IT预算系统使用手册.docx
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IT预算系统使用手册
第一章预支/报销流程
一、业务介绍
本系统用于实现费用的刚性控制，即超预算的费用不允许入帐。
用户根据不同权限可以按员工、按部门查询费用发生明细和实时可用预算额。
从而真正实现费用管理的透明性和可控性。
系统允许按员工、按部门录入预算额，允许按月或按年设置预算控制。
对于每月例行发生的费用，设置为按月控制；对于不定期发生的费用，设置为按年控制。
现行系统所有费用类型一律按年控制。
预支单和报销单均纳入控制范围，实行专款专用。
直接对供应商的付款以开采购单的形式录入系统（本功能暂未实现）。
实行单据的多级审批制度，即A类费用只需一级审批，B类费用需二级审批，C类费用需三级审批。
A类费用可以直接填单预支或报销，系统审核可用预算额。
B、C类费用必须先填写预算申请单，再由申请单生成预支或报销单。
不允许直接预支或报销。
系统对预算申请单审核可用预算额。
审批设置原则如下：
一级审批：
由部门负责领导审批；
二级审批：
由部门负责领导+分管领导审批；
三级审批：
由部门负责领导+分管领导+公司负责领导审批。
预支单审批流程：
广州总部：
一级为部门负责人，二三级是部门负责人＋资金总监（方总）
各分子公司：
一级为部门负责人，二三级是部门负责人＋分公司总经理（分公司三级审批人）
审批权限由预算小组制定，各分子公司不允许自行修改。
与南新旧预算系统功能差异：
1．增加了申请单；
2．可以在做单页面直接查找已经保存的单据或打印；
3．可以在做单页面直接查看可用预算额；
4．可以选择直接过帐，允许财务人员手工输入各类费用的抵消科目。
二、系统登录
系统使用前需先安装sliverlight的插件。
安装完成后，打开网页浏览器，在公司内输入网址：
http:
//172.16.29.3;
在公司外使用时，输入网址：
http:
//202.170.144.100:
8081。
首次使用：
第一次访问网页时会显示存储空间确认提示：
1．系统显示空间不足，请点“确定”；
2．点击页面左上角“更新存储”，再点“是”；
3．系统显示“更新完成”，再点“确定”，系统自动下载新版本程序；
日常使用：
在日常使用中，系统仍会不定时更新。
如无更新，访问页面仅显示“连接服务器”；如有更新，系统会自动下载新版本。
下载完成后，系统显示登录页面，输入用户名和密码，点击“登录”。
密码修改：
为保证帐户安全，用户在第一次登录后务必更改密码。
任何时候用户都可自行更改密码。
系统路径：
用户＝＞密码修改。
输入当前密码后新密码后，新密码必须输入两次保证正确性，点“保存”。
系统提示“保存成功”。
三、填单：
申请单
系统路径：
费用报销及审批＝＞申请单。
用户填单时默认显示用户所关联员工姓名，对于需要代其它员工填单的用户，可以从员工下拉清单中选择所需申请费用的员工，则所填单据会归集到所选员工名下。
选择费用类型。
填写金额。
系统自动显示可用预算额。
如果一张单需填写多项不同费用，点右键，选择“添加行”。
如果清单中未列出所希望的费用类型，则表示该用户不允许发生该类费用。
请联系预算小组处理。
填写费用金额，接受两位小数。
如有每行的备注信息，可填在行“备注”中。
请注意：
行备注可以不填，但单据“备注”为必填项目。
以免审批领导无法了解费用原因，而拒绝申请。
单据填写完毕，点“保存”，如果超出预算，单据无法保存。
页面下方出现红字报错。
如果未超出预算，单据正常添加。
页面下方出现绿色提示信息。
添加后的单据不允许再修改。
点击“添加”录入新单据。
点击“查找”列出已添加单据的清单，选择所需查看的单据，点“OK”显示所选定单据内容。
