服装外贸业务流程.docx

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服装外贸业务流程

本文将服装外贸业务流程分为开发阶段、打样阶段、接单阶段、生产阶段、出货阶段和售后阶段等六个阶段，但外贸业务的实际操作相当灵活。

因此，对各阶段的区分、定义和阐述均存在较大的难度，然而本文旨在协助理清理顺外贸流程操作，以便更好地从事外贸业务工作。

1.开发阶段

如果没有现成的客户资源，那就需要去开发。

开发新客户有多种途径，但这里提倡先搜索需求客户信息，主要是EMAIL地址，然后写开发信，逐个去推销。

如果有现成的客户资源，则应加强服务意识，揣摩客户个性，做好客户维护工作。

创业难，守业更难，同样地，维护老客户丝毫不比开发新客户轻松，而从事外贸工作，客户资源就是一切，其重要性也就不言而喻。

1.1写开发信

明白了客户资源的重要性，那么就要不惜辛劳地去争取客户资源，对于素未谋面的客户，如何让对方对自己的产品产生兴趣呢？

这是个难题，需特别注意以下几点：

1、开发信的效果见效不会很明显，因此要有足够的耐性和韧性；

2、开发信的内容务必要简短精悍，不宜过长，中心词要明确，同时，要开动脑筋增加文章的诱惑力。

3、开发信的文本要标准、美观，以利于表达自己的专业性和条理性。

开发信的内容包括以下几点：

1、恰当热情的自我介绍；

2、产品和工厂的优势，以及对品质和货期的保证。

3、标准的签名，含祝福语、联系方式；

1.2推出新款

了解和把握客户的需求，从而针对客户的需求不断推出新款，主要以款式图或者照片发给客户，需注意以下的特点：

1、新款的款式务必要新颖，并告知客户新款的亮点和卖点；

2、新款最好是打过实样，加强工艺的可行性和款式的直观性；

3、新款的物料细节要标示清楚，尤其是面料信息；

4、结合客户要求，提供配色组合和细节修改等服务供客户选择；

5、一旦客户对新款有意，需加强服务意识尽力配合客户要求，务必让客户满意；

6、取得客户的回应后，应注意跟踪，并做好相关记录和总结；

1.3安排报价

在客户对款式产生兴趣后，就应安排报价，以供客户参考。

报价是外贸的重点，也是难点。

而报价的难点主要表达在以下几点：

1、物料价格需根据当地市场的行情，因此报价前需与采购部和供给商沟通，尤其是主要物料如面料、拉链等的价格；

2、工价因地区、季节而变化，波动性极大，而且对于相对复杂的款式，波动的幅度相差更大，因此，报价前要熟悉当地当时的工价，最好能与加工工厂进一步沟通；

3、面料用量的计算是整个报价环节的重点和难点，一方面，因为面料的单价相对较高，如果用量计算不够准确，那么报价的误差会较大；另一方面，只有将打版排版的理论知识和计算用量的实际经验相结合，才能作出较为精确的报价，在计算用量时也应根据面料种类、实际款式等作出灵活变动，而不能硬套公式。

4、报价时应重点把握面料、拉链等主要物料的价格，同时，在报价表上应该注明和表达这些信息。

5、报价表格式要标准，内容要详细，至少应包括款号、款名、主要物料信息、尺码、最小订单数量、价格术语、报价有效期等，同时结合需要制造一些虚盘信息以加强价格的灵活性。

