人力资源系统管理办法.docx
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人力资源系统管理办法
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人力资源系统管理办法
人力资源系统管理办法，下面是带来的人力资源系统管
理办法，欢迎阅读!
人力资源系统管理办法
为夯实人力资源基础工作，使人力资源工作更加标准
化、规范化，特制定本制度。
第一部分人事异动篇
一、招聘
1.1根据部门人员编制，在定编岗位空缺时，部门经理
在确认无内部调职可能性后，向综合部提交招聘需求。
附该岗位的岗位职责、考核办法以及需要招聘的级别、笔试题目。
按下列流程进行开展招聘工作：
（1）综合部在招聘网站上发布招聘需求，并组织笔试、
面试。
（2）人力资源部初步筛选初步合格者，由用人部门（单位）
进行面试，完成必要的测试，按岗位要求进行评估，对符合
条件的应聘者进行定级。
（3）综合部对测试合格者做背景调查。
（4）综合部将潜在入职人员报总经理审批。
（5）综合部通知合格者入职。
1.2如属于定编外的招聘需求，须由部门经理报总经理
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审批，总经理转综合部办理。
1.3如用人部门经理发现有内部符合需求者，按内部调
动办理。
1.4属下列情况之一的，不得聘用：
（1）受聘于其他单位，尚未解除劳动关系（借聘人员除
外）;
（2）与岗位要求专业不对口且工作经验也与岗位不匹配;
（3）在学历、经历、年龄、婚姻状况、身体状况等方面有隐瞒、欺骗行为;
（4）有急、慢性传染病或其它严重疾病，医生认为影响正常工作的。
二、入职
入职手续在综合部办理，新员工须提供以下资料：
（1）个人身份证原件;
（2）工商银行卡原件;
（3）国家认可的学历、学位证书原件;
（4）近期1寸免冠彩色照片5张及电子版;
（5）最近工作单位离职证明原件，加盖单位鲜章;
（6）个人职称、上岗证、英语等级等资格证书，业界认可的认证证书。
（7）社保卡原件;如无社保卡，提交一寸蓝底数码照片两
张,社保卡制作费25元;
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（8）半年内本地市级医院体检表（须在入职当日提交，未
提交不予办理入职）。
三、入职培训
入职后，综合部和业务部门应按照培训要求，完成对员
工的入职培训。
具体要求见培训管理部分。
四、试用期考核
3.1试用期考核每月进行一次，包括公司基础知识考核、
部门工作考核和综合评价考核。
（1）公司基础知识考核由综合部负责，每月底组织一次考试，考试成绩由综合部存档。
（2）部门工作考核由部门经理负责，包括工作能力考核、工作量考核和工作进度考核。
每月底部门经理填写《试用期员工工作考核表》，交综合部存档。
（3）综合评价考核由综合部指定业务关联人，每月填写《试用期员工综合评价表》，由综合部存档。
如技术员工，可以指定与其工作相关的项目经理、项目组成员填写。
3.2试用期间请假的影响
（1）新员工如在试用期内请假超过5天，则转正时间将会被顺延相应请假天数;
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（2）若请假超过半个月，则作自动离职处理。
五、转正
4.1转正流程
试用期满前一周，由综合部启动员工转正流程，按下述
流程办理。
综合部邮件通知员工→员工填写《转正申请表》→综合
部初审，附所有月考核表→直接上级审批→总经理审批→综
合部办理→综合部邮件通知干系人。
特殊岗位的转正考核有特别要求的，按具体要求办理。
4.2转正岗位职责
员工转正当日，直接上级应书面告知该员工的岗位职责
和考核办法，并报备综合部。
六、内部调动
5.1定义
内部调动是指因工作需要，在公司内部产生的岗位调动
或轮换。
内部调动分为如下两种情况：
跨部门岗位调动，部门内
岗位调动。
