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物业管理招标与投标
第二章 物业管理的招标与投标
第一节 物业管理招标投标、概述
一、物业管理招标投标的基本概念
招投标是在国内外经济活动中常用的一种竞争性的交易形式。
1999年8月30日全国人大常委会第九届十一次会议通过的我国第一部《招投标法》，确立了强制性的招标制度。
在借鉴国际惯例和考虑中国国情的基础上，法律规定：
大型基础设施、公用事业等关系社会公共利益、公众安全项目，全部或部分使用国有资金投资及国家融资的项目，使用国际组织或外国政府贷款、援助资金的项目，包括勘察设计、施工、监理以及工程建设有关的重要设备、材料等的采购，必须进行招标。
将自己的要求和条件公开告示，让合乎要求和条件的承包者（各种经济形式的企业）参与竞争，从中选择最佳对象为中标者，然后双方订立合同。
投标是对招标的回应，是竞做承包者的行为。
它是指承包者按照招标公告的要求与条件，提出投标方案的法律行为。
凡持有企业法人营业执照、资质证书，符合招标者要求的企业，不论其经济形式（国有企业、集体企业、民营企业、中外合资经营企业、外资企业等）都可以参加投标。
物业管理的招标，是指物业所有权人或其法定代表的开发商或业主委员会，在为其物业选择管理者时，通过制订符合其管理服务要求和标准的招标文件向社会公开，由多家竞投的物业管理企业竞投，从中选择最佳对象，并与之订立物业管理合同的过程。
物业管理的投标，是指符合招标文件要求的物业管理企业，根据招标文件中确定的各项管理服务要求与标准，根据国家有关法律、法规与本企业的实力，编制投标文件，参与投标活动。
物业管理招标投标实际上是借助于国家成熟的工程招标法，来培育物业管理市场，推动物业管理发展，提高物业管理服务水平，与国际物业管理接轨的一种措施。
实质上是物业管理权的一种交易形式。
物业管理的招标按内容可分为：
单纯物业管理招标和物业管理与经营总招标两种。
一些经营性的物业管理（例如商住楼、购物中心）往往采用第二种形式。
物业管理的招标可分为三种形式：
（1）公开招标。
由招标单位通过报刊、广播、电视、新闻发布会，发表招标广告，公开招标。
（2）邀请招标。
由招标单位根据平时的了解，向有承担能力的若干物业管理公司发出招标通知，邀请他们参加投标。
（3）协商招标。
有的称之为议标，是由招标单位直接邀请某物业管理企业，就物业管理进行协商，确定物业管理有关事项。
二、物业管理开展招投标应遵循的原则
物业管理的招投标行为是一种通过市场化方式实现的双向选择。
根据《招标法》的法律规定，招投标活动中必须遵循“公开”、“公平”、“公正”和“合理”的原则。
具体要求如下：
1.公开原则
所谓公开原则，就是说如果物业管理招投标定为公开招标，就必须按公开原则，召开新闻发布会，在报刊、电台、电视上公开登出招标公告，把所需要达到的服务要求与条件公开告诉一切想投标的物业管理企业。
2.公平原则
所谓公平原则，就是指在招标文件中向所有物业管理企业提出的投标条件必须是一致的，也就是说所有参加投标者都必须在相同的基础上投标。
例如根据住宅小区（大厦楼宇）要求，需要资质在三级以上的物业管理企业参与竞争，那么就不能随便拒绝任何具有三级以上资质的物业管理企业来投标，同时也不能允许低于三级以下资质的物业管理企业来投标竞争，总之要体现公平性。
3.公正原则
所谓公正原则，就是在评定标书时要准确，原物业管理企业进行管理服务现场答辩时的尺度应对任何物业管理企业是一致的。
特别在评标、决标的过程中一定要采用科学方法，按照平等竞争的原则，进行实事求是的分析、打分。
4.合理原则
所谓合理原则，是指在最后选择投标单位时，其确定的服务项目和收费价格必然合理、准确，不能接受低于正常管理服务成本的报价，也不能脱离实际市场情况，提出不切实际的管理服务要求。
三、物业管理招标与投标的一般程序
招标与投标是按法律规定程序进行的一种经济活动。
