高校办公自动化解决方案与实施基于LOTUS NOTES的公文管理系统的设计.docx
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高校办公自动化解决方案与实施基于LOTUSNOTES的公文管理系统的设计
基于LOTUSNOTES的公文管理系统的设计
论文
高校办公自动化解决方案与实施
——公文管理系统的设计
摘要 从高校办公自动化的设计出发，提出了高校办公自动化的总体解决方案，并给出了利用LotusNotes来实现高校办公自动化系统的详细步骤，本文结合所开发的办公自动化系统（OAS），做了公文流转系统的系统需求和实现所需的各类模块。
主要内容包括：
公文流转，系统流程分析，系统的运行环境及开发工具的选取，发文管理，收文管理，可行性研究，及运行与调试等后期操作。
通过本文读者不但可以了解整个模块的开发过程，并能够直观的了解系统的功能及使用方法，同时本文也可以作为系统再开发的参考。
关键词 Notes/Domino，办公自动化，信息管理，发文管理，收文管理，公文流转。
引言
随着计算机技术的发展，各行各业的信息化发展进程不断加快，在日常工作中，人们用计算机系统处理各种业务，收集信息及汇总信息。
Internet的兴起使传统的信息处理模式面临挑战，学校、政府部门纷纷建立起自己的办公网络，以实现迅速、高效、准确的办公环境，使信息传递快速、方便、共享，提高工作效率，降低办公费用。
办公自动化已在高校部门被普遍应用和发展起来。
办公自动化系统OA是运用信息技术完成各种办公业务，充分有效地利用信息资源，加强部门、人员之间的交流，迅速获取信息、共享资源，更快地反馈情况，为办公和决策提供大力支持，促进办公活动的规范化和制度化。
自Lotus公司13年前首创“群件”概念并推出世界上第一个实现群件概念的软件产品LotusNotes至今，群件技术获得了很大的发展。
随着Internet技术的迅速发展，Lotus进一步将Internet／Intranet／Extranet的技术和应用与群件技术进行成功的集成。
LotusDomino／Notes是一个集系统开发性、安全性、易用性、可管理性、伸缩性、开发能力以及操作系统、各个数据系统的企业集成能力于一身的产品，即使用单一平台型产品建立邮件、群件以及Internet／Intranet应用系统。
他提供给用户单一、集成的开发环境。
利用LotusNotes6.0良好的开发环境。
结合周密、全面的用户实际需求调研和精心的分析、整理，可尽可能地将用户的日常办公习惯、规范融入其设计方案中，充分利用LotusNote6.0的丰富强大的功能和平台性能，结合先进的lnternet／lntranet技术，针对我国高校办公管理工作中公文和会议繁多、请示汇报程序复杂等特点，力求功能全面而细致、操作简单方便，强调网络信息交流和共享，考虑支持手写输入、语音输入及图像扫描识别等辅助办公应用技术，为用户提供美观、方便、易学易用的使用环境。
同时还应特别考虑到高校使用OA软件，全面实现办公无纸化需要一个过程，系统设计同时支持无纸化和有纸方式的混合办公模式，希望能帮助用户顺利过渡。
１、基于LOTUSNOTES的办公自动化系统实现
1.1高校办公室自动化系统的概述
办公室自动化（officeAutomation），于1936年在美国通用汽车公司首先提出。
1946年，随着电子计算机的诞生，直到目前信息技术和通信技术的高速发展，已经使办公室工作发生了作为首创者D.s哈德自己也不曾预料的巨大变化。
办公自动化是利用先进的科学技术，不断使人的部分办公业务活动，应用于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。
其目的是尽可能充分地利用信息资源提高生产效率，工作效率和工作质量，辅助决策，求得更好的效果，以达到既定的目标。
１）高校办公室自动化系统建设的重要意义
