公文写作基础知识培训大纲.docx

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公文写作基础知识培训大纲

唐山市公共交通总公司

办公室公文写作基础知识培训大纲

培训主要内容为：

计划、总结、通知、通报、请示、报告内容、写作方法和档案、工作资料的搜集整理。

计划

计划的涵义

▪为做好某阶段工作，完成某项任务，依据党和国家的方针、政策以及上级指示精神，从本单位、本地区实际情况出发，事先提出工作目标、相应的措施办法和完成任务的步骤、时间等，把这些内容写下来就是计划。

计划的分类

▪按内容分类：

有工作计划、科研计划等。

▪按写作方式分类：

有文字式计划、表格式计划。

▪按性质和用途分类：

规划、纲要、要点、设想、打算、方案、安排、意见等。

（预案）

▪规划：

是时间较长、范围较广、内容比较概括的长远计划。

如：

《唐山市中心城区公共交通规划》

《唐山市公共交通十二五规划纲要》

▪要点：

是粗线条、提纲式的计划。

如：

《唐山公交总公司2013年工作重点》

《唐山公交XX分公司第四季度工作计划》

▪方案：

是专项工作、专业性比较强、比较周密具体的计划。

如：

《唐山市公共交通总公司关于打好“四个攻坚战”优化公交发展环境专项整治活动实施方案》、《唐山市公共交通总公司关于冬季除雪实施方案》

▪安排：

是时间较短、范围较小、内容单一、比较具体的计划。

如：

《本周XX部室工作安排》。

▪意见：

作为一种计划时，是对下级就某一阶段或某一专项工作提出的指导性或建议性的计划。

如：

《唐山公交总公司党组织在党员中深入开展创先争优活动的实施意见》。

正确使用

▪从时间角度区分，长远的（两三年以上）计划用规划，中期的（一年左右）用计划，短期的用安排。

▪从机关单位的层级区分，领导机关常用纲要、要点、意见，基层单位常用计划。

▪从下达计划的性质区分，指令性强的计划常用计划、方案，偏重指导性、建议性的常用意见。

计划的写作

▪表格式计划的写法：

▪把任务、措施、步骤、完成时间、执行人员等分项列成表格，依一定顺序排列。

这种写法眉目清楚，一目了然，适用于任务具体、时间性强、程序性强的计划。

▪如：

《唐山市公共交通总公司2013年工作计划》

《唐山公交2013年重点工作及考核标准》

注意事项：

▪“主要内容（指标、数据）”：

只写工作内容，不写目的、意义、效果。

▪“起止时间”：

要明确，如培训时间要尽可能明确。

▪行政和上级业务部门的指令性工作不能漏。

▪“评分标准”：

要根据工作完成的程度、质量进行衡量。

文字式计划的写法

▪正文：

一般分开头、主体、结尾三部分。

▪开头：

主要写“为什么要做”，可以写制订计划的依据，或制订计划的目的和要求，或工作的指导思想，或制订计划的背景材料（如面临的基本形势、前段工作经验教训等）。

这部分要写得简明扼要，不要写套话、空话、大话。

▪主体：

是计划的主要部分，一般包括四要素。

▪1、目标和任务：

指总的工作目标和分解的具体任务、要求。

▪2、措施和办法：

指为达到规定目标、完成规定任务要凭借什么条件，依靠哪些力量，采取什么措施，安排哪些部门或人员，即写明怎么做和由谁做。

▪3、步骤和时间：

指达到目标、完成任务的阶段、程序安排，先做什么，每一个步骤什么时候完成。

▪4、检查和督促：

指对计划执行情况的督促检查、评比、奖惩。

▪结尾：

可根据需要决定写与不写，怎样写。

可以提出号召和希望，可以简要强调任务的重点和工作的主要环节；可以说明注意事项，分析实施计划中可能出现的问题和遇到的困难，提醒大家防患于未然。

有的计划也不写上述内容。

▪不同的计划对四要素有不同的侧重和取舍，如工作要点就可不具体写实施步骤和时间。

总结

总结的涵义

▪总结是对前一阶段工作的回顾、反思和分析研究，找出成绩与问题，经验与教训，用来指导今后工作的一种应用文。

总结的分类

▪根据总结涉及的范围分：

全面总结、专题总结、个人总结。

▪全面总结：

也叫综合总结，是对一个单位、部门、系统或地区某一阶段各个方面工作的全面总结，内容广泛，注重全局。

如科室总结、中心总结。

▪专题总结：

也叫专题经验总结，是对某一方面工作、某项任务，或者工作中的某个突出问题作的专门总结，内容集中，针对性强。

如应急工作总结、科教工作总结等。

▪个人总结：

是对个人工作、学习、思想的总结，它不属于公文。

▪根据总结内容侧重点的不同分：

成绩总结（记账式总结）、经验总结。

▪成绩总结（记账式总结）：

