驻外办事处管理制度.docx

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驻外办事处管理制度

XXXX驻外办事处管理制度（试用版）

随着集团的高速发展，已陆续在北京、山东、陕西、新疆、湖北等地设立办事处，今后还将逐步扩大到东北、广东等地。

作为公司营销系统中重要的一线市场业务平台，目前办事处的管理工作未能达到集团可持续快速发展的要求。

为规范办事处管理，充分发挥其市场职能和内部管理职能，实现集团对办事处的有效管理和监督，特订立本制度。

一、办事处概述

1、设立的条件

★所处区域经济总量大，环保市场需求旺盛

应选择在特定的经济圈附近城市设立办事处，该办事处的业务辐射到整个经济圈，该经济圈具有长期的环保市场需求，起码保证在办事处设立之后的3~5年内该区域的环保市场需求保持较高的增长。

★具有可供整合的资源

主要考虑两方面，即相关的政府关系特别是环保高层方面关系的资源和合适的人力资源，合适的办事处负责人人选是非常重要的。

当以上两方面的条件都成熟时，可考虑设立集团驻外办事处。

2、办事处的业务

根据公司业务的特点，办事处主要从事烟气环境治理（工业除尘和火电厂脱硫、脱硝业务）和水处理业务。

至于有机废气治理、生物质能发电和节能服务等方面的业务，办事处获得相关业务信息后转到集团，由集团相关业务部门继续跟进；集团每年将根据办事处所提供信息的数量和价值给予一定的奖励。

3、办事处的职能

★根据集团制订的年度营销方案，完成集团下达的销售任务，并将销售任务分解到办事处的相关业务人员。

★办事处负责当地市场的开拓、客户资源开发、管理和联系协调，在项目营销和实施过程中负责协调当地的关系和资源，并与集团财务、商务、技术和工程等部门很好对接，确保项目顺利实施和工程款的回收。

