文书档案整理归档验收标准.docx

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文书档案整理归档验收标准

附件：

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文书档案整理归档验收标准

（一）保证归档文件数量与内容的完整性。

任何单位或

个人不得以任何理由和形式扣留对本机关工作有价值的文件材料。

文书人员应根据收文簿、发文簿仔细核对，确保发文和应归档的收文收集齐全。

（二）装订应整齐、安全、美观。

归档文件按“件”装订。

5页以上的以“三孔一线"的方式缝订，须将文件左、下边对齐；5页及以下的以“包边角"的方式缝订，须将文件左、下边对齐。

确保不压字、无金属物，超过A4纸张的

应按要求折叠，使其便于查阅和翻印。

（三）文件保管期限划分应科学、准确。

以《省担保集团文书档案归档范围和保管期限表》为基础，结合集团工作实际和为积累集团工作历史的需要，正确分析和鉴别文件资料内容和作用，全面确定和区分不同文件的保存价值，准确划分文件保管期限（永久、30年、10年），以便于保管和利用。

（四）归档文件排列应正确、有序。

应首先遵循“事由原则”，同一事由的文件应相邻排列。

不同事由的文件，依次按照先发文后收文、文件字号类别、文件字号由小到大等条件进行排列。

每件档案总页数以阿拉伯数字用铅笔在文件末页外边上角标注。

（五）档案排列应体现其特征与逻辑联系。

归档文件依

据分类方式和排列顺序逐件编写件号，一个装订件为一件，永久、30年、10年各一个流水号，分别从1号起编。

（六）加盖、填写归档章应清晰无误。

在文件首页上端的空白处中间位置加盖归档章并仔细填入对应内容。

归档章式

样如下图：

┏━━━━━┳━━━━━━┳━━━━┓

┃全宗号┃文件年度┃件号┃

┣━━━━━╋━━━━━━╋━━━━┫

┃处室名称┃保管期限┃┃

┗━━━━━┻━━━━━━┻━━━━┛

例：

担保办[2011]98号文件总经办2011年度永久保存第26件文书档案，则该文件归档章应为：

┏━━━━┳━━━━━━┳━━━━┓

┃66┃2011┃26┃

┣━━━━╋━━━━━━╋━━━━┫

┃总经办┃永久┃┃

┗━━━━┻━━━━━━┻━━━━┛

（七）档案著录应做到真实、完整。

文件机读目录各项应照实录入，不得简化或缩写。

发文可使用“文件管理”内“文件归档”功能直接转入并补齐著录项。

对没有题名或题名含义不清的文件，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并用“[]”号填写在目录中，力求清楚、规范、准确、便于查找。

（八）配套目录应报送齐全。

归档文件移交档案室时，每盒内应有该盒归档文件目录一份，放于该盒内文件上方，并另交本部门全部归档文件目录打印件一式两份。

（九）纸质公文应与电子公文并行存档。

文书人员应将电子公文（包括定稿的WORD文档、电子附件等）与纸质公文一并收集完整，录入计算机档案管理系统，并保证其原始性和真实性。

电子文档与电子附件在文件生成时未存入档案管理系统的，各处室应在移交档案前及时补齐。

转发公文时，若被转发文无电子文档，文书人员应同时扫描被转发公文，一并作为电子公文上传至档案管理软件。

（十）文书人员应根据移交前检查情况及时纠错。

对移交的文书档案，档案人员检查后发现不符合归档要求的，文书人员应立即收回纠正，直至全部档案符合标准后方可履行交接手续，完成文书归档财政厅照片档案移交整理要求

一、收集范围

1．记录主要职能活动和重要工作成果的照片。

2．领导人参加与我厅有关重大活动的照片。

注：

本次需移交2—2o09年度照片资料，每年度选取约20张内容重要、拍摄清晰的照片。

对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。

二、整理内容

根据照片档案整理规范（GB／T11821—2oo2），移交厅档案室的照片资料须包括照片和说明两部分。

1．照片为JPEG格式，每年所有照片放在一个文件夹中，照片名称改为：

年度一顺序号。

每个文件夹内的照片按名称序号排列。

共4个文件夹；

2．说明为woRD格式，每张照片附一条说明，说明的序号应与照片题名相对应。

将所有说明写在一个wORD文件中，按照片对应序号排列。

说明包括

序号：

照片题名

标题：

标题应简明概括、准确，主要可概括为照片人物和活动

时间：

照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字表示，1953年3月2日写作1953O302

摄影者：

摄影者一般填写个人，外单位的可加写单位

文字说明：

即对题名未及内容作出补充，包括照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等，尽可能齐全

集团各部门厅机关各处室（局）：

经研究，定于3月6日一5月20日开展集团2011年度档案归档工作。

请各部门兼职档案员将2011年度有保管价值的文件材料和已经执行完毕的项目资料，对照财政厅文书档案整理归档验收标准（附件1）进行收集、整理，并按照移交时间安排（附件2）移交至厅档案室。

