招标代理业务工作流程.docx
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招标代理业务工作流程
招
标
代
理
工
作
手
册
安徽省XX工程咨询有限公司
二○一二年元月
1.0招标代理业务合同管理流程
招标代理业务合同管理流程图说明
流程编号
工作内容的简要描述
重要输出
1
当业务部门业务员联系到意向业主时启动此流程。
2
业务员在与业主洽谈过程中需了解该项目现状，审查其是否具备招标的条件：
施工、监理招标应具备的条件：
1、按照国家有关规定需要履行项目审批手续的，已经履行审批手续；2、有相应的资金来源或资金来源已落实；3、有施工招标需要的设计图纸及技术资料并已经审查；4、已经向建设行政主管部门办理了报建手续。
勘察、设计招标应具备的条件：
1、按照国家有关规定需要履行项目审批手续的，已经履行审批手续；2、有已经批准的项目建议书或者可行性研究报告；3、有城市规划管理部门确定的规划控制条件和用地红线图；4、有相应的资金或资金来源已落实；5、所必须的勘察设计基础资料已经收集完成。
3
对符合施工招标条件的项目，业务部门根据与业主协商结果，安排专人编写招标代理合同，招标代理合同应采用《工程招标代理合同》示范文本进行编制,并明确业主要求（如价格、时间、质量等）。
招标代理合同应不少于一式五份。
并填写《招标代理合同评审表》、《用章登记表》随同合同初稿送招标管理部评审。
《工程招标代理合同》初稿
《用章登记表》
《招标代理合同评审/审批表》
4
招标管理部组织对招标代理合同内容进行评审，招标代理应有合理的工作时间，不能保证合理工作时间或工作时间仓促而难以确保工作质量的招标代理业务，业务部门不得承接，公司领导不予签署合同。
评审通过后在《招标代理合同评审表》、《用章登记表》上签署意见并签名确认。
《招标代理合同评审/审批表》
《用章登记表》
5
将经评审合格的招标代理合同报送总经理审批。
《用章登记表》
6
招标管理部对审批后的合同编号。
合同编号
7
经总经理审批后的招标代理合同送综合管理部办理签章手续，综合管理部认真核对无误后予以签章（需注意审查各级领导审批手续是否齐全）。
盖章应按规定加盖骑缝章。
《工程招标代理合同》
8
业务部门联系业主，完成业主签章等手续，业主盖章也应加盖骑缝章。
9
招标代理合同签订工作完成后，合同原件应送业主两份，送招标管理部、财务部和招投标活动行政监督部门各一份，业务部门留复印件一份。
业务部门需保存合同发放记录。
文件发放记录
10
招标管理部和财务部按档案管理规定保存合同文本原件。
11
进入招标代理业务项目准备及公告流程。
2.0招标代理业务项目准备及公告流程
招标代理业务项目准备及公告流程图说明
流程编号
工作内容的简要描述
重要输出
1
招标代理合同签订后，开始此流程。
2
业务部门任命项目负责人，组建项目小组，编制招标代理项目工作计划。
工作计划需明确文件编制人、答疑人和审核人及项目招标各阶段工作的计划实施时间。
项目工作计划
3
招标管理部对项目工作计划进行审查，重点是责任人的资格及时间安排的合理性以及各阶段工作接口是否明确。
4
业务部门项目负责人填写招标申请表，招标申请表的主要内容包括：
招标项目的概况、招标工程具备的条件、拟采用的招标方式和对投标人的资质等级等。
招标申请表
5
招标管理部对招标申请表进行审查。
审查通过后在《招标代理其他业务文件签署表》上签名确认。
《招标代理其他业务文件签署表》
6
业务部门将通过审查的招标申请表送综合管理部盖章。
7
招投标活动行政监督部门办理招标备案手续，应当自受理之日起七日内完成。
招标申请表应一式二份。
8
业务部门根据业主要求及相关法律法规的规定编制招标公告和填制《招标代理其他业务文件签署表》。
于招标公告计划发布日1个工作日前提交招标管理部审批。
