财务内部管控百联集团内部控制规定.docx
《财务内部管控百联集团内部控制规定.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《财务内部管控百联集团内部控制规定.docx（40页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
财务内部管控百联集团内部控制规定
百联集团有限公司
关于加强内部控制的规定
第一章总则
一、目的
为了健全百联集团内部控制，加强企业规范管理，有效控制重大财务风险和管理风险，依据《中华人民共和国会计法》、财政部的《内部会计控制规范——基本规范》以及集团的有关规定，制定本规定。
二、适用范围
本规定适用于集团本部、各事业部、中心本部等分支机构，所属各级全资、控股子公司。
各参股企业可比照执行。
三、制定原则
1、本办法在考虑完整性的基础上，强调立足集团经营、管理业务的重要性，解决可操作性，以实现其有效性为原则。
2、以财务管理为核心管理，实行内部控制的原则。
明确企业重要岗位人员，在有关业务流程与财务流程相交叉的重要节点上，涉及重大事项的权利和责任，并加以控制。
3、贯彻成本与效益、激励与制约、监督与效率协调一致的原则。
努力加强内部监督与制约，实现有效管理,既要以最小的控制成本取得最大的控制效果；既要重视内控制度牵制方法的设计又要创造激励方法促进企业主动控制力的形成，从而节约工作成本，提高工作效率，炼成企业经营活力。
4、与公司法规、企业经营管理流程、业态特点相适应，科学合理、切实可行原则。
内部控制的基本要求、方法，要与国家公司法规有机结合；要与促进完善企业的经营管理流程有机结合；要与企业的实际情况有机结合。
四、一般规定
1、企业应建立与健全全员的岗位责任制度，根据授予的任务与职责，，落实不相容岗位分离机制和关键环节人员的具体责任。
2、企业应建立和规范科学的运营决策机制，根据法人治理结构要求，规范对企业重大经济事项决策的控制，防范决策风险。
3、企业应建立严格的授权批准制度，合理有效地分配职责和权限，规范操作流程；对企业重大经济事项实行授权联签。
4、企业应健全和提升财务管理和会计信息系统，根据国家有关法律、法规和内部管理制度，积极应用信息化手段，加强对经济活动的控制，正确及时反映企业经营成果和财务状况，加强业务信息系统与财务信息系统的对接；积极探索信息化内控管理模式，提高内控工作效率。
5、企业应根据实际情况及时制定或修改有关内控制度，在企业整合、改制、重组等原因使经营环境发生变化时，确保内控制度有效性。
五、内控建立的重要环节和重要岗位
企业内部控制制度贯穿企业的整个管理流程，本规定在有关业务流程与财务流程相交叉的节点上，确定货币资金、销售与收款、采购与付款、合同管理、价外收入、存货管理、票据管理、对外投资、工程管理、借款担保管理、固定资产管理、薪酬管理、减值准备、信息系统管理十四个重要环节。
确定会计主管、出纳员、业务员、合同管理员、仓库保管员、票据管理员、财产管理员、投资管理员、工程管理员、薪酬管理员十大重要岗位。
六、企业领导责任和追究
1、企业应制订内部控制制度并实行内部控制的监督检查工作，由财务总监或财务部门指定专门人员具体负责内部控制执行情况的监督检查，确保内部控制的贯彻实施。
◆对重要环节必须按照集团制度建立具体的管理办法，并对内部控制的执行情况进行检查和评价。
◆对重要岗位必须明确岗位责权，落实专门人员，并对重要人员加强培训和考核。
企业年度总结要对涉及会计工作的各项经济业务、内部机构和岗位在内部控制上存在的缺陷提出改进建议，必要时专门写出检查报告。
2、企业可聘请中介机构或相关专业人员对本单位内部会计控制制度的建立健全及有效实施进行评价，接受委托的中介机构或相关专业人员应当对委托单位内部会计控制中的重大缺陷提出书面报告。
3、企业应建立和实行问责制度，对未正式建立或建立未严格执行内控制度的有关领导追究责任。
