综合管理部办公室行政管理手册大全.docx
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综合管理部办公室行政管理手册大全
综合管理部（办公室）行政管理手册大全
集部门职责、制度、表格等支持性工具为一体
第一章综合管理部（办公室）组织结构与责权
第一节综合管理部（办公室）的职能与责权
一、综合管理部（办公室）的职能
综合管理部（办公室）在企业内主要承担的职能是在总裁（或总经理）的领导下，积极贯彻本企业的管理方针与经营政策，负责本企业经营管理的整体协调与综合事务的运作，协调各部门之间和不同层级人员之间的关系，以提升企业内部经营管理效率，降低企业运营成本。
具体来说，综合管理部（办公室）主要负责本企业各类经营会议、固定资产和低值易耗品、后勤保障事务、公关接待事务理、通讯网络事务、文书档案、人事劳资、法律事务、监察事务等综合性事务的组织开展与管理事宜。
二、综合管理部（办公室）的组织结构
综合管理部（办公室）组织结构的设计受企业所在行业、企业规模、组建形式等的影响。
1．所在行业。
企业所在行业不同，则对业务部门具体支持工作的内容就不同。
如电力企业的综合管理部（办公室）和房地产企业的综合管理部（办公室）就存在较大区别。
2．企业规模。
规模大的企业与规模小的企业相比，在综合管理部（办公室）的职位设置和职能发挥上也存在较大差异。
3．组建形式。
上市集团公司和一般单一股份公司的综合管理部（办公室）承担的职能也不尽相同。
（一）中小型企业综合管理部（办公室）组织结构
中小型企业综合管理部（办公室）的组织结构设置如图1-1所示。
图1-1中小型企业综合管理部（办公室）组织结构图
（二）大型企业综合管理部（办公室）组织结构
大型企业综合管理部（办公室）组织结构设置如图1-2所示。
图1-2大型企业综合管理部（办公室）组织结构图
第二节综合管理部（办公室）的责权
一、综合管理部（办公室）职责
综合管理部（办公室）的主要职责是做好企业内部的上传下达沟通方面的工具，具有综合协调的职能。
其具体职责如图1-3所示。
职责1
拟订本企业的总体发展规划及其实施方案、各项计划及执行工作（政策），报总经理审批后组织执行
职责3
组织建立并完善本企业的工作程序和规章制度
职责4
提请本企业组织结构系统表、人员编制和工资总额计划，报总经理审批后执行
职责5
制定各项人事制度，包括员工手册、规章制度、福利薪金、各岗位职责等
职责6
向总经理提出企业年度经营状况和财务状况报告，接受质询，将决议事项转达所属人员，并执行该项决议
职责7
按制度规定做好人才招聘、录用、考核、培训与调整工作，做好薪资管理、考勤管理和员工社会保障工作
职责8
负责企业内部的文秘工作，做好有关文件、资料及制度的起草工作
职责9
负责报刊杂志的征订、图书资料购置及管理工作
职责10
加强文书档案管理，负责文件资料的收发、登记、传阅、催办、立卷、归档工作，以及各种文件资料的打印、复印、发放及部分接待工作
职责11
承办董事会、经理层等有关会议，并形成、整理和发布会议纪要
职责2
协助财务部向总经理提出经营预算和费用预算，制定企业办公费用总开支计划
职责12
大型会议、庆典、公益活动及对外接待工作（包括内部单位、部门的接待工作）
职责13
负责办公用品、设施、设备、器材、耗材的购买、登记、发放和使用管理，按规定发放办公用品、劳保用品，搞好后勤保障工作
职责14
负责企业网络及计算机系统管理工作，会同相关部门做好收集、积累、整理、保管公司史、大事记等方面工作
职责15
搞好本企业的安全保卫、保密、卫生等管理工作
职责16
负责本企业小车维护保管工作，负责小车调度工作，保证业务部门用车
职责18
负责企业文化建设、实施管理工作
职责17
企业营业执照等相关工商、税务证照的管理和年审，企业资质的管理、年审以及新资质申报，代表企业所有合法、有效法人身份的印鉴、证照的管理及检审
职责19
负责企业公共安全的管理，及时处置突发事件，负责与司法、公安部门的联络事宜
职责20
完成（或总经理）交付的其他事务
图1-3综合管理部（办公室）的职责
二、综合管理的权力
综合管理部（办公室）与本企业的各部门在相关业务上有协调、配合的关系，其在履行职责的过程中所享有的权力如图1-4所示。
权力1
权力3
权力4
权力5
权力6
权力7
权力8
权力9
权力2
情况发生变化时，有对综合管理部（办公室）原订的工作目标提出更改意见的权力
有权对本部门员工有行使考核、对优秀员工有提出奖励意见、对不符合要求的员工提出处理意见
对人员聘用、解聘、辞退、离职、薪金、福利等人力资源事务有审批权
