协同OA项目实施方案书.doc
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协同OA项目实施方案书
.目录
. 目录 1
. 第一部分工作目标和范围 3
1.1建设目标 3
1.2项目目标 3
1.3项目实施的功能模块 3
. 第二部分实施流程介绍 4
2.1项目咨询阶段 4
2.2项目准备阶段 4
2.3项目建设阶段 5
2.4项目交付阶段 5
2.5运行支持阶段 5
. 第三部分项目实施计划 6
. 3.1项目实施流程 6
3.2项目实施主计划 6
3.2.1实施进度表 6
第四部分项目组织结构 10
4.1概述 10
4.2项目组织 10
4.2.1项目组织结构 10
4.2.2土地流传系统项目组织成员 11
4.2.3项目实施方成员介绍 11
表4.2项目实施方成员介绍 11
4.2.4组织间的协调 11
4.3项目成员角色和职责 12
4.3.1开滦集团项目组 12
4.3.2北京汇思众益科技有限公司项目组 14
. 第五部分项目计划和主要工作内容 16
5.1准备阶段---主要工作和预期成果 16
5.1.1项目成员主要工作 16
5.1.2预期成果 16
5.2项目建设阶段---主要工作和预期成果 16
5.2.1项目成员主要工作 16
5.2.2预期成果 16
5.3项目交付阶段---主要工作和预期成果 17
5.3.1项目成员主要工作 17
5.3.2预期成果 17
5.4运行支持阶段---主要工作和预期成果 17
5.4.1项目成员主要工作 17
5.4.2预期成果 17
. 第六部分项目管理规范和过程 18
6.1沟通方式 18
6.2项目会议安排 18
6.3项目状态定期报告 18
. 第七部分项目实施关键成功因素 19
. 第八部分项目验收内容和产品功能验收标准 20
8.1项目验收里程碑 20
8.2产品功能验收标准 20
8.2.1系统管理 20
8.2.2协同工作 20
8.2.3公文管理 21
8.2.4文档管理 21
8.2.5公共信息 22
8.2.6日程/计划/会议 22
8.2.7常用工具及个人设置111 22
7
实施方案北京用友致远软件技术有限公司
.第一部分工作目标和范围
1.1建设目标
通过在开滦集团实施北京汇思众益科技有限公司协同工作系，提供协同工作、表单管理、公文管理、公共信息、日程/会议管理、常用工具以及系统管理等应用模块。
使单位日常协作、公文传送等信息在各部门、分厂、办公室、群组、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通处理，从而全面提高东锅工业的办公效率和管理应用水平。
1.2项目目标
1．实现单位管理逐步转变到无纸化办公。
通过北京汇思众益科技有限公司A6协同工作系统建立单位内部的OA办公自动化信息通讯平台，便于单位内部协同工作与沟通交流。
2．规范单位管理行为。
通过北京汇思众益科技有限公司协同工作系统的信息流程约束，规范管理过程，追求理想管理结果。
实现管理规范化，流程制度化。
3．提高效率、节约开支。
通过北京汇思众益科技有限公司协同工作系统的实施应用，促进使用者的办公效率提高，人员沟通实时快捷，任务传递高效清晰，及时了解任务、工作的进度。
节约单位在日常办公中的纸张、消耗品、通讯等费用，达到开源节支，增产增效的目的。
1.3项目实施的功能模块
本项目实施的主要功能模块如下所示：
A6协同企业版
版本号
协同企业定制版
版本号
协同管理
2.50sp1
系统管理
2.50sp1
公文管理
2.50sp1
日程/计划/会议
2.50sp1
公共信息管理
2.50sp1
常用工具
2.50sp1
电子文档管理
2.50sp1
个人设置
2.50sp1
表单应用
2.50sp1
综合办公
2.50sp1
.第二部分实施流程介绍
图2.1自贡恒弘科技公司OA实施流程
实施咨询
项目准备
项目建设
项目交付
运行支持
1.调查分析
2.制定项目实施建议书
3.项目组建设
4.业务调研
5.制定工作任务书
6.培训准备
7.项目启动会
8.系统安装测试
9.项目组培训
10.业务分析与设计
11.系统配置与测试
12.制作客户化操作手册
