行政后勤相关管理制度规定.docx
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行政后勤相关管理制度规定
行政后勤相关管理制度、规定
株洲旗滨集团股份有限公司
二零一二年一月
1、公司保密管理规定第3页
2、公司小车管理规定第5页
3、公司接待管理规定第7页
4、办公用品管理规定第11页
5、手机卡号发放及费用管理规定第14页
6、固定电话安装及费用管理规定第16页
7、名片印制管理规定第17页
8、会议管理规定第18页
9、员工着装管理规定第21页
10、公司大事记录管理规定第23页
11、安全保卫管理规定第25页
12、公司食堂管理规定第27页
13、公司宿舍管理规定第29页
公司保密管理规定
为保守公司的商业秘密，维护公司的合法权益，保证公司生产经营的健康发展，根据公司《管理执行制度》，制定本规定。
一、公司保密的范围及密级的确定
（一）公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。
公司的保密范围主要包括以下事项：
1、公司重大经营发展决策中的秘密事项；
2、公司重要人事决策中的秘密事项；
3、公司专有生产技术和新生产技术；
4、公司新产品技术、配方和技术研发资料；
5、公司关键设备和重要生产工艺的技术资料；
6、公司招标项目的标底、合作条件、贸易条件；
7、公司重要的合同、客户、供应商和贸易渠道；
8、公司非向公众公开的财务、证券情况、银行账户账号；
9、公司财务预、决算报告及各类财务报表、统计报表；
10、公司员工人事档案，工资性、劳务性收入及资料；
11、公司内部掌握的协议、意向书及可行性报告、重要会议记录；
12、其他经公司确定为应保密的事项。
（二）公司秘级的确定
1 、公司经营发展中直接影响公司利益的重要决策文件资料为绝秘级：
2 、公司规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、经营情况为机密级：
3 、公司生产经营工作的其他秘密事项为秘密级。
（三）属于公司秘密的文件、资料应当标明密级，并确定保密期限，保密期限届满并经公司总裁或董事长同意后，方可解密。
二、保密执行规定
1、公司员工都有保守公司秘密的义务。
掌握公司秘密的员工，须与公司签订保密协议。
2、掌握或接触公司秘密的人，不得泄漏和出卖公司的秘密。
与公司秘密无关的人，不得打听、刺探公司秘密。
3、未经公司总裁或董事长批准，任何人不得复印、摘抄、拍摄公司的秘密文件、资料。
4、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应根据秘密事项的重要程度，事先报经公司总裁或董事长批准。
5、具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，公司的主办部门应采取相关保密措施，防止秘密的泄漏。
6、外单位人员参观或培训，必须办理相关手续，经总裁或其授权人批准；严格控制同行业人员观看公司生产线重要关键部位。
7、掌握公司机密的员工离职，必须由其上级监督移交所保存的机密文件，不得私自保留复印。
如发现员工在离职后有泄露公司机密的行为，公司有依法追究的权利。
8、公司员工发现公司秘密已经泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告公司领导，由其及时作出处理。
9、凡泄露公司秘密的，按公司《奖惩规定》予以处理，给公司造成经济损失和重大影响的，公司依法追究其法律责任。
公司小车管理规定
为规范公司的小车管理，保证小车的使用更好地为公司的生产经营工作服务，并合理控制小车费用，制定本规定。
一、公司小车管理权限规定
公司小车由公司董事长办公室统一调度、维护和管理。
