施工单位如何做好项目档案工作资料.docx

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施工单位如何做好项目档案工作资料

施工单位如何做好项目档案工作

二○○七年八月九日

一、什么是项目档案

项目档案是指经过鉴定、整理并归档的项目文件。

项目文件是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。

我们可以从下面三个方面对这两个定义的进行理解：

⒈项目档案是建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文件材料。

理解这一点，有助于对项目档案内容全面性的认识，指导我们工作中注意不要仅仅关注竣工部分的文件材料，有助于我们做好项目建设各个阶段文件材料的收集、积累工作。

⒉项目档案是指经过鉴定、整理并归档的项目文件，也就是说项目档案不是一堆良莠不齐、零散无序的项目文件，而是经过鉴定、整理后形成的完整、准确、系统的档案。

认识这一点有助于我们理解项目档案工作的主要内容。

⒊项目档案包括文字、图表、声像等形式，认识这一点有助我们加强对纸质载体以外的其它项目档案的收集、整理、归档工作。

二、施工单位在项目档案工作中的地位

⒈项目档案工作不仅仅是建设单位单方面的工作，项目档案从形成、收集、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理、设备供应与安装等参建单位共同来完成，是一项需要密切配合的工作，参与建设的各方面存在一种互动的关系。

项目档案工作的特殊性决定了建设单位在项目档案工作中的重要位置。

建设单位作为项目建设的法人主体，是项目建设包括档案工作在内的各项工作的组织核心，对整个项目档案工作负有组织、协调和指导的总体责任。

项目档案管理的质量，关键取决于建设单位的组织管理，只有建设单位做好参建单位的组织、协调和管理，使他们明确各自在建设项目档案工作中应该承担的责任和完成的工作，并给予积极的配合，才能保证整个建设项目档案工作的顺利进行。

因此作为参建单位来说，施工单位在项目档案工作中也是处于参与的地位。

明确这一点，就是要告诉大家，做好项目档案工作的基础，就是按照项目建设单位的要求。

⒉对于施工单位自身的档案工作体系来说，项目档案是施工单位档案的一个重要组成部分。

为真实记录项目施工过程，维护施工单位自身的合法利益，做好项目档案工作，也是施工单位必然的一项工作。

因此从为本单位负责、服务、着想来看，施工单位在项目档案工作牌主导的地位。

明确这一点，就是要告诉大家，做好项目档案工作，不仅仅是为建设单位服务，更重要的是为自身服务。

三、施工单位如何做好项目档案工作

⒈建立项目档案工作管理体制，明确施工单位项目部负责档案工作的分管领导、主管领导，配备有一定档案业务技能的专职或兼职档案工作人员。

⒉加强档案法律法规和建设单位档案管理标准、制度的宣传教育，提高施工单位项目部领导及有关工程技术人员的档案意识。

（强调档案的真实性和客观性）

⒊根据建设单位档案管理标准、制度，建立施工单位项目部《项目文件移交制度》、《项目文件借阅制度》等。

⒋配备一定的设施设备，比如一定的档案柜和档案盒、杀虫药等，确保项目文件的安全。

⒌施工单位项目部档案工作人员做好对文件材料形成、积累的监督和指导，确保项目文件的完整、准确。

⒍施工单位项目部档案工作人员适时根据建设单位档案管理标准、制度做好项目文件的鉴定和立卷归档工作。

⒎施工单位项目部档案工作人员按时向建设单位档案部门和施工单位本部档案部门移交项目档案。

（根据要求有可能先提交监理单位做完整性和准确性的审核）

四、施工单位所产生的项目文件（收集、积累范围）

⒈建筑施工文件：

施工合同、协议书；开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件；原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单；建筑材料试验报告；设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等；施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探；土、岩试验报告、基础处理、基础工程图、桩基工程记录、地基验销记录；施工日记、大事记；隐蔽工程验收记录；各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告；工程质量检查、评定；技术总结、施工预、决算；交工验收记录证明；竣工报告、竣工验收报告；竣工图。

⒉设备及管线安装施工文件：

施工合同、协议书；开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件；原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单；建筑材料试验报告；设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等；焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录；隐蔽工程检查验收记录；强度、密闭性试验报告；设备、网络调试记录；施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告；系统调试、调试记录；管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录；管线标高、位置、坡度测量记录；中间教交工验收记录证明、工程质量评定；竣工报告、竣工验收报告；施工预、决算；竣工图。

⒊电气、仪表安装施工文件：

施工合同、协议书；开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、施工及其报批文件、施工计划、技术措施文件；原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单；建筑材料试验报告；设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等；系统测试、鉴定记录；绝缘、接地电阻等性能测试、校核

材料设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告；操作、联动试验；电气装置交接记录；中间交工验收记录、工程质量评定；竣工报告、竣工验收报告；竣工图。

