福建省地方标准.docx
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福建省地方标准
福建省地方标准
ＤＢ３５／Ｔ１６１－２００２
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文书档案目录数据交换格式与著录细则
２００２-０１-２５发布２００２-０３-０１实施
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福建省质量技术监督局发布
ＤＢ３５／Ｔ１６１－２００２
前言
本标准是建设我省档案信息资源库的基础之一。
为了规范我省文书档案目录数据库特制定本标准。
本标准对文书档案目录数据库分为案卷和文件两个层次，但案卷级有所省略，并要求案卷级和文件级一体化著录，这既考虑到传统档案，又兼顾到今后立卷改革的方向。
本标准是根据GB/T3792.1-1983《文献著录总则》、DA/T18—1999《档案著录规则》的原则，结合我省建国后文书档案的特点制定的。
本标准基本上遵循了DA/T18-1999规定的档案著录项目和著录格式。
本标准具有以下特点：
规定了文书档案案卷级和文件级目录数据库的基本结构、著录项目与交换格式；对著录规则和著录格式进行必要的细化；规定了档案著录与计算机档案目录数据库之间的联系；规定了文书档案案卷级目录数据库与文件级目录数据库之间的联系。
本标准在编写格式上采用GB/T1-2000《标准化工作导则第一部分：
标准的结构和编写规则》。
本标准从2002年3月1日开始实施。
本标准由福建省档案局提出。
本标准由福建省质量技术监督局批准。
本标准由福建省档案局负责起草。
本标准主要起草人：
刘 虹 黄建峰。
ＤＢ３５／Ｔ１６１－２００２
文书档案目录数据交换格式与著录细则
1范围
本标准规定了《文书档案目录数据交换格式与著录细则》的定义、数据交换格式、数据交换要求、著录细则等内容。
本标准适用于建国后文书档案案卷级和文件级目录数据库的建库和传递，亦可作为编制相关档案管理软件、档案的全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统以及建立其他专门档案目录数据库的参考。
2规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T1988-1989信息处理信息交换用７位编码字符集
GB2312-1980信息交换用汉字编码字符集基本集
GB/T3469-1983文献类型与文献载体代码
GB/T7156-1987文献保密等级代码
GB/T7408-1994数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法
GB/T15418-1994档案分类标引规则
DA/T1-1992档案工作基本术语
DA/T13-1994档号编制规则
DA/T19-1999档案主题标引规则
DA/T22-2000归档文件整理规则
档案出版社中国档案分类法（1997年）
档案出版社中国档案主题词表
国家档案局工业企业档案分类试行规则（国档发[1991]20号）
国家档案局编制全国档案馆名称代码实施细则（国档发[1987]4号）
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3定义
本标准采用DA/T1和下列定义。
3.1档案著录
建立档案目录数据库中，对档案的内容和形式特征进行分析、选择、记录并录入计算机的过程。
3.2文件级著录
著录对象为一件或多件文件的档案著录。
3.3案卷级著录
著录对象为记述同一事物或同一问题或同一工作的多份文件的档案著录。
3.4件和多件
3.4.1件
归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；书刊、大事记、会议记录本、文件汇集、报表、名册、画册、图册等装订成册（本）的为一件；来文与复文可各为一件，重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。
3.4.2多件
未装订成册而题名又可概括的多份文件，如活页式会议记录、会议记要、工作简报、呈阅件、非讼诉案件等可作为多件文件。
3.5著录项目和数据字段
3.5.1著录项目
揭示档案内容和形式特征的记录事项。
如正题名、责任者、文件编号、文件时间、保管期限等等。
3.5.2数据字段
