采购管理中的问题分析及对策研究.docx

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采购管理中的问题分析及对策研究

采购管理中的问题分析及对策研究

——以某国际贸易有限公司为例

摘要

采购是供应链当中的一个重要环节，它对企业管理是否成功有着巨大的影响。

对任何生产企业而言，将正确的原材料和半成品以正确的价格，正确的质量在正确的时间送到正确的地点，是至关重要的。

在实际操作中，要把采购当成供应链的一部分进行管理，要想管理得当，需要注意以下几个方面的问题：

　　１、制定采购计划制定，其中包括采购商品的价格，质量，商品来源地，交货方式和运输方式等。

　　２、选择合适的供应商并确定他们的合作方式。

３、确定采购的数量和批次，防止造成不必要的库存和增国运输成本。

关键词：

采购管理供应链管理对策研究

Theproblemanalysisandcounterplanresearch

inpurchasemanage

——TakesomeinternationaltradeCO.,LTDasanexample

Abstract

Thepurchaseistheimportantlinkofthesupplychainandithasahugeinfluencetomakesurethebusinessenterprisemanagementsuccessfulornot.Toeveryproductionbusinessenterprise,itisimportanttomakesurethatyoucouldsendcorrectoriginalmaterialandsemi-processedgoodstoacorrectlocationwithacorrectpriceandqualityincorrecttime.Attheactualoperation,itisnecessitytomakethepurchaseasonepartofthesupplychaintomanage,ifyouwouldliketomakeyourmanageproperly,youshouldnoticealotoftheproblemsasfollows:

1,Drawuppurchaseplanestablishment,itincludespriceandqualityofthepurchasingproducts,thesourceofthemerchandise,thewayofhowtodelivergoodsandtransport...etc..

2,choosethesuitablesupplierandmakessurethewayofcooperationwiththem

3,makesuretheamountandbatchofthepurchasingproducts,topreventtheunnecessarystockandcostoftheincreasenationalfortune.

Keyword:

ThemanagementofpurchaseThemanagementofsupplychain

Thestudyofcounterplan

第一章绪论

1.1研究背景

我国加入WTO，正逐步与世界全面接轨，而世界经济则正在步入一个信息网络技术手段为主导的“全球化”的经济时代。

市场经济已经不仅是法制经济，也不仅是竞争经济，而是逐步走向综合全面提升管理水准的社会化经济。

目前，国际上正在掀起一场采购与供应链革新的大潮，而且，这场新大潮即将席卷中国大陆！

企业采购部门正发生着巨大而深刻的变化：

1.采购战略地位凸显。

市场竞争正由企业间竞争向供应链竞争转化，采购管理已被提升到一个前所未有的战略层面。

2.角色发生了转变。

采购职能部门不再仅仅是充当购买的单一角色，参与、制订和实施公司的战略规划，密切与供应商的关系，最大限度地降低企业战略运营风险等，成为采购职能部门需要扮演的新角色。

