电子文件归档与电子档案管理细则.docx
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电子文件归档与电子档案管理细则
电子文件归档与电子档案管理细则
第一章总则
第一条为了扎实开展电子文件归档与管理工作,根据《电
子文件管理暂行办法》、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文
件归档与管理规范》及有关规定,结合本市实际,制定本细则。
第二条本细则适用于本市各级党政机关、人民团体(以下
统称各立档单位),国有企事业单位可参照执行。
第三条本细则所适用下列概念具有特定含义。
(一)电子文件,是指机关、团体、企事业单位和其他组织
在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和
存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
(二)电子档案,是指经过鉴定具有保存和利用价值的归档
的电子文件。
(三)元数据,是指描述电子文件内容、结构、背景和管理
过程的数据。
(四)逻辑归档,是指在计算机网络上进行,不改变原存储
方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过
程。
(五)物理归档,是指把电子文件集中下载到可脱机保存的
载体上,向档案部门移交的过程。
脱机保存载体按优先顺序依次
1
为:
一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘。
推荐使用档案级
可记录光盘(DVD—R)。
(六)迁移,是指将源系统中的电子文件向目的系统进行转
移存储的方法与过程。
(七)真实性,是指对电子文件的内容、结构和背景信息进
行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。
(八)完整性,是指电子文件的内容、结构、背景信息和元
数据等无缺损。
(九)有效性,是指电子文件应具备的可理解性和可被利用
性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和
兼容性等。
(十)档案信息代码,是指描述档案属性的代码,用二位英
文大写字母表示。
二位英文大写字母分别为档案属性头两个字汉
语拼音的第一个字母。
具体表示方法如下:
文书档案 WS;科技档
案 KJ;财会档案 CK;照片档案 ZP;录音档案 LY;录像档案 LX
等等。
第四条各立档单位电子文件形成机构负责电子文件的收集、
登记与向档案室的移交工作,档案室负责电子文件的接收归档、
电子档案的保管与向档案馆的移交工作。
第五条市、区县国家综合档案馆负责接收和保管接收范围
内各单位保管期限为永久和长期(30 年)的电子档案,并依法提
供利用;有条件的应当根据国家灾害备份的要求,建立本级电子
2
文件(档案)备份中心或者异地备份库。
第二章电子文件的收集登记与移交
第六条按照《陕西省电子文件归档与管理规范》收集积累
电子文件。
电子文件的收集积累应符合下列要求。
(一)凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子
文件及相关软件均应收集。
收集的电子文件应采用或转化为通用
存储格式;收集采用非通用存储格式文件时,应将查看等相关软
件及其说明文件一并收集。
(二)电子文件应收集齐全。
电子文件的元数据也一起收集。
办公自动化系统中产生的电子发文《审签单》、收文《办理单》,
重要发文的历次修改稿本,也一起收集;收集时,分别作为一份
电子文件。
没有使用办公自动化系统的,其纸质发文《审签单》
应该扫描成电子文件收集。
纸质来文及其《办理单》扫描成电子
文件收集。
(三)电子文件应当采用符合国家标准的文件存储格式,确
保能够长期有效读取。
1、文字型电子文件以 XML、RTF、TXT 为通用格式。
电子
公文应同时收集本市公文传输系统版式文件 SEP 格式;