适用于专题总结，也可用于全面总结。

▪经验总结：

适用于经验介绍。

▪写作原则：

重点突出、详略得当、主次分明，既尽量覆盖部门工作的各个方面，又不事无巨细、面面俱到。

总结成绩、突出亮点，所列数字、项目、具体，工作都是最具代表性的。

▪具体方法：

▪开头：

总结的开头要简明扼要，紧扣中心，常采用概述式的写法。

结合工作职能，重点写一段时间以来，工作的重点、特点和难点，与往常不一样的地方，取得的主要成绩。

▪主体内容：

▪一是做法、成绩与经验。

这是总结的主要部分，内容丰富，要根据工作分项写。

写作中要处理好主次详略的关系，关键性的、重要的、有创造性的做法要先写，写得要具体清楚，其他内容则可写得概括、简捷。

每一项要写明做了哪些工作，采取了哪些措施、方法和步骤，有什么效果，取得了哪些成绩。

▪二是问题与教训。

要写出工作中存在的问题与不足以及它们给工作带来的影响、造成的损失；分析出现问题、失误的主客观原因及由此得出的教训。

▪三是今后的工作设想和努力方向。

这是在总结经验教训的基础上，针对工作的实际问题，提出改进措施、今后打算，或者说明工作发展趋势、展望工作前景、提出新的目标。

通知

通知的涵义

▪通知是上级向下级传达指示、布置工作、知照事项时所使用的一种下行公文。

它是一种应用范围极广、使用频率最高的公文。

写作注意事项

▪符合逻辑。

如会议通知项目顺序，防病工作采取的措施等；

▪转发通知时要结合本地实际提出要求；

▪注意通知是否适用于不相隶属机关。

通报

通报的涵义

▪通报是在一定范围内表彰先进、批评错误、传达重要精神或交流重要情况，以推动工作的一种下行公文。

▪通报具有知晓性和指导性的特点。

通报的分类

▪根据通报的作用和应用范围分三类：

▪表彰性通报

▪批评性通报

▪情况通报：

多用于向有关方面知照有关情况，作为工作的指导或参考，如中心督导、考核情况的通报。

写作要求

▪真实、准确，实事求是

▪包括的内容：

▪反映情况

▪分析问题

▪有的还要针对通报的问题提出要求和希望。

督导、考核通报要求

▪反映情况：

要对工作过程进行评价（是否完成、完成是否及时、数量是否达标、质量如何等）；

▪值得表扬的地方；

▪存在的问题；

▪提出要求和希望。

请示

请示的涵义

▪请示是用于向上级机关请求批准或指示的一种上行公文。

请示的写作

▪标题：

不宜写为“关于请求（或申请）××××的请示”，请示本身就含有请求、申请的意思。

也不宜写为“关于××××的请示报告”。

▪正文

▪请示原因：

简明扼要，原因充分，依据明确。

请示情况，举出必要的事实、数据来说明原因，才能令人信服。

该部分是请示的铺垫。

▪请示事项：

是请示的重点，内容要具体，所提的要求要切实可行，用词要肯定，不能含糊其词。

语气要得体，一般应写“拟”怎么办，而不能写“决定”怎么办。

▪请示结语：

当否，请批示。

报告

报告的涵义

▪报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问的一种上行公文。

它能够帮助上级及时了解情况，掌握下情，为领导决策提供依据。

报告的分类

▪工作报告

▪情况报告

报告的写作

▪报告缘由：

简要说明为什么写报告，若无必要也可省略。

▪报告内容：

▪基本情况介绍：

事情的经过、原委、结果、性质、措施写清楚

▪存在的问题

▪提出处理意见和建议：

写得具体、明确、简要

要求

▪报告中不能夹带请示

▪写作要及时

档案

档案的涵义

▪档案是指单位在工作过程中直接形成的，有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案的作用和价值

▪两个基本作用：

一是凭证作用，二是参考作用，也称为档案的基本价值。

档案的凭证作用是档案区别于其他各种资料的根本特征。

档案的形成

▪收集、整理、立卷、归档

收集原则

▪文件办理完毕

▪资料经过整理

▪日后具有一定查考和保存价值

要求

▪树立档案意识；数据准确；据有保存价值的资料及时交档案室。

照片档案的要求：

▪由工作牵头科所负责上报，选择能够反映活动主题、清晰美观的照片，在照片的文件名或文件夹处并标明活动的时间、场所及内容，每项活动的照片原则上不超过10张。

工作资料

工作资料的涵义

▪工作过程的记载，是上级有关部门工作考核的凭证。

要求：

随时整理、定期整理、及时清理。

“相互学习、共同进步、提升业务水平、构建美丽公交”是我们这次培训的宗旨，本次学习就到这里，谢谢大家的支持！