其全过程必须严格依照法律的有关规定进行，否则就可能会引起一些纠纷。
物业管理招标投标的一般程序如下：
1.准备阶段
（1）选择招标方式。
是公开招标还是邀标。
（2）成立招标领导小组。
在政府物业管理行政主管部门指导下，由委托方（房地产开发商或业主委员会）成立招标领导小组，小组成员可聘请有关部门人员和物业管理专家组成。
（3）确定招标项目、招标指导思想及原则。
（4）向社会发布招标公告。
通过新闻媒体向社会公开发布招标公告。
公告内容主要包含招标的物业名称、投标单位条件、报名投标截止日期，报送投标书截止日期，以及联系地址、电话等有关事项。
2.招标阶段
（1）编写招标书。
招标书的主要内容有：
①拟招标的物业基本情况。
包括占地面积，建筑面积，房屋类型与数量，公用设施，场地情况等。
②物业管理内容。
包括基础服务管理、特殊要求管理，还有专项管理。
③对招标的有关说明。
如物业管理委托期限，物业移交日期，给物业管理提供的条件（如提供管理用房、商业用房面积）、物业管理服务收费及维修基金标准，以及其他需要说明的问题。
④物业管理考核标准与奖惩措施。
⑤投标开标时间。
此外，对投标申请书的具体内容和要求还应做出较详细的说明，以便投标单位编制标书。
（2）投标单位资质审查。
在报名截止日期后，对报名投标单位进行资质审查，从中选择若干家参加投标，并书面通知各投标单位。
（3）招标单位向投标单位提供招标文件，接受咨询，在进行规模较大、比较复杂的物业项目招标时，通常由招标单位的招标机构在投标人购买招标文件后，统一安排一次投标人会议，即标前会议。
标前会议通常安排在现场；或者先到现场视察，再集中开标前会。
召开标前会议的目的在于解答投标人提出的各类问题。
（4）投标书的报送。
参加投标的物业管理企业应在规定的报送投标书截止日期前，将投标书密封送达投标领导小组（办公室）。
3.开标阶段
（1）按照标书中规定的时间、地点，在法律公证机关公证员及有关投标管理部门工作人员、投标单位代表共同参与监督下，公开开标并登记。
（2）由评标委员会采用会议形式审查和评议各投标单位的标书，确定中标单位。
评标委员会成员通常由物业管理专家组成。
（3）公证员宣读公证书，确认预选中标单位。
4.中标和订立合同
确定中标单位后，应书面通知中标者，再由中标单位与委托方正式签订物业管理委托合同，开始实施对该物业的物业管理。
四、物业管理招标的组织机构
根据招标投标国际惯例，任何一项招标都要有一个专门的招标机构，并由该机构全权负责整个招标活动。
物业管理招标也不例外。
通常招标机构的主要职责是：
编制招标章程和招标文件；组织投标、开标、评标和定标；组织与中标者签订合同。
招标机构的设立有两种途径：
一是招标人自行组织成立招标机构；二是招标人委托招标代理机构招标。
根据我国《招标投标法》第二章第十二条的规定，“招标人有权自行选择招标代理机构，委托其办理招标事宜。
任何单位和个人不得以任何方式为招标人指定招标代理机构。
招标人具有编制招标文件和组织评标能力的，可以自行办理招标事宜。
任何单位和个人不得强制其委托招标代理机构办理招标事宜”。
对于自行设立招标机构的，通常是在招标人所在单位下属设立一个招标委员会或招标工作组，全权负责招标事宜。
这种招标机构一般随招标项目的产生而产生，也随招标活动的结束而解散，因而属于非常设性机构。
而对于后者，即招标代理机构，是依法设立，从事招标代理业务并提供相关服务的社会中介组织，属常设性的经营实体。
以下就上述两种成立物业管理招标机构的途径分别予以详述。
1.自行设立招标机构
根据物业管理项目招标主体的不同，分为开发商自行招标和小业主自行招标。
（1）开发商自行招标
开发商自行招标是指开发商通过在其所在单位的董事会下设专门招标委员会或小组进行招标。
具体做法是：
开发商董事会挑选代表组成招标委员会，这些代表通常包括分管项目工程建设部门的董事、相关职能部门的代表以及小业主的代表等。
