人力资源部规范化管理工具箱第版配套光盘.docx
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人力资源部规范化管理工具箱第版配套光盘
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人力资源部规范化管理文件
（第1版）
目
录
第一章人力资源部组织结构与责权
第一节人力资源部组织结构
一、人力资源部职能
作为公司人力资源的管理部门，其主要职能是选拔、配置、开发、考核和培养公司所需的各类人才，制订并实施企业各项薪酬福利政策及员工职业生涯计划，调动员工积极性，激发员工潜能，满足企业持续发展对人力资源的需求。
二、人力资源部组织结构
人力资源管理是指企业运用现代管理方法，对人力资源的获取（选人）、开发（育人）、保持（留人）和用人等方面所进行的计划、组织、指挥、控制和协调等一系列活动，其最终目的是实现企业发展目标。
作为企业人力资源管理的主管部门，人力资源部的组织结构，可根据企业实际需要灵活设计。
图1-1、1-2给出了两个示例。
图1-1某企业人力资源部组织结构图示例
图1-2某企业人力资源部组织结构图示例
第二节人力资源部责权
一、人力资源部职责
人力资源部的职责是根据公司的发展战略的要求，制定人力资源规划，通过组织实施招聘管理、培训管理、绩效管理、薪酬福利管理及日常人事管理等，最终实现公司人力资源的有效提升和合理配置。
其具体内容如图1-3所示。
图1-3人力资源部职责
二、人力资源部权限
人力资源部作为企业人力资源管理的职能部门，主要有如图1-4所示的7个方面的工作权限。
图1-4人力资源部权限
第三节人力资源部负责人岗位职责
一、人力资源总监岗位职责
人力资源总监主要负责依据公司的发展战略目标，组织编制和实施人力资源规划，协调各部门和各子公司人力资源管理工作，为公司经营业务和管理的有序开展提供人力资源方面的保障和支持。
其具体职责如图1-5所示.。
图1-5人力资源总监岗位职责
二、人力资源部经理岗位职责
人力资源部经理主要是对公司人力资源管理工作进行协调、指导、监督和管理，负责公司人力资源规划和员工招聘选拔、培训、绩效考核、薪资管理、激励和开发等工作，保证公司人力资源供给和满足公司发展对人才的需求。
其岗位职责如图1-6所示。
图1-6人力资源部经理岗位职责
第二章人力资源规划管理
第一节人力资源规划岗位职责
一、人力资源规划主管岗位职责
人力资源规划主管的岗位职责即在人力资源部经理的领导下，根据本企业整体发展战略，科学预测、分析企业在环境变化中的人力资源供给和需求情况，制定必要的政策与措施，确保企业在需要的时间和需要的岗位上获得需要的人才，从而保证企业战略发展目标的如期实现。
其具体的岗位职责如图2-1所示。
图2-1人力资源规划主管岗位职责
二、人力资源规划专员岗位职责
人力资源规划专员的岗位职责即在人力资源规划主管的领导下，协助完成企业人力资源的规划、开发等各项具体工作，其职责如图2-2所示。
图2-2人力资源规划专员岗位职责
第二节人力资源规划管理制度
一、人力资源规划管理制度
制度
名称
人力资源规划管理制度
编号
执行部门
第1章总则
第1条目的
为了规范公司的人力资源规划工作，根据公司发展环境，运用科学合理的方法，有效进行人力资源预测、投资和控制，并在此基础上制订岗位编制、人员配置、教育培训、薪资分配、职业发展、人力资源投资等方面的全局性计划，以确保公司战略发展目标的实现。
第2条作用
1．确保满足公司在经营发展过程中对人力资源的需求，获得并储备一定数量具备特定知识、技能的人员。
2．能够有效调整人员的分布状况，把人工成本控制在合理的支付范围内。
3．有助于调动员工积极性，建设训练有素、运作灵活的员工队伍，增强公司对未知环境的适应能力。
4．能够有效预测公司潜在的人员过剩或人力不足的问题，以便及时采取应对措施。
5．减少公司关键岗位、关键技术和关键环节对外部环境的依赖性。
第3条职责
人力资源部是公司人力资源规划的归口管理部门，其他职能部门具体负责本部门的人力资源规划工作，具体工作职责如下表所示。
人力资源规划管理中各部门职责
部门
具体工作职责
人力资源部
1．负责制定、修改人力资源规划制度
2．负责人力资源规划的总体编制工作
