销售收款循环内控.docx

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销售收款循环内控

東翰電子科技（昆山）有限公司

銷售及收款循環

目錄

文件編號

文件名稱

發行版次/日期

A

B

C

D

E

SA-01

銷售計劃

-

SA-02

業務人員管理作業

-

SA-03

授信審核作業

-

SA-04

報價作業

SA-05

訂單處理作業

SA-06

交貨作業

SA-07

應收帳款作業

-

SA-08

收款作業

-

SA-09

客訴處理作業

-

SA-10

銷貨退回作業

SA-11

銷貨折讓作業

文件編號：

SA

編號

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

SA-01

銷售計劃

1.目的：

制定銷售計劃擬定之處理程序，俾作為業務單位未來銷售之決策參考。

2.範圍：

本作業適用於公司經營單位擬定未來銷售計劃之處理程序。

3.內容：

3.1.流程圖號：

無

3.2.程序說明：

3.2.1.管理當局依據公司以往銷售實績及市場調查資訊，於考慮未來兩、三年市場關鍵因素對銷售的影響後，訂定經營目標，以作為銷售計劃之依據。

3.2.2.銷售計劃最後定案為各種指標制定之依據，與公司預算或各部門預算相輔相成，形成共同努力目標。

3.2.3.對未來狀況作一瞭解後，應就下列各點擬定未來方向：

（1）公司本身優勢與劣勢。

（2）外界機會與威脅。

3.2.4.未來方向確定後，由管理當局擬出策略，考慮自身資源作最後調整及修正，以形成綜合銷售計劃。

3.2.5.計劃內容包括：

（1）前期銷售檢討。

（2）市場展望。

（3）新產品開發計劃。

（4）年度產品計劃/銷售目標（含產品別、內外銷及售後服務等）。

（5）新客戶之開發。

（6）廣告及其他業務推廣政策。

（7）售價政策。

（8）帳款回收政策。

（9）行銷業務部門組織規劃與資產與資源分工部署。

（10）銷售費用之限制。

（11）本年度營業方面所可能遭遇的困難及其克服對策。

3.3.控制重點：

3.3.1.計劃是否量化容易測量。

3.3.2.銷售計劃是否按銷售預測進行，是否有定期比較與分析。

3.2.3.前項差異過大時，是否即時檢討修正目標。

附件：

銷售計劃書

參考文件：

產業資料

市場訊息

編號

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

SA-02

業務人員管理

1.目的：

制定業務員之管理程序，以追蹤營業目標達成狀況。

2.範圍：

本作業適用於業務人員之日常作業之記錄及業務會議之召開等。

3.內容：

3.1.流程圖號：

無

3.2.程序說明：

3.2.1.業務部門主管依據營業計劃指導個別業務員訂定個人營業目標及行動計劃，並根據業務實績達成率，定期檢討以資獎懲。

3.2.2.業務單位應不定期依據所蒐集之商情資訊及業績達成狀況等相關資料，召開業務會議，分析業績執行與目標差異原因，並擬定處理對策，俾利業務人員作業之依循。

3.3.控制重點：

3.3.1.業務單位應定期召開會議，檢討業務狀況及討論市場動態。

附件：

業務會議記錄

參考文件：

無。

編號

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

SA-03

授信審核作業

1.目的：

瞭解往來客戶之信用狀況，保護交易之安全，以防止呆帳之產生及維護公司權益。

2.範圍：

本作業程序適用於客戶資料之建檔管理、信用調查、授信額度之決定及日後變更基本資料、授信額度或交易條件之處理。

3.內容：

3.1.流程圖號：

SA-03-01

3.2.程序說明：

3.2.1.業務單位接洽新客戶時，應搜集客戶相關資料，建立〝客戶基本資料表〞（新設）。

3.2.2.若業務單位欲對未提供擔保的客戶授予一定信用額度時，業務單位應填寫〝客戶授信額度申請表〞，註明信用額度及收款條件，經權責主管核准後，於〝客戶基本資料表〞中註明核定額度，連同相關資料，一併經單位主管簽核後送交財務單位會簽，再轉呈權責主管核定。

3.2.3.經核定之〝客戶授信額度申請表〞及〝客戶基本資料表〞正本交財務單位，並控管銷貨交易運作情形，影本則由業務單位依客戶編號歸檔存查。

3.2.4.業務單位擬變更客戶授信額度或交易條件時，應於〝客戶授信額度申請表〞之額度異動紀錄中填入變更資料，並檢附與客戶往來記錄及相關資料，經呈權責主管核准後，依上述3.2.3.及3.2.5.程序辦理。

3.2.5.業務單位於接獲客戶通知基本資料變更或申請信用額度變更獲准時，應填具〝客戶基本資料表〞（異動），註明變更項目，經呈權責主管核准後，正本送交財務單位存查，影本則由業務單位依客戶編號歸檔存查。