有组织企业各部门编写和修改各项规章制度的权力，对规章制度的执行情况有监督的权力，对违反公司规章制度的员工有提出处理意见的权力
有权组织召开员工满意度反馈会议，要求相关部门制定整改措施并跟踪考核
有权跟踪、考核企业经营管理计划中各项工作内容的实施和落实情况
有向各部门催办上级限期完成的工作任务的权力
有权统一指导、协调和管理企业各部门人力资源管理工作的落实情况
对综合管理部（办公室）各岗位的工作内容有分配的权力
图1-4综合管理部（办公室）的权力
第三节综合管理部（办公室）的岗位职责
一、高层管理岗位职责
（一）执行总裁
执行总裁在企业里主要全面负责本企业的生产经营及日常管理工作，组织、培养高效的管理和业务团队，实现企业经营管理目标和发展目标。
其具体职责如图1-5所示。
图1-5执行总裁岗位职责
（二）营销总监
在企业里，营销总监的主要职责是根据企业总体经营目标和经营方针，制定并推进实施本企业的市场营销战略，实现年度市场开发和销售目标。
具体职责如图1-6所示。
图1-6营销总监岗位职责
（三）生产总监
生产总监的主要职责是根据企业总体战略，完成总裁（或总经理）下达的年度经营指标；在生产、安全、质量、能源、设备和技术改进方面，建立和完善管理体系，构建良好的沟通渠道，组织完成生产部门的工作目标和任务。
具体职责如图1-7所示。
图1-7生产总监岗位职责
（五）财务总监
财务总监的主要职责是按照企业财务战略要求，对企业的财务活动和会计活动进行管理和监督，为企业经营战略提供财务决策支持，实现财务管理目标。
其具体职责如图1-9所示。
图1-9财务总监岗位职责
（七）行政总监
行政总监的主要职责是全面负责企业各项行政事务的处理，指导下属部门开展工作，为企业的良好运营提供服务支持和后勤保障。
具体职责如图1-11所示。
图1-11行政总监岗位职责
（八）人力资源总监
人力资源总监的主要职责是规划、指导企业人力资源管理与组织建设，保障企业人力资源供给，提高员工工作效率。
其具体职责如图1-12所示。
图1-12人力资源总监岗位职责
二、综合管理部（办公室）管理岗位职责
（一）综合管理部（办公室）经理
综合管理部（办公室）经理的主要职责是负责规划、指导和实施日常行政人事管理、网络管理、后勤服务管理、法律事务管理及公关事务管理等事项，保证企业各项经营活动的顺利运行。
其具体职责如图1-13所示。
图1-13综合管理部（办公室）经理岗位职责
（二）综合管理部（办公室）主管
综合管理部（办公室）主管的主要职责是协助综合管理部（办公室）经理做好行政、后勤、网络等相关管理工作，协调各部门的合作关系，保证企业各项工作顺利运行。
具体职责如图1-14所示。
图1-14执行总裁岗位职责
第二章总经理办公室规范化管理
第一节总经理办公室岗位职责
一、总经理助理岗位职责
总经理助理的主要使命是协助总经理制定、贯彻落实各项经营发展战略与计划，实现企业经营管理目标，其具体职责如图2-1所示。
图2-1总经理助理岗位职责
二、总经理办公室主任岗位职责
总经理办公室主任在企业里主要承担着上通下达、内外联系及相关的服务与管理职能，具有参谋、协调、综合、办文、督查、信息等工作职责，其具体职责如图2-2所示。
图2-2总经理办公室主任岗位职责
三、行政秘书岗位职责
总经理办公室行政秘书的主要职责是根据公司各部门的需要，通过行政性支持工作，为公司员工做好行政服务，支持和保障公司战略和发展目标的实现，其具体职责如图2-3所示。
职责1
协助总经理办公室主任做好总经理办公室各项工作的管理工作
职责3
负责总经理办公室的各类文件、报告的收集、分类、打印、复印、装订、建挡
职责4
为总经理参加各种会议准备资料、会议报名、会议通知、会务联络、信息反馈等
服务工作
职责5
协助了解市场，进行有关信息的搜集、翻译、反馈和处理
职责6
完成领导临时交办的其他任务
职责2
负责来电来文整理、分类、登记和按领导批示分送有关部门并加以催办
图2-3行政秘书岗位职责
四、办事专员岗位职责
总经理办公室办事专员的主要职责是，在总经理办公室主任的领导下，负责日常办公事务的具体执行工作，包括办公用品、设备、档案的管理等工作，其具体职责如图2-4所示。
职责1
协助总经理办公室主任做好相关管理制度的草拟工作
职责3
统计汇总总经理办公室办公用品和办公设备需求
职责4
负责办公用品、设备的领取、登记、发放
职责5
根据领导安排，列席各种日常会议，起草会议文件，及时完成会议记录、纪要
整理及下发等工作
职责6
对企业全体员工日常工作行为进行监督检查，保证日常办公管理规定的实施
职责7
完成领导临时交办的其他工作
职责2