五、项目文件的质量要求（文件形成要求）

⒈字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。

⒉需永久、长期保存的文件不应用易褐色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。

⒊复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。

这里要强调两点：

⑴尽量要求收集原件，特别是要注意归档的份数，如无法收集和归档份数一致的原件，也要在编目时标注原件存放的位置。

⑵有些原始数据检测的记录，最好用原始手工记录的文件材料归档，以免打印过程中造成误差。

⒋录音、录像文件应保证载体的有效性。

⒌长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

六、项目文件整理前的鉴定

项目文件整理前的鉴定包括：

完整性的鉴别，准确性的鉴别，属性的鉴别，密级的鉴别，保存价值和保管期限的鉴别。

⒈完整性鉴定

所谓完整性，是指对应当归档的项目文件要按项目收集齐全、成套。

在一套项目文件中，不能缺少各个组成部分；在一份项目文件内，不能缺张少页。

（比如：

原材料出厂质量证明和原材料试验记录、钻孔记录与试验记录等）。

⒉准确性鉴定

判定准确性的标准是两个“一致”：

一是项目文件应当同它反映的对象相一致；二是同一个项目的项目文件相互之间在内容上应当一致，如底图与蓝图应保持一致，测量结果应与竣工图保持一致，反映同一个部位或结构，相关的图纸应保持一致等。

⒊属性鉴定

所谓文件属性的鉴别，就是判定文件的性质和归属，把项目文件、政务文件、项目资料区别开来，以便按照不同的标准、规范进行整理和管理。

项目文件与政务文件的区分主要原则是内容原则和整体原则。

内容原则：

项目文件是伴随项目建设活动形成的，记录着项目活动的内容；政务文件是在政治生活和行政管理中形成的，记录着政务方面的内容。

整体原则：

就是维护项目文件与政务文件各自的完整性和成套性。

比如，项目文件一般具有成套性特点，即围绕一个建设项目形成一套文件是一个分割的有机整体，在具体区分时不能拆散这个整体。

在实际工作中，往往会碰到管理性文件的归属问题，这需要具体分析。

项目管理性文件，如以项目工作为内容的请示报告与批复性文件，计划和总结材料及来往文书等，一般可分为两类，一类是针对具体项目的，一类不是针对具体项目的。

对于这两类文件，前者可划入项目文件，后者划入政务文件。

⒋密级鉴定（归入施工单位内部档案部分）

项目文件密级的鉴别，就是按照有关规定确定应当归档的项目文件的机密等级。

在项目文件中，其中一部分具有机密性，为了维护项目机密安全，在对项目文件立卷整理时，必须进行密级的鉴别和划分，以便分别立卷和归档保存。

项目文件密级的鉴定，应以国家的技术政策、保密规定等指导性文件为依据，结合本专业、本单位划分密级的办法和要求，由项目负责人组织实施。

⒌保存价值和保管期限鉴别

归档的项目文件应当是具有保存价值的项目文件。

因此，在归档前，要根据《归档范围》，确定项目文件是否归档；对应当归档的项目文件，还要根据《保管期限表》确定它的保管期限，以便分别立卷和归档保存。

七、项目文件的立卷归档

㈠组卷

⒈什么是案卷

案卷，是由互相联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。

案卷的基本特征有：

⑴案卷是一组互相联系的项目文件，不是内容毫不相关的文件的随意组合。

⑵案卷内项目文件的数量要适度，既不能太多，也不能过少，要与卷盒的厚度相适应。

⑶一个案卷内项目文件的保存价值和密级应该一致，便于管理和使用。

⒉组卷的要求

组卷的基本要求是：

遵循项目文件的形成规律，保持案卷内项目文件的系统联系，并要便于利用和保管。

项目文件的形成是有规律性的，依照这种规律组卷，才能使组卷工作具有客观标准和科学依据。

在组卷时一定要保持案卷内项目文件的系统联系，即通过组卷正确体现一个项目、一个案卷内项目文件的系统性和有机联系，把互相联系的文件材料按照一定的特征进行有机组合和排列。