3．负责公司人力资源规划所需数据的收集和确认
4．负责开发人力资源规划工具和方法，并对公司各部门提供人力资源规划指导
5．编制“公司年度人力资源规划书”，报各部门负责人审核、总裁审批
各职能部门
1．需向人力资源规划专员提供真实详细的历史和预测数据
2．及时配合人力资源部完成本部门人员需求的申报工作
公司高层
负责人力资源规划工作的总体指导、监督、决策
第4条原则
公司制度人力资源规划时需遵循四点原则，如下表所示。
人力资源规划制定原则
基本原则
详细说明
动态原则
1．人力资源规划应根据公司内外部环境的变化而经常调整
2．人力资源规划具体执行中的灵活性
3．人力资源具体规划措施的灵活性及规划操作的动态监控
适应原则
1．适应内外部环境：
人力资源规划应充分考虑公司内外部环境因素以及这些因素的变化趋势
2．适应战略目标：
人力资源规划应当同公司的战略发展目标相适应，确保二者相互协调
保障原则
1．人力资源规划工作应有效保证对公司人力资源的供给
2．人力资源规划应能够保证公司和员工共同发展
系统原则
人力资源规划要反映出人力资源的结构，使各类不同人才恰当地结合起来，优势互补，实现组织的系统性功能
第2章人力资源规划实施
第5条人力资源规划内容
人力资源规划工作的主要内容包括以下9个方面，如下表所示。
人力资源规划工作内容
规划项目
主要内容
预算内容
总体规划
人力资源管理的总体目标和配套政策
预算总额
配备计划
中、长期内不同职务、部门或工作类型的人员的分布状况
人员总体规模变化而引起的费用变化
离职计划
因各种原因离职的人员及其所在岗位情况
安置费
补充计划
需补充人员的岗位、补充人员的数量、对人员的要求
招募、选拔费用
使用计划
人员晋升政策、晋升时间和轮换工作的岗位情况、人员情况、轮换时间
岗位变化引起的薪酬福利等支出的变化
职业计划
骨干人员的使用和培养方案
人员薪酬及培训费用
劳动关系计划
减少和预防劳动争议、改进劳动关系的目标和措施
诉讼费及可能的赔偿
培训开发计划
培训对象、目的、内容、时间、地点、讲师等
培训投入、脱产人员工资及脱产引起的损失
绩效与薪酬福利计划
个人及部门的绩效标准、衡量方法、薪酬结构、工资总额、工资关系、福利以及绩效与薪酬的对应关系等
薪酬福利的变动额
第6条人力资源规划程序
公司人力资源规划工作的基本程序如下图所示。
人力资源规划基本程序
1．企业人力资源规划环境分析
（1）公司人力资源部正式制定人力资源规划前，必须向各职能部门索要各类数据（如下表所示），人力资源规划专员负责从以上数据中提炼出所有与人力资源规划有关的数据信息，并且整理编报，为有效的人力资源规划提供基本数据。
需要搜集整理的数据
需要向各部门
收集的数据资料
1．公司整体战略规划数据2．企业组织结构数据
3．财务规划数据4．市场营销规划数据
5．生产规划数据6．新项目规划数据
7．各部门年度规划数据信息
需要本部门整理的相关资料
1．人力资源政策数据2．公司文化特征数据
3．公司行为模型特征数据4．薪酬福利水平数据
5．培训开发水平数据6．绩效考核数据
7．公司人力资源人事信息数据8．公司人力资源部职能开发数据
（2）人力资源部在获取以上数据的基础上，组织内部讨论，将人力资源规划系统划分为环境层次、数量层次、部门层次，每一个层次设定一个标准，再由这些不同的标准衍生出不同的人力资源规划活动计划。
（3）人力资源部应制定“年度人力资源规划工作进度计划”，报请各职能部门负责人、人力资源部负责人、公司总裁审批后，告知公司全体人员。
（4）人力资源部根据公司经营战略计划和目标要求以及“年度人力资源规划工作进度计划”，下发“人力资源职能水平调查表”、“各部门人力资源需求申报表”，在限定工作日内由各部门职员填写后收回。
（5）人力资源部在收集完毕所有数据之后，安排专职人员对以上数据进行描述统计分析，制作“年度人力资源规划环境分析报告”，由人力资源部审核小组完成环境分析的审核工作。
公司人力资源环境分析审核小组成员构成：
公司各部门负责人、公司人力资源部环境分析专员、人力资源部负责人。
（6）人力资源部应将审核无误的“年度人力资源规划环境分析报告”报请公司总裁层审核批准后方可使用。
（7）在人力资源环境分析进行期间，各职能部门应该根据本部门的业务需要和实际情况，在人力资源规划活动中及时全面的地向人力资源部提交和人力资源有关的信息数据。