3.职能发生了转变。

采购部门从控制企业成本的成本中心转变成为创造利润的利润中心。

 4.地位发生了转变。

采购部门从被动服从于企业生产计划的附属部门转变成为全面参与公司战略决策的核心门。

 5.人员需求发生了转变。

采购人员从原有的闲散人员转变成为具有较高专业技能和管理知识的专业人才。

综上所述，企业面临着崭新的竞争环境，必须吸纳更多的采购管理人才，进而创造新竞争优势，才能立于不败之地！

而企业对采购管理人才的大量需求，恰好为这类人才施展才干提供了一片天地一个舞台。

文献[1]中提到对于企业而言，资源输入对应采购活动，产品输出对应销售活动。

人类社会产生了商品经济，就伴生出商业意义上的采购活动。

采购一直被认为是企业效益的最直接的源泉。

精明的企业家都知道采购价压低点，销售价抬高点，财源就滚滚而来。

到20世纪中期，全面质量管理兴起后，许多企业发现采购原来对产品的质量也是至关重要的，逐渐把质量管理延伸到供应商的生产线、设计桌，甚至供应商的供应商。

随着社会的进步，社会生产方式的演进，采购活动的内涵也在不断进化，范围在不断扩大。

采购部门的责任也越来越重，重要性也日益增大，越来越引起企业的重视。

在美国已有人提出采购经理应直接归总经理领导。

1990年起，采购管理从一般的采购技巧，供应商的选择，逐步发展到供应商的管理，以及供应链上的采购管理。

由于采购管理不善，采购了价格高质量差的物资，吞噬了企业的利润，采购部门成为企业的效益漏洞。

许许多多产品有市场的企业出现了亏损，这些企业往往只要堵住了采购漏洞，就扭亏为盈。

1.2研究目的和内容

采购管理首先要解决和完善采购体制问题。

采购体制要求建立一个先进、快速的采购决策机制，并且决策机制要运行稳定、决策正确和具有前瞻性。

然后便是进行采购工作流程化的制定，它决定了采购工作人员必须做什么、怎样做的问题，其中最关键的问题就是如何对供应商进行识别、相处、评价。

最后便是制定采购工作评价体系，评价对象包括：

整个采购体制是否完善、采购部门和个人的工作行为是否符合要求等。

采购管理就是实现对整个企业的物资供应，具体有以下四个基本目标：

1.适时适量保证供应

适时适量很重要。

物资采购不是货物进得越多越好，也不是进的越早越好。

货物进少了不行，生产需要的时候，如果没有货物供应，就会产生缺货，影响生产，这当然不行；但是货物进得多，不但会占用较多的资金，而且还会增加仓储和保管费用，是成本升高，造成浪费。

因此，采购适时适量既保证供应，又使采购成本最小。

2.保证质量

保证质量，就是要保证采购的货物能够达到企业生产所需的质量标准，保证企业生产出来的产品质量合格。

保证质量也要做到适度。

质量太低当然不行，但是质量太高不但没有必要，而且也必然会增加购买费用，也是不合算的。

所以物资采购要在保证质量的前提下尽量采购价格低廉的物品。

3.费用最省

费用最省是贯穿物资采购适中的准绳。

在物资采购中每个环节、每个方面都要发生各种各样的费用，如购买费用、进货费用、检验费用、入库费用、搬运费用、装卸费用、保管费用、银行利息等。

因此在采购物资的全过程中，我们要运用各种各样的采购策略，使总的采购费用最少。

4.协调供应商，管好供应链

物资采购要实现和资源市场的纽带作用，就要建立起与资源市场良好的关系，即协调供应商，管好供应链。

可以说，资源市场也是企业的生命线。

它不但是企业的物料来源，也是资源市场信息的来源，这些信息对企业来说是十分重要的[2]。

在本论文中我对采购管理中一些常见的问题做了浅要的分析与研究。

论文共分为五章，论文的第一章是绪论，对采购管理研究提出了一些简单的看法；在论文的第二章中简单的介绍了一些采购与采购管理方面的知识，对它们的概念做出简单的描述，并且列出了采购的演变过程和一些发展趋势；第三章对国际贸易公司做了简单描述与了解，并且提出了相关企业中常见的一些问题，并且做了简单的分析；第四章针对前一章中提出的问题进行了简单的研究并且提出一些简单的解决法案，并且简单的介绍了准时化采购的一些基本内容与方法；最后在第五章对前面的内容作了简单的总结，并且对采购管理提出了一些期望。

第二章采购与采购管理

采购（Purchasing）是指以最能满足工厂要求的形式形式，为工厂的经营、生存和主要及辅助业务活动，提供从外部引入产品、服务、技术、信息的活动。

它的工作指导思想是：

用最合理的成本，在合适的时间和地点，向合适的供应商，以商品交易的形式进行公正地购买活动，从而满足工厂生存和发展的需要。

它是工厂管理的首要工作。

2.1采购的概念

尽管人们对采购职能的绩效产生兴趣是在20世纪，但远在18世纪之前，其独立性与重要性就受到了许多铁路企业的重视。

第一本专门针对采购的书《铁路用品的解决对策——采购与处置》（TheHandlingofRailwaySupplies—TheirPurchaseDisposition）在1887年出版。