★办事处负责对当地职能部门的联系、协调，处理好当地的公共关系，确保营销活动的顺利进行。

★负责收集、整理、反馈当地的市场信息及主要竞争对手的动态。

★对办事处的财产具有使用、保护和管理权，并负责办事处的财产安全。

4、办事处的硬件配置

集团将根据办事处的规模在当地购置或租赁合适的办公场所。

办事处的硬件配置由办事处主任根据当地情况和业务需要，提出配置方案，上报费用预算，经集团审批后方可购置。

当完成年度销售任务达到2000万元以上，并预期下一年度的销售任务完成指标增长将超过50%时，可配置业务用车。

二、日常管理

办事处日常管理遵循集团的规章制度和工作流程。

针对办事处的特点，在人力资源和财务管理等方面作如下规定。

1、人力资源管理

★招聘

办事处可根据集团下达的任务指标，配合相关事业部和集团分管领导拟定办事处的组织结构、岗位编制和职责要求，制定招聘计划；

办事处主任由集团聘任；办事处的其他工作人员由办事处主任在编制范围内提名相关人选，报集团审批后聘用。

★薪酬和福利

参照集团的薪酬体系，根据当地的情况作适当调整。

★培训

集团主要组织知识类和技能类的培训。

知识类：

公司介绍、企业文化、规章制度、环保专业知识、售后服务等。

其中公司介绍、企业文化、规章制度方面的知识由集团人力资源部负责培训，环保专业知识、售后服务等方面的培训由相关事业部负责。

技能类：

销售技巧、客户分析、沟通技巧、信息管理和个人成长等。

技能类培训由集团人力资源部组织，可采用集中培训或其他合适的培训方法。

此外，集团还将组织素质类和心态类的培训。

2、财务管理

★日常费用

办事处主任根据该办事处的目标和具体情况，拟定每月的费用上限并报集团审批，集团将以单月的费用封顶数额确保办事处的日常经营费用。

日常费用包括办公室租金、管理费、水电费、办公费用、电话费、工资、交通费及无法记入具体项目的差旅费和招待费。

与具体项目相关的费用均记入项目费用。

办事处于每月25日之前将所发生费用的票据寄到总裁办秘书处，由秘书负责办理报销手续，报销多少，拨付多少。

每月费用可随着办事处销售任务的调整和具体情况的变化进行调整，原则上每年调整一次。

日常费用的审批和报销流程：

经办人办事处主任财务总监分管副总裁总裁

★项目费用或其他费用

办事处主任根据具体项目的实际情况提出费用预算和申请，经审批后单独借支，待项目进展到某一程度时进行决算。

其他费用：

过节时可能要发生较多的礼品费或招待费，对于这种情况，办事处应单独提出申请，报批后执行；特殊事件也可能产生其他费用。

项目费用或其他费用的申请和审批流程：

经办人办事处主任事业部总经理财务总监

分管副总裁总裁

如项目中标，因该项目所产生的费用计入项目成本；如项目未能中标，则该项目费用的40%计入该办事处下一个中标项目的费用，累积计算。

项目运作过程中大于或等于5000元的费用均作为居间服务费用，居间服务费用的控制原则如下：

当项目净利润率≤15%，居间服务费用≤合同金额×3%；

当项目净利润率＞15%时，居间服务费用≤合同金额×5%。

原则上按合同金额百分比支付的居间服务费用均应签订合同，通过公司转帐，并要求对方提供发票；如果未能提供发票，则在计算业务提成时未能提供发票部分的居间服务费按1.1倍计算。

对于出现居间服务费的项目，应事先报集团审批后再继续项目的跟进。

★办事处年度费用的考核

集团将对办事处的费用情况进行考核，包括日常费用和年度总费用的考核。

拟定考核方案如下：

（1）日常费用的考核

令A=（办事处年度总费用－居间服务费用）/年度签定合同总额

×100

当A≤1.8，考核结果为优秀；

当1.8＜A≤2.0，考核结果为良好。

对考核结果为优秀或良好、费用控制合理、厉行节约的办事处，集团将给予奖励。

（2）办事处年度总费用的考核

办事处年度总费用的上限为：

合同总金额×4.5%，对于一些经审批后参与投标的特殊项目不列入费用的考核范围。

低于费用上限部分的60%奖励给办事处，由办事处提出分配方案，报备集团后执行。

如果办事处的年度总费用超过规定的费用上限，超出部分计入办事处下一年度的费用，同时将根据考核结果处理，如降职、降薪等。

三、业务管理

1、经营目标的制定

办事处的经营目标考虑签约合同金额、当年合同履行额和利润三个指标，按年度制定。

制定办事处的经营目标时应充分考虑以下因素：

★集团所从事的业务在该区域的市场需求情况；

★集团在当地的影响力；

★集团对办事处所能提供的支持情况（包括与当地政府的关系资源、在商务及技术方面的支持力度等）；

★办事处设立的时间和办事处人员状况及其他软硬件的配置的情况。

市场销售指标包含水处理业务和烟气治理业务两方面。

集团分管领导、事业部负责人和办事处主任三方根据具体情况讨论确定办事处的年度经营目标，由办事处主任和集团签订目标责任状。

办事处主任再将目标按时间和人员进行分解。

2、工作汇报

按照集团的工作汇报制度，办事处人员每周（月）向办事处主任汇报周（月）工作总结和下周（月）工作计划；办事处主任集中整理后向集团分管领导汇报；集团分管领导集中整理后向总裁汇报集团所有驻外办事处的周（月）总结和计划。

办事处主任向集团分管领导汇报周（月）总结和计划的时间不迟于每周六中午（每月最后一天）。

办事处主任每季度应就办事处职能的履行情况和销售任务的完成情况进行全面总结并将总结报告提交给集团，必要时到集团述职。

3、办事处的营销活动管理

办事处的营销活动实行表格化管理，需要填写的表格包括业务人员工作日志、周工作总结和计划、月工作总结和计划、客户信息表、项目信息汇总表、工作项目立项/跟进申请表、项目投标申请表和项目费用申请表，表格格式详见附件1~11。

