印章管理使用规范.docx

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印章管理使用规范

印章管理使用规范

第一条、为了保证印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，依据公司规范运营、防范风险的管理规定，有效地维护公司利益，特制定本管理办法。

第二条、本管理办法所指印章包括公司各分子公司公章、党章、法人章、董事会章、监事会章等具有法律效力的印章。

第三条、适用范围

（一）公章的使用范围

1、经公司领导批准，以公司名义发出的公文、信函、报表、证明等。

2、经公司领导批准的各种证件（营业执照、组织机构代码证、各种资质证件、毕业证书、学位证书、聘书、荣誉证书等）。

2、公司领导签发的对外合同、协议书等。

4、公司领导或授权办公室主任明确批示，要加盖公章的文件、证件、材料等。

（二）公司领导签章的使用范围

1、各类资质证书。

2、公司领导明确指示使用公司领导签章的其他文件、报表、信函、合同、协议书、证明等。

（三）办公室印章使用范围

1、以办公室名义发出的公文、函件。

2、以办公室名义开出的介绍信、证明等。

（四）专用印章的使用范围

各级业务部门为履行某一项专门业务可以刻制使用专用印章，刻制时必须载明专门用途。

此类印章只能在规定的使用范围内使用。

第四条、公章的刻制、启用

（一）公章的刻制

1、公司印章的刻制均须报公司分管总裁批准，由办公室开具介绍信，到公安机关相关部门办理刻制手续。

2、公章的形体和规格，按国家有关规定执行。

（二）　公章的启用

1、新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。

2、公章启用应报公司分管总裁批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。

第五条、公章的保管、交接和停用

（一）公章的保管

公司各类印章必须有专人保管

1.公司的所有印章，均由办公室负责登记、留样并确定印章保管及使用责任人（以下简称为印章专管员）。

2.各分子公司、证券部等部门向印章专管员移交印章时，应填写《公司印章留样备案表》（详见本管理办法附件）。

3.由于印章磨损而更换印章，仍需在公司办公室登记、留样。

4.严禁印章专管员将印章转借他人。

5.印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，印章专管员应当及时向办公室主任、办公室分管总裁书面报告，配合查处。

6.各部门不得擅自刻制印章，违反本项规定给公司造成的全部经济损失由当事人向公司承担全额赔偿责任。

7.公章保管须有记录，注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。

8.公章保管人因事离岗时，须由部门主管指定人员暂时代管，以免贻误工作

9.公章保管必须安全可靠，须加锁保存，公章不可私自委托他人代管。

10.公章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。

（二）公章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

（三）有下列情况，公章须停用

　1、公司名称变动；

2、公章使用损坏；

3、公章遗失或被窃，声明作废。

4、公章停用时须经公司分管行政总裁批准，及时将停用公章送办公室封存或销毁，建立公章上交、存档、销毁的登记档案

第六条、印章专管员的职责

1、印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内；次日上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样，若发现意外情况应立即报告。

2、印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章授权人应指定他人代管印章，印章专管员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。

1）专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。

2）交接工作时，应严格办理交接手续，填写本办法附件的《印章交接单》，登记交交接日期、管理印章类别。

交接人员签字，印章授权人签字认可后备存。

3、印章专管员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。

未按批准权限用印或用印审批手续不全的，印章专管员不予用印；经办人拒绝印章专管员审核文件内容或审批手续的，印章专管员可拒绝用印并报告领导处理。

4、印章专管员用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。

介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。

5、印章专管员不得擅自用印，一经发现，严肃处理；若因擅自用印导致公司遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任并按公司人力资源管理的规定进行处罚。

6、印章专管员离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的一部分。

印章专管员离职时，须办理分管印章的移交手续并填写《印章专管人离职交接单》（详见本办法附件）后方可办理离职手续。

第六条、印章的使用规定

1、凡需加盖公司印章的文件，均须通过公司网上审批流程，填写《公章使用申请单》或《投标申请单》并经相应管理部门领导、公司分管总裁审批同意后，方可使用公司印章。

2、如特殊情况无法通过网上流程，必须填写纸质《公章使用审批单》，经相应管理部门领导、公司分管总裁审批同意后，方可到办公室进行盖章：

3、项目投标申请必须经过部门经理、运营中心、分管总裁审批

4、合同、协议类文件必须通过公司合同评审，经过部门经理、运营中心、分管总裁审批

5、资信证明、公积金相关手续、离职证明等与人力资源相关的文件，需部门经理及人力资源部经理、分管总裁签字审批

6、与财务相关业务文件，需部门经理、财务经理、部门分管总裁、财务分管总裁审批

7、行政公文、函类文件，需部门经理、部门分管总裁、办公室主任、行政分管总裁审批

8、董事会、监事会公章需董事会秘书亲自审批后方能盖章

9、党章需公司党委书记审批后方可盖章。

10、外单位使用公司执照或盖山东浪潮齐鲁软件产业股份有限公司公章，需经所在公司分管总裁签字审批，再经软件公司办公室分管总裁审批，方可盖章，如投标类文件及合同需提前至运营中心审批备案审批，公司领导同意后方可到办公室盖章。

