酒店行政管理制度.docx
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酒店行政管理制度
酒店行政管理制度
办公室管理规范
1、工作时间内，每人应严肃认真地完成各项任务，及时、迅速地处理当日工作。
2、工作人员不得进入XX的电脑系统或文件中，更不得擅自向无关人员（尤其是外单位人员）泄漏电脑中的任何数据与信息。
3、每天下班前应关闭电脑，检查电源插头、烟缸及废纸篓，杜绝火种，锁好文件柜。
4、工作时间内不打私人电话，不做私事，不闲聊和吃东西。
5、工作人员下班前应整理好各自办公区域物品和文件，保持办公环境整洁。
6、办公室清洁卫生由工作人员每天轮流值班。
办公室物资管理条例
第一章总则
为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为办公室。
第二章物资分类
公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。
低值易耗品：
笔、纸、电池、订书钉、胶水等
管制品：
订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等
个人保管物品：
个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物资，如BP机、手机、助动车等
实物资产：
物资价格达300元以上，如：
空调、计算机、摄像机、照相机等
第三章物资采购
1.公司物资的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经办公室同意，可由申购部门自行购买。
申购物品应填写物品申购单，300元以内物品申购交部门经理同意，办公室批准；300元以上（含300元）部门经理同意，办公室批准，总经理批准。
2.物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式：
1）定点：
公司定大型超市进行物品采购。
2）定时：
每月月初进行物品采购。
3）定量：
动态调整，保证常备物资的库存合理性。
4）特殊物品：
选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。
第四章物资领用管理
公司根据物资分类，进行不同的领用方式：
低值易耗品：
直接向办公室物品保管人员签字领用
管制品：
直接向办公室物品保管人员签字领用
贵重物品：
根据伟字003号文件
实物资产：
由办公室设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状
第五章公司物资借用
1.凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门经理签字认可
2.借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还
3.借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿
第六章附则
1.新进人员到职时有管理部门通知，向办公室领用办公物品；人员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续，未经办公室认可的，管理部不得为其办理离职手续。
2.办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。
保密制度
第一章总则
第一条为了维护公司利益，特制订本规定，公司全体员工必须严格遵守。
第二条秘密分为三等级：
绝密、机密、密。
第二章细则
第三条严守秘密，不得以任何方式向公司内外无关人员散布、泄漏公司机密或涉及公司机密。
第四条不得向其他公司员工窥探、过问非本人工作职责内的公司机密。
第五条严格遵守文件（包括传真、计算机盘片）登记和保密制度。
秘密文件存放在有保密设施的文件柜内，计算机中的秘密文件必须设置口令，并将口令报告公司总经理。
不准带机密文件到与工作无关的场所。
不得在公共场所谈论秘密事项和交接秘密文件。
第六条严格遵守秘密文件、资料、档案的借用管理制度。
如需借用秘密文件、资料、档案，须经总经理批准。
并按规定办理借用登记手续。
第七条秘密文件、资料不准私自翻印、复印、摘录和外传。
因工作需要翻印、复制时，应按有关规定经办公室批准后办理。
复制件应按照文件、资料的密级规定管理。
不得在公开发表的文章中引用秘密文件和资料。
第八条会议工作人员不得随意传播会议内容，特别是涉及人事、机构以及有争议的问题。
会议记录（或录音）要集中管理，未经办公室批准不得外借。
第九条调职、离职时，必须将自己经管的秘密文件或其他东西，交至公司总经理，切不可随意移交给其他人员。
第十条公司员工离开办公室时，必须将文件放入抽屉和文件柜中。
第三章责任
第十一条发现失密、泄密现象，要及时报告，认真处理。
对失密、泄密者，给予50-100元扣薪；视情节轻重，给予一定行政处分；造成公司严重损失的，送有关机关处理。