它的作者是芝加哥西北铁路公司的一名管理人员，名字叫马歇尔.科克曼（MarshallM.Kirkman）。

随着市场经济的发展、技术的进步、竞争的日益激烈，采购已由单纯的商品买卖发展成为一种职能，一门专业，一种可为企业节省成本、增加利润、获取服务的资源[7]。

采购作为一种职业涉及到各式各样的作用和业务活动，从一个组织机构到另一个组织机构，这些作用和活动就不尽相同，即使在同一个组织机构里从一个层次到另一个层次它们也不尽相同。

规定适合所有情况的单一管理办法是不可能的，因此，应变的方法对采购是特别适用的。

采购是一个由组织机构的单位实施的过程，不论是作为一种功能还是作为集成供应链的一部分，它既负责采办合适的质量、数量、时间和价格的货物，又负责管理供应商，并由此对企业的竞争优势和企业共同的战略目标做出贡献。

在商品经济条件下，采购是一个十分普遍的概念，达到政府采购，小到个人购买一种商品或服务，因此，我们可以将采购划分为广义概念与狭义概念。

广义采购是指社会采购，它是站在国民经济和社会经济活动的角度，各类社会主体为了日常消费或其他目的购买各种商品活动，其中包括政府采购、教育采购、军事采购、

医疗采购、消费采购等。

狭义采购专指企业采购，是指工商企业以赢利为目的，未提供社会最终产品或业务使用而购买生产资料的活动。

图2.1所示即为物资采购的控制流程图。

图2.1物资采购控制流程[9]

2.2采购管理

由于企业采购服务与生产经营活动，并且以赢利为目的，由此决定着企业采购面对着采购风险和投入产出问题，为了实现企业的经营目标，必须对企业采购活动和过程进行必要的计划、组织和控制，这就是采购管理。

采购管理是企业管理的重要职能，也是企业专业管理的重要领域之一。

如果企业采购处于一种自发状态，没有实施有效的计划、组织和控制职能，那么可以说企业有采购活动，却没有采购管理。

再考虑风险、资金占用、适度规模、及时性和成本等因素的条件下，通过实施科学的采购管理，可以合理选择采购方式、采购品种、采购批量、采购频率和采购地点，可以以有限的资金保证生产经营的需要，为企业降低成本、加速资金周转和提高产品质量作出积极的贡献。

采购管理者通常包括以下几项基本职能[8]：

（1）采购决策。

根据物料需要量的预测和生产计划的安排，再考虑各种影响因素的条件下，对采购活动设计的各个方面作出科学的选择。

（2）采购计划。

采购活动是大量的、经常的，采购计划是对采购活动作出的具体的细致安排和规划，是采购活动的指导性文件。

（3）采购组织。

它包括静态的组织和动态的组织。

前者是指建立采购组织机构，明确采购权限和职责，配备相应的专业人员；后者是指对采购活动的组织，包括采购招标、货源组织、订货谈判、签订合同和组织交易等。

（4）采购控制。

采购控制是指为了达到采购目标，对采购活动制定定额、规章制度、工作程序、采购标准、验货条件，机翼设计采购过程的考核、监督、评价和反馈等。

在现代企业的经营管理中，采购管理已变得越来越重要。

一般情况下，企业产品的成本中外购部分占比较大的比例，约为60%～70%，因此外购条件与原材料的采购成功与否在一定程度上影响着企业的竞争力。

采购管理是企业经营的核心内容，是企业互殴经营利润的一个重要源泉，也是竞争优势的来源之一。

随着全球经济一体化和信息时代的到来，采购及采购管理的工作将会被提升到一个新的高度。

采购管理不但要面向企业全体采购员，还要面向企业组织的其他人员（进行有关采购的协调配合工作），一般由企业的采购科（部、处）长或企业负重来承担，其使命就是要保证整个企业物资供应。