11、公章原则上不能带出公司使用。

如确需带出使用时，须经办公室主任、办公室分管总裁批准并填写《公章外出使用审批单》（详见本办法附件）方可带出；非公章专管人员携带外出时，用印人还应填写本办法附件的《印章交接单》办理交接手续后方可带出。

12、外地进行投标如申请公章出差，需提前申请，批准流程参照工作外出审批规定，外公司借用公章出差需先本公司领导及软件公司分管领导审批后，办公室主任安排公章出差，出差人员相关差旅、交通等费用由申请单位或部门承担，各单位提前预支费用，根据实际结算多退少补，公章出差人员必须严格遵守公司出差差旅规定及盖章规定，节约差旅费用，做好盖章审核、严格监督用章，保障用章安全。

13、非工作时间用章，必须提前申请，经办公室主任审批同意后安排用章。

如临时取消盖章，务必第一时间告知办公室盖章人员。

期间因盖章发生的交通费用由申请单位或部门承担。

14、公司印章用印的《公章申请审批单》、《投标申请单》、《合同评审表》等申请类文件作为用印凭据档案由印章专管员留存。

涉及法律、财务等重要事项需使用印章的，须依有关规定经公司证券部门、财务部门等会签最终经公司总裁审批后方可使用。

15、因公司重要业务急需用印而审批人不在公司，必须经审批人手机短信确认回复，并由印章管理员在《用印审批记录单》中加以注明，方可用印，但审批人返回时应立即补审；

16、用印人填写的《用印审批记录单》中的相关信息应与实际提交的文件内容一致，如登记信息与实际用印文件内容不一致，印章管理员有权拒绝用印；

17、禁止在手写文件上加盖公司印章。

18、禁止在内容填写不全的文件或空白的纸张、介绍信、便函、证件、授权委托书、发文批准书、邀请函上加盖公司印章。

19、公司各类印章实行用印登记制度，印章专管员应每月5日前应将该期间公章使用申请表、投标申请表、合同评审表等审批表及用印资料按用印时间先后移交公司档案管理员，每年1月15日前将《用印登记簿》移交公司档案管理员，档案管理员按年度进行存档。

第七条、违反公司公章管理规定应承担的责任

1、公章专管员应以身作则，不得利用职务便利未经批准私自使用公章，违者扣罚专管员每次200元，累计超过两次以上的直接予以辞退或开除，给公司造成经济损失的应予以赔偿，造成重大损失或严重后果的承担法律责任。

2、公章专管员因故意或疏忽造成公章遗失的，应立即报告部门领导并采取措施，如有必要赢得当地新闻媒体通稿注销、挂失。

同时，对公章保管当事人第一次经过处分，第二次调离工作岗位，并赔偿所发生的一切费用。

第八条、附则

（一）用章审批流程图及公司印章管理的相关文件范本。

（二）本办法自发布之日实施。

（三）本办法由办公室负责解释。

附件一：

公章使用流程

工作目标

知识准备

关键点控制

细化执行

流程图

1．遵守公司公章管理制度，保障公司各项业务顺利开展

2．规范用章，确保公章安全

1．具备公章管理责任意识，熟悉经济法、合同法等相关法律法规

2．端正服务态度，熟悉公司业务

一、审核盖章环节1．审核《公章使用申请》、《投标申请》、《合同、协议评审》

严格执行《公章管理制度》、对不符合公司制度、中间环节审批人提出异议的文件及其他特殊文件，如部门分管总裁坚持用章，必须经过公司行政分管总裁、公司总裁签字审批，否则一律不允许用章