6、报价时应结合客户所在区域、汇率走势等因素。

7、一定要先让相关部门审核过报价表才能发给客户。

1.4确认价格

客户询盘，我方发盘，接下来就是还盘了，在我们报价后，如果客户能确认，那是最好的。

但多数客户往往会还盘，这个时候，我们应把握好以下几点：

1、把握产品的价格底线，根据价格底线相应作出让步；

2、根据客户目标价格作出相应的物料更改方案，通过降低面料、拉链等物料的价格从而降低报价，当然，不是所有的客户都同意更改物料；

3、对于一次询价多款且都有意向下单，可以考虑作出价格搭配方案，但务必要把握准客户下单的可能性及各款订单数量；

4、客户一旦还盘，那就代表客户有下单的意向，应该抓住时机多与客户沟通，加强对客户的服务，借此也可以把握住客户个性和相关信息。

5、在双方相持不下的情况下，可针对客户的价值，跟老板协商，根据实际情况灵活变动。

2.打样阶段

在客户确认款式后，一般会要求打样，没有样品就没有订单，所以，我们必须满足客户的这个要求。

但是，打样并不代表下单，而且打样和寄样的费用较大，再加上相关的管理费用，因此，再没有确认下单前，务必要考虑先收费再打样。

同时，只有先按时按质做好样品，只有先让客户满意样品，客户才会考虑下单。

2.1收取样品费、运费等费用

在客户确认下样后，应根据实际情况向客户收取适当的费用。

当然，在收取客户的样品费时应考虑客户的价值，结合样品的实际价值，经过老板的许可，制定灵活的收费政策。

每个公司都会有相关的样品收费政策，一般样品费可以按3倍收取，特殊情况可先请示老板。

运费方面可以要求到付，如客户没有到付账户，应咨询快递公司相关费用，然后要求客户将预估运费连同样品费用一起预付。

客户同意付款后，一方面安排相关部门准备打样，另一方面催客户回传付款水单并跟踪到帐情况。

如果碰到样品交期紧急或其他特殊情况，可以与老板协商考虑先安排打样，或者在客户信誉可靠，有把握让客户付清货款的前提下先安排打样。

如果是长期合作或是已经下过订单的客户，客户如果拒付相关费用，也是可以考虑接受的。

2.2客户、样品的记录存档

在安排打样前，应做好相关登记存档工作，以备查档和总结。

首先，先对客户进行编号，对客户的相关联系信息进行存档，填写客户信息表，做好与客户合作的相关记录。

其次，对选中的款式进行编号登记，以便于部门间的沟通。

很多时候，客户会寄原样给我们参考，这个时候需要对客户样品进行妥善的管理，做好相关客户财产的登记，需特别注意有的客户会要求退复原样，所以务必要保管好客户的原样。

至于客户编号与产品编号，不同的公司有不同的标准，可根据公司实际进行编号，但编号尽量要标准简洁，易于传达。

2.3安排打样

在确认客户付款后，应立刻安排打样，安排打样时需注意以下细节：

1、务必传达清楚客户的所有要求，不能误传也不能漏传；

2、明确物料、颜色是否可以代用，是否先经确认后方可生产；

3、如客户要求不很严格，尽量要求客户接受代用的物料及代用的印绣花以节省交样时间；

4、如需正确的印绣花，下单时应同时安排印绣花开版工作；

5、如果有现成的纸版，也可以建议尺码代用。

一份详细的样品制单应该包含以下信息：

1、款式图

2、尺码表

3、物料信息、颜色和规格

4、样品交期

5、注明客户编号、产品编号、下单人、下单日期等相关信息

2.4跟踪样品进度

由于样品的品质、交期都非常重要，因此我们必须做好样品的跟踪工作。

主要工作如下：

1、落实出版时间和印绣花打版情况；

2、跟踪样衣的制作进度，确保品质和货期都没问题；

3、如交期可能延误，应与相关部门协商处理；

2.5收样品、查样品、寄样品

样品完成后，需收齐相关样品，包括制单要求的样品〔含留底样〕、客户原样、面料小样、印绣花开版留底样等。