5.2跨部门岗位调动（只变更部门，不调整职级）
（1）员工填写《岗位调整申请表》
（2）部门经理批准
（3）接收部门经理批准
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（4）总经理批准
（5）综合部办理
5.3部门内岗位调动（调整职级）
（1）员工填写《岗位调整申请表》
（2）部门经理批准
（3）综合部根据员工档案和新岗位的职级要求，出具评
估意见
（4）总经理批准
（5）综合部办理七、晋升管理
6.1当公司出现职位空缺时，综合部须及时公布该职位
的晋升标准及任职资格等要求，符合条件的员工提交书面晋
升申请，部门经理审核后，由综合部组织进行考核评估。
八、薪酬管理
员工薪酬管理按照职级管理体系的要求进行，详见《职
级管理篇》。
九、辞职
8.1员工在试用期间辞职，需提前一周提出书面申请。
8.2合同期内，副总经理以上辞职，需提前三个月提出
书面申请;部门经理级以上辞职，需提前两个月提出书面申
请;主管级和一般员工，需提前一个月提出书面申请。
经直接上级评估，如该职位目前无人能接任，则需招聘
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到替代者并完成交接后方可批准。
在项目组工作的，应在项目下一个里程碑后完成后，方
可离职。
8.3合同期内，未经批准或未办理离职手续而擅自离职
的，视为自动离职。
十、合同期满离职
9.1合同期满，员工不再与公司续签合同，应提前与8.2项等同的时间通知直接上级，以便其安排人员接手或招聘接替人员。
9.2公司不与员工续签，其直接上级应至少提前与8.2
项等同的时间通知员工，以便有较为充分的时间找工作。
十一、辞退（含劝退）
10.1员工在试用期内被证明不符合录用条件的，公司予
以辞退，提前一周通知员工。
10.2员工有下列情形之一，公司可以解除劳动合同：
（1）员工患病或非因工负伤，医疗期满后不能从事原工
作，也不能从事由公司另行安排的工作的;
（2）员工不能胜任工作，经过培训或调整工作岗位，仍不能胜任工作的;
（3）劳动合同订立所依据的客观情况发生重大变化，致使原劳动合同无法履行，经双方协商不能就变更劳动合同达成一致协议的;
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（4）公司因经营机构调整或变更经营方向而裁员的。
10.3公司予以辞退（劝退）的，经部门经理、综合部经理、
总经理批准后，由部门经理提前一个月通知员工。
十二、除名、开除
11.1员工有下列情形之一，公司予以除名
（1）严重违反劳动纪律或公司规章制度的;
（2）严重失职、营私舞弊、对公司利益造成重大损害的;
（3）被依法追究刑事责任的。
11.2对符合上述情形的员工，经部门经理、综合部经理、
总经理批准后，由综合部办理。
十三、离职手续办理
12.1离职前需办理以下手续
（1）完成部门经理、项目组安排的所有工作;
（2）办理工作交接手续，填写《员工离职交接清单》;
（3）结算工资、借款、报销等财务手续;
（4）注销OA、邮箱、禅道、文档管理等系统账号;
（5）检查与公司签订的其他合同（协议），按约定办理;
（6）归还办公电脑、有关资料、文件、证件、办公用品、员工手册、出入证等物品。
12.2离职事项全部办理完毕后，方可办理下述事宜
（1）综合部开具《离职证明》;
（2）离职员工的工资、报销在次月10日统一结清;
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（3）离职员工的社保在次月办理减少，离职后发生的费
用由员工个人承担（含公司缴纳部分）。
人力资源系统管理办法
第一章总则
第一条为加强人力资源系统的管理，明确各级系统操作人员的职责与权
限，提高人力资源系统运行的效率和效果，确保人力资源各项数据及时、准确、
完整，更好地为公司、员工提供服务，特制定本办法。
第二条人力资源系统是公司应用软件系统中的基础系
统，实现员工人事信