就物资采购的具体职能来说，一方面，它要实现对整个企业的物资供应；另一方面，它是联系整个资源市场的纽带。

采购管理的内容如图2.2所示：

图2.2采购管理内容示意图

1.计划

（1）接受采购请求

采购部门负责接收正是采购请求，其内容应包括：

●所需物料细想说明。

●必需物料的质量与数量。

●期望交货日期。

●采购申请人。

（2）进行采购决策

在请购单审核后要决策以下几个方面的问题：

●品种决策。

即确定采购物品的品种、规格以及功能要求。

●采购量决策。

即确定计划期内的采购数量。

●采购方式决策。

即决定是现货采购还是远期合同采购，同种物品是向同一家购买还是向多家购买，是由采购部门还是由集团总部集中采购，是否进行网上采购或招标采购。

●采购批量决策。

即确定采购的数量和批次。

●采购时间决策。

即确定采购周期和进货时间。

（3）编制计划

根据采购部门收到的正式请求编制采购计划，包括年度采购计划、季度采购计划和月度采购计划。

2.组织实施

（1）采购部门选择供应商

采购部门必须选择能够供应所需商品的供应商。

如果在当前文件清单上找不到合适的供应商，就应立刻去找新的供应商。

选择供应商时可以参考供应商分级，当考虑到某供应商的未来业绩呈上升趋势时，还应更新分级信息。

（2）采购部门向供应商订货

如果订单涉及的费用很大，尤其在一次性购买设备的情况下，往往要求供应商投标，此时需要生产和设计人员来帮助采购部门和供应商进行协商。

数量大、经常使用的细项，可以使用总购货订单的方法。

一般情况下，每年只需和供应商协商一次价格，其后一年内的价格都遵照它来执行。

中等数量的细项可以用总购货订单的方法，也可以采用个别订货的方法。

少量购买也可由需要某细项的生产单位直接与供应商联系，当然对这种采购一定要有控制措施，否则后果不堪设想。

（3）验收入库

收货部门必须检查供应商交付的货物的数量和质量，同时通知采购、会计与需要货物的生产单位。

如果货物不符合接受要求，就必须将货物退回给供应商并要求赔偿或替换，或接受仔细检验。

此时还应及时通知采购、会计与生产单位。

（4）合同监督

对签订的合同要及时进行分类管理，建立合同台帐平台,定期检查合同执行情况，并将执行过程及时输入数据库，以便对供应商作出评价。

采购部门要加强与供应商的联系，督促其按期交货，对出现的质量、数量、到货时间等问题要及时进行交涉。

同时，要与企业内部的其他部门密切配合，为顺利执行合同做好准备。

（5）购后评价和调整

对供应商供货情况和合同执行情况进行评价，更新供应商分级评估记录，以便对下一次供货进行调整。

3.监控

采购活动是企业很重要的一项工作，采购工作的好坏必然会影响到企业各项工作的如常进行。

因此，必须加强采购工作的监管与控制，降低采购风险。

采购监管与控制是采购管理工作的一项重要内容，其主要目的是为了保证实现采购工作的目标和完成采购计划。

采购监管与控制既是采购主管的重要职责，也是直线管理人员的重要职责，其主要依据是采购计划。

因为在采购的运作过程中，实际工作与采购计划往往会出现偏差，而采购监管与控制的职责就是纠正偏差的过程，采取各种措施，把那些不符合要求的采购活动纳入到正常的轨道上来，使企业稳定的实现采购目标。