公司各部门和各子公司小车，董事长办公室可视实际情况委托下属单位代管。
二、用车范围规定
1、公司各部门、子公司副总经理及以上人员公务用车。
2、财务部门出纳去银行存取较大数额现金。
3、经公司部门或子公司总经理以上领导同意接送的业务单位重要客人。
4、公司各部门、子公司因生产经营工作特殊情况需要的用车。
三、车辆调度规定
1、可供调度的车辆有公司公务车辆和公司高管车辆。
公司总部车辆由董事长办公室行政后勤组（调度员）调度；子公司车辆由董事长办公室委托子公司行政管理部（调度员）调度。
2、各部门内部公务用车及内部客户接送等，使用本部门高管车辆。
确因车辆调派不够用，方可申请调用公司公务车辆或高管值班车辆。
3、如遇特殊或紧急情况（如工伤事故等）需用车时，现场有车人员应听从调遣，不得以任何借口推托。
4、高管出差离开车辆所在地时，须将车钥匙留至车辆调度管理部门备用。
车辆调度员须据实记录使用情况，不得随意使用。
5、小车驾驶员须按调度安排出车，严禁私自出车。
特殊情况下公司领导临时直接派车，司机须及时告知调度人员，以免出现调车混乱。
6、有多人须用车办理公务时，小车调度员应尽可能进行拼车安排。
四、公务用车程序规定
1、用车人填写《用车审批表》，注明用车事因；
2、部门领导审批签字；
3、车辆调度员安排调车。
五、小车驾驶员执行规定
1、驾驶员每次出车，应按要求做好小车出行记录。
2、无出车任务时，驾驶员须在休息室待命，车辆应停放规定地点，接到出车任务时及时出车。
3、出车须严格遵守交通法规，保证行车安全，因违规驾驶发生责任事故，驾驶员须承担相应责任。
4、驾驶员发生违章驾驶罚款，由本人承担，非本人责任的特殊情况，须经部门（子公司）主管领导批准才可报销。
5、驾驶员应保持车辆整洁，做好小车的日常清洁保养。
6、小车驾驶员应遵守职业道德和礼仪规范，为乘车人提供优质服务。
六、小车费用管理规定
1、车辆外出进行一般修理、年检和保养，须经小车调度员审核同意并经小车管理部门主管领导批准才可进行。
2、车辆外出大修，须先报计划和费用标准，经小车管理部门主管领导审核，报部门（子公司）主管副总经理或总经理批准后才可进行。
3、报销出车路桥费、油费、修理费等，须经调度员和主管部门领导审核（高管专车由专车领导审核），报部门（子公司）总经理审批。
4、小车出车行驶里程补贴标准按公司财务管理制度相关规定执行。
5、严禁虚报出车费用和外出修车发生交易行为，违者，从严处理。
公司接待管理规定
为规范公司的公务接待管理，保证公司总部和各子公司生产经营运作、对外联系和内部接待工作的正常开展，制定本规定。
一、公务接待原则
热情有礼，招待适宜，勤俭节约，大方得体，严格控制费用支出。
二、接待管理责任部门
1、公司董事长办公室为公司总部接待的承办部门和公司接待工作的管理部门，主要负责接待政府及有关部门领导、外单位领导、公司特邀客人及承担本部综合性接待工作。
2、各子公司的行政管理部为子公司接待的承办部门和接待工作的管理部门，主要负责接待公司驻地的政府及部门领导、外单位领导，本公司特邀客人及承担公司委托或授权的综合性接待工作。
3、其他外部人员采取对口接待，由各对口部门负责，董事长办公室或子公司行政管理部门协调各部门完成好接待任务。
三、接待范围
1、公司内部会议、培训和其他重大活动。
2、公务性接待：
包括各级党政领导、党政部门、社会团体工作人员和专家等来我公司的公务活动；业务单位人员来我公司的业务活动；公司及部门、子公司领导因工作需要邀请的客人等。
3、非公务性接待：
包括各地友好单位来公司参观考察、交流学习的来客、关系单位要求接待的客人、公司领导交办接待的客人等。
4、其他因工作关系需要安排食宿的来客和内部临时异地工作员工。
四、接待分类
1、Ａ类：
公司董事长、总裁接待的客人；经董事长、总裁委托，由公司董事、监事、董秘及各部门、各子公司主要领导接待的客人。