.DBF数据库文件中与著录项目相对应的描述档案某一内容或形式特征的数据集合。
3.6著录条目和数据记录
3.6.1著录条目
档案著录的结果，由反映一个著录对象的内容和形式特征的若干著录项目组成。
3.6.2数据记录
.DBF数据库文件中与著录条目相对应的描述一份文件或几份文件著录信息的数据集合，由若干数据字段组成。
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3.7.DBF数据库文件
按一定次序排列、相互关联的数据记录的集合。
本标准规定扩展名为.DBF的关系型数据库文件作为档案目录数据交换的文件格式。
3.8字段类型
在.DBF数据库文件中，字段类型规定数据字段的基本属性。
本标准涉及两种：
字符型（C）和数字型（N）。
3.9文字类别
当数据字段类型为字符型时，文字类别分为“字符”和“汉字”两类。
字符是指GB/T1988所规定的西文字母、数字及符号的图形字符，每个“字符”在内存中占一个字节。
“汉字”是指GB2312所规定的图形字符。
每个“汉字”在内存中占二个字节。
3.10字段长度
在.DBF数据库文件中，字段长度规定字段所包容字符的最大个数。
3.11交换格式
用于档案目录数据交换的数据库文件格式。
3.12数据交换
指.DBF数据库文件在网络上或以磁带、磁盘、光盘作为载体所进行的数据交换。
4数据交换格式
4.1文书档案目录数据进行交换的文件格式是.DBF数据库文件，并分为文件级和案卷级两种。
4.2文件级.DBF数据库结构见表1。
表1文件级.DBF数据库结构
序号
数据字段名
字段类型
文字类别
字段长度
1
全宗号
C
字符
4
2
案卷目录号
C
字符
3
3
案卷号
C
字符
4
4
分卷号＊
C
字符
2
5
页号☆
C
字符
4
6
件号☆
C
字符
4
7
页数☆
C
字符
4
8
归档号＊
C
字符
20
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表1（续）
序号
数据字段名
字段类型C
文字类别
字段长度
9
缩微号＊
C
字符
12
10
文件题名
C
汉字
160
11
责任者
C
汉字
50
12
文件编号
C
汉字和字符
30
13
文件时间
C
字符
8
14
时间附注
C
汉字和字符
30
15
保管期限
C
汉字
4
16
解密划控△
C
汉字
4
17
分类号＊
C
字符
24
18
检索词＊
C
汉字
80
19
档案馆代码△
C
字符
6
20
密级＊
C
汉字
4
21
载体类型＊
C
汉字
12
22
载体数量＊
N
4
23
载体单位＊
C
汉字
2
24
载体规格＊
C
汉字
12
25
电子文档号
C
字符
12
注：
＊为可选项☆按本标准6.1.5.2.1选择△档案馆为必选项
序号
数据字段名
字段类型
文字类别
字段长度
1
全宗号
C
字符
4
2
案卷目录号
C
字符
3
3
案卷号
C
字符
4
4
分卷号＊
C
字符
2
5
归档号＊
C
字符
16
6
案卷题名
C
汉字
160
7
起止时间
C
字符
17
8
档案馆代码△
C
字符
6
9
保管期限
C
汉字
4
10
解密划控△
C
汉字
4
11
分类号＊
C
字符
24
12
检索词＊
C
汉字
80
注：
＊为可选项△档案馆为必选项
4.3案卷级.DBF数据库结构见表2。
表2案卷级.DBF数据库结构
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5数据交换要求
5.1经过加密处理的数据交换，移交的同时提供解密手段。
5.2经过压缩处理的数据交换，移交的同时提供解压缩手段。
5.3用于数据交换的.DBF数据库文件以数据交换年度进行划分，当库文件长度超过存贮介质容量时，可分割为若干个子库文件存贮，并按顺序进行编号。
子库文件从01～99编号，如无子库文件，不编号。
5.4.DBF数据库文件名组成
5.4.1文件名格式
×××××××××××××××××
子库文件编号
数据库交换年度
全宗号
档案馆代码
数据级别
5.4.2著录细则
5.4.2.1文件名格式中，除以下几种情况外所有项目都必须著录。
a）建库单位是档案馆，可以不著录全宗号；
b）建库单位的全宗号如还未确定，可以不著录全宗号，允许在文件名未尾加建库单位的简称；
c）不进馆的档案数据库可以不著录档案馆代码和全宗号，允许在文件名未尾加建库单位的简称。
5.4.2.2数据级别分为文件级和案卷级。
文件级用汉语拼音字母“W”表示，案卷级用汉语拼音字母“A”表示。