采购监管与控制的目的是实现适时、适质、适量、适价、适地的“5适”采购目标。

从采购监管与控制的内容来看，主要是采购人员的控制、采购流程的控制、采购资金的控制、采购信息的收集与使用以及采购绩效的考核[2]。

2.3采购管理的演变过程

从全球范围来看，对采购管理的研究已有一百多年的历史。

在这个漫长的历史过程中。

随着世界经济的发展，采购管理的职能也发生了演变。

总的来看，采购管理的主要经历了三个阶段的变迁：

文书阶段、交易阶段、战略阶段。

在文书阶段，也就是第一次世界大战（1914年~1918年）之前，大多数企业主要把采购职能当作一种文书活动。

在这一时期没有真正意义上的采购管理。

采购职能完全处于一种被动的地位，被动的去完成企业以决策好的与采购相关的文书性工作。

此后，采购管理进入交易阶段，这一阶段大约经历了从1940年~1990年50年的时间。

在这一阶段内，采购职能在企业中的地位不断提升，很多企业意识到采购对于高层管理的作用，把首席采购官等关键采购人员提升到最高管理层，也开始从战略角度来考虑采购职能。

但这一阶段的采购主要关注的还是采购自身的交易，并没有把采购战略融入到企业战略中。

20世纪90年代以后，越来越多的研究人员开始从企业战略的高度来研究采购管理。

采购职能从以交易为基础的战术职能发展到以流程为导向的战略职能，采购战略开始融入到企业战略中来[21]。

尽管采购的历史悠久，但高效采购的重要性在20世纪中叶后才得到广泛承认，与强调运作相对立的采购策略目标是在更晚些时候才获得承认。

策略目标把重点放在采购过程、供需关系和供应表现上，为了代替传统观念上只注重产品本身的状况。

Stannack和Jones列举了采购演变过程中的四个阶段：

第一阶段，以采购产品为中心的采购。

强调产品本身，关心5个“合适”，只强调对具体产品的采购及其结果的重要性，借此，产品可以被描述和提及。

第二阶段，以运作过程为中心的采购。

强调产品本身，从只注重结果提升了一步，开始衡量形成结果的过程。

第三阶段，以采购关系为中心的采购。

强调过程和关系，拓宽思路，加入了供需方的关系以及如何利用这层关系来加强供方的质量管理和类型管理。

第四阶段，以采购表现为中心的采购。

强调最佳产品管理方法，采用综合管理的方法论来处理关系、运作和结果，并与供方联合采用这一方法论。

另一演变模式是由Reck和Long提出的，他们列举了采购的四个发展阶段，分别为被动阶段、独立阶段、支撑阶段和综合阶段。

只有通过这4个阶段，采购才能成为市场竞争的有力武器。

其他尝试追溯采购演变过程的有Syson和Morris&Calatone，他们划分了3个阶段。

Syson指出采购的中心由纯文书工作演变到一个商业层次，这一过程由强调降低成本发展到主动策划物资与物流管理的运行机制。

Morris&Calatone的3个阶段分别为文员阶段、资产的管理和利润值阶段、策略为中心的功能阶段。

然而，Jones对上述方法从两方面提出异议：

第一，以上的分阶段的方法都未涉及运作，也几乎未提及采购的发展阶段中用以评定不同机构采购功能的参照标准；第二，上述模式限制了对一些发展变量的衡量。

为弥补这些不足，Jones提出了5个阶段发展模式，分别为新生阶段、醒悟阶段、发展阶段、成熟阶段和高级阶段[19]。

表2.1列出了五个阶段发展模式的工作能力和对企业的贡献。

表2.1五个阶段发展模式

发展阶段

工作能力

预计对企业的贡献

第一阶段

新生

分散型采购

没有或很少

第二阶段

醒悟

意识到节约的潜力

文员效率提高。

通过组合可节约成本2%～5%

第三阶段

发展

采购价格或谈判能力的控制与发展

成本节约5%～10%

第四阶段

成熟

●80|20有所认识