1．1项目投标申请必须经过部门经理、运营中心、分管总裁审批

打印《项目投标申请单》

1．2合同、协议类文件必须通过公司合同评审，经过部门经理、运营中心、分管总裁审批

评审记录复印存档

1．3资信证明、公积金相关手续、离职证明等与人力资源相关的文件，需部门经理及人力资源部经理、分管总裁签字审批

1．4与财务相关业务文件，需部门经理、财务经理、部门分管总裁、财务分管总裁审批

1．5行政公文、函类文件，需部门经理、部门分管总裁、办公室主任、行政分管总裁审批

公司收发文件管理制度

2、用章登记

《用章登记簿》

2、1用章人在用章登记簿上登记并签字

用章时间、用章事项填写完整、签字清晰可辨认

2、2公章管理员（代管人员）审核用章登记内容是否与盖章申请内容、盖章材料三者一致，并签字确认

必须逐页检查，不得在空白凭证、留有空白事项的页面上盖章

3、盖章

3．1必须在制定位置准确用章

3．2盖章过程中，公章管理员必须全程监督用章

4、存档

4．1将盖章申请单、盖章文件、合同评审表、借用公司资质等相关材料按照盖章顺序每日整理，按月存档

4．2次月5日前将存档文件转交至档案管理员，并填写存档文件交接表

存档文件交接表

责任人

备注：

Ø用印人须将《盖章申请表》上的内容填写完整，否则印章管理员有权拒绝用印；

Ø若急需用印而审批人不在公司，必须经审批人在电话中确认，并由印章管理员在《用印审批记录单》中加以注明，方可用印，但审批人返回时应立即补审；

Ø用印人填写的《用印审批记录单》中的相关信息应与实际提交的文件内容一致，如登记信息与实际用印文件内容不一致，印章管理员有权拒绝用印；

Ø如协议、合同上已有法人签字或已加盖公司合同专用章，印章管理员可直接用印，但应在《用印登记簿》中说明。

附件二：

印章留样备案表

NO:

____________

印章名称：

___________________________

审批人：

_______________________________

启用时间：

_____________________________

配置及保管部门：

_______________________

印章用途：

_____________________________

印章专管员：

_________________

印章留样

本留样印章自_________年____月_____日启用。

印章领用凭据及承诺：

本人作为本留样印章的保管及使用责任人，于____年___月___日自领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，依照公司《印章管理制度》使用印章、登录该印章的使用记录、保管相应的审批文件资料；若因本人故意或过失使用本印章导致公司遭受经济损失时，本人自愿全额赔偿对公司因此导致的全部经济损失并接受公司的相应处罚。

印章专管员：

________________

_____年___月___日

附件三：

印章交接单

NO:

___________

部门名称：

___________________________________

交接印章名称：

_______________________________

交接日期：

_____月____日

用印注意事项说明：

1、交接人双方的行为均应遵守《公司印章管理办法》之规定。

2、其他说明事项：

_______________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________

3、印章留样：

留样

4、本印章自____年___月___日____时起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人________负责。

移交人：

______________接收人：

_______________

__________年___月___日__________年___月___日

印章授权人签字确认：

___________________年___月___日

附件四：

印章专管人离职交接单

NO:

__________

部门名称：

___________________________________

离职交接印章名称：

_______________________________

交接日期：

_____月____日

1、离职人员应当将本印章交付继任印章专管员，交接人双方的行为均应遵守_____公司《公司印章管理办法》之规定。

2、离职人员应当将其管理本印章期间的全部用印备案资料一并移交给继任印章专管员，并书面确认除前述印章资料外，再无其他用印情况；若有遗漏用印情况且导致公司遭受的经济损失，无论公司何时发现，印章专管人均对前述损失承担全额赔偿责任。

3、其他说明：

_________________________________________

4、印章留样：

留样

4、本印章自____年___月___日____时起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人________负责。

移交人：

______________接收人：

_______________

__________年___月___日__________年___月___日

印章授权人签字确认：

___________________年___月___日

附件五：

印章外出使用审批单

NO:

____________

1、部门名称：

___________________________________

2、外出印章名称：

_______________________________

3、使用日期：

_____月____日

4、用印事项：

___________________________________

5、外出使用原因：

________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________

6、用印责任人：

________________________________________

印章留样：

留样

7、本印章自____年___月___日____时经授权人签字同意外出使用期间，其保管责任和用印责任均由印章________负责。

申请人：

_______________

___________年___月___日

印章授权人签字确认：

___________________年___月___日

附件六：

盖公章、合同章证明单

文件（合同）名称：

合同金额：

部门：

经办人：

批准人：

日期：

集团

股份

公章：

法人章：

公章：

法人章：

合同章：

备注：

行政审批---盖章审批表

附件七：

印章使用登记簿

【_____年___月___日至_____年___月___日】

填表部门：

_________填表人：

_________

序号

盖章

时间

文件名称及发文号

批准

部门

批准人

经办人

印章专管员

或代行人印

备注