13.最终用户培训
14.系统权限设计分配
15.辅助建立客户内部支持体系
16.现场支持
17.远程支持
项目管理
自贡恒弘科技有限公司的实施流程是北京用友致远软件技术有限公司实施顾问在多个行业多个单位多年来实施OA项目经验总结。
如图2.1所示：
2.1项目咨询阶段
项目咨询阶段的目的是：
对现有业务和IT现状进行调查和初步诊断，明确咨询与实施的目标与范围，根据现状制定具体的行动方案。
2.2项目准备阶段
项目准备阶段的目的是：
确定合适的项目经理；建立双方的项目组织，建立项目组织的高效的决策和解决问题的机制，并在项目组织内部，对于项目的远景达成共识；
对客户业务运作流程进行调研，确定包含实施主计划的工作任务书；
召开项目启动会，使客户的高层以至全体员工，对因项目实施带来的过程和方法的变革有清楚的认识，同心协力，推进项目实施。
2.3项目建设阶段
项目建设阶段的目的是：
对客户实施范围内的业务进行深入全面的分析，澄清客户的需求，并结合产品拟定应用方案。
建立一套系统运行的良好制度。
2.4项目交付阶段
项目交付阶段的目的是：
建立一个良好的软件使用规范、完成大量用户的操作培训、完成从模拟运行阶段到正式运行的转换。
2.5运行支持阶段
运行支持阶段的目的是：
系统上线后的运行支持，对出现的问题进行分类并快速解决，项目总结和验收、项目交接和顾问撤离后的维护。
.第三部分项目实施计划
.3.1项目实施流程
项目实施流程图用图形化的方式表述了整个项目的进展。
如下图所示：
其具体的步骤请见实施主计划。
3.2项目实施主计划
项目实施主计划详细的描述了项目的进程，并明确了资源配置和项目各阶段应该完成的内容。
项目共有五个里程碑：
项目组成立，系统安装，系统上线，用户培训，项目验收。
3.2.1实施进度表
实施计划进度简表
项目
项目准备
需求调研
项目启动会
系统开发
产品安装及项目组培训
用户培训
试运行及考试
辅助运行
项目验收
项目准备
7天
需求调研
5天
项目启动会
1天
系统开发
100
产品安装及项目组培训
2天
用户培训及考试
3天
试运行
7天
项目验收
1天
备注:
以上时间可根据具体实际情况再作调整！
开滦集团协同OA系统实施计划讨论表
进程安排
阶段
任务
交付成果/文档
2006.2.16
上午
实施立项、需求调研
确定用户OA项目相关协调人员
《东锅工业基础数据调研表》
《东锅工业实施计划表》
《东锅工业系统安装确认书》
用户OA系统基本资料调研
通讯、网络、服务器等辅助设备到位情况
成立项目小组，领导沟通
系统初始化、数据录入
项目小组会议
2006.2.16
下午
项目小组成员培训
制定培训计划
《培训计划》、《培训大纲》、
《培训PPT》、《培训试题》、《系统简易操作手册》、《用户培训确认书》
培训教材、环境准备
系统操作培训
系统管理员培训
2006.2.16
下午
系统流程研讨
东锅工业应用流程调研
2006.2.17
上午
东锅工业项目启动会
领导动员
《启动会PPT》《系统操作PPT》
项目动员
系统操作介绍
2006.2.17
下午
培训环境检查和调整
培训教材、环境准备
2006.2.18-2.19
员工培训
制定培训计划
培训教材、环境准备
系统操作培训
《培训计划》、《培训大纲》、
《培训试题》、《系统简易操作手册》
《用户培训确认书》
2006.2.19
中高层干部培训
制定培训计划
培训教材、环境准备
系统操作培训
《培训计划》、《培训大纲》、
《培训试题》、《系统简易操作手册》
《用户培训确认书》
2006.2.20-2.24
高层领导培训
一对一培训
2006.2.20-2006.2.27
试运行
2006.2.28
上午
二次培训
答疑和深化应用培训
2006.3.1
项目验收
项目文档整理
《项目验收报告》
《系统使用规范》
《客户档案登记表》
对项目实施进行验收
与客户项目进行交接，准备进入后续实施和维护阶段
1、以上工作计划，为预计工作日安排，具体时间会根据OA实施进度略微调整；
2、培训安排：
培训环境：
容纳100人左右教室，备有高清晰度投影仪，不出噪音的扬声器；
培训教室需要可为用户提供操作的电脑，电脑要求安装IE6.0，取消广告拦截功能；
培训和考核时间需要预先确定，避免培训和考核时间拖延。