4、集团制定《加强内部控制的规定》和《经营管理责任问责试行办法》，企业应认真贯彻。
集团党委、董事会和监事会、将定期或不定期的对内控制度的制定和实施进行检查，充分发挥内部审计和纪委监察等专业监督部门的内部稽核审计作用，确保企业内控制度有效实施，并根据问责制规定对企业失控情况视情节追究领导责任。
第二章货币资金
第一节岗位责任
一、领导责任
1、财务总监制定权限审批制，明确审批额度。
网上银行支付系统设一名经办人员、复核人员和若干分级（至少一级）的授权人。
经办人、复核人和授权人均分设电子银行证书卡和使用密码。
每人各自保管各自的电子证书卡和密码，严禁外借和泄漏密码。
2、财务经理应对货币资金管理建立严格的岗位责任制、票据及印章的管理制度及财务部门不相容岗位相互分离制，不得由一人办理货币资金业务的全过程，严禁XX的机构或人员办理货币资金业务或直接接触货币资金。
3、财务总监和财务经理设立货币资金管理环节中的重要岗位，并制定重要岗位的岗位职责。
4、财务总监和财务经理授权、督促货币资金管理的全过程，考核每一岗位员工的职责，制定相应的奖惩机制。
二、重要人员岗位责任
1、出纳：
必须根据经过审签的记账凭证收支现金，不能直接根据原始凭证办理现金结算;不能编制收付记账凭证，不能兼管收入、支出、费用、债权、债务账簿的登记工作及稽核工作和会计档案保管工作;不能一人同时保管现金支票和印鉴。
根据现金收付记账凭证登记现金日记账。
2、会计：
审核原始凭证的填制是否符合规定要求，根据收付凭证登记现金对应科目相关明细账、总账，逐笔核对银行存款日记账和银行对账单，并编制银行存款余额调节表，调整末达账项。
根据收付凭证登记现金对应科目相关明细账、总账。
3、企业应当配备合格的人员办理货币资金业务，定期进行培训。
有条件的企业应建立岗位轮换制度。
第二节重要节点和控制规定
1、审批
◆企业应当对货币资金业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对货币资金业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理货币资金业务的职责范围和工作要求。
◆审批人应当根据货币资金授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。
◆企业对于重要货币资金支付业务，应当实行集体决策和审批，并建立责任追究制度。
2、审核
◆经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理货币资金业务，并核对审批的手续是否完整、合规，对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。
◆会计主管人员审查现金收支原始凭证。
主要审核原始凭证反映的现金收支业务是否真实合法，原始凭证的填制是否符合规定要求;审核无误后，签章批准方可办理现金收付记账凭证。
审核原始凭证，可以保证现金收支凭证真实合法，提供正确的现金支付和核算依据，保证出纳人员支付现金正确、合法。
3、盘点
◆出纳员每日清点库存现金，并与日记账余额进行核对，若发现现金短缺或溢余，应及时查明原因，报经审批后予以处理。
每天清点现金，能够防止现金丢失和收支、记账发生差错，保持账单、账实相符。
◆由财务部门主管和审计人员定期或不定期清查库存现金，核对现金日记账。
清查时，需有出纳人员在场，核对账实;根据清查结果编制现金盘点报告单，填制账存与实存的符合情况;如有误差须报批准后予以调整处理。
4、网上银行的管理
◆各公司应配置专用电脑安装网上银行支付系统；同时，安装杀毒软件和网络防火墙，定期升级防护软件，确保网上银行支付系统的安全。
◆出纳员兼任网上银行支付系统经办人员，负责审核付款单据，审核无误后，使用自己的电子银行证书卡和自设密码进入支付系统，录入转账付款申请指令。