档案管理规定
第一章总则
第一条为加公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。
第二条本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第三条公司及各部门、员工有保护档案的义务。
第四条档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。
第二章档案机构及其职责
第五条公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。
第六条档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作，并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。
第七条办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。
第三章档案的管理
第八条整理办法：
1.方法：
以问题特征为主，立小卷，一事一卷。
2.步骤：
A.收集
文书档案：
当年立前一年的卷，并预立当年的卷。
企业科技档案类：
立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。
B.整理根据分类和成立时间整理。
C.分类根据下述分类方法分类
D.立卷区分不同价值确定保管期限：
永久、长期、短期。
第九条过程管理：
1.属于公司保管的档案：
公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。
2.属部门保管的档案：
在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。
第十条监督：
办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。
第十一条销毁：
须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。
第十二条公司档案的分类及编号：
指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。
第十三条在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。
第十四条借阅：
因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。
阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。
第十五条分级查阅：
具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。
第四章档案备份制度
第十六条公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。
第十七条各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。
对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。
第十八条备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。
第五章处理条例
第十九条有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：
1.毁损、丢失或擅自销毁企业档案
2.擅自向外界提供、抄摘企业档案
3.涂改、伪造档案
4.未及时上报归档或管理不善的档案管理者
5.未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）
第六章责任
第二十一条本制度适用于伟凡公司各员工各部门。
第二十二条本制度监督责任部门为公司办公室，第一责任人为各部门指定的资料员；第二责任人为资料员所在部门的部门经理。
档案文件借阅规定
1、借阅档案（包括文件、资料），必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅;秘密级以上的档案文件必须经酒店相关领导批准方能借阅。
2、案卷不得借出，只供在档案室阅;未立卷的文件及资料可借出。
3、借阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借，应办理续借手续。
4、借阅档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。
否则，按违反保密法追究当事人责任。
5、借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。
6、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅。