招标委员会是招标工作的最高权力机构，下设秘书处和专业技术部。
其中专业技术部的职能是聘请有关专家和本单位的技术人员参与招标文件的编制工作，并组织评标委员会或小组进行标书的评审工作，最后向招标委员会提交评价报告和中标推荐人名单（仅供参考）。
招标委员会可以采纳专业技术部所提供的方案，也可完全拒绝而自行作出裁标决定。
招标委员会在裁标时通常采用投票的方式决定，一般三分之二的票权赞成即可授标，并由招标委员会派代表与中标人签订合同。
非常设性招标委员会的特点之一便是其开放式的组织机构，即招标委员会的主要工作人员都非正式编制，而大多数是通过向外聘请或通过内部调用，具有很强的灵活性和流动性。
通常物业管理招标委员会向外聘请的专家主要有工程技术、房地产、市场营销、法律以及财务等方面的专门人员。
开发商自行招标的机构设置如下图所示。
（2）小业主自行招标
所谓小业主是指相对于大业主（即开发商）而言的住户及租户。
由于通常情况下小业主数量都很大，且没有严格的组织，因此，往往是由业主委员会代表小业主组织招标。
业主委员会是由业主（代表）大会选举产生的，代表全体业主行使权力的常设机构，是物业实行自治管理的充分体现。
业主委员会委员由热心公益事业、责任心强、有一定的组织能力和必要的工作时间的人士担任。
业主委员会行使以下职权：
①召集和主持业主（代表）大会，向业主（代表）大会报告工作。
②采取公开招标或其他方式，聘请物业管理公司对辖区内物业进行管理并与其签订委托管理合同，解聘不称职的物业管理公司。
③审议物业管理公司制订的对本辖区内物业的年度管理计划，以及财务预决算和执行情况。
④审议、决定物业维修基金和公用设施专用基金的使用。
⑤审议、决定物业管理服务费用的标准和使用。
⑥对物业辖区内公共设施的兴建、更改、扩充、改善以及房屋的维修等与业主利益有关的事宜作出决议。
从以上可以看出，业主委员会的职权之一便是有权代表全体业主通过公开招标方式聘请物业管理公司。
与开发商自行招标的做法一样，业主委员会也是通过其下设的一个招标委员会或招标工作组来全权负责招标工作事宜，其招标委员会的具体组织结构与开发商董事会下属的招标机构设置大致相同。
2.委托招标代理机构招标
招标代理机构是专门从事招标代理业务的社会中介组织。
与非常设性招标机构最大的区别在于，招标代理机构是依照《公司法》设立，并完全按照《公司法》规定进行运营的经营性法人组织。
正如我国《招标投标法》所规定的，招标代理机构应当有从事招标代理业务的营业场所、组织机构和相应资金。
因此，招标代理机构的组织机构与其他经营性法人组织无异。
例如招标代理机构同样要求所有权与经营权相分离，通常采用经理制，设总经理、副总经理；经理层下设市场部、技术部、财务部、行政管理部等常见的职能部门，分设部门经理等，如下图所示。
招标代理机构与其他非常设招标机构的区别之一便是招标代理机构中的技术部门其主要工作人员都采用合同制定编，而不是像非常设的招标机构那样采用临时外聘制度。
招标代理机构与编制招标文件和评标所需的各种技术、经济专家建立长期的合同关系，从而形成专业能力强大的专家库。
专家库的规模和质量往往成为评定招标代理机构等级的重要依据。
然而，需要指出的是，尽管招标代理机构全权代理委托人的招标工作，但是招标代理机构并非是招标活动的最高权力机构。
招标代理机构在评标后，向委托招标人提交评标报告和中标候选人名单，由招标人（开发商董事会或业主委员会）自行进行最终裁标，招标代理机构无权强制要求委托招标人接受中标推荐。
完成代理招标工作后，招标代理机构向委托招标人收取一定的服务费或佣金。
五、物业管理投标的组织机构
要了解物业管理投标的组织机构就要先了解物业管理企业的组织机构。
物业管理企业一般采用经理负责制，经理对整个企业负责，在经理层以下通常设有办公室、开发部、财务部、业务管理部、工程部、经营服务部，各部门再根据企业所管理的物业分设各小区或大厦管理处（如下图所示）。