◆出纳员录入转账付款申请指令后，资金管理员使用本人的电子银行证书卡和自设密码进入支付系统，根据已审核的转账付款单据，对转账付款申请指令进行初次复核，复核无误，点击确定通过复核；若申请指令有差错，点击拒绝，查明原因后，由出纳员重新录入申请指令，再次提请复核，直至通过复核。
◆资金管理员初次复核通过后，由财务经理再次复核无误后转账付款。
不允许越级审批，各公司应加强网上银行支付系统软、硬件维护管理工作，确保支付系统安全正常运行。
还应定期与银行保持联系，更换网上银行支付系统新的电子证书卡。
5、不相容岗位
◆企业应当加强银行预留印鉴的管理。
财务专用章应由专人包管，个人名章必须由本人或其授权人员包管。
严禁一人保管支付款项所需的全部印章。
◆由非出纳人员逐笔核对银行存款日记账和银行对账单，并编制银行存款余额调节表，调整未达账项。
第三章销售与收款
第一节岗位责任
一、分管领导责任
1、业务经理对销售业务建立严格的预算管理制度、权限审批制度及不相容岗位分离制度，制定销售目标，确立销售管理责任制。
建立销售定价控制制度，制定价目表、折扣政策、付款政策等并予以执行。
2、财务经理根据应收账款台账建立“信用风险管理岗位和职责”、“信用风险评估流程”，根据客户信用评级方法和客户信用授信表，建立客户信用档案。
财务控制应贯穿订立合同－收款控制－发票结算控制－应收票据管理控制－应收账款控制整个流程。
3、业务经理和财务经理根据销售与收款的重要节点设立重要岗位，明确重要岗位人员职责。
4、业务经理和财务经理授权、督促销售与收款的全过程，考核每一岗位员工的职责，制定相应的奖惩机制。
二、重要人员岗位责任
1、销售主要由销售部统一管理，财务结算由财务部负责，内部检查由相关监督部门负责。
2、销售员应督促合同正常履行，负责货款催讨，按月与财务核对账务，核对客户信用程度，审查收款结果，编制销售动态与销售存货表。
3、应收帐款管理员
◆按客户设置应收账款台账，及时登记每一客户应收账款余额增减变动情况和信用额度使用情况，对长期往来客户应当建立起完善的客户资料，并对客户资料实行动态管理，及时更新。
◆对于可能成为坏账的应收账款应当报告有关决策机构，由其进行审查，确定是否确认为坏账。
◆注销的坏账应当进行备查登记，做到账销案存。
已注销的坏账又收回时应当及时入账，防止形成账外款。
◆对于客户进行资信分析，了解客户企业财务状况，合理评价诚信度，有效控制赊销额度。
◆登记每一客户应收账款余额增减变动情况和信用额度使用情况，并对客户资料实行动态管理。
第二节重要节点和控制规定
一、销售
1、销售谈判
◆专门人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判。
谈判人员至少应有两人以上，并与订立合同的人员相分离。
销售谈判的全过程应有完整的书面记录。
2、审批
◆企业应当对销售合同建立严格的授权批准制度，明确审批人员对销售合同的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，重点是审批金额、的界定，规定经办人的职责范围和工作要求。
◆审批人员应对销售价格、信用政策、发货及收款方式等严格把关。
3、组织销售
◆企业销售部门应按照经批准的销售合同编制销售计划，向发货部门下达销售通知单，同时编制销售发票通知单，井经审批后下达给财会部门，由财会部门根据销售发票通知单向客户开出销售发票。
编制销售发票通知单的人员与开具销售发票的人员应相互分离。
4、销售退回
◆企业应当建立销售退回管理制度。
单位的销售退回必须经销售主管审批后方可执行。
◆销售退回的货物应由质检部门检验和仓储部门清点后方可入库。
质检部门应对客户退回的货物进行检验并出具检验证明；仓储部门应在清点货物、注明退回货物的品种和数量后填制退货接收报告。
5、销售折扣
◆企业应当建立销售折扣审批管理制度，明确销售折扣的审批权限。
6、不相容岗位
◆接受客户订单﹑签订合同的岗位应与最后付款条件核准岗位分离
◆对于付款条件（信用政策）必须由销售部门和信用部门（有条件单位应专设）同时批准.