但不能带离档案室。
7、外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意;对摘抄的材料要进行审查，签章。
法律工作制度
第一章总则
第一条为依法规范企业的经营管理活动，使公司的行为适应市场经济法制化的要求，维护公司的合法权益，制定本工作制度。
第二条公司设立专职法律人员，在公司法定代表人的授权下负责整个公司及下属企业的法律工作，指导、监督公司各部门和下属企业的涉及法律的业务工作。
第三条法律人员在公司对外有关合资合作公司的企业章程的规定范围内指导、监督相关合资合作公司中涉及法律的工作。
第二章工作内容
第四条法律顾问根据公司法定代表人的指示和实际工作的需要参与制定与法律有关的规章制度，并监督执行。
第五条代理公司参与公司与其他单位或个人的纠纷的诉讼、调解和仲裁等活动。
第六条负责公司的合同管理工作。
第七条参与公司的重要经营活动；
（1）根据指示或需要，直接参与重大项目的谈判；
（2）草拟、审查、修改公司有关法律事务文书；
（3）根据公司的发展情况，参与公司的有关收购、参股、兼并等资产运作活动。
第八条参与处理公司与工商、物价、税务等政府部门的其他有关涉及法律的事务。
第九条在公司内部开展法律培训工作，提高公司干部员工的法制观念，增强公司整体的法律素质。
第十条协助有关部门处理公司内部各种违法乱纪案件。
第三章工作原则
第十一条预防为主的原则防患于未然，防止违法事件的发生，发现问题则及时处理，尽量减少争议和纠纷。
第十二条指导为主的原则除需直接自行办理的工作外，对其他部门的工作以提供法律意见为主，不代办包办。
第十三条法制原则严格按照国家有关法律、法规和规章制度办事，维护公司的合法权益。
第十四条保守秘密原则对工作中涉及的公司机密严格保密。
第十五条合法性与灵活性相结合原则在合法基础上，针对公司工作中的具体情况，采取灵活的措施。
第四章附则
第十六条本制度效力范围包括公司本部、下属企业和相关合资合作公司。
行政会议管理规范
一、决策会议
（一）参加的人员：
决策会议由总经理主持，部门经理以上人员参加。
（二）决策的内容：
（1）确定管理目标：
确定总的管理目标，这是饭店长期的，带有战略性的管理目标。
确定总的管理目标后，会议还要研究长期的、中期和短期的实施方案和计划。
研究世界先进饭店的特点、它们的优点和缺点；本饭店的优势和短处；吸取优秀饭店先进的管理经验和办法，克服自己的短处，发挥本饭店的优势；树立信心和决心；一步一步接近和达到管理目标。
（2）确定利润目标：
确定年度营业计划和营业指标包括利润指标。
确定还债能力：
对饭店的贷款、投资总额等，决定是按期还是提前还清贷款或投资。
（3）确定市场发展方向：
根据市场调查和本饭店客情分析的情况和数据，决定业务拓展目标和方向。
确定价格政策。
（4）确定饭店的发展：
确定饭店的发展是指扩大饭店经营范围，使饭店业务横向发展。
如成立管理公司，发展饭店管理业务，在其他地区建立或联营新饭店等。
决策会议的内容还有许多，如机构的决策．人事的决策等。
二、业务会议
业务会议是指总经理主持召开的某专业部门，或几个部门一起开的业务会议。
业务会议主要是传达贯彻领导意图．发挥群众智慧，共同分析和策划业务活动，进行业务沟通．达到加强管理、实现管理目标的目的。
（一）市场销售会议
这是总经理主持召开的，由销售部、餐饮部、客务部、房务部、订房中心、财会部等部门经理和工作人员参加的会议。
会议内容主要是商讨有关市场及其销售问题，各业务部门向总经理和会议报告并提供下述资料，以便总经理掌握情况，进行决策。
（1）提供市场信息和分析报告。
（2）提供同行业主要饭店的市场推销情况，它的经营政策，手段和方法。
（3）提供本饭店的客情分析、外联、客房预定等情况的报告。
提供本饭店商品信誉的报告。
（4）提供同行的饮食信息和市场情况，宴会开座率及其客情分析。
（5）提供本地区各公司、单位业务活动中的订房、订餐情况报告。
会议通过上述提供的资料和情况报告，进行业务分析和综合研究，确定市场拓展方向和目标，展开业务“公关”和市场销售活动。
（二）房务会议
这是总经理召开的，由房务部、客务部、销售部、财务部等部门经理参加的业务会议。
参加会议者必须提供下述资料和情况报告：
（1）提供开房情况报告，如开房率，住客国籍分析、客情报告。
（2）提供长住客和常客的情况报告，以及客人的要求，客人对饭店商品的评估等。
（3）提供房间状态报告，如好房、坏房、已修理房、待修理房等等。
（4）提供房务管理、员工素质、员工状况的报告。
（5）提出各部门在管理活动中存在的一些疑难问题。
会议根据上述资料、报告、问题，进行综合分析研究，向各部门提出工作指标，帮助部门解决疑难问题。
（三）餐饮会议
这是总经理召开的有关餐饮方面的会议，参加人员以餐饮部经理、餐厅经理、行政总厨、大厨、酒水部经理等为主。
参加人员必须准备下列资料：
（1）饮食销售的市场情况，同行业在经营活动中的情况。
（2）本饭店饮食经营情况的资料．各餐厅营业状况，营业额及完成指标数、成本控制等情况。
