外贸业务部职责.docx

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外贸业务部职责

外贸业务部职责

篇一：

外贸部工作职责

外贸部工作职责

一、在外贸经理的领导下开展工作，确保完成公司下达的销售任务计划。

二、公司和产品的宣传推广

1、根据公司要求做好英文网站，并做好推广工作，及时调整和更新推广内

容。

2、根据公司安排积极参加国内和国际展会，并协助经理做好展会的准备、

参与、后续处理工作。

3、做好公司其他方面的宣传工作。

三、国外客户的开发

1、根据公司分配的客户询盘，及时沟通了解情况，以便给予严谨、准确的答复。

能有随机应变的能力，处理好客户的疑问，并努力下单。

2、努力工作积极开拓市场，独立寻找有潜力的客户。

3、按照公司规定的指导价格报价。

遇到特殊型号或者特殊定做的产品，咨询、汇报相关领导确认能否制作后，向相关领导申请价格。

4、根据公司的所需，及时作好翻译工作，熟悉产品，了解不同种类不同型号产品的特征。

四、合同的订立

1、与客户协商、谈判，确立合同项目。

包括所购产品的价格、数量、规格、材料及其要求、贸易国别、交货方式、付款方式、交货期、配件额度及其他条款。

2、确定合同条款，公司与客户签署销售合同后，要确保合同的正确和有效性，确认合同条款后，由业务人员发送客户确认并签署回传。

并确定订金有未到账。

3、向生产部门下达生产定单，备货期间，对定单生产情况进行跟踪，并告知客户生产进度和交货时间。

五、发货和货款回收

1、根据约定的发货日期，产品制作完成后，联系货代，约定装货日期，安排发货。

2、发货后，正式通知客户的发货详情，例如发货日期、船运公司、集装箱号等等。

3、按照合同的要求，催收余款。

4、合同款项全部到位后，操作出口退税。

六、现有客户维护

1、处理好订单和索赔问题，保证交货期和产品质量，协调与客户之间的关系。

2、定期与客户进行电话或者邮件沟通，宣传公司新产品新政策，塑造良好的企业和品牌形象。

3、在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候。

七、其他相关职责

1、遵守厂规厂纪，按时上下班，严格执行公司的各项规章制度。

2、建立客户档案，产品档案，质量信息反馈表和制定出口货物统计。

并对每笔定单的箱单、形式发票、销售合同及附件、报关单、提单进行备份，以备查用。

3、留意市场动态并收集相关产品和市场信息，统计、整理、归档。

4、提交月/季度报表和年度总结。

5、注意提升业务员自身产品知识、英语和业务能力。

6、负责协助公司的外事接待。

篇二：

外贸业务员的岗位职责

外贸业务员岗位职责

外贸业务员是指主要从事对外贸易业务的销售人员。

基本心态：

1）热爱外贸工作，永不放弃

2）站在客户的立场上想问题，做事情

3）勤奋工作，虚心学习

4）有良好的自信心，要有奋斗目标基本素质：

1）熟悉出口业务操作流程

2）书面英语过硬，口语良好，与客户能够进行业务沟通

3）熟悉常见的国际交往礼仪

4）熟悉日常的交际英文，接待客人显示出良好的修养和职业素质

5）熟悉常用的办公文件，例如：

Word,excel,Photoshop,Powerpoint,Outlook,AutoCad等.；能够使用传真机、复印机等办公设备

6）能够草拟标准的传真及信函，能够独立完成信用证的审核，根据信用证制定正确的出口单证.

7）拨、接电话要显示良好的公司形象

专业素质：

1）对本工厂的产品能够非常熟悉，对生产流程有详细的了解；对产品品质能够准确作出判断；对产品的主要材料有一定的了解；能够独立准备一份公司CATALOG供给人参考；能够草拟一份专业的报价单；熟悉工厂运营方式的组织机构构成