随同招标公告一并提交招标管理部的还应有定额工期计算书、此次公告的方式及时间安排等附加说明。
招标公告、定额工期计算书
9
招标管理部对招标公告及其附加说明进行审批。
审批通过后在《招标代理其他业务文件签署表》上签名确认。
《招标代理其他业务文件签署表》
10
经审批的招标公告由业务部门送交综合管理部盖章。
11
业务部门负责招标公告的发布实施工作。
招标公告在国家指定媒体和工程所在地建设工程交易中心发布。
12
业务部门负责接受外埠备案项目的报名，建立报名单位名册并应及时将报名单位名册复印送招标管理部；招标管理部负责接受本埠备案项目的报名，建立报名单位名册并应及时将报名单位名册复印送给业务部门、财务部。
报名单位名册
13
招标管理部办理报名单位名册备案手续。
14
进入资格预审文件编审流程。
3.0招标代理业务项目准备及投标邀请流程
招标代理业务项目准备及投标邀请流程图说明
流程编号
工作内容的简要描述
重要输出
1
招标代理合同签订后，开始此流程。
2
业务部门任命项目负责人，组建项目小组，编制招标代理项目工作计划。
工作计划需明确文件编制人、答疑人和审核人及项目招标各阶段工作的计划实施时间。
项目工作计划
3
招标管理部对项目工作计划进行审查，重点是责任人的资格及时间安排的合理性以及各阶段工作接口是否明确。
4
业务部门协助招标人审查拟邀请的投标人资格，发出投标邀请书。
投标邀请书
5
业务部门项目负责人填写招标申请表，招标申请表的主要内容包括：
招标项目的概况、招标工程具备的条件、拟采用的招标方式和对投标人的资质等级等。
招标申请表
6
招标管理部对招标申请表进行审查。
审查通过后在《招标代理其他业务文件签署表》上签名确认。
《招标代理其他业务文件签署表》
7
经审批的招标申请表由业务部门送交综合管理部盖章。
8
招投标活动行政监督部门办理招标备案手续，应当自受理之日起七日内完成。
招标申请表应一式二份。
9
进入招标文件编审流程。
4.0资格预审文件/招标文件编审流程
资格预审文件/招标文件编审流程图说明
流程编号
工作内容的简要描述
重要输出
1
在招标项目备案后,开始运作此流程。
2
由业务部门项目负责人组织相关人员编写资格预审文件/招标文件。
资格预审文件内容：
1、资格预审须知，包括总则，资格预审申请，评审标准，被拒绝情况，申请书提交，通知与确认；2、资格预审申请书格式；3、资格预审合格通知书格式；4、评审办法。
施工招标文件内容：
1、投标须知，包括工程概况，招标范围，资格审查条件，工程资金来源或者落实情况（包括银行出具的资金证明），标段划分，工期要求，质量标准，现场踏勘和答疑安排，投标文件编制、提交、修改、撤回的要求，投标报价要求，投标有效期，开标的时间和地点，评标的方法和标准等；2、招标工程的技术要求和设计文件；3、采用工程量清单招标的，应当提供工程量清单；4、投标函的格式及附录；5、拟签订合同的主要条款；6、要求投标人提交的其他材料。
勘察、设计、监理招标文件内容：
1、投标须知；2、投标文件格式及主要合同条款；3、项目说明书，包括资金来源情况；4、勘察或设计、监理范围，对勘察或设计进度、阶段和深度要求；5、勘察或设计基础资料；6、勘察或设计、监理费用支付方式，对参加设计项目投标的未中标人是否给予补偿及补偿标准；7、投标报价要求；8、对投标人资格审查的标准；9、评标标准和方法；10、投标有效期。
货物招标文件内容：
1、投标邀请书；2、投标人须知；3、投标文件格式；4、技术规格、参数及其他要求；5、评标标准和方法；6、合同主要条款
资格预审文件/招标文件（初稿）
3
业务部门文件审核人（包括造价人员）根据招标项目基础资料及有关法规审核文件，提出审核修订意见。
经审核的资格预审文件/招标文件应及时报招标管理部审查。
资格预审文件/招标文件（送审稿）
4
