局机关公文处理规章制度.docx

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局机关公文处理规章制度

局机关公文处理规章制度

1　　第一章总则

　　第一条为使局机关的*处理工作规范化、制度化、科学化，提高*处理工作的效率和*质量，根据国家有关规定，结合厅机关实际，制定本制度。

　　第二条局机关的*处理工作应坚持实事求是的原则，严格按国家和本制度的规定进行，做到准确、及时、安全、保密。

　　第三条局办公室主管机局关并负责指导下级单位的*处理工作，主要任务是：

（一）依据国家有关规定，制定机局关*处理工作的各项具体规章、制度，并负责组织实施；

（二）负责机局关的收、发文办理及*的管理、立卷归档等工作；

　　（三）起草、校核以和局局办公室名义制发的*；

　　（四）负责*处理中的督促检查工作；

　　（五）负责*处理中的安全保密工作；

　　（六）对下级单位*处理工作进行业务指导，组织业务交流和业务培训；

　　（七）负责与*处理有关的其他工作。

　　第四条局办公室负责*处理工作的人员应具有较高的政治和业务素质，工作积极，作风严谨，遵守纪律，恪尽职守，刻苦钻研，乐于奉献。

要熟悉各种办公自动化手段，努力提高工作效率和质量。

　　第五条局机关*处理工作应当贯彻“党政分开”的原则，行政*不得对党的组织作指示，不处理党内各种事务。

　　第二章*种类

　　第六条*必须按国家规定的文种行文，*的种类主要是：

（一）命令（令）

　　适用于依照有关法律规定发布规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。

（二）决定

　　适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

　　（三）指示

　　适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的原则。

　　（四）公告、通告

　　“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

　　“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

　　（五）通知

　　适用于批转下级的*，转发上级机关秒相隶属机关的*；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。

　　（六）通报

　　适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

　　（七）报告

　　适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

（凡请上级机关指示或者批复的*，不得用“报告”）

　　（八）请示

　　适用于向上级机关请求指示、批准有关事项。

（“请示”就是“请示”，不得用“请示报告”）

　　（九）批复

　　适用于答复下级机关的请示事项。

　　（十）函

　　适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批复。

（即使是向有关主管部门“请求”批复，也不得用“请示”）

　　（十一）会议记要

　　适用于记载、传达会议情况和议定事项。

　　第三章*格式

　　第七条*一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部份组成。

（一）发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文可以用主办机关也可以用几家机关的名称，主办机关应当排列在前。

（文号应编主办机关的文号）

（二）秘密*应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。

文件的秘密等级标注在首页的右上角，密码电报的秘密等级标注在首页的密级栏内。

“绝密”、“机密”*应当标明份数序号。

　　（三）紧急*应当分别标明“特急”、“紧急”，标注在首页右角上，有秘级时，收标注在其下方位置。

紧急电报应当标首页的等级栏内，标明“特急”、“加级”、“平级”。

　　（四）发文字号，包括机关代字、年份、序号，不般位于发文机关之下，横格线之上正中位置。

年份不能简写，置于中括号内。

联合行文，只标明主办机关发文字号。

　　（五）上报*，应当标明签发人姓名，一般标注在发文字号右侧。

联合上报的签发人姓名上下排列，排列顺序与发文机关一致。

　　（六）*标题，应当准确简明扼要地概括*主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明*种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，批转*，标题应当避免使用重复用语。

