司高管和公司各个部门经理，总结本周工作，制定下周工作计划

第36条各种会议的召开和议程由行政部安排，并做好会议记录

第37条各个部门专业会议不定期召开，有部门经理负责召开，贯彻执行公司的计划、预算和重大决策

第38条要使用会议室的各部门，其负责人必须提前一天向办公室预约，如需临时使用，可在会议无计划时使用，并在计划使用前撤离

第39条参会时，不迟到、不早退；有病、有事的确不能出席会议者应先请假

第40条参加会议人员应做好会议记录，开会期间关闭手机，不得在会议过程中交头接耳，需要发言应告知会议主持人，经允许后发言

第41条凡是公司会议决定的议案，必须坚决贯彻执行。

传达到位，布置落实。

（五）  档案、公文打印管理

第42条公司的档案管理由行政部指定专人负责，归档范围包括：

员工档案、公司规定、年度计划、财务审计、劳动工资、会议记录、决议、决定、委托书、协议合同、项目方案、通报、通知总院或总公司下发等文件材料

第43条行政部主管和指定专人应切实履行职责，确保原始资料及单据、表册齐全完整

第44条借阅档案必须做到爱护档案，保持档案原有整洁、整齐，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自转借或丢失，如因工作需要摘录或复制的，需经行政部主管同意批准；凡属于保密档案，必须经总经理批准同意后，方可摘录和复制

第45条如需对外发送公文或其他资料及表册的，必须经本部门负责人签字，方能打印和发送

第46条公司各部门打印的文件、制度必须呈报总经理办公室，并经总经理阅示批准后，方能执行

第47条公司公章由行政部主管负责保管

（六）公司行政公章使用管理

为规范印章管理，维护中测测试宁波分公司的企业形象和合法权益，提高工作效率，特制定行政公章使用管理规范。

请各部门认真履行印章的审批手续，规范执行。

第48条以公司名义印发的公文（包括红头文件和非红头文件），不论上报上级机关，还是下发各部门，根据公文格式要求加盖印章。

第49条各市场部门报送上级的各类报告、报表、表格等，由部门负责人签字，办公室审核、总经理批准后，由经办人到公司办公室盖章。

第50条凡公司及各部门对外订立的项目合同、协议等，必须由业务副总批准并签字，经公司办公室审核后，由经办人到办公室盖章。

第51条凡财务部与银行签订的各类协议和业务单据，由财务主管签字确认，公司办公室审核，行政副总经理批准后，方可盖章。

第52条出具其他各种授权书、介绍信、证明信，先由各部门负责人审核、经副总经理审批后盖章。

（如涉及到财务金额证明需使用财务部的财务专用章确认后方可加盖公章。

）

第53条公司员工联系工作、因公出差，需要出具固定制式的行政介绍信，需由各部门主管领导签字后，到办公室办理。

第54条不得在空白表格、证书、信笺等空白件上盖章。

第55条行政公章不得带出公司外，因特殊情况需要外出用印，必须经公司办公室主管指定专人前往办理，并做好使用登记。

第56条中测测试科技有限公司宁波分公司公章不对公司员工出具贷款诚信、抵押等个人资料的证明。

注：

（一）公司公章具有法律效力，必须依法使用、严格管理。

（二）各部门、各单位要严格按照批准手续用印，凡不按规定办理用印手续的，一律不得用印。

（七）附则

第57条本办法由某某公司人事行政部负责解释。

第58条本办法自发文之日起执行。

第二章公司接待管理制度暂行规定

第1条为进一步规范各类业务接待行为，厉行节约，有效控制接待费用，严格执行内控管理各项规定为宗旨，特制定本制度。

第2条公司接待事务是指，公司在日常工作中发生的为开展各类业务经营和其他各项活动需要而产生的接待用餐等交往应酬费用，本制度适用于公司各级接待费用的申请、审批和核准。

第3条接待费用控制。

接待事务实行“对口接待，统一安排”，办公室为公司接待事务的归口管理部门，并负责公司接待费用的审核与控制，做好用餐、住宿记录，用车按车辆管理制度规定办理。

月末将各单位费用情况汇总上报公司总经理、副总经理。

第4条公司接待事务用餐坚持分级限标的原则，由办公室统一安排在指定饭店、宾馆就餐、住宿，根据来访客人的级别和事情的轻重缓急，主次安排相应接待标准。

具体规定如下：

（1）公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及上级机关的负责人等接待标准为贵宾接待；地方机关一般工作人员及普通客户接待标准为业务接待；其他供应外协单位、中间商及客户派到公司学习的一般人员接待标准为普通接待（工作餐）。