随着Internet／Intranet技术的不断发展，近年来，全球正在进入—个崭新的网络计算机时代。
国际信息产业正以爆炸般的速度，前所未有的深度和广度改变着全球的工业结构、经济结构和社会结构，一场人类的知识革命正在到来。
为了迎接这场革命，作为先进技术最先应用的高校，更应构架自己的信息高速公路。
所以以校园网为背景的数字图书馆、网上教学、电子教案、电子作业、无纸操作等概念纷纷出台，办公方式也越来越趋于多样化，办公设备与技术更是层出不穷。
营造数字化校园及其智能办公环境已是大势所趋、人心所向。
２）高校办公室自动化对系统模块的要求
公文管理：
包括公文的起草、提交、分办、传阅、签批、会签、下发等基本功能，初步实现公文处理的网络化、自动化和无纸化。
会议管理：
包括会议计划、日程、通知、组织、统计和会议室管理等功能，使会议通知、协调、安排都能在网络环境下实现。
领导日程管理：
包括校领导日程安排、录入、查看等。
个人办公管理：
包括通讯录、日程等。
人员／权限管理：
包括人员的权限、角色、口令、授权等。
本文主要设计的模块有：
公文管理（收文和发文管理）、人员分工、权限设置、人员角色分工。
其中模块按使用对象应分为以下模块：
校领导系统、校办系统、院系部门系统、其它部门系统模块等。
３）高校办公室办公自动化的特点及其作用
办公自动化系统主要包括信息采集、信息加工、信息传输和信息保存，其核心任务是为办公人员及时快速地提供所需要的东西。
确切地说，办公自动化综合了办公人员、机器、信息和资源之间的关系，具有以下4个特点：
（1）管理信息组织非线性化，信息储存光盘化。
多媒体技术渗人管理中，能综合处理各种媒体信息，诸如图形、文本等，用光盘储存信息，成本低，容量大且检索速度快，易保存。
（2）信息传输网络化。
网络是信息传送的高速公路，对内对外联系，教师之间，办公室与教师之间，运用网络技术可谓快速、简便、节约。
（3）管理过程智能化。
利用计算机对办公室的各种文件、信息、数据、图表等进行处理，高效、快速，而且修改、传送、交流非常方便，准确度高。
（4）管理资源系列化。
随着管理信息化、自动化程度的提高，现代管理系统的建立，管理设备也成套化、系列化。
办公室人员可以根据不同的时间、不同的要求、不同的目的，有效地选择相应的管理资源，为学院提高管理质量和效率提供了保障。
通过一段时间思考，我认为实行高校办公自动化主要有以下两个作用：
（1）实行高校办公室自动化，可以改进工作方式，提高办公效率。
以前高校办公主要是人工起草文书、整理收发、再由他人打字复印等，需要较多的时间和精力。
而办公自动化后，人人都可利用计算机进行处理，不需要人工处理，可以节省大量的人力和时间，降低成本，提高整个办公室的工作效率。
（2）实行高校办公室自动化，可以利用资源共享。
高校学院办公的工作对象已扩大为综合性大学的各个学院、系、所、学校各职能部门、学院各部门及其他人员。
实行办公室自动化，可以扩大资源共享的地理范围，可以快速地对各种信息进行收集、录入、分类、整理和分析。
1.2高校办公自动化系统的建设及其条件
１）高校办公自动化系统的设计
（1）
（1）网络及硬件设计。
由于未来的办公系统应该是网络化办公，网络环境是必须的，且有如下要求：
网络速度快（10M／100M）．服务器容量大且能够满足系统业务增长的需要，客户端超过80个的可考虑使用IBMRS／6000小型机等高档服务器，客户端超过40个的可考虑使用lipNetServer系列，客户端小于40的可考虑选用联想万全系列等服务器，同时还要综合系统运行的操作系统、后台数据库等因素来考虑；客户机配置要求CPU：
P350以上，内存：
64M以上，硬盘：
6G以上，网卡：
10M／100M；局域网应该能够方便的与Internet相连接。
（2）系统结构设计。
目前应充分考虑到Web的应用，最大的发挥服务器的功能，因此采用三层结构模式的逻辑设计，其中客户端可为LotusNotes浏览器或Web浏览器（Browser），中间层可为Domino服务器或www服务器。
