行政管理制度v011.docx

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行政管理制度v011

深圳市恒源昊资产管理有限公司

行政管理手册

制定：

审核：

批准：

目录

第一章、总　则2

第二章、员工行为规范3

第三章、保密管理办法6

第四章、会议管理办法10

第五章、收发文件管理规定20

第六章、档案管理规定22

第七章、资料管理规定27

第八章、印章管理规定31

第九章、公司资质文件管理规定34

第十章、合同管理办法36

第十一章、接待管理规定41

第十二章、车辆管理办法43

第十三章、办公用品/设备管理规定46

第十四章、计算机、网络管理规定51

第十五章、厂区管理规定53

第十六章、宿舍管理规定54

第十七章、食堂管理规定57

第十八章、劳保用品管理规定60

第十九章、消防、安全、物业、基础设施管理办法63

第二十章、卫生与环境管理规定70

第二十一章、日常其它行政业务管理规定72

第二十二章、行政费用管理规定75

第二十三章、问责追究管理规定76

第二十四章、请示、汇报和审批管理办规定79

附件：

行政管理及工作流程

相关记录表格

第一章、总　则

一．目的

为加强公司行政管理，健全和完善行政管理体系，使各项管理标准化、制度化、规范化，以提升企业形象，提高工作效率，特制定本制度。

二．包含内容

规定所指行政管理包括员工行为规范、会议、文件、档案、保密、印鉴、合同、接待、车辆、安全保卫、计算机/网络、办公区、办公及劳保用品、宿舍食堂等范围的管理规定。

三．适用范围

本制度适用深圳市深圳市恒源昊资产管理有限公司全体员工。

四．监督实施：

行政人事部监督以下所有规定的执行。

第二章、员工行为规范

一．目的

加强公司员工仪容的管理是公司文化的一个重要组成部分，是公司形象建设的重要一环；搞好这项工作有利于加强员工的团队观念，有利于形成良好的团队精神。

二．着装及仪容要求

1．公司员工上班时一律要求佩戴工作牌，并将工作牌端正地佩戴在胸前。

2．周一至周四，一律着公司制服上班；配带领带、领花；公司展览活动日，除穿公司制服外，还应根据需要着红色西式马夹，着装统一、整洁、美观，仪容庄重大方。

公司没有配置工作服的按照周五自由着装要求。

3．每周五，为公司的自由着装日，公司员工可根据自己的爱好，自由选择上班服装，但必须得体、大方、整洁，不宜穿休闲或怪异服装。

4．上班时不允许穿色彩、图案、样式怪异或过于新潮、前卫的服装或无袖衬衫/T恤、吊带/露腰或低领上衣、牛仔裤、运动裤、短西裤、沙滩裤，裙子应及膝以下。

禁止将长裤脚卷起。

5．女员工应淡妆，佩戴饰物要得体，头发应梳理整齐，不做怪异发型，并避免使用味浓的化妆品。

6．男员工鼓励穿西装，打领带，穿皮鞋，应每日修剪胡须，头发不盖耳遮领，不得递光头。

7．保持个人卫生，做到五清洁：

即面容清洁、口腔清洁、鼻腔清洁、头发清洁和手清洁，不给客户留下不良的视觉印象。

8．上班时皮鞋要保持干净、光亮，不准钉响底。

