北京工商大学电子文件归档与管理组织暂行办法.docx

北京工商大学电子文件归档与管理组织暂行办法.docx

《北京工商大学电子文件归档与管理组织暂行办法.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《北京工商大学电子文件归档与管理组织暂行办法.docx（12页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

北京工商大学电子文件归档与管理组织暂行办法

北工商校发〔2013〕31号

关于印发《北京工商大学

电子文件归档与管理暂行办法》的通知

各单位：

现将《北京工商大学电子文件归档与管理暂行办法》印发给你们，请遵照执行。

北京工商大学

2013年6月4日

北京工商大学电子文件归档与管理暂行办法

第一章总则

第一条为了规范学校电子文件的归档与管理工作，保障电子文件的真实、完整、安全，根据国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》等有关法规，结合学校实际情况，特制订本办法。

第二条本办法适用于北京工商大学各单位产生的电子文件的归档与管理。

第三条术语和定义：

电子文件：

在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等介质上，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以进行网络传递的文件。

归档电子文件：

指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

逻辑归档：

在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

物理归档：

把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向校档案馆归档的过程。

电子文件的真实性：

对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

电子文件的完整性：

电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

电子文件的有效性：

电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

背景信息：

描述电子文件生成的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

元数据：

描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

迁移：

指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。

第二章管理体制和职责

第四条各单位应根据本办法，建立电子文件归档与管理工作制度和管理网络。

第五条文件形成部门负责电子文件的形成、承办、运转、收集、登记，确保其真实性、完整性、有效性和安全性，并定期向档案管理部门移交；档案管理部门应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。

第六条为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用，从电子文件产生时就应按照制度要求，妥善管理，以确保其不散失、不损毁、不失真。

第七条归档的电子文件，实行集中统一管理。

档案部门要确保电子文件能够被识别。

第三章电子文件的收集

第八条电子文件的收集范围：

学校各项活动中产生的、具有查考利用价值的电子文件及相应的背景信息和元数据。

电子文件的信息类型包括：

（一）文本类文件：

用文字处理技术形成的文字文件、表格文件。

（二）图像文件：

采用扫描仪、数码相机等设备生成的静态图像文件。

（三）图形文件：

采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。

（四）影像文件：

通过计算机影像处理技术形成的记录影像的文件。

（五）声音文件：

通过计算机声音处理技术形成的记录声音的文件。

（六）超媒体链接文件：

用计算机超媒体链接技术制作的文件。

（七）程序文件：

计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支持软件和应用软件的源程序及其开发、编译工具。

（八）数据文件：

用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。

第九条收集要求：

（一）各单位应依据本办法以及纸质文件的归档范围，结合实际情况，积极配合档案馆做好电子文件的收集归档工作。

（二）在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子文件的安全性。

第四章电子文件的归档

第十条电子文件归档范围参照纸质文件的归档范围，并应包括相应的背景信息和元数据，详见《北京工商大学档案管理办法》。

第十一条逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。

第十二条电子文件的归档格式：

（一）文字型电子文件以XML、RTF、TXT、PDF为通用格式。

（二）静态图像电子文件归档时统一转换为TIFF、PDF或JPEG格式。

（三）视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

（四）音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

（五）其它格式的电子文件，归档时应在存储载体上同时备份相应查看软件。

第十三条电子文件的归档要求：

（一）“双轨制”归档：

电子文件与相应的纸质或其他载体形式的文件共同归档，并在内容、结构和相关描述上保持一致。

（二）归档保存的电子文件一般不加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。

（三）通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

（四）电子文件归档后仍要在原部门计算机硬盘或光盘上保留一年方可销毁。

第十四条归档电子文件的移交：

（一）每种格式的电子文件均应由信息部门在《北京工商大学电子文件登记表》中登记（见附件1）。

每份电子文件均应由文件形成部门在《北京工商大学电子文件目录》中登记（见附件2），上述两种表格应与电子文件一并向档案馆移交。

（二）文件形成部门在移交电子文件之前，档案馆在接收电子文件之前，均应对电子文件的载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接，检验结果分别由移交部门、接收部门填入《北京工商大学归档电子文件移交登记表》（见附件3）。

