物业管理投标书.docx
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物业管理投标书
物业管理投标书
投标文件一：
投标综合说明书
业主：
1．根据已收到的招标编号为物招审字（）第（）号的物业的招标文件，遵照《××市物业管理招标投标管理办法》的规定，经考察现场和研究上述招标文件、招标文件补充通知、招标答疑纪要的所有内容后，我方愿以我方所递交的标函摘要表中的总投标价，承担上述物业的全部管理工作。
2．一旦我方中标，我方保证按我方所递交的标函摘要表中承诺的期限和招标文件中对承包期限的要求如期按质提供物业服务。
3．一旦我方中标，我方保证所提供的物业管理质量达到我方所递交的标函摘要表中承诺的质量等级。
4．一旦我方中标，我方保证按投标文件中的物业管理班子及管理组织，设计组织管理工作。
如确需变更，必须征得业主的同意。
5．我方同意所递交的投标文件在投标有效期内有效，在此期间内我方的投标有可能中标，我方将受此约束。
6．我方同意招标文件中各条款，并按投标标价总额3％交纳保证金××万元（大写）。
若我方违约，则扣除所交纳的全部保证金。
7．除非另外达成协议并生效，招标文件、招标文件补充通知、招标答疑纪要、中标通知书和本投标文件，将构成约束我们双方的合同。
投标单位：
（印鉴）
法定代表人或委托代理人：
（盖章、签字）
日期：
年月日
投标文件二：
企业法人地位及法定代表人证明
一、法定代表人证明
法定代表人资格证明书
单位名称：
××市物业管理有限公司
地址：
省市街号
姓名：
性别：
年龄：
民族：
技术职称：
身份证号码
×××同志系××市物业管理有限公司的法定代表人。
负责为××物业管理服务，签署上述物业的投标文件，进行合同谈判，签署合同和处理与之有关的一切事务。
特此证明。
投标单位：
（盖章）
上级主管部门：
（盖章）
日期：
年月日
二、营业执照（略）
三、资质证书（略）
四、法人代码证书（略）
投标文件三：
××市物业管理有限公司简介
1994年12月组建成立的××市物业管理有限公司是经××市建委核准，××省建设厅审核，国家建设部批准的物业管理一级企业。
公司以管理住宅小区和楼宇大厦为主，近几年来先后承接了××等物业的管理工作。
截止到2002年底，本公司已接管楼房585栋，总建筑面积256万平方米。
其中由本公司管理的××小区荣获了“全国优秀物业管理示范小区”称号，××小区也先后被评为“××市优秀物业管理居住区"。
为了向业主提供全方位高质量的服务，公司先后在住宅小区内不仅装备了商务中心、超市、美容院、健身房等服务场所，还开设了建筑房屋维修、代叫出租车、代办水、电、煤、电话费、代装潢、代购物品等服务项目，并配备专程免费巴士往返市区。
同时，公司还聘请了美国××物业管理公司主管××先生为外方顾问，借鉴国外先进物业管理经验，不断健全管理制度，提高人员素质和服务水平，为所接管物业的广大业主提供真诚周到的专业服务。
几年来，公司先后有××花园小区荣获“全国城市优秀示范居住小区”称号，并顺利通过了英国BSI认证机构和××SQCC质量中心对××花园物业管理服务质量保证体系的认证，率先成为我国东北地区荣获ISO9002质量认证的物业管理公司；××小区和××小区分别荣获了“全国优秀物业管理居住区”称号；××小区、××小区分别获得了“××市优秀物业管理居住区”称号。
公司有完整的服务质量管理体系和完善的监控措施，近年来管理的物业未曾出现过质量事故，2001年被评为“服务质量信得过单位”，并且在××物业的管理工作中，由于物业管理服务质量突出，被××市精神文明建设领导小组评为“××市居住区文明建设先进单位”。
投标文件四：
物业管理专案小组配备