人力资源环境分析工作人员应该认真吸收接纳各职能部门传递的环境信息。
2．人力资源需求预测
（1）“年度人力资源规划环境描述统计报告”经公司高级管理层批准后，由人力资源部人力资源规划专员结合企业战略发展方向和各部门经营计划、年度计划，运用各种预测工具，对公司整体人力资源的需求情况进行科学的趋势预测统计分析。
（2）人力资源需求预测常用方法有以下4种。
①管理人员判断法，即企业各级管理人员根据自己的经验和直觉，自下而上确定未来所需人员。
具体工作方法如下。
管理人员判断法工作流程
这种人力需求预测方法，主要适用于短期预测。
②经验预测法，即根据以往的经验对人力资源需求进行预测。
具体方法：
根据企业的生产经营计划及劳动定额或每个人的生产能力、销售能力、管理能力等进行预测。
由于不同人的经验会有差别，不同新员工的能力也有差别，特别是管理人员、销售人员，在能力、业绩上的差别更大。
所以，若采用这种方法预测人员需求时，要注意经验的积累和预测的准确度。
③德尔菲法又称专家规定程序调查法，即是使专家们对影响组织某一领域发展（如组织将来对劳动力的需求）达成一致意见的结构化方法。
它是由人力资源部作为中间人，将第一轮预测中专家们各自单独提出的意见集中起来并加以归纳后反馈给他们，然后重复这一循环，使专家们有机会修改他们的预测并说明修改的原因。
一般情况下重复3～5次之后，专家们的意见即趋于一致。
这里所说的专家，可以是来自一线的管理人员，也可以是高层经理，既可以是企业内部人员，也可以是外部人员。
专家的选择基于他们对影响企业的内部因素的了解程度。
为了使该方法更有效、更准确，应掌握以下技巧。
A．要给专家提供相关的历史资料以及有关的统计分析结果，以便其准确做出判断。
例如，人员安排情况和生产趋势的资料。
B．允许专家粗估数字，不要求特别精确，但要让他们说明预测数字的可信度。
C．使过程尽可能简化，特别是不要询问那些与预测无关的问题。
D．对人员的分类和定义、职务名称、部门名称要统一，要保证所有专家能从同一角度理解这些分类和定义。
E．要获得高层管理人员和专家对德尔菲法的支持。
④趋势分析法。
这种定量分析方法的基本思路是：
确定组织中哪一种因素与劳动力数量和结构的关系最密切，然后找出这一因素随聘用人数而变化的趋势，由此推断未来的人力资源需求。
趋势分析法工作流程如下图所示。
趋势分析法工作流程
选择与劳动力数量有关的组织因素是需求预测的关键一步。
这个因素至少应满足两个条件：
第一，组织因素应与组织的基本特性直接相关；第二，所选因素的变化必须与所需人员的数量变化成比例。
有了与聘用人数有关的组织因素和劳动生产率，我们就能够估计出劳动力的需求数量了。
例如：
某医院预计每天将接收150个住院病人，而每天3个护士可以护理10个病人，那么，该医院对护士的需求量就是45人。
在运用趋势分析法做预测时，可以完全根据经验估计，也可以利用计算机进行回归分析。
所谓回归分析法，就是利用历史数据找出某一个或几个组织因素与人力资源需求量的关系，并将这一关系用一个数学模型表示出来，借助这个数学模型，就可推测未来人力资源的需求。
（3）人力资源需求预测的步骤
人力资源需求预测步骤如下图所示。
人力资源需求预测步骤
（4）人力资源部人力资源规划人员对公司人力资源情况进行趋势预测统计分析之后，制作“年度人力资源需求趋势预测报告”报请公司领导审核、批准。
3．人力资源供给预测
（1）人力资源供给预测的主要内容有以下两点。
①内部人员拥有量预测即根据现有人力资源及其未来变动情况，预测出规划期内各时间点的人员拥有量。
②外部供给量预测即确定在规划期内各时间点上可以从企业外部获得的各类人员的数量。
由于外部人力资源的供给存在较高的不确定性，所以外部供给量的预测应侧重于关键人员，如各类高级人员、技术骨干人员等。
（2）人力资源供给预测的步骤如下图所示。
人力资源供给预测步骤
（3）人力资源部人力资源规划专员对公司人力资源情况进行趋势预测统计分析之后，制作“年度人力资源供给趋势预测报告”，并上报公司领导审核、批准。
4．人力资源供需平衡决策
人力资源部负责人审核批准“年度人力资源规划需求趋势预测报告”以及“人力资源规划供给趋势预测报告”之后，由公司人力资源部组建“人力资源规划供需平衡决策工作组”。
