档案审计验收标准Word格式.doc

档案审计验收标准Word格式.doc

《档案审计验收标准Word格式.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案审计验收标准Word格式.doc（4页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

（4）档案管理职责明确，各管线专业档案指派专人负责管理。

（5）专业部门管理的档案落实管理责任人，纳入部门日常管理工作，管理覆盖是否到位。

2、档案归档：

（1）归档范围及时间有明确规定，各业务管线档案按归档范围、归档时限、保管单位按时归档。

（2）行政部门统一管理的档案包括企业注册登记文件、资信文件、经营管理文件、项目开发建设文件、经济合同文件等完整。

（3）归档档案完整及附属资料齐全。

（4）当日内完成归档档案的登记、建立检索目录、原件扫描等工作，并更新目录台帐。

比对档案的建立时间和实际归档日期，检查归档是否全面及时。

（5）通过查阅档案顺序号、查阅档案目录、实地盘点等方式检查行政部门统一管理的档案和专业部门管理的档案的完整性和保管状态

3、档案整理及保管：

（1）企业注册登记档案按不同公司立卷保管。

（2）各业务档案按相应的档案目录库分类立卷。

（3）各项目竣工档案在项目结案后3个月内移交地区行政档案室保管。

（4）检查项目各管线的档案管理台账，台账的初始化设置须符合档案管理制度的规定，达到满足日常业务查阅需求的标准。

（5）抽查档案目录，分析档案的分类、编号是否清晰；

（6）档案柜（架）统一并顺序编号；

档案柜（架）中的每层/抽屉都贴指示标签，以指示所存资料的内容；

编制档案存放地点索引，在档案存放位置表注明各柜号中所存档案内容，以便快速取放档案。

4、档案借阅：

（1）按审批权限及期限借阅档案。

（2）已使用档案管理系统的公司，档案借阅在OA上进行审批，并形成档案借阅台账。

（3）员工离职或调动工作时在已办理完档案资料接交手续并收回其借阅的档案后才予以办理离职手续。

（4）结合档案借阅单、交接单等资料，分析档案移交、借阅、销毁审批程序是否完整，归还是否及时。

5、档案信息化管理：

（1）各级公司已全面推广使用档案管理系统。

核查是否存在有系统不用的情况，并分析其原因。

（2）档案检索及借阅已全面电子化，非原件的档案借阅已全部通过档案检索模块进行借阅或下载。

（3）系统上线前的历史档案目录已全部录入档案管理系统。

（4）项目纸质档案按要求扫描成电子文档形式录入档案管理系统存档，电子文档完整。

（5）历史档案电子扫描件已全部挂接入档案管理系统。

（6）新增档案实时录入并扫描挂接至档案管理系统。

（7）档案系统的实施推广工作按计划节点进行。

6、专业档案审计要求：

（1）开发：

通过项目现场查看，对国土证、工规证、施工证、预售证、报建资料、开发证照台账、报建台账等档案的完整性、真实性，以及对档案的归档及时性进行审查。

（2）设计：

通过项目现场查看，对设计图纸、设计变更、设计代表工作台账等档案的完整性、真实性，以及对档案的归档及时性进行审查。

（3）预结算、招标审核：

依据《档案标准化管理实施办法》审查项目文本档案和电子档案的制度执行情况，检查归档是否全面及时；

立卷是否规范；

保管是否妥善；

移交、借阅、销毁审批程序是否完整。

（4）工程：

通过项目现场查看，对工程过程质量控制文件、签证资料、施工日志、监理日志、维修台账、图纸、工程进度台账等档案完整性、真实性，以及对档案的归档及时性进行审查。

审查工程纸质档案有没有按要求扫描成电子文档形式录入档案管理系统存档，电子文档是否完整。

（5）营销：

通过项目现场查看，对定价文件、认购书、销售合同、折扣审批、退换房审批、收据、发票等管理工作是否清晰完整，对是否做到一户一档进行审计。

对租赁基准价、租赁合同、营销费用台账等档案管理是否清晰完整进行审查。

（6）财务：

通过项目现场查看，检查项目会计档案装订是否及时规范；

会计档案归档是否及时；

会计档案保管是否安全、清晰。

（7）人力：

通过项目现场查看，对劳动合同、定岗定编、岗位责任书、经营责任书、工作交接表、绩效考核、考勤表单（含假单）、行政费用台账等档案完整性、真实性，以及对档案的归档及时性进行审查。