一、本物业由我公司抽调有丰富管理经验和较强指挥能力的成物业管理班子。
总负责人（项目经理）和各级负责人（部）配置见表1。
表1项目经理及部门人员配置表
管理部门人数：
领导层
职能部门
职责
二、物业管理专案小组主要成员简介：
1．董事总经理：
统筹整项发展计划，为此专案最高负责人。
2．董事：
专责处理该项发展计划的物业管理服务工作。
此先生在香港及台湾前后共有lO年的专业物业管理经验，其物业管理顾问的经历计有香港新界××大厦、香港××集团超高层大楼、北海市××集团总部大楼、上海外滩××广场、北京××大厦及珠海××广场等。
3.成员（略）
投标文件五：
对合同意向的承诺
一、承包方式：
物业设计图纸与预算。
二、服务价款的计算方式：
1．各项服务的工作量依照物业设计图纸及行业常规计算；
2．普通服务单价依照国家服务行业统一收费标准计算；
3．特定服务单价参照国家类似服务统一收费标准，并适当浮动予以确定；
4．设备的购置租赁价及材料价格按本市有关规定执行；
5．管理期间，凡遇有关政策性调整，按政策性调整规定执行。
三、在计算服务费用总成本的基础上，乘以我方投标承诺的优惠百分比作为实际收取费用。
四、服务款项收取方式：
物业竣工接管时，由物业管理公司从开发商处收取物业总造价1％的管理基金。
物业管理中日常服务收费由全体业主派出代表（固定或者轮流）收取并交至物业管理处。
收取时间为每月1次，下月15日以前至物业管理处。
五、材料设备供应方式：
管理所用材料、设备除临时所需的个别种类外，应由甲方供应到现场，乙方提供材料堆放场所；临时所需材料设备由业主认质定价，乙方负责采购，并按委托管理合同有关规定执行。
六、服务质量必须能使业主的合理要求得到满足。
在合同中制定出对物业管理公司高质量满足业主要求服务的奖励与不能提供符合业主要求服务的处罚。
七、为保证服务质量所需的技术升级费和协调费，应由物业管理公司通过精心组织管理和加强成本核算自行消化，不得向业主另行收费。
八、文明管理，确保安全，实现无重大事故。
招标文件六：
1．企业信誉
2．企业资质（略）
3．企业荣誉证书（略）
4．企业安全生产证明资料（略）
5．企业物业管理服务质量证明资料（略）
6．近几年所接管主要物业的服务质量、期限、安全情况及物业管理班子配备明细表（见表2）。
表2近几年本公司接管的主要物业明细表
物业名称
规模
建筑面积（㎡）
幢数
户数
期限
服务质量评定
安全情况
物业管理项目
主要成员
项目经理
总工程师
总会计师
投标文件七
物业管理要点
物业管理服务可以说是一门学问，本公司以降低成本及为客户创造最理想的环境为原则，并通过长期的工作改进和提高，努力创造条件使每一个住宅小区或一座大楼的收益和投资潜质都能达至极限。
这种“投资管理”的哲学，能使业主充分保障其不动产的投资权益，不但使其保值，更能使其增值。
本公司投标的××物业为高级工贸建筑，其物业管理重点分析如下：
一、工贸大厦管理
工贸大厦需要极为周全的服务，特别是当代的新型高级发展计划，还要照顾相当复杂的电动和机械装备的操作和保养，这些都需要有专门知识和技术。
这些装备不仅包括升降机和停车场电梯还包括高技术的智能现代化设备，如电脑控制的大楼自动化系统、中央空气调节设备和通风设备、保安监视和控制系统、自动滤水器、火警和其他消防装置，以及备用电源自动供应系统等。
租用户对这类大楼，特别是出入口大堂、洗手间和公共通道等地方的管理水准期望相当高。
大楼的外墙也必须定期清洁，以保持大楼的外貌美观。
一幢工贸大厦是否能得到完善的管理，对该物业的租金及售价水平有很大影响，同样对其资本价值也会有影响。
二、停车场管理
现今停车场设备的管理多采用先进的自动化管理系统来满足繁忙的日常工作的需求和提供必要的服务。