2、B类：
公司董事、监事、董秘的公务来客；公司各部门、各子公司主要领导（或委托副职）接待的公务来客。
3、C类：
一般公务客人或一般采购、营销业务客商。
4、D类：
一般来客和公司内部临时异地工作人员。
五、接待标准
（一）住宿规定：
1、A类客人可酌情安排入住三星级及以上酒店。
2、B类客人安排入住三星级或同档位酒店。
各级党政部门来人，因工作需要可视情提高标准。
3、C类及D类客人和人员原则上安排在公司总部或子公司客房住宿，特殊情况下视情安排。
4、非业务往来的外单位来公司参观、考察、交流、协调工作的来客，其住宿费自行负责，接待者可协助其安排住宿。
特殊情况需我公司承担住宿费的，报公司相关领导批准后视情况安排。
（二）用餐规定：
对来访客人原则上只安排一次宴请，其他用餐安排普通餐或工作餐。
对重要来宾按实际情况经公司、部门主管领导批准后可增加宴请次数。
（三）公务接待住宿、用餐基本标准
来客类型
住宿安排
工作餐标准
普通餐标准
宴请标准
A类
套房/单间
100元以上/人
B类
单间/标间
20-50元/人·天
30-100元/人
C类
公司客房/标间
20元/人·天
20-50元/人·天
20-80元/人
D类
公司客房/标间
20元/人·天
20-50元/人
公司总部、子公司会议、培训
20元/人·天（早4元/人；午、晚各8元/人）
非工作餐标准根据会议或培训的计划和预算另行报批。
一般来客用餐
19元/人·天（早3元/人；午、晚各8元/人）
公司内部临时异地工作人员
第一天
早3元/人；午、晚各8元/人
1、以上宴请标准中酒水均另计，原则上A、B类宴请可提供酒水。
A类宴请可依据各地包厢酒水配备自行选择；B类宴请只提供一般酒水；C、D类接待及会议、培训用餐一般不提供烟和饮料，确有需要可酌情提供普通酒水或饮料。
2、由董事长、总裁出面宴请客人的费用标准不受以上限制。
3、具体用餐、宴请及酒水标准，可视接待对象，事先征得公司相关授权人的同意，在填写《接待用餐标准申请表》（附件二）时审批确定。
4、餐费单据经公司总裁或其授权人的签字确认后列入各子公司、公司各部门业务接待费用。
5、考虑地域差别，在不违反公司接待总原则下,各子公司在接待标准方面可进行适当调整，经总经理审批并报董事长办公室备案。
（四）会议或会见、接见中视需要安排茶歇的（饮料、点心、水果类），按5—20元/人视情执行。
（五）随车司机不安排座位，可另行安排就餐。
（六）接待用车按《公司小车管理规定》执行。
六、接待工作分工及一般程序
1、公司总部各部门、各子公司接到公务接待要求的电话、传真后，经部门或子公司领导签字确认后，由承办人员与董事长办公室行政后勤组或各子公司行政管理部协商，根据具体情况作出安排。
2、A类宾客来公司，由董事长办公室预先拟定接待计划，送董事长或总裁阅批后，由董事长办公室负责接待，相关部门予以协助。
3、B类宾客来公司总部或各子公司，一般由公司对口各部门或子公司负责接待，由董事长办公室行政后勤组、各子公司行政管理部负责安排。
4、C、D类人员来公司各部门或子公司，由各部门（部室）自行接待。
（1）C类客人可由业务人员或经办人陪同安排工作餐，如须安排在公司就餐或外出就餐，须经部门（子公司）总经理同意并指派人员陪同。
（2）D类人员由业务部门负责接待，由部门接待人员提前到董事长办公室行政后勤组或子公司行政管理部领取工作餐票后，陪至餐厅大厅就餐。
（3）C、D两类客人需在公司总部或子公司住宿，应经部门主管领导批准后向总裁办行政后勤组或子公司行政管理部提出申请。
5、综合性会议、培训或其它重要活动的接待
（1）由董事长办公室行政后勤组或各子公司行政管理部与主办部门拟定接待计划及费用预算，经公司或子公司领导审批后实施。
（2）由董事长办公室或各子公司行政管理部负责会场和就餐安排。
