Web OA方案说明书Word下载.docx
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5.2.2费用审批14
5.2.3合同管理14
5.2.4部门资料14
5.2.5文件交换14
5.3个人信息15
5.3.1待办事宜15
5.3.2电子邮件15
5.3.3个人名片15
5.3.4备忘录15
5.4信息发布16
5.4.1电子公告16
5.4.2领导日程16
5.4.3通讯录16
5.4.4交通时刻16
5.5知识中心17
5.5.1论坛系统17
5.5.2规章制度17
5.5.3培训中心17
六服务及支持18
七附件：
19
一系统设计目标和思想
1.1概述
当今“信息高速公路”、“信息港”、“政府上网工程”、“电子商务”、“企业上网工程”的建设可以说是一浪高过一浪；
尤其是信息技术的发展日新月异,我们正处在从“工业社会”向“信息社会”过渡的伟大时代！
在向信息化社会的过渡过程中，每一个企业都需要紧跟时代的发展，保持企业的竞争力和对现代企业的管理能力。
计算机技术、网络技术已经渗透到企业的日常工作中，大量的公文、报告、报表、数据等各类信息量越来越大，涉及到的部门、合作伙伴越来越广泛。
传统的手工处理方式，文件、报表的传递方式和信息的利用方式已经不能满足企业发展的需要，影响了企业领导的决策和业务的发展，迫切需要利用已经拥有的计算机、网络资源，实现企业的信息化，加快内部的信息流通与信息的有效利用。
从大部分企业的现状来看，虽然迫切需要实现信息化，但是企业的许多现实情况制约企业信息化的发展，主要的问题有：
∙没有合适的应用软件
虽然拥有一定数量的计算机设备和网络设备，但是没有支持网络运行的应用软件，即使建成内部的计算机网络，也没有改善信息化应用的状态。
一些部门和业务购买通用的业务管理软件，一定程度上实现个别业务的信息化，解决了部门的一些问题，但是，对企业管理者而言，得到的信息很少，没有发挥出计算机网络系统的作用。
∙技术队伍匮乏
很多企业没有专门的信息管理部门和专职的技术人员，缺乏对企业信息化建设的规划和信息应用系统的管理。
∙信息化建设的目标不明确
信息化建设对每一个企业来讲都是新事物，不知道如何才能够实现信息化，不清楚第一步该如何走。
∙偏重于业务信息系统的建设
对管理和辅助决策分析系统的建设投入不够，使计算机系统的建设停留在数据处理阶段，没有上升到信息资源利用的高度。
∙多个系统各自为阵
无法直接从各级、各类业务信息系统中采集数据，并加以综合利用。
∙大部分员工的计算机应用水平比较低。
员工没有进行过系统而适用地现代化办公培训，对计算机操作很陌生，所以对一些复杂的应用就更难以上手。
新知道OA协作办公系统（以下简称新知道OA）是专门为上述这样一类用户设计的办公协作信息管理系统。
作为一个通用的产品，提供大部分用户所需要的基本信息化管理功能和基本需求；
力求减少一般用户和系统管理员的使用和管理难度，减少系统使用的培训和维护；
提供相当的灵活性，使得企业用户可以按照本企业的特点构建符合企业需要的信息化管理系统，并且有很好的系统扩展能力和与其他系统的兼容能力、信息共享能力；
力求做到投资少，并且迅速见到投资成效，使企业的信息系统发挥作用，提高企业信息化管理水平。
1.2设计目标
办公自动化系统作为公司信息化建设的重要组成部分，要求覆盖全公司的电子信息交互平台。
实现收文管理、发文管理、档案管理、个人办公、活动安排、会议管理、公共信息、请示报告、电子邮件等功能，实现办公的电子化、无纸化、网络化、资源化。
新知道OA是以开放、先进的Intranet/Web技术为核心的新一代信息处理集成系统。
通过它的建设来提高企业信息化水平，在单位内部实现信息资源共享和流通，为各级领导及时了解情况，为宏观管理和科学决策提供高效便利的服务，单位员工及时掌握各方面动态，改善办公条件，使得单位的管理更加高效化、规范化和科学化。
