实用参考银行第二中心支行合同管理实施细则doc.docx
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实用参考银行第二中心支行合同管理实施细则doc
ⅩⅩ银行第二中心支行合同管理实施细则
目的
为进一步规范合同管理，明确职责，加强风险控制，保障和促进各项业务的健康发展，依据总行《ⅩⅩ银行合同管理办法》（ⅩⅩ银发[ⅩⅩ]438号），结合本行工作实际，制定本实施细则。
适用范围
本细则适用于中心支行各部门、各支行。
定义、缩写和分类
3.1本细则所称合同，是指本行与外部自然人、法人、其他组织之间订立的用于设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议。
书面协议是指合同各方经协商一致而以合同书、协议、信件、函件、意向书、同意书和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等能有形地表现所载内容的书面
约定。
本细则合同分为格式合同和非格式合同两类。
3.2合同管理是指按照本行内部控制与风险管理的要求，对合同的制定、使用、谈判、审查、审批、签署、履行、保密、披露、保管等行为进行规范的活动。
3.3相关定义：
格式合同：
是指为反复使用而预先拟定的，并在订立合同时未与对方协商的条款且合同当事方不得对已设定条款进行修改的合同，如信贷业务合同等。
非格式合同：
是指没有相应的格式合同文本，由合同承办单位自行起草或交易对方提供的合同，如装修合同、租赁合同、买卖合同等。
合同承办单位：
是指需要对外签署合同的单位。
包括，中心支行各部门或各管理行。
业务主管部门：
是指合同承办单位的上级业务主管部门。
业务主管部门也可以是合同承办单位。
格式合同所依据的管理办法、规章制度及操作规程的制定部门为格式合同业务主管部门。
业务相关单位：
合同具体业务内容所涉及的相关单位。
包括，中心支行各部门或各管理行。
4.职责与权根
部门/岗位职责与权限
法律合规部合同实行统一归口管理：
中心支行法律合规部负责本行合同的统一管理。
包括：
负责制定本行合同管理制度，合同条款的合法合规审查，归集并提示合同法律风险，监督及检查合同法律意见落实情况，协助处理合同的纠纷等。
合同审查实行分级授权管理制度：
中心支行法律合规部负责本行各业务部门及所辖管理行提交审查的合同文本合法合规性审查。
合同承办单位起草非格式合同文本；
非格式合同的业务审查、谈判；
格式合同及非格式合同的签署及履行，处理纠纷；
已签署合同档案的整理、保管；
建立、维护本单位的合同管理台账、定期报送相关统计信息。
业务主管部门根据总行相关规定及中心支行业务特点，编制合同使用和填写要求；格式合同及非格式合同的业务审查；
负责本业务条线格式合同推广培训等；
协助合同承办部门处理合同的纠纷。
业务相关单位配合合同承办单位及其业务主管部门，参与制定、讨论，对合同文本提出意见。
协助合同承办部门处理合同的纠纷。
5.原则与基本规定
5.1合同管理应遵循依法合规、流程规范、分工配合等原则。
5.2本细则由中心支行法律合规部负责解释。
5.3本细则自发布之日起施行，原《ⅩⅩ银行第二中心支行合同管理实施细则》（ⅩⅩ银二支[ⅩⅩ]85号）废止。
本细则未尽事宜，按照总行《ⅩⅩ银行合同管理办法》（ⅩⅩ银发[ⅩⅩ]438号）执行。
6.管理操作规定
阶段管理要求/操作要求风险点描述
6.1格式合同6.1.1格式合同制定：
总行制定并下发格式合同。
中心支行如有使用格式合同的需求，可向总行业务主管部门提出申请，由总行业务主管部门审查同意后发起制定，
6.1.2格式合同管理职责划分：
（一）格式合同使用中相关问题，由业务主管部门统一向总行业务主
管部门反馈。
（二）空白格式合同的保管、分发及销毁等管理职责由运营部负责。