基于物业管理投标过程中，大量的信息需要在短时间内进行快速的交流和积聚，因此物业管理项目投标工作，通常由投标的物业管理企业内部组织专门部门来全权负责整个投标活动。
在物业管理企业中，与物业管理投标活动密切相关的有开发部、财务部、工程部三个部门，其具体职能分别如下：
（1）开发部：
开发部是在经理领导下专职于物业管理业务开发的部门。
其主要职责是确定目标，选择物业，进行投标，参加市场竞争。
无疑，开发部是物业管理投标工作的核心。
（2）财务部：
财务部是经理领导下的经济管理部门，负责财务、计划、经济核算和各类收费工作。
该部门的主管一般都为总会计师，具有资深的项目财务评价能力。
（3）工程部：
工程部是经理领导下的技术管理部门，主要负责工程预算，负责房屋、设备及公共设施的管理、维修和保养，以及负责工程技术方面的咨询和研究工作。
在物业管理投标过程中，开发部始终担任着主要角色。
首先，开发部根据本公司的市场定位，选择与之相称的物业管理招标项目，进行投标。
其次，由于编写投标书过程中最重要的两个难点是管理方案的设计和标价的计算，因此，在这些关键环节上，开发部通常都会在专门部门的专家协助下进行。
在管理方案的设计上，开发部会向工程部咨询设计方案技术上的可行性；而在标价的计算方面，开发部也会征求财务部总会计师关于设计方案在财务上的可行性的意见。
通常在投标书完成时，应得到总会计师和总工程师的签字认可。
最后，开发部完成投标书后，经过总经理签字授权，即可代表物业管理企业向招标单位进行投标。
大型物业管理企业的开发部一般都实行项目经理负责制，以项目小组为单位，分管具体项目的投标工作，以及中标后的合同签订工作；中小型的物业管理企业则大多由经理亲自对各项目的投标工作负责。
六、物业管理招标的范围
1.确定项目是否应该招标的原则
在阐述物业管理招标范围之前，有必要先对招标范围的概念予以说明。
招标的范围是指哪些项目必须要招标；哪些项目可以招标也可以通过其他方式指定承包商；哪些项目不适于招标。
根据我国《招标投标法》第一章第三条的规定，在中华人民共和国境内进行下列工程建设项目，必须进行招标：
（1）大型基础设施、公用事业等关系社会公共利益、公众安全的项目；
（2）全部或者部分使用国有资金投资或者国家融资的项目；
（3）使用国际组织或者外国政府贷款、援助资金的项目。
根据以上对必须招标的项目的界定，我们可以看出，对于一些影响力较大，特别是一些影响到公众利益、国家利益和国际声誉的项目，必须实行公开招标。
其目的在于，通过公开招标方式，以较为符合市场规律的合理价格获取高素质、高信誉的承包商的服务，从而有效地保证工程质量，维护国家和公众利益。
对于不适于招标的项目，国家有关法律也作了规定，主要是一些关系到国家安全和属于军事机密的项目，这些项目一般都不公开招标。
这是因为：
①公开发布的招标文件中有可能涉及到与国家安全或军事有关的机密；②一些不法分子有可能会借投标之名，趁机窃取国家机密。
因此，对于这类项目，一般由国家指定的工程单位和物业管理单位进行建设和管理。
综上所述，根据国家有关法律的规定和精神，我们可以总结出判断某项目是否应该实行招标的三个原则：
①是否与社会公众利益密切相关；②是否关系到国家利益（即是否使用了国有资金投资）；③是否涉及国家安全或军事机密。
以上三原则同样也体现了国际招标惯例，具有普遍性。
物业管理招标投标同属招标投标的一部分，理应遵守《招标投标法》的规定，因此，该三原则也同样适用于界定物业管理招标的范围。
2.物业管理招标的具体范围
由于我国的物业管理招标事业起步较晚，到目前为此，关于物业管理招标投标的具体法规和条文尚未出台。
另外，对于招标范围的规定，《招标投标法》也只限于对工程建设和货物采购招标的范围作出规定。
因此，从严格意义上讲，物业管理招标的范围在我国尚未从法律上界定。
即法律没有规定，在我国哪些项目其物业管理必须要实行招标，哪些不适于招标。