接着，按照制单要求进行查样，确保样品符合客户要求，当然，样品毕竟不同于大货，可适当降低要求。

同时，应该记录待寄样品与留底样的区别，如有物料不一致的，应该有实样留底。

在留底样的吊牌上，应注明款号、客户编号、客户款号、交样日期、样品尺码、样品类别等相关信息。

寄样品前，应根据客户提供的到付帐号选择快递公司，如寄预付，则应结合航线、价格、运送周期等选择快递公司。

寄样前要做好相关登记工作，尤其是运单号码，同时需准备相关的寄样发票，填好寄样追踪表，同时将包裹的相关信息寄给告知客户，以便客户查询和收取。

2.6追踪客户意见

样品寄出后，应预估包裹到达时间，并通过快递公司的网站查询包裹到达情况，一旦包裹到达，需追踪客户意见，并做好相关存档工作。

主要有以下几种情况：

1、如果客户满意样品，有下单意向，那么应落实详细意见和配比；

2、如果客户不满意样品，无下单意向，也应落实客户意见，做好相关登记存档，仍需加强服务意识；

3、如果客户较满意样品，但需要较长的样品评估期，也应登记好客户的相关意见，在适当的时候提醒客户什么时候下单；

4、如果客户要求做修正样，那么应结合客户价值并与老板协商，根据下单的可能性安排是否做样。

不管客户是否下单，应做好相关样品和客户意见的存档，因为即便客户暂时不下单，也难免以后不下单。

3.接单阶段

在探知客户有下单意向后，就立刻安排相关工作以缩短交货期，在接单过程中，多项工作要同时进行且都要及时，不能耽搁。

3.1安排打色及相关开版工作

对于不需要费用的打色和开版，应在客户表示下单后就着手安排，主要包括以下几点：

1、安排打色，打色单应包括颜色名称、色样或色号、打色面料品质样以及客户对面料要求等，收到的色卡一般要做成一式两份，如客户有特殊要求的需另外准备。

2、安排辅料开版，多数辅料开版一般不需要费用，所以也应及时安排，收到的辅料开版至少应一式两份，一份寄给客户，一份留底。

3、安排印绣花开版，如果初样的印绣花代用，就必须提供正确的印绣花版给客户确认，如有可能，尽量安排齐色的印绣花版，因为在生产大货前必须先让客户确认齐色的印绣花版。

但需要特别注意，寄给客户的印绣花版也需留底，从事外贸的应注意做好留底工作。

3.2订单评审，确认订单进度

在客户确认下单并确认数量配比后，应对订单做出评审，主要需落实以下事项：

1、确认是否接单；

2、确认生产单位；

3、评估下单时间、上线时间、下线时间及生产周期；

进度评审表是对整个订单价值及整个生产周期的评估，是一种计划，一旦确定计划，就务必要按照整个计划表去执行，否则将影响货期。

3.3核对成本，确认价格

在回应客户是否接单之前，务必要在审核一下报价表，因为，价格是决定订单利润的因素，一旦价格偏低，那么盈利空间也势必会降低。

主要包括以下几个方面：

第一、再次审核之前的报价是否准确无误，接单后，我们就对客户的要求有了更深的了解，这时再去审核报价思绪就更加清晰，报价也就更加准确。

第二、确认报价的有效期是否有效，尤其是主要物料的价格是否有效；

第三、如果客户需要测试或增加物料，那么应酌情考虑另外收取相关费用或增加价格；

第四、如果价格术语变动，则应及时咨询相关部门，确认改变价格术语后的价格增减；

第五、对于需要配额的产品，务必要弄清产品价格是否包含配额，因此，务必要在合同上表达。

同时，配额政策也是相对不稳定的，所以我们需要及时咨询相关部门，如果产品价格要包含配额，那么我们需进一步调整价格。

3.4做外销合同，确认付款方式

订单评审主要为了确认货期，重核成本为了确认价格，这时我们还需跟客户确认付款方式，这可是最重要的，因为这直接影响着我们是否能顺利收到货款，而外贸的最大陷阱也常常存在付款方式上。