档案馆代码著录按6.14.2执行；全宗号著录按6.1.1.2执行；交换年度按数据库文件进行交换时的年度著录；子库文件编号按5.3执行。
例1：
建库单位是福建省委，数据级别是文件级数据库，档案馆代码是435001,福建省委全宗号是0101，数据库交换年度是1993年，子库文件编号为2号。
库文件名著录为：
W4350010101199302.DBF。
例2：
建库单位是福清市档案馆，数据级别是案卷级数据库，档案馆代码是435010，
数据库交换年度是1999年，子库文件编号为1号。
库文件名著录为：
A435010199901.DBF。
例3：
建库单位是福建省国土资源厅，数据级别是文件级数据库，档案馆代码是
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435001，全宗号还未确定，数据库交换年度是2001年，子库文件编号为1号。
库文件名著录为：
W435001200101福建省国土资源厅.DBF。
例4：
建库单位是福州大学，数据级别是案卷级数据库，数据库交换年度是2000年，子库文件编号为1号。
库文件名著录为：
A200001福州大学.DBF。
6著录细则
6.1档号
档号按DA/T13执行，档号结构如下：
全宗号－案卷目录号－案卷号－件、页（张）号。
6.1.1全宗号
6.1.1.1字段描述
档案馆给定每个全宗的代码。
6.1.1.2著录细则
全宗号用四位代码标识。
其中第一位用汉语拼音字母或阿拉伯数字标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。
一个档案馆内的全宗号不得重号。
著录档案所在全宗的全宗号。
全宗号的格式是：
××××
全宗顺序号
全宗属类代码
一般档案视为全宗属性单一，用阿拉伯数字“0”作为全宗属类代码。
保留地方特性的档案可标注全宗属类代码。
除了汉语拼音字母“M”已用于标识明朝档案，汉语拼音字母“Q”已用于标识清朝档案，以及本标准赋于汉语拼音字母“G”标识民国档案、赋于汉语拼音字母“L”标识革命历史档案不能用之外，其余均可采用。
全宗属类代码由各档案馆统一编制，报送福建省档案局批准及备案。
6.1.2案卷目录号
6.1.2.1字段描述
全宗内案卷所属目录的代码。
6.1.2.2著录细则
案卷目录号可按不同年度，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置。
一个全宗内的案卷目录号不得重号。
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著录档案所在案卷目录的案卷目录号。
案卷目录号的格式是：
×××
案卷目录号
6.1.3案卷号
6.1.3.1字段描述
案卷排列的顺序号。
6.1.3.2著录细则
一个案卷目录内的案卷号按排列次序流水编号，不得重号。
著录档案所在案卷的案卷号。
案卷号的格式是：
××××
案卷号
6.1.4分卷号
6.1.4.1字段描述
可选字段。
归档插卷造成案卷号重号时，赋予重号部分案卷的排列顺序号。
6.1.4.2著录细则
6.1.4.2.1同一案卷号下除第一卷不编分卷号之外，其余的从数字2开始,按排列次序流水编分卷号，分卷号不得重号。
著录档案所在案卷的分卷号。
分卷号的格式是：
××
分卷号
6.1.4.2.2在同一案卷号下，除了第一卷著录案卷号之外，其余依照分卷号次序进行著录：
在6.1规定的档号结构中，案卷号的格式是：
×××××××
分卷号
小数点字符“．”
案卷号
6.1.5页号、件号和页数
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6.1.5.1字段描述
6.1.5.1.1页号是案卷内文件每页的顺序号。
文件中有图文的页面为一页。
6.1.5.1.2件号是文件排列的顺序号。
6.1.5.1.3页数是每一件文件的页数。
文件中有图文的页面为一页。
6.1.5.2著录细则
6.1.5.2.1有装订的案卷，著录页号。
不装订的案卷以及按DAT/22整理的档案，著录件号和页数。
6.1.5.2.2页号著录档案所在案卷内每一文件的首页页号。
件号著录每件文件的件号；页数著录该件文件的页数。
6.1.5.2.3页号和件号不应有空号、重号、分页（件）号。
6.2归档号
6.2.1字段描述
档案室赋予归档文件或案卷的排列顺序号。
6.2.2著录细则
档案室编制的档号的结构与6.1不符的选择本字段。
