谈谈各类文书档案保管期限的划分方法.docx

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谈谈各类文书档案保管期限的划分方法

谈谈各类文书档案保管期限的划分方法申诉

陈壮

国家档案局第8号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》对机关文书档案如何划分保管期限作出了新规定，该规定所附的《文书档案保管期限表》列举出主要文书档案应保存的期限。

各机关应根据该表制定本机关文书档案保管期限表。

然而，仅根据国家档案局和各机关制定的文书档案保管期限表来划分档案的保管期限是不够的，各类型机关文书档案保管期限的划分有其自身规律。

为此，我们归纳出如下几条，供各机关划分文书档案保管期限时参考。

一、会议文件材料保管期限的划分。

一是本机关党组（或实行党委制的党委）会、党组党委扩大会和行政办公会的纪要、会议记录为永久。

二是本机关单独召开的工作会、专题会的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等重要文件材料划为永久；典型材料、代表发言材料、交流材料、简报等一般性材料划为30年；小组会议记录、参考材料划为10年。

三是本机关与其他机关联合召开会议中本机关为主办的重要文件材料为永久，一般文件材料为30年；本机关为协办的重要文件材料为30年，一般的文件材料为10年。

该套会议文件材料中的正本由主办机关归档，副本或复制件由协办机关归档。

这种作法既避免了协办机关这类档案的重复进馆，又不影响其利用。

确定主办机关的方法，一般是看会议的通知文号用哪个机关的，那个机关就是主办单位；以党委（办公厅室）、政府（办公厅室）名义召开的会议，会议通知往往用党委（办公厅室）文号，此时要根据会议内容归口党委或政府来确定主办单位，如某县以“两办”名义召开的商贸工作会议，由于商贸工作归口政府，政府办公室就是主办机关。

四是本机关承办的国际性会议、大型展览会、博览会中的重要文件材料为永久；代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道等一般性材料为30年；委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排材料为10年。

五是上级业务主管机关召开的重要会议（如省档案局参加的全国档案工作会）的重要文件材料为30年；其他材料为10年。

六是本级党代会、人代会、政协会、工青妇代会及党委、人大、政协、纪委、工青妇的常委会、执委会、主席团会、全委会，政府常委会、办公会的重要文件材料为永久，一般材料为30年，讨论未通过的文件为10年。

七是本机关参加同级机关召开的非本机关主管业务的会议（如县档案局参加的县统计局统计工作会议）文件材料一般不归档；参加的同级机关属本机关主管业务的重要会议（如市档案局参加的市统计局召开的统计档案工作会议）文件材料，根据重要性划分为30年或10年。

同一个会议形成的文件材料应根据其重要程度分别划分为几种不同的保管期限，其中反映会议主要内容、主要过程的文件材料保管期限要长，反映事务性的文件材料保管期限相对较短。

区分的目的是为了区别重要程度、方便档案的保管、减少国家档案馆的冗余度。

二、本机关业务文件材料保管期限的划分。

一是本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件、中长期规划、纲要等重要文件材料为永久。

如某市档案局制定的档案登记、执法年检制度、现行文件中心管理办法、业务建设规范、档案移交和接收要求、抢救和保护费管理、重点工程档案验收规定等，这些文件材料是“重要的”，具有法规方针政策性，涉及本机关重大业务建设，能反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值。

二是本机关制发的一般性业务文件划为30年。

如机关管理制度、岗位责任制，目标管理，一般性业务指导、检查，一般的统计数据，非本机关主管业务工作（如一般机关的公文处理、档案、保密、机要、通讯、保密、内务管理等工作）的计划、总结、报告，一般性的业务情况通报，宣传工作等，这些文件材料是“一般的”，具有常规性、技术性、基础性，涉及本机关一般业务建设，能反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关有查考利用价值。

三是本机关制发的事务性文件材料划为10年。

如：

本单位学习记录、一般事务性会议通知、节假日安排、值班记录、各科室的工作总结、不重要的情况报告等事务性文件材料，这些文件材料是“事务性的”。

四是本机关编辑、编写的大事记、组织沿革等划为永久；简报、情况反映、工作信息等划为10年。

五是本机关与其他机关联合制发的文件材料中本机关为主办的重要业务问题的文件材料为永久，一般业务问题的文件材料为30年；本机关为协办的重要业务问题的文件材料为30年，一般业务问题的文件材料为10年。

区分主办机关的方法是看联合发文的文号用哪个机关的，那个机关就是主办机关；该文件材料的正本由主办机关归档，副本或复制件由协办机关归档。

三、行政管理、执法检查，审批、审查、核准文件材料保管期限的划分。

一是行政管理工作制度、程序、规定，执法检查情况汇总、通报，整改通知等划为永久。

二是本机关为主管机关（如发改委、科委）或承办单位的固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料，以及本机关为主管机关或所有权单位（如国资委、国土资源局）的不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料划为永久。

三是本机关（如公安、环保、工商、国土资源、药监、专利、林业、技术监督等部门）主管业务形成的20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料划为永久；20年以下有效的划为30年。