不允许穿拖鞋、沙滩鞋、胶鞋、布鞋、运动鞋等，不将凉鞋当拖鞋穿。

三．举止行为要求

1．微笑自然，精神饱满，彬彬有礼。

2．谈话要心平气和，语音适中，口齿清楚，发音正确、双目正视对方。

3．有问必答，解释耐心，不训斥、责备。

4．严禁争吵，得理让人，必要时请主管解决。

5．工作出现差错，必须当面赔礼道歉并及时纠正。

6．要主动与主管或客户打招呼，姿势要端正，不叉腰、不抱胸，不背靠它物或趴、坐在桌面上。

7．开门时要握住把手直到门打开或关闭再放手，交接钱物注意轻拿轻放，不抛不丢。

8．尊重别人的风俗习惯，不开过分玩笑。

受理业务完毕，以点头示意，用语告别，一般不以握手形式告别。

9．应礼貌接待他人，做到“来有迎声，问有答声，走有送声”。

守时守信，不卑不亢，不做有损国格、公司形象或人格的事。

10．外出办事的工作人员，进入办事机构办公室前，应先检查自身仪容仪表，并适度敲门，待主人允许后方可进入，进入应先使用礼貌用语。

11．应自觉树立和维护公司形象，不得有任何有损公司形象的行为或言辞。

12．应互敬互爱互助，和睦相处。

不损人利己，不讽刺挖苦，不窥探他人隐私，不对他人进行人身攻击，不以工作之外事情议论他人。

13．不拉帮结伙、滥用权力、打架斗殴、聚众赌博。

四．工作纪律

所有员工应自觉遵循公司的所有管理制度。

1．上班时不得聊天、喧哗、追逐嬉戏、打瞌睡、吃零食，不得看与工作无关的书籍、报纸不得浏览与工作无关的网页。

2．上班时不得处理与工作无关的私事。

3．工作会客应在会议室、洽谈室或指定场所。

4．工作时间不得喝酒（公务应酬除外，但提倡中午不喝酒）。

5．不得利用公物制作或唆使他人制作私人物品。

6．不得利用职权做贪污、受贿、行贿及其它损坏公司利益的事情；不得以公司名义招摇撞骗；不得以公司关系，从事与集团公司无关的事务；不得利用公司客户资源或商情资料或本公司名义销售本公司的产品或从事其他买卖（公司员工不得接受客户的宴请娱乐）。

7．携带公司物品外出时须办理规定手续，发生丢失、损坏时照价赔偿。

8．上下级应互相关心，各种工作报告须依照管理层次逐级呈报，不得越级（特殊/紧急情况除外，但须于事后向直属主管报备），当个人意见未获采纳前，应严格执行公司规定或上级指令，不得因个人意见阻挠组织运作。

9．工作岗位服从上司安排，执行生产、工作任务时不得畏难借故回避或互相推诿，遇临时紧急任务，虽非工作时间内，经通知后应立即到场处理。

10．未经公司书面同意，不得兼职或经营其他副业，更不得为自己或他人从事与本公司相同或类似之事业。

11．上班时间因公需要外出者，需按照公司的出入管理规定办理相关手续。

12．上班时间因私不能正常工作的，需要按照公司的相关规定办理请假手续。

五．接听电话

1．所有来电，务必在三响之内接答。

同事不在位置上，或正接听其他电话，附近的同事要养成为其代接电话并做好记录的习惯。

2．普通座机电话，拿起听筒先说"您好，恒源昊（公司）!

"，手提电话接通后应先向对方打招呼（在确切知道对方是谁时）或自报姓名（在未知对方是谁时）：

“您好，（我是）XXX!