采用自动化管理，可以减少人为差错，节省人力资源，加快车辆流量，从而使物业管理运作更为顺畅，租用户及访客利用停车场设备也更加方便快捷。
此外，停车场上的停车程序也必须做出周详安排，以确保用户能获得所需服务。
停车场必须设有闭路电视监控系统，保障访客安全。
大楼后备电源发电机须与停车场自动化系统及照明系统接通，以备在紧急时段仍能操作和提供必要的服务。
停车场内必须装有足够的通风系统，供应新鲜空气，以符合卫生安全。
停车场经营管理策略应按照自给自足的原则确定收费标准，以降低管理费，而无须从管理费内补贴，这对整幢大楼的出租、出售和营运都有着正面的积极作用。
服务内容
依据××物业现时的工程进度及运作安排，本公司建议首先向物业提供管理顾问服务，待大楼竣工后再提供管理运作服务。
一、物业管理顾问服务
物业管理顾问服务的项目包括：
（1）开发设计建设期间的管理顾问服务
①提供大楼图纸专业意见：
②提供大楼设施专业意见：
③提供大楼建材选择意见：
④预估大楼管理运作成本；
⑤大楼管理进度检查与督促：
⑥停车场管理建议。
（2）物业竣工验收前的管理顾问服务
①制订租约条款、管理守则和租用户手册；
②员工培训计划；
③财务预算。
（3）用户搬运及装修期间的管理顾问服务
①移交大楼单位与用户程序；
②装修工程及物料运送控制程序；
③保安控制；
④搬运控制；
⑤安全控制。
（一）开发设计建设期间的管理顾问服务
这项服务将于大楼建筑施工期内提供给业主参照。
1．服务的功能
（1）在管理前期能针对性地提出大楼现存且可能影响未来的管理问题，使业主能有时间考虑增减设施。
（2）节省日后管理设施修改或增加的费用，并可避免影响物业管理运作。
（3）在租用户入住前可订立管理费及其他费用的分摊原则，使日后管理运作能够顺畅。
2．服务内容
1）提供大楼图纸专业意见
就本大楼的设计平面图、立面图、剖面图及基地现况提出与日后相关的专业意见及分析。
这项工作主要是针对大楼的设计竣工后；对管理操作的实际运行是否能产生积极作用及其可行性制定的。
本公司将建议业主对部分设备的增添预留出空间，如中央监控室及相关设施的预定位置、垃圾处理室的适当位置、停车场的设备需求、车辆日常进出运作的安排、电梯系统运作规划、大楼自动化系统及其他各类设施的预留等。
1）提供大楼设施专业意见
就业主预定的各项大楼设施提出对将来管理运作有利的顾问意见，主要从使用者角度出发选择设施种类及配备，并提供是否适合日后使用者需要的意见。
大楼设施包括电梯；消防设备；电气设备；照明设备；给水排水系统、大楼自动化系统；垃圾处理设备、洗窗机设备；备用发电机设备、大楼广播系统：
停车场管理系统等。
2）提供大楼建材选择专业意见
就业主选定的建筑材料提出对日后管理工作有影响的专业意见，例如对建材的耐用性、清洁性、质量优劣的鉴别，判断材料能否对使用者达到预期的效果，以及对管理者能否妥善处理等加以分析。
3）预估大楼管理运作成本
就业主预定的各项大楼设施及配备，提供初步管理运作收支及人力资源费用预算供业主参考。
5）大楼管理进度检查与督促
本公司将针对建筑期内的不同情况提供意见，内容包括：
（1）分析及评估大楼施工期间的图纸是否配合先前提出的专业意见。
（2）当有重大设计修改时，派专业人员参加会议，与各有关单位配合协调并了解工程进度，以便即时提出专业意见，使日后的管理运作能够控制在一定的程度，省去将来因修改设计而带来的费用及时间耗费。
（3）就各厂商提供的设施及配备向业主提供专业意见，例如该设施日后的保养程序，零件配备是否足够，维修保养服务是否满意，以及该项设计对管理者是否容易处理等，以此作为业主及建筑师的参考。
6）停车场管理建议
依据现在的停车场规划提出管理意见，内容包括：