本年度文书归档工作完成后，厅办公室将组织文书归档工作考评，考评情况列为年终处室考核评先依据。

附件：

1．财政厅文书档案整理归档验收标准

2．各处室（局）移交档案时间安排表

省财政厅2011年度档案工作年检自查报告

省档案局：

按照你局《关于开展2o11年省直机关档案年检工作的通知》相关要求（皖档办[2o11]88号），我厅对2o11年度档案工作情况进行了认真自查，现将自查情况报告如下：

一、档案工作概况

近年来，在省档案局的科学指导下，在厅党组的高度重视下，我厅档案工作不断加强资源建设，强化配套措施，拓宽服务领域，不断提高财政档案科学化、精细化管理水平，

为财政各项工作的有序开展提供了强有力的保障。

进入新世

纪以来，安徽省财政厅曾连续7年获得“省直档案管理工作

先进单位"荣誉称号，2oo2年获财政部“全国财政系统档案工作先进单位’’荣誉称号，2oo3年获得国家档案局颁发“全国档案先进集体”荣誉称号。

厅机关档案白成立以来共形成文书档案16622卷、49637件。

会计档案、声像档案、项目档案、基建档案等门类清晰、收集齐全。

2o11年，我厅档案室共收集2o1o年文书档案7134件，较去年增加1121件，排架39米，其中永久保存的档案732件，3o年保存的3467件；会计档案492卷，照片档案65件，基建档案33卷。

截至8月中旬，档案室以多种形式向厅内外提供利用档案约45oo余件（卷）／次，主要利用方向是工作查考与编研。

二、档案管理工作组织与领导

省财政厅党组始终将档案管理工作列为机关工作重要

组成部分，与财政业务工作同部署、同检查、同考核，着力

形成“上下联动、齐抓共管’’的工作格局。

一是坚持领导重视与处室参与相结合，强化组织保障。

建立健全以厅长任组长，分管副厅长任副组长，各处室主要负责同志为成员的厅档案工作领导机制。

严格档案工作责任制，各处室都配备兼职档案员，专门负责档案收集与整理工作，形成了“主要领导负总责、分管领导具体抓、处室各司其职、办公室牵头实施”的分级管理网络。

二是坚持加强监管与考核评议相结合，强化监督奖惩。

厅领导明确要求办公室加大对各处室档案工作的督促指导力度，确保档案收集、整理、归档的各个技术环节都力求规范操作，每一道工作流程都做到严格把关；将档案工作情况纳入《安徽省财政厅效能建设绩效考核办法》，列为处室考核范围，进一步加大档案工作考核评议、责任追究和监督奖惩，构建了一套工作有部署、责任有分解、实施有检查、年终有考核、违规有追究的行之有效的工作机制。

三、档案基础设施建设与安全保管情况

在基础设施建设上保证投入，按照“八防’’（防盗、防

光、防高温、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠）要求，及时

更新配备密集架、密码柜、专用微机、防磁柜等一批专业档

案设备。

目前，我厅档案室总占用面积达352平方米，其中库房2o5．15平方米，办公室38．46平方米，调阅资料室92．7平方米，做到“库房、办公、阅文”三分开，满足对文书、会计、声像、实物等各门类和载体进行综合管理的环境条件。

同时，按照要求配备了档案日常管理设备，包括打印机3台、扫描仪1台、复印机1台，以及中央空调系统、温湿度计、除湿机、监控器、二氧化碳自动灭火装置、自动防盗报警装置等，并专门配置了除湿机、吸尘器等，有效保证了档案安全和便于管理。