采用新知道OA构建的信息管理系统可以达到以下目标：
●单位内部各个部门的员工都可以在网络上获取与工作相关的信息；
●不同的部门和个人有不同的信息访问权限；
●非本地部门和外出人员可以远程访问信息系统；
●基于浏览器模式，管理维护方便。
1.3设计思想
新知道OA的构建坚持如下原则：
●BS结构设计，减少系统维护工作；
支持异地办公。
●根据本单位信息管理需要，选择适用的功能模块，或者专门定制功能模块。
用商品化产品的价格，享受量身定制的服务；
●随着信息管理需求的变化，管理员可以自行增加、调整信息系统的结构和用户权限。
●提供与各种数据库连接的接口，可以通过程序定制，访问现有的业务信息系统，如：
财务、人事等；
●挂接其他HTML、JSP、ASP、CGI页面或C/S结构和单机版Windows应用程序。
●支持Windows、Linux、Unix等多种操作系统。
●信息传输的自动化：
公文、信息、报表、报告等传输将由系统自动完成。
●信息获取的快速化：
以前需要翻箱倒柜才能查询到的信息，现在只需要几分钟甚至几秒种即可获取。
●充分利用信息资源：
可以将企业的各类信息资源组织到信息管理系统中，人、财、物等相关文件、报表、数据等信息等资源由计算机统一管理，可以充分利用，发挥更大的效益。
●办公过程的规范化：
通过办公自动化系统的实施，将促进办公过程的规范化，通过使用工作流等功能模块，公文、档案、会议、交办、请示、审批、日程安排等通用办公事务都将依据现有的业务处理要求，形成标准和规范化的计算机流程处理，管理进一步科学化。
●通过网络，员工在工作中的交流、协作、沟通更为方便快捷，消除时间、空间距离上的障碍。
二系统技术架构
∙基于IBMLotusDomino群件和WEB技术，全面支持Java技术、XML，采用B/S浏览器结构设计。
∙标准接口设计，可自由增加或配置新模块，全面支持二次开发。
∙能满足各种复杂类型流程的的处理需要。
∙提供痕迹保留、附件上传、文件套打、印章加入等。
∙全文检索，工作即时提醒，多种消息提示。
用浏览器作为统一的信息访问平如，系统的结构示意图如下所示：
三系统安全
3.1系统本身的安全
Domino/Notes系统的安全性有口皆碑。
它支持业界标准的安全协议，Notes的执行控制表可以防止恶意代码在不被注意的情况下运行，从而帮助抵御病毒的攻击。
通过加密数据库或表格中的特定字段，来防止用户非法读取保密数据。
通过标记文件来跟踪数据访问。
Domino服务器支持多级别管理人员进行配置，因此可以将不同的管理工作委托给不同的管理员。
一般情况下我们采用以下四级安全管理机制：
1）服务器级通过验证字，使用户和服务器或两个服务器之间开始通讯前，系统进行验证。
2）数据库级在操作权限上分为七个级别，由系统管理员设置：
3）文档级设定某个用户对某个文档的访问权限
4）域级可以对特定的字段进行加密，只有被指定的用户才能看到其内容。
通过2、3、4级的控制，我们就可以实现哪些人有权读数据，哪些人有权写数据，哪些人可以访问某个数据库等其它应用。
通过用户权限的管理，不同身份的用户进入系统以后，可以见到、使用的功能模块是不同的，也就是说，如果没有某项功能的使用权限就不能得到相关的信息。
对于单位内部的信息管理来讲，权限的管理十分重要，某些信息只能领导掌握，某些信息只能相关部门掌握，没有权限的管理，就不可能在网络上安全共享与业务有关的信息。
3.2网络的安全
在内网可以采取安装硬件防火墙或软件防火墙等安全措施，如果要在公网上使用OA系统，可以采用VPN或CA认证等安全模式。
四系统运行环境
4.1操作系统平台
客户端操作系统支持Windows98、Windows2000、WindowsXP、Windows2003中文版，OA服务器网络操作系统选用MicrosoftWindows2000Server中文版或Linux/Unix系统。