主办部门负责通知与会、培训人员，提供会议材料、材料印制、会议记录、新闻报道等会务工作。
6、参观接待。
来客的工作调研和参观活动一般由业务对口部门负责联系和根据情况派员陪同，后勤管理部负责一般工作协调。
7、接待工作流程参照《来宾接待工作流程》（附表三）。
七、接待礼仪
1、迎接。
一般由对口部门根据来客情况派人负责迎接，对来客须住宿的应提前订好房间，客人到时协助其办理各项手续。
对来访贵宾，应提前取好房卡并陪同引领客人入住。
2、陪餐。
一般由业务对口部门安排人员陪餐。
在公司总部或子公司小餐厅有公司、部门（子公司）领导参与陪餐时，后勤管理部门安排人员参与服务。
3、接待人员在接待时须严格遵守公司相关规定和接待礼仪规范，做到热情有礼，涉及公司保密事项时须礼貌避答。
4、接待过程中如遇有客人提出办理限制事宜，应婉言拒绝。
八、接待参观规定
1、决定参观须经主管部门批准并领取参观证，有专人引领。
2、来客参观介绍以秘书或专业人员为主，接待部门配合。
3、非经批准不准进厂参观和在生产场所拍照。
4、参观进行时，原则上介绍者在先、接待经办人在后。
九、经费管理
1、接待经费指用于公务接待中所发生的费用，包括餐饮、住宿、用车费用等。
2、接待经费由公司财务管理部根据公司有关规定实行总额控制，按实列支，接待部门（人）应严格按审批的接待标准执行。
未经批准，擅自接待和超标准部分由接待人自行承担。
十、其他规定
1、如接待需在公司总部或子公司内部包厢或餐厅用餐，接待部门应提前三小时以上通知食堂管理人员并填写《用餐预订通知单》（附表一）。
2、各地食堂平时应储备一定的备菜以备不时之需，并准备好不同标准的菜单供接待部门选择确定。
3、若公司食堂、客餐厅无法安排用餐，应及时告知接待部门另行安排。
办公用品管理规定
为规范公司的办公用品管理，做到既保证和满足办公需要，又合理控制和节约办公费用，根据公司《管理执行制度》，制定本规定。
一、办公用品管理权责规定
1、各子公司行政管理部负责本子公司及在本公司办公的总部人员的办公用品管理。
2、董事长办公室行政后勤组负责公司在总部办公人员的办公用品管理，网络信息组负责公司IT类办公用品管理。
二、办公用品分类规定
1、固定资产类（登录固定资产目录的）：
主要包括电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机、照相机、空调等；
2、办公家具类：
主要包括文件柜、办公桌、办公椅、沙发、茶几等；
3、非消耗类：
主要包括电话机、计算器、订书机、文件夹、档案盒、打孔机、白板等；
4、日常消耗类：
分个人消耗类和公用消耗类：
（1）个人消耗类；主要包括笔记本、各种笔、笔芯、笔筒、信纸、便签、橡皮、胶水、固体胶、涂改液、复写纸、钉书针、大头针、回形针等；
（2）公用消耗类；主要包括打印纸、复印纸、传真纸、白板笔等；
5、IT低值消耗品类：
主要包括硒鼓、墨盒、碳粉、优盘、光盘、色带、电脑维护配件等。
三、办公用品计划申请规定
1、固定资产类办公用品按《固定资产申购审批流程》执行；
2、办公家具类办公用品按《B类物资采购申报流程》执行；
3、非消耗类、日常消耗类办公用品计划分区域报请：
（1）株玻行政管理部负责申报本事业部各部门及总部驻株玻人员办公用品计划；
（2）株洲特种玻璃公司负责申报本公司办公用品计划；
（3）漳玻公司行政管理部负责申报本公司各部门及在东山的公司各部门办公用品计划（在集团总部办公的各管理部门计划由总裁办行政后勤组统一报漳玻行政管理部）；
（4）河源公司行政管理部负责申报本公司各部门及总部驻河源公司人员办公用品计划；
（5）公司各部门驻各子公司办公的人员名单，由各部门负责提供。
4、网络信息组负责集团IT类低值消耗品计划申报。
5、非消耗类、日常消耗类、IT类低值消耗品计划的申报，须填写《办公用品采购计划审批单》，经所属部门、子公司总经理审批。