四、档案业务建设情况

档案业务建设的规范与提高是档案工作的核心内容。

近年来，我厅按照省档案局关于档案业务建设的有关要求，主动对照自查，细化各项目标，为踏实地巩固档案管理基础、提高档案管理业务水平不断努力。

（一）立足长效，完善制度

认真贯彻落实《档案法》和《安徽省档案条例》，把加强制度建设作为档案管理工作的重中之重切实抓紧抓好。

针对机关工作部门多、形成的材料多、收集归档困难多等特点，及时印发《关于进一步加强机关档案管理工作的通知》，明确立卷归档做好四项工作：

一是定期移交。

各处室形成的已满规定期限的文书档案，必须按时或提前移交档案室统一保管，电子档案与项目档案定期移交、验收，加强各类档案的集中管理，做到档案门类齐全、不偏不缺。

二是电子归档。

按照电子文件收集齐全、安全保管的要求，逐步完善档案管理软件，扩大档案电子管理系统范围，实现部门形成电子文件“随办随归’’，纸质公文与电子公文并存。

三是监督指导。

厅办公室主动为处室提供档案业务指导帮助，对于达不到规范要求的处室，责令限期整改，逐步实现管理工作规范化。

四是质量验收。

制定档案整理质量验收标准，明确档案移交程序，严格档案工作标准与流程，严把档案移交质量关，努力实现全厅档案业务建设标准化。

同时，结合厅里开展的“规范管理年”、“学习提升年”等活动，进一步清理、修改和完善档案管理规章制度，如厅档案工作人员岗位责任制、机关档案工作暂行条例、档案安全应急预案、汛期档案安全管理、档案库房管理制度以及各类档案的保管保密、借阅、统计、销毁等制度，为促进机关档案工作良性循环提了供了坚实保障。

（二）整合资源，丰富收藏

近年来，我厅高度重视接收和整合档案资源，积极拓宽档案收藏范围，突出室藏特点，着力做好“民生档案"文章，优化收藏结构。

2OO7年，省财政厅牵头组织实施12项民生工程，2O08年18项，2009年28项，2010年33项，累计投入达853．8亿元，惠及600O多万城乡群众。

两年多来，我厅注重发挥保存民生档案资源的主渠道作用，切实做到“三个到位”：

一是思想认识到位，突出工作重点。

充分意识到加强民生档案工作是“坚持以人

为本、构建和谐安徽”的新任务对财政档案管理提出的新要求，进一步开阔收集视野，拓展收集领域，将收藏民生工程办公室档案作为建立“民生资料宝库”的重点，纳入厅机关档案资料保管范围，与机关档案同整理、同保管、同考评。

二是工作方法到位，科学整合资源。

按照统筹兼顾、科学整合、整体推进的原则，将民生档案在我厅的收藏要求，定义为收集有关“社会保障体系建设、农村综合改革、新农村建设等涉及人民切身利益”的工作档案，创新分类方式，适度提高民生档案保管期限，使财政档案走下“高架子”，更加贴近基层、贴近民众、为民造福。

三是工作机制到位，丰富档案收藏。

建立健全主动协调机制，加强与民政、

教育、卫生、劳保等单位的交流合作，深入挖掘各类民生档案资源，确保重要民生档案资料按时完好地收集、整理及保存，着力建立覆盖安徽民生、具有安徽财政特色的档案资源体系。

（三）创新手段，优化服务

档案管理工作的最终目的，就是要开发利用档案资源，更好地为财政政策出谋划策，服务经济发展。

多年来，我们坚持编纂财政志、组织沿革，编写财政年鉴、大事记、专题文件汇编、财政预决算说明等档案参考资料；累计编制案卷目录34本、文件目录29本、专题目录22种、全引目录8O卷、全宗卷19本；建立荣誉档案室，将历年厅里获得的各种奖状、奖旗、奖杯、证书进行集中统一管理；积极采用档案管理软件，实现档案查询检索自动化。

2o11年，厅档案室补充著录了照片档案、实物档案、基建档案，建立了完整的机读文件目录（包括案卷级和文件级）电子条目。

同时，我厅积极响应省档案局“移交进馆”的有关要求，于2o11年3月整理移交原国资局档案772卷，7月前整理完厅机关1990年前永久案卷，长期案卷正在积极整理当中，争取早日进馆，为更好地向全省民众提供财政档案利用作最大的努力。

五、下一步打算

近年来，省财政厅档案管理工作取得了一些成绩，但与形势发展的需要、省档案局的要求、兄弟单位的工作相比，还有较大差距。

我们将以工作考核为契机，进一步提高认识，强化措施，巩固档案管理现有成果；进一步强化调研，完善制度，建立健全档案管理长效机制；进一步改革创新，履行职能，扎实做好新时期财政档案管理工作，为服务我省经济发展大局作应尽的贡献。