（1）制订停车场整体经营策略，如出租营运的安排及收费标准等。
（2）停车场车辆楼层分配及运作形式，包括月租停车、计时停车及货运车日常运作模式的评估。
（3）就选定的停车场设备从管理者角度出发给出分析及建议，包括人力安排及维修保养服务。
（二）物业竣工验收前的管理顾问服务
1．制订租约条款、管理守则和租用户手册
就租约条款部分，本公司将提供标准租约样本供业主参考，并通过本公司代理部与物业部的协调，参照业主意见，在条例中制订特定租约条款及细则。
物业的管理守则将作为租约条款的一部分，本公司将依据国外的专业管理规范配合特定环境，制订一套符合标准的管理规章。
除租约条款和管理守则外，本公司将与各承租户制订租用户手册，使租用户在搬入和使用大楼前对管理运作能有充分了解，从而配合好物业管理公司的服务。
2．员工培训计划
本公司将物业管理视为一项由人力作主导的服务行业，所以深信在物业管理中担当第一线管理人员的员工必须接受专业的特定训练。
这些训练除灌输现代化物业管理知识外，还应包括其他项目，如领导才能或公共关系等课程。
培训结束的考察将是理论与实务并重，且配合适当的演习，保证员工能熟悉并实际体会突发事故的应变措施及程序。
关于物业管理员工的培训，本公司设有较为健全的训练计划和制度，具体训练课程有：
（1）业主及管理公司简介（包括人事组织及结构）；
（2）管理员工职责；
（3）管理员工在物业管理中扮演的角色；
（4）员工守则、行为及纪律；
（5）物业管理专门名词介绍；
（6）物业保安措施及辅助巡逻设备；
（7）物业设施的定义及应用；
（8）管理服务的目的及重要性；
（9）移交及回收物业单位的程序；
（10）防火知识及消防装置；
（11）无线电通话机的使用；
（12）物业管理的基准；
（13）紧急事件处理程序：
①给水排水管道的抢修；
②火警应变；
③电力故障；
④煤气泄漏；
⑤雷电及台风；
⑥盗窃或抢劫；
⑦处理租、用户投诉；
⑧处理可疑物体及恐吓电话；
⑨偷车；
⑩拾获财物、发现租用户受伤或意外、物业内违例或遗弃车辆、急救学常识。
（14）领导才能、组织能力及责任感等。
对于物业维修技工，其训练课程除选择上述部分项目外，还会要增加以下专业课程：
（1）机电维护的措施及程序；
（2）物业暖通空调运作流程；
（3）专业维修工具的维护及保管；
（4）物业设施的操作流程等。
本公司计划在营运前为驻物业现场的管理员工提供上述训练课程，务必使各职务人员能在正式投入管理工作前，对专业管理模式及执行方法取得系统的、深入的认识并获得应有的训练机会。
3．财务预算
现今的专业化物业管理，除需要专业管理人员及特定的管理系统设备外，对整幢建筑物的财务管理更为重视。
精确的事前财务预算及分析能充分保障物业投资者的权益，另一方面，也能确保并增加不动产的价值。
物业管理预算应当把握各项物业支出及定期收入，制订出一套完整而合理的预算方案，并预留基金用作长期保养及更新计划，以确保该项物业投资能达到效益极限。
本公司将为该物业提供一套依照现今发达国家及地区所采用的先进预算模式拟就的财务预算案。
预算案内每一内容及项目均针对该物业所选择的设施和设备作出评估，而该项评估以使物业能达到专业管理服务为目的，所有数据及服务条件都以高品质管理服务为依据。
该项财务预算应包括下列各项支出，以便作为确定日后管理运作费用的基础：
（1）管理员工薪金
①薪金及年终奖金；
②加班费；
③职工劳动保险费及社会统筹保险；
④制服及洗衣费；
⑤员工训练费。
（2）维修及保养费
①升降机；
②排水设备；
③电器装置；
④保安系统；
⑤消防设备；
⑥备用发电机设备；
⑦给水设备；
⑧楼宇维修；
⑨大楼标志及指示牌；
⑩通讯及广播，以及大楼自动化系统、垃圾处理设备、清洗贮水池、卫生设备、洗窗机、停车场设备等。