然而，如前文所述，《招标投标法》对招标范围的规定所体现的精神参照了国际惯例，具有普遍性；同时，针对目前在我国刚兴起不久的物业管理招标投标的大多数做法都与上文所提到的“三原则”不谋而合，这使我们有足够的理由相信，“三原则”是我国物业管理招标范围发展的方向和趋势，用它来指导界定物业管理招标范围具有合理性和现实意义。
首先，根据“是否与社会公众利益密切相关”的原则，大型基础设施（如机场、火车站、地铁等）和一些公用物业（如图书馆等）其物业管理都应实行招标。
由于这些物业所承载的人流量巨大，其物业管理好坏直接关系到公众的利益，甚至人身安全，因此，这些项目的物业管理一般都应实行招标。
事实上，对于这类项目，往往从项目的勘察、设计、施工开始就已经实行了全套的招标，物业管理招标不过是其中的一部分而已。
另外，对于一些大型的物业小区也应该实行物业管理招标。
因为，对于生活着数万居民甚至10万居民以上的大型楼盘和小区来说，无疑是一个“小社会”，其管理好坏，居民是否安全、舒适，是直接关系到千千万万居民切身利益的，其社会影响力丝毫不亚于一个飞机场或一座火车站。
因此根据第一个原则，该类楼盘的物业管理也属于应该招标甚至必须要招标的范围内。
其次，根据“是否关系到国家利益”的原则，除了上述大型的基础设施和公用物业外，其他使用国有资金投资或国家融资建造的公用物业，其物业管理一般也应实行招标。
这是因为国家利益是群众利益的代表，损害国家利益就等于损害社会公众的利益，因此应对国家利益负责。
近几年来，一些由国家专项投资或专项贷款，特别是与外国联合贷款兴建的物业从设计施工到物业管理都采用了招标方式，并取得了良好的效果。
然而，根据“是否涉及国家安全或军事机密”的原则，一些由国家投资兴建的用作军事和行政用途的物业，就不适合采用公开招标方式，如国家政府部门和机要部门的办公大楼等。
事实上，这一类物业都有国家专门指定的单位对其进行物业维护和管理。
由此看来，物业管理招标范围已经有了较为清晰的界定。
而对于那些在《招标投标法》中没有规定的，可以实行也可不实行物业管理招标的项目，在实际操作中，主要取决于开发商和业主委员会的意见。
不过，随着业主对物业管理的要求不断提高和业主自主管理制的广泛应用，物业管理招标的范围将会不断扩大。
目前关于物业管理招标范围的界定尚未法律化，也有待完善。
七、物业管理招标的方式
根据招标项目不同的特点，招标人有权选择不同的方式进行招标。
现行国际市场上通用的物业管理招标方式大致可分为三种：
公开招标、邀请招标和议标。
但我国自2000年1月1日施行的《招标投标法》只把招标方式分为公开招标和邀请招标两种，没有将议标纳入。
然而，考虑到物业管理招标在我国刚刚起步，议标作为一种简单、便捷的方式目前仍被我国大多数开发商所采用，对我国的物业管理招标投标事业有着一定影响，笔者按照国际惯例仍将议标作为物业管理招标的一种方式与前两种方式一并向读者介绍。
1.公开招标
公开招标是指招标人（业主或开发商）通过报纸、电视及其他新闻渠道公开发布招标通知，邀请所有愿意参加投标的物业管理企业参加投标的招标方式。
公开招标最大的特点是招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。
公开招标是国际上最常见的招标方式，其优点是最大程度地体现了招标的公平、公正、合理原则，因此，我国大型基础设施和公共物业的物业管理一般都采用公开招标方式。
需指出的是，由于物业管理具有长期性和区域性的特点，因此，除国家级重点项目（如三峡工程）以外，对于地方性的重点项目（如地方的大型基础设施和物业）一般都采用地方公开招标方式招标。
地方公开招标，就是指通过在地方媒体刊登招标广告或在招标广告中注明只选择本地投标人进行投标。
由于物业管理自身的特点，对于一些不可能也不适宜吸引全国各地物业管理企业的项目，通过地方公开招标，既节省了招标人的招标成本，又不影响公开招标的公平性和有效性，不失为一种较为经济有效的招标方法。