2、扫描型电子文件以 JPEG、TIFF 为通用格式;
3、视频和多媒体电子文件以 MPEG、AVI 为通用格式;
4、音频文件以 WAV、MP3 为通用格式。
第七条电子文件的登记应符合下列要求。
3
(一)每一份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记
(见附件 1、2)。
登记时,将构成同一件电子档案的几份电子文
件集中排列。
(二)电子文件登记表应与电子文件同时保存。
纸质电子文
件登记表应与电子文件载体一起保存。
(三)电子文件稿本代码:
M—草稿性电子文件;U—非正
式电子文件;F—正式电子文件。
(四)电子文件类别代码:
T—文本文件;I—图像文件;G
—图形文件;V—影像文件;A—声音文件;O—超媒体链接文
件;P—程序文件;D—数据文件。
第八条电子文件应于归档前向档案室移交。
第九条电子文件形成机构移交前应按照规定的项目对电子
文件的真实性、完整性和有效性进行检验,并由机构负责人签署
审核意见,检验和审核结果填入《电子文件移交接收检验登记表》
(见附件 3)。
档案室接收检验后,完成《电子文件移交接收检验
登记表》相关内容的填写。
该表一式 2 份,移交机构与档案室各
存 1 份。
第三章电子文件的归档与电子档案的保管
第十条电子文件的归档范围和保管期限,按照国家关于文
件材料归档的有关规定执行,并应包括相应的元数据。
电子文件
的定密按照国家关于文件材料定密的有关规定执行,并应包括相
应的元数据。
4
第十一条逻辑归档随时进行,物理归档在第二年 6 月底前
完成。
第十二条电子文件以件为单位整理归档。
一份电子文件为
一件,密不可分的几份电子文件也为一件。
归档电子文件参照不
同属性纸质档案的分类规定,在同一档案属性、同一全宗内分类。
(一)文书电子档案在同一全宗内按照年度-保管期限-机构
(问题)进行分类。
其档号为“WS-全宗号-年度-保管期限-机构
(问题)-件号”。
档号中的全宗号为 4 位代码,第一位是表示全
宗属性的大写英文字母(清朝为 Q,民国为 M,革命历史为 G,
建国后为 J),后三位为表示全宗顺序号的阿拉伯数字。
档号中的
保管期限“永久、长期(30 年)、短期(10 年)”分别用
“Y、C、D”表示,年度用 4 位、件号用 3 位阿拉伯数字表示,
机构(问题)用汉语表示。
档号中可以不显示“WS”项。
无档
案信息代码项的档号,默认为文书电子档案档号。
(二)其他属性电子档案档号以此类推,具体方式另行规定。
第十三条档案室于每年归档纸质文件时,应同时按照下列
规则归档电子文件:
(一)将同一件电子档案的各份电子文件放到一个标识该件
电子档案的档号文件夹内。
(二)该档号文件夹的名称为该件电子档案的档号。
5
例:
某公文归档后其档号为:
“ 5,2009,30 年,办公室,
11”,则其电子档案档号文件夹命名为:
“WS-J005-2009-C-办
公室-011”。
第 14 条按归档电子文件类别代码相对集中组织存盘。
同
一全宗同一属性电子档案存入一盘或多盘光盘中。
涉密档案单独
组织存盘。
(一)光盘存储结构:
在光盘根目录下的文件夹(光盘标识)
下设“说明文件、目录文件、电子档案、其他文件”等 4 个子目
录,分别用于存储该光盘信息的说明文、《电子档案机读目录》、
档号文件夹、非通用格式电子档案的阅读显示软件及其说明手册
等。
具体如下:
1、“电子档案”文件夹下设:
“年度 1”文件夹、“年度 2”
文件夹、......“年度 n”文件夹。
”
2、每一个“年度”文件夹下设:
“永久”、“长期(30 年)、
“短期(10 年)”文件夹。
3、每一个保管期限文件夹下存放该保管期限电子档案的档
号文件夹。
“
4、对于以卷为单位整理的电子档案,每一个保管期限文件
夹下设:
“案卷 1”文件夹、 案卷 2”文件夹、......“案卷 n”文
件夹。
案卷文件夹命名:
“全宗号-目录号-案卷号”。
;
5、每一个“案卷”文件夹下存放:
a、含有卷内文件扫描件
的档号文件夹,该文件夹命名:
“全宗号-目录号-案卷号-页号”