4.2应用软件平台
采用LotusDominoR6为核心和基础平台。
服务器端：
LotusDominoR6.51
客户管理端：
LotusNotesR6.51
浏览器：
MicrosoftIE5.0或以上版本
4.3网络环境
只要能组建起一个内部局域网就可以搭建OA系统，新知道OA可以安装在局域网络上的任何一台服务器上，局域网用户通过局域网IP地址或域名即可访问系统。
有远程分支机构，或出差用户时，需要广域网的支持。
远程用户可以用远程拨号、专线、Internet联接等方式连接到企业内部服务器实现访问OA系统，用户可通过光纤、ADSL宽带、主机托管等方式实现广域网上的OA应用,事实上目前好多单位都已这样使用。
五系统功能说明
在此只描述基本的通用功能模块，不同的使用单位在系统实施中可
以定制或增加特定的功能模块，以满足单位的实际需求。
基本功能如下图：
5.1公文管理
公文管理功能包括收文管理、发文管理、归档文档查询。
实现日常办公中对文件的收发、领导批示、批阅、部门会签、文件办理、文件整理和文件归档等一系列操作。
5.1.1收文管理
接收外来公文，并将其转换为OA系统中的文档。
可以扫描录入及引用电子文件等方式进行来文登记，形成收文登记单和收文签，填写流水号、文件分类等内容。
对有固定格式或有一定规律的属性项，做到可选或自动生成。
涉及保密文件的处理功能：
对具有“绝密”、“机密”、“秘密”密极的涉密文件和其它具有权限设置的文件，在系统中只存放收文登记记录，不存放文件的具体内容，登记记录也只具有相应权限的人员才能查看。
建立起收文签以后就可以按照单位的收文管理办法，并根据设置好的来文审批流程送各部门领导批示、批阅、办理等环节，这些过程
通过本系统自动完成，在文件办理完毕后送机要员对文件归档。
归档后文件自动进入文件归档库中进行保存。
5.1.2发文管理
实现单位文件或单位部门文件的拟稿、批阅、签发、到文件最后的整理、归档的公文发文流程，发文过程按照事先配置的发文业务流程自动进行处理。
处理中可记录批示意见、批示时间、批示人等重要信息，可以实现流程跟踪，随时了解文件处理进度。
对于有意见的文件可以随时返回给拟稿人进行修改，在审批过程中有一定权限的用户
可以对正文进行修改，同时保留修改痕迹，以便后边的审批人了解以前的修改情况。
在文件整理环节，可以自动套用事先设计好的发文红头模板。
并生成文号、字号、日期、发文单位等信息，并可自动加盖单位印章，
然后形成正式文件并归档。
5.1.3归档查询
文件来至收文管理和发文管理及其它需要归档的文件库,是对所有正式文件的归档保存，一方面是为了提高文件保存的安全性，归档库对文件进行统一集中管理，可以设置文档的查阅权限，充分利用服务器环境可以自动备份，管理严格等特点，将有价值的文件、资料保管和利用，防止分散到个人计算机上可能造成丢失、损坏；
另一方面也是为了方便文件的查询和使用，系统对归档文件自动进行文件分类和索引，可以对文件进行精确搜索，也可以进行模糊搜索，文件的查阅受到文件查询权限的控制，不同身份的用户只能查询到自己有权阅读的文件。
对于高级版本，系统对收发文提供到档案管理系统的归档接口，从而使归档文件管理更加科学和规范（档案管理系统是一个独立的文件系统）。
5.2日常办公
5.2.1工作督办
实现领导对单位内重大事件处理过程的掌控，主要分如下环节：
工作分配、领导意见、事件办理、办理结果。
领导或工作组成员可随时了解到事件的办理情况，起到对工作进度的掌握和监督，并可能对处理过程发表意见；
所有的审批信息都是通过邮件进行提示。
5.2.2费用审批
实现单位内费用的审批工作，包括起草申请、部门审批、财务审批、主管领导审批等环节；
各审批流程由系统自动处理，审批者只需要填写意见、同意或不同意；
5.2.3合同管理
实现对合同的审批和分类归档管理，其合同文本可以是扫描的文件也可以是电子文档如PDF或Word文件；