（3）系统运行环境设计。
目前用来设计开发办公系统的主要有两个方向：
一是使用传统的C／S（client／Server）模式，后台采用ORACLE，DB2，SQLServer等大型关系数据库，前端使用PowerBuilder、Delphi等开发的专门客户端软件。
这种系统倾向于管理信息系统（ManagementInformationSystern，简称MIS），具有管理信息系统的优点，如实现起来相对简单、在查询、在线事务处理等方面有一定的优越性，但在公文流转可操作性、文档管理、与Web结合等方面明显不足。
二是使用DominoLotus／Notes，该软件以其强大的工作流机制、安全性、复制功能、邮件系统、与web的融合等方面有着其他系统不可比拟的优越性，越来越成为办公自动化系统的主流。
各单位可根据自己的实际情况选择其中的一种。
（4）系统功能设计。
系统功能包括在系统需求分析时所涉及到的功能模块，由于时间问题本文对“发文管理”和“收文管理”模块进行设计分析。
●发文管理发文管理主要处理来文转发和内部转发的公文。
在发文管理中进行正式的拟稿工作，然后将文件提交，此文件将根据所选的发文流程进行流转，流程结束后可以直接进入登记（登记阶段的工作是对领导同意签发的发文编写发文号。
系统提供自动生成发文号的功能，也可以手工编写或者修改）和归档处理（各部门可以有自己的档案库，每年向单位档案库归档本部门的文档）。
流程结束后，也可以返回到呈送人（秘书），呈送人再将文件送给起草人员进行处理，最后此发文文件也可以进行登记和归档。
在整个过程中，可以随时查看、打印流程跟踪表，支持模糊查询和全文索引。
●收文管理收文管理主要对外来公文进行登记、处理和归档等操作，包括权限设置。
在登记收文过程中提供了几种方式（磁盘调入、扫描和直接输入），并将登记后的收文送给领导批示或阅读（批示的流程完全可以根据需要自己定义），处理结束后将文件进行归档。
管理人员可以对收文处理全过程进行监督、催办、重定位，也可以随时打印文件流程跟踪表及其所有领导的批示意见。
2）推进高校办公自动化系统所必需的条件
办公自动化是新生事物，必然和传统的管理体制、管理方法及人们的固有观念发生冲突。
因而推进办公自动化不可能一蹴而就。
首先，管理者重视是推进办公自动化系统的必要条件，特别是在和旧的管理体制发生冲突的时候，管理者的意识和推进力度是取得最大效益的保证。
第二，要提高工作人员的自身素质。
为了使办公自动化系统正常运行，除了系统本身设计的合理外，对使用人员也有相应的要求。
工作人员除了掌握一定的计算机知识外，还需要学习必要的计算机网络知识。
此外，还有观念及道德上的要求。
第三，相应的法制法规要配套。
目前阶段电子签名在我国还得不到法律的认可。
因而，在短期内完全实现办公自动化还缺乏法律支持。
电子办公模式必须和纸质办公模式紧密配合，最大限度地为纸质办公模式服务。
一旦相应法制法规制定，将对办公自动化系统及电子商务的发展提供法律保证。
总结 发展基于LOTUSNOTES办公自动化系统，必须建立以计算机系统为核心，以计算机网络为支柱的办公自动化处理环境。
因为它直接影响办公自动化系统的性能和应用水平。
２、系统的概述
2.1系统目标
建立技术先进、运行稳定、操作简便的高校办公自动化系统。
使其能够实现各部门之间办公信息的收集与处理、流动与共享、实现科学管理与决策化。
高校办公自动化系统采用先进的工作流平台——LotusDomino/Notes6.0群件技术为OA系统建设的基础，具体较高的技术起点。
该系统与各种关系型数据库实现紧密结合，例如Oracle、SQLServer、sybase等实现ID认证，多用切换，适合一机多人使用情况；在技术上系统支持Internet/Intranet、Client/Server、Browser/Server等先进的信息处理技术。