（三）合同承办单位需要对办理具体业务使用的格式合同加盖印章由综合管理部（或行内制度规定的其他部门）负责。
（四）已签署并加盖中心支行印章的格式合同由合同承办单位按照本行相关业务档案管理办法进行整理、保管和管理。
6.1格式合同6.1.3格式合同的使用和推广
总行有相应格式合同的，合同承办单位应当优先适用，并确保使用现时有效的最新版本。
使用格式合同叙作具体业务时，除合同必填项的填写、选择项的选择外，不得对格式合同作任何修改。
特殊情况下，使用格式合同确实存在困难的，或者需要根据个案要求修改个别条款的，应当经合同承办单位主管行领导同意后，按照非格式合同审查要求履行程序。
对以上按规定的情形所作修改，应以该个案所必需为限，且不得将以此方式修改后的版本普遍适用于同类其他具体业务，致使变相取代相应格式合同。
若需适用于同类其他具体业务，应当说明。
6.1格式合同6.1.4已签署并加盖本行印章的格式合同管理
信贷类格式合同文本签署后由合同承办单位按照《ⅩⅩ银行信贷档案管理办法》管理。
信用卡相关格式合同文本签署后由合同承办单位按照《ⅩⅩ银行信用卡档案管理办法》管理。
其他格式合同文本签署后按照合同承办单位的业务主管部门的规定管理。
没有管理规定的可参照本办法关于格式及非格式合同的保管与信息管理相关规定执行。
6.2非格式合同6.2.1非格式合同管理职责划分：
（一）非格式合同的起草、谈判、送交审查、送交审批及签署由合同承办单位负责。
（二）非格式合同的业务审查由合同承办单位及其上级业务主管部门负责。
（三）非格式合同的合法合规审查由合同承办单位相应级别的法律合规部负责。
（四）非格式合同加盖印章由综合管理部（或行内制度规定的其他部门）负责。
（五）已签署并生效的非格式合同档案由合同承办单位管理。
6.2非格式合同6.2.2合同承办单位可采取以下方式起草非格式合同：
（一）参照经过审查的已签约合同文本，或参照业务主管部门或法律合规部下发的参考文本；
（二）选用国家或行业的合同示范文本，但对具体条款应当根据实际情况适当修改；
（三）无上述参照文本或示范文本的，可由合同承办单位根据实际情况予以拟定；
（四）对方提供相应合同文本的，应结合业务实际需求进行修改。
6.2非格式合同6.2.3非格式合同的参考文本：
业务主管部门可以结合总行相关部门要求，根据实际业务情况，下发非格式合同参考文本，供辖内合同承办单位在起草合同时参考。
下发非格式合同参考文本，应以红头文件形式通过协同办公系统
下发。
总行或中心支行已下发非格式合同参考文本的，合同承办单位起草合同时应当优先参考适用。
根据具体业务对参考文本进行修改的，应当将修改的内容，及其修改理由向业务审查部门及/或法律审查部
门说明。
6.2非格式合同6.2.4非格式合同的谈判
有下列情形之一的，合同承办单位可邀请法律合规部及其他相关部门参与谈判，必要时可聘请外部专家：
（一）涉及新的业务领域、交易模式或产品结构的创新性业务；
（二）融资结构复杂或涉及境外客户的项目融资和银团贷款；
（三）法律关系复杂、涉及多方的债务重组和资产处置业务；
（四）涉及本行重大利益的业务和事项。
对于本行相关部门及/或会议出具的书面意见，包括法律意见、审查意见、讨论意见、会议记录等，合同承办单位在谈判过程中应结合业务实际，以适当的方式贯彻落实及对外提示。
不得以复印、传真、电邮或任何其他方式直接将上述书面意见交付谈判对方。
6.2.5非格式合同的审查
非格式合同必须经过业务审查及法律审查方可对外签署。
6.2非格式合同6.2.6非格式合同的业务审查
合同承办单位应先对非格式合同进行业务审查，确保合同业务内容完备，符合法律法规、金融监管规定和本行内部规章制度、合同相对方具备签约资格和履约能力以及合同内容逻辑清晰、条款齐备、文字表述准确、多份合同、文件之间的一致性、同份合同之间前后的一致性。
合同承办单位拟签合同业务内容应当按照业务条线管理规定报业务主管部门审批同意。