实施方案北京用友致远软件技术有限公司
第四部分项目组织结构
4.1概述
东锅工业OA软件实施项目将由自贡恒弘科技有限公司和东锅工业共同合作完成。
在这一部分，将定义各方参加项目的主要办公自动化及其职责、项目组织结构和人员配备要求等基本情况。
4.2项目组织
4.2.1项目组织结构
整个项目的组织机构如图4.1所示。
东锅工业OA项目实施小组配备人员：
项目总监1人、项目经理1人，IT人员1人，办公自动化管理业务2-3人，OA办公管理业务2－3人。
自贡恒弘科技有限公司实施小组配备的角色：
项目总监1人、项目经理1人，技术顾问，实施经理1人，实施工程师2人，支持顾问1人。
项目组织机构图
恒弘科技公司东锅工业
项目总监项目总监
项目领
导小组
恒弘科技公司东锅工业
项目经理项目经理
项目实
施小组
支持小组
技术
顾问
实施
经理
实施工程师
业务
部门
项目
成员
4.2.2东锅工业OA项目组织成员
表4.1东锅工业OA项目组成员
姓名
部门与职务
联系方式
项目组角色
黄有全
总经理助理
组长
曾华
综管部部长
副组长
范一平
组员
徐颖明
组员
陈静
组员
廖义
组员
顔杰
组员
白海瑛
组员
4.2.3项目实施方成员介绍
表4.2项目实施方成员介绍
姓名
部门与职务
联系方式
项目组角色
淦勇
用友致远西部大区客户总监
13980539891
项目经理
胡继勇
用友致远西部大区实施经理
13981922409
实施工程师
曾楠
用友致远西部大区客户经理
13980463012
项目支持
王丹
恒弘科技总经理
13036405290
项目副经理
吕建忠
恒弘科技实施经理
13778589099
实施工程师
彭勇刚
恒弘科技实施人员
13320810493
实施工程师
4.2.4组织间的协调
自贡恒弘科技有限公司项目经理负责制定整体项目计划及明确各方的责任。
各方的项目经理负责明确各自内部的人员分工。
任何重大的事宜及项目任务的变更需经各方项目经理的协商并达成一致意见方可实施。
4.3项目成员角色和职责
4.3.1东锅工业项目组
领导小组：
由东锅工业决策人员和相关业务高级管理人员组成的项目领导小组，领导小组组长由担任，领导小组成员组成。
领导小组的职责主要有：
Ø对项目工作小组提供承诺、支持、指导；
Ø为项目的实施提供人力、财力、场地等的大力支持；
Ø负责实施项目形成的管理制度、规程的审批。
Ø决定对与项目相关部门及责任人的奖惩。
Ø解决项目工作小组无法解决的重大问题（或扩大化问题）；
Ø按照项目实施的成果组织实施项目的进行和新的业务流程规划；
Ø决定办公自动化管理软件项目整体策略，把握总体方向；
Ø审定项目各项方案和项目实施目标。
Ø检查考核项目组织实施工作。
审批和保证项目投资落实，确保项目实施按计划进行。
Ø督促各部门与项目组、项目组与技术支持单位的工作协调。
Ø在每个重要阶段关键点，负责项目组验收和监督系统切换运行。
组织项目阶段实施鉴定。
听取实施小组、自贡恒弘科技有限公司的工作汇报，提出指导性意见，解决重大问题，并决定下一阶段工作重点和行动计划；
Ø对项目经理和实施小组给予适当的授权；
Ø签收项目实施中交付的各种交付件资料。
时间要求：
4-8小时的项目参与时间。
项目经理：
指派一名专职项目经理参加到项目组中与自贡恒弘科技有限公司项目经理共同工作，作为自贡恒弘科技有限公司和东锅工业之间的联系渠道，解决有关业务部门等方面的问题。
被指派到项目中参与的OA实施和调研员工必须成为项目组的一部分。
项目经理职责主要有：
Ø保证能够在整个项目实施期间能够专职地在项目组中工作；
Ø与自贡恒弘科技有限公司项目经理及相关人员一起检查工作说明书及附件；
Ø根据要求，定期向东锅工业OA项目领导通报项目的进展，并在必要时寻求支持和干预；
Ø指派和管理参加项目组的东锅工业员工；
Ø组织安排适当的高级管理人员、内部用户、信息技术人员接受访谈，参加研讨会、工作会议；
Ø及时解答自贡恒弘科技有限公司的实施咨询并提供所索取的信息，文档资料；
Ø与自贡恒弘科技有限公司项目经理协调处理任何由东锅工业提出的对项目计划、进度或程序的更改；
Ø与自贡恒弘科技有限公司项目经理一起采取必要的行动去纠正项目计划或工作范围的可能偏差；