运用Domino先进的群集技术，可以支持庞大的网络结构，从几台直至上万台计算机。
从而建立起本单位的Intranet，同时可以通过Internet或直接拨号登录方式，建立起本单位与外单位的联系，形成本单位的Extranet。
2.1.1系统关键技术和主要特点
该实例系统是一套基于Domino/Notes平台的办公自动化系统，在系统设计及实施过程中，充分利用了Domino/Notes的以下关键技术：
●电子邮件和工作流利用了Domino服务器与Notes客户端强大的电子邮件功能及工作流处理能力，使得办公人员之间能够协同工作，领导人员能及时监督下属的工作，并实现内部邮件与Internet邮件的互联。
●通信基础和Web应用Domino服务器软件是集成的通信基础设施和Web应用开发平台，使用该系统能够很方便地实现Internet信息采集、信息发布等功能，实现透明办公。
●数据互连Domino强大的数据互连技术，能够很方便地实现与部门其他业务系统的集成。
●群件技术Domino的群件技术使得在较大规模系统实施过程中，能够灵活地配置系统，组建安全可靠的综合性办公系统（3）。
●安全控制Domino/Notes的完善的安全控制机制能够有效约束人员的权限，保护合法用户，能够对数据库信息提供多种加密手段。
高校办公自动化充分考虑到实际使用情况，应具有以下主要特点：
1）严格的系统安全性控制
根据Notes的安全性机制，系统对所有用户操作权限，对各应用模块的使用权限，以及文档在各状态的读、写、修改、删除等各方面权限都进行了严格的控制，保障系统安全。
稳定的运行。
提供网络防火墙隔离、数据库访问权限验证、用户ID识别、文件及邮件加密等多级或多重安全措施。
对于本软件的每个模块所对应的所有数据库，首先在操作权限上可细分为多个级别，由系统管理员设置。
管理员：
能够在数据库上执行所有操作，读、写以及编辑文档、表、视图和数据库图表。
设计者：
除了修改ACL（存取控制表），用户活动或复制、删除数据库外，能够执行同管理员一样的操作。
编辑者：
能够在数据库中读、写，以及编辑所有文档，但不能修改表、视图，或者ACL。
作者：
能够读文档，增加新文档，但不能编辑别人的文档。
读者：
能够读文档，但不能增加新文档或者编辑现有文档。
存放者：
能够增加新文档，但也不能阅读现有的文档。
无存取权限：
被分配该权限的用户不可访问数据库，他们不能打开数据库，这个级别无对应的符号表示。
其次，在访问数据库文档的权限方面又可细分为三个级别，由系统管理员进行设置：
绝密权限：
可以访问所有具有绝密、机密、秘密的已授权文档。
机密权限：
可以访问所有具有机密、秘密的已授权文档。
秘密权限：
可以访问所有具有秘密已授权文档。
2）使用方便、内容全面的日常办公。
基于各部门现行的实际日常办公应用，综合其办公及个人事务处理规范，系统为用户操作简便、界面友好、内容丰富的对各种公文进行自动化处理的功能。
3）强大的工作流：
所有需要成员间协同工作的事件，部门将通过电子邮件以工作流的方式进行，形成真正快捷、安全、有效的办公模式。
4）良好的可扩展性：
不仅能支持目前的用户数量，而且还能满足将来不断增长的需要；多媒体信息访问能力，随着系统的使用，用户将来会要求邮件传送系统支持更多的信息类型，如声音、图像、动画以及Internet等。
5）周全的提醒功能：
任一需要转换人员的工作流，都会通过一个相应电子邮件提醒对方，用户只需打开邮箱，今日工作便可一览无遗。
6）全面支持Internet／Intranet使用方式。
系统设计无论各级菜单还是程序本身表现，都通过domino/Notes等技术实现了对Internet（互联网）和Intranet（内部网）使用环境的支持，用户还可以利用浏览器方式来实现各模块的功能。
2.1.2系统总体功能描述
系统的总体功能是办公自动化，即实现各部门之间办公信息化、自动化的需求，并辅以日常行政事务管理手段。
具体内容如下：
1）数据通信：