协助总经理办公室主任制订工作计划并贯彻执行
图2-4办事专员岗位职责
第二节总经理办公室管理制度
一、公文管理制度
公文管理制度
第1章总则
第1条为规范公司公文管理，提高办事效率，特制定本制度。
第2条公司各部门公文收发相关事项均按本制度办理。
第2章公文保密管理
第3条公文保密等级分为绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。
文件机密级数由发文部门负责人根据文件内容确定。
第4条绝密文件打印用专用磁盘，只能打印一份，由起草人呈送有阅文资格的人员。
第5条机密文件打印用专用磁盘，按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。
第6条秘密文件由阅文人妥善保管。
第3章公文收发管理
第7条部门相关人员草拟公文应注意以下事项。
（1）内容符合国家政策、法律、法令及地方性行政规章。
（2）反映情况客观，实事求是。
（3）文字准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。
（4）人、地、物名、引文及时间要具体、准确。
第8条草拟的公文应经部门负责人审核后方可上报总经理办公室。
第9条总经理办公室及时登记公文，并报公司相关领导审批后打印签发。
第10条各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。
需要签署具体意见的，要明确、具体。
第11条各级领导对送来的公文要及时阅批，急件应当天给出批复，一般文件应于3天内给出批复。
第12条公司所有发文的发文部门应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份送总经理办公室存档。
有领导指示的，还应附批复件。
第13条收文工作由总经理办公室统一负责。
总经理办公室收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。
阅示完毕后，由总经理办公室收回归档。
第14条所有公文发放，一定要有登记、签收手续。
第15条公司发文，须由总经理办公室统一编号，具体如下所示。
（1）以公司名义对外发文，一律×××字（××年）××号。
（2）公司监事会发文，用××监字（××年）××号。
（3）董事会发文，用××董字（××年）××号。
（4）其他管理部门的发文，用×××字（××年）××号。
第16条董事会或相关经营管理部门在对外发布公文应按照以下方式办理。
（1）董事会对外发文，须经经营办公会同意后，由总经理办公室向外发布。
（2）公司相关经营管理部门需对外发文，应经经营办公会讨论通过后，方可由总经理办公室对外发布。
相关公司重大经营决策的公文，需经董事会审批后方可办理发文。
第17条红头文件只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他文件一般用公司信笺印发。
第4章附则
第18条本制度由总经理办公室编制，解释权归总经理办公室所有。
第19条本制度自颁布之日起开始执行。
二、印章管理制度
印章管理制度
第1章总则
第1条目的。
印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具。
为规范公司印章管理工作，维护公司的利益，特制定本制度。
第2条适用范围。
本制度适用于公司印章、公司法人代表和总经理的印章及部门印章的使用、管理等相关事宜。
第3条相关部门管理责任。
1．公司总经理办公室负责公司印章统一管理，负责发放、回收印章，监督印章的保管和使用。
2．公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取、保管。
第2章印章领取和保管
第4条总经理办公室专人统一管理印章的使用等，按规定执行印章相关工作。
第5条各部门印章由部门领导指派专人妥善保管，不得转借他人。
第6条总经理办公室建立《印章管理卡》，登记专人领取、印章归还、作废等情况。
印章管理卡
种类
细分
名称
印章内容
管理责任人
办理责任人
备注
公司印章
名印
公司名印
公司全称
总经理
总经理办公室主任
部门印章
部门印
部门印
公司名
部门名
部门经理
部门经理或
其受权人
职务印章
董事、经理
公司名
职务名
职务本人
职务本人或
其授权人
部长印
财务部经理印
（银行专用）
公司名
职务名
财务部经理
财务部经理或
其授权人
注：
“备注”一栏中填写该印章的使用、更新、停用等相关记录。