拟签订的合同影响重大或关系复杂的，合同承办单位应当组织相关业务部门进行分析讨论，最大限度减少合同各类风险。
6.2非格式合同6.2.7非格式合同的法律审查
非格式合同的法律审查，以业务审查意见的出具为前提，通过协同办公系统以《业务申请审批单》或书面形式转交法律合规部。
转交法律审查时，应当一并转交业务审查意见材料或对业务审查情况做出说明。
非格式合同法律审查流程图参见附件。
中心支行制定非格式合同的，应当由合同承办部门起草、谈判后，交中心支行法律合规部门审查。
非格式合同涉及的业务需要总行对口业务主管部门进行业务审查或审批的，应当将中心支行法律合规部的法律意见一并提交总行对口业
务主管部门。
6.2非格式合同6.2.8《合同信息及审查意见表》填写要求：
应完整填写。
审查合同所需的相关材料应当齐备。
业务审查意见应当明确。
合同承办单位向法律合规部送审合同，应据实对急缓程度予以说明，未予说明的，按普通合同处理。
综合管理部在对非格式合同用印时应当查看《合同信息及审查意见表》，在符合行内用印审批手续的前提下，如意见表中“合法性审查意见”栏选择“可供参考的法律意见”或“无法律意见”时可予以用印；如意见表中“合法性审查意见”栏选择“应当修改的法律意见”并同时附有法律意见时应当核实是否有“法律审查人”或“送审部门主管行长”签字后方可用印。
合同签署后应将表格与合同原件及审查资料一同归档保存。
6.2非格式合同6.2.9不需要履行法律审查程序的情况：
1、同一部门的同类业务所使用的合同，之前已经过法律审查的；
2、合同承办单位拟使用的合同为同业惯用版本或行业通用版本
的；
3、文本内容仅为费用核算、计算依据等业务或技术条款的；
4、合同承办单位已外聘律师起草或/和审查的合同，并经合同承办单位确认意见一致的。
6.2非格式合同6.2.10不予法律审查的内容：
（一）合同的金额、履行期限、履行流程、履行方式、履行质量等应由合同承办单位确定的合同基础问题；
（二）涉及合同具体业务内容等应由合同承办单位及业务主管部门确定的专业问题。
6.2非格式合同6.2.11法律审查材料补充及退回：
法律合规部在审查合同的过程中有权要求合同承办单位补充相关材料，合同承办单位应及时按要求补充。
出现下列情况，法律合规部有权退回：
（一）合同未经业务主管部门或相关会议、委员会批准同意；
（二）合同内容与业务主管部门或相关会议、委员会批准的内容不一致；
（三）合同未出具业务审查意见的：
（四）送审合同材料不全，经多次补充仍无法补充齐全的；
（五）送审合同不规范，不具备合同的基本内容、基本条款，或者内容表述不清、文理不通，无法出具法律意见的；
（六）其他应当退回的情况。
6.2非格式合同6.2.12法律审查意见出具和落实：
法律审查意见的用语须明确、简练、易懂，意见内容应当能够涵盖合同主要法律风险。
合同法律意见应当分为“应当修改的法律意见”，“可供参考的法律意见”和“无法律意见”三种。
对于“应当修改的法律意见”合同承办单位必须修改合同，并由法律合规部审查人员在《合同信息及审查意见表》签字确认后方可加盖公章，如确实无法采纳的，应由合同承办单位主管行长签字确认后即可加盖公章。
对于“可供参考的法律意见”合同承办单位可在有效维护我行权益并有效控制风险的前提下自主决定是否采纳后，加盖公章。
对于“无法律意见”的合同，合同承办单位可即加盖公章使用。
法律审查意见仅作为合同承办单位签署合同的决策法律参考，对合同业务内容的可行性、合同收益与风险的综合分析判断应当由合同承办单位独立作出或请示业务主管部门最终决策。
6.2非格式合同6.2.13合同法律审查时限
法律合规部审查合同，应当按照合同的急缓程度，在合理工作时限内完成。
前款所指工作时限，由法律合规部根据实际具体规定。
一般合同审查的回复时限为法律合规部收到《合同信息及审查意见表》、相关合同文本及完整补充材料之日起5个工作日；重大、疑难合同审查的回复时限可根据实际情况延长。