息管理、人事异动处理、员工招聘管理、绩效管理、培训管理、人力资源报表管
理、员工自助服务等人力资源管理功能。
第三条人力资源系统管理原则：
1、权限与责任对等原则：
谁使用，谁负责，按照授予
的权限进行系统的操
作，并承担相应的责任。
2、严格保密原则：
系统各项人事信息、薪酬数据必须
严格保密，XX，
不得泄漏。
3、准确完整原则：
系统各项信息必须准确、完整，并
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及时更新。
第四条本办法适用华安财产保险股份有限公司人力资源系统的管理。
第二章职责与权限
第五条组织机构
一、总公司
（一）人力资源部：
1、人力资源管理系统的建设规划、组织选型和系统实
施。
2、人力资源系统在全公司的推广使用、升级优化和监督检查。
3、制定、完善人力资源系统各模块指导操作手册。
4、负责人力资源系统用户权限管理。
5、负责人力资源系统中总公司各部门、分公司、分公司职能部门、三级机
构组织架构裂变（包括新设、合并、拆分、升级、降级、撤销，下同）的管理。
6、指导、监控、解决人力资源系统运行中出现的问题，并对总公司员工、分公司系统管理员进行培训。
7、负责总公司员工、分公司经营班子、委派财务负责人以及稽核人员信息的维护。
（是否要包括理财险人员和特别调查部经理?
）
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（二）信息技术部：
1、参与人力资源管理系统的建设规划、系统选型和系统实施。
2、对人力资源系统提供网络与设备维护等支持和技术保障。
3、组织人力资源系统与公司其它系统接口的开发与维
护。
4、负责人力资源系统自定义报表的设计工作。
5、负责人力资源系统数据库的备份与安全管理。
（三）市场部：
（职责描述更全一些）
1、及时向总公司人力资源部提供二级机构、三级机构的裂变信息。
2、负责核心业务系统中与HR系统对接信息的维护。
3、公司前线人员信息及前线人力成本报表的查看权。
二、分公司
（一）人力资源部：
1、负责人力资源系统在分公司和所属三级机构的推广使用。
2、人力资源系统中所属三级机构部门、四级机构、业务团队的设置。
3、负责分公司各项人力资源数据的及时更新、日常维护，确保数据的及时、准确和完整。
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4、对分公司本部、所属三级机构人力资源系统的使用
进行指导和检查监督，并负责对分公司本部、同城三级机构
员工以及异地三级机构系统管理员进行系统操作培训。
5、及时反馈分公司使用人力资源系统中的问题以及优化建议。
6、负责权限范围内分公司员工、三级机构经营班子人
员信息的维护。
（二）市场部：
1、负责分公司前线人员在系统中的各项人事事务操作。
2、及时向分公司人力资源部提供四级机构裂变及业务团队变动（包括新设、合并、撤销）信息。
3、分公司前线人员信息及前线人力成本报表的查看权。
三、三级机构
（一）同城三级机构：
原则上统一集中到分公司本部进行各项人力资源系统
操作。
（二）异地三级机构：
1、负责人力资源系统在三级机构的推广使用。
2、负责对三级机构员工进行系统操作培训。
3、及时反馈三级机构使用人力资源系统中的问题以及优化建议。
4、负责三级机构员工信息的维护。
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第六条系统管理员
（一）总公司系统管理员
1、参与人力资源系统的建设规划和系统实施。
2、组织优化公司人力资源管理系统以及完善相关操作手册。
3、负责人力资源管理系统用户权限、经理人自助常用
报表的设置和主控台的管理。
4、协助信息技术部处理与公司其它应用系统进行对接。
5、组织分公司系统管理员和总公司员工进行系统使用的培训。
6、指导、监督人力资源系统的运行，研究、解决分公司反馈系统使用过程中的问题，并提出处理意见。