3.2.6授信單位發覺客戶超過信用額度或信用不佳時，須即時通知業務部暫停該客戶出貨事宜。

若仍接受此訂單，則需要求客戶改以現金支付始得出貨。

3.3.控制重點：

3.3.1.客戶之付款條件及授信額度應經適當核准。

3.3.2.業務單位應定期蒐集往來客戶營業狀況及財務資訊，以適時評估客戶信用狀況及更新授信額度。

3.3.3.客戶之授信額度及交易條件改變之申請應檢附相關文件，且經適當核准。

附件：

客戶基本資料表

客戶授信額度申請表

參考文件：

編號

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

SA-04

報價作業

1.目的：

制訂報價處理作業程序，以確保對客戶報價均依規定辦理，且業經權責主管核准。

2.範圍：

本作業程序適用於業務單位對客戶之報價處理。

3.內容：

3.1.流程圖號：

SA-04-01

3.2.程序說明：

3.2.1.業務單位接獲客戶詢價要求時，應依公司售價標準編具〝QUOTATION〞（報價單），經呈權責主管核准後，傳真向客戶報價。

3.2.2.若係新客戶要求報價時，業務單位應依「客戶授信審核作業」辦理授信額度之申請及資料建檔。

3.2.3.若客戶不同意報價條件擬議價時，業務人員應呈報權責主管，俟主管同意後，重新編製〝QUOTATION〞向客戶報價；若議價未獲主管同意者，業務單位應回覆客戶予以婉拒；如遇客戶變更訂單內容時，亦應依其內容重新編製〝QUOTATION〞並請客戶確認之。

3.2.4.客戶同意交易價格後，應依「訂單處理作業」辦理。

3.3.控制重點：

3.3.1.〝QUOTATION〞應經權責主管核准。

3.3.2.對客戶之報價應依公司售價標準為之。

附件：

QUOTATION

參考文件：

編號

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

SA-05

訂單處理作業

1.目的：

制訂訂單處理作業程序，使客戶訂單即時並有效率地被處理完成。

2.範圍：

本作業程序適用於業務單位接受客戶訂單之處理。

3.內容：

3.1.流程圖號：

SA-05-01~SA-05-02

3.2.程序說明：

3.2.1.業務單位於接獲客戶下單，應先核對價格及付款條件與原始報價資料相符後，編製〝銷貨訂單〞（SO），經呈權責主管核准後，將內容告知生管單位，以便其排入生產排程並確認內部交期。

3.2.2.若接受客戶訂單情形與原銷售預測有差異須調整時，業務單位應隨即通知生管單位據以調整產品採購計劃。

3.2.3.取得訂單後應向客戶取具產品相關資料圖面，交給技術做產品導入作業。

訂單變更

3.2.4.客戶若有數量、價格、交期、付款期間等變更時，收到客戶變更之訂單或取消通知，應由業務人員審查變更內容，填製〝訂單變更通知〞經主管簽核後送生管單位。

生管單位接到訂單變更之通知後，應評估變更後對生產排程之影響並採取因應之措施。

3.2.5.〝銷貨訂單〞分三聯：

第一聯：

營業聯

第二聯：

生管聯

第三聯：

財務聯

〝訂單變更通知〞分三聯：

第一聯：

營業聯

第二聯：

生管聯

第三聯：

財務聯

3.3.控制重點：

3.3.1.接受訂單應取得客戶之書面文圖面等，並儘快交技術單位進行產品導入作業。

3.3.2.客戶訂單價格及付款條件應與〝報價單〞資料相符。

3.3.3.訂單變更應取得客戶更正之書面文件。

附件：

參考文件：

編號

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

SA-05

（A）

設計變更作業

1.目的：

為使客戶變更模具設計時，其後續有關生產排程能及時修正，特訂定本作業，以供相關單位遵循處理。

2.範圍：

本作業程序適用於業務單位接獲客戶模具設計變更通知之處理。

3.內容：

3.1.流程圖號：

SA-05-03

3.2.程序說明：

3.2.1.營業部在接到客戶的設計變更資料時，將資料轉交技術部，若設計變更需報價時業務人員依公司標準擬具〝QUOTATION〞並呈核後向客戶報價，客戶於確認內容無誤後開具訂單，營業部再依訂單處理作業處理。