本条一般合同是指法律法规规定明确、法律关系比较简单、无争议或争议不大、风险较低的合同。
本条重大、疑难合同是指法律法规规定不明确、法律关系比较复杂、争议较大、风险较高的合同。
法律合规部在收到合同承办单位的《合同信息及审查意见表》后确定是否属于重大、疑难合同。
需要委托外聘律师事务所或其它相关机构进行合同审查的，应根据合同所涉法律合规问题的难易程度和工作量，要求律师在一定期限内完成。
一般情况下，自委托之日起10个工作日内完成，由委托部门跟进、监督。
合同承办单位应保障法律合规部及外聘律师合理必要的审查时
间。
6.2非格式合同6.2.14法律合规部对于审查过程中发现的具有普遍性的法律问题，应及时整理和汇总，对提示法律风险。
对于本行非格式合同文本法律审查过程中发现的疑难法律问题，法律合规部应及时与总行法律合规部门沟通和解决，有效防范合同审查法律风险。
法律合规部应当定期总结归集本行合同审查的法律问题，向总行法律合规部书面汇报。
6.3格式及非格式合同的签
署6.3.1合同签署前，合同承办单位应根据法律、法规、规章及本行相关规章制度的规定履行内、外部审批手续。
6.3.2合同承办单位应以其所属机构的名义对外签署合同，不得以部门名义对外签署。
6.3.3合同承办单位应依据本办法及本行其他相关规章制度规定的程序签订合同，不得逆程序操作，不得倒签合同。
6.3格式及非格式合同的签
署6.3.4合同签署前，合同承办单位应按下列要求进行复核：
（一）合同主体的名称与身份证件、营业执照或机构代码证等主体资格证明文件相一致；
（二）凡不需填写的空格，应划线，不应留有空白；
（三）合同文本中的选择性条款应进行选择；
（四）主从合同及其附件编号相互衔接；
（五）应对合同进行编号；
（六）如果存在外文文本的，应核对中外文文义的一致性；
（七）签署方式是否与合同约定方式相符；
（八）其他应予复核的事项。
6.3格式及非格式合同的签
署6.3.5合同的签章应符合以下要求：
（一）单位客户应使用单位公章或合同专用章，并由本机构法定代表人或其授权代理人签名或加盖人名章；
（二）自然人客户应签字（必要时可加摁手印），且原则上应当面签署；
（三）多页合同的，应加盖骑缝章；
（四）合同文本确定后，如需涂改，应由各方当事人在涂改处签
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章；
（五）对外签订合同时应按照本行印章管理的相关规定、用章程序及用章要求加盖印章，一般情况下应同时由本行法定代表人（负责人）或其授权代理人签名或加盖人名章。
授权签署合同的，应当签署授权委托书。
本款规定如果行内规章制度有其他规定，可遵照办理。
6.3格式及非格式合同的签署6.3.6合同承办单位负责核实对方当事人签章的真实性、有效性。
6.3.7合同签署后，合同承办单位应负责以下事项：
（一）根据相关规定向外部监管机构报备；
（二）对于依法经登记或批准方可生效的合同，办理登记或批准手续；
（三）为维护本行利益，在需要时根据合同双方协商情况向有关部门办理登记、公证等手续。
6.3格式及非格式合同的签
署6.3.8为了解本细则的执行情况，法律合规部有权随时调阅各合同承办单位已签署的任何合同文本。
在接到法律合规部的调阅合同文本要求后，合同承办单位应及时把法律合规部合同文本调阅清单上列举的合同文本复印后送交法律合规部或扫描后发送法律合规部。
6.3.9法律合规工作人员监督、检查本行及辖内机构执行本细则的情况。
6.4格式6.4.1合同生效后，合同承办单位应及时、准确地行使合同权利、履
及非格式合同的履行行合同义务，维护本行权益，防范和避免违约风险。
6.4.2合同承办单位应监控合同的履行情况。
在合同对方当事人违约的情况下，应及时采取合法有效的救济措施。
6.4格式及非格式合同的履行6.4.3合同履行中若发生争议，合同承办单位应及时与对方当事人协商。
