文件控制程序.doc

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XS/PD-001程序文件A/0

文件控制程序

1目的

对与质量管理体系有关的文件及资料进行控制，确保各有关场所得到和使用的文件为有效版本。

2适用范围

适用于公司使用的与质量管理体系有关的文件，包括适当范围的外来文件。

3职责

3.1品质保证部负责管理文件的发放、回收、更改的控制和管理。

3.2技术开发部负责技术资料、技术文件的发放、回收、更改的控制及管理。

3.2各有关部门负责本部门专用文件、资料、记录及与本部门相关的其它文件的保管。

4工作程序

4.1文件的分类和编号

4.1.1文件的分类

a.管理文件（含质量手册、程序文件、作业指导书及管理规定）；

b.记录；

c.技术文件；

d.其它文件；

4.1.2文件的编号

完整的文件编号如下：

ACEC/◇◇-★★★

ACEC——安成公司

◇◇——文件类别代号七类，即：

QM——质量手册

PD——程序文件

WI——作业指导书（或管理规定）

RD——记录

TD——技术文件

OD——其它文件

ED——外来文件

★★★是以数字表示，即

在管理文件、记录的编号中，第一位“★”代表部门代号，后两位“★★”是指文件序号。

部门代号如下：

0——总经办、人力资源部、保卫部、综合管理部、技安环保部；

1——市场部、财务部；

2——设备物资部、能源动力部、模具部；

3——品质保证部、技术开发部；

4——屏成型车间、屏加工车间；

5——锥成型车间、锥加工车间；

6——熔配部、包装车间、运输部、生产部；

7——投影管玻壳事业部品保包装车间、熔配车间；

8——投影管玻壳事业部屏成型车间、屏后加工车间；

9——投影管事业部。

在技术文件中第一位“★”是指文件的类别标准编号；后两位“★★”是指文件序号，类别标准编号如下：

1——玻屏产品标准；

2——玻锥产品标准；

3——工艺规程；

4——检验规则；

5——原材料、半成品、外购件标准；

6——投影管、投影管玻壳产品标准。

4.1.3图纸编号分两类：

包装图纸和产品图纸

包装图纸包括：

BZ——玻锥；BP——玻屏；PB——投影管玻壳；PRT——投影管。

产品图纸包括：

Z——玻锥；P——玻屏；B——投影管玻壳；T——投影管。

4.1.4版次和修改：

A/B

A为版本号以A、B、C、D……表示；

B为修改次数以1、2、3、4……表示。

4.2文件的编制、审核、批准

4.2.1质量手册由管理者代表组织编制、审核，总经理批准，程序文件由品质保证部组织相关部门编制,副总经理审核，由总经理批准；管理文件由各相关部门编制、批准。

4.2.2技术开发部负责组织相关部门对技术文件的编制、审核，由总经理授权相关领导批准。

注：

各车间的换型作业指导书、现场条件表由各车间（部门）编制，主管技术人员审核，车间（部门）领导批准，并规定具体实施期限。

4.3文件的复制和发放

4.3.1管理文件的复制权归品质保证部，技术文件的复制权归技术开发部，任何其它部门和个人不得复制。

4.3.2文件发放范围、数量由发放部门确定，发放时要加盖受控文件印章，编写受控编号，并建立完整的登记、签字手续，必要时，在每页右下角加盖红色标记，以防止未授权人员复印后在现场使用。

4.3.3文件的发放或换页更改，应及时收回作废文件，收回的作废文件,除保留一份备查外（须加盖作废印章），其余全部销毁并做好记录，以防误用作废的文件。

4.3.4当文件因遗失申请补发时，发放部门应予补发，但补发申请书中必须说明遗失的经过和原因，并经所在部门领导批准。

4.3.5当顾客或供方向我公司索取文件时，须经管理者代表批准签字后，予以办理。

4.4文件的更改

4.4.1文件的更改范围和内容：

本文件规定的文件更改，仅限于我公司发行的有效控制文件。

4.4.2文件的更改通知单通常由文件的编制人或文件编制部门办理。

4.4.3文件的更改通知单、修订页必须按原文件的审批程序（见4.2条）进行。

4.4.4经批准后的更改通知单和修订页应按4.3条的规定复制和发放。

4.5文件的保存及销毁

4.5.1各部门专人负责保管好带有受控标识的文件，以备存取和查阅。

4.5.2作废文件由文件管理人员根据《管理文件发放、回收登记表》及《技术文件发放、回收登记表》从签收的使用人处收回并记录，作废文件加盖“作废”印章，由相关负责人批准后，统一销毁，并作好《记录销毁处理单》，需作资料保存的作废文件，经相关负责人批准后，由文件管理人员做好标记后方可留用。

4.6外来标准和图样资料的管理

外来技术文件和图样资料、技术资料由技术开发部归口管理，管理文件、资料由品质保证部归口管理。

4.7品质保证部、技术开发部分别组织各相关部门负责人每年对相关文件进行一次全面评审，评审各类在用文件的有效性、适宜性、充分性，必要时予以修改，并提出评审报告，作为管理评审的输入。

5记录

5.1《有效文件清单》

5.2《管理文件发放、回收登记表》

5.3《技术文件发放、回收登记表》

5.4《文件更改审批单》

5.5《作废文件清单》

5.6《文件评审报告》

5.7《记录销毁处理单》

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