（3）公共事业支出费
①电力；
②自来水；
③电话。
（4）杂项支出
①园艺保养；
②节日布置；
③大楼清洁；
④行政管理；
⑤会计稽核大楼账目；
⑥大楼保险；
⑦预留修缮基金；
⑧管理人员的酬金。
（三）用户搬运及装修期间的管理顾问服务
从物业落成到用户搬运阶段，大楼内将充斥各方面人士，包括租赁代理、承租户、装修工程承包商、建筑工程人员、维修人员及管理员工等，这必将对大楼整体营运管理、保安、清洁等构成很大影响。
本公司将提供系统的用户搬运及装修期间的管理顾问服务。
该项服务包含以下内容：
1．移交大楼单位与用户程序
包括检查用户的有效租约文件，并由组长级员工向租户履行移交程序并提示应知事项，如大楼内各项设施、装修须知、运送物件安排等。
单位内的工程问题亦需要用户于一定时间内告知物业管理公司及时予以修缮。
此外，本公司将负责审阅用户提交的单位装修图纸，并限定用户在审批通过后才准许其承包商开始装修工程，以保障大楼设施及业主权益。
2．装修工程及物料运送控制程序
为确保用户的装修工程及材料运送能配合大楼整体营运规划，要求各用户指定的装修承包商应在施工前提供有关资料及费用，以免妨碍大楼的正常运作，确保业主及用户的权益。
本公司将要求用户提供以下资料及相关费用：
（1）装修楼层／单位的证明；
（2）24小时的联络人、电话、手机号码；
（3）承包商综合保险单资料；
（4）公共第三者保险单资料；
（5）估计装修工程天数；
（6）装修物料运送时间表；
（7）每日工作人数；
（8）驻场主管联系电话、手机号码；
（9）装修期的临时水电供应费用与保证金等。
3．保安控制
此期间的保安服务，将包括大楼内全部公共场所、走廊、机械室、空调室及楼梯等处的保安工作。
驻大楼管理处将严格执行上级指示的各项保安措施，以确保大楼在此期间的安全运作。
4．搬运控制
为防止大楼楼板承重超过建筑设计允许的限度，公司应告知各用户有关规定，同时也要求用户提供搬运特别物件或器材的明细计划，以便审核这些行为是否违规。
此外，对于搬迁期间的电梯安排及运送方法等，管理处将制订适当程序及运作模式，以配合用户的迁入搬运安排。
5．安全控制
本公司特别强调安全第一，无论管理人员、装修承包商还是用户，必须遵守大楼制订的安全守则，以防发生意外。
如单位内楼板禁止切割、挖掘、刨沟打洞，再如对用户或单位对室内设施的更改、易燃物体的管理及处置等，管理处都将制订专门条规进行监管，以保安全。
二、物业管理运作服务
本公司可在大楼落成及发给楼宇入住证明后提供实质管理性服务，服务项目如下：
①大楼保险事宜；②大楼管理人力资源；③保安服务；④清洁服务；⑤维护保养服务；⑥财务管理；⑦租务管理；⑧停车场管理；⑨处理租户投诉；⑩园艺保养及节日布置，以及公共关系，租户联系及管理报告。
（一）具体服务内容
1．大楼保险事宜
本公司可提供有资格的专业机构进行房地产估价并提供报告，以供确定大楼的保险价值。
该项服务将于大楼正式营运前提供业主参考。
2．大楼管理人力资源
（1）配合大楼所需，聘请及培训合适的员工负责日常管理、保安及维修等工作，以确保高品质服务素质。
（2）制订员工编制表、当班时间表、员工手册及各项运作报告等。
（3）在大楼正式营运前调派机电及管理人员进驻以熟悉各项设施运作，配合日后管理服务。
3．保安服务
（1）聘请合适的员工并辅以专业训练。
依本公司以往经验，直接聘任保安人员可避免因外包承包产生的管理问题，如员工流动性、缺乏归属感及对大楼的认知等。
（2）本公司将结合业主代表意见拟定保安人员岗位，设立特定的并适合本物业的保安制度及编制相关巡逻路线图表等。
（3）为确保保安服务能达到预定的效果，本公司将定期会同业主代表举行会议商讨大楼保安问题。