第7条将印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，员工持有公司印章的，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。
第3章印章的使用与维护
第8条公司各级人员需使用印章须按要求填写《用印申请表》，将其与所需印的文件一并逐级上报，报公司有关人员审核。
第9条最终由具有印章使用决定权的人员批准后，经办人方可交印章保管人盖章。
第10条印章保管人应对文件内容和《用印申请表》上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。
第11条用印后该《用印申请表》作为用印凭据由印章保管人留存，定期整理后交总经理办公室归档。
第12条使用公司印章，一律填写签报。
特殊情况下，难以备有审批意见和签字为依据，又必须用印的涉及重大事项的文件，应由经办人在《印章使用登记表》上登记时间、事由、审批人、经办人，以备监印人查核。
第13条任何人不得私自动用公章，不得在空白的介绍信、信笺以及白条上盖印，防止发生损害公司利益的行为。
第14条公司总经理对公司所有印章的使用拥有绝对的决定权。
第15条涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定报公司法律顾问审核签字。
第16条财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章。
第17条公司对外经济活动中，严禁使用下属各部门的印章，应统一使用公司的合同专用章。
第18条印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写《用印申请单》，载明事项，经公司总经理批准后，由两人以上共同携带使用。
第19条公司公章的使用决定权归公司总经理，其他各印章的使用决定权由公司总经理根据实际工作需要进行授权。
第20条公司法人代表和总经理的印章，必须经其本人同意后方可使用。
第4章印章的停用管理
第21条遇有下列情况之一时，印章应停用。
（1）部门变动或部门名称改变。
（2）主管部门通知改变印章图样。
（3）印章损坏。
（4）印章遗失或被窃，要及时“作废”声明。
第22条印章停用须填写《印章停用申请表》交总经理办公室登记，经总经理审批后发布正式的停用通知，经办人及时将停用印章送制发机关封存或销毁。
公司保存一份《印章停用申请表》，并在印章管理卡上进行登记。
第5章用印要领
第23条公司印章应盖在文件下面。
盖印文件时，一般应盖骑缝印。
第24条公司名称章一般盖于公司名称、部门名称的右侧，盖公司名称章除特殊规定外，一律用朱红印泥。
第6章责任追究
第25条印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向总经理办公室报告。
第26条公司任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章，未经本制度规定的程序，不得擅自使用。
第27条违反本制度规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。
第7章附则
第28条本制度由公司总经理办公室负责编制，解释权归总经理办公室所有。
第29条本制度自颁布之日起开始执行。
第三节总经理办公室管理表格
一、发文登记表
编号
时间
名称
发文部门
份数
发往部门
方式
备注
二、发文处理单
标题
文号
时间
份数
拟稿人
核稿人
会签
签发人
收文单位
签收人
发文时间
发文人
备注
存档时间
存档人
三、来文登记表
编号
时间
名称
部门
份数
方式
处理
备注
四、来文处理单
来文时间：
来文名称
来文编号
来文部门
来文份数
处理意见
总经理办公室主任签字
处理结果
（传阅人在此签名）
档案编号
归档时间
归档人
第三章人力资源规范化管理
第一节人力资源管理岗位职责
一、人事主管岗位职责
人事主管的主要职责是协助部门经理编制招聘、培训、考核和薪酬福利等计划，组织实施相关的人力资源具体工作，维护并改善本企业的人力资源体系，其具体职责如图3-1所示。
图3-1人事主管岗位职责
二、招聘专员岗位职责
招聘专员的主要职责是参与制定并执行各类员工的招聘政策和计划，分析招聘需求，建立并维护招聘渠道，负责安排面试及新员工入职、签订劳动合同等工作，保证企业各部门的用人需求。
具体职责如图3-2所示。
图3-2招聘专员岗位职责
四、绩效专员岗位职责
