0708供方选择和评价管理程序.doc
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供方选择与评价管理流程
明确选择方向
获取新供方信息
基本情况调查
查厂
样品
否
合格供方审批
采购部录入ERP
进入合格供方名册
合作协议书
签订协议书
质保协议书
正常供货
供方优化
取消资格
合格供方控制
否
定期考核
列入供方档案
1、目的：
对供方进行评价和选择，以保证供方长期、稳定地提供质优、价格合理的物料或服务的能力。
2、适用范围：
适用于对公司提供生产所需材料或服务的供方的选择与维护工作。
3、定义：
3.1供方：
提供产品的组织和个人。
4、职责：
4.1采购部负责：
4.1.1组织和协调常规产品新供方的选择与评价。
4.1.2建立供方备选信息库、合格供方价格库。
4.2技术部负责新产品开发所需新供方的选择与评价。
4.3品管部负责
4.3.1建立并修订《合格供方名册》，负责《合格供方名册》的ERP录入；负责建立合格供方档案。
4.3.2供方质量保证能力的评价。
4.3.3新增供方的样品检测。
4.3.4质保协议的签定，建立供方质量档案。
4.4财审部负责供方价格的评价及扣款。
4.5总经理负责物资采购协议书的审批。
5、程序
5.1常规产品所需物料新供方的评价和选择
5.1.1采购部根据新供方选择的方向，通过已有的采购渠道、网络、报刊、各种展会等形式，获取新供方的信息。
对供方信息进行收集整理，并建立《供方备选信息库》。
5.1.2采购部每季度必须组织一次供应商公开招标工作，对公司批量生产产品所需物料进行公开招标工作。
采购部经理每年12月份编制第二年度供应商招标工作计划，根据物资分析和需求量确定招标时间和具体实施方案，报总经理批准后发送品管部、技术部和财审部配合监督执行。
5.1.3新增供方基本情况调查：
a）对新开发供方的基本情况进行书面调查，了解供方基本情况：
包括供方基本的生产设备、检测设备、信誉、供方质量体系、产品认证情况。
b）对新供方进行基本情况调查，一般采用传真/邮寄等形式，由新供方填制《供方基本情况调查表》，并附带加盖公章的企业各种证件复印件，采购部根据书面调查的情况，进行后续的评价工作。
5.1.4新供方的评价方法：
根据物资对公司的产品质量的影响程度及所购物资的价格等因素，可采取以下一种或几种评价方法对供方进行评价：
a）样品评价：
采购部供方管理员要求供方提供样品，并出具《样品验证报告》，由采购部经理签字确认后，和样品一起交品管部进行检验。
质检员根据相应检验规范对样品进行检测并在《样品验证报告》上说明检测情况。
对于品管部无检测能力的样品,由品管部委托项目负责人、实验中心，或者公司以外有检测能力的单位对样品进行检测,并填写《样品验证报告》。
《样品验证报告》由品管部经理审核，技术经理批准。
b）供方能力现场评价：
对于重要物资，在有条件的情况下，采购部应组织品管部、技术部等部门的专业人员到供方的生产现场，对其质量管理现状、生产设备、生产能力、检测手段、生产现场管理、人员结构、质量管理体系等情况进行现场评价。
评价结论记录在《供方现场评价报告》中，并由参加人员签字认可。
重要物资包括：
压缩机、电控、水泵、电机、风机、储液器、分离器、四通阀、膨胀阀、电磁阀、各种换热器、铜管等。
物资划分见《部品部件的质量等级划分规定》
c）重要物资、外包过程的新供方选择评价一般使用以上两种方法。
一般物资新供方的选择评价只需使用5.1.4中的a方法。
5.1.5根据新供方选择与评价的情况，采购部填写《合格供方审批表》，说明供方选择的情况,附相关评价资料经采购部经理审核、品管部确认后报总经理最终批准。
完成审批的新供方由品管部加入《合格供方名册》，同时录入ERP系统。
采购部只能在合格供方名册中的供应商进行选择供货，非合格供应商供货，品管部有权拒绝检验和入厂，财审部不予支付货款。
5.1.6对于通过以上评价流程的供方，采购部首先进行小批采购，经品管部检测合格、生产车间试用无问题后，采购部可进行正常采购。
5.1.7已列入《合格供方名册》的供方需增加供货新品种时，若产品工艺、加工条件和原配套产品相近时，可以只进行样品测试5.1.4中的a样品评价法，评价合格的，在该供方的供货范围内增加该产品。
5.2设计开发过程中新产品供方的选择论证：
5.2.1技术部负责编制《设计标准采购资料》。
5.2.2技术部在新产品开发过程中原则上采用《设计标准采购资料》所规定的供方，确实没有的由技术部提出书面申请，报技术经理批准后方可选择新供方。
5.2.3技术部进行的新品供方选择也参照正常产品的选择流程，由技术工程师或者项目负责人主持，进行基本情况调查和样品验证，具体执行5.1.3及5.1.4。