（2）未经批准而超出标准的接待费，由接待申报人自负。

（3）接待人员一般情况下由对口职能部门负责人与相关人员陪同，确因工作需要招待重要客人，各相关部门可请分管领导出席。

陪餐人数一般控制在2-3人，最多不超过需接待人员的1.5倍。

（4）凡普通接待，中午一律不准饮酒；其他招待外来人员的用餐场合，陪餐人员必须饮酒的，必须适量，不得因酒误事或损害公司形象。

（5）一般情况下在公司附近餐馆用餐，需在外酒店、宾馆安排用餐（或住宿）必须在定点宾馆，以降低接待费用。

第1条接待标准。

陪同人员由部门领导确定，一般每次不得超过5人，原则上按20元每人安排，每桌不得超过300元，一般不安排高档烟酒和饮料，提倡不饮酒。

不得安排就餐以外的其它特殊招待。

确需超标准招待的，或确需安排住宿的，应事先报总经理同意，方可安排，安排住宿也应在办公室登记备案。

第2条接待程序，坚持先请示登记后接待原则。

①接待人向副总经理或总经理提出招待申请，填写业务招待申请单；②副总经理或总经理审查同意，确定地点；③接待人到办公室登记备案；④到指定地点接待。

第3条招待费用结算，实行月结或季结。

所有招接待费用均由行政部和财务部负责结算，以行政部登记备案的记录为准，未经登记备案的不予结算支付。

经请示同意在定点以外的地点招待的也应及时登记，在一星期内凭国家正式有税发票报账，并附详单。

第5条定点招待。

定点处的招待详单由负责招待的当事人签字认可，注明招待日期、招待对象和招待金额（大写），招待住宿也应照此办理，以便与办公室备案记录核对。

第6条接待的管理

（一）用餐接待审批

1、公司用餐接待费用实行提前申请，定额审批的原则。

对口部门申请用餐前，填写《业务招待申请单》，注明接待事由和就餐人数，经部门负责人签字后由行政主管核定标准，安排就餐地点。

用餐完毕后由经办人（或陪餐人）在账单上签字确认。

2、如人事行政主管不在，可向副总及以上领导申请批准。

领导不在公司时，要在电话中请示批准后，按以上审批程序补办《业务招待申请单》后经分管副总及以上领导签字后交综合办。

3、因特殊原因未得到批准而进行的接待，在补办《业务招待申请单》时,首先由接待人写出申请，说明事由和原因，经副总审批后，按《业务招待申请单》补办手续。

4、公司内部一般工作人员因公在外用餐每人每次不超过20元，出差在外需接待用户或其他业务用餐及住宿费用，按公司出差相关制度执行。

5、属业务接待和普通接待范围内的接待在填写《业务招待申请单》并经副总经理签字后可自行安排，用餐完毕后将填好的《业务招待申请单》交办公室备案，以方便月底汇总结算。

（二）接待用茶、烟、水果由办公室根据领导指示按需办理。

（三）行政部每月核准接待费用发生额，接待费用结算时，宾馆需提供公司《业务招待申请单》、账单、发票各一份后，经行政部主管核准报副总经理签字，总经理批准后，按公司财务内控管理制度要求按程序结算。

第1条行政部门严格按标准审批额度，对口部门在申请招待费用过程中有虚假行为，每发生一次扣罚部门经理200元并通报批评。

第三章公司用车管理制度暂行规定

第2条为了加强和规范公司管理，减少用车费用和降低公司成本，本着安全、节约、有序、高效的原则，更好地为公司服务，提高工作效率，特拟定本制度。

本制度所指车辆均指公司的业务办公用车。

第3条公司车辆由办公室调度，主管人员管理。

出差及业务用车应向主管人员登记申请，填写派车申请单，领取钥匙，出浙江省需由副总经理批准。

第4条公司业务办公用车的证照保管，车辆年审、车辆保险及养路费支出等事项统一由主管人员负责管理。

第5条员工外出办事，一律登记、记录、申请。

3公里内，原则上不允许出车，可乘坐公交车的尽量坐公车。

第6条主管人员依重要性顺序派车，不按规定办理申请者，不得派车。

如公司车辆一时调配不开，到主管人员登记申请批准后方可打车外出。

在发票上要注明始点和终点及所办事宜否则不予报销。

第7条员工因私借用公车，需经办公室同意，并经总经理签署派车单后，主管人员方可派发车钥匙。

交还公车前必须保持车辆整洁、外观无损伤、车况正常，并按行驶里程计收油费。

第8条节假日或业余时间车辆的使用应呈请主管人员负责人核准后方可调派。

出车时认真填好派车单后，向行政部领车钥匙、油卡及行驶证。

返回公司后一并交还行政部。

第9条车辆日作任务结束后和节假日应停放在公司指定场所，并将车门锁妥。

第10条公司一般公务用车应指定特约修理厂维修，否则维护费不准报销。

如情况特殊，经主管同意可据实报销。

可自行修复的，报销购买材料零件费用。

第11条车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修复、更换零件时，可视实际需要进行修理，但无迫切需要或修理费超过200元时，应事先征得主管批准。