6
b、含有存放卷皮、卷内文件目录和备考表扫描件的文件夹,该
文件夹命名:
“全宗号-目录号-案卷号”。
其中,目录号、案卷号、
页号分别用 3 位、4 位、3 位阿拉伯数字表示。
(二)以盘为单位著录机读目录。
按件将同一光盘的电子档
案信息记入同一《电子档案机读目录》(见附件 12)。
(三)以盘为单位填写《电子档案登记表》。
按件将同一光
盘的电子档案信息记入同一《电子档案登记表》(见附件 4、5)。
在著录《电子档案机读目录》和填写《电子档案登记表》时,
正文与附件为一件的,用正文标题作为本件题名;转发文与被转
发文为一件的,用转发文题名作为本件题名;复文与来文为一件
的,用复文题名作为本件题名。
(四)编写说明文件。
说明文命名为“说明文件.TXT”。
一
张光盘只有一个说明文件,用于存放本张光盘有关信息,包括:
光盘参数(如光盘容量、光盘规格等),光盘编号,光盘保管单
位,光盘制作单位,光盘一致性检查单位,阅读本光盘所需要的
硬件、软件环境(计算机配置、软件操作系统及其版本、显示电
子文件的软件等),其他各种有助于说明本光盘的信息。
(五)刻录数据。
归档内容采用全盘一次性刻录方式进行数
据刻录。
DVD—R 光盘应采用 8—12 倍速一次刻录。
归档光盘数
据刻录完成,不能再对光盘数据进行增减。
刻录光盘一式三套,
套别号分别用大写字母 A、B、C 表示。
A:
封存;B:
利用;
C:
异地保存。
同时,将归档内容存储在一套磁性载体上。
7
档案数据不许压缩保存。
加密数据,解密后保存。
(六)标识光盘。
按照下列要求标识光盘盘面及光盘盒封面、
封底。
(见附件 9、10、11)
1、光盘盘面填写光盘内档案的核心信息,包括:
光盘编号、
套号、光盘规格、制作单位或复制单位、制作日期或复制日期。
应该打印标签内容,或者用软性“光盘标签笔”将标签内容写在
光盘盘面上。
禁止给光盘上粘贴标签。
2、光盘盒封面填写光盘的载体信息,包括:
光盘编号、套
别、名称、内容摘要、保存年限、光盘版号。
3、光盘盒背面填写光盘的背景信息,包括:
文件格式、光
盘类型、光盘容量、制作部门、制作日期、复制部门、复制日期、
备注。
4、盘脊填写光盘编号。
5、标注规则:
光盘编号:
为同一全宗内光盘顺序号,由“全宗号-档案信息
代码-光盘序号”组成。
光盘序号是同一全宗内光盘排列的顺序号,
具有唯一性,用 5 位阿拉伯数字表示。
光盘版号:
指光盘复制次数。
用阿拉伯数字表示原版及所复
制版本的次数。
001 表示原版,002 以上表示复制版本。
名称:
光盘内所记录的立档单位的全称。
内容摘要:
指用文字或数字对档案信息内容进行简要的揭示,
标明全宗、年度、件数(以卷为单位的档案标明数字化档案所对
8
应的全宗号、目录号、起止卷号、起止时间)及相关内容。
保存年限:
对光盘划定的存留年限。
分为:
5 年、10 年、20
年等等。
制作(复制)部门及日期,指制作(复制)该光盘的部门及
日期,日期用 8 位阿拉伯数字表示。
(七)将光盘装入光盘盒中,一盘一盒装。
(8)打印《电子档案登记表》(首页及其续页),与该光
盘一起归档保存。
(九)原电子文件存储载体在完成电子文件归档后,至少保
留 1 年时间。
第十五条在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上
述归档过程完成物理归档。
第四章电子档案的移交与接收
第十六条属于本市各级国家综合档案馆接收范围内的各单
位具有永久和长期保存价值的电子档案,应当向本市同级国家综
合档案馆移交。
第十七条电子档案在本单位保存满 1 年后向同级国家综合
档案馆移交。
第十八条电子档案采用离线或在线方式进行移交。
采用在
线方式移交的,同时移交电子档案的物理载体。
第十九条离线移交电子档案应当满足下列基本要求:
(1)移交单位应当采用符合归档要求的光盘在内的两种不
9
同载体移交电子档案;
(2)存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其
内容的标签;