归档号应据实著录。
6.3缩微号
6.3.1字段描述
文件级字段，可选字段。
档案馆、室赋予的用于检索档案缩微制品的代码。
6.3.2著录细则
著录文件首页所在画幅的缩微号。
缩微号用12位代码标识。
其中第1位用英文字母标识缩微制品的种类。
按GB/T3469的规定，用“U”标识卷片，用“F”标识平片。
缩微号的格式是：
卷片：
××××××××××××
画幅号
减号字符“-”
盘片号
英文字母“U”
平片：
××××××××××××
画幅号
减号字符“-”
平片号
英文字母“F”
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“盘片号”、“平片号”是建库单位赋予本单位缩微卷片、平片的代码，“盘片号”和“平片号”在本单位内不得重号。
平片的画幅号即文件首页所在画幅的座标号，平片上各画幅的座标以行列表示，行从上到下依次为A行、B行……,最后一行为G行；列从左到右依次为01列、02列、03列……,最后一列为14列。
例：
档案缩微品是平片，该份文件首页所在画幅位于平片中的第D行、第5列,平片号是628号，著录为：
F0000628-D05
6.4文件题名
6.4.1字段描述
文件级字段。
表达文件中心内容、形式特征的名称。
6.4.2著录细则
6.4.2.1著录文件原文标题。
必要时可加著录副题名，并在副题名之前加上“：
”。
6.4.2.2文件题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“…”表示。
6.4.2.3对题名中出现“你省”、“你厅”等字样的一定要加上具体的名称。
原文件没有题名或原题名不能反映文件内容的应重新拟写，并在拟写的题名两端加上“［”和“］”。
原文件有题名的，附于原题名之后，如超过字段长度，可省略原题名。
题名拟写应力求反映文件内容，一般包括责任者、内容、文种，如超过字段长度，可以省略责任者和文种。
可以在字段长度之内，尽量多著录原题名中未提及的其他人名，并在增加的人名两端加上“［”和“］”。
如：
关于×××［×××、×××］等3位同志职务的任免通知。
6.4.2.4正文与附件为一件时，用正文题名作为本件题名。
转发文与被转发文为一件时，用转发文题名作为本件题名。
6.4.2.5著录对象是多件文件时，在拟写的文件题名中，应保留第一件文件题名的主要部分，加上能概括其余文件中心内容及形式特征的部分，并在题名未尾著录“（共×件）”的说明字样。
如：
工作简报（1～10期）（共10件）。
6.5案卷题名
6.5.1字段描述
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案卷级字段。
案卷题名是表达案卷内文件的中心内容、形式特征的名称。
6.5.2著录细则
6.5.2.1一般著录案卷封面上已拟定的题名。
6.5.2.2案卷题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“…”表示。
6.5.2.3对题名中出现“省”、“厅”等字样的应加上具体的名称。
案卷题名笼统、抽象、不规范时应重新拟写。
题名拟写应力求反映案卷所表达的事件、问题或工作，一般包括责任者、内容、文种，如超过字段长度，可以省略责任者和文种。
6.6责任者
6.6.1字段描述
对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。
6.6.2著录细则
6.6.2.1应著录列于首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，被省略的责任者用“［等］”表示。
联合行文的责任者，在字段长度之内，尽量多著录。
6.6.2.2机关团体责任者必须著录全称或统一规范的通用简称。
个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份，并用“（）”括起。
6.6.2.3无责任者，责任者不完整或有误，经考证后，在考证内容两端加上“［”和“］”。
考证出的责任者根据不足时，在其后加“？
”。
无法考证的按原文著录。
例：
［陈毅？
］
6.7文件编号
6.7.1字段描述
文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号，包括发文字号、标准规范类文件的统编号等。
其中，发文字号由机关代字、年份和序号组成。
6.7.2著录细则
按原文件编号据实著录。