其工作组成员由公司高层、各职能部门负责人、人力资源部人员等构成。
5．人力资源各项计划讨论确定
（1）人力资源部在完成公司“人力资源规划供需平衡决策工作组”的工作之后，指定专门人员完成会议决策信息整理工作，并且制定“年度人力资源规划书制定时间安排计划”。
（2）人力资源部召开制定人力资源规划的专项工作会议。
6．编制人力资源规划书并组织实施
（1）人力资源部指派专人汇总全部人力资源规划具体项目计划，编制“年度人力资源规划书”，报经人力资源部全体职员核对后，报公司各职能部门负责人审议评定，交由公司人力资源部负责人审核通过，报请公司总裁批准。
（2）人力资源部负责组织实施“公司年度人力资源规划书”内部职员沟通活动，保障全体职员知晓人力资源规划的内容，以保障人力资源规划的顺利实施。
第7条人力资源规划工作评估
成功的人力资源规划可以在一个较长时期内使公司人力资源状况始终与经营需求基本保持一致。
定期与非定期的人力资源规划工作评估，能引起公司高层领导重视，使有关政策和措施得以改进和落实，有利于调动职工积极性，提高人力资源管理工作的效益。
其评估可以从以下3个方面进行。
1．管理层是否可以在人力资源费用变得难以控制之前，采取措施来防止各种失调，并由此减少公司人工成本。
2．公司是否可以有充裕的时间来发现人才。
因为好的人力资源规划，可以在公司实际雇用员工前就已经预计或确定了各种人员的需求。
3．管理层的培训工作是否可以得到更好的规划。
第3章附则
第8条本管理制度由人力资源部负责制定并解释。
第9条本管理制度自发布之日起执行。
编制人员
审核人员
批准人员
编制日期
审核日期
批准日期
二、人力资源管理预算制度
制度
名称
人力资源管理预算制度
编号
执行部门
第1章总则
第1条目的
为合理安排人力资源管理活动资金，规范人力资源管理活动的费用支出，在遵循企业战略目标和人力资源战略规划目标的前提下，依据公司预算制度，特编制本制度。
第2条范围
人力资源管理预算的编制、执行与调整均参照此制度执行。
第3条职责
人力资源部是人力资源管理预算的主要执行部门，其他各职能部门负责本部门的人力资源规划工作并提供相关数据，公司预算委员会负责预算的审查、核准等，具体工作职责如下表所示。
人力资源管理预算中各部门职责
部门
具体工作职责
人力资源部
1．根据公司人力资源战略规划及公司年度经营计划，编制年度人力资源管理预算，并报预算委员会审批
2．负责公司人力资源管理预算所需数据的收集和确认
3．按时进行各项费用的月度预算，编制费用预算表
4．及时预测变化的情况，对预算提出修改意见
各职能部门
需向人力资源部提供真实详细的历史和预测数据，配合人力资源部完成本部门需求的申报工作
预算委员会
1．负责审核人力资源管理年度预、决算报告及中长期预算、规划
2．审定下达正式预算
3．根据预算执行中遇到的问题，及时组织对预算进行调整
第4条作用
公司实施人力资源预算管理的作用主要有以下4个方面。
1人力资源管理预算是对公司整体人力资源活动的一系列量化的计划安排，有利于人力资源战略规划及年度工作计划的监控执行，并能够及时对可能出现的变化做好准备。
2可促进公司各类资源的有效配置，提高资源利用效率。
3加强对费用支出的控制，有效降低人力资源管理成本。
第2章预算制度实施
第5条预算编制的时间
1人力资源部除应在编订年度经营计划书时，提送年度管理资金预算外，还应于每月日前将
逐月预计接下来三个月的费用情况资料送会计部，以利于汇编。
2人力资源部应于每月28日前编妥接下来三个月的各项费用预计表，并于次月日前编妥上月份实际费用与预计费用比较表一式三份，呈总经理核阅。
该表一份自存，一份留存总经理办公室，一份送财务部。
第6条预算编制的依据
1董事会确定的经营发展规划及人力资源战略规划。
2以往年度人力资源管理活动的实际费用情况及本年度预计的内外部变化因素。
第7条预算编制的原则
预算编制应遵循可行性、客观性、科学性和经济性的原则。
第8条预算编制管理
1人力资源管理费用构成要素
人力资源管理费用构成要素如下图所示。
人力资源管理费用构成要素
2．人力资源管理费用预算编制
人力资源管理费用预算编制项目如下表所示。
人力资源管理费用项目
活动项目
费用项目
招聘
广告费、招聘会会务费、高校奖学金
人才测评