◆发货凭证编制人与发运货物﹑提取货物﹑包装货物或托运货物的人员不能是同一人,发运货物人与仓库保管员应分离.
二、收款
1、审批
◆企业应当对应收账款业务建立严格的授权批准制度，明确审批人员对应收账款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，重点是审批金额的界定，规定经办人的职责范围和工作要求。
◆在审批时，审批人应当充分了解和考虑客户的信誉、财务状况等有关情况，降低账款回收中的风险。
◆审批人应当根据应收账款和预付账款授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。
◆对于超过单位既定应收账款和预付账款政策和信用政策规定范围的特殊销售业务，单位应当进行集体决策，防止决策失误而造成严重损失。
2、审核
◆根据资信程度，审核付款金额及相关审批手续
◆经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理应收账款和预付账款业务。
对于审批人超越授权范围审批的应收账款和预付账款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。
3、结算和记录
◆会计主管应根据销售（付款）凭证及时入账，并应详细核算至每一客户，月度、季度、年度及时对每一客户余额进行分析。
◆企业应当建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度。
销售部门应当负责应收账款的催讨，财会部门应当督促销售部门加紧催收。
对催收无效的逾期应收账款可通过法律程序予以解决。
◆企业发生的各项坏账，应查明原因，明确责任，并在履行规定的审批程序后做出会计处理。
◆企业应当有专人保管应收票据，对于即将到期的应收票据，应及时向付款人提示付款；应收票据的取得和贴现必须经由保管票据以外的主管人员的书面批准，已贴现票据应在备查簿中登记，以便日后追踪管理。
应制定逾期票据的冲销管理程序和逾期票据追踪监控制度。
◆企业应当定期与往来客户核对应收账款、应收票据、预付账款等往来款项。
如有不符，应查明原因，及时处理。
4、不相容岗位
◆销售人员应当避免接触销售现款。
◆开具发票与发票审核岗位应当分离,编制销售发票通知单与开具销售发票分离.
◆应收账款记录与收款岗位应分离.
◆催收货款与结算货款应分离.
◆折扣和折让给予和审批应当分离.
第四章采购与付款
第一节岗位责任
一、领导责任
1、业务经理建立请购制度、询价制度、合同管理制度、验收制度，按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单（或采购合同）、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。
2、财务经理建立严格的付款控制制度、授权审批制度。
加强应付账款和应付票据的管理，建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定。
3、业务经理和财务经理设立货币资金管理环节中的重要岗位，并制定重要岗位的岗位职责。
4、业务经理和财务经理授权、督促销售与收款的全过程，考核每一岗位员工的职责，制定相应的奖惩机制。
二、重要人员岗位责任
1、采购员应严格执行进货管理制度，应认真做好采购员手册记录，每月进行库存结构和商品适销情况分析，对超出保本保利期的商品要提出解决办法，并按月与财务核对应付账款与存货余额。
2、应付帐款管理员定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。
如有不符，应查明原因，及时处理。
按客户设置应付账款台账，及时登记每一客户应付账款余额增减变动情况，对长期往来客户应当建立起完善的客户资料，并对客户资料实行动态管理，及时更新。
第二节重要节点和控制规定
一、采购
1、请购
◆加强采购业务的预算管理。
对于预算内采购项目，具有请购权的部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。
◆对于超预算和预算外采购项目，具有请购权的部门应对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。