主要包括日常办公的公文传输和个人邮件传输。
2）信息共享：
包括日常办公公文信息。
3）日常管理：
包括行政事务、个人事务、组织人事、档案资料等内容的管理。
4）工作流程自动化：
即实现某项的技术的无缝连接。
5）远程访问：
为在外出差人员和在家办公人员提供远程拨号访问方式的系统。
6）网上信息浏览：
能够浏览Internet信息。
我做的整个办公自动化系统由五个主要模块构成，它们分别是：
发文管理、收文管理、人员角色设置、权限设置、人员分配等组成。
１）本系统各主要模块功能：
（1）公共办公包括发文管理和收文管理。
实现公文从拟稿、审核、批示、会签、登记和分发、办理、归档等全过程的办公自动化，实现无纸办公。
文件送阅和批复都通过Mail来完成，并且对文件实行密级控制，具有灵活的角色控制与严格的签发控制，由于现阶段还不具备与外高校办公系统接口的连接，因此在公共办公系统中主要实现了作为本校内部电子公文的办公自动化过程。
（2）人员角色设置。
是实现对本校各个机关部门之间人员角色的配置，属于哪个部门，担任什么职务等的设置。
（3）权限设置。
是实现对发文、收文管理的权限的设置，限制人员的操作范围等。
（4）人员分配。
是实现对人员的职位分配。
２）主要模块详细介绍：
（1）公文流转登记所有的收文、发文工作过程和文件原文。
然后由拟办人员设定批阅流程、以工作流的方式提交相关人员批阅、办理，登记办理结果，最后送交归档。
发文工作还提供对文件传输进行管理，可以记录每份公文拷贝的去处，以备回收及去向查询之需。
所有使用者的安全级别权限和角色权限都可由管理员进行设定。
●登记 登记人员（如：
登记员）对已签收或准备签发的文件进行登记，登记内容包括文件号、来文单位、标题、主题词、密级等，以及文件基本内容、备注等。
公文原文可以通过网络接收和调人不同格式（如MSWord、LotusWordPro、MSPowerPoint等）的已存在的计算机文件内容并支持扫描仪。
登记完成后转为拟办。
●拟办 拟办人员（如：
办公室主任）对转拟办的文件填写拟办意见、主送对象和分送对象，设定相应的批阅流程自动以Mail工作流的方式提交批阅者。
批阅流程可以是顺序的或平行的。
拟办人员可跟踪批阅情况，进行催办，最后填写办理结果。
●批阅办理 批阅人员（领导）在收到待阅文件的邮件后，可依照流程中所设定的权限进行相应的处理，批阅通过后的文件自动按流程通过Mail提醒方式转交下一批阅人。
批阅工作可以按设定权限进行文件内容批改和总体文件意见批示。
●归档：
归档人员对于办理完结的文件可进行归档，系统自动将选定归档的文件送交档案数据库。
用户可根据需要定期对已归档的文件进行历史数据清理。
●查询：
可以按任意登记项组合方式对文件进行模糊条件查询，也可以通过全文索引查询，还可以打印文件的内容和清单。
（2）发文管理：
发文管理主要处理来文转发和内部转发的公文，可直接调人个人办公中所起草的文件内容。
包括对印刷完成准备发放的公文在系统中进行登记，然后将登记后的公文通过Mail送交领导进行批改或批示，处理结束后对文件进行签发和归档处理，同时可以对发文文件进行维护，可以制作和调整不同范围级别的发文文件，支持模糊查询和全文索引。
具体操作细节及方法与收文处理类似，对发文工作各环节的操作权限由管理员统一设定。
●归档登记：
档案管理员口对各部门自动送交的文件进行最终归档处理，也可以对具体的档案（如：
实物等）进行单独的直接归档处理。
●档案组卷：
档案管理员可从已归档的文件或其它物体中，按某些特定的相关因素进行组卷操作，将档案文件形成一卷卷的刊物。
●档案移卷、封卷：
档案管理员对已组卷的档案，可根据需要进行移卷，并最终封卷形成案卷目录供网上借阅。
●档案检索（对公共用户开放）：
对已封卷的案卷列出目录检索，同时提供全文索引功能，公共用户可按需要提出借阅申请，经管理员批准授权后，实现网上借阅。
●档案管理（借阅归还）：
档案管理员对用户所提出的借阅申请，按照有关规定同意或拒绝此项申请，实现网上借阅。