四、办公用品采购计划的申报时限规定
1、各行政管理部和网络信息宣传组于每月25日前，向所在区域采购管理部B类物资采购组申报下月办公用品采购计划。
2、确因工作需要，由行政管理部、网络信息组随时追补申报办公用品计划。
五、办公用品入库保管规定
1、固定资产类、办公家具类办公用品按现有规定执行。
2、非消耗类、日常消耗类办公用品由各公司行政管理部负责入库保管（特种玻璃公司自行保管、行政后勤组自行保管）。
3、IT类低值消耗品由总裁办网络信息组负责保管。
六、办公用品领用发放规定
1、固定资产类和办公家具类办公用品按谁申报谁领用原则，以《领料单》形式按审批流程领取。
2、非消耗类、日常消耗类办公用品按以下方式领取：
（1）各公司部门、总部驻各公司部门（人员），由指定专人直接到各公司行政管理部按申报计划签字领取办公用品；
（2）公司总部办公人员，由董事长办公室行政后勤组指定专人到漳玻行政管理部统一领取办公用品，各管理部门指定专人到行政后勤组签字领取。
3、IT低值消耗类由各部门需求人到总裁办网络信息组（各公司由网络信息组网管员负责）领取并登记，或由网络信息组派人更换后由领用人签字。
七、日常消耗类办公用品限额规定
原个人消耗类办公用品人平4元的标准暂时取消，由各部门予以严格控制，按工作需要申报发放。
八、特殊情况下办公用品的紧急采购规定
因工作急需而行政管理部没有库存的小额办公用品，可由部门人员申报，经部门（公司）总经理审批后，直接报采购管理组B类物资采购组紧急采购，需求部门办理签收。
九、办公用品出入库管理规定
1、各公司行政管理部、特玻公司、行政后勤组和网络信息组，应指定专人兼管办公用品的保管、发放，建立所负责办公用品的出入库台帐，并于每月底向财务部门报送办公用品领用明细账。
2、办公用品发生盘库亏损，由保管人员承担相应责任。
手机卡号发放及费用管理规定
为规范公司手机卡号发放及手机费用管理，使公司手机卡号及费用的使用能更好地为公司的生产经营工作服务，制定本规定：
一、手机卡号发放范围
1、公司各级管理者、职能管理人员、专业技术人员；
2、工段长、班组长和其他特殊、重要岗位的人员。
二、管理规定
1、各子公司行政管理部负责本区域手机卡号的发放、收回管理。
公司总部人员的手机卡号由所在区域子公司行政管理部负责发放、收回管理。
2、新招进公司可享受公司统一发放手机卡号的员工，必须在其试用期满考核合格后才可发放。
特殊情况经主管领导批准可提前发放。
3、发放公司手机卡号的员工，须每天保持24小时开机；所发放的手机卡号不得借给他人使用。
4、员工不慎丢失公司手机卡号，应及时报告行政管理部处理，卡号的重置费用由本人承担。
5、发放公司手机卡号的员工离职，须上交手机卡号，未交者，按章扣款。
6、发放公司手机卡号的员工在接到公司员工来电时时应及时接听，接到须回信的工作短信应及时回信或回电。
三、手机费用规定
1、享受公司手机卡号的员工，公司按照岗位性质给予一定的费用标准（见附表：
《旗滨集团各岗位手机费控制标准》）。
2、兼职人员手机费标准就高不就低。
3、手机费用由公司统一支付，员工超标准部分由个人承担，由各行政管理部向财务部门提供明细情况，从员工工资中扣除。
4、员工确因工作特殊情况超过本岗位手机费标准的，必须经部门负责人审核后，报总裁审批同意后可由公司承担。
附件：
《旗滨集团各岗位手机费控制标准》
附表：
旗滨集团各岗位手机费控制标准
单位
岗位
标准
备注
集
团
公
司
各
部
门
总裁、公司顾问、各总监、各部门总经理
500
各部门副总经理、总经理助理
400
各部门各组经理、副经理
300
客户服务员、经营业务人员、外协人员、董事长总裁秘书
200
董事长办公室、总裁办其他秘书
120
各部门各组成员
100
漳州砂矿工段长、班长和特殊、重要岗位员工
30
各
子
公
司
总经理
500
副总经理、总经理助理