招标管理部对业务部门编制并经审核的资格预审文件/招标文件进行审查，并于收到资格预审文件1个工作日/招标文件2个工作日内提出审查意见、填写审查登记表。
审查登记表
5
业务部门将经招标管理部审查合格的资格预审文件/招标文件送业主初审。
资格预审文件/招标文件
6
业务部门将业主的初审意见送招标管理部备案，并据此修改资格预审文件/招标文件。
资格预审文件/招标文件
7
招标管理部根据业主的初审意见及相关法规再次审查修改后的资格预审文件/招标文件，提出审查意见并反馈业务部门。
审查通过后在《资格预审文件签署表》/《招标文件签署表》上签名确认。
资格预审文件/招标文件签署表
8
总经理对资格预审文件/招标文件进行审批。
资格预审文件/招标文件签署表
9
综合管理部核对《资格预审文件签署表》/《招标文件签署表》签名是否完全，符合要求后加盖公司公章。
资格预审文件/招标文件
10
招投标活动行政监督部门根据有关规定办理资格预审文件/招标文件备案手续。
资格预审文件/招标文件备案表
11
业务部门及时向业主传达公司的审查修订意见，完成业主审定稿的编制工作。
12
招标管理部审查业主审定稿，审查通过后在《资格预审文件签署表》/《招标文件签署表》上签名确认。
资格预审文件/招标文件签署表
13
总经理对资格预审文件/招标文件进行审批。
资格预审文件/招标文件签署表
14
综合管理部核对《资格预审文件签署表》/《招标文件签署表》签名是否符合要求，符合要求后加盖公司公章。
资格预审文件/招标文件
15
招投标活动行政监督部门根据有关规定办理资格预审文件/招标文件备案手续。
资格预审文件/招标文件备案表
16
进入招标代理业务文件发放流程
5.0资格预审管理流程
资格预审管理流程图说明
流程编号
工作内容的简要描述
重要输出
1
业务部门项目负责人撰写预审准备工作联系函，明确预审时间、地点、参加人员、预审要求等。
预审准备工作联系函
2
招标管理部对预审准备工作联系函内容进行审查，审查通过后交业务部门送招标人。
3
业务部门应请招标人对预审准备工作联系函内容确认给予书面回复。
4
业务部门应当在资格预审2个工作日前向公司申请召开预审会议并提交以下资料：
1.预审表格；2.预审文件；3.文件发放记录；4.法人授权书
5
招标管理部对业务部门提交的资料进行审查，审查通过后呈总经理审批。
招标代理项目预审∕开标申请表
6
总经理对业务部门提交的资料进行审批。
招标代理项目预审∕开标申请表
7
业务部门得到准许召开预审会议的通知后，复印资格预审文件和预审表格。
8
业务部门组建资格预审评审委员会，评审专家由招标人随机抽取，招投标活动行政监督部门及监察、纪检等给予监督。
建设工程组建评标委员会备案申请表
资格预审评审委员会名单
9
业务部门组织召开资格预审会，具体内容有：
1.指导评委按预审文件规定进行评审；2.督促评委写明扣分理由；3.评审意见有修改的提醒评委在修改处签名确认。
招标人参与评审过程，招标管理部、招投标活动行政监督部门及监察、纪检等监督评审过程。
10
业务部门在评审会结束后负责撰写评审报告和填写预审合格通知书。
评审报告
预审合格通知书
11
招标管理部对评审报告和预审合格通知书进行审查，审查合格后在《招标代理其他业务文件签署表》上签名确认。
《招标代理其他业务文件签署表》
12
总经理审阅评审报告和预审合格通知书。
13
综合管理部核对《招标代理其他业务文件签署表》签名是否完全符合要求后加盖公司公章。
14
盖章后的评审报告和预审合格通知书应由业务部门送一份至招标投标活动行政监督部门备案。
15
招标管理部向各预审合格的投标人发出预审合格通知书，业务部门对预审未通过的投标申请人也应及时通知。
16
业务部门在预审会后应整理全套预审资料，包括评委名单、评委签到、现场评审记录、评审报告和预审合格通知书等，并按项目归档完整。
17
进入招标文件编审流程。
6.0投标答疑工作流程
投标答疑工作流程图说明
流程编号