经协商达成一致意见的，如该协商意见涉及合同变更、责任认定、条款理解等情形，应签订书面协议；协商无法解决的，合同承办单位应注意在法律规定的时效内及时根据合同约定通过诉讼或仲裁方式解决。
纠纷处理过程中，XX或批准，相关经办人员不得向对方当事人作出实质性的口头或书面的答复或承诺。
相关部门应当根据审核签署后的合同条款履行付款手续。
未按合同条款履约或者未签订书面合同的，相关部门有权拒绝付款，并向有关领导汇报。
6.5格式与非格式合同的保密及信息披露6.5.1合同承办单位及各经办单位、审查单位及其工作人员，均应按照《ⅩⅩ银行保密管理规定》对合同内容履行保密职责，不得泄露或不正当使用本行或对方当事人或合同约定的商业秘密。
6.5.2合同承办单位对拟制定的合同应当先履行定密程序。
6.5.3需要向对方当事人披露本行商业秘密或者其他秘密信息的，合同承办单位应与对方当事人签署保密协议、要求其提交保密承诺书或者在合同中约定相关保密条款。
6.5.4根据法律、法规、规章、有权监管机构要求、司法机构判决裁决要求、审计师要求等应予对外披露的合同信息，应由合同承办单位履行对外披露义务。
6.6格式与非格式合同的保管与信息管理6.6.1合同承办单位应当加强合同登记管理，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更等情况。
合同履行期间，合同承办单位应指定专门的合同档案管理人员，及时、完整地将合同签约正本、合同审查审批过程中的文件、合同履行过程中产生的法律文件及其他相关文件等归档保存。
授信类档案相关管理办法另有规定的除外。
非格式合同应当将《合同信息及审查意见表》及业务审查意见及法律审查意见一并归档。
6.6格式与非格式合同的保管与信息管理6.6.2借阅合同档案应办理借阅手续，保证档案安全并及时归还，不得以任何方式改变其原有状态。
6.6.3合同承办单位应当根据合同签订的先后，根据方便查询的原则及时登记所有签订的合同，建立合同信息台帐制度。
6.6.4可能涉及违约或诉讼仲裁的，合同承办单位应及时跟进，并及时将重大进展情况报告法律合规部。
7.相关文件
7.1内部合规依据
序号内部合规依据发文单位
1《ⅩⅩ银行合同管理办法》总行（ⅩⅩ银发[ⅩⅩ]438号）
（三）附件
8.1非格式合同审查流程8.2《合同信息及审查意见表》
合同承办单位
（填写电子版《合同信息及审查意见表》，提交合同电子文档，业务审查意见，相关资料电子版或扫描件等材料）
1
综合管理部（转批）
业务相关部门及法律合规部（在各自业务范围内出具意见）
1
综合管理部（转批）
1
行领导（审批）
|（转批）
综合管理部
《合同信息及审查意见表〉〉
（非格式合同法律审查适用）
送审部门送审次数第次
急缓程度普通口
紧急口紧急原因：
送审合同名称
所附参考文件名称
合同经办人联系电话
合同背景情况简要介绍
业务审查情况及意见□符合与业务相关的监管政策及行内制度□没有超越业务权限
□符合有权决策部门或会议的决策意见及要求
□对方当事人具有签约主体资格和履约能力
□文件业务内容完备，前后内容无冲突，全面真实反映谈判情况
□合同内容逻辑清晰、文字表述准确，无错字、别字、漏字，条款序号连续
其他审查意见：
合法性审查意见□应当修改的法律意见
□可供参考的法律意见□无法律意见
上述应当修改的法律意见已落实。
法律审查人：
经与对方协商，上述应当修改的法律意见无法落实。
送审部门主管行长：
注：
1、本表中的“应当修改的法律意见”，送审部门必须修改合同，并由法律合规部审查人签字后方可加盖印章，如确无法采纳的，应由送审部门主管行长签字后方可加盖印章；
2、“可供参考的法律意见”，送审部门可在有效维护我行权益并有效控制风险的前提下自主决定是否米纳。
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