5.2.4根据新供方选择与评价的情况，技术部填写《合格供方审批表》，说明供方选择的情况,附相关评价资料经技术部长审核、品管部确认后交报总经理最终批准。
5.2.5以上新供方选择流程完成后，技术部将有关供方选择的资料移交品管部，包括《基本情况调查表》、《样品验证报告》、《现场评价报告》、《合格供方审批表》等。
品管部体系管理员将该供方加入《合格供方名册》。
技术部移交新产品的新供方时，要求新物资的新供方至少应在3家以上。
5.3采购协议的签订：
5.3.1对已列入《合格供方名册》的供方，采购部经理组织签订合作协议，包括《质量保证协议》和《采购合作协议书》。
5.3.2《采购合作协议》的内容包括质量验收要求、交付方式、结算方式、违约责任以及对供方的产品、程序、过程、设备、人员、质量体系的要求以及相应的《供货技术规格书》等内容。
《质量保证协议》对合格供方所供产品的质量要求、检验规范、质量责任进行规定。
5.3.3《采购合作协议》由采购部部门经理签字确认，由总经理批准。
《质量保证协议》由品管部经理批准。
协议书由双方加盖合同专用章生效。
5.3.4签订生效的《采购合作协议》和《质量保证协议》，正本送交财审部保存，采购部保留复印件。
5.3.5采购部负责建立并保存合格供方档案，其中包括
l《供方基本情况调查表》《样品验证报告》《合格供方审批表》、《供方现场评价报告》、《采购合作协议》、《质量保证协议》等供方选择流程表格。
l供方资质证件及样本：
可包括营业执照、法人登记证、税务登记证、3C认证、ISO认证等相关基本资料的复印件。
5.4合格供方的控制：
5.4.1需要时，采购部提出，组织品管部、采购部、技术部等部门不定期对合格供方进行现场评价，了解其经营管理情况，并提出质量改进要求，以促进公司采购渠道的健康发展和运行。
5.4.2合格供方在供货过程中，出现质量问题时，品管部依据双方签订之《质量保证协议》对供方执行罚款，罚款单一式三份，一份品管部留存，一份交财审部，一份交采购部传真供方确认。
5.4.3采购部根据品管部出具的质量罚款单，或者供方延期交货情况，向供方发出《供货质量异常反馈单》，执行罚款。
《供货质量异常反馈单》须经供方签字盖章认可，一周内无回复的视为默认。
采购部将经对方确认的《供货质量异常反馈单》送交财审部实施罚款。
5.4.4对供方的制裁措施：
对于供货质量连续三批不合格（包括在生产过程中发现的不合格）或连续三批延期到货且服务质量（配合度）不佳的供方，品管部取消其合格供方资格，根据签订协议罚款，或者通知财审部暂时停止支付货款。
采购部应减少订单或暂停采购。
5.4.5重大事故否决制：
合格供方在供货过程中，如果出现以下情况，采购部立即停止采购其产品，并追究其责任。
l重大质量事故一票否决制。
重大质量事故是指供方所供产品存在B级及以上质量缺陷，给我公司造成重大损失的。
l价格明显高于同期市场价。
l配合不好，处理问题态度不积极，对生产和售后服务造成延误，影响客户满意度。
5.4.6采购部根据供方的产品质量、服务、交期和价格周期情况，对合格供方不断进行优化。
5.4.7在合格供方的不断优化过程中，确保每种物资至少有3家供方，以保证公司采购渠道的畅通。
5.4.8根据供方优化选择的结果，品管部每月5号前对《合格供方名册》进行修订，增加新选择的供方，剔除不合格的供方。
5.5合格供方的考核
5.5.1品管部每个季度对合格供方进行评价考核一次，季度评价由品管部主持，技术部、财审部、制造部、销售公司、进出口公司等部门协助。
具体见《合格供方评价作业指导书》。
5.5.2对于暂停采购的供方，如继续供货，必须按5.1.4a+b条款程序重新进行评价。
5.6一次性物资的供方管理
5.6.1对于一次性采购的物资，由需求部门填写《请购单》并书面提出明确的采购要求，经部门经理签字（1000元以上采购需总经理批准）后转采购部。
5.6.2采购部联系适合的供方，并与之签订一次性采购合同，经财审部审核后执行（金额2000元以上的需报总经理批准）；并将生效的合同移交财审部，同时组织采购。
5.6.3当同类物资采购一年超过三次，则由采购部按照正常的供方选择和评价进行组织。
六、相关文件：
序号
文件编号
文件名称
备注
1.
《合格供方名册》
2.
《部品部件的质量等级划分规定》
3.
《采购合作协议》
4.
《合格供方评价作业指导书》
5.
《质量保证协议》
七、相关记录表格
序号
记录编号
记录名称
备注（ERP/OA/书面印刷/打印）
1
《供方基本情况调查表》
2
《供方现场评价报告》
3
《样品验证报告》
4
《合格供方审批表》
5
《供货质量异常反馈单》
6
《请购单》
7
《罚款单》
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