第12条在无证驾驶、非公驾驶外出、未经许可车辆驾驶员将车借予他人使用，违反交通规则、发生事故或造成车辆损坏等情况，由车辆驾驶员及其直接责任人承担一切后果。

第13条因公帮忙出车，造成驾驶车辆违反交通规则行为（私闯红灯、乱停车、驾驶未佩带安全带、驾驶时车速超规定等），其罚款由公司负责。

扣分事宜由驾驶人员自行承担。

其余根据具体情况，另行确定责任。

第14条发生责任事故造成经济损失时，按实际损失，责任者应赔偿。

a.一般事故（经济损失在1000元以下者）：

按经济损失的50%处罚；

b.严重事故（经济损失在1000～5000元者）：

按经济损失的40%处罚；

c.重大事故（经济损失在5000～10000元以上者）：

按经济损失的20%处罚；

d.特大事故（经济损失在10000元以上者）：

按经济损失的10%处罚。

第1条因意外事故造成车辆损坏，其损失在扣除保险金额后，按第13条执行。

第2条发生交通事故后，如需向受害当事人赔偿损失，经扣除保险金额后，按第13条执行。

第3条公司驾驶员要认真做好对公司领导和各部门的驾驶服务。

第4条凭《派车单》出车，未经主管批准，不得用公车办私事。

第5条司机与公司领导或客户同行时，应保守机密，不得随意向他人泄露任何相关信息及内容。

第6条未尽事宜按《中华人民共和国道路交通法》和相关法律法规执行。

第7条本制度经人事主管人员起草，经总经理核定、批准后发布施行，行政人事部对其负有解释权。

第1条节约用油，降低消耗。

司机要控制空调的使用，规定冬季用车时不开空调，按照每部车不同情况限量用油，控制修理费用，并实行节约奖励、浪费罚款的规定。

第2条为合理有效的使用公司车辆，提高用车效率，派车单将分为市场部和技术部二种，每个部门根据需要填写出车单。

各部门需承担相应的成本费用，即1.2元/公里。

此费用在各部门相应的提成中扣除。

第四章财务人员岗位职责暂行规定

（一）出纳员岗位职责

出纳员是按照有关规定和制度，办理本单位的现金收付、银行结算等有关账务，保管库存现金、有价证券、财务印章及有关票据工作。

主要工作职责有：

第7条做好现金的日常管理及收付工作，保证现金收付的正确性和合法性。

第8条每天工作日结束前，及时盘点库存现金并与有关报表和凭证进行核对，填写《现金和银行存款日报表》，做到帐实、帐表、帐证、帐帐相符。

第9条根据公司规定的费用报销和收付款审批手续，办理现金及银行结算业务。

对于重大的开支项目，必须经过公司领导审核签字，方可办理。

第10条根据审核无误的收、付款原始凭证，填制记账凭证，记账凭证的内容必须填齐，附有原始凭证。

填制会计凭证的字迹必须清晰、工整并正确使用会计科目。

要妥善保管会计凭证，应按编号顺序，折叠整齐，按月装订成册，加盖封面、封底、盖章归档。

第11条根据帐务处理需要，及时将在手单据整理移交会计主管编制记账凭证。

配合会计人员做好每月的报税和工资的发放工作；做到及时准确，不得无故延误。

第12条负责银行账户的日常结算，银行存款日记帐，并做到日清月结，月末与银行核对存款余额，不符时编制《银行存款余额调节表》。

第13条及时清理帐目，督促因公借款人员及时报帐，杜绝个人长期欠款。

第14条出纳员同时需要兼管收入、费用债权、债务帐薄登记工作以及稽核工作和会计档案保管工作。

第15条保管好现金、财务印章、空白支票、空白收据及其他证卷，对于现金和各种有价证券，要确保其安全和完整无缺，如有短缺，要负责赔偿，对于空白收据和空白支票必须严格管理，专设登记薄登记，认真办理领用注销手续。