完成审批的单据在查看时能显示状态。
如果试图修改已经添加的单据，系统报错：
申请单无需打印，无需递交财务，只作为复制源文件，用于后续的预支或报销。
四、填单：
预支单
系统路径：
费用报销及审批＝＞预支单。
A类费用可以直接做预支单。
填单方法与申请单相同。
选择费用类型，只有A类费用会显示在清单中供选择。
填写金额、行备注、单据备注。
如果一张单需填写多项不同费用，点右键，选择“添加行”。
如果清单中未列出所希望的A类费用类型，则表示该用户不允许发生该A类费用。
请联系预算小组处理。
涉及例行月度费用，需将过帐日期改为费用发生月，否则可能出现超预算无法填单的状况。
填写费用金额，接受两位小数。
如有每行的备注信息，可填在行“备注”中。
请注意：
行备注可以不填，但单据“备注”为必填项目。
以免审批领导无法了解费用原因，而拒绝申请。
单据填写完毕，点“保存”，如果超出预算，单据无法保存。
页面下方出现红字报错。
如果未超出预算，单据正常添加。
页面下方出现绿色提示信息。
对于B、C类费用，不允许直接做预支单，只能从申请单复制。
点击预支单后，点击“复制从申请单”，系统会显示已经审批通过的申请单。
选中申请单，点“OK”。
系统会显示申请单详细内容。
预支金额不允许大于申请金额，不允许新增费用，系统会提示错误：
申请单可以分几次预支，后续的预支单自动从申请单复制剩余额度。
添加后的单据不允许再修改。
点击“添加”录入新单据。
点击“查找”列出已添加单据的清单，选择所需查看的单据，点“OK”显示所选定单据内容。
使用“打印预览”将单据保存为PDF文件：
按财务要求，提交打印出的PDF文件并支取款项。
五、填单：
报销单
系统路径：
费用报销及审批＝＞报销单。
A类费用可以直接做报销单。
选择费用类型，只有A类费用会显示在清单中供选择。
对于增值税票的报销，需要选择税码。
其它填单操作方法与预支单相同，填写行金额、行备注、单据备注。
系统会自动计算税额。
如果发票上税额与系统自动计算的值不同，需手动更改行总计。
如果一张单需填写多项不同费用，点右键，选择“添加行”。
如果清单中未列出所希望的A类费用类型，则表示该用户不允许发生该A类费用。
请联系预算小组处理。
涉及例行月度费用，需将过帐日期改为费用发生月，否则可能出现超预算无法填单的状况。
填写费用金额，接受两位小数。
如有每行的备注信息，可填在行“备注”中。
请注意：
行备注可以不填，但单据“备注”为必填项目。
以免审批领导无法了解费用原因，而拒绝申请。
如果本张报销单已经申请过预支，请点“抵扣金额”，系统会显示用户已经审核/过帐的预支单列表。
勾选对应的预支单，系统会自动冲抵金额。
如果已经预支过，而报销时未选择预支单，则预支时占用的预算额度不会冲销，导致预算额不足无法执行报销。
如果选错需冲抵的预支单，所冲销的费用类型不同，也会导致预算额不足无法执行报销。
单据填写完毕，点“保存”，如果超出预算，单据无法保存。
页面下方出现红字报错。
如果未超出预算，单据正常添加。
页面下方出现绿色提示信息。
添加后的单据不允许再修改。
点击“添加”录入新单据。
点击“查找”列出已添加单据的清单，选择所需查看的单据，点“OK”显示所选定单据内容。
对于B、C类费用，不允许直接做报销单，只能从申请单复制。
点击报销单后，点击“复制从申请单”，系统会显示已经审批通过的申请单。
选中申请单，点“OK”。
系统自动带出申请单详细内容。
如果需做增值税报销，需选择税码，并更改行总额，如有必要，更改行总计，保证填单金额与发票一致。
报销总金额不允许大于申请金额，不允许新增费用，系统会提示错误。
如果已经预支过，而报销时未选择预支单，则预支时占用的预算额度不会冲销，导致预算额不足无法执行报销。