2）对竞争对手的产品有相当的了解；对整个从事的行业有一个正确的了解；对国外的同类产品有一个详细的了解

3）对相关的产品测试标准有完整的了解

4）能够从客人的语气里面，判断出客人的意图

5）能够对客人的来访提前做出接待安排；能够独立带领客人参观工厂；能够巧

妙的回答客人的问题

6）对出口货物操作有实际的经验

7）能够独立向客人介绍产品、公司，并且正确、专业的回答客人提出的问题

8）对出口货物包装及标志能够有专业的设计观念，确保符合出口货物的需要

9）对于国外正在执行的订单，要提供详细的生产计划通知单与生产部门及相关的部门。

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岗位职责：

1．配合公司的所需，及时作好翻译工作

2．熟悉产品，对产品有所掌握，并能独立分析其组成和给予准确的报价

3．熟悉产品在市场上的定位，找出报价时的不同

4．能独立开发客户，对外贸流程了解，对产品的规格、质量等都能给客户及时的答复

5．能有随机应变的能力，处理好客户的疑问，并努力争取下单

6．生产过程应跟踪、验货，做到质量保证

7．能够独立制作整套单据和相关的检验证明等，并独立联系货代，将货物安全送入仓库

8．及时通知客户和货代有关货物装运的情况

9．妥善保管客户的资料和样品，有条理的归档

10.退税核销要及时，将所需全套资料送给财务办理

11．提交季度业务汇总和年度总结

12．注意提升自身产品知识、英语和业务能力

13．在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候，及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录

14．处理好与各部门的关系，并及时地向他们请教有关产品的最新信息和动态

15．根据市场的变化，适时地提出开发新产品的建议和意见。

篇三：

外贸业务员岗位职责

外贸业务员岗位职责

主要工作内容:

1．配合公司的所需，及时作好翻译工作

2．熟悉产品，对产品专业知识熟悉掌握，并能独立分析其组成

3．熟悉产品在市场上的定位，找出报价时的不同

4．能独立开发客户，对外贸流程了解，对产品的规格、质量等都能给客户及时的答复

5．能有随机应变的能力，处理好客户的疑问，并努力下单

6．生产过程应跟踪、验货，做到质量保证

7．能够独立制作整套单据和相关的检验证明等，并独立联系货代，将货物安全送入仓库

8．及时通知客户和货代有关货物装运的情况

9．妥善保管客户的资料和样品，有条理的归档

10．退税核销要及时，将所需全套资料送给财务办理

11．提交季度业务汇总和年度总结

12．注意提升自身产品知识、英语和业务能力

13．在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候，及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录

14．处理好与各部门的关系，并及时地向他们请教有关产品的最新信息和动态

15．根据市场的变化，适时地开发新产品

日常主要工作流程:

1、及时安排好打样。

要按客户的要求，书面详细列出打样单。

打样单上应严格明晰四大要素：

货号、规格、尺寸、制作类型：

数量、中空、钢化、夹胶、弯刚等。

打样单的格式应严格参照大货订单格式，即货号货号、规格、尺寸、制作类型数量应列出表格，而不能是其它的任何格式。

打样单应由销售总监签字后，方能安排打样，销售总监不在时，由销售总监指定的人签字。

如打样需新购原料或辅料，应书面通知采购部购买。

如采购过程中涉及最少起订量的，应马上汇报销售总监，由销售总监决定如何处理。

样品完成后，应仔细审核样品，寄出前，必须拍照存入电脑档案。

如果是新客户，样品是否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付，需请示经理，由经理决定。

总的原则是：

如果是少量样品，样品免费，运费到付。

如样品数量较多，应考虑样品收费，运费到付。

2、严格把握“报价单”，精确地报出美金销售价格。

原则上是报价时应为人民币报价,由于现在美金起伏不定的原因,因此报价应改为人民币,到汇款的时候再根据美金市场牌价核算出美金价格后汇款。

美金卖价确定后，原则上必须经销售总监审核后，方能对外报价。

个别客户提出佣金要求的，业务员必须把事情的来龙去脉向销售总监汇报清楚，由销售总监决定如何操作。

3、积极主动与客户保持联系，促使客户及早下订单。

样品寄给客户之后，应在快递网页上查阅客户是否已经收到样品，确认客户样品收到后，应立即发信给客户，非常客气地询问客户对样品的评价，询问客户是否有下订单的可能。

4、业务员应始终牢固树立“订单就是命令”的企业理念。

客户下订单后，业务员应在第一时间整理出中文订单，并立即下发到有关部门。

客户下订单后，业务员应立即放下手头其它并非万分要紧的事情，全身心投入到对客户订单的分析，围绕“货号-原料-制作工艺-工艺特点”四个要素，与打样时的最后确认样核对（必要时要再次与打样间沟通），如有客户交待不清的，应立即发电子邮件与客户书面确认。