　　（七）主送机关，应当写机关全称或者规范化简称，位于标题之下、正文之上顶格位置。

不便在正文之前列出主送机关的*，如“决定”、“会议记要”等，主送机关可以列在正文之后。

　　（八）*如有附件，应当在正文以后、成文时间之前注明附件名称，如有二个以上附件应当注明附件序号。

附件应当在首页左上角注明附件序号。

附件一般应当与主件装定在一起，如不能装订在一起，应当在附件首面左上角注明主件发文字号。

　　（九）*会议纪要外，应当加盖印章，印章端正盖正成文时间中上方，上沿不压正文，底边在成文时间之下。

联合行文，联合发文机关都应当加盖印章，印章从左到右排列，排列顺序与发文机关一致。

盖印章的*一般一再标明发文机关名称。

落款需署领导人姓名的，应当冠其职务。

如正文末页无空白处盖章，可另加标明成文时间并加盖印章同时在印章左上方标明“（此页无正文）”。

　　（十）成文时间以领导人签发日期为准，联合行文以最后签发领导人的签发时期为准；电报以发出日期为准。

　　（十一）文件应当标注主题词。

上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词，主题词标注在文件末页抄送机关之上。

　　（十二）*件的抄送机关标注在主题词之下、印发机关和印发时间之上。

　　第八条*的文字从左至右横写、横排。

印制文件标题一般用2号宋体字，正文用3号仿宋体字，每页19行，每行25个字。

　　*用纸一般为16开型（260×184），涉外*采用国际标准A4型（297×210）。

左侧装钉。

　　第四章行文规则

　　第九条

　　上行文：

向省人民政府、省人大、省政协、国家交通部报告、请示工作。

根据工作需要向中央有关部委汇报、请示工作。

　　平行文：

向隶属单位和地、州、市交通局布置工作，交办任务，答复请示事项。

本局各职能处室不得对外行文，厅办公室可以对外、对下行文，在职权范围内向不相隶属单位行文。

　　第十条各行业管理局和二级单位在职权范围内可对行文，一般不得越级请示工作、不得越权对外行文。

　　第十一条本单位可以和同级党委、军队机关、人民团体、行使行政职能的事业单位联合行文。

　　第十二条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，除领导交办事项外，“请示”不得直接送领导个人。

　　第十三条报告中不得夹带请示事项。

　　第五章收文办理

　　第十四条收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

　　第十五条收文应当有专人负责登记。

标明秘密等级的*、上级机关的*、报送本机关的*以及代厅拟文稿、会签文稿、重要的抄送*，均应编号登记。

　　第十六条文件分发应当根据文件确定的发送单位、秘密等级、紧急程度、有无附件等情况，查对清楚，编号登记、封发，机密件和绝密件的封口应当加盖密封章或贴密封笺，交机要交通部门投送。

　　第十七条需要办理的*，*部门应当及时提出拟办意见送领导人批示，或交有关部门办理。

紧急*应当提出办理时限。

　　第十八条承办单位应当抓紧*办理，不得延误、推诿。

对不属于本单位职权范围或者说不宜本单位办理的，应当迅速退回交办单位的*部门并说明情况。

　　第十九条拟草*应当做到：

（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。

如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点符号准确，编幅力求简短。

　　（三）人名、地名、数字、引文准确。

引用*应当先引标题后引发文字号。

日期应当写具体年月日。

　　（四）转发*应当转发文件的责任者和*标题。

　　（五）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“

（1）”。

*结构层次不宜过多。

　　（六）必须使用国家法定计量单位。

　　（七）用词用字准确、规范。

文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。

　　（八）二级单位代厅拟稿，应当按*格式打印或者用方格纸誊正，经领导人签署上报。

（并附报文稿磁盘）

　　第二十条*中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

　　第二十一条*本机关领导人签发。

重要的或者涉及面广的，必须由正职或主持的副职签发；经授权，有的*可以由办公室主任签发。

　　第二十二条审批*，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。

其他审批人圈阅，应当视为同意。

圈阅要注明时间。

　　第二十三条草拟、修改和签批*，应当使用钢笔、毛笔或专用签字笔。

不得在装订线外书写。

　　第二十四条*送领导人签发之前，应当由办公室进行审核。

审核的重点是：

是否需要行文，是否符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定，是否和有关部门协商、会签，文字表述、文字使用、*格式等是否符合《国家行政机关*处理办法》和有关规定。

　　第二十五条上级行政机关的秘密*，除绝密和注明不准翻印外，经厅领导人或办公室主任批准，可以翻印、复印，翻印、复印件按机要文件进行管理，密码电报不得翻印、复印。

不得密电明复，明电密电混用。

　　第二十六条传递秘密*，必须采取保密措施，确保安全。

利用计算机、传真机等传输秘密*，必须采用加密装置。

绝密级*不得利用计算机传输。

　　第二十七条凡主送我厅和虽未明确主送我厅但需我厅办理的*，厅收发室应将*标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收文日期一一登记妥善，保证定期移交档案室归档。