Ø根据变更程序协助处理变更申请；
Ø进行授权范围内的决策；
Ø与自贡恒弘科技有限公司项目经理及相关人员一起决定项目实施策略和方案。
时间要求：
专职。
对项目经理的要求：
Ø有很强的项目管理和组织技能；
Ø熟悉东锅工业整体业务流程；
Ø熟练使用计算机常用办公软件；
Ø深刻理解本项目目标，范围、标准，最好有相关项目经验；
Ø很强的分析技能等。
办公自动化管理软件项目实施小组：
为了更好的使东锅工业办公自动化管理软件项目的实施项目的执行，要求由相关办公自动化管理人员，组成项目实施小组，在项目经理的领导和管理下，与自贡恒弘科技有限公司项目组一起实施办公自动化管理软件项目。
项目实施小组办公自动化业务成员
主要职责：
Ø根据实施顾问的要求提供详细的需求和信息
Ø收集和确认现有业务流程
Ø随同自贡恒弘科技有限公司顾问对东锅工业目前现状和将来发展进行评估
Ø协助进行业务流程的调研
Ø掌握自贡恒弘科技有限公司顾问进行培训的知识和技能
Ø进行各种业务数据整理（包括测试数据、正式运行数据）
Ø对办公自动化管理软件项目进行应用测试等
Ø和自贡恒弘科技有限公司顾问一同进行业务流程设计和重整工作
Ø和工作组成员审核项目交付件
主要技能要求：
Ø必须深刻了解公司的办公自动化业务流程和需求
Ø很强的分析能力，熟悉常用的一些分析方法
Ø良好的计算机操作能力（OFFICE、WINDOWS等）
Ø沟通能力强
项目实施小组IT人员
主要职责：
Ø根据IT顾问的要求提供详细的IT需求和信息
Ø参与OA软件IT配置工作
主要技能要求：
Ø熟悉公司办公自动化管理部门的IT状况
Ø具备系统管理、网络管理、安全管理、数据库管理等能力
Ø良好的分析和沟通能力
Ø熟悉Windows2000Server等操作系统、office等办公软件
4.3.2自贡恒弘科技有限公司项目组
项目经理主要职责：
Ø做好项目管理工作，控制项目目标与范围，控制项目风险，控制客户期望值，保证项目质量和进度。
Ø监督完成对实施项目的前期调研、需求确认；
Ø组织项目小组成员制定项目实施方案、项目实施目标、项目实施总体计划。
Ø负责审核项目实施工作的具体安排，确保项目实施按计划保质保量完成，督促、协调和安排项目组成员工作以及与东锅工业项目经理的日常沟通、工作任务安排与协调。
Ø负责编制项目实施工作任务书，并与东锅工业项目经理进行确认；
Ø负责项目阶段成果确认和整个项目的验收工作，提供项目实施总结及验收报告，并获得用户签字。
并与东锅工业项目经理进行确认，向实施部提出项目评估申请，完成项目移交工作；
Ø协助客户方项目经理开展工作；
Ø组织讨论、编写《项目实施方案》，决定项目实施方案和方法；
Ø组织制定培训计划；
Ø决定项目组人员分工和具体工作安排；
Ø组织客户方编制客户化手册。
实施经理主要职责：
Ø完成对实施项目的前期调研，并直接向项目小组报告；
Ø协助项目经理共同制定项目实施方案、项目实施目标、项目实施总体计划和实施的详细计划。
Ø负责按实施合同、实施方案界定的工作范围并按项目实施总体计划确定的时间进度开展实施工作，服从项目经理的工作安排，与东锅工业项目经理协调与沟通，保证项目实施工作的正常开展；
Ø负责实施过程中各种实施文档的提供、整理与确认。
Ø负责提供经双方确认的自贡恒弘科技有限公司各模块初始化及日常操作流程指导性文档及操作注意事项说明书。
实施工程师主要职责：
Ø负责本项目数据库和OA系统和安装、调试。
Ø与技术支持人员合作，配合解决东锅工业公司网络和软硬件平台故障引起的系统问题。
Ø负责系统技术层面的培训工作，如：
安装、系统维护等培训。
Ø按计划完成各项实施任务并提交相关报告。
支持顾问职责:
1.为项目维护提供支持，在项目组工作繁忙或需要时，随时增援项目组工作；
.第五部分项目计划和主要工作内容
5.1准备阶段---主要工作和预期成果
5.1.1项目成员主要工作
1.参加项目启动大会及周例会
2.了解项目的管理规范和沟通原则
3.明确自己的角色与责任
4.审核和签署自贡恒弘科技有限公司提交的项目附件
5.1.2预期成果
1.就项目的目标、范围、计划和管理规范与东锅工业领导小组及项目小组达成共识，确认项目成员的角色、责任及必要的技能。
2.这一阶段的主要交付件：
3.《项目组成员名单》