(3)移交单位要向同级国家综合档案馆移交一套光盘和一
套磁性载体电子档案,载体应当单个装盒;
(4)光盘载体内电子档案的存储结构应符合第十四条要求,
其他载体内电子档案的存储结构是一张或多张光盘载体电子档案
的存储结构组合。
第二十条在线移交电子档案须通过与外网隔离的网络传输
电子档案,传输的数据应当包含符合要求的电子档案及其元数据,
数据结构为一张或多张光盘载体内电子档案的存储结构组合。
第二十一条电子档案移交的流程是:
移交前档案数据的组
织和迁移,档案的检查,办理移交手续,移交数据。
第二十二条移交单位在向国家综合档案馆移交电子档案前,
应对电子档案进行检验,合格后方可移交。
电子档案检验内容:
(1)按照《电子档案登记表》(附件 4)的相关内容逐项
逐件核实;
(2)电子档案数据是否真实、完整、可用,是否被病毒等
侵害;
(3)存储电子档案的载体是否符合移交要求。
第二十三条移交电子档案检验合格后办理移交手续,填写
《电子档案移交、接收检验登记表》(附件 6),由交接双方签
10
字盖章,各自存留一份,并由移交单位将档案数据移交至同级国
家综合档案馆。
在线移交时,《电子档案移交、接收检验登记表》
可采用电子形式并以电子签名方式予以确认,对所交接电子档案
应进行数据校验。
第二十四条各级国家综合档案馆接收电子档案的流程是:
接收前检查,办理移交接收手续,接收电子档案,著录保存交接
信息,迁移数据到光盘和磁带,进馆保存。
第二十五条各级国家综合档案馆要建立接收电子档案环境
平台,以便进行电子档案的接收、检验、迁移、存储等工作。
第二十六条各级国家综合档案馆应按《电子档案登记表》
的相关内容逐项逐件核实,并按《电子档案移交、接收检验登记
表》的内容进行检验。
检验合格后,按照本细则第二十三条的规
定办理。
第二十七条各级国家综合档案馆应将电子档案交接、迁移、
保存等信息补充到电子档案元数据中,并与相应的每件电子档案
组成档案信息包;应当在每张光盘中加入光盘内电子档案元数据
(包含交接、迁移、保存等元数据)和《电子档案登记表》、
《电子档案移交、接收检验登记表》的扫描件,并组成一个档案
信息包。
第二十八条各级国家综合档案馆要对接收处置后的电子档
案按照本细则第十九条有关要求存储到光盘、磁带等载体中,载
体一式 4 套,计 3 套光盘 1 套磁带(或磁盘)。
11
第二十九条电子档案的迁移。
随着系统设备更新或系统扩
充,应及时对电子档案进行迁移操作。
电子档案数据迁移时,对
迁移后的电子档案应逐件进行对比、检查和数据校验,填写《电
子档案迁移登记表》(附件 8),档案馆按有关规定保管迁移后
的电子档案。
第三十条各级国家综合档案馆对接收的电子档案载体应当
长期保存。
第三十一条电子档案的保管应符合下列要求:
(一)电子档案光盘装盒竖立存放于防磁柜中,远离强磁场、
强热源,并与有害气体隔离。
(二)存放环境温度:
17 至 20 摄氏度;相对湿度:
35%至
45%。
(三)每年应对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行
一次检查登记。
设备环境更新时应确认库存电子档案光盘与新设
备的兼容性;如不兼容,应进行电子档案载体转换工作,原光盘
保留时间不少于 3 年。
(四)对电子档案光盘每满 4 年、磁性载体每满 2 年进行一
次抽样机读检验,抽样率不低于 10%,如发现问题应及时采取恢
复措施。
(五)档案保管部门应定期将检验结果填入《电子档案管理
登记表》(见附件表 7)。
第五章电子档案的利用、销毁与统计
12
第三十二条电子档案的利用应符合下列要求:
(一)电子档案的封存载体(套别号:
A)不应外借。
未经
批准任何单位或人员不允许擅自复制电子档案。
(二)利用时应使用拷贝件(套别号:
B)。
(三)利用时应遵守保密规定。
对具有保密要求的电子档案
采用联网的方式利用时,应遵守国家或部门有关保密的规定,有
稳妥的安全保密措施。
(四)利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。