7、负责人力资源系统的运行、数据维护监督和日常管
理。
（二）分公司系统管理员
1、负责权限范围内，人力资源系统在分公司的应用管理，确保分公司人力资源数据的及时、准确、完整。
2、组织所属三级机构系统管理员和分公司员工系统使用的培训。
3、及时反馈分公司使用HR系统中的问题以及优化建议。
4、指导、解决分公司员工、所属三级机构系统管理员反馈的问题。
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（三）三级机构系统管理员
1、负责权限范围内，人力资源系统在三级机构的应用
管理，确保三级机构人力资源数据的及时、准确、完整。
2、负责三级机构员工系统使用的培训。
3、及时向分公司系统管理员反馈三级机构使用HR系
统中的问题以及优化建议。
第七条员工
1、在权限范围内，按照系统操作说明书进行员工自助操作。
2、及时向所属机构人力资源部反馈个人变动信息、使
用HR系统中的问题以及系统优化建议。
第三章系统使用管理
第八条系统中的所有使用人员要自觉遵守系统管理相
关的规章制度，按照授予的权限（附件一：
系统权限分配表
（一期）），认真完成本人在系统中所承担的职责。
（备注：
目
前权限仅按照人力资源系统一期实施项目进行授权）
第九条用户因工作需要变更个人操作权限，须认真阅
读本办法，并按照以下流程进行办理：
员工填写《权限变更申请表》（附件二）→分公司人力资
源部审核→总公司人力资源部审批→总公司系统管理员进
行权限授予
第十条公司员工持有唯一的系统登陆帐号。
员工应保
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证个人帐户密码的安全性，不得将密码透露给他人。
员工取得初始密码后应立即修改，若因帐号、密码被他人使用造成不良影响，一切后果由本人承担。
第十一条员工忘记密码的，应向总公司系统管理员发送邮件，提出修改密码申请，经总公司系统管理员核实后重新设置员工密码。
第十二条任何用户不得索取他人帐户密码，XX，不得用其他人员帐号进行系统操作。
第十三条分公司和异地三级机构必须明确一位系统管
理员，负责本机构人力资源系统的日常管理（具体职责见第二章）。
系统管理员必须责任心强，具有良好的职业操守，一定的人力资源管理知识和应用软件操作知识。
第十四条同城支公司如因工作需要须设系统管理员，
须按第九条流程向总公司人力资源部提出书面申请，审批同意后授予相应的系统操作权限。
第十五条担任系统管理员的员工须属于人力资源系
列。
总公司系统管理员为人力资源部HR项目经理，分公司系统管理员由分公司指定，三级机构系统管理员为人事行政岗。
分支机构须在系统管理员确定后一周内将系统管理员名
单（附件三）以分公司为单位上报总公司人力资源部。
第十六条分支机构系统管理员有变动的，由上一级系
统管理员进行人员异动处理，并在3日（时间是否再短些）内
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将新系统管理员名单上报总公司人力资源部，由总公司系统管理员进行权限授予。
第十七条分支机构新系统管理员上岗前应到上一级人力资源部进行不少于3天的岗前技能和实务操作培训。
第四章系统维护管理
第十八条人力资源系统是公司人力资源管理的基础系统，人力资源数据的统计、查询来源于该系统。
各项人力资源系统操作应合理分工，操作职责落实到人，保证各项数据的及时、完整和准确。
第十九条分支机构人力资源系统操作人员分工有变化
的，须填写《信息维护落实表》（附件四），并上报总公司人
力资源部。
第二十条系统维护人员须严格按照规范操作系统，认真、及时维护员工各项人力资源数据。
第二十一条新入司员工的基本信息须在发入司通知书
3日内录入系统，入司时间以入司通知书为准，人员信息中必填项须按要求填写完整、准确。
未提供完整入司资料的，人员基本信息暂不录入系统。
第二十二条员工个人信息发生变动，要及时向人力资源部提供人员信息及相关证明材料，经所在机构人力资源部核实后在系统中修改员工信息，保证系统中人员信息的及时准确。