”，语气平和、自然亲切。

3．通话时，话筒的一边置于唇下约5厘米处，通话过程中一般不要使用免提功能。

4．遇到找同事的电话，应先讲：

“请稍等！

”，然后将电话转向同事分机；若同事不在现场，应先讲：

“对不起，XXX现外出（或其他不在现场的事由），不在公司（或店面），请问有什么事我可以帮到您吗？

”，待问清楚来电者的原由后，才可决定将该电话转给有关部门处理，还是将被找同事的其他联络办法告诉对方。

不允许不负责任地处理客户来电。

5．业务电话要做好通话记录，并养成将要点向对方复述一遍的习惯。

6．通话完毕应说“再见！

”，不得用力掷听筒。

7．上班时间，一般不得打（传）私人电话，如有急事，通话时间不宜超过3分钟。

六．工作用语

1．工作中应说普通话。

2．工作中可根据客户的方言使用适当的方言，同事之间上班时间不得使用方言。

3．应根据客户的性别、年龄等情况适当称呼。

4．应主动、自如地使用“您好，请，谢谢，对不起，给您添麻烦了，再见”等文明服务用语。

七．监督管理

行政和人力部门必须不定期对以上行为要求进行全面检查或抽查，对于轻度违反规定者，可提出口头警告或通报。

严重违反者或屡教不改：

违反“二.着装及仪容”条款要求的，每违犯一次处罚20－50元；违反“四.工作纪律”条款要求的，最低罚款50元，上不封顶，并且赔偿相关损失，直至追究有关法律责任。

附件1：

工作流程无

附件2：

相关文件和记录

第三章、保密管理办法

一.目的

为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本办法。

二．适用范围

本办法适用于公司内所有有关公司秘密的事项。

公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。

三．名词与术语

公司秘密：

关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。

四．内容

4．1办法宗旨

公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。

对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。

4．2保密范围

公司秘密包括的下列秘密事项：

1）、公司重大决策中的秘密事项。

2）、公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。

3）、公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。

4）、公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。

5）、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。

6）、公司产品的技术工艺/检测文件、公司的供应商/客户资料等各项技术和管理资料在各个阶段的相关信息（研发前后、投产前后及正在进行过程等）。

7）、公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料。

8）、其他经公司确定应当保密的事项。

一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。

4．3密级分类、确定

公司秘密的密级分类：

"绝密"、"机密"、"秘密"三级。

1）绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；

2）机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；

3）秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。

公司密级的确定：

公司秘密的保密权限由公司总经理、董事长制定。

1）绝密级：

公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料；

2）机密级：

公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况；

3）秘密级：

公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为。

4．5公司密秘的保密期限

属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度4.3条的规定标明密级，并确定保密期限。

保密期限届满，自行解密。

保密期限分类：

1）绝密：

永久；2）机密：

5年；3）秘密：

3年。

4．6保密措施及规定

遵守公司各项管理制度，严守秘密，不得以任何方式向公司内外无关人员散布、泄漏公司机密或涉及公司机密。

不得向其他公司员工窥探、过问非本人工作职责内的公司机密。

4．6．1人员保密措施

⏹外部人员：

包括但不限于来我司的实习生、临时工、管理咨询顾问、技术咨询顾问、合作开发研制人员、各部门的借用文员、制造系统操作类借用人员、技术支援工程安装外包人员、常驻维修服务人员（设备维修、热线、话务人员、）、物业管理人员、保安、外包开发方式的合作人员等，这类人员不进入公司的人力资源管理系统。

至少在在与我公司产生业务关系开始前2天内，由业务接洽/产生部门负责人按照《外部人员信息安全管理规定》，需签订我司的“外来人员保密协议”。

⏹本公司人员入职时由行政人事部负责与其本人签订我公司的“员工保密协议”。

⏹内部在职员工：

严格遵守本制度的内容。

对于本人接触过的所有有关公司的秘密内容，均应严格保守，不得向秘密规定范围外的人员散播。

⏹公司内部员工调职、离职时，经总经理批准必须将自己经管的密级文件或、资料和其他物品，移交，切不可随意移交给其他人员。

⏹本公司员工离开公司后，不得用公司的技术秘密（包括公司经营及特有的专利）为他人或自己服务。

4．6．2对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：

1）文档保密参照《公司文档保密管理规定》；

2）公司员工离开座位或办公室时，必须将其放入抽屉和文件柜中，电脑屏幕资料必须采取保护措施；

3）不得在公开发表的文章中引用秘密文件和资料，

4）非经总经理或部门分管领导批准，不得复制和摘抄、传真、外传；

5）收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；

6）在设备完善的保险装置中保存，计算机中的秘密文件必须设置口令（8位数字字母结合）。

7）不准带到与工作无关的场所。

不得在公共场所谈论和交接。

8）非经总经理或部门分管领导批准，公司的档案、资质文件或资料不得携带离开公司。

4．6．3属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施（产生该项业务时，必须有具体规定，并经过各级领导审批）。

4．6．4属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理或部门分管领导委托专人执行并做好登记；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由公司行政人事部分管副总指定专门人（例如：

电脑管理负责人）负责保密。

未经允许不准私自翻印、复印、摘录和外传。

复制件应按照文件、资料的密级规定管理。

4．6．5在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。

4．6．6具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：

1）选择具备保密条件的会议场所；

2）根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；

3）依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。

4）确定会议内容是否传达及传达范围。

会议记录（或录音）要集中管理，未经管理部门批准不得外借。

5）会议工作人员不得随意传播会议内容，特别是涉及人事、机构以及有争议的问题。

4．6．7不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。

4．6．8公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理办公室；总经理办公室接到报告，应立即作出处理。