公开招标方式要求招标人严格遵守公平、公正、合理的招标原则，这具体体现在：
在公开招标中，招标方首先应依法发布招标公告。
凡愿意参加投标的单位，可以按通告中指明的地址领取或购买较详细的介绍资料和资格预审表，并将资格预审表填好后寄送给招标单位。
招标单位对所有申请资格预审的单位进行审查，经审查合格者可向招标单位购买招标文件，参加投标。
公开招标方的招标文件必须规定开标日期、时间和地点。
开标必须在招标机构的所有决策人员和投标人在场的情况下当众进行。
开标后，出席开标的招标机构所有决策人员应在各投标单位的每份标书的报价总表上签字，这意味着所有报价从即时起到授标前均不得更改。
另外，按照国际惯例，标书应规定不允许更改的技术要求与财务条件，任何投标单位都必须按这些条件投标报价。
这些条件只有在开标后的议标阶段才可商谈更改。
在实行公开招标时，评审标书和报价都是在严格保密中进行的。
评标时，招标机构可以要求投标人回答或澄清其标书中的某些含糊不清的问题，但无权要求或接受投标人调整价格。
一般而言，公开招标项目合同应授予报价最低者，但在以下情况可另作考虑：
①招标文件中另有规定；②投标文件违反有关国际惯例或招标文件的有关规定；③最低报价明显不合理。
实行公开招标，可以使投标人充分获得市场竞争的利益，同时又实现了公平竞争，大大减少了偷工减料的舞弊现象，是最系统、最完整和规范性最好的招标方式，因而成为其他招标方式主要的参照对象。
不过，公开招标方式也有招标时间长，招标成本较高的不足之处。
2.邀请招标
邀请招标是指不公开刊登广告而直接邀请某些单位投标的招标方式，其主要特点是以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。
邀请招标主要适用于标的规模较小（即工作量不大，总管理费报价不高）的物业管理项目。
由于公开招标方式工作量大、招标时间长、费用高，邀请招标有的地方弥补了公开招标方式的不足，成为公开招标不可缺少的补充方式，并由于其节省招标时间和成本的优点，深受一些私营业主和开发商的欢迎。
目前，邀请招标方式在物业管理招标中亦颇受欢迎，特别为一些实力雄厚、信誉较高的老牌开发商所经常采用。
究其原因，首先，由于物业管理具有地域性的特点，开发商主要在当地选择投标单位，而当地的投标人数量本身就不大；其次，由于开发商的市场经验较丰富，能及时掌握各类物业管理企业的经营情况和服务质量情况，使其有能力挑选出一批素质上乘的物业管理企业参加投标，既节省了成本，又不失效果。
邀请招标在“省时省钱”的优点十分鲜明的同时，其缺点也十分突出。
由于邀请招标是由招标人预先选择了投标人，因此可选择范围无疑就缩小了，这容易诱使投标人之间产生不合理竞争，容易造成招标人和投标人的作弊现象。
因此，邀请招标是否成功最关键的就是在选择范围缩小的情况下，如何防止不合理竞争和作弊行为。
我国《招标投标法》对邀请招标方式有明确规定：
“招标人采用邀请招标方式的，应当向三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书”。
该规定就是为了防止投标过少而导致投标人相互勾结，哄抬标价，损害招标人的利益。
另外，笔者建议招标人在挑选投标人时可参考以下的选择条件：
①投标单位当前和过去的财务状况必须良好；②近期内承担过类似的物业管理工作，具有丰富的经验；③在本地区具有较高的信誉；④对该项目的物业管理工作有足够的能力承担。
可以看出，招标人只有对投标人在数量上和质量上进行合理的筛选，才能确保邀请招标的最终成功。
邀请招标具有节省时间、减少招标费用的优点，但这种招标方式也有其弊病，那就是再好的筛选，也有可能遗漏一些合格的、有竞争力的物业管理企业；另外，在评标中可能会歧视某些投标人等。
尽管如此，邀请招标仍作为一种重要的招标方式被广泛使用
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