便于利用和保管，做到卷内文件的数量适度，不同保管期限和密级的文件分别组卷。

⒊组卷方法

基建工程的图纸，按其反映的不同专业，分别组织案卷。

如一般建筑工程是由建筑、结构、电气、水暖、通风等不同专业组成的，各专业的文件是有机联系的整体，可分别组成案卷。

基建工程的文字材料，按照其反映的不同问题或不同名称，分别组织案卷。

㈡卷内文件材料的排列

⒈图纸的排列

图纸的排列按图样目录的顺序或图号进行排列。

⒉文字材料的排列

文字材料的排列有以下几种方法：

⑴按重要程序排列。

即重要的文件排在前面，次要的文件材料排在后面。

⑵按时间顺序排列。

⑶按逻辑关系排列。

如来文和复文，复文在前，来文在后；正文和原稿，正文在前，原稿在后；请示和批复，批复在前，请示在后。

⑷如有译文的外文资料，一般要求译文在前，其相对的原文材料在后。

⒊图文混合材料的排列

案卷内既有图样，又有文字材料时，一般要求文字材料在前，图样材料在后。

㈢卷内文件的编号

单面书写的文件在右下角编写页号；双面书写的文件，正面在右下角、背面在左下角编写页号。

图纸页号编写在图纸标题栏外面。

㈣填写卷内目录

文件排列与编号之后，每份文件在卷内的位置已固定，为了便于文件的检索与利用，应按规定格式逐件填写卷内文件目录。

卷内目录的项目包括：

序号、文号、责任者、文件材料题名、时间、页号、备注。

⒈序号表示此份文件在本卷内的顺序，从“1”开始编写。

需要注意的是：

正件与附件、转发文与被转发文、印件与定稿、请示与批复、来文与复文在整理时视为一件；重要法规性文件的正本、定稿与历次修改稿，正本与定稿视为一件，历次修改稿各为一件。

⒉文号是文件的发文字号，文号由发文单位代字、年度和顺序号三个部分组成，应填写完整，不能简写。

没有文号的文件，此栏不填写。

图样的图号也填写在此栏。

⒊责任者是文件的制发单位，可写全称或规范性简称，不能用“本厂”之类的俗称。

⒋文件材料题名是文件的标题，不能随意更改和简化（文件标题中含有责任者的可简化责任者），没有题名的应拟定题名，对于不能反映文件内容的题名也应重新拟写（文件题名应包含内容与文种，不能用“通知”、“报告”此类只有文种的题名）（“梅花香自苦寒来”）。

⒌时间是文件的形成时间，要标注年、月、日，注意年采用四位公元纪年。

⒍页号即此份文件首页的页号，仅卷内最后一份文件标注起止页号。

卷内文件目录放在卷首。

凡原有图样目录，只作为项目文件的首页，不得代替卷内目录，卷内目录应重新编制。

㈤填写备考表

⒈说明：

填写案卷内项目文件的总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

（注意在图文混排的案卷内，在说明中应写明“本卷共有文字材料×份×页，图纸×张。

）

⒉互见号：

填写反映同一内容而形式不同且另行保管有档案保管单位的档号。

档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。

⒊立卷人及检查人的姓名和时间。

（检查人由建设单位档案人员填写）

备考表放在卷末。

㈥案卷及卷内文件的装订

⒈案卷可采用装订和不装订两种形式。

实践证明，案卷装订有利巩固立卷成果，方便保管，但利用时不方便；案卷不装订，省力省时，利用方便，但容易搞乱，保管不方便。

⒉案卷内不同尺寸的项目文件要折叠成统一幅面，一般以A4图幅为标准。

图样材料的折叠

⒊永久、长期保存的案卷装订时必须去掉金属物。

㈦填写案卷封皮及脊背

⒈案卷题名：

即案卷标题，它应简明、完整、准确揭示卷内项目文件的内容。

其由三部分组成：

①项目的名称或代字、代号；②项目的组件、部件、专业、阶段的名称、代号；③项目文件的名称。

例：

洪家渡水电站引水道布置图、结构图

洪家渡水电站2002年1月至2003年4月钢筋出厂证明及试验报告

⒉立卷单位：

填写负责项目文件组卷的单位。

⒊起止日期：

填写案卷内项目文件形成的起止日期。

⒋保管期限：

整理前鉴定时所确定的卷内项目文件的保管期限。

⒌密级：

整理前鉴定时所确定的卷内项目文件的密级。

⒍档号：

根据建设单位确定的档号编制方案，填写档号。

档号，是指保管单位的编号或代号。

它是档案部门用来反映档案分类层次和保管单位排列顺序的一组符号，是项目档案分类号和保管单位顺序号的组合体。

㈧装盒和案卷排列

按照项目档案分类方案规定的类目体系进行排列。

如同一小类中有若干案卷，就应当根据这些案卷内项目文件材料的形成过程，以及项目文件材料所反映的对象在结构上、隶属关系或工作程序上的衔接关系，或者项目档案的重要程度等，来确定排列程序。

㈨编制目录

⒈分类目录

项目档案分类目录是以保管单位为著录对象，著录项目组成的条目按项目档案实体分类整理的顺序进行排列的一种目录。

在用途上它既是一种室藏目录，又是一种检索工具。

项目档案分类目录的项目一般包括：

档号、案卷题名、编制单位、起止日期、保管期限、密级、案卷总页数、备注。

具体根据建设单位的有关规定执行。

⒉全引目录

分类目录与卷内目录的结合体。

八、项目档案的移交

㈠编制移交清册（可用全引目录代替）

㈡履行移交手续