2、询价
◆比价比质，合理控制成本。
3、审批
◆有条件的企业应建立新品评审制度和销售末位淘汰制度。
◆审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。
◆经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。
对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。
◆对于超预算和预算外采购项目，应当明确审批权限，由审批人根据其职责、权限以及单位实际需要等对请购申请进行审批。
◆对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。
4、采购
◆根据物品或劳务等的性质及其供应情况确定采购方式。
5、验收
◆根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件，由独立的验收部门或指定专人对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具验收证明。
6、不相容岗位
◆请购与审批。
◆询价与确定供应商。
◆采购合同的订立与审计。
◆采购与验收。
二、付款
1、审批
◆企业应当对付款建立严格的授权批准制度，明确审批人员对付款的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，重点是审批金额的界定，规定经办人的职责范围和工作要求。
◆企业应当充分了解和掌握供应商的信誉、供货能力等有关情况，采取由采购、使用等部门共同参与比质比价的程序，并按规定的授权批准程序确定供应商。
小额零星采购也应由经授权的部门事先对价格等有关内容进行审查。
2、审核
◆审核付款金额及相关审批手续
◆经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理应付账款业务。
对于审批人超越授权范围审批的应付账款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。
4、不相容岗位
◆验收与相关会计记录
◆付款审批与付款执行
第五章合同管理
第一节岗位责任
一、领导责任
1、建立健全合同管理台账，完善合同管理制度，提高合同管理水平，对于价外收入应派专人记录台账，并与合同校对，避免不按合同入账，对于现金收取方式，应有客户签字。
以租赁为主的企业，必须做到合同、台账、租赁图纸三项核对。
完善不相容岗位及权限审批制度。
2、公司经理或分管领导指定部门、落实人员专（兼）职负责合同管理工作，并制定重要岗位的岗位职责。
3、公司经理或分管领导授权、督促合同管理环节的全过程，考核每一岗位员工的职责，制定相应的奖惩机制。
二、重要人员岗位职责
合同管理员岗位职责作如下规定：
◆严格按公司的业务授权范围和委托代理权限办理合同事项。
◆严格依法审查合同的签订、变更、解除。
◆审验合同对方当事人的资格，检查合同履行情况。
◆制止不符合法律、法规规定的合同行为，并及时向主管领导报告，必要时可向上一级主管部门反映或报告。
◆经授权参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。
◆建立合同台账及统计报表，包括：
合同签订履行情况台账、合同变更解除台账、违约合同登记台账、合同履行情况进度表、合同签订情况进度表。
第二节重要节点和控制规定
1、立项
◆组织相关专业人员出具项目建议书和可行性研究报告，并予以论证。
◆对需要签订合同的项目或经济活动研究，重点调查考证对方当事人的签约主体资格、资质、资信、经营范围、履约能力、委托代理权限等。
◆签订重大合同前,合同经办人员应按照公司相关制度的规定，以及集团公司合同审核会签暂行规定进行审核。
各部门对涉及各自业务范围内相关合同条款的合法性、可行性和履约能力做出明确判断,各有关部门应对合同的主体、内容、形式是否合法、条款的完备性等提出书面意见并对此负责。
2、洽谈
◆重大合同洽谈必须2人以上参加。
3、签订
◆公司签订合同应当使用公司公章或合同专用章。
◆合同专用章实行专人管理、用印审批制度。