绩效专员主要负责协助主管领导制定并完善企业绩效考核体系，协助各部门负责人实施下属人员绩效考核工作，整理分析绩效考核结果，为企业其它相关工作提供服务。
具体职责如图3-4所示。
职责1
协助人事主管制定企业绩效管理制度和各项绩效考核计划
职责3
编制各类员工绩效考核表
职责4
会同各部门负责人组织实施各类员工的绩效考核工作
职责5
负责向各部门解释说明绩效考核制度、流程等相关内容
职责6
跟踪绩效考核实施过程，及时对被考核员工进行考核指导和帮助
职责7
受理员工考核申诉，并进行申诉调查，提出处理方案
职责8
收集各类工作岗位绩效信息，为考核指标体系建设提供数据
职责9
完成绩效考核评估报告、相关文件的草拟和印发工作
职责10
建立并保管员工绩效考核档案，整理维护绩效考核文件与资料
，
职责11
完成上级领导交办的其它工作
职责2
建立企业员工绩效考核指标体系，并报主管领导和相关部门负责人审查
图3-4绩效专员岗位职责
第二节人力资源管理制度
一、人员招聘管理制度
人员招聘管理制度
第1章总则
第1条目的
为及时满足公司人力资源需求，明确员工录用标准，规范招聘录用流程，确保招聘质量，规避招聘风险，控制招聘成本，特制定本制度。
第2条适用范围
本制度适用于公司员工的内外部招聘工作。
第3条管理职责与分工
（1）综合管理部（办公室）全面负责公司员工招聘工作，其主要职责有以下6点。
①明确公司招聘需求，制订招聘计划，经本部门经理审批后执行。
②进行工作分析，梳理岗位职责，编制岗位说明书。
③确定招聘渠道和方式，收集应聘材料。
④实施人员测评。
⑤参与面试、背景调查，为用人部门的录用提供建议。
⑥办理录用人员体检、劳动合同签订等各项手续。
（2）用人部门职责。
①协助综合管理部（办公室）确定拟招聘岗位的岗位说明书。
②编写部门岗位专业测试题，对候选人进行测评。
③确定录用人选。
第4条招聘原则
（1）内部优先原则。
对公司内部符合招聘岗位要求及表现卓越的合适员工，将优先给予选拔晋升，其次再考虑面向社会公开招聘。
（2）公正与公开原则。
在招聘考核过程中，坚持“招聘计划与空缺岗位公开”、“考核程序与岗位要求公开”以及“考核标准与考核程序公正”的原则。
第2章招聘需求分析
第4条招聘需求来源
（1）编制内员工离职造成缺编需要补充。
（2）扩充岗位或人员编制。
（3）为适应公司经营发展，进行管理和技术的储备。
（4）引进特殊（专业技术型）、高级人才。
（5）其他经公司总经理特批的人员需求。
第5条年度人员规划需求
（1）每年年底，综合管理部（办公室）招聘专员将下一年度的《部门补充人员申请表》发放给各部门，各部门须根据实际情况，认真填写，经本部门负责人签字后，上报综合管理部（办公室）。
（2）人事主管指导招聘专员根据部门所上报的人数，以及公司的发展方向、人员规划，制定公司年度人员招聘计划，报综合管理部（办公室）经理审批后，按计划实施招聘。
第6条日常人员需求申请
（1）日常工作中各部门人员的需求申请，须到到综合管理部（办公室）领取《人员增补申请表》，填写完后交招聘专员。
（2）计划内的人员需求须经部门负责人、人事主管审批。
（3）计划外的人员需求，须报综合管理部（办公室）经理审批后方可实施。
第7条部门招聘需求评估
当人力需求产生后，需求部门需进行深入的评估，确定是否需要增补人力，具体评估内容如下所述。
（1）是否可以通过对本部门人员整合或知识技能的训练来满足人力需求。
（2）是否可以通过对本部门内部岗位职能的整合来满足人力的需求。
（3）是否可以通过对技术革新、流程改造、工作方法的改进来满足人力的需求。
（4）当通过以上三项评估仍不能满足人力需求时，用人部门即可向综合管理部（办公室）招聘专员提出人力增补申请。
第8条综合管理部（办公室）招聘需求评估
综合管理部（办公室）招聘专员接到需求部门的人力补充申请后，需进行评估审核。
（1）确定需求部门是否对现有人力和岗位职能进行了有效的内部评估与整合。
（2）确定需求部门的人力是否充分发挥其应有的效能。
（3）确定招聘需求是否符合人员、岗位编制或公司发展的需要。
（4）公司人力资源预算是否允许支付新增人员的费用。
（5）是否可以通过公司内部部门间的职能和人员调整来满足人力需求。
（6）是否可以通过公司内部招聘来满足人力需求。
第9条招聘需求审批权限
公司招聘需求审批权限如下表所示。
公司招聘需求审批权限一览表
需求类别
部门负责人
主管副总
综合管理部（办公室）
主管副总
总经理
计划内补充
提出
审核
审核
——
——
计划外人力增补
提出
审核
审核
审核
批准
公司人力规划需求
——
——
提出
审核
批准
第3章实施招聘流程
第10条招聘渠道选择
升级会员 