5.责任与处罚

5．1本制度规定的泄密是指下列行为之一：

1）使公司秘密被不应知悉的；

2）使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。

5．2出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资50元以上500元以下：

1）泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；

2）已失密、泄露公司秘密但采取补救措施的。

5．3出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失。

1）故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；

2）违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；

3）利用职权强制他人违反保密规定的。

以上处罚均保留公司对其追究其刑事责任的权利。

6.附则

6．1本制度将接受以下制度的支持

《公司文档保密管理规定》

《公司对外资料规范化管理规定》

《外部人员信息安全管理规定》

《接待、对外和信息交流管理规定》

《信息交流、安全管理及奖惩管理规定》

《客户信息保密管理规定》

《业务保密检查和管理规定》

《工厂内部保密制度补充规定》

《各车间、部门办公室允许进出的人员规定》

6．2以上相关规定未尽事宜，遵照国家有关法律、法规处理。

附件1：

工作流程无

附件2：

使用表格无

第四章、会议管理办法

一．目的

为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本办法。

二．适用范围

本办法规定了我司内部会议召开的组织、安排及其它各项事宜，适用于我司召开内部会议的管理和控制。

三．管理权责

3.1行政人事部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。

3.2会议召集人或主办部门（含各中心/部门）负责会议的组织工作，并有权对违反本办法的行为提出处罚。

3.3会议的审批权限详见“5.1会议提拟与审批”。

四．会议分类与组织

序号

会议名称

主题/特点

类别

主持人

参加人

备注

1

董事会

/股东会

例行及重大事项

重要决策适时召开

公司会议

董事长

股东、董事成员及列席成员

2

公司领导班子会议

遇重大事项

或重要决策适时召开

公司会议

总经理

公司管理团队成员

原则上每月召开一次

3

部门会议

各中心/部门固定汇报程序

部门例会

中心/部门负责人

中心/部门负责人自定

如：

部门工作会：

各部门召开的工作会，由各部门主管决定召开并负责组织。

车间（班组）会：

由各车间主任或班组长决定并主持召开。

4

动员会

发言固定、没有讨论程序

公司临时

行政会议

主办中心/部门负责人

召集人提拟

5

研讨会

对某一课题或问题切磋、探讨

公司临时

行政会议

主办中心/部门负责人

召集人提拟

6

鉴定/评审会

对某事物的价值、性能，质量鉴别，必须有结论

公司临时

行政会议

主办中心/部门负责人

总经理指定或召集人提拟

7

专题会

为某一专题而开，必须有结论

公司临时

行政会议

召集人指定

召集人提拟

即全公司性的技术、业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会、项目小组会议等）

8

评比会

一般在年底或某一重大活动结束后召开

公司例会

行政人事总监

召集人提拟

9

总结会

总结前一段工作，研究、部署下阶段工作

公司例会

中心/部门负责人

召集人提拟

如公司月度主管例会，由公司行政人事部组织召开

10

汇报会

下级向上级或有关人员汇报工作情况

公司临时

行政会议

召集人指定

召集人提拟

11

调度会

任务安排，人员派遣，设备物资情况的调动

公司临时

行政会议

召集人指定

召集人提拟

12

外部会议

外单位在我公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或业务会（如联营洽谈会、用户座谈会等）

由行政人事部受理安排，有关业务对口部门协助做好会务工作。

13

日报备会

当天工作计划及前一天工作完成情况

公司例会

中心/部门负责人

本部门全体员工

5.管理内容

5.1会议提拟与审批

5.1.1公司例行会议无须提拟和审批。

5.1.2公司级会议或跨多部门会议由总经理直接提拟；或由议题涉及业务的主办部门的分管领导提拟。

5.1.3部门内会议由各部门自行安排，但会议时间、参加人员等，一律按本文件规定执行。

5.1.4外部会议一律由行政人事部受理安排，有关业务对口部门协助做好会务工作。

由本中心/部门另行提拟方案呈报总经理批准后执行。

5.1.5会议需另行核给专项费用的，应向分管领导、总经理、董事长及上级上管部门（必要时）批准后执行。

5.2会议计划与统筹

5.2.1例会安排：

为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，要求严格按例行规定的时间、地点、内容组织召开。