测评费
培训
教材费、讲师劳务费、培训费、差旅费
公务出国
护照费、签证费
调研
专题研究会议费、协会会员费
劳动合同
认证费
辞退
补偿费
劳动纠纷
法律咨询费
办公业务
办公用品与设备费
残疾人安置
残疾人就业保证金
薪酬水平市场调查
调研费
第9条人力资源管理费用预算编制流程
人力资源部应按照下图中所示的流程进行人力资源管理费用的编制工作。
各重要环节的说明如下表所示。
人力资源预算编制流程关键节点说明
任务概要
人力资源预算编制流程
①
人力资源部考察上一年度费用的预算决算情况
②
对历年预决算进行对比研究，分析费用的分布状况及使用趋势
③
人力资源部同时对公司的生产经营状况进行分析
④
人力资源部调查了解影响人力成本的因素及费用支出方向
⑤
人力资源部根据公司发展目标及上一年经营状况，预测下一年度生产经营状况
⑥
人力资源部根据本部门规划，预测当年可能发生的费用，并对当年已发生费用进行结算
⑦
人力资源部根据上述各项数据编制下一年度人力资源管理预算
人力资源部在进行实际预算时，应考虑各项可能变化的因素，留出预备费，以备发生预算外支出。
第10条人力资源管理预算审批
人力资源部做好年度预算后，编制年度预算书，并在×个工作日内上报预算委员会进行核准、审批。
第11条人力资源管理预算执行与控制
1．人力资源管理预算执行
（1）人力资源部在收到预算委员会批复的年度预算后，按照计划实施。
（2）人力资源部应建立全面预算管理簿，按时填写预算执行表，按预算项目详细记录预算额、实际发生额、差异额、累计预算额、累计实际发生额、累计差异额。
人力资源部费用分摊预算执行表
填报单位：
填报人：
填报时间：
项目
月度累计
季度累计
年度累计
预算
实际
预算
实际
预算
实际
费用使用额
培训费用
外派学习
入职培训
业务培训
……
小计
薪金费用
员工工资
保险总额
福利费用
其他
小计
……
总计
2人力资源管理预算控制
（1）预算控制的方法主要有金额管理、项目管理、数量管理。
金额管理：
从预算的金额方面进行管理。
项目管理：
从预算的项目方面进行管理。
数量管理：
对一些预算项目除进行金额管理外，还要从预算的数量方面进行管理。
（2）在预算管理过程中，预算内的项目由人力资源部经理、总经理进行控制，预算委员会、财务部进行监督；预算外支出由主管财务的副总经理和总经理直接控制。
（3）下达的预算目标是与业绩考核挂钩的硬性指标，一般情况不得超支。
公司应根据预算执行的情况对责任人进行奖惩。
（4）费用预算如遇特殊情况确需超支时，必须由当事人提出申请，说明原因，经主管财务的副总经理审批后纳入预算外支出。
如支出金额超过预备费，必须由预算委员会审核批准。
（5）预算剩余可以跨月转入使用，但不能跨年度使用。
（6）预算执行中由于市场变化或其他特殊原因（如已制定的预算缺乏科学性或准确性、突遇国家政策发生变化等）阻碍预算发挥作用时，应及时进行预算修正。
第12条预算修正权限与程序
预算的修正权属于预算委员会和公司董事会。
当遇到特殊情况需要修正预算时，人力资源部必须提出预算修正分析报告，详细说明修正原因以及今后发展趋势的预测，提交预算委员会审核并报董事会批准，然后执行。
第13条预算的执行反馈与差异分析
预算执行过程中，人力资源部要及时检查、追踪预算的执行情况，形成预算差异分析报告，于每月日将上月预算差异分析报告交财务部。
1．预算执行情况反馈流程
2．预算差异分析报告应包含的内容
（1）预算额、本期实际发生额、本期差异额、累计预算额、累计实际发生额、累计差异额。
人力资源部预算执行表
填报单位：
填报人：
填报时间：
项目
月度累计
季度累计
年度累计
预算
实际
差异率
预算
实际
差异率
预算
实际
差异率
费用
分摊额
培训费用
外派学习
入职培训
业务培训
……
小计
薪金费用
员工工资
保险总额
福利费用
其他
小计
办公费用
办公用品
出差
小计
……
总计
预算考核的原则
预算考核原则
具体内容说明
目标原则
以预算目标为基准，按预算完成情况评价预算执行者的业绩
激励原则
预算目标是对预算执行者业绩评价的主要依据，考核必须与激励制度相配合
时效原则
预算考核是动态考核，每
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