第三十三条电子档案的鉴定销毁。
(一)电子档案的鉴定销毁,参照国家关于档案鉴定销毁的
规定执行,并且应在办理审批手续后实施。
(二)属于保密范围的电子档案,如存储在不可擦除载体上,
应连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除。
不属于保密范
围的电子档案可进行逻辑删除。
第三十四条电子档案的统计。
档案保管部门应及时按年度
对电子档案的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
第六章 附则
第三十五条本细则自印发之日起施行。
《西安市电子文件
归档与管理办法(试行)》同时废止。
附件:
1、电子文件登记表(首页)
2、电子文件登记表(续页)
13
3、电子文件移交、接收检验登记表
4、电子档案登记表(首页)
5、电子档案登记表(续页)
6、电子档案移交、接收检验登记表
7、电子档案管理登记表
8、电子档案迁移登记表
9、光盘盒封面标签图示例
10、光盘盒封底标签图示例
11、光盘盘面示例
12、电子档案机读目录
14
文件
特征
形成机构
完成日期
载体类型
载体编号
通信地址
电 话
联系人
硬件环境
(主机、网络服
务器型号、制
造厂商等)
软件环境(型
号、版本等)
操作系统
数据库系统
相关软件(文字
处理工具、文件
浏览器、压缩或
解密软件等)
记录结构
(物理、逻辑)
记录
类型
□定长
□可变长
记录总数
设备环境特征
附件 1
电子文件登记表(首页)
15
□其他
总字节数
记录字符、图
形、音频、视
频文件格式
文件载体
型号:
数量:
备份数:
□ 一件一盘 □ 多件一盘
□ 一件多盘 □ 多件多盘
填表人(签名)
年 月 日
审核人(签名)
年 月 日
特征
制表审核
16
以件(电子文件)为单位填写
立档单位形成机构填写
文件
编号
题名
形成时间
文件稿
本代码
文件类
别代码
载体
编号
保管
期限
机构
(问题)
附件 2
电子文件登记表(续页)
第 页
17
交接工作名称
内容描述
移交电子文件数量
移交数据量
载体起止顺序号
移交载体
类型规格
检验内容
单位名称
移交机构(文件形成)
接收机构(档案室)
准确性检验
完整性检验
可用性检验
安全性检验
载体外观检验
填表人(签名)
年 月 日
年 月 日
审核人(签名)
年 月 日
年 月 日
单位(印章)
年 月 日
年 月 日
表 3
电子文件移交与接收登记表
填写说明:
1.交接工作名称:
按移交机构名称、移交文件年度、批次等描述
2.内容描述:
按文件内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述
3.移交电子文件数量:
按文件总件、卷数描述
4.移交数据量:
以 Gb 为单位,精确到小数点后 3 位
18
文件
特征
立档单位
完成日期
载体类型
载体编号
通信地址
电 话
联系人
硬件环境
(主机、网络服
务器型号、制
造厂商等)
软件环境(型
号、版本等)
操作系统
数据库系统
相关软件(文字
处理工具、文件
浏览器、压缩或
解密软件等)
记录结构
(物理、逻辑)
记录
类型
□定长
□可变长
记录总数
设备环境特征
附件 4
电子档案登记表(首页)
19
□其他
总字节数
记录字符、图
形、音频、视
频文件格式
文件载体
型号:
数量:
备份数:
□ 一件一盘 □ 多件一盘
□ 一件多盘 □ 多件多盘
填表人(签名)
年 月 日
审核人(签名)
年 月 日
特征
制表审核
20
以件(电子档案)为单位填写
立档单位档案室填写
电子档案名称
题名
形成
时间
档案稿
本代码
档案类
别代码
载体
编号
保管
期限
附件 5
电子档案登记表(续页)
第 页
21
交接工作名称
内容描述
移交电子档案数量
移交数据量
载体起止顺序号
移交载体
类型规格
检验内容
单位名称
移交(立档)单位
接收单位(档案馆)
准确性检验
完整性检验
可用性检验
安全性检验
载体外观检验
填表人(签名)
年 月 日
年 月 日
审核人(签名)
年 月 日
年 月 日