如果选错需冲抵的预支单，所冲销的费用类型不同，也会导致预算额不足无法执行报销。
如果未超出预算，单据正常添加。
添加后的单据不允许再修改。
点击“添加”录入新单据。
点击“查找”列出已添加单据的清单，选择所需查看的单据，点“OK”显示所选定单据内容。
申请单可以分几次报销，后续的报销单自动从申请单复制剩余额度。
使用“打印预览”将单据保存为PDF文件。
打印方法同预支单。
凭主管审批后的打印件，粘贴发单、其它相关申请单，递交财务部。
财务核查实际报销单，确认审批完整、单据合法，完成财务审批，单据自动进入财务的过帐清单中。
财务执行过帐，在B1系统中完成收付款程序。
如有预支，还需执行内部对帐。
六、查看单据审批状态
系统路径：
费用报销及审批＝＞查询单据审批记录。
选择需要查询的单据状态，点“查询”：
点单据前的箭头，显示该张单的审批流：
七、审批
系统路径：
费用报销及审批＝＞执行审批。
选择查询状态，点“查询”，系统显示待审批或已审批的单据清单。
双击行可以打开单据查看明细：
完成查验后，勾选需执行审批的单据，更改审批状态为“拒绝”或“通过”。
审批时可以加注意见，点击“审批备注”栏，录入审批意见。
可以选择多张单一起审批。
点“执行”，系统提示“操作完成”。
需多级审批的单据自动进入下一级审批人的审批清单。
最后一级审批人可以更改审批意见。
选择“审批通过”的单据，点查询，列出单据清单。
将状态重新改为“审批拒绝”，点执行即可。
已经被使用的申请单或已经过帐的预支、报销单不允许再更改审批状态。
八、报表
系统路径：
报表＝＞查询管理器。
报表设置为不同的访问权限，有权限的用户才能见到报表清单。
点开报表类别前面的加号，以“员工报表”为例。
选择所需查询的报表，点执行。
显示所查询的数据内容，点“Excel导出”即可将数据导出做其它分析。
预算控制基本原理：
可用预算额=年度预算额-（预算申请单余额+未抵扣预支单总额+报销单总额）
预算申请单余额=预算申请单总额-已经预支金额（复制从申请单）-已经报销金额（复制从申请单）
报表说明：
员工报表：
所有用户均可访问。
用于查询本人或本部门费用数据。
1．可用预算额汇总表（个人控制）：
按个人控制预算的员工，可用此报表查询本人可用预算额数据；
2．可用预算额汇总表（部门控制）：
按部门控制预算的员工，可用此报表查询本部门可用预算额数据；
3．审批状态报表_按单号：
输入单号可查询单据审批状态；
4．审批状态报表_本员工：
查询本人全部单据的审批状态；
5．单据明细表：
以清单方式查询本人申请单、预支单、报销单明细内容。
部门报表：
部门负责领导、分管领导可以访问。
用于查询所管理部门的费用数据。
1．可用预算额汇总表（部门控制）：
查询所管理部门可用预算额数据；
2．单据明细表：
以清单方式查询所管理部门各员工的申请单、预支单、报销单明细内容；
3．审批状态报表：
可查询系统中全部单据的审批状态。
公司报表：
公司负责领导可以访问。
用于查询所管理公司的费用数据。
1．可用预算额汇总表（部门控制）：
查询本公司各部门可用预算额数据；
2．可用预算额汇总表（个人控制）：
查询本公司按个人控制预算的各员工可用预算额数据；
3．单据明细表：
以清单方式查询本公司各员工的申请单、预支单、报销单明细内容；
4．审批状态报表：
可查询系统中全部单据的审批状态。
集团报表：
董事长和预算负责人可以访问。
用于查询集团全部费用数据。
1．可用预算额汇总表（部门控制）：
查询集团内各部门可用预算额数据；
2．可用预算额汇总表（个人控制）：
查询集团按个人控制预算的各员工可用预算额数据；
3．预算一览表；以清单方式列出集团费用预算明细。
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