对于10年以下有效的护照、港澳通行证等可划为10年。

四是建设、公安、海关、信息产业等部门的商品房备案、建材备案、竣工备案、装修备案，企业备案、合同备案、海关备案、公安备案、网站备案、域名备案、论坛备案等文件材料划为10年。

四、行政处罚、处分、复议、国家赔偿等文件材料保管期限的划分。

对于新闻出版、科技、园林、文物、农业、信息产业、无线电管理、质监、公安（消防、交警）、海事等行政管理部门在行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料，一是受到警告处罚的10年，受到没收非法所得、没收非法财物、责令停产停业、暂扣或者吊销执照，行政拘留处罚形成的文件材料划为永久；二是行政复议的文件材料比照受到行政处罚的相同种类划分保管期限；三是行政处分中受警告处分的划为30年，受记过、记大过、降级、撤职、开除处分的划为永久；四是国家赔偿的文件材料都划为永久。

五、计划、总结、统计、调研、汇报等文件材料保管期限的划分。

一是本机关年度和年度以上的计划、总结、汇报、统计材料，反映本机关重要职能活动的总结、重要专题调研材料划为永久。

“重要”职能活动的含义是指反映本机关职能活动的规模大、影响大、问题重要，如某省档案局的全省档案馆舍建设、已公开现行文件中心、“三农”档案工作等调研报告。

二是本机关半年工作计划、总结、汇报、统计材料，一般活动的总结、一般问题的调研材料划为10年。

国资、商务、发改、统计等经济运行管理部门的半年度、季度计划、总结、统计材料划为10年，其他机关半年以下的不归档。

“一般”活动的含义指：

不太重要的业务活动、较小问题、影响不大的工作。

如某省档案局形成的机关档案工作目标管理调查表、档案利用效果宣传工作总结。

六、党、团、工会、妇女工作文件材料保管期限的划分。

一是工作报告、总结，换届选举结果等重要文件材料划为永久；二是创建文明单位、先进性教育、“三讲”教育等重要专项活动的报告、总结等文件材料划为永久。

三是政治学习、捐款捐物、精神文明建设、红色旅游等一般性专项活动文件材料划为10年。

四是党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料划为永久。

五是情况反映、工作简报划为10年。

七、纪检、监察文件材料保管期限的划分。

一是受到警告以上处分的综合性报告、调查材料划为永久。

二是受到警告处分的综合性报告、调查材料划为30年。

三是调查结论是查无实据的综合性报告、调查材料划为10年。

八、机构编制、干部人事文件材料保管期限的划分。

一是人事工作制度、规定、办法等文件划为30年。

二是人事任免，职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤，人事考核、职称评审文件材料，职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根等涉及到个人利益的文件材料划为永久。

三是奖惩性文件材料保管期限的划分。

本机关受县级（含）以上表彰、奖励的及受到具有系统性和综合性表彰、奖励的（如公、检、法机关受到政法机关表彰，某省水产局、畜牧局受到其主管部门农业局表彰）先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料划为永久；受县级以下表彰、奖励的及机关内部评选出先进工作者、优秀个人的划为30年。

本机关有关人员受到党纪、政纪警告（不含）以上处分的文件材料划为永久；受到警告处分的划为30年。

受到通报批评的文件材料划为10年。

九、信访工作文件材料保管期限的划分。

一是本机关处理的有领导重要批示和处理结果的人民来信来访的文件材料划为永久，其中的领导批示指上级领导对解决来信来访的问题有明确的态度、方式、方法等，如领导批示为：

“调查落实后，严肃查处”等。

二是其他有处理结果的信访材料划为30年，这其中也包括领导一般批示的，如“请某单位处理”或“请某单位回复”等。

三是无处理结果的信访文件材料暂不归档。

十、后勤、保卫文件材料保管期限的划分。

一是涉及到机关或个人经济利益的文件材料，重要的划为永久，一般的为10年。

具体指：

房产、土地所有权和使用权的文件材料划为永久。

与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料，涉及金额大的（如1万元以上）、时限长的（如10年以上）、有法律效力的（指行为人具有相应的民事行为能力，意思表示真实，不违反法律或社会公共利益）、重要的（事由重要）划为永久，一般的（如金额在1万元以下）10年。

重要的国有资产（如房产、车辆等价值大、用期长的）在登记、统计、核查清算、交接等管理工作中形成的文件材料划为永久；一般的国有资产（指计算机、复印机、空调机等办公设备及用品）管理文件材料划为10年。

二是机关办公设备及用品、机动车等物资购买及办理相关手续的过程（指采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等过程）中形成的文件材料一般为30年。

三是级别较高的领导（如县级单位接待省级领导）、本级以上人大代表团组、政协委员团组对本地、本机关视察、检查的接待工作计划、方案划为30年；其他单位的接待计划、方案划为10年。