◆公司对外签订合同应由法定代表人或其委托授权的代理人进行。
4、保管
◆设立专职或兼职合同员，将正式合同文本准确归档，建立合同管理台账，跟踪实际履行情况与合同应履行情况。
5、备份
◆所有业务合同应在财务部备份，便于动态监督。
第六章存货管理
第一节岗位责任
一、领导责任
1、仓储、保管部门应当建立岗位责任制及不相容岗位分离，明确各岗位在值班轮班、入库检查、货物调运、出入库登记、仓场清理、安全保卫、情况记录等各方面的职责任务，并定期或不定期地进行检查；健全存货取得、验收、入库、保管、领用、发出及处置等各环节凭证、资料的保管制度；建立健全存货清查盘点制度。
2、仓储、保管部门设立存货管理环节中的重要岗位，并制定重要岗位的岗位职责。
3、仓储、保管部门授权、督促存货管理的全过程，考核每一岗位员工的职责，制定相应的奖惩机制。
二、重要人员岗位责任
仓库保管员按照存货业务流程，明确存货的取得、验收与入库，仓储与保管，领用、发出与处置等环节的控制要求，并设置相应的记录或凭证，如实记载各环节业务的开展情况，确保存货业务全过程得到有效控制，定期或不定期地对各类存货进行实地清查和盘点，及时发现并掌握存货的灭失、损坏、变质和长期积压等情况。
存货发生盘盈、盘亏的，应查明原因，分清责任，并及时报告有关部门，并定期与财会部门核对，发现问题，及时处理。
第二节重要节点和控制规定
1、验收入库
◆对所取得的存货的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具验收证明。
对于验收合格的存货，应当及时办理入库手续。
2、设立实物明细账
◆存货管理部门应当设置实物明细账，详细登记经验收合格入库的存货的类别、编号、名称、规格、型号、计量单位、数量、单价等内容，并定期与财会部门核对。
对代管、代销、暂存、受托加工的存货，应单独记录，避免与本单位存货相混淆。
3、保管
◆加强对存货的日常管理，严格限制XX的人员接触存货。
◆建立存货的分类管理制度，对贵重物品、生产用关键备件、精密仪器、危险品等重要存货，应当采取额外控制措施，确保重要存货的保管、调用、转移等经过严格授权批准，且在同一环节有两人或两人以上同时经办。
4、发货
◆建立存货处置环节的控制制度，明确存货处置的范围、标准、程序、审批权限和责任。
5、盘点
◆对特殊商品应聘请专家监督盘点。
◆对于联销经营方式的库存管理：
1、在代销经营方式下，商品的保管责任由门店承担，每月必须定期对商品进行盘点；2、在专柜经营方式下，商品的保管责任由供应商承担，平时销售采取负数库存，月末根据负数库存作为商品入库依据，将库存调整为零。
6、不相容岗位
◆存货的采购、验收与付款。
◆存货的保管与清查。
◆存货的销售与收款。
◆存货处置的申请与审批、审批与执行。
◆存货业务的审批、执行与相关会计记录。
第七章价外收入
第一节岗位责任
一、分管领导责任
1、财务经理建立价外收入管理制度，完善不相容岗位及权限审批制度。
2、财务经理设立价外收入管理环节中的重要岗位，并制定重要岗位的岗位职责。
3、财务经理和有关业务经理授权、督促价外收入管理的全过程，考核每一岗位员工的职责，制定相应的奖惩机制。
二、重要人员岗位责任
1、合同管理员见合同管理中重要人员岗位责任。
2、出纳员按出纳员岗位责任，对于现金收取方式，应有客户签字。
第二节重要节点和控制规定
1、签订
◆合同中应明示返利、扣率、代办会议费、场地费收取比例及，收取方式。
2、建立价外收入台账
◆登记每一笔价外收入金额，支付方式，并与合同相对是否匹配。
3、记录
◆财务人员应按准则要求准确记入相应科目，并与台账账账相对。
第八章票据管理
第一节岗位责任
一、分管领导责任
1、财务经理制定票据管理、领用制度和逾期票据的冲销管理程序和逾期票据追踪监控制度。
明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和程序，完善不相容岗位及权限审批制度。
2、财务经理派专人保管票据，并制定岗位职责。
3、财务经理授权、督促票据管理的全过程，考核每一岗位员工的职责，制定相应的奖惩机制。
二、重要人员岗位责任
1、票据管理员建立票据台帐，保管票据，对于即将到期的应收票据，应及时向付款人提示付款；已贴现票据应在备查簿中
升级会员 