系统根据不同的用户权限可以查阅不同的合同文本。
5.2.4部门资料
为单位内各部门提供一个资料文件管理中心，主要用来搜集和管理与本部门相关的重要资料和常用资料。
目的是为了方便本部门员工的工作和学习，在其需要的时候可以随时找到自己需要的信息，如本部门员工电话号码、员工生日、客户名录、部门文件等等。
5.2.5文件交换
提供一个文件交换的场所，任何人可以建立共享文件，以便其他人下载使用文件。
文件交换设三个级别：
私有、完全公开、指定人员。
如果文件设为私有则除作者外的任何人都无权下载文件，如果设为“完全公开”则单位内任何人都可以下载该文件，如果设为指定人员则需要指定有权下载该文件的人员，未指定的人员无权下载文件。
5.3个人信息
5.3.1待办事宜
提供给用户一个处理自己待办事项的入口，本系统中生成的任何审批事件消息都自动进入待办事宜库中。
通过首页的待办事宜窗口显示了当前用户的所有待办事宜，如要审批的来文、要签意见的工作督办、需要审批的合同等等，使用户对自己急需要处理的事情一目了然，
通过点击待办事宜标题就可以直接打开要处理的文件或流程。
5.3.2电子邮件
系统为每个用户分配一个电子邮箱，通过邮箱我们可以互发邮件，共享资源。
此外系统中的各种消息如审批文件的消息也会通过邮箱
发送给用户，作为一种提醒让用户知道自己需要处理的事情。
如果用户需要在Internet环境下收发邮件，则需要单位申请一个
Internet域名，这样就可以像Internet上的邮件系统一样方便地使用了。
5.3.3个人名片
存放个人的名片，提供录入查询的功能
5.3.4备忘录
对重大事情或信息进行备忘记录，以方便随时查阅
5.4信息发布
5.4.1电子公告
发布消息、通知、公告的场所并在首页进行显示；
并由专人负责维护；
可以设置公告的类别、有限期限，紧急程度；
只要用户一登录进办公系统就可以看到最新发布的公告。
5.4.2领导日程
批定专人进行操作，对领导目前或近期外出日程进行发布，并在首页进行显示，员工可以根据领导日程信息来灵活地安排自己的工作。
5.4.3通讯录
包含单位通讯录和个人通讯录，单位通讯录、收集整理日常工作中需要经常来往的单位的通讯录，例如单位名称、单位性质、地址、邮编、联系电话、传真、联系人、备注等。
可进行模糊查询，可以按照各种属性排列顺序；
个人通讯录用于收集、整理日常工作中需要使用的个人通讯信息，例如姓名、性别、出生期、工作单位、手机、工作电话、个人主页、电子邮件、家庭成员等个人信息。
5.4.4交通时刻
交通时刻为所有用户提供航空、铁路和公路交通信息，方便查询使用。
系统指定专人进行信息维护和录入
5.5知识中心
5.5.1论坛系统
论坛系统也可叫BBS系统，是英文BulletinBoardSystem的缩写，翻译成中文为“电子布告栏系统”。
与前边的电子公告不同，它是一种电子信息服务系统。
它向用户提供了一块公共电子白板，每个用户都可以在上面发布信息或提出看法，根据使用单位的实际情况对论坛进行分区，如技术讨论区、客户服务区、意见建议区，员工摄影区等等,在不同的区域员工可以发表自己的看法和观点，并参预网上讨论和交流。
论坛系统可以用来增近员工间的交流、洞悉员工思想、活跃公司气氛。
5.5.2规章制度
用于收集和发布相关的规章制度，法律法规等，方便单位员工查阅使用。
5.5.3培训中心
向员工提供培训和学习的场所，运用计算机网络方便员工学习减少日常培训中人财物的占用，指定专人对培训资料进行维护。
单位可以把各种需要员工学习的资料分门别类地录入库中，并可以指定阅读权限。
还可以搜集员工在学习过程中的凝问，相关人员可对凝问作出解答。
培训中心分三大部分：
资料中心、考核中心、反馈中心，可以根据单位实际情况进行定制。
六服务及支持
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