有关表单说明：

★工作日志

工作日志是记录业务人员工作情况的书面汇报材料，是集团各级管理部门了解和指导销售工作的依据，也是集团提供资源支持和相关人员进行费用审核的依据，是对业务人员进行工作考核的一部分。

业务人员每天应将工作日志发给办事处负责人，在项目投标的关键时候，办事处负责人还应将有关情况向事业部总经理或分管副总裁汇报，以便及时作出决策。

★周工作总结和计划及月工作总结和计划

周工作总结和计划于每周六上午十时之前提交给办事处主任；月工作总结和计划于每月最后一天下班前提交给办事处主任；办事处主任向分管领导提交周（月）的工作总结和计划；有关周（月）总结和计划内容附件表单。

★项目信息表和项目信息汇总表

项目信息表记录项目的基本资料和项目架构的情况，并对项目情况特别是决策人的情况作简明的分析判断。

办事处每周均应向相关事业部和分管领导提交项目信息汇总表，汇总表详细记录已经掌握的项目资料和各方联系人的相关信息，随着项目的营销进程逐步补充完善。

办事处和集团均应指定专人负责项目信息表和项目信息汇总表的接收、整理、归档。

业务人员离开公司时，不得将客户资料带走。

★项目跟进/立项申请表

当某一项目跟踪到一定程度，在对项目基本情况、竞争情况、费用和风险等方面综合分析的基础上，确定该项目将继续跟进/立项时，应填写项目跟进/立项申请表。

★项目进度管理表

在对项目背景、架构和竞争情况进行分析的基础上，应填写项目进度管理表，制定项目推进的策略和步骤，上报审批。

★项目投标申请审批表

在参与某一项目的投标之前，应填写项目投标申请审批表，对项目的背景情况、前期市场工作的情况、参与投标的理由等进行分析，以便集团对是否参与该项目的投标作出决定。

★项目费用申请表

项目立项之前的费用主要发生在信息收集、整理、分析方面，体现出来的是差旅费和一定的业务接待费，不会发生很高的费用。

项目立项后，在对项目基本情况、项目架构特别是主要决策人、竞争对手进行分析的基础上，制定整个项目的营销计划和费用预算（包括费用计划和安排），填写项目费用申请表，并按照相应的流程报批。

项目的营销计划应作全盘的考虑，费用预算应合理并具有针对性和时效性。

集团将根据相关的结果对营销费用的执行情况进行分析和判断。

表格是管理过程中经常使用并十分有效的工具，随着集团营销体系的逐步建立和管理的日益完善，将设计新的管理表单加强对办事处营销活动的管理，办事处日常营销活动的管理力求做到表格化、流程化、系统化。

4、绩效考核

绩效考核的主要内容是考核办事处销售任务的完成情况和办事处职能的履行情况，每季度或每半年考核；根据当地市场和办事处的具体情况由集团人力资源部配合相关部门制定具体的考核办法。

集团将根据办事处目标市场的情况对烟气治理和水处理的市场目标设定不同的权重，不同办事处因业务的侧重点不一样，权重的设定办法也有所区别，目的是希望办事处对两个业务同样重视，不可偏废。

5、销售提成

2007年度销售提成的办法按照集团于2007年制定的提成制度；根据制度的执行情况，综合考虑其他方面的因素，集团将对销售提成制度进行调整，2008年的销售提成办法按照新的制度执行。

本制度作为集团设立驻外办事处的指导性文件，集团在设立办事处时将与办事处负责人签定协议，对本制度所涉及的内容作具体规定，同时集团于每年年底将与办事处签定下一年度的办事处经营目标任务书。