●专业采购者

●成本降低

●启动供应商基库的管理模式

●节约成本10%～20%

●收购成本节约1%～10%

第五阶段

高级

●采购的权力下放

●有力的集中控制

●供应链管理

●节约成本25%

●所有权成本、收购成本和供应链管理成本节约超过30%

●购买的杠杆作用

●全球组织货源

●收购成本及所有权成本的理解和实践

2.4采购的未来发展趋势

美国的研究成果指出，从2000年起的今后10年内，与采购和供应链有关的未来发展趋势有以下方面[19]。

●采购和供应链管理的战略意义大大增强，重要的业务工作将包括供应商的评估、选择和管理。

●战术上的采购活动，诸如：

下订单流程实现更大程度的自动化，筛选低价位货源减少开销，标准的无争议的商品采购很可能外包给全程服务的供应商。

●大多数非战术的货项在主合同下进行采购，合同允许发货、收获和会计记账等交易能让用户去执行，用户可以从供应商和供应商联盟维持的在线数据库上选择他们所需要的。

●因特网和万维网将是电子采购的主要载体，电子采购广泛的用于采购交易，同时也是全球化的关键所在。

●在核心采办机构继续保留的同时，先导的组织机构将接纳高学历的、复合交叉性的人才来建立战略采购中心，他们通过供应链合作伙伴的选择、影像设计、组织货源、组织生产以及整合供应商的革新和贡献，来达到竞争优势。

●与供应商的联盟大大加强。

●供应链中的组织机构将更大程度的共享包括知识产权、信息、人员和其他资产在内的资源。

●通过供应商协会加强供应商的协调。

●全球供应商的发展对全球的占有率将是生死攸关的。

●将大大强调赢-赢策略的谈判

●在供应链中处于支配地位的公司将影响第一级、第二级和第三级供应商的供货决定。

●所付的价格是衡量采购工作表现的一个重要指标，同时这也被考虑为采购和供应管理对创利的整个贡献中的一部分。

●环境保护将在考虑采购时成为很重要的因素。

●采购工作职位的绝对数目将会减少，特别是战术采购方面的员工。

●在采购和供应管理方面，员工需要得到较高水平的培训，包括领导能力和感化技能。

第三章采购管理中的问题分析

——以某国际贸易有限公司为例

当今世界各行各业竞争激烈，国际贸易已经越来越受到大家的重视，自从中国加入WTO后，中国的企业与世界的联系越来越广，只有把握和适应全球的市场才能使自己的企业不被其他企业给淘汰，才能更好的立足世界。

想要更好的发展自己的企业，就必须管理好企业的各项事务，采购管理就是其中最重要的之一。

3.1某国际贸易有限公司的现状调查

3.1.1概况

以贸易全球化为首要内容的经济全球化，对我国经济和商务发展产生了深刻影响。

当前国际贸易的发展趋势和特点可以归纳为六个方面：

1、国际贸易步入新一轮高速增长期，贸易对经济增长的拉动作用愈加明显；2、以发达国家为中心的贸易格局保持不变，中国成为国际贸易增长的新生力量；3、多边贸易体制面临新的挑战，全球范围的区域经济合作势头高涨；4、国际贸易结构走向高级化，服务贸易和技术贸易发展方兴未艾；5、贸易投资一体化趋势明显，跨国公司对全球贸易的主导作用日益增强；6、贸易自由化和保护主义的斗争愈演愈烈，各种贸易壁垒花样迭出。

作为一个国际贸易有限公司，它涉及了采购、信息、销售等一系列的管理。

深入分析和把握当前国际贸易的发展趋势和特点，对于我们科学决策，在更大范围、更广领域和更高层次上参与国际经济合作与竞争，主动利用经济全球化带来的各种机遇，具有十分重要的意义。

中国是近年国际贸易增长中最显眼的“亮点”，表现为中国不仅在全球贸易总量中的份额和排名不断攀升，而且对全球贸易增量的贡献也更为显著。

自2001年加入世贸组织以来，中国在全球贸易中的排名以年升一位的速度上升。

2004年，中国对外贸易额达到11548亿美元，超过日本成为仅次于