保险箱密码要保密，保管好钥匙，不得转交他人。

第16条严格遵守现金管理制度，库存现金不得超过定额，不坐支，不挪用，不得用白条抵顶库存现金，保持现金实存与现金帐面一致。

第17条公司各部门不得随意借支暂借款，若因工作需要须如实填写借款单，说明用途，此款专款专用，不得据为它用。

报公司领导批准，方可借支。

但自借款之日起7日内借款人必须到财务冲账，否则按相关规定处理，财务部有监督此款使用之权。

第18条负责编造学期和每月的现金支出计划，分清资金渠道，有计划的领取和支付现金。

第19条根据规定和协议，作好应收款工作，定期向主管领导汇报收款情况。

第20条及时准确编制记账凭证并逐笔登记总账及明细账，定期上缴各种完整的原始凭证。

第21条根据公司领导的需要，编制各种资金流动报表。

（二）会计人员岗位职责

会计人员的职责是指参与拟定经济计划、业务计划，考核、分析预算、财务计划的执行情况。

主要职责有：

第22条负责记好行政方面的财务总帐及各种明细帐目。

手续完备、数字准确、书写整洁、登记及时、帐面清楚。

第23条负责编制月、季、年终决算和其他方面有关报表。

第24条协助经理编制并执行全院预算。

第25条认真审核原始凭证，对违反规定或不合格的凭证应拒绝入帐。

要严格掌握开支范围和开支标准。

负责控制财务收支不突破公司资金计划，费用支出不突破规定的范围。

第26条上级财务机关检查工作时，要负责提供资料和反映情况。

第27条定期对会计工作的各项数据进行分析、检查，书面向经理汇报财务情况，当好经理参谋，发挥财务监督作用。

第28条月末做好会计凭证、帐簿、表册、账物等的校对工作，分月编号，整理清楚，分类排列，以便查阅妥善保管和存档。

当年会计档案由会计人员保管，往年会计档案由学校档案室保管。

第29条协助出纳作好工资、奖金的发放工作。

第30条按期填报财务报表，认真自查，按时报送会计资料。

第31条加强安全防范意识和安全防范措施，确保不出安全问题。

第32条严格遵守，执行国家财经法律法规和财务会计制度，作好会计工作。

按公司规定的工作程序做好项目付款

第33条定期清理往来款项，对长期挂帐的应收、应付款提出清理意见，采取清理措施。

第34条对填制的记帐凭证进行真实性、合法性、正确性复核。

经确定正确无误后，方可交给出纳人员进行收付款，对不符合要求的原始凭证、记帐凭证有权进行处理。

第35条负责向上级部门和政府有关部门报送财务报表，做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。

第36条保守本公司的商业秘密，除法律规定和总经理同意外，不能私自向外界提供和泄露公司的会计信息。

第37条每月负责公司各项目成本费用的收集工作，认真检查成本核算的原始数据，保证其准确性。

第38条认真执行财务规定，按财务制度进行成本核算、利润核算、工资核算、财产资金物资核算、并确保核算结果的准确、规范。

第39条会同行政部门拟定固定资产管理、材料管理、资金管理与核算实施办法。

对于固定资产、商品、材料、低值易耗品等手法、转移、领退和保管，明确责任。

第40条各类帐户设置应做到齐全、明晰、同时设置和登记固定资产明细表，对盘盈、盘亏、报废毁损、坏帐损失，应查明原因，分清责任，专项报告。

按规定的审批权限批准后方的进行会计处理。

第41条加强税务知识的学习，为公司合理避税提供可操作性方案。

第五章人事档案管理办法暂行规定

（一）总则

第1条为了提高员工人事档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和中组部人事档案管理的有关规定，结合某某公司实际情况，特制定本办法。

第2条员工人事档案是组织、人事等部门在人员招聘、调配、任免、培训、考核、奖惩等工作中形成的有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的有关材料。

是历史地、全面地考察和了解员工的主要依据。

第3条人事档案必须按中组部档案目标管理的暂行办法，做好员工人事档案的达标工作；必须贯彻执行党和国家有关档案保密、保管的法规和制度，确保人事档案的安全与完整。

第4条本办法适用于某某公司人事档案管理工作。

（二）机构和职责

第5条员工人事档案管理工作在人事行政部指导下，由专职或以人事档案工作为主的兼职档案工作人员负责日常管理，同时接受上级组织、行政部门的监督、检查与指导。

第6条公司应专设档案柜进行统一管理。

第7条职工解除劳动合同、辞职、自动离职、出国不归或除名、辞退等原因，其档案滞留在本公司的，可由本公司档案室暂时代为管理。

第8条档案管理员工作要求和职责

（一）坚持四项基本原则，贯彻党的路线、方针、政策，认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，努力提高政治思想水平。

（二）热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，熟练