同时将*全文扫描，录入微机，发送至厅办公室，处室办理*所列事项需要该*时，收发室应提供复制件。

如转发*，应将该*送至办文处室，并注明*去向。

　　第二十八条厅办公室应当根据来文内容和轻重缓急，及时提出拟办意见送厅领导批示，或者发送有关处室、部门办理。

紧急*应当提出办理时限。

　　除特殊情况外，厅领导不受理未经办公室登记、注批的*。

　　第二十九条对需送几位厅领导传阅或传批的*，由厅办公室按一定的顺序送有关领导阅知或批示。

办理*传阅、传批应随时掌握*去向并作记录，避免漏传、误传或延误。

除厅领导另有指示外，不应将*在厅领导之间自行传递。

　　第三十条经厅领导批示的*，或办公室注请各处室、部门阅处的*，由收发室或办公室秘书送达，各承办处室、部门要签收、登记。

　　第三十一条各承办处室、部门应当抓紧*的办理，不得延误、推诿。

对不属于本处室、部门职权范围或者不适宜本单位办理的，应当迅速退回厅办公室并说明理由。

　　第三十二条送厅领导批示或者有关处室、部门办理的*，厅办公室要负责催办、查办，做到紧急*跟踪催办、查办，重要*重点催办、查办，一般*定期催办、查办。

　　第三十三条*办理后要注意保存，每半年清理一次，交档案室归档。

厅机关会议资料和外面开会带回的资料，须在会议结束后一个月内交档案室归档。

　　第六章发文处理

　　第三十四条凡以本厅名义和厅办公室名义制发的*笔调，首页均应用《湖南省交通厅发文稿纸》。

文稿制作后，由主办单位负责人签字后经有关处室会签，再送办公室核稿。

未经办公室核稿的*文稿不得直接送厅领导审批签发。

　　第三十五条行文应确有必要，注重实效，控制数量，力求简短。

已开会作了布置和可用电话或当面议定的事项，不行文；会议文件、会议纪要和厅领导在会上的报告、讲话，一般不再行文；贯彻上级文件精神，不再制发具体措施的表态性或照抄照搬的*。

　　第三十六条送核文稿应做到符合政策，观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确，文风端正，同时要力求文字精炼，用语规范，格式正确，杜绝形式主义和繁琐哲学。

　　第三十七条厅办公室应确定专人负责文稿校核工作。

文稿校核的基本任务是协助厅领导保证*质量。

文稿校核的内容是：

（一）报批程序是否符合规定；

（二）是否确需行文；

　　（三）内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现行文意图，并同现行有关*相衔接；

　　（四）涉及有关部门业务的事项是否经过协商并取得一致意见，履行了会签手续；

　　（五）所提措施和办法是否切实可行；

　　（六）人名、地名、时间、数字、引文、密级、印发传达范围、主题词、抄送单位和文字表述是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种、*格式是否符合有关规定。

　　核稿人员应树立高度的政治责任感和工作责任感，认真学习党的路线、方针、政策，熟悉本厅业务，熟练掌握*常识，一丝不苟，严格把关，防止失误和疏漏。

　　第三十八条对确无必要行文的*文稿，应提出不予行文的建议并说明情况，报分管厅领导审定。

经领导批准不予行文的，应终止核稿。

　　第三十九条文稿如需作较大修改，应与起草单位协商或请其修改。

　　第四十条文稿由办公室核稿后，应送分管厅领导审阅并签发，最后送机要室编写文号。

　　转发文件和一般会议通知、事项通知由厅办公室主任签发，各处室、部门以处室、部门名义向本省本系统对口业务部门发函，一般由处室、部门负责人签发，重要的经主管厅领导同意后签发。

　　第四十一条凡与外单位联合行文的，应由其他单位签发后，再到我厅会签。

会签时，先由相关处室（部门）提出意见，再由办公室核稿，然后送分管厅领导审定。

文件内容以我厅业务为主的，编我厅文号；业务以其他单位为主的，由其他单位编文号。

　　第四十二条文稿印发后，应将原稿和正稿一式五份送机要室，由机要室交档案室存档。

　　第四十三条凡本厅产生的*，印制装订盖章后，由办文处室（部门）到文印室取回并负责分装主、抄送和其他送阅单位后交收发室（送）寄。

厅机关及附近单位的*一般直接送达（不通过邮局）。

邮寄一般一天一次，急件随时送寄。

　　文印事务

　　第四十四条厅办公室打字室、复印室负责厅机关文印事务，原则上不承印私人和外单位文件、材料。

厅机关各处室、部门的业务性材料、简报等，应由各处室、部门自行打印好后，交打字室印制。

特殊情况下私人和外单位需在打字室、复印室印制文件、材料，须经厅办公室负责人同意。

　　第四十五条打字室、复印室一般不直接承接各处室、部门的送印任务，需印件应先送厅办公室，由厅办公室核定印制数量，统筹安排后，交打字室、复印室印制。

催印或发现印制数量、质量上的问题，各处室、部门亦应告知办公室处理，一般不直接同打字室、复印室联系。

　　第四十六条打字室、复印室应热情为机关服务，准确熟练地掌握和使用*排印标准，努力提高文印效率和质量。

在保证质量的前提下，对紧急或重要*应在规定的时间内打印完毕。

送印件集中时，应按照轻重缓急，抓紧处理。

　　第四十七条复印室应坚持定时开机复印。

非急件，每天上午11：

00—12：

00，下午4：

30—5：

30，急件经办公室负责人同意，随到随印。

　　第四十八条厉行节约。

厅机关各处室、部门应尽量减少文件、材料，打字室、复印室应杜绝浪费，熟练掌握速印、复印技巧，严格按核定数量印制*。

　　第四十九条厅机关机要工作制度、档案工作制度另行制定。

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