四是保卫部门安全检查、调查记录划为10年。

十一、来文与复文保管期限的划分。

一是本机关重要业务问题的请示与上级机关的批复划为永久；本机关一般业务问题的请示与上级机关的批复划为30年。

其中“重要的”，指涉及本机关重大业务建设文件材料，如县档案局设法规股、现行文件中心、建设档案馆舍、开放档案、交流干部等的请示与批复。

“一般的”，指常规性、技术性、基础性、一般业务建设的请示，如请领导带队到外地参观学习、增加某专项工作经费等事项的请示与批复。

至于举办培训班、外出参观学习等事务性、程序性的请示与批复可划为10年。

二是同级机关重要业务问题的来函与复函（本机关可为去文责任者，也可为复文责任者）重要业务问题（如是否作为档案馆的接收范围）的划为永久；一般业务问题（如机关移交某一批档案给档案馆）的划为30年。

三是本机关与下级机关的请示与批复、报告与批示、来函与复函、申请与审批等文件材料，重要的划为永久；一般的划为30年。

四是本机关与同级机关一般往来文书划为10年。

五是本机关向上级、同级机关发的请示、函，如没有批复或复函，一般只保存10年。

十二、本机关办理或回复的提案、议案文件材料保管期限的划分。

一是人大、政协机关对议案及答复、提案及办理结果、议案及提案形成的过程文件都应归档并划为永久。

二是主要承办机关对议案及答复、提案及办理结果、本机关形成的过程文件及协办机关报送的文件都应归档并划分为永久。

三是协办机关对议案及答复、提案及办理结果中本机关的部分文件材料归档，划分为30年。

十三、上级领导视察、上级或同级机关检查本机关文件材料保管期限的划分。

一是省部级以上领导对各级机关，市州级领导对县级机关较重要的视察、检查形成的文件材料划为永久；一般性的检查、视察的文件材料划为30年。

二是本级以上人大代表团组、政协委员团组对本地、本机关较重要的视察、检查形成的文件材料可划为永久；一般性的视察、检查可划为30年。

三是上级业务主管机关到本机关检查工作形成的重要文件材料可划为30年；一般性的检查、指导形成的文件材料可不归档。

四是同级主管业务机关对本机关较重要的检查形成的文件材料，保管10年；一般性的检查、指导形成的文件材料可不归档。

十四、代拟稿保管期限的划分。

一是本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件（如档案局代政府拟的档案馆布局设置方案）、专项业务文件（如档案局代“两办”拟写的关于加强“三农”档案工作的意见）的最后草稿划为30年；二是以上级机关名义制发或转发的本机关文件，本机关收到该文件的正式文本后，归档并划为永久。

这两份文件不能作为一件处理。

十五、外事活动文件材料保管期限的划分。

一是出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等文件材料划为永久。

二是出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录划为30年。

出国、出境考察等活动形成的材料不应以团组为单位集中归档，应按上述规定划分保管期限，分别归档。

十六、上级机关文件材料保管期限的划分。

一是上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料，重要的文件划为永久，这里的“重要的”指具有政策性、法规性、方针性、在很长时间内要贯彻执行的，如省档案局收到国家档案局制发的《机关档案工作业务建设规范》；较重要的划为30年，如省档案局收到的国家档案局制发的《关于做好集体林产权改制档案工作的通知》；一般的划为10年，如湖南省档案局收到国家档案局制发的《关于印发湖北省开展档案馆功能建设评估情况的通报》。

二是上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料划为10年，如省档案局制发给各市档案局《关于做好机关文明建设工作的通知》。

上级机关制发的非本机关主管业务不需贯彻执行的文件材料不归档。

三是上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料划为永久。

四是上级业务主管机关制发的简报、情况反映、工作信息等可划为10年。

十七、同级机关制发的文件材料保管期限的划分。

一是同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料划为10年，如县档案局收到的《县保密局关于做好节假日期间保密工作的通知》。

二是同级机关制发的本机关主管业务的文件材料，按前面叙述的同级机关来文与复文处理。

三是同级机关制发的非本机关主管业务不需贯彻执行的文件材料不归档，如县档案局收到县委统战部的《关于做好工商界著名人物统战工作的通知》。

十八、下级机关制发的文件材料保管期限的划分。

一是下级机关报送的重大问题的专题报告划为30年，如县档案局报送给市档案局关于档案馆馆舍情况的报告。

二是下级机关报送的年度和年度以上的计划、总结、统计材料划为10年。

三是上级机关对越级报送的不需办理的文件材料不归档。

十九、与文书档案有关的其他门类文件材料保管期限的划分。

一是会计工作管理性的文件材料归档入文书档案，根据其重要程度划分为永久、30年、10年。

会计年度决算报告划为永久，年度预算归入文书档案，划为30年。

电算化会计核算材料归入电子档案，参考文书档案划分保管期限。

二是干部人事、工商企业登记、商标、统计、服退军人、地名等专业（门）按有关规定划分保管期限，没有专门规定的专业档案参照文书档案划分保管期限。

三是科技文件材料保管期限按其规定划分。

四是照片档案根据其重要程度参照文书档案划分保管期限。

五是电子文件材料参照文书档案划分保管期限。