客户确认后，立即打印出中文订单并下发。

从收到客户原始订单到中文订单下发，整个过程的时间，能半小时解决的，坚决不能用1小时解决，能1小时解决的，坚决不能用2小时解决，以此类推。

整个过程，最长不能超过48个小时。

如果期间业务员正好轮到休息，则无条件调休。

如客户原始订单有交待不清，业务员发电子邮件后，客户在上班时间的4个小时内没有回复的，此时业务员应立即做两件事：

第一，打电话给客户，催促客户尽快书面回复；第二，口头汇报销售总监，讲明情况，如销售总监提出新的建议的，立即按销售总监的要求去做。

中文订单的发文放范围应在订单的最上面显示清楚。

显示发放范围的标准格式是“发：

沈阿瑟

（1）、张三（6）、李四（3）、王五（6）、钱六（5）、赵七

（1）、李八

（1），共23份。

”

中文订单中应绝对杜绝模糊语言，如“与上次一样”、“与去年一样”、“有关部门”等等。

在中文订单的右下角，业务员应手工亲笔签下自己的姓名，而不能在电脑中打印出自己的姓名。

手工亲笔签名，表明业务员已对订单的内容已经彻底审核，已经没有任何丝毫的差错，也表明业务员已对此订单已经完全承担全部的责任。

当然，订单最终确认的另一个重要的指标是客户30%定金到账，或信用证到手。

5、把客户的包装要求完整、全面、清晰、及时地告诉包装计算人员，以保证包装物品的及时到位。

6、与采购部和生产部全程保持沟通，了解订单的算料、物料采购、生产安排、实际生产动态和包装物品到位程度的最新情况。

7、会同业务员和生产部品质检验人员，随时检查成品质量情况，作好详细的书面验货记录。

如果发现成品有质量问题，应立即汇报销售总监，并立即通知生产部，以便在第一时间采取措施。

反映质量问题时，应随机抽样，列出数据，显示质量问题的百分比，养成用数据说话的良好习惯。

既不能以偏概全、小题大做，更不能视而不见、无所作为。

8、业务员在验货时，同时应对订单的所有货号进行现场拍照，并存入电脑档案。

9、提早与生产部经理，预先安排好大货的出货计划。

出货计划确认后，先与客户确认，客户确认后，立即准备好所有出货资料，交给订单管理员，以便让订单管理员在第一时间订好舱位或航班。

所有拖箱时间或送货日期确认后，应立即发出书面“出货通知”。

“出货通知”的发放范围应明确书写清楚。

10、订舱位或订航班时，应提交给订单管理员的通用资料包括：

中文订单、装箱单、货物单价。

同时应另附一页，书面打印，显示如下内容：

--货号名称：

--贸易情况：

一般贸易？

进料加工？

来料加工？

--拼箱还是整柜？

--价格条款：

FOB？

CFR？

CIF？

FOB但运费垫付？

--是否要原产地证？

如是，RORMA还是C/O？

--发货人：

XX公司？

YY进出口公司？

ZZ公司？

还是客人另有要求？

--收货人：

英文全称？

地址？

--通知人：

英文全称？

地址？

--：

XX仓库？

YY仓库？

ZZ仓库？

--可拖箱时间？

可送货时间？

--客户是否还要其它特殊的要求？

在此列明。

如是进料加工或来料加工出口，应至少提前10天左右与订单管理员联系，以防止手册冲突情况发生，因订单管理员要提前准备好手册。

11、催讨余款。

如业务是信用证交易，走货后，所有单据交银行货物存放地点事宜将由单证部操作。

但业务员应主动与订单管理员沟通，了解交单情况。

如业务为T/T交易，业务员要做的事情如下：

如货物空运，应在订航班前要求客户付清余款，收到100%货款后，才可订航班并送货。

如货物海运，先与单据部沟通，看何时能拿到正本提单，拿到正本提单后，立即把发票、装箱单和提单传真给客户，并书面要求客户付余款（正常情况下，30%已付，余款是总货款的70%）。

客户付清所有货12、一笔订单出货后，应主动与销售总监沟通，

13、注意玻璃原料的收集、制作和归档。

寄给客户的样品，一定要有至少一份一模一样的样品留底，而且保存归档在外贸部的样品档案中心。

新料到货，不管是客供料，还是公司采购供货，必须在第一时间做出标准样品，保存归档档案中心。

14、学会生产订单包装物的计算（主要内容是内盒、外箱、塑料袋等）和装箱单的制作，做到包装计算人员因故不在时，照样能独立计算和订购所有包装物品。

15、不断地提高自己的英语\日语水平，特别是英语的听说能力。

原则上每天应化至少15分钟的时间，用于英语\日语的听力训练。

及早摆脱业务员中普遍存在的“听不明白、说不流畅、读不全懂、写不地道”的低能局面。

16、完成销售总经和分部经理交办的其它事项。