（4）在大楼正式营运前，本公司将依据业主的特定要求拟订一套符合大楼需要的保安计划供业主审核确认。
4．清洁服务
（1）本公司将制定大楼清洁服务标准，如建材的类别、位置、清洁次数及所需员工等。
（2）本公司还将拟定清洁服务条款，以便就所承包的清洁及垃圾清运服务进行招标。
本公司凭借以往接管大楼的经验，定能获得具有价格竞争力的清洁服务合约，使业主能以合理费用达至理想成效。
（3）本公司将备有适当报表用以监督清洁员日常运作，如核查清洁员工资历，检验清洁服务品质等。
本公司将设有罚则以规范服务人数及清洁品质，处罚记录将定期审核以确定清洁费用的标准。
（4）本公司建议租用户的单位内部清洁工作委托清洁承包商负责，从而减少大楼内保安及管理运作问题。
由同一承包商承包大楼清洁服务还可节省大楼营运支出，使公共场所的清洁费用更有竞争力。
本公司将协助拟定租用户单位内清洁服务的细则条款以期达到统一标准。
5．维护保养服务
（1）本公司将全权负责大楼内所有机电设备的运行及保养服务。
各驻大楼技工将在高级技师督导下做好各项操作、维护及定期保养工作。
（2）本公司将编制短期及长期修缮计划，建立机电维护的质量标准，并备有各类保养报表以备检查。
（3）选择适合的保养承包商执行定期及大型维修保养计划，该项计划将由本公司负责制订工程细则并通过核查，由业主核准后进行。
（4）本公司将在被委任为物业管理代理后，为大楼制订一套5年的长期修缮计划书，并由业主审核后施行。
6．财务管理
1）大楼管理预算案
（1）管理预算案主要针对大楼日常运作支出作出评估并制定。
经业主核准后，该预算案将作为大楼财务预算管理基准，由业主授权本公司全责处理。
（2）依据预算案，本公司将建议管理处制定空调费及保证金金额。
2）处理支出账目
所有大楼内的管理运作账目将由驻大楼经理审核后交总公司作最后核准，一切支出项目将依据先前通过的大楼管理预算案所制定的预估费用予以核批。
3）收支损益表
（1）本公司将每月提交大楼收支损益报告供业主审核，报告内容包括大楼所有支出明细项目及预估支出，并提供管理费收支账目与应收账款相对照，以便业主了解大楼财务状况。
（2）大楼收支损益账目将每年由经有资格的注册会计师稽核并存档记录。
4）管理账户
（1）本公司将在业主指定的银行开设大楼管理账户，以备业主审核各项开支。
（2）除有支出需要外，所有大楼管理金额将存放于专有账户，管理金额所获得的利息也将归入大楼管理账户。
该账户特定专供大楼的管理营运使用。
（3）本公司将每日提供管理账户的银行收支记录及结存供业主以审核。
5）代收租金及管理费
（1）本公司将每月代业主发出租金通知单给承租户，所有收到的租金将立即存入业主指定的银行账户，并按时提交有关租金管理的书面报告，同时本公司还将向欠租的租户发出催收通知书，以确保业主能按期收到租金款项。
（2）除发出租金通知单外，本公司还将每月发出管理费通知单给各承租户，并将所有收到的费用存入前述管理账户，并依据预算标准将其用于大楼管理营运。
7．租务管理
（1）为保障业主权益，本公司在被委任为物业管理经理人后，除前述协助业主制订租约条款及细则外，还将在租用户租约期内向他们提供有关执行租约的服务。
（2）在租约有效期内，确保租户遵从租约上所订立的条款，并将进行定期核查。
（3）租户有欠租或不履行租约条款的行为时，迅速报告业主以便尽快采取行动，以保障业主权益。
（4）在原租户租约期满前，代表业主与租户洽谈并订立新租约，提供租金水平的市场现值供业主参考核批。
（5）当租户租约期满后，本公司将代表业主收回有关单元，并建议进行适当修葺，使之能尽快租出。
8．停车场管理
（1）制订停车场整体经营策
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