3.2.2.業務報價且客戶接受後請客戶開具訂單，並依訂單處理作業處理。

3.2.3.若設計變更是在模具取得型檢定通知書前由客戶通知變更，且需向客戶收取設變費用，則應用訂單變更流程變更模具價款。

若設計變更是在模具取得型檢定通知書或客戶從其他廠商移管到公司的模具，應開立新的銷貨訂單。

3.3.控制重點：

3.3.1.接獲客戶設變通知後，業務部門將設變資料轉交技術部門時，前者應對客戶重新報價。

在模具開發時，客戶對應人員可能直接跟技術人員討論並決定設變時，技術應即時通知營業相關訊息。

附件：

參考文件：

編號

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

SA-06

交貨作業

1.目的：

制訂交貨之處理程序，俾供相關單位作業有所依循。

2.範圍：

本作業程序適用於產品製造完成後送交客戶之處理。

3.內容：

3.1.流程圖號：

SA-06-01

SA-06-02

3.2.程序說明：

3.2.1.營業部根據客戶訂單交期及內部生產排程等資料安排出貨排程。

3.2.2.營業部人員根據不同客戶交貨地點及交貨數量等相關內容發出〝出貨聯絡單〞知會倉管備貨及品管OQC檢驗等事宜。

3.2.3出貨前營業部人員於〝送貨單〞上填入客戶訂單（PO）編號廠內銷貨訂單號碼及出貨品名等資料後，交由出貨單位於核對出貨品名及出貨數量時，於送貨單上填妥出貨數量後隨貨附給客戶及分送相關單位。

出貨完成後，倉管應根據〝送貨單〞執行出貨扣帳動作。

〝送貨單〞應請客戶簽收後擲回或由委託送貨之貨運業者代簽。

3.2.4.營業應做「銷貨訂單明細表」即時統計銷貨訂單之出貨及退貨狀況，以確實掌控訂單交貨資料。

3.2.5.各單據分送如下：

出貨聯絡單：

第一聯：

營業部生管

第二聯：

資材倉管

第三聯：

品管

送貨單

第一聯：

營業部

第二聯：

資材倉管

第三聯：

財務部門

第四聯：

客戶

3.3.控制重點：

3.3.1.出貨人員於交貨時應確認出貨品項、數量與〝送貨單〞內容一致。

3.3.2.〝送貨單〞應由客戶簽收後取回由各單位存查。

3.3.3.營業應即時維護銷貨訂單明細表，以掌握銷貨訂單交貨情形。

若遇交貨進度落後應追查生管製令安排及實際生產進度。

附件：

參考文件：

編號

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

SA-07

應收帳款作業

1.目的：

為使因營業活動所發生之應收帳款能即時收回，特訂定本作業程序。

2.範圍：

本作業程序適用於銷貨後應收帳款之對帳及跟催處理。

3.內容：

3.1.流程圖號：

SA-08-01

3.2.程序說明：

3.2.1.會計單位應依〝送貨單〞與〝銷退單〞〝折讓證明〞及其他憑證內容開立發票（Invoice）、CreditNote，並視交易條件隨貨附送或月結寄送向客戶請款。

3.2.2定期列印編製〝應收帳款帳齡分析表〞，並將超過一般週轉期或規定期限尚未收現者，註明債務人、金額，告知業務單位以便查明原因。

3.2.3.會計單位依應收帳款帳齡分析及客戶收款狀況，提列適當備抵呆帳。

3.3.控制重點：

3.3.1.會計單位應定期彙整應收帳款資料，送交業務單位處理。

3.3.2.會計單位應定期寄發對帳單與客戶對帳。

3.3.3逾期之應收帳款應查明原因。

3.2.4.備抵呆帳之提列是否適當。

附件：

應收帳款帳齡分析表

參考文件：

無。

編號

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

SA-08

收款作業

1.目的：

制訂一般收款作業程序，俾使收款作業有所依據。

2.範圍：

本作業程序適用於全公司收款之處理。

3.內容：

3.1.流程圖號：

3.2.程序說明：

3.2.1.業務單位於客戶繳交支票或現金時，應填妥〝繳款單〞，經呈核後，併同支票或現金送交財務單位。

若財務單位收到客戶寄來的支票亦應填妥〝繳款單〞經呈核後交由會計單位入帳。

若客戶以匯款交易者或L/C交易者，財務單位於接獲銀行通知後，至銀行刷摺或取回〝結匯水單〞、〝收款通知〞等資料後，交由會計單位入帳。

3.2.2.若其他單位欲繳交所經手之現金／支票時，亦應填立〝繳款單〞經呈權責主管核准後，送交財務單位辦理。

3.2.4.財務單位所收之現金及支票，應於當日或次日存入銀行；未存入銀行之現金及支票應妥善存放於保險櫃中，避免他人竊取。

3.3.控制重點：

3.3.1.存入與匯入銀行款項是否與入帳日期、金額相符。

如有不符，應查明原因。

3.3.2.應依收款條件確實向客戶收款。

3.3.3.客戶匯款金額應與出貨文件一致。

3.3.4.〝繳款單〞應由繳款人員及財務經手人員簽認。

附件：

繳款單

傳票

參考文件：

交貨作業

押匯作業

編號

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

SA-09

客訴處理作業

1.目的：

制訂客訴處理程序，俾使客訴案件發生時之作業能有所依循。

2.範圍：

本作業適用於接獲客戶抱怨之處理程序。

3.內容：

3.1.流程圖號：

3.2.程序說明：

3.2.1.營業部門接到客戶抱怨案件時，應填寫〝客戶抱怨投訴處理單〞並附上客戶抱怨之書面資料，如初步了解原因及責任確屬本公司，則將該單轉交品保單位處理；若非品質問題，則業務在與客戶確認後，將〝客戶抱怨投訴處理單〞歸檔留存。