（3）提供客情分析报告、常客、散客、宴会、酒会、团体包餐等情况的分析报告。
（4）提供餐饮部的服务、食品质量、客人的投诉等情况报告。
（5）饮食的销售和市场拓展情况，饮食销售活动中的新招等。
通过召开饮食业务会议，了解和掌握情况，进行业务决策和工作策划，使饮食销售、饮食服务、食品质量、利润指标达到一个新的水平。
（四）工程会议
这是由总经理主持召开的有关动力工程方面的专业会议，参加会议的人员以动力工程部、总工程师、工程师或经理及各部经理或负责人参加，参加者必须准备下列资料：
（1）设备的更新、更迁、维修保养、技术状态等资料。
（2）有关饭店基本建设方面的新建、改建、扩建资料。
（3）有关饭店改造、装修、翻新等资料。
（4）有关动力、能源等资料。
（5）有关绿化工程方面的资料。
动力工程会议可以是就某个专项进行开会研究，也可以是综合各部就动力工程方面的问题进行开会研究。
通过会议传达总经理的意图，沟通各方面业务联系和情况，使饭店经营活动建立在稳定安全可靠的基础上。
（五）其他业务会议
除上述会议外，饭店还有许多其他业务会议，如人事会议，财会会议，培训会议，仓库管理会议，采购会议、重要接待任务会议、安全保卫、消防会议等等。
三、早餐例会
这是总经理及各部经理参加的利用早餐时间而进行的碰头会，一般用十分钟至半个小时左右，通过早餐碰头会形式，就某些问题和事项进行决策。
（一）进行饭店上层管理人员之间的业务沟通。
（二）就某项业务工作进行策划和决策。
（三）除每人担负的正常的业务工作外，总经理就当天需急办的事情，进行分工。
（四）总经理传达自己的工作意图和工作指示。
（五）总经理因事外出而交办事情。
四、经理例会
这是由总经理主持召开的饭店各部门经理都参加的业务会议，通过这样的会议发展纵向和横向联系，进行业务沟通。
这种会议一般一周或两周召开一次。
会议内容有：
（一）总经理进行工作讲评，策划和决策
（1）将会议周期间客人的表扬、投诉、建议的处理结果进行讲评并提出指令性意见。
（2）将会议周期间发生的事端和管理活动中的一些情况，如对治安、消防安全、操作安全等方面进行讲评和指出指令性意见。
（3）将会议周期间管理活动中的经营状况，如销售活动，服务管理，卫生管理，食品质量及其他等等事项进行讲评和提出指令性意见。
（4）将会议周期间巡查、批阅文件报告中发现的问题进行讲评和提出指令性意见。
（5）将决策会议，业务会议，早餐例会和其他会议的内容进行传达和贯彻。
（6）宣读和传达有关的文件资料。
（7）会议上总经理就某些事情进行决策并对以后的工作进行策划和安排。
（二）部门经理参加会议的要求
（1）准备有关投诉及处理结果的情况?
正报。
（2）汇报工作中遇到的疑难问题，提出工作中需部门协调的要求，和需总经理决策的问题等等。
五、部门经理会议
（一）部务会议
这是由部门经理主持召开的对本部和各部门各项业务工作进行沟通、策划和决策的会议。
参加人员以部属各部门负责人为主。
部门例会一般一周或两周举行一次。
（1）参加会议人员要准备自己部门业务活动中的有关资料。
（2）对上一个周期进行的工作策划和决策进行检查，对未完成的，经理可提出咨询，部门负责人要解答，理由不充分者要受到批评或处罚。
（3）对下一个周期进行工作策划。
（4）对总经理的工作策划和经营决策进行传达和安排、布置实施。
（5）对本部门的工作进行策划和决策。
（二）业务例会
这是按业务系统由部门经理主持召开的业务工作会议。
所谓业务系统指的是几个密切联系的部门会议。
如饮食部的中餐部各餐厅、中厨各厨房、宴会部、管事部、酒水部等；西餐各餐厅，西厨各厨房、宴会部、管事部、酒水部等，其他部门亦同。
这种会议主要是进行各部门之间的业务沟通、协调，达到提高工作效率，提高管理水准的目的。
（三）业务会议
这是由部门经理主持召开的一种专业性的会议。
会议就某项业务进行研究和探讨。
如客务部的委托代办服务的内容和方法；厨房的食品质量和花色品种；绿化工程的植物室内布置和养护；餐厅的服务方法、服务技巧和服务规格及其他专业会议等等。
通过这些会议达到提高专业技术、服务质量、管理水准的目的。
会客登记制度
●凡来店会客者，均应主动出示证件，说明要会见人的姓名、部门，并填写会客登记单。
●岗位值班人员要认真负责地查验证件，并要求会客者严格按照会客单要求填写会客登记单，经核实后，主动指引客人到会见地点。
●员工上班期间一律不得会客，值班人员应礼貌地向会客者进行解释，劝其离去。
如会客者有要事须会见员工，值班人员主动帮助进行联系，由会见员工进行接待。
●来店会客者，如与酒店有预约，可通过电话联系有关领导，经同意后，填写会客登记单并礼貌地向会客者说明“请接见者在签名处签字，会见后将会客单交于会客登记处”。
●来访者会见住店人应问清姓名、会见何人及事由，经电话与住店客人联系得到允许后，访可带到客人指定地点或楼层，并通知楼层服务员，加强监控。
否则，未经住店客人允许，一律不得让来访者进入楼层。
●外来推销人员，如没有与酒店预约，一般不予接待，如是酒店急需物品，可主动与供应部有关部门联系，经回复后，填写会客登记单在约定地点会见。