工作内容的简要描述
重要输出
1
在招标文件发放后,开始运作此流程。
2
业务部门收集、整理投标人书面投标疑问。
3
商请招标人、设计单位、预算控制价（标底）编制单位答疑。
4
由业务部门项目负责人组织相关人员根据招标人、设计单位、预算控制价（标底）编制单位的答复编写投标答疑文件。
投标答疑文件（送审稿）
5
造价管理部、招标管理部对业务部门编制的投标答疑文件进行审查，审查通过后在《招标代理其他业务文件签署表》。
招标代理其他业务文件签署表
6
综合管理部核对《招标代理其他业务文件签署表》签名是否完全，符合要求后加盖公司公章。
7
招标活动行政监督部门根据有关规定办理投标答疑文件备案手续。
8
业务部门根据造价管理部、招标管理部提出的审查意见及时修改投标答疑文件。
9
造价管理部、招标管理部对业务部门修改的投标答疑文件进行审查，审查通过后在《招标代理其他业务文件签署表》。
招标代理其他业务文件签署表
10
综合管理部核对《招标代理其他业务文件签署表》签名是否完全，符合要求后加盖公司公章。
投标答疑文件
11
招投标活动行政监督部门根据有关规定办理投标答疑文件备案手续。
12
进入招标代理业务文件发放流程.
7.0投标答疑工作流程
投标答疑工作流程图说明
流程编号
工作内容的简要描述
重要输出
1
在招标文件发放后,开始运作此流程。
2
业务部门收集、整理投标人书面投标疑问。
3
商请招标人、设计单位、预算控制价（标底）编制单位答疑。
4
由业务部门项目负责人组织相关人员根据招标人、设计单位、预算控制价（标底）编制单位的答复编写投标答疑文件。
投标答疑文件（送审稿）
5
造价管理部、招标管理部对业务部门编制的投标答疑文件进行审查，审查通过后在《招标代理其他业务文件签署表》。
招标代理其他业务文件签署表
6
综合管理部核对《招标代理其他业务文件签署表》签名是否完全，符合要求后加盖公司公章。
7
招标活动行政监督部门根据有关规定办理投标答疑文件备案手续。
8
业务部门根据造价管理部、招标管理部提出的审查意见及时修改投标答疑文件。
9
造价管理部、招标管理部对业务部门修改的投标答疑文件进行审查，审查通过后在《招标代理其他业务文件签署表》。
招标代理其他业务文件签署表
10
综合管理部核对《招标代理其他业务文件签署表》签名是否完全，符合要求后加盖公司公章。
投标答疑文件
11
招投标活动行政监督部门根据有关规定办理投标答疑文件备案手续。
12
进入招标代理业务文件发放流程.
8.0招标代理业务类文件发放流程（预审文件、招标文件、投标答疑、中标通知书）
招标代理业务类文件发放流程图说明
流程编号
工作内容的简要描述
重要输出
1
预审文件、招标文件、投标答疑、中标通知书等招标业务类文件编制、审查、备案完毕后开始此流程。
2
业务部门将需要发放的文件按发放范围的数量进行复印。
3
业务部门应根据公司招标代理业务文件发放的有关规定，及时通知领取单位（报名单位、投标申请人、投标人、中标人，下同）的法定代表人或其授权代理人凭法定代表人证件或单位介绍信或法人授权书及身份证领取文件。
为便捷和备查应采取电话通知方式，并做好电话通知记录。
同时还应填写《文件发放通知》、《文件发放单位表》以及复印《文件资料签收表》，一并送招标管理部审查。
文件发放通知
文件发放单位表
文件资料签收表
4
招标管理部对业务部门提交的需发放的文件及其他相关资料进行审查。
5
招标管理部发放文件时应查验领取人的资格证件。
如领取人为领取单位授权人，应核验其身份证；如文件领取单位另派人领取，应核验领取人的单位介绍信或授权书，并留存备查。
文件领取人不能出示有效证件证明其为领取单位的人员，招标管理部应拒发文件。
6
需收取资料费的，由财务部收取资料费，并出具收费凭据。
7
需要收取资料费的招标管理部查验收费凭据后，进行文件发放，发放文件时，应让文件领取人填写文件资料签收表。
8