若客戶要求並提供訴怨表格，仍可以採用而無需填前段所述〝客戶抱怨投訴處理單〞，唯訴怨處置過程、矯正與預防措施確認等事項仍應清楚載明，並應給予客訴編號（流水序號）以便控管。

營業需對〝客戶抱怨投訴處理單〞編製〝客戶投訴記錄追查表〞以便追蹤客訴處理情形。

處理完成之客訴後需取回〝客戶抱怨投訴處理單〞歸檔存查，同時記錄在〝客戶投訴記錄追查表〞。

3.2.2.品保單位收到〝客戶抱怨投訴處理單〞後，應會同相關單位分析客訴案件發生原因，並轉交責任單位處理，重大品質異常需召集相關單位開會檢討。

若屬外包商的責任，應通知外包商依情形扣款，並記錄於廠商評核表作為日後評選外包商之依據。

品保單位應依ISO「不合格品管制程序」及「矯正與預防措施管理程序」進行處理。

3.2.3.責任單位確實作出改善對策或做好矯正措施時，應將執行結果填入〝客戶抱怨投訴處理單〞，品保單位需對責任單位實施之矯正與預防措施之效果予以確認和後續追蹤，若品保單位已確認無誤，應告知營業部門處理情形，並協助其回覆客戶。

已結案之客訴案件，營業單位應記錄其過程於〝客戶投訴記錄追查表〞。

3.2.5.如依客戶要求辦理銷貨折讓時，相關單位應依銷貨折讓作業處理。

3.3.控制重點：

3.3.1.客訴案件應確實知會相關單位辦理並擬定處理方案。

3.3.2.業務及品保單位應確實跟催客訴案件處理情形，並定期彙總呈權責主管核閱。

附件：

參考文件：

編號

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

SA-10

銷貨退回作業

1.目的：

制訂銷貨退回之作業程序，俾使各相關單位於發生時有所依循，以維護公司權益。

2.範圍：

本作業程序適用於產品出售後，接受客戶退貨之處理程序。

3.內容：

3.1.流程圖號：

SA-10-01

3.2.程序說明：

3.2.1.倉庫收到客戶退回之貨品應填「銷退單」送營業會簽，營業確認品名數量與客戶通知客退內容無誤後轉倉管做客退品入庫。

3.2.2.營業收到「銷退單」及客戶退貨聯絡資料後應判定是否要補貨，若需補貨應開立「出貨聯絡單」通知倉管出貨。

3.2.3.客退品入庫應入至不良品倉，同時通知品保單位做判定，品保檢驗後出具「不合格品評審報告」同時決定處理方式，若要重工，則生管依據報告決定方式開立重工製令通知生產單位重工。

3.2.4.各單據分送如下：

銷退單：

第一聯：

資材倉管

第二聯：

營業部

第三聯：

品保

第四聯：

財務

3.3.控制重點：

3.3.1.銷貨退回應依客戶退回之品項維護〝銷退單〞並辦理客退品入庫，倉管應確認銷貨退回之貨品內容與數量。

3.3.2.營業應確定客戶退貨通知內容與倉管開立之銷退單內容一致。

附件：

參考文件：

編號

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

SA-11

銷貨折讓作業

1.目的：

制訂銷貨折讓處理程序，俾使各相關單位於事項發生時能有所依循，以維護公司權益。

2.範圍：

本作業適用於產品出售後，接獲客戶抱怨給予折讓之處理程序。

3.內容：

3.1.流程圖號：

SA-11-01

3.2.程序說明：

3.2.1.業務單位依據客訴處理結果給予銷貨折讓時，若為國外客戶應擬具簽呈經主管核准後請財務開立CreditNote，CreditNote經主管核准後請客戶簽回。

若為國內客戶，應取得稅局認可之合格憑證。

3.2.2會計單位依核准且客戶簽回之〝CreditNote〞及其他相關憑證後，進行帳款沖銷作業。

3.3.控制重點：

3.3.1.銷貨折讓應經權責主管核准，且確實入帳。

3.3.2.銷貨退回應確實入帳，並取得合法憑證。

附件：

CreditNote

銷退訂單

參考文件：

客訴處理作業