联合发文或有多个文件编号时，只著录主办机关文件编号。
文件编号的文字类别，年份用“字符”，其余用“汉字”。
年份用4位数表示，字符“[”和“]”置于年份的两端。
例：
闽财计[1999]１０３号
6.8文件时间和起止时间
6.8.1字段描述
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6.8.1.1文件时间
文件级字段。
文件时间即文件形成时间。
6.8.1.2起止时间
案卷级字段。
起止时间是案卷内文件最早和最迟形成的时间。
6.8.2著录细则
6.8.2.1依据GB/T7408的规定，采用完全表示法，由8位数字组成，第1～4位数表示年，第5～6位数表示月，第7～8位数表示日。
6.8.2.2文件级著录对象是多件文件时，著录最早文件形成时间。
著录最早和最迟形成的文件时间，中间用减号字符“-”作为分隔符号。
6.8.2.3按原文件形成时间和原起止时间据实著录。
无文件时间、原文件时间缺少或字迹不清部分以“0”补之，文件时间有误或有疑义仍照原文著录，以上情况要根据文件内容、形式特征进行考证，并在时间附注项中注明考证出的文件时间。
如无注明，一律视为无法考证。
当文件时间中的年、月、日中的部分用“0”补之会造成歧义时，不论能否考证，都必须在时间附注项中注明。
例1：
文件时间只有2月，没有年和日。
应著录为：
00000200
并在时间附注项中注明考证出的时间，见6.9.2例1。
例2:
文件时间1956年有疑义，没有月和日，经考证但考证的根据不足。
应著录为：
19560000
并在时间附注项中注明，见6.9.2例2。
例3:
文件时间有三处字迹不清，用“0”补之会造成歧义，有一处无法考证。
应著录为：
19500102
并在时间附注项中注明，见6.9.2例3。
6.9时间附注
6.9.1字段描述
记录考证出的文件时间的数据字段。
6.9.2著录细则
著录经过考证之后的文件时间。
时间格式按6.8.2.1执行。
若考证出的时间根据不足时,在其后加“？
”字符。
考证后仍考证不出的部分用图形字符“□”代之。
时间附注的文字类别，“□”用“汉字”，其余用“字符”。
ＤＢ３５／Ｔ１６１－２００２
例1：
19520226
例2:
19570509？
例3：
195001□2
6.10保管期限
6.10.1字段描述
保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间。
6.10.2著录细则
6.10.2.1保管期限著录分为永久、长期、短期三种。
保管期限一般按案卷组成时所定的保管期限著录，对重新鉴定的文件，应著录新的保管期限。
新的保管期限的划分拟采用《归档文件与档案鉴定指南》及有关标准，最后方案待定。
6.10.2.2文件级“保管期限”数据字段必须逐件鉴定后著录；案卷级“保管期限”数据字段应当著录该案卷内文件的保管期限最长的一种。
6.11解密划控
6.11.1字段描述
解密划控是指遵照《档案法》，根据档案的文件形成时间及文件内容确定档案是向社会开放还是继续保密控制使用。
6.11.2著录细则
6.11.2.1解密划控著录分为控制、未定、开放三种。
6.11.2.2文件级“解密划控”数据字段必须逐件鉴定后著录；案卷级“解密划控”数据字段应当著录该案卷内文件的解密划控最严的一种。
6.12分类号
6.12.1字段描述
分类号是指档案所属类目的代码。
6.12.2著录细则
对档案进行主题分析后按GB/T15418、《中国档案分类法》及有关规定进行标引。
当分类表中没有恰当的类目时，可标引相近类目和上位类目。
企业可以按国家档案局1991年7月印发的规范性文件《工业企业档案分类试行规则》进行标引。
6.13检索词
ＤＢ３５／Ｔ１６１－２００２
6.13.1字段描述
记录主题词或关键词或自由词的数据字段。
主题词是表达档案主题内容的规范化的词或词组。
关键词或自由词是取自文件题名或正文用以表达档案主题并具有检索意义的词或词组。
6.13.2著录细则
对档案进行主题分析后按DA/T19、《中国档案主题词表》及本专业、本单位规范化词表标引主题词。
一般著录主题词，视需要，著录关键词或自由词也可。
按6.4.2.3中所规定，在文件题名规定长度之内如还录不下原题名中未提及的其他人名，可作为自由词标引。
6.14档案馆代码
6.14.1字段描述
唯一识别全国各档案馆的名称代码
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