因此在付款方式方面，无论如何，我们都不能做出太大的让步。

通常，对于多数客户，尤其是初次合作的客户，我们应该采用30�POSIT，70�FORESHIPMENT。

这是最稳当的，在收到30%订金后，即便客户取消订单，那么30%订金再加上现货货款也不吃亏。

但可以针对客户的价值、信用等作出适当的让步，如70�TERRECEIVINGCOPYOFB/L，这时，一旦客户不要货物，我们最多增加了承担往返运费的风险。

多数大客户会采用信用证，一般来说，如果货款较大，我们可以接受。

但采用L/C付款的，在审核信用证时务必用十分仔细，这也是外贸中容易设置陷阱的一个地方。

在确认了货期、价格〔含贸易术语和港口〕、付款方式后，我们就应做外销合同，并要求客户回签。

如果有可能，应寄合同正本一式两份并要求客户回签一份，当然如果客户有特殊要求将另行处理。

但至少也应让客户回签合同扫描稿或稿。

3.5确认订单细节，做生产制单

订单细节确实认，是十分重要的一个环节，确认资料也应做好存档，如果产生纠纷，那么确认资料就是证据。

如何确认订单细节，也是业务员经验的一个表达，在确认订单细节时，务必预计生产中可能碰到的各种问题，有条理地去理清各种订单细节。

确认订单细节可以按以下的顺序来处理：

1、颜色组合及数量配比；

2、面里料的品质、颜色、部位；

3、辅料的品质、颜色、部位、用法和数量等；

4、包装材料的品质、颜色、内容、规格、数量等，主要有吊牌、胶袋、不干胶、干燥剂等

5、包装方式确实认，主要有：

吊牌的挂法、不干胶的贴法；

6、纸箱材质、箱唛内容及封箱方式；

7、装箱方法、配比以及箱规。

8、尺码表及度量示意图。

4生产阶段

4.1下生产制单，开产前会议

生产制单务必要仔细地表达订单细节，主要包括以下内容：

1、制单明细表，主要包括以下内容：

第一、款号、品名、色组、配比等基本信息；

第二、物料的名称、规格、颜色、数量以及部位或用法；

第三、工艺说明、重要提醒以及相关备注；

第四、要求提供的相关样品及交期，主要有大货布、辅料卡、产前样和船样；

第五、装箱方法和箱唛；

第六、制单人、审单人、核准人等相关人员的签名；

2、款式图、配色图、工艺图：

表达颜色代号，能帮助更直观地了解制单，并说明相关工艺。

3、辅料单：

主要是带客户LOGO的辅料及其他不常见的辅料和吊牌、胶袋、不干胶、箱唛等的示意图、内容、颜色、规格等。

4、印绣花图：

包括图案内容、颜色、规格和位置。

5、尺码表、度量示意图；

6、订单评审表：

供各部门了解生产计划；

7、成本核算表：

供相关部门控制物料成本及工价；

下完生产制单后，应召集相关部门开产前会议，对制单重点加以强调，对制单存在的问题加以修改和补充，产前会议记录要分发给各个部门。

4.2确认色卡和相关开版意见

在下制单的同时，应该将客户确认的色卡及辅料、印绣花意见传达给各相关部门，并做好以下存档工作：

1、面料的品质样及色卡

2、辅料确实认样；

3、印绣花确实认样；

4.3跟踪物料进仓状态，确认大货物料品质

物料进仓后，要对物料品质进行检验，如有问题要及时解决。

对于未按进度及时进仓的物料，要跟催采购部门；

4.4确认产前样，安排开裁

在相关物料进仓后，就应安排做产前样。

产前样是给工厂参考的样品，因此，产前样的正确与否，将决定大货的正确与否。

安排和查验产前样时，应注意如下几点：

1、产前样的所有物料细节及工艺做法应当严格安装制单要求及工艺图；

2、产前样的尺寸应符合尺码表，如有任何问题，应尽快与技术部门查验，防止版型出错；

3、如部分物料未进仓但又急着上线，可考虑用代用物料生产，但务必要表达正确的工艺做法，寄样时应告知客户哪些物料代用。

产前样寄出后，应及时跟踪寄送情况，并催促客户尽快给出意见。

客户给出意见后，应第一时间传达给相关部门并确认开裁。

4.5跟踪生产、验货

确认开裁以后，接下来主要要靠跟单人员去跟踪了，应要求跟单人员每个星期及时更新大货生产状态，从而对整个生产有全面的了解，一旦有任何问题，应配合跟单人员妥善解决和处理。

很多公司在大陆有办事处，有专门的QC人员负责查货，要求比较严格的会多次过来验货，一般有头期、中期和尾期等多次验货。

这时，我们应妥善处理好与客户QC的联络工作，并安排我方QC人员妥善接待。

4.6确认胶袋规格和箱规

在有部分成品后，应安排相关人员提供胶袋规格和箱规，并告知采购部，一般至少在寄船样前七天提供胶袋规格，在出货前七天提供箱规。

如果客户对胶袋规格和箱规要求比较严格，那么应提早安排并发给客户确认。

如果客户有提供胶袋规格和箱规，那么应通知相关部门对其进行审核，如有问题，应及时反馈给客户。

5.出货阶段

一般在出货前十天左右，就应要寄送船样给客户确认，之后就应配合跟单员、单证员和工厂处理出货事项。

5.1确认船样，尾期查货

在客户没有指定QC过来验货的情况下，在出货前应寄送船样给客户，得到客户确实认后，方可出货。

因为船样的作用就相当于尾期查货，确认了船样，就等确认了大货。

实际操作中，船样往往会被遗漏，直至快要出货时才被注意，对于船样，我们应注意以下问题：

1、在进度表上，表达船样一项，在出货前半个月应催要船样，船样应经过相关QC人员查验后方可寄送；

2、告知相关部门，必须等待客户确认船样后方可出货，以让相关部门能提醒我们确认船样。

3、船样必须要留底保管，如果出货后存在产品问题纠纷或者日后翻单时，船样将会派上用场，还有，可以将船样挂在样品室，说不定会引起其他客户的兴趣并带来订单。

当然，不少公司并不要求船样，但出货前会派QC员过来尾期验货，并出示验货报告，而那份验货报告就是货物出厂的通行证，所以，应通知工厂和我方QC人员配合客户QC做好尾期验货工作。

5.2联系货代，安排订柜、确认装运具体细节

在跟催船样的同时，也应跟催订柜的相关事项，确认最终船期及装运的具体细节。

如果是整柜，则一般会有拖车到工厂直接装柜；如果是散柜，则需将货物运到货代仓库，这时应追踪进仓图和运送情况。

5.3备齐单证、结算货款

货物装柜的同时，应做好相关的商业发票、装箱清单等，同时从货代公司取得提单。

根据付款方式的不同，货款结算也会存在差异。

T/T方式的务必要在客户拿到正本提单前，结清货款；L/C方式的务必要提前备好相关的单证，尤其是需要客户开具的单证。

6.售后阶段

出货后，并不意味着所有的工作也都结束了，这里我们主要归纳为以下三个方面的工作。

6.1货款核销，申报退税

跟客户结清货款后，应到外汇管理局办理核销，然后凭工厂开具的增值税发票到国税局办理退税。

6.2结算利润，订单总结

办理退税后，结合实际收取的货款，好好核算一下获得的利润。

最后，就要根据整个订单的实际操作情况对订单进行总结，从而积累相关经验。

这也是极具重要意义的一个环节。

6.3了解到货情况，调查客户满意度

出货后，应估计客户什么时候能收到货物，并追踪客户意见，调查客户的满意度，并记录存档。