300
各部室部长、行政管理员
120
副部长、部长助理、总经理秘书、大宗材料管理员
100
值班经理、主管、小车司机
80
东山司机100
技术人员、部室工作人员
50
驻站代表、铁路值班员、铁路计划员、码头工作人员
50
工段长、值班长、班长及特殊或重要岗位员工
30
特
玻
公
司
总经理
400
副总经理、销售部长、销售区域主管
300
销售业务员
200
各生产管理部长
120
其他主管
80
办公室管理人员、技术人员
50
班长及特殊、重要岗位员工
30
销
售
人
员
部长
500
销售人员话费为参照标准，具体可根据控制费用总额由部室内部进行调整
副部长、部长助理
400
主管
300
业务员
200
其他内勤人员
100
财
务
人
员
部长、副部长
120
主管
80
其他人员
50
固定电话及费用管理规定
为节约管理费用开支，有效控制固定电话费用，根据公司《管理执行制度》和实际情况，制定本规定：
一、固定电话安装规定
1、固定电话的安装须由部门提出申请，报所在公司行政管理部审核办理，非生产经营工作需要，不得随意安装。
2、不需对外联系的生产班组只可安装内线固定电话。
3、各办公室只可安装一台固定电话。
特殊情况需安装二台以上的，子公司各部室须经总经理审批，总部各部门须经董事长办公室总经理审批。
4、不需对外联系的部室不开通长途，高管和需对外联系部室可开通国内长途。
子公司固定电话开通国内长途，由子公司总经理审批；总部管理部门固定电话开通国内长途，由董事长办公室总经理审批。
因工作需要须开通国际长途的，须报公司总裁审批。
二、固定电话费用控制规定
1、各办公室固定电话根据工作性质需要，由所在行政管理部门制定话费标准，报公司总裁或总裁授权人审批后执行。
2、固定电话发生超标准话费，由所属人员承担，从工资中扣除。
3、禁止用固定电话拨打各种声讯台和发生其他损害公司利益的行为，所发生费用，由责任人或所属人员承担，并予以加倍处罚，从工资中扣除。
4、行政管理部门对固定电话费进行登记，对需扣除、处罚的固定电话费用进行统计，经部门负责人签字后，报财务部予以扣除。
5、确因工作特殊情况超过固定电话费标准的，必须经部门负责人审核，报公司总裁审批同意后方可由公司承担。
名片印制管理规定
为规范公司名片印制管理，控制和节省名片费用开支，根据公司《管理执行制度》，制定本规定。
一、印制名片人员范围
1、公司副总经理及以上管理人员；
2、公司物资采购、产品营销业务人员；
3、其他对外进行业务工作联系必须印制名片的人员。
二、管理规定
1、印制名片由部门申报，所在行政管理部门主管领导审批。
2、各行政管理部门负责名片印制的各项具体工作。
3、名片印制格式、版面、颜色，由董事长办公室负责统一确定。
4、员工个人每次印制名片的数量，一般应控制在一百张以内。
5、员工不得自行印制名片，必须由行政管理部门统一办理。
会议管理规定
为规范公司会议管理，提高会议效率和会议质量，根据公司《管理执行制度》，制定本规定。
一、会议管理权责规定
1、董事长办公室（或总裁办公室）负责公司召开年会和公司召开其他重要会议的通知、组织、安排、服务、记录、会议纪要等会议管理的各项工作。
2、各子公司行政管理部负责本子公司召开相关工作会议的通知、组织、安排、服务、记录、会议纪要等会议管理的各项工作；对公司在本区域召开的会议给予协助和提供相关服务。
3、部门组织召开的专题性会议和内部工作会议，由该部门负责通知、组织、安排、服务、记录、会议纪要等相关工作，行政管理部门给予必要的协助和提供相关的会议服务。
二、会议召开权限规定
1、公司年会须经公司总裁或董事长提拟方可召开。
2、以公司名义召开相关会议，由公司相关领导提拟召开，报公司总裁或董事长审
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