并可查询某一案卷的借阅情况。
用户可主动归还案卷，也可由档案管理员实行强行收回阅览权，系统安全可靠。
（3）电子邮件电子邮件引用LotusNotes功能，可制作、发送、接收、阅读、回复、广播、查询、打印和保存电子邮件。
可连结Lotusmail和各种E—mail。
●阅读来信。
为了阅读信件，您必须先打开您的邮件数据库。
任何时候您都可以迅速打开它，尽管有时您会在别的模块中处理事务，也不必退出。
当您有新邮件时，系统立即会给您声音和视觉的提示，帮助您阅读新邮件。
●写信。
通过电子邮件的功能，您可以与别人交往，您可以将信寄给任何一个通过网络和您的Notes互联的人。
同时，您还可以把信寄给那些您的网络之外的人。
可以让您的信件有各种不同的格式，使它更吸引人，更易懂。
●转发来信。
读完信以后，您也许还想让别人也能看到它，不需要重新再写一封，您只需把原信转发出去。
除此之外，还可以加入您的注释。
●删除信件：
删除一封不需要的信件可以使您更方便地寻找需要的文件，同时它能够节省存放邮件数据库的Notes服务器的硬盘空间，删除信件分为两个步骤，首选告诉系统哪些信件要删除，系统会在这些信件旁边做一个标记，然后让系统将做的标记的信件进行删除。
●保存来信。
保存一封信件以便以后再读。
要保存信件只须把它留在来信时放置它的收件箱文件夹中就行了，然而，这佯做有可能会使信件越来越多，以至于难以查找，所以最好的方法是将它们移到其他的文件夹中，文件夹的个数随您定。
●查阅信件。
邮件数据库包括许多文件夹和视图，允许您用不同的方法查阅信件。
●整理信件。
信件经过整理后，就可以非常容易找到要找的文件。
2.2信息处理流程
整个实例系统是为某高校而实施的办公系统，经过实际调查，在整个校级的办公过程的处理流程中，人员首先从行政角度上经过细致的调查可以将其划分为校主要领导（校长，书记），校副领导（副校长），系办主任（计算机系，外语系，物理系，数学系等），系办秘书（计算机系，外语系，物理系，数学系等），各部门领导（各教研室主任等），和部门秘书（各教研室秘书）等几个行政层关系，而日常办公信息处理流程则主要可以分为以下两类。
●发文流程。
各部门之间日常发文流程如图1所示：
交院
副领
导审
阅
图1各部门之间发文流程
最后由秘书进行文档处理，处理工作流程如图2所示：
根据最后确定的分发部门由相应的部门秘书（以部门名义分发）或四办秘书（由计算机系办、外语系办、数学系办或物理系办）分发。
图2秘书发文
●收文流程。
收文主要分为两个部分，一部分来自高校机关内部部门之间，另一部分来自高校外部，由于这一部分处理系统间接口问题，加上安全性一时还无法实现与学校外部的办公自动化连接，因此这一部分在收文管理中只做了文档登记的简单功能，以供领导查询，便于向文档归档部门索要原文档。
因此收文流程则主要是部门内部之间的收文流程。
部门内部收文流程如图3所示。
图3收文流程
2.3Domino/Notes数据库设计
对所有的档案、资料、人员、物品等的管理都要通过数据库管理的进行。
Notes提供了一个文档数据库管理系统（文档数据库是Notes优于一般关系型数据库的，它实现了对非结构化信息的存储和管理）。
所有的应用都以数据库的形式出现，所处理的对象就是数据库中的文档。
一般说来，先由应用程序开发设计人员设计文档（包括设计域、表单、视图、文件夹操作等），用户则基于已有的设计创建文档，并且按照定向的工作流程对文档进行处理。
每个数据库都可以包括不同格式和类型的文档。
在整个办公自动化中，数据库设计的实现有以下几个关键技术点：
●对公文等非结构化信息的处理公文内容包括题头、编号、主题、正文、签字、盖章等诸多内容，这是一般面向结构化数据的关系型数据库很难处理的。
Notes提供了RTF文本域，可以在其中保存
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