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第二十三条人员信息发生变动后，系统维护人员须按
照授予的权限，及时进行相关的人力资源事务操作，维护人
员信息。
员工离司的，需在3日内进行更新维护;其他人员
信息发生变动的，系统维护人员必须在当月20日前更新维
护完毕。
第二十四条员工休假超过3个月或者无故旷工3天以上;
第二十五条员工离司须进行辞职或辞退事务处理，不得;第
二十六条在人事事务处理中，员工如发生内部调动，;第二
十七条机构组织架构进行调整的，须按照以下程序;
（一）总
公司部门新设、合并、名称改变或分公司新设;
（二）三级机
构新设、合并的：
总公司市场部须向总公;（三）分公司部门
新设、合并的：
总公司信息维护人员;（四）分公
第二十四条员工休假超过3个月或者无故旷工3天以
上的，信息维护人员须在系统对其员工状态作不在职、员工
类别作待岗处理。
（是否在此处明确，此时间是否合适）
第二十五条员工离司须进行辞职或辞退事务处理，不
得删除人员信息。
在办理完离职手续之前，信息维护人员须在系统里对其作待岗处理，待其相关手续办完后，再对其作离职处理。
第二十六条在人事事务处理中，员工如发生内部调动，员工调动日期须与新入职日期一致，日期以调动通知时间为准。
如无调动通知的，以公司领导签字日期为准。
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第二十七条机构组织架构进行调整的，须按照以下程
序进行办理：
（一）总公司部门新设、合并、名称改变或分公司新设、
升降级的：
总公司信息维护人员根据公司发文进行相关系统
操作，机构组织架构调整时间以发文日期为准。
（二）三级机构新设、合并的：
总公司市场部须向总公司
人力资源部发三级机构新设或合并的工作联系函，内容包括
三级机构新设/合并的批准时间、三级机构名称等，总公司
信息维护人员据此进行相关系统操作。
（三）分公司部门新设、合并的：
总公司信息维护人员根
据分公司报备的发文进行相关的系统操作，机构组织架构调
整时间以分公司发文时间为准。
（四）分公司业务机构（团队）新设、合并的：
分公司市场
部须向分公司人力资源部发相关的工作联系函，内容包括公司批准时间、机构（团队）名称等，分公司信息维护人员据此进行相关系统操作。
组织架构发生变动的，其人员在系统中的异动处理须在
当月20日前操作完毕，人员异动时间与入新职时间一致。
第二十八条分支机构成立新部门的，应及时向总公司
人力资源部提供新设部门标准的职位设置和职位说明书，由
总公司相关人员在系统中设置新部门和新职位。
第二十九条分支机构不得擅自修改系统标准职位设
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置，新设部门要按照总公司下发的标准职位进行设置，如因工作需要须增加新职位的，分支机构须向总公司人力资源部申请，经同意后由总公司相关人员进行设置。
第三十条人力资源系统正式运行后，公司所有人员的薪酬须在系统中进行计算发放。
每月人员薪酬信息不得晚于下月15日前录入系统进行计算、发放。
（前后线是否需要统一一致）
第三十一条系统使用人员遇到问题或优化建议，可填写《系统问题反馈单》（附件五），并提交给总公司人力资源部。
总公司系统维护人员须认真解答、反馈答复。
第三十二条为提高系统的稳定性、可靠性、安全性和运行速度，总公司人力资源部保有随时对软件操作系统进行升级的权利。
如因系统维护或升级的需要而需暂停服务，总公司人力资源部将在事先进行通告。
第五章系统安全管理
第三十三条系统使用人员须遵守公司保密纪律规定，
并对权限范围内的人力资源数据的保密性、准确性、完整性、安全性负责，不得危害系统的安全运行。
第三十四条各级系统管理员应定期检查人力资源系
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