●会客完毕后，值班人员主动收回会客单，看是否有接见人签字，如没有签字，应礼貌地向会客者解释，让其返回签了，并特别留意离店客人所携带物品，防止酒店物品丢失。
●值班人员严禁精神病者进入酒店，并严防不法分子、图谋报复者混入酒店。
●晚上21：
30以后来店会客者恕不接待。
●会议管理规定
●第一条公司、各部门根据本企业经营管理的需要确定相应的会议，会议定期、定时、定人召开。
●第二条会议必须要有纪要，重要会议必须会签确认。
●第三条会议纪要应编号、及时、规范，按分级管理要求分发、存档、上报（条件许可可通过电子邮件传递）。
●第四条与会者到会必须有准备，发言坦诚、有序、严肃、精炼。
●第五条与会者必须对会议内容贯彻执行，做到有布置、有落实、有检查。
●第六条会议不得无故缺席、迟到。
迟到每次50元，无故缺席每次100元。
●经济合同管理办法
●第一章总则
●第一条为了实现依法治理企业，促进公司对外经济活动的开展，规范对外经济行为，提高经济效益，防止不必要的经济损失，根据国家有关法律归定，特制定本管理办法。
●第二条凡以公司名义对外发生经济活动的，应当签订经济合同。
●第三条订立经济合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。
●第四条本办法所包括的合同有设计、销售、采购、借款、维修、保险等方面的合同，不包括劳动合同。
●第五条除即时清结者外，合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。
●第六条国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本。
●第七条公司由法律顾问根据总经理的授权，全面负责合同管理工作，指导、监督有关部门的合同订立、履行等工作。
●第二章合同的订立
●第八条与外界达成经济往来意向，经协商一致，应订立经济合同。
●第九条订立合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同。
●第十条除公司法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方能对外订立书面经济合同。
●第十一条对外订立经济合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式，法定代表人特别指定的重要人员采用固定期限委托的授权方式，其他一般人员均采用业务委托的授权方式。
●第十二条授权委托事宜由公司法律顾问专门管理，需授权人员在办理登记手续，领取、填写授权委托书，经公司法定代表人签字并加盖公章后授权生效。
●第十三条符合以下情况之一的，应当以书面形式订立经济合同：
●1.单笔业务金额达一万元的；
●2.有保证、抵押或定金等担保的；
●3.我方先予以履行合同的；
●4.有封样要求的；
●5.合同对方为外地单位的；
●第十四条经济合同必须具备标的（指货物、劳务、工程项目等），数量和质量，价款或者酬金，履行的期限、地点、和方式，违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章。
经济合同可订立定金、抵押等担保条款。
●第十五条对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，有合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别保管。
●第十六条合同标的额不满一万元，按本办法第十三条规定应当订立而不能订立书面合同的，必须事先填写非书面合同代用单，注明本办法所规定的合同主要条款，注明不能订立书面合同的理由，并经总经理批准同意，否则该业务不能成立。
●第十七条每一合同文本上或留我方地合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号，如不能一一注明，须经公司总经在我方所留的合同上签字同意。
●第十八条合同文本拟定完毕，凭合同流转单据按规定的流程经各业务部门、法律顾问、财务部门等职能部门负责人和公司总经理审核通过后加盖公章或合同专用章方能生效。
●第十九条公司经理对合同的订立具有最终决定权。
●第二十条流程中各审核意见签署于合同流转单据及一份合同正本上，合同流转单据作为合同审核过程中的记录和凭证由印章保管人在合同盖章后留存并及时归档。
●第二十一条对外订立的经济合同，严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须总经理特批。
●第二十二条单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
●第二十三条合同盖章生效后，应交由合同管理员按公司确定的规范对合同进行编号并登记。
●第二十四条合同文本原则上我方应持单份，至少应持二份，合同文本及复印件由财务部、办公室
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