XXX环保科技集团（福建）有限公司

2007年12月

附件1

业务人员工作日志（试用版）

办事处：

填写人：

年月日

上

午

所拜访客户的单位、姓名、职务和联系方式

拜访方式：

□办公室□电话□外出面谈

主要交流内容（请予以详细填写）：

下

午

所拜访客户的单位、姓名、职务和联系方式

拜访方式：

□办公室□电话□外出面谈

主要交流内容（请予以详细填写）：

晚

上

所拜访客户的单位、姓名、职务和联系方式

拜访方式：

□办公室□电话□外出面谈

主要交流内容（请予以详细填写）：

注：

本表由业务人员填写（如发生费用，应说明发生事由、费用金额和参与人员并于当日上报上一级主管。

附件2

周工作总结（试用版）

办事处：

填写人：

年月日

业务方面：

管理方面：

存在的问题和改进措施：

对集团的建议和要求：

说明：

1、业务方面：

项目的跟进情况、新项目的落实情况、该地区的行业动态等；

2、管理方面：

团队合作情况、团队成员工作、学习情况等。

每周末，业务人员向办事处主任提交此表，办事处主任向分管领导提交此表。

附件3

周工作计划（试用版）

办事处：

填写人：

年月日

业务方面：

管理方面：

需要的支持：

其他：

说明：

1、业务方面：

业务目标、项目的跟进计划、新项目的落实计划等；

2、管理方面：

团队合作、团队成员学习、培训计划等；

3、是否安排技术交流或客户参观，是否需要公司的其他支持等。

每周末，业务人员向办事处主任提交此表，办事处主任向分管领导提交此表。

附件4

月工作总结（试用版）

办事处：

填写人：

年月日

业务方面：

管理方面：

存在的问题和改进措施：

对集团的建议和要求：

说明：

1、业务方面：

项目的跟进情况、新项目的落实情况、该地区的行业动态等；

2、管理方面：

团队合作情况、团队成员工作、学习情况等。

每月底，业务人员向办事处主任提交此表，办事处主任向分管领导提交此表。

附件5

月工作计划（试用版）

办事处：

填写人：

年月日

业务方面：

管理方面：

需要的支持：

其他：

说明：

4、业务方面：

业务目标、项目的跟进计划、新项目的落实计划等；

5、管理方面：

团队合作、团队成员学习、培训计划等；

6、是否安排技术交流或客户参观，是否需要公司的其他支持等。

每月底，业务人员向办事处主任提交此表，办事处主任向分管领导提交此表。

附件6

项目信息表（试用版）

项目名称

备注

预计投标时间

姓名

职务

联系方式

集团公司

上层

集团下属公司

上层

中层

基层

厂方

上层

基层

设计院

招标公司

监理公司

项目决策人分析

填报人：

审核：

批准：

附件7

项目信息汇总表（试用版）

序号

项目名称

项目投资方

各方联系人、职务和联系方式

项目状态

投资方

业主方

设计院

1

2

、

3

4

5

6

7

8

9

10

11

说明：

项目信息随着了解的深入逐步补充完整。

填表人：

年月日

附件8

项目跟进/立项审批表（试用版）

项目名称

申请人

处理规模

预计招标时间

项目基本

情况介绍

竞争优势

和劣势分析

竞争对手

分析

项目跟踪过程和所联系人员的状况

预计投入

的项目费用

审批意见

办事处主任：

年月日

事业部总经理：

年月日

分管副总裁：

年月日

总裁：

年月日

附件9

项目进度管理表（试用版）

项目组成员

填表人

项目名称

预计投标时间

相关人员信息和背景情况

姓名

职务

联系方式

背景及对项目的作用分析

备注

项目竞争情况分析、推进策略和步骤

项目分析

推进策略

推进步骤1

推进步骤2

推进步骤3

项目推进情况

时间

人员

推进情况

下一步计划

资源要求

附件10

项目投标申请审批表（试用版）

项目名称

项目背景

情况介绍

市场前期

工作简述

投标理由

简要描述

合作方或

技术支持方

投标方

授权代表

申请人

日期

办事处意见

办事处主任：

年月日

事业部意见

事业部总经理：

年月日

分管副总裁

意见

分管副总裁：

年月日

总裁意见

总裁：

年月日

附件11

项目费用申请表（试用版）

项目名称

申请人

处理规模

预计招标时间

项目基本

情况介绍

项目跟踪过程和所联系人员的状况

费用预算

与安排计划

审批意见

办事处主任：

年月日

事业部总经理：

年月日

集团财务经理：

年月日

分管副总裁：

年月日

总裁：

年月日