4.《项目实施主计划》
5.2项目建设阶段---主要工作和预期成果
5.2.1项目成员主要工作
1.参加相关建设阶段的培训
2.掌握业务流程设计原则和规范
3.收集业务流程的数据流和信息流
4.分析相关的岗位职责
5.收集报告/报表需求
6.准备静态业务数据和进行数据的录入工作
7.参与系统配置
8.按照测试计划对软件进行测试并熟悉相关的功能
9.完成日常的项目管理工作
10.审核和签署自贡恒弘科技有限公司提交的项目交付件
5.2.2预期成果
1.系统安装确认
2.培训记录、培训计划、培训总结
3.应用方案
4.数据准备方案表单
5.测试案例清单、系统测试计划、测试问题记录、测试报告
6.向东锅工业OA领导小组的汇报会，汇报内容为本阶段的工作成果
5.3项目交付阶段---主要工作和预期成果
5.3.1项目成员主要工作
1.业务人员准备系统的业务数据
2.IT人员参与硬件平台的配置
3.参与系统权限的设定与测试
4.按测试计划对系统进行测试
5.参与对其他用户的培训教育
6.在自贡恒弘科技有限公司实施顾问的指导下编写基于岗位和业务流程的客户化操作手册
7.学习和审定手册
8.按数据规范录入各项起初数据
9.审核和签署自贡恒弘科技有限公司提交的项目交付件
5.3.2预期成果
1.产品环境安装确认书
2.培训计划、培训总结
3.静态数据转换计划
4.客户化标准操作手册、系统运行制度
5.系统切换计划、系统切换报告
5.4运行支持阶段---主要工作和预期成果
5.4.1项目成员主要工作
1.依据业务对系统进行操作
2.审核和签署自贡恒弘科技有限公司提交的项目交付件
5.4.2预期成果
项目验收总结报告
.第六部分项目管理规范和过程
6.1沟通方式
1.会议
2.定期汇报
3.项目交付件确认
4.培训：
知识转移的主要方式
5.调研配合
6.备忘录、电子邮件等其他方式
6.2项目会议安排
1.项目启动会（东锅工业项目经理主持，全体项目人员和特请人员参与）
2.向领导小组汇报会（项目里程碑结束后，由东锅工业项目经理汇报，自贡恒弘科技有限公司项目经理参与）
3.项目结束总结报告会（由东锅工业项目经理主持，全体项目成员、领导/实施小组以及项目外的相关人员参与）
6.3项目状态定期报告
1.项目周状态报告
2.项目阶段报告与项目总结报告
3.会议纪要、问题记录
.第七部分项目实施关键成功因素
要保证项目的成功实施，有一些要素必须得到充分重视。
项目的成功与否直接取决于项目全过程中，各方面对这些要素的重视和承诺。
办公自动化管理软件项目实施项目的成功取决于以下主要因素，见表7.1：
表7.1项目关键成功因素表
1
高层管理的支持和及时决策
高层管理要对项目给予支持承诺，并愿在项目各种重大情况出现时给予支持。
自贡恒弘科技有限公司将定期提供项目状态报告，描述项目里程碑、问题、风险、变更等。
需要高层管理给予决策的问题，将会及时地逐级上报给高层管理部门，以便及时做出决策。
这一逐级上报将通过客户的项目经理完成。
2
交付文件及时批准
客户检查和批准交付件应该在规定的时间内完成（提交后的1-2个工作日内），以便自贡恒弘科技有限公司转入下一阶段的工作。
3
项目人员到位
项目组应由合适的人员组成，并在工作需要时到位。
4
项目定义
关于项目范围和要求必须有一个明确且各方同意的基准定义。
该基准在本文件中定义。
5
跟踪和反馈
通过会议和及时的向管理部门的总结，向项目组进行经常性的反馈。
环保局和旭光公司都应同意利用周例会的方式来对项目进行跟踪和反馈。
.第八部分项目验收内容和产品功能验收标准
8.1项目验收里程碑
为保证项目质量，将项目进程所完成的以下可交付结果定义为项目里程碑，必须进行验收与批准。
在第一期和第二期的试点工程和扩展工程中分别设有下述里程碑。
里程碑1：
项目小组成立
交付结果：
《项目小组名单》、《实施方案》
里程碑2：
系统安装
交付结果：
《系统安装确认书》
里程碑3：
系统上线
交付结果：
产品安装盘、《用户手册》（含《安装手册》、《管理员手册》、《用户使用手册》）、《需求调研报告》等
里程碑4：
用户培训
交付结果：
《培训计划》、《系统简易操作手册》、《培训试题》、《培训总结》
里程碑5：
项目验收
交付结果：
《项目验收报告》
升级会员 