例行会议安排如下：

序号

会议名称

组织部门

主持人

时间

地点

参加会议人员

1

公司领导班子会议

总办

总经理

根据情况

董事长办公室

公司经营班子成员

2

年度总结计划会

行政人事部

副总经理/行政总监

每年元月

根据情况确定

公司全体人员及临时特邀人员

3

月度质询会

行政人事部

行政人事部总监/经理

每月最后一天下午

公司会议室

部门副主管及以上管理人员、领导临时指定人员

4

公司周例会

行政人事部

行政人事部主管

每周一

8：

40-9：

10

公司会议室

所有部门负责人

5

生产跨部门协调会/日报备会

相关部门

副总/总监/经理

周一外的每天8：

45－9：

15

工作现场

生产、品质、工程、物料

6

日报备会

各部门

部门负责人

每天早上8：

45-9：

00

相应会议室或/办公室或指定地点

部门所有人员

7

部门协调会

行政人事部

总经理/或副总经理

第一/第三周五

16：

30分

公司1＃会议室

各部门负责人/行政总监

8

部门周例会

营销中心

营销总监

每周一

10：

30分

公司1＃会议室

营销中心全员、客服中心、生产部、研发中心负责人

研发中心

总工

每周一

13：

00分

公司1＃会议室

研发中心实验员以上人员

采购部

采购部主管

每周一

16：

45分

公司2＃洽谈室

采购所有人员、物料部负责人

生产部

分管领导/生产部经理

每周一

9：

30——10：

30

公司2＃会议室

生产部经理、主管、副主管、利润中心主任、统计员、车间主任

品质部

分管领导/品质部主管

每周一

13：

00——14：

00

公司2＃会议室

品质部全体人员

工程部

分管领导/工程部主管

每周一

16：

45分

公司2＃会议室

工程部全体人员

财务部、物料部

分管领导/财务部主管

每周一

9：

20——10：

20分

公司1＃洽谈室

财务部、物料部全体人员

利润中心

利润中心中心主任

每周一

13：

00分

公司2＃洽谈室

利润中心全体人员

行政人事部

分管领导/行政人事部经理

每周一

16：

30分

公司1＃会议室

行政人事部全体人员

9

评比会

行政人事部

行政人事总监

会议召集人提拟

会议召集人提拟

会议召集人提拟

10

总结会

各中心/部门

中心/部门负责人

会议召集人提拟

会议召集人提拟

会议召集人提拟

备注

会议内容：

总结前一天/周/月/年的问题，部署下一天/周/月/年的工作计划、注意事项。

参加人员：

可根据情况增加临时特邀人员。

主持人：

上表内指定人员不在时可委托其他人员代替。

会议时间调整：

固定计划时间如遇周末或假期提前或延后，调整会议召开具体时间以行政人事部通知为准。

5.2.2会议内容：

序号

会议名称

内容要求

时间

1

领导班子会议

1、商议公司重大事项及重要决策。

2、经营环境遇重大变化需对相关的影响要素进行讨论

根据实际情况确定

2

年度总结计划会

1、对上一年度工作进行总结；

2、对上一年度先进单位、先进个人进行表彰；

3、布署下年度指导方针、战略规划、确定下一年度的工作计划和工作目标；

每年元月

3

月度质询会

1、对上月的工作进行总结及下月的工作进行计划；

2、找出部门在上月计划执行中存在问题，并对存在的问题制定改善措施，明确责任人并作出结果承诺；

3、利润中心对发言部门进行要求、其他部门对其提出质询；

4、需相关部门协调的问题；

每月月末最后一天下午

4

部门周例会

1、对上周的工作进行总结及下周的工作进行计划；

2、提出工作存在的问题及改善措施；

3、对解决不了的问题，向部门负责人寻求帮助；

每周一

5

早会

1、传承公司理念与文化；

2、传达公司本周的重要指示；

每周一早8：

50-9：

00

6

生产跨部门协调会/日报备会

1、喊部门口号；

2、前一天存在的问题及部门间需要协调的事宜；

3、当天个人必须解决的问题及改善措施；

4、按公司统一格式写出书面的日工作计划及总结；

5、部门主管必须在下属日工作计划上签名。

周一外的每天8：

45－9：

15

5.2.3其他会议的安排：

如遇特殊情况，相关部门需临时召集会议，须事先与行政人事部取得联系，以便安排会议场所和提供必要的设施，会议组织由责任部门负责。

5.2.4凡行政人事部已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提前2天完成会议提拟和报批手续，并报请行政人事部调整会议计划。

未经行政人事部同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。

5.2.5会议安排的原则：

Ø小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。

Ø各类会议的优先顺序为：

公司例会、部门会议。

因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。

Ø对于准备不充分，重复性或无多大作用的会议