招标管理部在文件发放完毕后1个工作日内，将文件发放情况汇总并打印汇总表。
9
招标管理部将汇总表、文件签收表（原件）按项目备案。
同时复印一套返回业务部门存档。
10
此流程结束。
9.0招标代理业务开标、评标管理流程
招标代理业务开标、评标管理流程图说明
流程编号
工作内容的简要描述
重要输出
1
业务部门项目负责人撰写开标准备工作联系函，需明确开标时间、地点、参加人员、开标及评标要求等。
开标准备工作联系函
2
招标管理部对开标准备工作联系函内容进行审查，审查通过后由业务部门送交招标人确认。
3
业务部门应请招标人对开标准备工作联系函内容确认并给予书面回复。
4
业务部门向公司申请开标并提交以下资料：
1.开标、评标表格；2.招标文件；3.文件发放记录；4.法人授权书。
5
招标管理部对业务部门提交的资料进行审查。
审查通过后呈总经理审批。
招标代理项目预审∕开标申请表
6
总经理对业务部门提交的资料进行审批。
7
业务部门得到准许召开开标会议的通知后，复印1.招标文件；2.开标、评标表格；3.图纸。
8
由业务部门组建评标委员会，评审专家由招标人随机抽取，招投标活动行政监督部门及监察、纪检等给予监督。
评标委员会名单
9
由业务部门组织开标会，开标会程序：
1.致主持词；2.宣布会场纪律；3.介绍参加开标会的各方人员；4.组织检查投标人资格证件及投标保证金交纳情况；5.投标人交叉检查投标文件密封情况；6.唱标；7.宣读标底或工程预审控制价；8.投标人、招标人、监督部门代表签字确认开标结果。
招标人参与开标过程，招标管理部、招投标活动行政监督部门及监察、纪检等监督开标过程。
开标签到表
开标现场记录
10
开标结束后，由业务部门组织评标会，业务部门在评标会中的工作有：
1.指导评委按招标文件规定进行评审；2.督促评委写明扣分理由；3.评审意见有修改的提醒评委在修改处签名确认。
招标人参与评标，招投标活动行政监督部门及监察、纪检等监督评标过程。
评委签到表
评标记录
11
业务部门在评标会结束后代撰写评标报告并经评委签认。
评标报告
12
招标管理部对评标报告进行审查。
审查完毕后由业务部门送招标人定标。
13
总经理对评标报告进行审阅。
14
招标人根据评标报告确定中标人，并在中标通知书上加盖公章。
中标通知书
15
盖章后的评标报告及中标通知书应由业务部门送一份至招投标活动行政监督部门备案。
此流程结束。
10.0招标代理业务结算流程
招标代理业务结算流程图说明
流程编号
工作内容的简要描述
重要输出
1
项目完成后，开始启动此流程。
2
项目负责人在项目完成后两个工作日内完成对本项目资料的整理分类工作,分类应符合本公司档案管理的要求。
整理完毕的资料
3
资料整理完成后,应编制《招标代理项目资料移交登记表》列明资料的名称、属性、份数、时间、责任人、包含的子文件等。
招标代理项目资料移交登记表
4
整理和编目完毕的资料及《招标代理项目资料移交登记表》应及时送交招标管理部资料管理员。
招标代理项目资料移交登记表
5
资料管理员对资料进行数量、残缺、破损、编码等进行检查，不完整的不接受。
6
核对无误后，资料管理员在《招标代理项目资料移交登记表》上签名确认。
7
项目资料移交完毕，项目负责人填制《招标代理业务结算审批单》，提出领取业务费申请。
送交申请时应附有资料管理员签名的《招标代理项目资料移交登记表》。
招标代理业务结算审批单
8
招标管理部经理对《招标代理业务结算审批单》及《招标代理项目资料移交登记表》进行审核。
需检查其项目资料是否移交齐全。
9
总经理对《招标代理业务结算审批单》进行审批。
10
财务部接到经总经理批准的《招标代理业务结算审批单》后，按招标代理业务报酬管理办法支付业务费用。
11
此流程结束。
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