第五章归档电子文件的整理

第十五条归档电子文件按照《北京工商大学档案管理办法》进行整理，以件为单位，每张光盘为一件。

档号编号方案为：

EA—年度—分类号—件号（EA为电子档案缩写）。

第六章电子档案的保管与统计

第十六条电子档案存储与保管的要求：

（一）存储载体：

采用一次写光盘；一式三套，注明电子档案档号。

（二）存储电子档案的刻录光盘应有说明文件和归档电子档案目录信息。

（三）电子档案刻录光盘每两年要机读抽检一次，抽检率不低于10%。

（四）电子档案刻录光盘每满四年应转存一次，原载体保留时间不少于四年。

（五）电子档案刻录光盘的保管应采用专门的保护设备，竖立存放在防光、防磁、防有害气体的装具中，温度控制在17～20℃；相对湿度控制在35%～45%。

（六）档案保管部门应定期将检验结果填入《北京工商大学电子档案管理登记表》（见附件4）。

（七）系统设备更新或系统扩充时，应及时对归档电子文件进行迁移，并填写《北京工商大学电子档案迁移登记表》（见附件5）。

第十七条档案馆按照年度对电子档案的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第七章电子档案的鉴定、利用

第十八条电子档案的鉴定销毁的要求：

（一）电子档案的鉴定销毁，参照纸质档案的规定和程序执行。

（二）销毁保密的电子档案除履行审批手续外，应连同不可擦除的刻录光盘一同销毁，并在网络中彻底清除。

第十九条电子档案的利用要求：

（一）封存的电子档案不得外借。

（二）未经批准任何人不得擅自复制电子档案。

（三）保密电子档案的利用参照纸质档案的国家有关规定和办法执行。

第八章附则

第二十条本办法由北京工商大学档案馆负责解释。

第二十一条本办法未尽事宜，参照国家有关电子文件的标准与规定。

第二十二条本办法自公布之日起执行。

附件：

1.北京工商大学电子文件登记表

2.北京工商大学电子文件目录

3.北京工商大学归档电子文件移交登记表

4.北京工商大学电子档案管理登记表

5.北京工商大学电子档案迁移登记表

附件1：

北京工商大学电子文件登记表 

文件

特征

形成部门

完成日期

载体类型

载体编号

通讯地址

电话

联系人

设备

环境特征

硬件环境

网络服务器型号：

制造厂商：

其他：

软件环境

（型号、版本等）

操作系统

数据库系统

相关软件（文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等）

文件记录

特征

记录结构

（物理、逻辑）

记录类型

口定长

口可变长

口其他

记录总数

总字节数

记录字符、图形、音频、视频文件格式

型号：

数量：

备份数：

文件载体

型号：

数量：

备份数：

制表

审核

填表人（签名）年月日

审核人（签名）年月日

附件2：

北京工商大学电子文件目录

文件

编号

题名

形成

时间

文件稿

本代码

文件类

别代码

保管

期限

备注

注：

①文件稿本代码为：

M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件。

②文件类别代码为：

T-文本文件；I-图像文件；G-图形文件；V-影像文件；A-声音文件；O-超媒体文件；D-数据库文件；P-程序文件。

附件3：

北京工商大学归档电子文件移交登记表

移交单位

移交时间

移交人

移交文件数

文件起始日期

检验项目

移交单位

接收单位

载体外观检验

病毒检验

真实性检验

完整性检验

有效性检验

技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检验

检验人

接收单位

接收时间

接收人

移交单位签章接收单位签章

附件4：

北京工商大学电子档案管理登记表

归档电子

文件设备

情况登记

新设备兼

容性检验

磁性载体

转存登记

填表人（签名）年月日

审核人（签名）年月日

单位（盖章）年月日

附件5：

北京工商大学电子档案迁移登记表

源系统设备情况

硬件系统：

系统软件：

应用软件：

存储载体：

目标系统设备情况

硬件系统：

系统软件：

应用软件：

存储载体：

被迁移电子档案情况

记录数：

字节数：

迁移时间：

操作者：

填表人（签名）年月日

审核人（签名）年月日

单位（盖章）年月日

北京工商大学学校办公室2013年6月4日印发